DIRECTIVA 034 agrorural

MINISTERIO DE AGRICULTURA

Programa Nacional de Manejo de Cuencas Hidrográficas y Conservación de Suelos

PRONAMACHCS

Directiva General Nº 034-2005-AG-PRONAMACHCS-GMRNCC (Aprobada con Resolución Gerencial Nº 025-2005-AG-PRONAMACHCS, del 23 feb. 2005)

“Normas para la Ejecución y Liquidación de las Obras por Administración Directa, con Convenios Específicos, que se inician a partir del año 2005”

Lima, febrero 2005

Directiva General Nº 034-2005-PRONAMACHCS-GG, 034-2005-PRONAMACHCS-GG, “Normas para la Ejecución y Liquidación de las Obras por Administración Administración Directa, con Convenios Específicos, que se inician a partir del año 2005”

“NORMAS PARA LA EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA, CON CONVENIOS ESPECÍFICOS, QUE SE INICIAN A PARTIR DEL AÑO 2005”

CONTENIDO

Numeral Numeral I

OBJETIVO

1.101

II

FINALIDAD

1.201 al 1.202

III

BASE LEGAL

1.301 al 1.324

IV

ALCANCE

1.401

V

NORMAS V.1

DEFINICIONES

V.2

EJECUCIÓN DE LAS OBRAS QUE SE INICIAN A PARTIR DEL AÑO 2005

V.3

1.501 al 1.529

Condiciones para suscribir un Convenio Específico

2.101

Funciones Funciones de los especialistas administrativos de la Agencia Zonal y de la G. Departamental

2.201 al 2.214

De las Modificaciones Modificaciones al Convenio Específico Específ ico

2.301 al 2.316

Funciones del Residente Residen te

2.401 al 2.437

Funciones del Supervisor

2.501 al 2.541

RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS OBRAS Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera, mensuales

3.101 al 3.103

Evaluació Evaluaciónn de las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera

3.201 al 3.202

De la Comisión Comisión de Recepción y Liquidación

3.301 al 3.307

Recepción de los Trabajos Trabaj os

3.401

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Directiva General Nº 034-2005-AG-PRONAMACHCS-GG, “Normas para la Ejecución y Liquidación de Obras por Administración Directa, con Convenios Específicos, que se inician a partir del año 2005”

Contenido… Numeral Contenid Contenidoo del Expediente de Liquidación

3.501

De la Aprobación de la Liquidación

3.601 al 3.602

VI

MECÁNICA OPERATIVA

4.101 al 4.107

VII

DISPOSICIONES DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS COMPLEMENTARIAS

5.101 al 5.103

VIII

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES

6.101 al 6.102

ANEXOS Correspondientes a la Ejecución de la obra: E-1: Acta de Instalación en el Terreno E-2: Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno E-3: Esquema del Informe Mensual de Obra, del Residente E-4: Ficha de Seguimiento y Supervisión E-5: Addenda por Modificación del Convenio Específico E-6: Valorización de Avance Final E-7a: Resumen del Reajuste Mensual y Total E-7b: Cálculo del Reajuste Mensual y Total, por Material E-8: Oficio al ATDR JEPO-OR: Jornales Empleados para Obras de Riego Correspondientes a la Recepción y Liquidación de la Obra por la Comisión respectiva: RL-1: RL-2: RL-3: RL-4: RL-5:

Acta de Observaciones Acta de Recepción de los Trabajos Acta de Entrega Entrega de de Materiales Materiales y Herramientas Constancia de Ejecución de Gasto Ficha Resumen de la Liquidación

Nota: El número alfanumérico correcto de esta Directiva es el que aparece en la carátula. carátula.

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Directiva General Nº 034 – 2005 – AG - PRONAMACHCS-GMRNCC (Aprobada con Resolución Gerencial Nº 025 -2005-AG-PRONAMACHCS-GG, del 23 feb. 2005)

“NORMAS PARA LA EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA, CON CONVENIOS ESPECÍFICOS, QUE SE INICIAN A PARTIR DEL AÑO 2005”

I

OBJETIVO

1.101 Establecer las condiciones, requisitos, funciones y obligaciones que deben cumplirse en obras rurales y de riego a ejecutarse por la modalidad de Administración Directa, con Convenios Específicos, en los aspectos siguientes: a) b) II

Ejecución de Obras, y Recepción y Liquidación de las Obras.

FINALIDAD

1.201 Establecer las normas para la ejecución y liquidación de la obra, a ejecutarse por Administración Directa con Convenio Específico, en concordancia con los dispositivos legales vigentes y con lo dispuesto por esta Directiva General.

1.202 Las obras serán ejecutadas por el sistema de Precios Unitarios, a menos que se especifique o disponga otro sistema. III

BASE LEGAL

1.301 Decreto Ley N° 25902, Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura y su Reglamento. 1.302 Decreto Ley 17752, Ley General de Aguas y su Reglamento. 1.303 Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 1.304 Leyes Anuales de Presupuesto del Sector Público. 1.305 Quinta Disposición Complementaria del Decreto Legislativo Nº 653 Ley de Promoción de las Inversiones en el Sector Agrario.

1.306 Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa, que se aplica solo en forma referencial.

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1.307 Decreto Supremo N° 016-2001-AG “Reglamento de Organización y Funciones del PRONAMACHCS”, del 17.04.2001.

1.308 Manual Operativo del Proyecto “Proyecto de Recursos Naturales para el Alivio de la Pobreza en la Sierra” (Banco Mundial), de diciembre 1996.

1.309 Financiamiento OEFC - Convenio de Préstamo Nº PE-P23, PRONAMACHCS – OECF (actualmente JBIC), Manual Operativo del Proyecto, Proyecto “Manejo de Recursos Naturales para el Alivio de la Pobreza en la Sierra (II)”, de mayo 1999

1.310 Financiamiento JBIC - Convenio de Préstamo Nº PE-P27, Manual Operativo del Proyecto, Proyecto “Manejo de Recursos Naturales para el Alivio de la Pobreza (III)”, de octubre 2000

1.311 Directiva General Nº 018-2004-AG-PRONAMACHCS-GPLAN, del 11.06.2004 “Normas y procedimientos para documentar, registrar y valorizar la mano de obra comunal en la ejecución de actividades del PRONAMACHCS”; Cantidad de Mano de Obra Empleada Total, según formato del anexo JEPO-OR “Jornales Empleados para Obras de Riego”

1.312 Resolución Gerencial N° 028-2001-AG-PRONAMACHCS-GG, “Manual de Organización y Funciones del PRONAMACHCS“.

1.313 “Glosario de Términos” del Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado, aprobado mediante Resolución Directoral Nº 007-99-EF/76.01, publicado el 23.02.1999

1.314 Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, vigente desde el 11.10.2001 1.315 TUO de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y su Reglamento, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias, vigentes a la fecha de la firma del Convenio Específico. Se aplican estrictamente en los asuntos relativos a contrataciones y adquisiciones de bienes. En lo demás, se aplican solo referencialmente en lo que concierne a definiciones, conceptos y criterios generales para la aprobación de las modificaciones del Convenio Específico original que permitan la determinación del monto de la Liquidación Técnica de la obra.

1.316 Directiva General Nº 009-2004-AG-PRONAMACHCS-GG, que compila las normas de adquisiciones y contrataciones del Estado (Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM y Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM).

1.317 Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sobre Reajuste Automático de Precios, sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Este dispositivo legal se usará, durante la ejecución de la obra, en:

a)

La determinación del monto del Reajuste Neto mensual de las valorizaciones mensuales, es decir del Reajuste menos las Deducción (D), de los reintegros que no corresponden por la adquisición anticipada de los materiales e insumos. La determinación del Reajuste Neto servirá solamente para establecer el monto de la Pre-Liquidación Técnica reajustada mensual (y de la Liquidación Técnica 4/45


correspondiente), monto que permitirá efectuar la evaluación de las Pre-Liquidaciones técnica y financiera mensuales y acumuladas, así como la evaluación de las liquidaciones finales técnica y financiera de la obra. La determinación del Reajuste Neto de cada valorización de avance no significará necesariamente la aprobación automática de una Ampliación Presupuestal.

1.318 D.L. Nº 25868, Artículo 2º del 24.11.92 Los Ensayos de Mecánica de Suelos para los Estudios deben realizarse en laboratorios con acreditación oficial de INDECOPI, que es el organismo encargado de la aplicación de las normas legales destinadas a proteger: inciso b) los derechos de propiedad intelectual…. c) la calidad de los productos … . Decreto Legislativo Nº 807, Artículos 25º y 50º: Laboratorios de Ensayo, Laboratorios de Calibración, Organismos de Inspección y Organismos de Certificación, …... INDECOPI reconoce la competencia técnica de las empresas e instituciones facultándolas a ejercer funciones de evaluación de la calidad con valor oficial.

1.319 Ley Nº 27783, Ley de Bases de Descentralización, del 17.07.2003 1.320 Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, del 22.05.2002, vigente desde el 24.07.2002

1.321 Supletoriamente, la ejecución de la obra se regula por las normas del Código Civil. 1.322 “Criterio de Valuación de los Bienes del Activo Fijo, Método y Porcentajes de Depreciación y Amortización de los Bienes del Activo Fijo e Infraestructura Pública”. Instructivo Nº 2 (año 2002) de la Contaduría Pública de la Nación.

1.323 Resolución Gerencial N° 153-2002-AG-PRONAMACHCS-GG, que aprueba la Directiva General N° 023-02-AG-PRONAMACHCS-GO-GM “Implementación de la Metodología de Planificación Participativa en el Ámbito de Acción del PRONAMACHCS”.

1.324 Otras, las que fueran de aplicación. IV

ALCANCE

1.401 La presente Directiva General será de aplicación obligatoria en toda obra de infraestructura rural y de riego cuya ejecución se inicie a partir del año 2005.

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V

NORMAS V.1

DEFINICIONES

1.501 Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto aprobados para una determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales del Pliego debiendo consignarse – necesariamente – en el Presupuesto Institucional como condición para su utilización por parte de la Entidad. Los Recursos Públicos están constituidos por: Recursos Ordinarios (RO), Recursos Directamente Recaudados (RDR), las Donaciones y los Créditos Externos.

1.502 Calendario Valorizado de Avance:

Es el documento en el que consta la programación valorizada de la ejecución de la obra objeto del expediente técnico, por periodos mensuales.

1.503 Calendario Valorizado de Avance fechado o ajustado: Es el Calendario Valorizado de Avance que empieza en la fecha de inicio oficial de la obra.

1.504 Caso Fortuito o Fuerza Mayor: Es la causa no imputable, consistente en un evento extraordinario, imprevisible e irresistible, que impide la ejecución de la obligación y determina su cumplimiento parcial, tardío o defectuoso (Artículo 1315º del Código Civil).

1.505 Clasificador por Objeto del Gasto: Es el Clasificador según las categorías (genéricas y específicas) establecidas en la Ley del Presupuesto vigente.

1.506 Constancia de Ejecución de Gasto: Es el documento en original o fedatado que emite la Gerencia Departamental en la que consta los montos desembolsados para la obra, los montos rendidos y la diferencia entre dichos montos, si la hubiera. Ver modelo del anexo RL-4. La suscripción de una Constancia de Ejecución de Gasto implica la aprobación de los procesos de adquisiciones y/o contrataciones respectivos y los documentos fuente que sustentan dicha Constancia, así como sus respectivos Manifiestos de Gastos. También implica que los documentos fuente son los admitidos por el sistema contable. En lo que respecta a las Rendiciones de Cuenta, en caso se verificara que existen diferencias entre el monto total desembolsado y/o rendido, registrados por la Agencia Zonal y por la Gerencia Departamental, deberá efectuarse de inmediato la Conciliación Contable respectiva, bajo responsabilidad de los titulares de ambas oficinas desconcentradas.

1.507 Convenio Específico: Es el documento suscrito por el Jefe de la Agencia Zonal a la que pertenece el proyecto motivo del Convenio Específico, en representación del PRONAMACHCS y el Presidente del Comité de Obra, en representación de los beneficiarios, en el que se establecen los compromisos y responsabilidades contraídas por ambas partes para cumplir con la oportuna y buena ejecución de la obra.

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El monto del Convenio Específico, para efectos de la ejecución de la obra, está constituido por el Costo Directo y los Gastos Generales. Las Addendas al Convenio Específico deben ser suscritas por el Jefe de la Agencia Zonal, previa autorización contenida en la misma Resolución Departamental que aprueba una modificación.

1.508 Cuaderno de Obra: El documento que, debidamente foliado y legalizado, se abre al inicio de toda obra y en el que el Residente y el Supervisor anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas. En el Cuaderno de Obra se anotan, entre otros, la fecha oficial de inicio y de término real de la obra, las causales que pueden originar modificaciones del expediente técnico, las modificaciones aprobadas, los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de trabajo de las maquinarias y equipos, así como los problemas que afectan el cumplimiento de los cronogramas aprobados vigentes. El Cuaderno de Obra debe tener una página original y tres (3) copias desglosables; una copia será para el Residente, otra para el Supervisor y la tercera para el Jefe de la Agencia Zonal.

1.509 Desembolsos: Son lo montos depositados en la Cuenta Bancaria mancomunada, abierta por el PRONAMACHCS y el Comité de Obra, para ser destinados a la ejecución de la obra motivo del Convenio Específico.

1.510 Documento Fuente: Es toda documentación sustentatoria y/o justificatoria de movimientos económicos en el sector público, entre ellos: facturas, boletas de venta, valorizaciones, reajustes, planillas de viáticos, planillas de remuneraciones, declaraciones juradas (éstas últimas hasta el monto máximo permitido por la Ley del Presupuesto que se encuentre vigente), admitidos por el sistema contable. También constituyen Documentos Fuente: Las Ordenes de Requerimiento (O/R), las Órdenes de Trabajo (O/T), las Órdenes de Servicio (O/S), Comprobante de Pago (C/P), que son formatos de resumen de los gastos, que utilizan las Agencias zonales y la sede central para su contabilización, Hojas de Tareo del personal obrero calificado, valorizaciones de equipo alquilado sustentadas con sus respectivos Partes Diarios de Equipos. Los Partes Diarios de Equipos alquilados o propios del organismo ejecutor representado por el Comité de Obra, deben ser firmados por el operador de la máquina, el Residente y el Supervisor. En tanto que la Valorización Mensual del Equipo debe ser firmada por el Residente y el Supervisor.

1.511 Especificaciones Técnicas: Descripciones de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir.

1.512 Expediente Técnico (de obra): El conjunto de documentos que comprende: Memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto, análisis de precios unitarios y fórmulas polinómicas, cronograma valorizado de avance (programado), cronograma de adquisiciones (programado), análisis detallado de los gastos generales y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico y geotécnico, de impacto ambiental u otros complementarios.

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1.513 Expediente de Liquidación:

Es el conjunto de documentos técnicos, administrativos y contables que permiten establecer las dimensiones y características de las obras tal como se ejecutaron, y determinar el Monto de la Inversión (MI) efectuada en la ejecución de la obra.

1.514 Liquidación Técnica: Es el conjunto de documentos técnicos y administrativos que proporcionan la información necesaria y suficiente para conocer documentadamente, entre otros, las dimensiones y características técnicas de la obra y para efectuar la valorización de la misma como si hubiera sido contratada. Entre otros, los documentos que conforman la Liquidación Técnica son los siguientes: Acta de Instalación en el Terreno, expedientes de las modificaciones aprobadas con Resolución Departamental y sus Addendas, de ser el caso, las Valorizaciones de Avance Final del presupuesto original y de los Adicionales, todos ellos con sus respectivos documentos sustentatorios, de ser el caso. Las Valorizaciones de Avance son teóricas en la medida que no constituyen documentos que demuestran el gasto realmente efectuado. En consecuencia, el monto de la Liquidación Técnica estará dado por: La suma de los montos de las Valorizaciones Finales del presupuesto original y de los Adicionales, más los Reajustes que correspondan. El monto de la liquidación técnica es el monto máximo al que puede llegar el monto de la liquidación financiera.

1.515 Liquidación Financiera: Esta liquidación es de carácter real y su monto está dado por el costo real de los materiales e insumos y de cualquier otro concepto invertido realmente en la obra. Al término de la obra, cuando se hayan pagado todos los compromisos que demandaron su ejecución, el monto de la Liquidación Financiera será igual al total de los montos que figuran en los documentos contables de las Rendiciones de Cuenta, admitidos por el sistema contable y aprobados por la Gerencia Departamental. El monto de la Liquidación Financiera puede ser menor o igual al monto de la Liquidación Técnica. Si resultara mayor, solo la apertura de un proceso administrativo investigatorio (posterior a la aprobación de la liquidación) podrá deslindar las responsabilidades respectivas.

1.516 Memoria Descriptiva Valorizada: Es el documento que, entre otros, describe y detalla pormenorizadamente la obra realmente ejecutada, tal como se aprecia a la vista del observador, debiendo consignarse en dicho documento la ubicación, las dimensiones, secciones, longitudes de cada estructura que se describe, así como el Monto de la Inversión (MI) en su ejecución. El Monto de la Inversión estará dado por el menor de los montos siguientes: Monto de la Liquidación Técnica o Monto de la Liquidación Financiera. La Memoria Descriptiva Valorizada es un documento, entre otros, que sirve para efectuar los trámites correspondientes ante los Registros Públicos a fin de registrar la propiedad de la obra, por quien corresponda.

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1.517 Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el (los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal respectivo. Se compone de cuatro (4) elementos, a saber: a) b) c) d)

Finalidad (precisión del objeto de la meta). Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar). Ubicación Geográfica (siempre que lo considere la Ley de Gestión y Ejecución Presupuestal vigente).

1.518 Metrado: Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar, a nivel de cada partida del presupuesto original.

1.519 Monto del Presupuesto Original o Monto del Convenio Específico o Monto Referencial: Es el monto del presupuesto originalmente aprobado que forma parte del expediente técnico del Convenio Específico, antes de cualquier modificación, sin considerar la mano de obra no calificada.

1.520 Monto del Convenio Vigente: Es el Monto del Presupuesto Original afectado por las modificaciones (Adicionales, Reducciones u otros) aprobadas oficialmente con posterioridad a la firma del Convenio Específico.

1.521 Obra: Construcción, reconstrucción, mejoramiento, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, canales de riego, sistemas de riego, minipresas, reservorios, sistema de abastecimiento de agua de uso múltiple, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

1.522 Planos Finales de Obra Ejecutada: Son los planos de la obra terminada que se elaboran incluyendo las modificaciones aprobadas oficialmente durante su construcción.

1.523 Presupuesto Analítico de Costos: Presupuesto elaborado por la Entidad, contiene el costo de la obra según el desagregado analítico de los insumos que se requieren realmente para su ejecución: Materiales, Maquinaria, Equipos, y Mano de Obra, tanto del Costo Directo como de los Gastos Generales. El Presupuesto Analítico de Costos se formulará de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto vigente. El monto del Presupuesto Analítico de Costos será el que refleje lo que realmente se requiera para ejecutar la obra.

1.524 Reajuste: Es el monto que se reconoce en adición al monto de una Valorización de Avance Mensual por las variaciones de precios de los Materiales e Insumos. El monto del Reajuste puede determinarse, sin modificar los análisis de precios unitarios del presupuesto original, usando:

a) Con Fórmulas Polinómicas

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El monto del Reajuste se obtiene automáticamente si se usan las fórmulas polinómicas contenidas en el expediente técnico expediente técnico. Aplicando este método se conservan invariables los análisis de precios unitarios del presupuesto original. En el caso de PRONAMACHCS el uso de dichas fórmulas será obligatoria cuando en una Agencia Zonal se disponga del software especializado correspondiente. Solo en el caso que se produzcan adquisiciones anticipadas de los Materiales e Insumos, a dicho Reajuste debe restarse la Deducción (D) respectiva. “D” es el monto de los reintegros que no corresponden por haber efectuado anticipadamente adquisiciones de Materiales e Insumos

b) Sin Fórmulas Polinómicas Entre tanto, y siempre respetando la invariabilidad de los análisis de precios unitarios del presupuesto original, se usará otro método alternativo, el mismo que se describe en el formato de los anexos 7a y 7b.

1.525 Reajuste Neto: Es el monto del Reajuste obtenido aplicando la fórmulas polinómicas después de restarle la Deducción (D) que no corresponde por efecto de la adquisición anticipada de los materiales. Reajuste Neto = Reajuste - D La Deducción (D) se calcula utilizando la fórmula específica que señala el Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sus modificatorias y ampliatorias.

1.526 Residente: Profesional colegiado, de la especialidad que corresponda a la obra, con certificado de habilidad vigente expedido por su colegio profesional, con no menos de un año de experiencia profesional; responsable de la dirección técnica y administrativa de la obra.

1.527 Supervisor: Profesional colegiado, de la especialidad que corresponda a la obra, con certificado de habilidad vigente expedido por su colegio profesional, con no menos de un año de experiencia profesional; responsable del control directo técnico y administrativo de la obra.

1.528 Valorización de Avance: Es la cuantificación económica del avance físico de la obra terminada, que incluye los gastos generales. Su formulación se hará con las partidas del presupuesto original del Convenio Específico y con los precios unitarios de dicho presupuesto, precios unitarios que no deben incluir la mano de obra no calificada, a fin de obtener el verdadero monto de la valorización. Los precios unitarios del presupuesto del Convenio Específico no pueden modificarse por ninguna circunstancia. Los Gastos Generales de la Valorización de Avance deben obtenerse multiplicando el porcentaje (%) de los Gastos Generales que figura en el expediente técnico por el Costo Directo. Los mismos conceptos se aplicarán al formularse las Valorizaciones de Avance de los Adicionales, a menos que se trate de Adicionales con Precios Nuevos, en cuyo caso se aplicarán los Precios Nuevos respectivos.

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1.529 Valorización de Avance Reajustada es: La Valorización de Avance más el Reajuste que le corresponda.

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V.2

EJECUCIÓN DE LAS OBRAS QUE SE INICIAN EN EL AÑO 2005

2.100 Condiciones para suscribir un Convenio Específico 2.101 Las obras correspondientes a un proyecto se iniciarán cuando se hayan cumplido necesaria y sucesivamente las actividades siguientes:

a) Elaboración del Plan de Trabajo Anual por la Agencia Zonal, incluyendo el proyecto a ejecutar.

b) Elaboración del expediente técnico por la Agencia Zonal, o revisión del expediente técnico si hubiera sido presentado por los beneficiarios.

c) La Gerencia Departamental aprueba los expedientes técnicos; sin embargo, en los casos que el Monto Referencial sea mayor que 45 UIT, la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático (GMRNCC) deberá emitir su Conformidad antes de la aprobación por la Gerencia Departamental.

d) Gerencia Departamental informa a GMRNCC sobre los expedientes aprobados, incluyendo el proyecto a ejecutar, detallando su ubicación, Monto Referencial, metas y otros datos que se consideren necesarios.

e) GMRNCC gestiona financiamiento ante la Gerencia de Planeamiento Gestión de financiamiento por la GMRNCC.

f)

Gerencia de Planeamiento gestiona ante el MEF la aprobación de los montos globales mensuales del Calendario de Compromisos para la Institución (MEF).

g) MEF aprueba los montos globales mensuales del Calendario de Compromisos. h) La GMRNCC asigna fondos a nivel de proyectos e informa a la Gerencia de Administración.

i)

Gerencia de Administración asigna el Número (Código) del Convenio Específico, usando el SIMOP, una vez que los recursos estén disponibles.

j)

La Gerencia de Administración, desde Lima, abre Cuentas de Ahorros a nombre del Comité de Obra.

k) Gerencia de Administración transfiere fondos a las Cuentas de Ahorros. l)

Jefe de Agencia Zonal firma Convenio Específico con el Comité de Obra. La ejecución de una obra no se iniciará sin haberse firmado dicho Convenio).

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2.200 Funciones de los Especialistas Administrativos de la Agencia Zonal y de la Gerencia Departamental

2.201 Según sea el monto por contratar y/o adquirir, corresponderá al respectivo Especialista Administrativo del órgano desconcentrado elaborar y/u organizar los expedientes para llevar a cabo los procesos para las contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios (incluidos los sub-contratos), de acuerdo a lo establecido por:

a) La Ley 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, vigentes; y

b) La Directiva General Nº 009-2004-AG-PRONAMACHCS-GADM, vigente, en lo que corresponda.

c) La Ley Anual del Presupuesto del Sector Público, vigente. La elaboración y/u organización del expediente del proceso de contratación y/o adquisición se inicia a partir de la recepción de la Orden de Requerimiento (O/R) del Comité de Obra, que cuente con el visto bueno del Supervisor.

2.202 En lo que concierne a las contrataciones y adquisiciones, éstas serán efectuadas por: a) Las Agencias Zonales, si el monto por contratar o adquirir es un monto que corresponde al proceso de selección denominado Adjudicación de Menor Cuantía o al de Adjudicación Directa Selectiva.

b) Las Gerencias Departamentales, si los montos a contratar o adquirir corresponden al proceso de selección denominado Adjudicación Directa Pública. En todo caso, la competencia para las contrataciones y adquisiciones serán precisadas por la Gerencia Departamental.

2.203 Cuando se trate de la adquisición global de un determinado material destinado a distintas obras, el proceso de adquisición se hará POR ÍTEMS, debiendo corresponder cada ítem a una obra específica, de modo que se giren tantas facturas como número de obras estén incluidas en la adquisición global.

2.204 Verificar que el monto de la Orden de Requerimiento (O/R) de los bienes y servicios a contratar y/o adquirir corresponda, a nivel de partida específica, al Presupuesto Analítico de Costos, vigente. De lo contrario solicitar al Supervisor para que el Residente elabore el proyecto del nuevo Presupuesto Analítico para la aprobación de la Agencia Zonal o Gerente Departamental, según corresponda.

2.205 Cautelar estrictamente y bajo responsabilidad que el manejo de los fondos no se haga unilateralmente.

2.206 El Especialista Administrativo de la Agencia Zonal debe mantener permanentemente informado a su jefe inmediato y al Supervisor sobre las acciones desarrolladas y por desarrollar respecto de los asuntos administrativos de las obras.

2.207 El Especialista Administrativo de la Agencia Zonal, en estrecha coordinación con el Comité de Obra y el Supervisor formulará las Rendiciones de Cuenta y, con la 13/45


conformidad del Jefe de la Agencia Zonal, será presentada a la Gerencia Departamental en los plazos y condiciones que establezca específicamente la Gerencia de Administración de la sede central.

2.208 El Especialista Administrativo de la Agencia Zonal debe elaborar y visar los documentos de las Rendiciones de Cuentas: Manifiestos de Gastos o de Caja, documentos fuente y presentar a la Jefatura de la Agencia Zonal para que emita su Conformidad a la Rendición y la remita a la Gerencia Departamental. El Supervisor también debe visar dichos documentos.

2.209 La Gerencia Departamental debe efectuar el fedatado inmediato de los documentos que conforman cada Rendición de Cuenta, en 4 copias, y distribuirlas así: 1 para el Comité de Obras, 1 Agencia Zonal, 1 Especialista Administrativo de la A.Z. y 1 para la Gerencia Departamental).

2.210 El Especialista Administrativo de la Gerencia Departamental deberá revisar y visar cada Rendición de Cuentas antes de su remisión a la Unidad de Contabilidad y Tesorería de la sede central.

2.211 La Gerencia Departamental con el visado del Especialista Administrativo emitirá, de oficio, la Constancia de Ejecución de Gasto al término de la última Rendición de Cuentas si con ésta completa las rendiciones del monto total desembolsado; o cuando lo solicite el Jefe de la Agencia Zonal.

2.212 La emisión de la Constancia de Ejecución de Gasto implicará aprobar los procesos de adquisiciones y/o contrataciones respectivos y los documentos fuente que sustentan dicha Constancia.

2.213 Las otras funciones de los Especialistas Administrativos de la Agencia Zonal y de la Gerencia Departamental, se detallan dentro del marco de las funciones del Residente y del Supervisor, numerales 2.400 y 2.500; y en lo que concierne a la Recepción y Liquidación de la Obra, otras funciones de los Especialistas Administrativos se detallan en los numerales 3.100, 3.200, 3.300, 3.400 y 3.500.

2.214 Después de firmada el Acta de Recepción de los Trabajos por la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra y, antes de visar la última Rendición de Cuentas conjuntamente con el Supervisor, debe visar la solicitud de cierre de la Cuenta de Ahorros, que firmará el Jefe de la Agencia Zonal.

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2.300 De las modificaciones al Convenio Específico 2.301 Las modificaciones del Convenio Específico se producen cuando se aprueban oficialmente Adicionales y/o Reducciones de Obra, y ampliaciones de plazo, entre otros. También comprende a los Reajustes, con la salvedad que su aprobación oficial se efectúa al término de la obra.

2.302 Todo Adicional o Reducción de Obra debe tener su número correlativo y su denominación específica.

2.303 El presupuesto de un Adicional y/o de una Reducción, deben elaborarse por separado, el uno del otro, al margen del tratamiento conceptual con el que se les administre. De esta forma, se podrá conocer claramente las modificaciones introducidas a cualquiera de los documentos que forman parte del Convenio Específico original.

2.304 Para cada uno de los presupuestos Adicionales y Reducciones debe calcularse su respectivo porcentaje (%) con relación al monto del presupuesto del Convenio Específico original.

2.305 Para la aprobación con Resolución Departamental de una modificación del Convenio Específico (adicional, mayores metrados, etc.) que requiera de una Ampliación Presupuestal, la Gerencia Departamental deberá someterla previamente a consideración de la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático (GMRNCC), la que deberá coordinar con la Gerencia de Planeamiento para la disponibilidad de fondos. De emitir la GMRNCC opinión favorable, se continuará en la sede central con el trámite respectivo para la asignación presupuestal, en cuyo caso la Gerencia Departamental procederá recién a aprobar con Resolución la modificación respectiva.

2.306 La aprobación oficial de toda Reducción de Obra (recorte de meta) que implique dejarla definitivamente inconclusa e inoperativa, por motivos de fuerza mayor u otras causas debidamente justificadas, sustentadas y documentadas por la Agencia Zonal y avalada por la Gerencia Departamental y, con la opinión de la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático, debe ser sometida a consideración de la Gerencia General. Si ésta opinara favorablemente, recién entonces la Gerencia Departamental emitirá la Resolución Departamental aprobando la Reducción y autorizando al Jefe de la Agencia Zonal, en la misma Resolución, a firmar la Addenda respectiva.

2.307 La aprobación oficial de toda Reducción de Obra que implique reducción de meta, sin dejar inconclusa la obra y dejándola operativa, que modifique el presupuesto original, será aprobada con Resolución Departamental. Este caso puede producirse, por ejemplo, cuando se apruebe una cambio parcial del trazo de un canal, en cuyo caso deberá formularse un adicional (por el nuevo trazo) y una reducción de obra (del trazo original). Otro caso puede dar si otro organismo, sin conocimiento de PRONAMACHCS ejecutó una parte de las metas previstas en el presupuesto original.

2.308 La aprobación oficial de los Menores Metrados, sin reducción de metas, que no signifique dejar inconclusa la obra, no requerirán de la aprobación con Resolución Departamental; su aprobación la hará el Supervisor firmando la valorización correspondiente, acompañando la

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planilla de metrados de la valorización de avance del presupuesto original. Este caso puede reflejarse en el Saldo de dicha valorización.

2.309 La aprobación oficial de los Mayores Metrados sin adición de metas, que no demanden Ampliación Presupuestal, no requerirán de la aprobación con Resolución Departamental; su aprobación la hará el Supervisor firmando la valorización correspondiente, acompañando la planilla de metrados. La Valorización de Avance Mensual de los Mayores Metrados debe formularse en planilla independiente de la valorización de avance del presupuesto original. El monto de los Mayores Metrados sin ampliación presupuestal y sin adición de metas puede producirse, por ejemplo, como consecuencia de los ahorros o menores precios de los materiales e insumos logrados durante la ejecución de la obra, que pueden cubrir los adicionales por mayores metrados u otros.

2.310 De no haberse aprobado oficialmente una modificación en su oportunidad, deberá subsanarse la omisión (es decir debe efectuarse el saneamiento administrativo de la obra), en vía de regularización, con fines de liquidación. La omisión debe ser debidamente sustentada.

2.311 No está permitido aprobar ni ejecutar ninguna Adición de la Meta Principal aún cuando no requiera Ampliación Presupuestal; en tal caso y después de suscrita el Acta de Recepción de los Trabajos, deberá efectuarse la devolución de los montos no utilizados.

2.312 Una Reducción de Obra implica reducción de metrados y no de los precios del presupuesto original del Convenio Específico; el precio unitario de una partida del presupuesto original no puede ser modificado, en ninguna circunstancia.

2.313 La solicitud del Comité de Obra de una modificación del Convenio Específico debe ser sustentada y documentada mediante un expediente elaborado y suscrito por el Residente, debiendo contener: a)

Informe sustentando la modificación (Adicional, Reducción, Ampliación de Plazo u otro), elaborado por el Residente.

b)

Copia del presupuesto original del Convenio Específico.

c)

Copias de los asientos en el Cuaderno de Obra donde se haga referencia a la necesidad de la modificación del Convenio Específico.

d)

Comprobante de pago (boleta de venta, factura, etc.) de los materiales e insumos que sufrieron variación de precios.

e)

Diseños con cálculos justificatorios y planillas de metrados de las estructuras nuevas, reducidas o ampliadas, de ser el caso.

f)

Análisis de Precios Unitarios Nuevos. Estos análisis se presentarán solo si se tratara de elaborar el presupuesto de un Adicional con todas sus Partidas Nuevas.

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g)

La Relación de Materiales e Insumos (mano de obra calificada, materiales, insumos, maquinarias, equipos y herramientas), documento que debe contener la unidad, cantidad y precio unitario, así como el total por material e insumos y el monto total de toda la relación. Consignar la fecha en dicha relación. En los precios de los materiales e insumos debe incluirse el flete hasta el pie de la obra. Si se tratara de un Adicional por Mayores Metrados no será necesario presentar dicha Relación.

h)

Presupuesto del “Adicional con Partidas y Precios Unitarios Nuevos”, de ser el caso

i)

Presupuesto de la Reducción, de ser el caso, el mismo que se formulará con los metrados que se dejarán de ejecutar y con los mismos precios del presupuesto original del Convenio Específico.

j)

Presupuesto del Adicional por Mayores Metrados, de ser el caso, el mismo que se formulará con los mayores metrados y con los mismos precios del presupuesto del Convenio Específico.

k)

Calendario Valorizado de Avance (del Adicional). Este calendario programado incluirá las principales actividades que se realizarán, representadas gráficamente; además, comprenderá las actividades previstas para efectuar los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios respectivos, de acuerdo a Ley. Además, cada una de las actividades correspondientes a las partidas del Presupuesto del Adicional deben figurar con su respectivo monto programado, por mes. El Calendario Valorizado de Avance deberá consignar el monto parcial mensual programado para la ejecución de la obra, el monto acumulado por mes y el porcentaje de avance programado acumulado mensual respectivo.

l)

Especificaciones técnicas, si se trata de un adicional con partidas nuevas, de ser el caso.

m)

Planos en planta, perfiles longitudinales, secciones transversales y cortes de detalle de las estructuras nuevas, reducidas o ampliadas.

2.314 Al Supervisor le corresponderá revisar y recomendar la aprobación del expediente técnico que sustenta las modificaciones; en caso contrario, se devolverá al Comité de Obra para su corrección o mejor sustento.

2.315 Luego de aprobarse la modificación con Resolución Departamental y con la autorización respectiva expresada en dicha Resolución, el Jefe de la Agencia Zonal debe suscribir la Addenda respectiva, según modelo del anexo E-5.

2.316 Copia de la Resolución Departamental y de la Addenda respectiva, de ser el caso, deben ser remitidas al Gerente General dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes siguiente al de su emisión.

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2.400 Funciones del Residente 2.401 En representación del Comité de Obra, debe dirigir técnica y administrativamente la ejecución de las obras, con sujeción a lo dispuesto por: a)

El expediente técnico de la obra y sus modificaciones debidamente aprobadas por el Gerente Departamental. b) Lo dispuesto en la presente Directiva. c) El Convenio Específico, y d) La buena práctica y arte de la Ingeniería.

2.402 Revisar el expediente técnico aprobado, motivo del Convenio Específico, y evaluar su compatibilidad con el terreno, debiendo efectuar las observaciones correspondientes y proponiendo, si fuera el caso, las recomendaciones para subsanar dichas observaciones, en cuyo caso debe presentar un informe según modelo del anexo E-2, Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno.

2.403 Asistir diaria y permanentemente al lugar de las obras a su cargo. 2.404 Proporcionar a la Administración Técnica del Distrito de Riego del Ministerio de Agricultura las facilidades del caso para que ejerza sus funciones de supervisión, en aplicación de la normatividad vigente.

2.405 En lo que concierne al Cuaderno de Obra: a)

Legalizar el Cuaderno de Obra

b) Conjuntamente con el Supervisor, efectuar el primer asiento en el Cuaderno de Obra el mismo día de la instalación en el terreno, transcribiendo el Acta de Instalación en el Terreno. c)

Disponer que el Cuaderno de Obra, bajo su custodia y responsabilidad, permanezca en la obra.

d) Todas las anotaciones que se efectúen en el Cuaderno de Obra tendrán: Numeración correlativa, día, fecha y “Del Residente:” o “Del Supervisor:”, según corresponda. La numeración correlativa de los asientos será única, independientemente de quien efectúe la anotación. e)

Sólo el Residente y el Supervisor están autorizados para efectuar anotaciones en el Cuaderno de Obra.

f)

Asentar en el Cuaderno de Obra la “Fuerza Laboral” , expresada en horas-hombre, insumidas cada semana en la obra, consignando también el acumulado correspondiente; información que deberá corresponder a la registrada en las Hojas de Tareo. Dicho registro se hará por mano de obra calificada, por mano de obra no calificada y por género (hombres y mujeres). El registro del Control Diario del Personal de la Obra podrá hacerse en un Libro o Cuaderno Auxiliar o en Hojas de Tareo, foliadas, cuyo resumen semanal se registrará

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en el Cuaderno de Obra. La apertura de dicho Libro o Cuaderno Auxiliar deberá constar en el Cuaderno de Obra. El registro mensual respectivo y sus reportes deben corresponder a los días del mes de la Valorización de Avance respectiva. En todo caso, deberá atenderse lo dispuesto por la Directiva General Nº 018-2004AG-PRONAMACHCS-GG-GPLAN, “Normas y procedi-mientos para documentar, registrar y valorar la mano de obra comunal en la ejecución de actividades del PRONAMACHCS”. En este sentido, para el caso de las obras, deberá utilizarse el Formato JEPO-OR de dicha Directiva. g) Anotar la fecha real de término de los trabajos y transcribir el “Acta de Recepción de los Trabajos” del anexo RL-2. h) Anotar, en su debida oportunidad, las causales que darán lugar a la presentación de solicitudes de modificaciones al contenido y alcances del expediente técnico original aprobado. (Las modificaciones pueden ser, entre otros, por adicionales, reducciones, ampliaciones de plazo). i)

Anotar las fechas de recepción de las solicitudes que presente al Supervisor para que se modifique el contenido y/o alcances del expediente técnico. Las solicitudes (expedientes) que se presenten al Supervisor deben ser sustentadas, documentadas y presentadas en su oportunidad, no bien ocurra el vencimiento de la causal. Entre la documentación de sustento deben incluirse las copias de las páginas del Cuaderno de Obra en las que se hayan anticipado las causales de la modificación solicitada.

j)

Efectuar el Control del Movimiento del Almacén de la Obra. Se registrará en el Cuaderno de Obra los ingresos y salidas semanales y acumuladas de los materiales e insumos del Almacén de la Obra. El registro del Movimiento Diario del Almacén de la Obra debe hacerse en un Libro o Cuaderno Auxiliar (foliado, firmado y sellado en todas sus páginas por el Residente y el Supervisor) cuyo resumen semanal se registrará en el Cuaderno de Obra. La apertura de dicho Libro o Cuaderno Auxiliar deberá constar en el Cuaderno de Obra. El registro mensual respectivo debe corresponder solo a los días del mes de la Valorización de Avance.

k) Efectuar el Control del Uso de las Maquinarias y Equipos Propios de la Entidad y de los Alquilados. Se registrarán en el Cuaderno de Obra las horas-máquina trabajadas por cada uno de los equipos propios y por los alquilados, semanalmente y acumuladas. El registro del uso horario diario de las Maquinarias y Equipos Propios de la Entidad y de los Alquilados debe efectuarse en un Libro o Cuaderno Auxiliar (foliado, firmado y sellado por el Residente y el Supervisor), cuyo resumen semanal debe anotarse en el Cuaderno de Obra. La apertura de dicho Libro o Cuaderno Auxiliar deberá constar en el Cuaderno de Obra. El registro mensual respectivo debe corresponder solo a los días del mes de la Valorización de Avance. 19/45


l)

Registrar los metrados realmente ejecutados al término de cada mes calendario. El registro mensual respectivo debe corresponder solo a los días del mes de la Valorización de Avance.

m) Registrar los problemas que pudieran afectar el cumplimiento del Cronograma establecido. n) Inhibirse de entregar en calidad de préstamo cualquier recurso (materiales e insumos, maquinaria, equipos, etc.) adquirido o contratado para la obra. Está terminantemente prohibido realizar este tipo de acciones. o) Registrar, después de cada valorización de avance, lo siguiente:

o.1

El porcentaje y monto, parcial y acumulado, del Avance Valorizado de la Obra.

o.2

La cantidad y monto, mensual y acumulado, de los materiales e insumos adquiridos.

o.3

Costo Mensual de los Materiales e Insumos: La cantidad y monto, mensual y acumulado, de los materiales e insumos salidos del almacén (incluidos los materiales e insumos en cancha) realmente utilizados en la ejecución de la obra, durante el mes de la valorización de avance. El monto será el resultado de multiplicar la cantidad de un material por su precio realmente pagado, obtenido del comprobante de pago respectivo (factura, boleta de venta, declaración jurada, etc.).

o.4

Los saldos reales por adquirir de los materiales e insumos.

El registro mensual respectivo debe corresponder solo a los días del mes de la Valorización de Avance, debiendo presentarse en el Informe Mensual del Residente, según modelo del anexo E-3 Esquema del Informe Mensual de Obra, del Residente. p) Utilizar el Cuaderno de Obra para efectuar toda consulta, observación o propuesta relacionada con el expediente técnico y con ejecución de la obra. q) Anotar cualquier otro hecho o situación relevante.

2.406 Verificar que las ubicaciones de los Bench Marks (hitos fijos o monumentados de control altimétrico y planimétrico) que establecen los niveles, delimitan el terreno y los puntos geométricos de referencia, coincidan con los establecidos en los planos.

2.407 Efectuar los trazos parciales y totales de la obra de acuerdo al expediente técnico, los mismos que deberán contar con la aprobación del Supervisor. Sin esta condición no deberá iniciarse ninguna construcción.

2.408 Seleccionar, con la debida anticipación, al personal obrero especializado y no especializado, al personal técnico de mando medio y a los asistentes administrativos20/45


contables necesarios para: La ejecución de la obra, el control y/o realización de las pruebas respectivas, la realización de las tareas administrativas y para la elaboración de las PreLiquidaciones técnicas.

2.409 Ajustar al calendario real (una vez conocida la Fecha Oficial de Inicio de la obra) los documentos del expediente técnico, siguientes:

a) El Diagrama de Red, PERT-CPM u otro similar. b) El Calendario Valorizado de Avance de Obra, por cada fórmula polinómica, si se aplicará el método de reajuste automático de precios mediante fórmulas polinómicas; caso contrario habrá un solo Calendario Valorizado al que debe ajustarse.

c) Ajustar el Calendario de Adquisición de Materiales o Insumos, por fórmula polinómica, si se aplicará el método de reajuste automático de precios mediante fórmulas polinómicas; caso contrario habrá un solo Calendario Valorizado al que debe ajustarse. Dicho ajuste se hará respetando la duración en días calendarios, la secuencia, duración y montos mensuales de cada una de las actividades representadas que figuran en los respectivos documentos del expediente técnico. Los documentos así ajustados (o fechados) reemplazarán a los correspondientes documentos del expediente técnico, hasta el momento momento en que se produzca otra aprobación oficial de alguna modificación que repercuta en dichos documentos. Los mencionados documentos deben ser aprobados por el Supervisor y ser firmados y ejemplares , cuya distribución será sellados por el Residente y Supervisor en cuatro (04) ejemplares, así: Uno para el Residente, uno para el Comité de Obra, uno para el Supervisor y uno para el jefe de la Agencia Zonal (ejemplar que será reservado para su entrega a la Comisión de Recepción y Liquidación).

2.410 Actualizar el Diagrama de Red, el Calendario Valorizado de Avance y el Calendario de Adquisición de Materiales, cada vez que se aprueben variaciones y/o modificaciones a las condiciones preestablecidas en el expediente técnico original y que repercutan y/o modifiquen el plazo original o las otras condiciones originales establecidas en el expediente técnico. La actualización de dichos documentos incluirá todas las actividades desde el inicio oficial de la obra, las modificadas y las no modificadas. Los documentos actualizados o vigentes (a la fecha de la aprobación oficial de la modificación) reemplazarán a los correspondientes documentos ajustados respectivos anteriores, hasta el momento en que se produzca la aprobación oficial de una nueva modificación que repercuta en los mencionados documentos. Dichos documentos deben ser aprobados por el Supervisor y ser firmados y sellados por el ejemplares , cuya distribución será así: Uno para el Residente y Supervisor en cuatro (04) ejemplares, Residente, uno para el Comité de Obra, uno para el Supervisor y uno para el jefe de la Agencia Zonal (ejemplar que estará reservado para su entrega a la Comisión de Recepción y Liquidación).

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2.411 Ejecutar la obra dentro del plazo oficial vigente. El plazo oficial vigente es el plazo original más las ampliaciones de plazo aprobadas oficialmente por el Gerente Departamental.

2.412 Con relación a los trabajadores: a)

De preferencia, la mano de obra calificada a contratar debe ser del lugar.

b) Controlar que la información contenida en las Hojas de Tareo correspondan a la realidad. c)

Retirar (despedir) de la obra al personal obrero, personal de mando medio, y asistentes que, a su criterio, no estén cumpliendo con eficiencia y eficacia sus funciones.

d) Controlar la cantidad e idoneidad del personal técnico y obrero que desempeñe labores en la obra a su cargo.

2.413 De las Órdenes de Requerimiento (O/R) o Requerimientos que debe presentar a la Agencia Zonal: a)

Los Requerimientos de todos los recursos (materiales e insumos, maquinarias, equipos, servicios, etc.), necesarios para la ejecución de la obra, deben ser formulados por el Residente.

b) Las cantidades requeridas de los recursos deben ser previamente verificadas por el Residente, debiendo corresponder a la necesidad real y real y no necesariamente a la que indica el expediente técnico, que puede estar errado. c)

Del proceso de los Requerimientos:

c.1

Los Requerimientos deben hacerse con la debida anticipación, consignando en el formato respectivo, la fecha máxima en la que debe llegar el bien y/o servicio a pie de obra.

c.2

El Plazo del Requerimiento: Treinta (30) días naturales o calendarios antes de la fecha en que debe llegar el insumo, bien y/o servicio a pie de obra.

c.3

Los requerimientos de los bienes y servicios, que deben ser sometidos a los procesos de adquisición y contratación según la Ley 26850 y su Reglamento vigente, deben presentarse al inicio de la obra.

c.4

Conformidad de la Orden de Requerimiento (O/R) o Requerimiento por el Supervisor.

c.5

Conformidad del Requerimiento por el Especialista Administrativo, desde el punto de vista presupuestario, y elaboración u organización por parte de éste del expediente para el proceso de adquisición o contratación.

c.6

Desarrollo del proceso de adquisición y/o contratación de los bienes o servicios, de acuerdo a la Ley 26850 y su Reglamento, cuya convocatoria

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estará a cargo de la Agencia Zonal o de la Gerencia Departamental, según el monto.

c.7

Acto de firma del Contrato o Giro de la Orden de Compra (O/C) u Orden de Servicios (O/S) y de la Papeleta de Retiro de la Cuenta de Ahorro por la Agencia Zonal, visados por del Especialista Administrativo y la firma del Tesorero del Comité de Obra; o, alternativamente, si no hubiera obligación legal de firmar contrato alguno, se debe efectuar efectuar el giro de la Orden Orden de Compra (O/C) ú Orden de Servicio (O/S) y de la Papeleta de Retiro de la Cuenta de Ahorros, por el monto comprometido correspondiente al proceso: Ambos documentos serán firmados por el Especialista Administrativo, el Tesorero del Comité de Obras y visados por el Jefe de la Agencia Zonal.

d) El Residente podrá sugerir candidatos (personas naturales o jurídicas) para la contratación de servicios especializados, siempre que no se transgreda la labor de los Comités Permanentes o Comités Especiales, previstos en el TUO de la Ley 26850 y su Reglamento, vigentes. e)

Recibir documentadamente los materiales e insumos (materiales, insumos, maquinarias, equipos, combustibles, lubricantes y otros) que lleguen para la obra, verificando previamente su cantidad, calidad y que cumplan con las especificaciones técnicas del expediente técnico. En dicha recepción documentaria incluir a los materiales e insumos depositados en cancha.

f)

Rechazar los recursos (materiales e insumos, maquinarias, equipos, etc.) que no cumplan con la calidad y especificaciones técnicas requeridas y asentar el hecho en el Cuaderno de Obra, de ser el caso.

2.414 De las Valorizaciones de Avance de Obra: a) Las Valorizaciones de Avance serán elaboradas mensualmente, debiendo corresponder a un mes calendario. Su elaboración la deberá efectuar el Residente, conjuntamente con el Supervisor, con los precios del presupuesto original y los metrados realmente ejecutados, más los gastos generales.

b) El cálculo de los metrados realmente ejecutados deberá consignarse en la Planilla de Metrados, planilla que debe adjuntarse a la correspondiente valorización de avance.

c) Los mayores metrados deben valorizarse en planillas independientes (de la valorización del presupuesto principal), para no distorsionar los porcentajes de avance mensuales, entre otros.

d) Las Valorizaciones de Avance deberán elaborarse respetando la misma estructura general del presupuesto original del Convenio Específico. Es decir, el Pie del Presupuesto debe ser el siguiente:

i) Costo Directo, cuyos precios no deben incluir la mano de obra no calificada. ii) Gastos Generales, que se obtendrá multiplicando el porcentaje que de Gastos Generales por el Costo Directo valorizado. Dicho porcentaje figura en el expediente técnico.

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iii) Total: i + ii. e) En general, deben formularse por separado las Valorizaciones de Avance del Presupuesto Original y las Valorizaciones de Avance de los Adicionales.

f)

Los Mayores Metrados deben ser motivo Valorizaciones de Avance Mensual de Mayores Metrados, independiente de la planilla de Valorización de Avance del presupuesto original.

g) El Reajuste de las valorizaciones de avance, por la variación de los precios de los materiales e insumos, se determinará aplicando la fórmula o fórmulas polinómicas del expediente técnico o la metodología contenida en los formatos de los anexos E7a y E7-b.

h) El Reajuste Neto: Es el Reajuste menos la Deducciones que no corresponden por la adquisición anticipada de los materiales. El Reajuste Neto será calculado de acuerdo al Decreto Supremo Nº 011-079-VC, sus modificatorias y ampliatorias.

i)

La Deducción de los Reajustes que no corresponden (D), por la adquisición anticipada de los materiales e insumos, se calculará sólo para aquellos materiales e insumos que figuran en las fórmulas polinómicas. Se considerará como Adelanto para Materiales a los montos destinados para las adquisiciones de materiales e insumos.

j)

Valorización de Avance Reajustada es: La Valorización de Avance más el Reajuste correspondiente.

k) Las valorizaciones de avance reajustadas serán elaboradas por el Residente y el Supervisor , dentro de los cuatro (04) días hábiles de vencido cada mes calendario.

l)

Las valorizaciones de avance reajustadas serán entregadas al Supervisor en el plazo anteriormente citado, y éste a la Agencia Zonal, en el término de la distancia.

2.415 Presentar al Supervisor el Informe Mensual de la Obra El citado informe debe ser presentado dentro de los ocho (08) días hábiles de vencido el mes calendario anterior y después de presentadas las Valorizaciones de Avance Reajustadas y las Pre-Liquidaciones respectivas. El informe debe contener los principales indicadores reales y programados que permitan conocer sucintamente el avance logrado y su relación con el programado, la evaluación de las Pre-Liquidaciones técnica y financiera, las modificaciones aprobadas, los hechos o situaciones más relevantes acaecidos o producidos en la obra, la problemática de la obra y las recomendaciones para superar las eventuales restricciones que estuvieran frenando el normal ritmo de la obra. Ver modelo del anexo E-3: Esquema de Informe Mensual de Obra, del Residente. Dicho informe será considerado “Conforme” si en el plazo de dos (02) días útiles de entregado al Supervisor éste no emitiera opinión contraria.

2.416 Ordenar la realización de los ensayos de calidad de los materiales con la debida anticipación. 24/45


2.417 Efectuar las pruebas de control de calidad de los trabajos realizados. Deben realizarse principalmente los controles siguientes:

a) De los trabajos de relleno (análisis granulométrico, compactación con ausencia de material orgánico, y otros controles que especifique el expediente técnico).

b) Del concreto. c) De las soldaduras de los traslapes de las geomembranas o mantas asfálticas: La consistencia de los traslapes será aprobada por el Supervisor luego de realizada la prueba hidráulica. El Residente debe custodiar los documentos originales que contienen los resultados de dichos ensayos y pruebas hasta la recepción de la obra por la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, a quién deberá entregarlos

2.418 Solicitar al Supervisor la autorización respectiva para efectuar el vaciado del concreto. Antes de dicha solicitud, el Residente debe revisar las secciones reales de las excavaciones, los encofrados, los niveles y alineamientos, la colocación de la armadura, la disponibilidad de la maquinaria, materiales y mano de obra, en cantidades suficientes y adecuadas como para garantizar la continuidad del vaciado, la determinación del asentamiento y la obtención de las probetas para los ensayos de compresión.

2.419 Verificar, conjuntamente con el Supervisor, el funcionamiento de las instalaciones y equipos instalados que forman parte integrante de la obra, conforme a las especificaciones técnicas correspondientes y a las recomendaciones de los fabricantes.

2.420 Obtener las muestras representativas del concreto y ordenar las pruebas de compresión respectivas.

2.421 Inhibirse de efectuar unilateralmente cualquier variación y/o modificación del expediente técnico, por carecer de autoridad para hacerlo.

2.422 En el aspecto Financiero y Presupuestario, el Residente deberá: a)

Efectuar el Control Financiero de la Obra, registrando mensualmente los montos parciales y acumulados de los desembolsos efectuados para la obra y de las Rendiciones de Cuenta.

b) Determinar mensualmente el Avance Financiero. c)

Elaborar conjuntamente con el Supervisor las transferencias inter-partidas del Presupuesto Analítico, que permitan disponer de los montos necesarios para efectuar los gastos. El Presupuesto Analítico modificado deber ser visado por el Supervisor y contar con la aprobación del Jefe de la Agencia Zonal.

2.423 En el aspecto Contable: a)

Verificar que los documentos contables correspondan a los requerimientos solicitados para la obra y a los gastos realmente efectuados para la ejecución de la misma.

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b) Verificar y suscribir los Manifiestos de Gasto elaborados por el Especialista Administrativo de la Agencia.

2.424 Del control y administración de los Materiales e Insumos: a)

Custodiar los Vales de Salida del Almacén de la Obra.

b) Asentar en el Cuaderno de Obra, semanal y mensualmente la cantidad parcial y acumulada de los materiales e insumos ingresados al Almacén de Obra. c)

Asentar en el Cuaderno de Obra, semanal y mensualmente la cantidad y monto parcial y acumulado, de los materiales e insumos usados en obra.

d) Verificar si la cantidad y monto de los materiales e insumos adquiridos corresponden realmente a los que se utilizaron en la obra; y si la cantidad y monto total de los materiales e insumos previstos en el expediente técnico fueron razonablemente similares a los realmente utilizados durante el periodo evaluado. e)

Recibir los recursos (materiales e insumos, maquinarias, equipos y otros) remitidos a la obra, verificando previamente su cantidad, calidad y que cumplan con las especificaciones técnicas respectivas.

f)

Asentar en el Cuaderno de Obra mensualmente la cantidad y monto, parcial y acumulada, de los Materiales e Insumos sobrantes. Entendiéndose por “sobrantes” a aquellos recursos que, habiéndose adquirido, ya no se utilizarán en la ejecución del saldo de la obra.

g) Conciliar por lo menos mensualmente, las cantidades de materiales adquiridos y sus saldos en almacén, determinando la cantidad de materiales por adquirir.

2.425 Formular las Pre-Liquidaciones Técnicas, mensuales y acumuladas El monto de la Pre-Liquidación Técnica mensual se determinará sumando: a)

La Valorización de Avance del presupuesto original.

b) Las Valorizaciones de Avance de los Adicionales oficialmente aprobados. c)

Los Reajustes de las valorizaciones de avance: 

Si se aplican fórmulas polinómicas, para el cálculo de K, el Reajuste Neto es el resultado de la resta: Reajuste – Deducciones (D).



Si no se aplican fórmulas polinómicas, el Reajuste mensual y total se calcularán según instrucciones que figuran en los anexos E-7a y E-7b

El monto de la Pre-Liquidación Técnica acumulada al término de la obra será el resultado de la Valorización Final de la obra motivo del Convenio Específico, de las Valorizaciones Finales de los Adicionales oficialmente aprobados y los Reajustes Netos acumulados del presupuesto principal y de los Adicionales.

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En lo que concierne a los demás documentos técnicos y administrativos (no documentos contables) el Residente debe reunir y presentar al Supervisor todos los documentos técnicos y administrativos producidos en el mes, siempre que sean necesarios para conformar el expediente de Liquidación de la obra. En tal sentido, por ejemplo, debe presentar los planos de obra terminada del tramo de obra ejecutado durante el mes (que incluyan las modificaciones), la hoja de utilización mensual y acumulada de la mano de obra no calificada, los resultados de las pruebas de control de calidad, los resultados del inventario de los materiales ingresados al almacén de Obra y de las adquisiciones del mes de la valorización de avance, etc.

2.426 Formular las Pre-Liquidaciones Financieras, mensuales y acumuladas. El monto de la Pre-Liquidación Financiera se determina sumando los montos de los Costos de los Materiales e Insumos y Gastos Generales que se emplearon realmente durante el mes de la Valorización de Avance. Es decir que, si un documento contable contiene el monto de un material para toda la obra, deberá considerarse solo el monto del material realmente utilizado en el mes de la Valorización de Avance y con el precio que figura en el comprobante de pago respectivo. Al término oficial de la obra, el monto de la Pre-Liquidación Financiera acumulada será igual a la suma de todos los montos consignados en los documentos contables, admitidos por el sistema contable y aprobados por la Gerencia Departamental.

2.427 Evaluar mensualmente las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera. 1)

Si el resultado de la resta del monto de la Pre-Liquidación Técnica menos el monto de la Pre-Liquidación Financiera es negativo, puede conducir a establecer lo siguiente:

a) El cuestionamiento de la competitividad y calidad de la gestión del Residente y del Supervisor en el manejo técnico-económico-administrativo-legal de la obra.

b) Indicios de un presunto mal manejo de todos o algunos de los aspectos relativos, entre otros, al requerimiento de los materiales e insumos, a las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, al deficiente manejo de los almacenes de obra y a la deficiente dirección técnica y supervisión de la obra.

c) Que la cantidad y monto de los materiales e insumos adquiridos no corresponde realmente a los que se utilizaron en la obra.

d) Que la cantidad y monto total de los materiales e insumos previstos en el expediente técnico no fueron razonablemente similares a los realmente utilizados.

e) Si el Comité de Obra proporcionó oportuna y suficientemente con la mano de obra no calificada.

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f)

Si los desembolsos fueron oportunos y suficientes para la normal marcha de la obra; y si la presentación de las Rendiciones de Cuenta fueron o no realizadas oportunamente.

g) Deficiencias del expediente técnico. h) Si la fecha de elaboración del presupuesto original, por su antigüedad, repercutió en el resultado negativo de la evaluación.

i)

Si el presupuesto original del Convenio Específico fue deficientemente elaborado.

2)

El atraso o adelanto parcial (o final), en porcentaje, comparando el avance real con el avance programado.

3)

Otros, los que se considere necesario reportar.

2.428 Adoptar las medidas correctivas para superar las desviaciones. Luego de realizada la evaluación técnica – financiera, tanto el Residente como el Supervisor deberán:

a) Identificar y analizar las causas de las eventuales desviaciones que se hubieran producido en el mes evaluado.

b) Establecer las acciones correctivas que deben aplicarse para superar las desviaciones detectadas.

c) El Residente deberá atender las recomendaciones del Supervisor respecto a las correcciones de dichas desviaciones.

d) Verificar, por muestreo, los precios de los Materiales e Insumos sean razonablemente similares a los del mercado, caso contrario deberá efectuar el reclamo pertinente a la Agencia Zonal, vía el Supervisor.

2.429 Solicitar la designación de la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, a los cuarenta (40) días naturales o calendarios antes de la terminación de la obra, solicitud que debe ser visada por el Supervisor.

2.430 Administrar confidencialmente todos los documentos relativos a la obra. 2.431 Elaborar los Planos Finales de Obra Ejecutada, los mismos que deben ser sellados y firmados por el Residente y el Supervisor.

2.432 Participar, conjuntamente con uno de los miembros del Comité de Obra en la entrega de obra.

2.433 Subsanar oportunamente las observaciones que, eventualmente, hiciera la Comisión de Recepción y Liquidación de Obra, y participar en la suscripción del Acta de Recepción de los Trabajos.

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2.434 Formular la Pre-Liquidación Técnica y la Pre-Liquidación Financiera correspondiente al último mes de ejecución de la obra, las que serán presentadas al Supervisor dentro de los ocho (08) días hábiles de recibida la obra por la Comisión de Recepción y Liquidación.

2.435 Proporcionar la información necesaria y suficiente a la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, para el mejor cumplimiento de sus fines, debiendo entregar, entre otros, los documentos siguientes: a)

Los Planos Finales de Obra Ejecutada, sellados y firmados por el Residente y Supervisor. En caso que no se produjera ninguna modificación del expediente técnico original, no será necesario elaborar nuevos Planos Finales de Obra Ejecutada. En este caso se utilizarán los mismos planos del expediente técnico original.

b) El original o copia fedatada del Presupuesto Analítico de Costos vigente, aprobado por la Agencia Zonal, con el visado previo del Especialista Administrativo y el Supervisor. c)

El borrador en limpio de la Memoria Descriptiva Valorizada de la obra (sin incluir el Monto de la Inversión), visada por el Supervisor. El Monto de la Inversión (MI) sólo será consignado en la Resolución Departamental que se emita después de conocer el Informe de la Comisión de Recepción y Liquidación. Debe entregar también una copia electrónica de dicho documento.

d) Los Manuales de Operación y Mantenimiento de los Equipos e Instalaciones que han quedado integrados en la obra. e)

Original del Cuaderno de Obra.

f)

Los Cuadernos Auxiliares del Cuaderno de obra, si los hubiere.

g) Los resultados e informes respectivos de los controles de calidad efectuados durante el periodo de ejecución de la obra. h) Otros documentos, los que solicite la Comisión.

2.436 Subsanar dentro del plazo establecido (1/10 del plazo vigente de ejecución de obra ), las eventuales observaciones que formule la “Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra”.

2.437 Entregar al Supervisor todo el acervo documentario producido durante la ejecución de la obra, debidamente ordenado por asuntos y foliados.

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2.500 Funciones del Supervisor Sin ser limitativas, las funciones de El Supervisor serán:

2.501 Supervisar la ejecución de las obras, con sujeción a lo dispuesto por: a) El Convenio Específico b) El Expediente Técnico original y sus modificaciones oficialmente aprobadas por la Gerencia Departamental. c) La presente Directiva. d) La buena práctica y arte de la Ingeniería. e) El contrato del Residente.

2.502 Conocer detalladamente las funciones del Residente y cautelar que cumpla satisfactoria y oportunamente con las mismas.

2.503 Abrir, conjuntamente con el Residente, el Cuaderno de Obra el mismo día de la suscripción del Acta de Instalación en el Terreno.

2.504 Transcribir en el cuaderno de obra el Acta de Instalación en el Terreno, en la misma fecha en que se firmó, y considerar que la Fecha Oficial de Inicio de la obra será el día siguiente.

2.505 Conocida la fecha oficial de inicio de la obra, aprobar el ajuste de los documentos siguientes: a)

El Calendario Valorizado de Avance, y

b)

El Calendario de Adquisición de Materiales (valorizado), el mismo que debe estar en armonía con el Calendario Valorizado de Avance.

Ambos Calendarios serán conocidos como Fechados o Ajustados, debiendo ser presentados por el Residente al Supervisor dentro de los siete (07) días hábiles de iniciada oficialmente la obra; y serán considerados “Conforme” si dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a su recepción el Supervisor no emitiera opinión contraria. A su aprobación, dichos documentos serán considerados válidos para todo efecto, en sustitución de los que figuran en el expediente técnico. El Residente y el Supervisor deben sellar, firmar y fechar cuatro (4) ejemplares de dichos documentos, cuya distribución será: Uno para el Residente, otro para el Comité de Obra, otro para el Supervisor y el cuarto para al Jefe de la Oficina Zonal.

2.506 Evaluar el Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno, elaborado por el Residente, e informar al Jefe de la Agencia Zonal y éste a la Gerencia Departamental para que apruebe oficialmente las modificaciones del expediente técnico, de ser el caso. Antes de aprobar cualquier modificación debe consultarse al proyectista.

2.507 Velar que la obra se ejecute dentro del plazo oficial vigente.

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2.508 Verificar e identificar los Bench Marks (hitos fijos o monumentados, puntos de control planimétrico y altimétrico) que definen los niveles de las obras y delimitan el terreno; del mismo modo los puntos auxiliares complementarios que sean necesarios.

2.509 Antes del inicio de las obras, verificar y aprobar los trazos parciales y totales de la obra, que efectúe el Residente.

2.510 Verificar que el personal especializado y no especializado para la obra sea seleccionado, comprometido o contratado oportunamente y en la cantidad suficiente como para mantener el avance normal de la obra.

2.511 Cautelar que el Especialista Administrativo registre la fecha y monto de los Desembolsos efectuados al Comité de Obra, así como de las Rendiciones de Cuenta.

2.512 Verificar y aprobar las Hojas de Tareo de los trabajadores y las Declaraciones Juradas sobre los pagos recibidos, los mismos que deben corresponder al personal que realmente trabajó en obra.

2.513 Exigir que los Requerimientos de los Materiales e Insumos (materiales,

insumos, maquinarias, equipos u otros), necesarios para la obra, sean formulados y presentados oportunamente por el Residente. Asimismo aprobar dichos requerimientos y entregarlos al Especialista Administrativo de la Agencia Zonal para que organice los procesos de adquisiciones y contrataciones a que hubiere lugar.

2.514 Verificar si la cantidad y monto de los materiales e insumos adquiridos corresponden realmente a los que se utilizaron en la obra; y si la cantidad y monto total de los materiales e insumos previstos en el expediente técnico fueron razonablemente similares a los realmente utilizados durante el periodo evaluado. El ingreso y salida del almacén de los materiales en cancha deberá efectuarse ineludiblemente en forma documentaria. Efectuar dicha verificación por lo menos a la fecha de cada valorización de avance mensual.

2.515 Verificar y aprobar los Materiales e Insumos, maquinarias y equipos, que cumplan con la calidad y las especificaciones técnicas del expediente técnico, antes de permitir su ingreso a almacén o al canchón de materiales.

2.516 Verificar que los precios de adquisición de los principales Materiales e Insumos se encuentren dentro de los márgenes razonables del mercado. Caso contrario, deberá comunicar el hecho al Presidente del Comité de Obra y al Jefe de la Agencia Zonal.

2.517 Formular conjuntamente con el Residente los metrados realmente ejecutados durante el periodo de la valorización de avance, los mismos que deberán estar sustentados en la Planilla de Metrados respectiva.

2.518 Formular conjuntamente con el Residente las Valorizaciones Avance Mensual Reajustadas, de los Mayores Metrados y de los Adicionales. Asimismo calcular los Reajustes que correspondan.

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2.519 Verificar que el Residente anote en su oportunidad en el "Cuaderno de Obra" y en los Cuadernos Auxiliares, según sea el caso, la fecha de inicio y término de los trabajos, las causales que pueden originar la solicitud de modificaciones, las fechas de aprobación, sus montos, la ampliación de plazo aprobada, el plazo vigente, los problemas que pudieran afectar el cumplimiento del Calendario de Avance vigente, los avances mensuales físicos y financieros, los desembolsos recibidos y las rendiciones de cuenta, los montos ejecutados y los costos reales correspondientes al periodo de la valorización, los resúmenes semanales de: a) Los ingresos y salidas de materiales y de personal, las horas-máquina trabajadas por los equipos propios y alquilados, la fuerza laboral (horas-hombre insumidas en la obra por el personal obrero, calificado y no calificado), entre otras situaciones o hechos relevantes.

2.520 Solicitar la opinión del proyectista para absolver las consultas o solicitudes sobre modificaciones que efectúe el Residente.

2.521 Durante la ejecución de las obras, verificar y aprobar las pruebas de control de los trabajos y de los materiales.

2.522 Verificar y aprobar el resultado de las pruebas hidráulicas de las obras, que deben realizarse según las especificaciones técnicas del expediente técnico.

2.523 Verificar y velar porque los requerimientos de materiales e insumos se efectúen con la debida anticipación, señalando la fecha máxima que debe llegar a pié de obra.

2.524 Verificar y aprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos que forman parte integrante de la obra, debiendo éstos responder a las especificaciones técnicas del expediente técnico y a las recomendaciones de los fabricantes de los materiales y equipos integrados en la obra.

2.525 Integrar la “Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra” que designe nominalmente la Gerencia Departamental.

2.526 De no recibirse la obra y de suscribirse “El Acta de Observaciones”, al término de las subsanaciones respectivas por parte del Residente, el Supervisor debe informar a dicha Comisión la conclusión de las mismas, dentro de los cuatro (4) días hábiles de haber sido concluidas por el Residente.

2.527 Efectuar el control periódico, parcial y acumulado del avance de obra en sus aspectos técnicos, financieros, contables y administrativo, así como en su aspecto presupuestario (Presupuesto Analítico de Costos).

2.528 Verificar la cantidad e idoneidad del personal técnico y obrero que desempeñe labores en la obra. Aprobar la planilla de jornales (u Hojas de Tareo) y las boletas de pago (o declaraciones juradas) respectivas, verificando que el citado personal esté asignado efectiva y realmente a la ejecución de la obra.

2.529 Verificar el movimiento de materiales e insumos del almacén de la obra (ingresos y salidas documentadas).

2.530 Efectuar, conjuntamente con el Residente, por lo menos al término de cada periodo al que corresponde la Valorización de Avance, la conciliación de los materiales e insumos

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requeridos, comprados, transportados, ingresados a almacén, salidas de almacén y los realmente utilizados en dicho periodo.

2.531 Formular conjuntamente con el Residente y el Especialista Administrativo de la Agencia Zonal, según corresponda, después de cada valorización de avance, las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera, parciales y acumuladas, las mismas que serán presentadas por el Residente como parte de su Informe Mensual de la Obra.

2.532 Efectuar conjuntamente con el Residente y el Especialista Administrativo de la Agencia Zonal, según corresponda, la evaluación mensual y acumulada de las Pre-Liquidaciones técnica y financiera. El Supervisor mediante el Cuaderno de Obra comunicará al Residente las recomendaciones pertinentes para superar las desviaciones y/u omisiones detectadas, de ser el caso.

2.533 De los Informes: a) Revisar el Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno, elaborado por el Residente, y emitir y presentar el informe correspondiente al Jefe de la Agencia Zonal, dentro de los primeros cinco (05) días hábiles de recibido el informe elaborado por el Residente, recomendando, entre otros, las medidas que deben adoptarse para mejorar el diseño y/o calidad del expediente técnico, de ser el caso y que permitan el mejor cumplimiento de las metas propuestas con menor o igual presupuesto.

b) Revisar y aprobar el Informe Mensual de la Obra que presenta el Residente. c) Formular y presentar al Jefe de la Agencia Zonal la Ficha de Seguimiento y Supervisión, del anexo E-4, dentro de un plazo no mayor a tres (03) días hábiles de recibido el Informe Mensual. Dentro del mismo plazo, el Especialista Administrativo de la Agencia Zonal llenará en la Ficha los datos relacionados a su área, debiendo la Agencia Zonal remitirla a la Gerencia Departamental para que registre los datos respectivos en el SIMOP en un plazo no mayor de dos (02) días hábiles de recibida la Ficha.

d) El Supervisor deberá presentar, cada vez que se le requiera, los Informes Especiales sobre situaciones específicas que pudieran presentarse durante la ejecución de las obras. Dichos Informes Especiales deberán ser presentados dentro de los dos (02) días hábiles (más el término de la distancia, si fuera el caso) de recibida la solicitud del Jefe de la Agencia Zonal. El hallazgo de desviaciones relevantes detectadas al evaluarse las preliquidaciones técnica y financiera obligará al Supervisor a formular y presentar de inmediato, de oficio, sin necesidad de solicitud expresa, un Informe Especial al Jefe de la Agencia Zonal; y éste a su vez quedará obligado, de oficio, a presentar su informe al Gerente Departamental en el más breve plazo.

e) Emitir oportunamente los informes destinados al Jefe de la Agencia Zonal, sobre las solicitudes presentadas por el Residente para modificar el original del expediente técnico y que puedan significar la aprobación oficial de Adicionales, Reducciones, Ampliatorias de Plazo, etc.

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2.534 Controlar que se realicen de inmediato las acciones correctivas pertinentes a fin de superar las desviaciones detectadas al evaluar las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera.

2.535 Aprobar y tramitar ante la Jefatura de la Agencia Zonal y ésta ante la Gerencia Departamental la solicitud de la designación de la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, cuarenta (40) días naturales o calendarios antes de la terminación de la obra. En el caso de obras cuyo plazo sea menor que 30 días naturales o calendarios, recibir la solicitud del Comité de Obras, aprobarla y tramitarla para que se designe nominalmente a la Comisión de Recepción y Liquidación inmediatamente después del inicio oficial de la obra.

2.536 Solicitar a la Comisión presentarse en obra, cinco (05) días hábiles antes de la terminación estimada de los trabajos.

2.537 Revisar y dar conformidad, firmando y sellando los Planos Finales de Obra Ejecutada que presente el Residente. La Conformidad debe producirse dentro de los cinco (05) días hábiles de recibidos.

2.538 Efectuar el seguimiento de los asuntos pendientes que pudieran estar a cargo del Especialista Administrativo de la Agencia Zonal o de la Gerencia Departamental que estuvieran entorpeciendo el normal desarrollo de la obra y/o de su recepción. Informar a la Jefatura de la Agencia Zonal sobre la situación de dicho seguimiento.

2.539 Verificar que se haya efectuado el saneamiento de todos los asuntos administrativos pendientes de la obra, antes de la elaboración de la Liquidación Final de la Obra. En todo caso, debe emitirse en vías de regularización, por quien corresponda el pronunciamiento oficial (Resolución y Addenda) sobre cualquier solicitud efectuada por el Residente, principalmente si se trata de asuntos que supongan modificaciones que puedan repercutir en la Liquidación Final de la Obra.

2.540 Revisar y dar conformidad al Borrador en Limpio de la Memoria Descriptiva Valorizada de la Obra, sin montos, que presente el Residente.

2.541 En representación de la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, aprobar las subsanaciones a las eventuales observaciones que formule dicha Comisión, siempre que esta tarea le sea encargada por la Comisión.

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V.3

RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS OBRAS

3.100 Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera, mensuales 3.101 De las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera, mensuales Los conceptos contenidos en los numerales 1.513 y 1.514 de la presente Directiva, también son válidos para las pre-liquidaciones. La Pre-Liquidación Técnica como la Pre-Liquidación Financiera se elaborarán mensualmente, durante la etapa de ejecución de la obra. Sus montos se acumularán al del mes anterior para poder efectuar su comparación al término de cada mes y, de ser el caso, adoptar las medidas correctivas para superar las eventuales desviaciones y/u omisiones detectadas. Al término de la obra, las citadas Pre-Liquidaciones acumuladas, con sus documentos sustentatorios constituirán la Pre-Liquidación Final de Obra, la misma que debe entregarse a la Comisión de Recepción y Liquidación. Mensualmente serán formuladas las siguientes Pre-Liquidaciones: a) La Pre-Liquidación Técnica: El monto de esta Pre-Liquidación es de carácter teórico y se determina sumando los montos de las Valorizaciones de Avance del presupuesto original y las Valorizaciones de Avance de los Adicionales aprobados, sumando a ambas los Reajustes que correspondan. El monto de la Pre-Liquidación Técnica representa el monto máximo al que puede llegar el monto de la Pre-Liquidación Financiera. Al término de la obra, el monto acumulado de las Pre-Liquidaciones Técnicas será igual a la suma de la Valorización Final del presupuesto original, de las Valorizaciones Finales de los Adicionales y de los Reajustes que correspondan por variación de precios e insumos. Como parte de la Pre-Liquidación Técnica mensual se reunirán y acumularán, entre otros, los documentos técnicos y administrativos que definen oficialmente las características y dimensiones de las obras realmente ejecutadas, los planos de la obra terminada que incluyen las modificaciones efectuadas durante el mes de la valorización, los resultados de las pruebas realizadas, la administración del almacén de obra, así como la oportunidad en que fueron construidas. b) Las Pre-Liquidaciones Financieras: Los montos mensuales de estas Pre-Liquidaciones son de carácter real y su monto está dado por el costo real de los materiales e insumos y de cualquier otro concepto invertido realmente en la obra y utilizado en el mes de la Pre-Liquidación. Para obtener el monto de la Pre-Liquidación Financiera se valorizarán los materiales e insumos que salieron de almacén y fueron usados realmente en la obra durante el mes al que corresponde la Pre-Liquidación, con los precios reales de su adquisición, obtenidos de los documentos contables. Dicha valorización incluirá a los materiales

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en cancha. Del mismo modo, se procederá para valorizar los bienes y servicios del mismo periodo. Sobre el particular, no deben valorizarse los materiales e insumos y demás bienes y servicios que fueron adquiridos en el mes de la liquidación pero que no fueron utilizados durante ese periodo. El monto de la Pre-Liquidación Financiera, mensual y acumulada, nunca debería ser mayor que la Pre-Liquidación Técnica correspondiente. Al término de la obra, cuando se hayan pagado todos los compromisos que demandaron su ejecución, la Pre-Liquidación Financiera será igual al monto total que figuran en los documentos contables, aceptados por el sistema contable y aprobado por la Gerencia Departamental.

3.102 Los montos aprobados por las modificaciones oficiales al Convenio no implican necesariamente Ampliación Presupuestal.

3.103 Las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera serán elaboradas obligatoriamente, además, cuando: a)

Ocurra la suspensión o paralización indeterminada de la obra.

b) La obra quede inconclusa. c)

Se produzca el cambio del Residente.

Esta previsión obedece a la necesidad de deslindar responsabilidades en lo que respecta a la calidad de la obra y al buen manejo administrativo de la misma.

3.200 Evaluación de las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera 3.201 Para evaluar las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera se debe efectuar, determinar, establecer o verificar:

a) El resultado de la resta del monto de la Pre-Liquidación Técnica menos el monto de la Pre-Liquidación Financiera. La diferencia entre dichos montos puede sugerir el grado de competitividad y calidad de la gestión del Residente y del Supervisor en el manejo y control directo de los aspectos técnico-económico-administrativos de la obra. El resultado negativo de dicha resta puede indicar el presunto mal manejo de todos o algunos de los aspectos relativos, entre otros, al requerimiento de los materiales e insumos, a las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, al deficiente manejo de los almacenes de obra y a la deficiente dirección técnica y supervisión de las obra, entre otros.

b) El atraso o adelanto, si lo hubiera, en la entrega de la obra, en días calendarios.

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c) Si hubo oportuna y suficiente provisión de la mano de obra no calificada por parte del Comité de Obra, y su repercusión en el plazo real de ejecución de la obra.

d) Si los desembolsos fueron oportunos y suficientes para la normal ejecución de las obras, y su repercusión en el plazo real de ejecución de la obra.

e) Si el expediente técnico, y particularmente su presupuesto, fue deficientemente elaborado.

f)

En lo posible, verificar si hubo sobre valoración en los precios de adquisición de los materiales.

g) En lo posible, verificar si los procesos de contrataciones y adquisiciones se efectuaron conforme a la Ley 26850 y su reglamento, vigentes.

h) Otros, los que se considere necesario reportar. 3.202 La Comisión incluirá en su Informe de Liquidación Final de la Obra los resultados de la evaluación.

3.300 De la Comisión de Recepción y Liquidación 3.301 Designación de la Comisión de Recepción y Liquidación La Recepción de los Trabajos y la Liquidación Técnica y Financiera de la Obra estará a cargo de la Comisión respectiva, la misma que estará conformada por: a)

El Especialista en Infraestructura Rural de la Gerencia Departamental, ingeniero agrícola o civil o de la especialidad de la obra, quien la presidirá. Alternativamente, y en casos debidamente justificados, podrá encargarse esta función a un profesional de la especialidad que pertenezca a otra Entidad del Estado y que labore en la jurisdicción donde se encuentra la obra.

b)

El Supervisor de la Obra o un representante de la Agencia Zonal, de la especialidad de la obra, en cuyo ámbito se ejecuta la obra.

c)

El Especialista Administrativo de la Gerencia Departamental.

En caso de no disponerse del personal descrito, la conformación de la Comisión será sugerida por el Gerente de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático.

3.302 La Comisión, para desarrollar las actividades encomendadas tendrá el plazo de treinta (30) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha de la suscripción del Acta Recepción de los Trabajos.

3.303 El Gerente Departamental queda facultado para designar nominalmente a los miembros de dicha Comisión treinta (30) días calendarios antes de la terminación de la obra, a solicitud del Comité de Obra; solicitud que debe contar con la Conformidad del Supervisor.

3.304 Luego de la designación nominal de los miembros de la Comisión, ésta debe recibir de la Agencia Zonal la documentación disponible necesaria para formular la liquidación técnica 37/45


y la liquidación financiera de la obra, entre ellas el expediente técnico original aprobado y las Pre-liquidaciones Técnica y Financiera.

3.305 Las funciones de los miembros de la Comisión de Recepción y Liquidación son indelegables, intransferibles e irrenunciables.

3.306 Las funciones de la Comisión, en lo que respecta a la Liquidación Final de la Obra, deben iniciarse inmediatamente después de su designación, revisando las Pre-Liquidaciones mensuales y acumuladas, y verificando entre otros, si la Gerencia Departamental emitió o no la respectiva Constancia de Ejecución de Gasto.

3.307 Funciones Principales de la Comisión: Sin ser limitativas, la Comisión tendrá las funciones principales siguientes:

a) Recibir los trabajos ejecutados por el Comité de Obra, previa verificación del fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas del expediente técnico original, de los correspondientes a los adicionales y reducciones de obra y del resultado de las pruebas que sean necesarias para comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos; y en el mismo, acto, se procederá a entregar las obras a los usuarios o beneficiarios para que se encarguen su operación y mantenimiento inmediato..

b) Revisar los originales o las copias fedatadas de los Manifiestos de Gastos o Manifiestos de Caja, de los documentos fuente y de las Rendiciones de Cuentas, así como el monto total de los gastos realizados y confrontarlos con los montos consignados en la Constancia de Ejecución de Gasto, según modelo del anexo RL4.

c) Formular la Liquidación Técnica y la Liquidación Financiera de la Obra, de acuerdo a lo establecido en la presente Directiva y a los dispositivos legales específicos vigentes que resulten aplicables. Los conceptos precedentemente definidos para las Pre-Liquidaciones Técnica y Financiera serán de aplicación para las Liquidaciones Técnica y Financiera.

d) Elaborar el expediente de liquidación por cada obra. e) Revisar las Valorizaciones Finales de Avance (del presupuesto original y de los adicionales) y su correspondencia con los documentos de sustento, como los planos de Obra Terminada y las Planillas de Metrados.

f)

Realizar el inventario de los principales materiales; y verificar si los saldos reales de cada uno de ellos concilian con los saldos documentados. Igualmente, verificar si la cantidad de materiales adquiridos, según comprobantes de pago, coincide con la cantidad realmente ingresada al Almacén de Obra. Estas verificaciones incluirán a los Materiales en Cancha.

g) Evaluar la Liquidación Técnica y la Liquidación Financiera. La Comisión utilizará los mismos conceptos establecidos para evaluar las PreLiquidaciones Técnica y Financiera.

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h) Responsabilidad por los saldos en contra y descargos. A partir de los resultado de la evaluación, la Comisión deberá señalar las presuntas irregularidades e incluir en su Informe de Liquidación Final y en el Proyecto de Resolución Departamental de aprobación de las Liquidaciones Técnica y Financiera, la recomendación pertinente para que la Oficina de Control Interno del PRONAMACHCS efectúe un Examen Especial tendiente a determinar las responsabilidades administrativas, civiles y penales, si las hubiere. La Comisión, dentro del plazo establecido para efectuar las Liquidaciones Técnica y Financiera, podrá solicitar a quienes corresponda la información que sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Con los descargos respectivos o sin ellos (después de vencido el plazo de ocho (8) días hábiles para efectuarlos) la Comisión deberá elaborar su Informe de Liquidación Final. Las presuntas irregularidades que se hubieran cometido no deben impedir la elaboración y aprobación de la Liquidación.

i)

Determinar el Monto de la Inversión (MI): Una vez conocido el monto de la Liquidación Técnica (mLT) y el monto de la Liquidación Financiera (mLF), el Monto de la Inversión (MI) será el menor de aquellos montos.

j)

Determinar el Monto de la Devolución: El monto de la Devolución de fondos en favor de PRONAMACHCS estará dado por la fórmula siguiente: Devolución = Desembolsos – Monto de la Inversión

k) Entregar la obra a los usuarios o beneficiarios, mediante “Acta de Recepción de los Trabajos”, según modelo del anexo RL-2, para que se encarguen de su operación y mantenimiento inmediato y permanente.

l)

Formular el proyecto de la Memoria Descriptiva Valorizada, en base a los borradores elaborados por el Residente y el Supervisor.

m) Formular el Proyecto de Resolución Departamental de aprobación de la Liquidación Técnica y Financiera, que debe firmar el Gerente Departamental en caso de aprobación.

n) Presentar al Gerente Departamental el Informe de Liquidación Final de Obra, el proyecto de Resolución y el expediente de liquidación, recomendándole su aprobación. De ser el caso, debe adjuntarse copias de las Resoluciones que apruebas modificaciones al Convenio.

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3.400 Recepción de los Trabajos 3.401 La Comisión de Recepción y Liquidación, en un plazo no mayor de OCHO (08) días hábiles de la fecha de la conclusión de los trabajos, procederá a: a)

Verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas, incluidas sus modificaciones, y comprobar la buena operación y el buen funcionamiento de las instalaciones y de los equipos integrados en la obra. Tratándose de infraestructura de riego, al término de las obras deben hacerse las pruebas hidráulicas de funcionamiento.

b) De encontrar observaciones a los trabajos realizados, deberá formular y suscribir conjuntamente con el Residente y el Presidente del Comité de Obra la respectiva “Acta de Observaciones” no recibiéndose, consecuentemente, los trabajos. Ver anexo RL-1: Acta de Observaciones. En este caso, el Residente dispondrá de 1/10 del plazo vigente (plazo original más las ampliaciones aprobadas) para subsanar las observaciones, plazo que se computará a partir del quinto (5to) día calendario de suscrita el Acta. c)

Los gastos que demanden el levantamiento de observaciones podrán incluirse dentro de la Liquidación Financiera, sin que ello signifique que deba aprobarse el presupuesto adicional correspondiente.

d) Subsanadas las observaciones, el Residente solicitará la Recepción de los Trabajos haciendo la anotación respectiva en el Cuaderno de Obra. La comprobación que realizará la Comisión se limitará a verificar la subsanación de las observaciones consignadas en el “Acta de Observaciones”, no pudiendo formular nuevas observaciones. Eventualmente, cuando el caso lo amerite, la Comisión podrá delegar al Supervisor la verificación de las subsanaciones, e informar a la Comisión, la que los debe considerar como suyas. e)

De no encontrarse observaciones a los trabajos realizados deberá suscribirse, conjuntamente con el Residente y el Presidente del Comité de Obra y los representantes de los usuarios o beneficiarios, el “Acta de Recepción de los Trabajos” según modelo anexo del RL-2.

f)

Efectuar el inventario valorizado de los materiales e insumos sobrantes, así como de las herramientas, y entregarlos a los beneficiarios o usuarios mediante Acta de Entrega de Materiales y Herramientas, según modelo del anexo RL-3, se. La valorización se efectuará con los precios de los comprobantes de pago respectivos.

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3.500 Contenido del Expediente de Liquidación 3.501 Contenido del Expediente de Liquidación de la Obra. El contenido del Expediente de Liquidación de la Obra será el siguiente:

a) Ficha Resumen de la Liquidación, según anexo RL-5 b) Memoria Descriptiva Valorizada. c) Copia del Convenio Específico motivo de la obra. d) Copia del presupuesto original de obra, aprobado. Incluyendo los análisis de precios unitarios.

e) Valorización de Avance Final, según modelo anexo E-6, de: e.1

De la obra principal, motivo del presupuesto original aprobado con el Convenio Específico.

e.2

De los Adicionales (oficialmente aprobados, que cuenten con las respectivas Resoluciones y Addendas).

f) Total de los Reajustes que correspondan. g) Presupuesto(s) de la(s) Reducciones de Obra, oficialmente aprobados, que cuenten con sus respectivas Addendas.

h) Calendario Valorizado de Avance, fechado y vigente. i) Constancia de Ejecución de Gasto, emitido por la Gerencia Departamental. j) Copia fedatada de los Manifiestos de Gasto o Manifiestos de Caja k) Acta de Instalación en el Terreno, según modelo del Anexo E-1. l) Acta de Recepción de los Trabajos, según formato del Anexo RL-2 m) Cargo de la comunicación de la entrega al Administrador Técnico de Distrito de Riego (ATDR) del Acta de Recepción de los Trabajos, según modelo de oficio del anexo E-8

n) Copia de Cierre de la Cuenta Bancaria mancomunada. o) Acta de Entrega de Materiales y Herramientas (valorizado con los precios de compra), según modelo del anexo RL-3.

p) Cantidad de Mano de Obra Empleada Total, según formato del anexo JEPO-OR “Jornales Empleados para Obras de Riego”

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q) Certificados de ensayos de materiales y/o registros de las pruebas de calidad, cuando la naturaleza de la obra lo exija.

r) Planos Finales de Obra Ejecutada (relación de planos y sus denominaciones). s) Cuaderno de Obra original, t) Otros, los que la Comisión de Recepción y Liquidación los considere pertinente. 3.600 De la Aprobación de la Liquidación 3.601 La aprobación de la Liquidación se hará mediante Resolución Departamental, previa opinión favorable de la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático, para cuyo fin el Gerente Departamental debe efectuar la solicitud respectiva acompañando la Ficha Resumen de la Liquidación, del anexo RL-5

3.602 La Gerencia Departamental debe fedatar siete (7) copias y distribuirlas de la manera siguiente: 1 copia para la Gerencia General, 1 copia para la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático, 1 copia para la Gerencia Administrativa, 1 copia para la Agencia Zonal, 1 copia para el Supervisor, 1 copia para el Residente y 1 copia para el Comité de Obra. VI

MECÁNICA OPERATIVA

4.101 La suscripción del Convenio Específico se efectuará después de haberse cumplido los eventos principales siguientes:

1) La Gerencia Departamental aprueba el expediente técnico. Sólo en los casos en que el monto del presupuesto de la obra (Monto Referencial) supere las 45 UIT deberá obtener previamente la conformidad de la GMRNCC.

2) Gerencia Departamental informa a la GMRNCC sobre expedientes técnicos aprobados.

3) GMRNCC gestiona financiamiento ante la Gerencia de Planeamiento. 4) MEF aprueba el Calendario de Compromisos a nivel de montos globales. 5) La GMRNCC asigna fondos a nivel de proyectos e informa a la Gerencia de Administración.

6) La Gerencia de Administración generará el número del Convenio usando el SIMOP. 7) La Gerencia de Administración transfiere fondos a la Cuenta de Ahorros. 8) Firma del Convenio Específico por el Jefe de la Agencia Zonal y por el Presidente del Comité de Obra. Para mayor detalle ver numeral 2.100

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4.102 Funciones principales de los Especialistas Administrativos de la Agencia Zonal y de la Gerencia Departamental:

1)

Corresponde a los Especialistas Administrativos elaborar los documentos para organizar los expedientes para los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo a la Ley 26850 y su Reglamento vigente, y a la Directiva General sobre Normas y Procedimientos Administrativos.

2)

Cuando el monto de la contratación de bienes y servicios corresponda a Menor Cuantía o a Adjudicación Directa Selectiva, el proceso será organizado por la Agencia Zonal. Por el monto inmediato superior al anterior, el proceso será organizado por la Gerencia Departamental.

3)

Durante la ejecución de la obra deberá elaborar y/o organizar y visar los expedientes de las Rendiciones de Cuentas (Manifiestos de Gastos o de Caja con sus documentos fuentes sustentatorios).

4)

En caso de discrepancias entre los montos desembolsados y rendidos, registrados por la Agencia Zonal y la Gerencia Departamental, deberá propiciar la conciliación contable respectiva.

Para mayor detalle ver numeral 2.200

4.103 En los casos de las solicitudes de modificaciones del Convenio Específico (adicionales, reducciones, ampliaciones de plazo u otros), tanto el Supervisor como el Jefe de la Agencia Zonal deben emitir su opinión y derivarla a la Gerencia Departamental para su aprobación mediante Resolución Departamental, salvo los casos específicos que requiera de la Conformidad de la GMRNCC y/o de la Gerencia de Planeamiento. Para mayor detalle ver numeral 2.300

4.104 No está permitido aprobar ni ejecutar ninguna adición de la meta principal aún cuando no requiera ampliación presupuestal; en tal caso, y después de suscribir el Acta de Recepción de los Trabajos, deberá efectuarse la Devolución de los montos no utilizados.

4.105 En los casos de una modificación relativa a una Reducción de Obra que implique dejarla definitivamente inconclusa, la Gerencia Departamental con su opinión favorable someterá la modificación a consideración de la Gerencia General para su opinión; y, de resultar favorable, el Gerente Departamental procederá a aprobar oficialmente la modificación con Resolución Departamental, autorizando al Jefe de la Agencia Zonal, en la misma Resolución, a firmar la Addenda respectiva. Para mayor detalle ver numeral 2.300

4.106 La mecánica operativa del Residente y Supervisor está detallada en los numerales 2.400 y 2.500

43/45


4.107 Sobre la Recepción y Liquidación de las Obras: 1)

La Recepción y Liquidación de las obras será de responsabilidad de una Comisión, la misma que será designada nominalmente por la Gerencia Departamental.

2)

Dicha designación deberá efectuarse 30 días calendarios antes de la terminación de la obra, debiendo formular el expediente de Liquidación Técnica y Financiera y el Informe de Liquidación Final de la Obra en un plazo no mayor de 30 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de Recepción de los Trabajos.

3)

Corresponde al Gerente Departamental Departamental las liquidaciones de las obras.

aprobar

mediante

Resolución

Las funciones de la Comisión se detallan en los numerales 3.100, 3.200, 3.300, 3.400 y 3.500 VII

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

5.101

Queda sin efecto la Directiva General Nº 007-2000-AG-PRONAMACHCS-DIR, aprobada con Resolución Directoral Nº 089-2000-AG-PRONAMACHCS-DE en las partes relativas a Ejecución y Liquidación de Obras, o en cualquier otra parte que se oponga a la presente Directiva General.

5.102

Copias fedatadas de las Resoluciones Departamentales y de las Addendas respectivas serán remitidas al Gerente General por el Gerente Departamental dentro de los quince (15) días hábiles de iniciado el mes siguiente al de la emisión.

5.103

La Gerencia de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático queda facultada para suprimir, mejorar, sustituir, actualizar o incrementar los anexos de la presente Directiva General, de acuerdo a las necesidades, así como a elaborar los diagramas de flujo u otros documentos de divulgación que sean necesarios para mejorar su aplicación.

VIII

RESPONSABILIDADES

6.101 La aplicación de la presente Directiva General es de responsabilidad directa de: a)

El Gerente Departamental, el Jefe de Agencia Zonal y los Especialistas Administrativos y, en general, el personal de las oficinas desconcentradas cuyas actividades están relacionadas con materias que inciden en la Ejecución y Liquidación Técnica y Financiera de una Obra.

b)

Las Gerencias de Manejo de Recursos Naturales y Cambio Climático, de Planeamiento y de Administración y de la Oficina de Asesoría Legal

c)

Los miembros de la Comisión de Recepción y Liquidación de Obra

6.102 El incumplimiento de lo establecido en la presente Directiva General dará lugar a las sanciones administrativas respectivas, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que hubiera lugar.

44/45


ANEXOS Correspondientes a la Ejecución de la obra: E-1: Acta de Instalación en el Terreno E-2: Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno E-3: Esquema del Informe Mensual de Obra, del Residente E-4: Ficha de Seguimiento y Supervisión E-5: Addenda por Modificación del Convenio Específico E-6: Valorización de Avance Final E-7a: Resumen del Reajuste Mensual y Total E-7b: Cálculo del Reajuste Mensual y Total, por Material E-8: Oficio al ATDR JEPO-OR: Jornales Empleados para Obras de Riego Correspondientes a la Recepción y Liquidación de la Obra por la Comisión respectiva: RL-1: RL-2: RL-3: RL-4: RL-5:

Acta de Observaciones Acta de Recepción de los Trabajos Acta de Entrega de Materiales y Herramientas Constancia de Ejecución de Gasto Ficha Resumen de la Liquidación

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Acta de instalación en el terreno

E - 1: Acta de Instalación en el Terreno

Proyecto: ……..………………......................................................................................................... ….……………………………………………………………………………………….. Convenio Nº: …………………….. Ubicación: Comunidad: ………………………………………………………………... Localidad:…………………………………….. Distrito: ............................................................. Provincia: ………….......................................... Departamento: ................................................... a. b. c. d. f. g.

Presupuesto original de la obra: S/. ......................... Fuente de financiamiento: ............................... Fecha oficial de inicio: ............................... Plazo de ejecución: .............................días calendario Fecha de término programada: ............................... Número de beneficiarios: ……………………….

Siendo las ..... horas, del día ... de ..... ..... del dos mil ........, se constituyeron en el terreno ubicado en la localidad de ............................ del distrito de .................................., provincia de ...................................... del Departamento de ...................... los representantes siguientes: Por los Beneficiarios: Nombre ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... ............................................... ...............................................

DNI ............. ............. ............. ............. ............. .............

Firma ...................................... ...................................... ...................................... ...................................... ...................................... ......................................

Por el Comité de Obras: Cargo Presidente Tesorero Secretario Ing. Residente CIP Nº………..

Nombre ............................................... ............................................... ............................................... ...............................................

DNI ............ ............ ............ ............

Firma ................................ ……........................ ................................ ……………............

Por el PRONAMACHCS: El Ingeniero…………………………………………………, Jefe de la Agencia Zonal, El Ingeniero……………………………………….., Profesional en Manejo de Recursos Naturales de la Agencia Zonal, con DNI. ……........., quién asumirá a partir de mañana sus funciones como Supervisor de la obra.

1/2

Acta de instalación en el terreno

Con este Acto se cumplen formalmente con todas las condiciones previas para dar inicio a la ejecución proyecto, señalándose que a partir mañana se computará el plazo para la ejecución de la obra. Dando fe al acto y en señal de conformidad, se suscribe la presente Acta en cinco (5) originales. Por el PRONAMACHCS: Jefe de Agencia Zonal Supervisor de la Obra Por los Beneficiarios: Presidente del Comité de Obra: Residente de Obra

2/2

Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno

E-2: Informe de Compatibilidad del Expediente Técnico con el Terreno Convenio Específico N°:……………………………………………………. Proyecto: ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. El que suscribe Supervisor de la obra indicada, luego de haber revisado el Expediente Técnico del proyecto informa lo siguiente:

1)

Se ha verificado la Disponibilidad del Terreno en el cual se ha proyectado la ejecución del proyecto.

2)

El tipo de suelo observado in situ es compatible con la estructura diseñada y los análisis de los precios unitarios y las partidas consideradas en el presupuesto aprobado.

3)

Los planos, parte integrante del expediente técnico aprobado, son compatibles con la topografía del terreno donde se desarrollará el proyecto.

4)

La disponibilidad hídrica es concordante con el caudal de diseño especificado en el expediente técnico aprobado.

5)

El área beneficiaria consignada en el expediente técnico aprobado tiene concordancia con lo observado en el terreno.

6)

Los precios de los materiales e insumos y de los coeficientes de aporte en los analisis de precios unitarios respectivos están conformes.

7)

El presupuesto de la Obra tiene una antigüedad no mayor de tres meses.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

a) b)

El expediente técnico es compatible con el terreno No existe impedimento alguno para ejecutar la obra

Lugar y fecha:

…………………………………………………………………… Nombre del Ing. Residente: CIP: DNI: NOTA IMPORTANTE: Si el Residente no encuentra compatible el expediente técnico con el terreno, hará un informe precisando puntual y detalladamente cada uno de los inconvenientes que lo hace inejecutable y que, en todo caso, se debe efectuar las modificaciones del caso, enumerando esas modificaciones y/o mejoras que merece el expediente técnico.

1/1

Esquema del Informe Mensual de Obra, del Residente

E-3: Esquema del Informe Mensual de Obra, del Residente

INFORME MENSUAL DE OBRA Nº ……., MES Y AÑO Lugar, fecha

1) NOMBRE DEL PROYECTO Número y denominación del Convenio, breve descripción del proyecto, incluyendo los objetivos y metas proyectadas.

2) UBICACIÓN Comunidad, localidad, distrito, provincia, departamento

3) VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA (AVANCE FÍSICO) Monto del Convenio: Valorizac. Nº

Mes

S/. Parcial S/.

180,000.00 %

Parcial

Acumulado S/.

% Acumulado

1

Enero

10,000.00

5.56%

10,000.00

5.56%

2

Febrero

30,000.00

16.67%

40,000.00

22.22%

3

Marzo

15,000.00

8.33%

55,000.00

30.56%

Paralizada

Abril

0

0.00%

55,000.00

30.56%

Paralizada

Mayo

0

0.00%

55,000.00

30.56%

4

Junio

40,000.00

22.22%

95,000.00

52.78%

5

Julio

10,000.00

5.56%

105,000.00

58.33%

6

Agosto

1,000.00

0.56%

106,000.00

58.89%

4) AVANCE FINANCIERO Se consignará en el informe el monto total desembolsado por la Unidad de Contabilidad y Tesorería, y su porcentaje con relación al monto total de la obra

5) COSTO DE LA EJECUCIÓN DEL MES Consignar el monto del costo que demandó ejecutar las obras del mes informado. En cuadros independientes se valorizarán los materiales e insumos (mano de obra calificada, materiales, alquiler de maquinarias, etc., pagos por gastos generales) utilizados en la ejecución de las obras del mes valorizado. El costo de los materiales e insumos se valorizarán con los precios unitarios reales obtenidas de los comprobantes de pago (facturas, boletas, etc). Las cantidades de materiales e insumos utilizados durante el mes de la valorización se obtendrán de los Vales de Salida de Almacén.

1/3


6) EVALUACIÓN DE LAS PRE-LIQUIDACIONES FINANCIERA, MENSUAL Y ACUMULADA

TÉCNICA

Y

a) Detallar el resultado de la Evaluación de las Pre-liquidaciones Técnica y Financiera, del mes b) Detallar el resultado de la Evaluación de las Pre-liquidaciones Técnica y Financiera, acumulada al mes del Informe. c) Describir resumidamente las medidas adoptadas para superar las eventuales desviaciones.

7) ATRASO O ADELANTO DE LA OBRA a) Fecha oficial de Inicio de la obra : b) Plazo original

:

en días calendario

c) Fecha de término programada original

:

d) Atraso (o adelanto)

:

en días calendario

Ampliación Nº 1 Ampliación Nº 2

: :

en días calendario en días calendario

Fecha de término vigente

:

e) Ampliaciones de plazo aprobadas

f)

g) Atraso (o adelanto)

:

en días calendario

8) MODIFICACIONES APROBADAS O EN TRAMITE a) Describir resumidamente las modificaciones aprobadas con Resolución por la Gerencia Departamental b) Describir resumidamente las modificaciones aprobadas con Resolución de la Gerencia Departamental desde el inicio de las obras hasta el mes del Informe mensual anterior. c) Describir las modificaciones solicitadas por el Residente que se encuentran en trámite de aprobación. d) Acompañar al informe las Resoluciones aprobatorias y las copias de las Addendas al Convenio Específico respectivas. En este numeral la relación de la descripción de los documentos será acumulada, de modo que siempre se tenga la relación actualizada desde el comienzo de la obra.

2/3


9) OCURRENCIAS DESTACABLES Describir las ocurrencias que han incidido desfavorablemente en la normal ejecución de la obra, como: Demoras en los desembolsos, demoras en las adquisiciones y contrataciones, demora en la absolución de consultas, demora en la autorización de vaciado de concreto, provisión insuficiente e inoportuna de la mano de obra no calificada, demora en la aprobación de las modificaciones al proyecto solicitadas, inundaciones, períodos festivos, visitas, entre otros.

10) CUADERNO DE OBRA Adjuntar las copias desglosables de las páginas del Cuaderno de Obra correspondiente al mes que se informa.

11) EXTRACTO BANCARIO DE LA CUENTA MANCOMUNADA Adjuntar copia del extracto bancario de la cuenta mancomunada del proyecto.

12) ACTA DE INSTALACIÓN EN EL TERRENO Si se trata del primer Informe de Avance de Obra, debe incluirse una copia del “Acta de Instalación en el Terreno”.

13) FICHA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Debe adjuntarse al presente informe la Ficha de Seguimiento y Control del Proyecto, con la información que le corresponde llenar al Residente.

14) ÚLTIMO INFORME MENSUAL Si se trata del último Informe de Avance de Obra, debe incluirse: a) Una copia del “Acta de Recepción de los Trabajos” firmada, entre otros, por la Comisión de Recepción y Liquidación.

15) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Deberán precisarse con claridad y orientarse a favorecer y mejorar el desarrollo de la obra en ejecución.

…………………………………………………………………… Nombre del Ing. Residente: CIP: DNI: Este Informe será presentado al Supervisor

3/3

E-4: FICHA DE SEGUIMIENTO Y SUPERVISIÓN FECHA DE REPORTE / /

Nº DE CONVENIO

NOMBRE DEL PROYECTO REGION DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD COMUNIDAD AGENCIA MICROCUENCA

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO Programada PARALIZACION, DEL AL FECHA DE TERMINO REAL PLAZO DE EJECUCION Nº DE FAMILIAS BENEF. AREA BENEFICIADA (ha) - AREA INCORPORADA (ha) - AREA MEJORADA (ha)

: :

/ /

: : : : : :

/

/ / / DIAS

DATOS BASICOS DEL PROYECTO ING. RESIDENTE ING. SUPERVISOR JEFE DE AGENCIA ADMINISTRADOR PRESIDENTE DEL COMITÉ ENTIDAD BANCARIA ** NUMERO DE CUENTA

: : : : : : :

CANAL RESERVORIO SAUM

Nº CIP Nº CIP Nº CIP CPC Nº DNI

( ) ( ) ( )

COMITÉ DE OBRA

( )

-

caudal Dimen. ha m3

Undidad

APORTE DE LOS BENEFICIARIOS

FUENTE DE FINANCIAMIENTO

PRESUPUESTO CALCULADO S/. GASTOS GENERALES S/. GASTOS DE SUPERVISION S/. PRESUPUESTO TOTAL APROBADO S/.

m3/s ( lxaxh ) km

RIEGO PRESURIZADO : Hectáreas MINI PRESA : Volumen ESTRUCTURA. ESPECIAL : (nombre)

PRESUPUESTO PERFIL FICHA EXPEDIENTE

: Longitud km. : Volumen m3 : Longitud Total de Tubería

0

DESCRIPCION DEL PROYECTO: (METAS)

INFORMACION MENSUAL * (S/.) VALORIZACION DEL PROYECTO

META FISICA ACUMULADA AL MES META PRINCIPAL

UND

MES OFICIAL Costo/Jornal Jornales

TOTAL

PROGRAMA ANTERIOR

0

DOCUMENTO

0

MONTO

TOTAL ACUMULADO

Código de Partida

0

ACUMULADO 0 0 0 0 0

MANO DE OBRA CALIFICADA OPERARIO MAESTRO DE OBRA Costo/Jornal Jornales Costo/Jornal Jornales

HABILITACION DE AGENCIA AL COMITÉ de OBRA

FECHA

ACTUAL

0

DOCUMENTO

TOTAL ACUMULADO S/.

OBRA

0 0 0 0 0 TOTAL

0

0

0

HOMBRES MUJERES Jornales Costo/Jornal Jornales Costo/Jornal

IMPORTE

AVANCE FINANCIERO %

0

#¡DIV/0!

INVERSION DISCREGADO POR ESPECIFICAS EJECUTADO PROGRAMADO ANTERIOR ACTUAL ACUMULADO

MATER.CANCHA MATER.ALMACEN

GG

0

MANO DE OBRA NO CALIFICADO

0

INVERSION FECHA

SALDO

0

FECHA

GS

TOTAL S/.

%

0

0

#¡DIV/0!

PORTES Y MANTENIMIENTO

FECHA

CONCEPTO

TOTAL

0

RENDICION DE CUENTA RECIBIDA OFICIO IMPORTE S/.

0

TOTAL ACUMULADO S/.

%

CONCEPTO

SALDO

GASTOS GENERALES

GASTOS DE SUPERVISION

* **

***

0

0

ESTA INFORMACION DEBERA ALCANZARSE DENTRO DE LOS 15 PRIMEROS DIAS CALENDARIO DEL MES SIGUIENTE CORRESPONDE A ENTIDAD BANCARIA DONDE SE EFECTUÓ EL DEPOSITO DEL PRESUPUESTO ASIGNADO INDICAR ACTIVIDADES HA REALIZAR

SALDO POR RENDIR

0

INTERESES

FECHA

COSTO DIRECTO

TOTAL S/. OBSERVACIONES (***)

IMPORTE S/.

No olvidar sellos y firmas SI es NECESARIO agregar más Filas

IMPORTE S/.

E-5: Addenda por Modificación del Convenio Addenda Nº ........-200., al Convenio N° ………………………..

Conste por el presente documento, la Addenda Nº ..-200. al Convenio Nº ............................................................, que celebran de una parte el Programa Nacional de Manejo de Cuencas Hidrográficas y Conservación de Suelos del Ministerio de Agricultura, representado por el Jefe de Agencia Zonal PRONAMACHCS ............……....…………, ...................................................... ............................, identificado con DNI Nº ......................, debidamente facultado por Resolución ....................... Nº .............................................., con domicilio legal en ..............................................., a quien en adelante se le denominará EL y de otra parte el Comité de Obra PRONAMACHCS; ……….........................................................., representado por su Presidente Sr. ……........ ............................................................., identificado con DNI Nº .................... y con domicilio legal en ........................................... de la localidad de ........................., distrito ........................., provincia ............................. del departamento de ................................., a quien en adelante se le denominará EL COMITÉ, en los términos y condiciones siguientes:

PRIMERA: Con fecha ..... de .................de 200.. la Gerencia Departamental emitió la Resolución Nº --------------------------, del (fecha) mediante la que se aprueba el ……………………………..(“Adicional Nº xy Por Cambio de Trazo” por el monto de S/. , que representa el ………..% del presupuesto original o de Monto Referencial del Convenio, y/o la “Reducción Nº 2: Por Cambio de trazo”, por el monto de S/. que representa el ………..% del presupuesto original, cuya suma algebraica es S/.………………….., que representa el ………..% del presupuesto original o del Monto Referencial, y/o la ampliatoria de plazo de 45 días calendarios (si se diera el caso) a los 90 días originalmente convenidos según el Convenio.

SEGUNDA: En consecuencia, el Monto Vigente del Convenio, incluido el monto o montos señalados en el párrafo precedente es de S/…….. En consecuencia (si se diera el caso), si la Fecha de Inicio Oficial fue el 15 febrero2004 y el nuevo plazo es de 135 días calendario, la fecha de vencimiento vigente será el 29/06/2004. Con la autorización respectiva dada por la Gerencia Departamental en la mencionada Resolución, y de acuerdo entre ambas partes, y manteniendo vigente las otras cláusulas las Convenio Específico Nº .................................................................., se suscribe esta

1/2

Addenda en señal de aprobación y conformidad, en original y cinco copias, en la ciudad de ................................ a los ...... días del mes de ................................ de 200….

Por el PRONAMACHCS

Por el Comité de Obras:

El Jefe de la Agencia Zonal:

El Presidente del Comité

……………....................

……………………………….

Nota: Copia de la Addenda con su Resolución Departamental respectiva deben ser remitidas a la GMRNCC, vía la Gerencia General.

2/2

E-7a: RESUMEN DE REAJUSTE MENSUAL Y TOTAL

Obra:

Convenio Nº:

Materiales e Insumos 1 Cemento 2 Agregados 3 Acero Tuberías 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 …

Mensual Acumulado

Revisión 1: 11.02.2005

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

(50.00)

(50.00)

(50.00)

(50.00)

Junio

…

Noviembre

Diciembre

(50.00)

(50.00)

TOTAL S/.

E-8: OFICIO AL ATDR

……….. de

………………. del

200

Señor Ingeniero ADMINISTRADOR TECNICO DEL DISTRITO DE RIEGO

de Ciudad.ASUNTO: EXISTENCIA DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA RURAL EJECUTADA

Obra:

De mi consideración : Tengo a bien poner a s u conocimiento, que la Gerencia Departamental y /o Agencia Zonal a mi cargo, ha concluido su labor de supervisión de la Obra ejecutada por el Comité de Obra denominada : de la Organización Campesina de la Localidad de del Distrito de Provincia de Departamento de Región de , con el asesoramiento Técnico - Financiero proporcionado por PRONAMACHCS, habiendo construido (y/o) Rehabilitado) la Obra del asunto (Canal de Riego, Reservorio, Sistema de Agua de Uso Múltiple, Instalación de Riego Presurizado, etc. ) por lo que en la fecha se ha hecho entrega de dicha obra a la Comunidad Campesina de para su uso, operación y mantenimiento de misma. La obra tiene las características: 1.- Nombre de la Obra: 2.- Ubicación : ……………………………. 3.- Distrito : ……………………………. Provincia : ……………………………….. 4.- Departamento : …………………………………. Región …………………………. 5.- Longitud del canal de riego : …………. 6.- Valorizada la obra en S/. ……………….. 3 7.- Caudal de : ……… m /s Por lo antes mencionado en atención a lo dispuesto en la Ley 17752 y considerando que: Las Aguas, sin excepción, son de propiedad del Estado y que su dominio es inalienable e imprescriptible; que no hay propiedad privada de las aguas, cuyo uso justificado y racional s ólo puede ser otorgado en armonía con el interés social y desarrollo del País, dando cumplimiento a lo establecido por los Art. 1º, 2º, 3º y 4º incisos( f ) y ( i ) de la Ley General de Aguas, comunicamos a vuestro Despacho la existencia física y operativa de las obra antes mencionada, para que actúe conforme el Art.8 y siguientes de la Ley señalada. Atentamente,

Jefe de Agencia Zonal Adjuntar copia de Acta de Recepción de los Trabajos

Revisión 1: 04.02.2005

FORMATO JEPO-OR JORNALES EMPLEADOS PARA OBRAS DE RIEGO

Obra Comité de Obra Provincia Distrito Organiz. Campes. Microcuenca

Categoría

Mes :

: : : : : :

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

DIAS 16 17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

del 2005

31

Total

Jornal

Importe

Jornales

(S/./dia)

S/.

Topográfo Maestro de Obra Operario Oficial Varones Peones Mujeres Sub-Total Jornales Para valorizar el aporte de la mano de obra comunal se aplica el valor promedio del jornal en la zona y según la época en que se desarrollan los trabajos

Residente de Obra

Profesional en Manejo de RR. NN Supervisor

Pdte. Comité de Obra

RL-1: ACTA DE OBSERVACIONES

Obra: Nº Convenio: Siendo las ……… horas del día…… de ……………del 2005, la Comisión de Recepción y Liquidación se constituyó en el lugar de la obra y después de estudiar los Planos de Obra Ejecutada (que incluyen las modificaciones aprobadas oficialmente) y demás documentos del expediente técnico y el Convenio Específico, y de recorrer la obra conjuntamente con el representante del Comité de Obra y el Residente, Ing. …….. ……………, se decidió no recibir la obra por merecer las observaciones siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. El Comité de Obra y el Residente debe subsanar dichas observaciones dentro del plazo de 1/10 del plazo vigente, que se vence el…….. del……. de ………del 2005. En señal de conformidad se suscribe la presente Acta en original y cuatro (4) copias, a las 14:00 horas del día ………… del …. de………. del 2005. Por el Comité de Obra:

-------------------------------Sr.

Residente:

--------------------------------Ingº

Por el PRONAMACHCS, la Comisión de Recepción y Liquidación: Presidente de la Comisión:

Miembro de la Comisión:

--------------------------------Ingº Miembro de la Comisión:

----------------------------Ingº

-------------------------------------

RL-2: Acta de Recepción de los Trabajos

RL-2: ACTA DE RECEPCIÓN DE LOS TRABAJOS

Proyecto: Convenio Nº: En la localidad de _______________, distrito de _________________, provincia de _____________, departamento de __________, a los ______días del mes de ________ de 200__, se reunieron los integrantes de la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, del PRONAMACHCS, Ing....................................................., con DNI Nº……………., Ing. …………………………………………, con DNI Nº y CPC ………………………………….., con DNI Nº …………….., representado por su Presidente, Ing. …………………………………, a quienes en adelante se les denominará LA COMISIÓN; los miembros del Comité de Obras, ejecutor de las obras, integrados por el Sr. ……………………………., con DNI Nº ………………………….., Sr. ……………………………, con DNI Nº ……………………………y Sr. ………………………………….., con DNI Nº …………………………………representado por su Presidente, Sr. ………………………, a quienes en adelante se le denominará EL COMITÉ; el Residente de la obras, Ing. ……………………………., con DNI Nº……………, a quien en adelante se le denominará EL RESIDENTE; y los representantes de los beneficiarios elegidos en Asamblea Pública, señor ……………………………………, con DNI Nº ……………. Señor………………………………, con DNI Nº …………………., con la finalidad de: constatar el término satisfactorio de la obra, recibirla de los ejecutores y entregarla a los beneficiarios, determinándose y/o acordándose lo siguiente: 1) Verificación de haberse ejecutado la obra de acuerdo a los planos y demás documentos del expediente técnico modificado (si se hubieran aprobado oficialmente dichas modificaciones) Después de efectuar una inspección de todas las obras y de constatar su coincidencia con los planos y demás documentos del expediente técnico, se consigna en el presente documento determina que las obras consisten (describir la obra): ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 2) Realización de las pruebas, verificación y constatación del buen funcionamiento de la obra, y de sus equipos (si los hubiera). Todas las partes declaran haber realizado las pruebas, verificado y constatado el buen funcionamiento de la obra y de sus equipos. Además dejan constancia que se verificaron documentariamente los resultados de los ensayos del concreto y otras pruebas realizadas durante la construcción.

1/2

RL-2: Acta de Recepción de los Trabajos

3) Por medio de la presente Acta, la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra designada por el PRONAMACHCS, recibe a satisfacción del Comité de Obra las obras y equipos motivo del Convenio Específico y, en el mismo acto hace entrega de las mismas a los representantes de los beneficiarios, para que se hagan cargo de inmediato de su operación y mantenimiento permanente. 4) La Obra fue terminada el …de…………del 200_, según pág. Nº …. Del Cuaderno de Obra. 5) En la fecha, los beneficiarios de las obras reciben a satisfacción las obras motivo del Convenio, y asumen el compromiso de su Mantenimiento, en tanto PRONAMACHCS apruebe la Liquidación de la Obra y proceda a la transferencia definitiva de la propiedad de la misma. En señal de conformidad se suscribe la presente Acta en 5 originales. Por el Comité de Obra: El Presidente del Comité:

El Ing. Residente: Por la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra: Presidente de la Comisión: Miembro de la Comisión: Miembro de la Comisión: Por los Beneficiarios: Represent. Beneficiarios, Sr. Represent. Beneficiarios, Sr. NOTA IMPORTANTE: Luego de suscrita la presente Acta, el Gerente Departamental debe remitir al Administrador Técnico del Distrito de Riego una copia de la presente Acta, para que conozca, entre otros, la entrada en funcionamiento de la obra.

2/2

RL-3: Acta de entrega de materiales y herramientas

RL-3: Acta de Entrega de Materiales y Herramientas

Proyecto: Convenio Nº: En la localidad de………..…..del distrito de ..………………, provincia de ………………….., departamento de ….……………, siendo las …….horas del día ………..del mes de ………….. del año ……… se reunieron, de una parte, la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra, representado por su Presidente, Ing…………………………………, con DNI…………………….. a quien en adelante se le denominará EL PRONAMACHCS; y de la otra parte el Presidente del Comité de Regantes (o de su representante) Sr. ………………………………, con DNI Nº ………………………… domiciliado en …………………………………………………………., a quien en adelante se le denominará LOS REGANTES, para hacer la entrega de los materiales y/o herramientas, en los términos y condiciones siguientes: 1)

2)

N°

Ambas partes efectuaron el inventario valorizado de los materiales y/o herramientas que están aún en condiciones de continuar siendo utilizadas por los beneficiarios de la obra del proyecto. El inventario realizado es el siguiente:

Descripción

Cantidad Unidad

P.U

Monto

Estado

TOTAL

3)

Los materiales y herramientas que se entregan, serán utilizados para la operación y mantenimiento de la obra ejecutada.

En señal de conformidad se firma la presente Acta en cuatro (4) originales.

Entregue Conforme:

Recibí Conforme:

___________________________ Presidente de la Comisión de Recepción y Liquid. de Obra

____________________________ Presidente del Comité Regantes o de su representante

1/1

MINISTERIO DE AGRICULTURA PRONAMACHCS

GERENCIA DEPARTAMENTAL

RL-4: CONSTANCIA DE EJECUCIÓN DE GASTO 1)

Obra:

2)

Número del Convenio:

3)

Ubicación: distrito:……………………………, provincia:…………………………………, departamento:

4)

Monto del financiamiento: S/. ………………..

5)

Fuente de financiamiento:

Código de Obra Nº:

Conste por el presente documento que a la fecha se han contabilizado, con cargo a la obra, los montos por los conceptos siguientes:

A) DESEMBOLSOS: Número

Fecha

Parcial S/.

Acumulado S/.

Parcial S/.

Acumulado S/.

B) RENDICIONES DE CUENTA: Número

Fecha

C) SALDO POR RENDIR: A – B:

S/.-----------------------

La presente constancia implica nuestra conformidad a: 1) Las acciones administrativas relativas a los procesos de las contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a la Ley No. 26850 y su Reglamento, o el dispositivo legal equivalente, y 2) Los documentos contables derivados de dichos procesos, admitidos por el sistema contable. Ciudad, fecha, Sellos y firmas del: Especialista Administrativo de la Gerencia Departamental:

Revisión 1: 04.02.2005

Gerente:

RL-5: FICHA RESUMEN DE LA LIQUIDACIÓN

1.0 DATOS GENERALES 1.1 Generalidades a) b) c) d)

Nombre del Proyecto : Convenio Número : Monto del Convenio o presupuesto original: S/. Fuente de Financiamiento :

, fecha presupuesto:

1.2 Ubicación del Proyecto Gerencia Departamental: Agencia Zonal : Departamento : Provincia : Distrito : Localidad : Comunidad : Jefe de Agencia : Profesional en MRNN : Residente(s) de la Obra : Espec. Administrativo A.Z. : Miembros del Comité de Obra: Presidente : Tesorero : Secretario :

indicar periodo: indicar periodo:

1.3 Inicio y Término del Proyecto

: : :

90 20 110 días calendario

f) g) h) i)

: : : :

19/04/2004 09/05/2004 30/07/2004 según Acta de Recepción. 82 con relación al plazo vigente

Fecha de Término Programado: a + c Fecha de Término Vigente: a + e Fecha de Termino Real Atraso (en días calendario): h - g

:

20/01/2004

a) Fecha Oficial de Inicio b) Plazo (en días calendarios): c) Plazo Original d) 1ra. Ampliatoria e) Plazo Vigente: c + d

1.4 Mano de obra calificada y no calificada, según anexo JEPO-OR, Jornales empleados para obras de riego a) Total Jornales de mano de obra calificada: b) Total Jornales de mano de obra NO calificada: 1.5 Beneficios a) b) c) c)

Incorporación de nueva tierra agrícola, Hectáreas: Mejoramiento de riego, Hectáreas: Total del área de cultivo beneficiada: a + b: Familias beneficiadas por el proyecto:

1/4


2.0 RECEPCIÓN Informar resumidamente sobre el acto de recepción de los trabajos y las acciones que adoptó la Comisión: 2.1 Sobre "Acta de Recepción de los Trabajos" 2.2 Documentos previos que revisó la Comisión antes de la recepción 3.0 LIQUIDACIÓN TÉCNICA (LT) Revisar y emitir opinión (Conforme o No Conforme), de ser el caso, sobre cada uno de los asuntos siguientes, sin ser limitativos: 3.1 Los documentos administrativos (Actas, Cuaderno de Obra, Cuadernos Auxiliares, u otros). 3.2 Las Planillas de Metrados de las Valorizaciones Finales 3.3 Reformular las Valorizaciones Finales del presupuesto original y de los Adicionales, si los precios unitarios utilizados contienen la mano de obra NO calificada, aún cuando se haya descontado el total de dicha mano de obra, porque los Menores y Mayores Metrados alteran el monto de las Valorizaciones Finales. 3.4 Reformular las Valorizaciones Finales si de su monto total solo se ha restado el total de la mano de obra NO calificada, a pesar que existen Menores y Mayores Metrados. Reformularlas utilizando los precios unitarios sin mano de obra NO calificada. 3.5 El Calculo de los reajusten que correspondan y los documentos que lo sustentan. 3.6 Toda la documentación que influye directa o indirectamente en la Liquidación Técnica (LT) de la obra. 3.7 Verificar el Movimiento de Almacenes estableciendo las diferencias entre las cantidades de los principales materiales: adquiridos, llegados a obra, Vales de Salida del Almacén. Comprender dentro de esta verificación a los Materiales en Cancha, de ser posible efectuarlo documentadamente. Verificar, si las hubiera, las diferencias entre los asientos en el Cuaderno de Obra o Cuadernos Auxiliares sobre el particular y las Facturas, Vales de Almacén otros documentos. 3.8 Revisar y opinar sobre los Planos (o Croquis) Finales de Obra Ejecutada. 3.9 Verificar los documentos de sustento de todas las modificaciones al Convenio (Adicionales, Reducciones, Ampliatorias de Plazos) que se hallan aprobado oficialmente y consignar en este numeral lo siguiente: Adicional Nº 1: "Por………, aprobado con Resoluc. Departamental Nº de fecha: Reducción Nº 1: "Por…….., aprobado con Resoluc. Departamental Nº de fecha: ………………………………, 3.10 Sobre el contenido del Cuaderno de Obra (si fue debidamente llevado y si registra los eventos más importantes de la obra y del ingreso y consumo de materiales e insumos. 3.11 Informar sobre la gestión realizada por el Residente y Supervisor a tenor de lo que puede desprenderse de la lectura de los documentos de la obra. 3.12 Verificar conformidad de los certificados de ensayos de materiales y/o registros de las pruebas de calidad 3.13 Verificar si el contenido del formato del Anexo JOPO-OR guardia relación con los asientos en el Cuaderno de Obra, Cuadernos Auxiliares y Declaraciones Juradas del pago a los trabajadores

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3.14 Monto de la Liquidación Técnica (mLT) según la Comisión de Recepción y Liquidación 3.15 Metas programadas y ejecutadas Ítem

1 2 3 4

Descripción de Metas

Unidad

Programada

Ejecutada

Km

1.5

1.0

Canal

Saldo -

3.16 Verificar e informar si la obra se ejecutó al 100% o si quedó inconclusa e inoperativa, o inconclusa pero operativa. Y si se adoptaron las medidas administrativas para solucionar dicha situación. 4.0 LIQUIDACIÓN FINANCIERA (LF) Revisar y declarar Conforme o no Conforme, sobre cada uno de los asuntos siguientes, sin ser limitativos: 4.1 "Constancia de Ejecución de Gasto" 4.2 Documentos fuente contables (Requerimientos, Órdenes de Trabajo, Órdenes de Servicio, Manifiestos de Caja o de Gasto, Boletas de Venta, Facturas, Declaraciones Juradas u otros) que sustentan el Total Rendido consignado en la Constancia de Ejecución de Gasto emitido por la Gerencia Departamental. Si no son confomres, resumir el monto cuestionado las razones correspondientes. 4.3 Fletes pagados hasta el pie de la obra para los principales materiales de la obra 4.4 Presuntas irregularidades, resumir: 4.5 Relación de documentos que respaldan la presunción de irregularidades: a) b) … 5.0 CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LIQUIDACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA 5.1 Contenido del Expediente de Liquidación Técnica y Financiera Se considerarán solo los documentos señalados en la Directiva General a b c d e

Ficha Resumen de la Liquidación Memoria Descriptiva Valorizada Copia del Convenio Específico motivo de la obra Copia del Presupuesto Original aprobado, incluido los precios unitarios Valorización de Avance Final e.1 De la obra principal, motivo del presupuesto original, aprobado por el Convenio Específico e.2 De los Adicionales aprobados oficialmente, que cuenten con las respectivas Resoluciones y Addendas f Total de los Reajustes que correspondan. g Presupuesto(s) de la(s) Reducciones oficialmente aprobadas que cuenten con sus respectivas Resoluciones y Addendas 3/4

DIRECTIVA 034 agrorural

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