Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales | Unidad 16
DIPLOMADO EN GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS POR COMPETENCIAS LABORALES A
1 Unidad 16: Diccionario de competencias
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ÍNDICE OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 1.
CONCEPTO DE DICCIONARIO DE COMPETENCIAS ......................................................................5
2.
ESCALAS O NIVELES DE COMPETENCIAS ..................................................................................... 6
3.
RECOMENDACIÓN DEL USO DE LOS DICCIONARIOS DE COMPETENCIAS ...................................7
4.
REVISIÓN DE MODELOS DE DICCIONARIOS DE COMPETENCIAS ..............................................10
5.
PRECAUCIONES Y DESVENTAJAS DE LOS DICCIONARIOS DE COMPETENCIAS ..........................12
COMENTARIO FINAL ..........................................................................................................................14 REFERENCIAS .....................................................................................................................................15
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
Comprender los diccionarios de competencias y su aplicación en el contexto organizacional
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INTRODUCCIÓN Gestionar competencias en una organización de manera efectiva es un proceso que genera en la empresa u organización un importante potencial de desarrollo, que sin duda alguna ayuda a esta a cumplir sus objetivos y metas organizacionales y apoya en gran medida a cumplir con lo establecido en la estrategia, sin embargo realizar este proceso y crear un diccionario de competencias para la organización, requiere de tiempo y gran experticia en las aptitudes laborales.
Algunos autores expertos en competencias laborales han creado diccionarios genéricos de competencias con el fin de facilitar este proceso a las organizaciones. Esta unidad pretende abordar de manera general los diccionarios de competencias, su utilidad y forma de lectura, además de conocer cuáles son las precauciones que se deben tomar en cuenta antes de utilizarlos.
Para iniciar este contenido se le invita a revisar el siguiente video ejemplo de: Diccionario de competencias laborales
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1. CONCEPTO DE DICCIONARIO DE COMPETENCIAS Probablemente al momento de entrar al mundo de la gestión por competencias los interesados se encontrarán con el diccionario de competencias, pero ¿qué es el diccionario de competencias? El diccionario de competencias es una herramienta que ayuda a las organizaciones a manejar qué es lo que se requiere a nivel de habilidades, funciones, actitudes, etc. para cierto cargo. “Los diccionarios de competencias son listados de factores determinantes o capacidades que las empresas clientes o consultoras generan con el fin de facilitar el consenso o estandarizar los criterios” (Pucheu, 2012, p. 153). Muchas veces los diccionarios de competencias son utilizados en la evaluación de desempeño de las organizaciones, estos permiten tener claridad para conocer el nivel de desempeño que realiza un funcionario ante su puesto de trabajo y tarea hecha. Los diccionarios de competencias son realizados generalmente a partir del instrumento de incidentes críticos (revisado en unidades anteriores). El proceso para identificar competencias en la metodología conductual es muy similar a la teoría fundamentada en que se realizan entrevistas a sujetos con rendimientos destacados, análisis del contenido de la tarea, acciones, determinantes de grupo, etc. Luego de esto se comienza a categorizar los datos obtenidos y se llega a un consenso en común acerca de cuáles son los distintivos claves. La realización de este proceso es compleja y costosa en tiempo, muchas veces las organizaciones que desean crear un diccionario de competencias tienen dificultades en el proceso de levantamiento de información dado que se requiere de alta experticia acerca de este proceso. “Como estos criterios no son posibles de cumplir en organizaciones o grupos sujetos con poca experiencia, las empresas consultoras ofrecen un listado de capacidades” (Pucheu, 2012, p. 153). Lamentablemente, estos listados pueden traer errores que serán revisados durante esta unidad.
En el siguiente video podrá revisar brevemente el concepto de la metodología de: Teoría fundamentada
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2. ESCALAS O NIVELES DE COMPETENCIAS Los diccionarios de competencias cuentan con una descripción general para la competencia y los niveles. En la descripción se menciona el significado de la competencia para la organización, en los niveles se especifica a partir de grados descendentes lo que se espera de dicha competencia. En este caso se ejemplifica con los niveles 4 al 1 (nivel 4= sobresaliente y nivel 1= insatisfactorio), algunos autores mencionan los niveles con letras. Según Lyle Spencer y Signe Spencer (1993, citados en Alles, 2002) los niveles altos, en este caso el sobresaliente (nivel 4), es una deviación tipo por encima del promedio del desempeño. Una de cada diez personas puede alcanzar este nivel. El criterio o nivel 3 se relaciona con la realización de una tarea de manera óptima y satisfactoria. En otras palabras, “el sujeto realiza su tarea”.
El nivel 2 es un nivel mínimamente aceptable, según Spencer y Spencer (1993, citados en Alles, 2002, p. 15), es el punto mínimamente aceptable de trabajo que debe alcanzar un empleado, de lo contrario, no se considera competente para el puesto. El nivel 1 es el nivel de “insatisfactorio”, es decir , que se cumple la competencia, pero en su grado
mínimo, no indica la ausencia de la competencia, sino su desarrollo en un nivel mínimo. Es importante señalar que las empresas deben definir las competencias según su propia realidad y teniendo en consideración su planificación estratégica, visión y misión. Se debe hacer sentir las necesidades de la organización en particular. A medida que se sube en la escala jerárquica, las competencias pueden cambiar o cambiar su importancia en cada posición (Alles, 2002, p. 19). Evolución de competencias según escala jerárquica
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3. RECOMENDACIÓN DEL USO DE LOS DICCIONARIOS DE COMPETENCIAS Tal como se mencionaba, que una organización cree su propio diccionario de competencias puede ser un trabajo costoso y que demande gran cantidad de tiempo. Es por esto que, en algunas ocasiones, se sugiere utilizar diccionarios de competencias genéricos elaborados por consultoras o autores de prestigio, por ejemplo Marta Alles, José María Saracho o Lyle Spencer y Signe Spencer. Una compañía que desee poner en marcha un esquema de gestión de recursos humanos por competencias puede, sobre la base del diccionario elaborado por nuestra firma – y con nuestra experiencia profesional como soporte o la de otro consultor experimentado, y la participación y el aporte de la cultura propia de esa empresa, proporcionada por el área de Recursos Humanos, acotar plazos y ahorrar esfuerzos (Alles, 2002, p. 20). Para Alles (2002) las recomendaciones son las siguientes: Tomar como base un diccionario de competencias.
Analizar el diccionario en conjunto con el área de recursos humanos de la empresa.
Revisar los valores corporativos de la organización, ver la posibilidad de redefinirlos.
Confeccionar el primer borrador de competencias generales.
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Presentar y consensuar con los altos mandos de la organización y presentar el borrador, realizar mejoras del diccionario según las opiniones de los mandos.
Revisar el contraste de la cultura organizacional de la empresa con el diccionario.
Elaborar el diccionario definitivo.
Consenso
Primer borrador de competencias
Análisis y aprobación por los altos mandos
Competencias generales de la compañía
Luego, se recomienda identificar o definir las competencias por puestos, realizándose idealmente el mismo procedimiento que el anterior.
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Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales | Unidad 16 En el siguiente cuadro ejemplo es posible observar el concepto de la competencia adaptabilidad al cambio y sus niveles de satisfacción de un empleado en un recinto hospitalario:
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Adaptabilidad al cambio: implica adecuarse a situaciones nuevas o cambiantes, reaccionando favorablemente, siendo capaz de asimilar o introducir nuevos puntos de vista cuando la situación lo precisa. Interpreta y anticipa los posibles cambios en su entorno.
Nivel 4 - Sobresaliente: se anticipa a los distintos cambios con motivación, liderazgo y empoderamiento.
Motiva y empodera a su equipo a adaptarse a los cambios. Lidera el cambio antes que otros en su departamento o unidad ejecutora. Se informa, anticipa y actúa ante los cambios que impactan en la salud. Todo cambio lo motiva a implementar mejoras en el rendimiento propio y de su área.
Nivel 3 - Satisfactorio: interpreta y asimila los cambios adecuando sus conductas.
Reorganiza las acciones de su equipo orientándolas al cambio. Revisa sus métodos de trabajo y los modifica de acuerdo a nuevas necesidades. Busca y propicia puntos de acercamiento de posiciones diferentes. Interpreta la realidad y las expectativas que se tienen sobre su rendimiento cuando se producen cambios.
Nivel 2 - Mínimo esperado: adapta y ajusta sus conductas a los nuevos cambios.
Orienta su comportamiento y metodología de trabajo hacia nuevas necesidades emergentes. Modifica y adecua su accionar de acuerdo a las nuevas directrices de la salud. Implementa nuevas propuestas ante situaciones complejas. Muestra flexibilidad al aplicar planes, normas o procedimientos distintos a los suyos.
Nivel 1 - Insatisfactorio: presenta complicaciones para adecuarse a los cambios.
Presenta dificultad para entender nuevas necesidades dentro de su equipo. Aplica los mismos esquemas ante situaciones que requieren cambios. Muestra resistencia ante nuevas demandas y cambios de la salud. Evidencia dificultad o lentitud para adaptarse a los cambios del entorno.
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4. REVISIÓN DE MODELOS COMPETENCIAS
DE
DICCIONARIOS
DE
A continuación se darán a conocer algunos diccionarios genéricos de competencias:
A. Diccionario de competencias de Marta Alles El siguiente diccionario genérico de competencias fue creado por la doctora argentina Marta Alles1, reconocida por ser una de las escritoras más importantes del habla hispana acerca recursos humanos.
A continuación puede revisar el siguiente link: Diccionario de competencias. Gestión por competencias. Cómo descubrir las competencias a través de los comportamientos.
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Ver más en: http://www.marthaalles.com/
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Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales | Unidad 16 B. Diccionario de competencias de Spencer y Spencer
Signe M. Spencer
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Lyle M. Spencer
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A continuación es posible revisar el diccionario de competencias realizado por los autores Lyle M. Spencer y Signe M. Spencer4. Ambos expertos en competencias laborales de carácter conductual.
Diccionario didáctico selección por competencias.
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Ver más en: http://www.sagepub.in/authorDetails.nav?contribId=534377 Ver más en: http://www.eiconsortium.org/members/spencer.htm 4 Ver más en. http://www.sagepub.in/authorDetails.nav?contribId=534377 3
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Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales | Unidad 16 C. Catálogo de definiciones de competencias genéricas de Saracho José María Saracho, psicólogo de la Universidad de Buenos aires, especialista en teoría y técnica sistémica en la fundación Gregory Bateson y profesor de Psicología Social y Recursos Humanos durante más de 14 años en la Universidad de Buenos Aires.
José María Saracho
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A continuación puede revisar el siguiente link de Un modelo de gestión por competencias en la página 251: Catálogo de definiciones de competencias genéricas
5. PRECAUCIONES Y DESVENTAJAS DE LOS DICCIONARIOS DE COMPETENCIAS Los diccionarios de competencias presentan competencias en forma genérica, en niveles o escalas diseñadas para cubrir una amplia variedad de trabajos, para poder ser adaptadas para muchas aplicaciones. Tal como se comentaba anteriormente, existe gran cantidad de diccionarios de competencias, algunos expertos en competencias laborales han dedicado sus obras a su realización como los autores ya revisados. Estos pueden ser muy útiles para la realización de un diccionario de 5
Ver más en: http://www.eljardindellibro.com/autores/_jose-maria-saracho.php
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Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales | Unidad 16 competencias original de la organización, sin embargo existen características de esto que pueden invalidar su uso. Una de ellas es que muchas veces los diccionarios de competencias son traducidos de otra lengua, por lo cual incluyen otro tipo de conceptos e ideas, el lenguaje puede ser muy distinto al de la realidad nacional. “Asumamos que un diccionario incluye una distinción entre ‘liderazgo’ y ‘liderazgo de equipos’, pero que en la empresa en que se aplica no hay una idea clara de realizar un trabajo en equipo, si se escoge esa competencia por deseabilidad social” (Pucheu, 2012, p. 153) se puede generar un problema importante para la organización. Otra precaución que se debe tener es que los niveles escogidos en los descriptores pueden variar para cada organización. Probablemente los niveles superiores o inferiores sean distintos para cada cultura organizacional. Otro elemento a considerar de los diccionarios de competencias es que las competencias y sus niveles dependerán del contexto, es decir si bien se menciona la descripción de la competencia y sus diversos niveles, esta puede variar según el contexto del puesto de trabajo, la cultura, el clima, etc. Respecto a lo anterior Spencer y Spencer (1993) señalan las siguientes advertencias: 1) Las escalas del diccionario genérico son aplicables a todos los trabajos y a ninguno de manera precisa. “Muchas competencias pueden ser irrelevantes para cualquier trabajo dado” (Spencer y Spencer, 1993, p. 19). Un reclutamiento y selección de personal, el entrenamiento y evaluación de desempeño efectivo requieren de un importante estudio para determinar el umbral y lo diversos niveles de competencias. 2) Las escalas representan solamente las 21 competencias más comunes. La mayoría de los trabajos requiere de capacidades exclusivas y únicas de la empresa. Probablemente no todas las competencias que aparezcan en los diccionarios de competencias sean útiles para la organización y puede que sea necesario la incorporación de otras. 3) Niveles más altos en una escala no son necesariamente mejores. 4) Los niveles dependerán en particular para cada organización. Se necesita de entrenamiento y práctica para codificar las conductas confiablemente. El uso de los diccionarios de competencias genéricas solo es una guía para la creación de competencias, no suple a un manual completo de codificación y la práctica en la aplicación.
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COMENTARIO FINAL La creación y el uso de los diccionarios de competencias son fundamentales para todo lo que relacione las competencias laborales con la organización. A través de ellos es posible realizar gran parte de lo que implica gestionar las competencias laborales. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones que trabaja con la gestión de competencias utiliza su propio diccionario de competencias para la realización de diversas funciones relacionadas con los recursos humanos. En esta unidad fue posible comprender qué son los diccionarios de competencias, su lectura e implementación en las organizaciones. No obstante, es importante señalar que el uso de los diccionarios genéricos de autores es pertinente considerar: la cultura, el contexto y la traducción (si es que es una adaptación al idioma), ya que de otra forma estos podrían ser poco válidos y de poca utilidad.
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REFERENCIAS Alles, M. (2002). Dirección estratégica de recursos humanos. Gestión por competencias: el diccionario.
Buenos
Aires:
Editorial
Granica.
Disponible
en:
http://es.slideshare.net/earvin32pp/diccionario-competencias-laborales-martha-alles Pucheu, J. (2012). Desarrollo y eficiencia organizacional. Cómo apoyar la creación de capacidades en individuos, grupos y organizaciones. Chile: Ediciones UC.
Saracho, J. (2005). Un modelo general de gestión por competencias. Chile: Ril Editores. Disponible en: http://goo.gl/tkzvxs Spencer, L. y Spencer, S. (1993). Competence at Work. Models for Superior Performance. Nueva York: John Wiley & Sons.
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2015). Diccionario de competencias. Diplomado en Gestión de Recursos Humanos por Competencias Laborales. Unidad 16.
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