MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA
DIRECTIVA Nº
-2015-MPM/GAF -2015-MPM/GAF
“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO,
RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS (CARTAS FIANZAS), PRESENTAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA” I.
OBJETIVO
La presente presente Directiva Directiva tiene por objeto establecer disposiciones que complementen lo dispuesto en la Ley de Contratacione C ontratacioness del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N° 1017 modificada mediante Ley 29873 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 184-2Q08.EF, modificado mediante Decreto Supremo Nº138-2012-EF, y modificatorias, estableciendo el procedimiento a seguir para la recepción, control, seguimiento, renovación y devolución de las Garantías que se presenten a la Municipalidad Provincial de Moyobamba. Moyobamba . II.
FINALIDAD
Uniformizar criterios y ejercer un control eficiente y eficaz de las Garantías que deberán presentar los postores y/o contratistas, según corresponda, a favor de la Municipalidad Provincial de Moyobamba en adelante LA MUNICIPALIDAD. III.
BASE LEGAL
Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de
la República. Ley N° 26102 - Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia Superintendencia de Banca y Seguros. Decreto Legislativo Legislativo N' 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. Ley 29873, que modifica la Ley de Contrataciones Contrataciones del Estado DL. 1017. Decreto Supremo N' 184-2008-EFque 184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento. Decreto Supremo N°138-2012-EF Modificación al DS. Nº 184-2008-EF. Código Civil. Directiva Directiva Nº 009-2009-OSCE/CD
IV. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todas las áreas usuarias , Gerencia de Administración y Finanzas , el Responsable de Tesorería, y Órgano Encargado de las Contrataciones
de la Municipalidad Provincial de Moyobamba, según corresponda.
V. NORMAS GENERALES 5.1
5.2
5.3
Según lo dispuesto dispuesto en el artículo artículo 39" de la Ley, las garantías que deberán otorgar los postores y/o contratistas, según corresponda, son las de: i) fiel cumplimiento del contrato. ii) por los adelantos; y, iii) por el monto diferencial de propuesta. Las garantías que acepte LA MUNICIPALIDAD deben ser incondicionales, solidarias, irrevocables, y de realización automática en el país, al solo requerimiento de la MUNICIPALDAD, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten, las mismas que deberán estar dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones o estar autorizadas para emitir garantías, garantías , o estar consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú. En los contratos periódicos de suministro de bienes o de prestación de servicio, así como en los contratos de ejecución y consultoría de obras que celebren las Entidades con las Micro y Pequeñas Empresas, éstas últimas podrán otorgar como garantía de fiel cumplimiento el diez por ciento (10%) del monto total a contratar, porcentaje porcentaje que será retenido por la Entidad, Entidad,conforme a lo dispuesto en el artículo 39° de la Ley. Para estos efectos, la retención de dicho monto se
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5.4
En el caso de los contratos para la ejecución de obras, tal beneficio sólo será procedentecuando:
a.
Por el monto, de contrato a suscribirse corresponda a un proceso de selección de adjudicación de menor cuantía, a una adjudicación directa selectiva o a unaadjudicación directa pública. El plazo de ejecución de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) días calendario; y El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periódicas en función del avance de la obra.
b. c. 5.5
Los contratos regulados por la ley incluirán necesariamente y bajo responsabilidad una clausula referida a la Garantías. Por tanto, la Municipalidad establecerá en el contrato las garantías que deberán otorgarse para asegurar la buena ejecución y cumplimiento del mismo.
5.6
La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Tesorería, será responsable de la custodia, vigencia y control de las garantías requeridas durante la vig encia de los c ontratos s usc ritos por LA MUNICIPA LIDA D .
5.7
Requisitos de las garantías . De conformidad con lo dispuesto en el Artículo
155º del Reglamento, las garantías que acepten las entidades conforme al artículo 39° de la Ley sólo podrán ser efectuadas por empresas bajo el ámbito de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones o que estén consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú. Para tal fin, en las bases del proceso de selección, la entidad establece el tipo de garantía que le otorgara el postor y/o contratista, según corresponda, de conformidad con lo dispuesto por las normas de contrataciones el Estado. Alternativamente, en caso de suministro periódico de bienes o de prestación de servicios de ejecución periódica, así como en los contratos de consultoría y ejecución de obras, las micro y pequeñas empresas podrán optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original, conforme a lo dispuesto en el artículo 39° de la Ley. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectúa durante la primera mitad del número total de los pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo. Las Entidades están obligadas a aceptar las garantías que se hubieren emitido conforme a lo dispuesto en los párrafos precedentes, bajo responsabilidad.
Aquellas empresas que no cumplan con honrar la garantía otorgada en el plazo establecido en el artículo 39° de la Ley, serán sancionadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. Las garantías se harán efectivas por el motivo garantizado. 5.8
Tipos de garantías
Por su parte, el artículo 156º del Reglamento señala que en aquellos casos y en las oportunidades previstas en el Reglamento, el postor o el contratista, según corresponda, está obligado a presentar las siguientes garantías:
a) Garantía de fiel cumplimiento. b) Garantía por el monto diferencial de la propuesta. c) Garantía por adelantos. 5.9
Garantía de fiel cumplimento
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Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la liquidación final, en el caso de ejecución y consultoría de obras. De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, previamente a la suscripción del contrato, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación o exista el consentimiento de la liquidación del contrato. 5.10
Garantía de fiel cumplimento por prestaciones accesorias
El artículo 1590 del Reglamento dispone que en las contrataciones de bienes, servicios o de obras Que conllevan a ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso. El OSCE mediante Directiva establecerá las disposiciones complementarías para la aplicación de esta garantía. 5.11
Garantía por el monto diferencias de la propuesta
El artículo 160º del Reglamento dispone que cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del diez por ciento (10%) de éste en el proceso de selección para la contrataci6n de servicios, o en más del veinte por ciento (20".4)de aquél en el proceso de selección para la adquisici6n o suministro de bienes, para la suscripción del contrato el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta econ6mica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios. 5.12
El artículo 161° del Reglamento señala que no se constituirá garantía de fiel cumplimiento y garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes casos: a) Contratos derivados de procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y servicios, siempre que no provengan de procesos declarados desiertos. Dicha excepción también será aplicable en los contratos derivados de procesos de selección según relación de items, cuando el valor referencial del Item o la sumatoria de los valores referenciales de los Items adjudicados a un mismo postor no supere el monto establecido para convocar a una Adjudicación de Menor Cuantía. b) Contratos de servicios derivados de procesos de Adjudicación Directa Selectiva o de procesos de selección según relación de Items cuando el valor referencial del ltem o la sumatoria de los valores referenciales de los Items adjudicados a un mismo postor no supere el monto establecido para convocar a una Adjudicación Directa Selectiva. c) Adquisición de bienes inmuebles d) Contratación ocasional de servicios de transporte cuando la Entidad recibe los boleto respectivos contra el pago de los pasajes. e) Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles. f) Las contrataciones complementarias celebradas bajo los alcances del articulo 182º del Reglamento, cuyos montos se encuentren en los supuestos previstos en los numerales 1) y 2) del presente artículo. La garantía por el monto diferencial de la propuesta no se presentará en los casos previstos en los numerales 1, 3, 4, 5 y para la celebración de las contrataciones complementarias bajo los alcances del artículo 182º en mención.
5.13 Garantía por adelantos
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trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada en ningún caso. Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3) meses, las garantías podrán ser emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización total del adelanto otorgado. Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales o insumos a satisfacción de la Entidad, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo. 5.14
Garantías a cargo de la Entidad
El artículo 163º del Reglamento, señala que en los contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la garantía será entregada por la Entidad al arrendador en los términos previstos en el contrato. Dicha garantía cubrirá las obligaciones derivadas del contrato, con excepción de la indemnización por lucro cesante y daño emergente. 5.15
Ejecución de garantía
El Artículo 164° del Reglamento, señala que las garantías se ejecutaran a simple requerimiento de la Entidad en los siguientes supuestos: a)
Cuando el contratista no la hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento. Contra esta ejecución, el contratista no tiene derecho a interponer reclamo alguno.
Una vez culminado el contrato y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el monto ejecutado le será devuelto a éste sin dar lugar al pago de intereses. Tratándose de las garantías por adelantos, no corresponde devolución alguna por entenderse amortizado el adelanto otorgado b)
La garantía de fiel cumplimiento y la
garantía adicional por el monto diferencial de propuesta se ejecutarán, en su totalidad, sólo cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato. El monto de las garantías corresponderá íntegramente a la Entidad, independientemente de la cuantificación del daño efectivamente Irrogado.
c)
Igualmente. la garantía de fiel cumplimiento y, de ser necesario, la garantía por el monto diferencial de propuesta, se ejecutarán cuando transcurridos tres (3) días de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo establecido en el acta de conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o en la liquidación final del contrato debidamente consentida o ejecutoriada, en el caso de ejecución de obras. Esta ejecución será solicitada por un monto equivalente al citado saldo a cargo del contratista.
VI. NORMAS ESPECIFICAS 6.1
De la Presentación, Custodia, Renovación y Devolución de las Garantías 6.1.1
Todas las garantías (Cartas Fianzas) deberán ser presentadas a través de Mesa de Partes de LA MUNICIPALIDAD, con excepción de aquellas que sean exhibidas al momento de la apertura de sobres en las propuestas económicas de acuerdo a lo dispuesto en el proceso de selección cuando corresponda, recayendo en el Presidente del Comité EspeciaI (Permanente o Ad Hoc) o en el Órgano Encargado de las Contrataciones, según sea el caso, su custodia, revisión de su vigencia y devolución.
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contrato (monto, requisitos y plazo) o adenda en el caso de prestaciones adicionales. La Sub Gerencia de Logística deberá coordinar con el responsable de Tesorería para que este verifique la autenticidad de la garantía. En el caso de tratarse de una renovación de la garantía, la Gerencia de Administración y Finanzas, para que a través del responsable de Tesorería se efectué la revisión (autenticidad), registro y custodia. De existir alguna observación sobre la garantía presentada, se procederá de inmediato, mediante Oficio, a devolverla al CONTRATISTA. 6.1.3
6.2
La Gerencia u Oficina encargada de la supervisión del contrato (área usuaria), deberá bajo responsabilidad, comunicar por cualquier medio escrito la necesidad de solicitar la renovación o la devolución, debiendo adjuntar documentación de sustento respectiva.
De la renovación 6.2.1
En el caso de las garantías de fiel cumplimiento y monto diferencial de la propuesta. con la debida oportunidad y antes de la fecha de vencimiento de la garantía, la Unidad de Finanzas a través del responsable de Tesorería solicitará al Contratista la renovación respectiva (Anexo N° 1). salvo que al momento de la comunicación se disponga de información por parte de la Gerencia u Oficina supervisora del Contrato (área usuaria) respecto a la no necesidad de solicitar la renovación, ya que existe la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista. en el caso de bienes y servicios; o. existe el consentimiento de la liquidación final. en el caso de ejecución y consultoría de obras.
6.3 Ejecución
de garantía
6.3.1 Dentro de los quince (15) días calendarios posteriores al vencimiento de la garantía (Carta Fianza). La G erencia de Adminis tración de Fi nanzas , a través del responsable de Tesorería, solicitará en forma automática a la entidad emisora la ejecución de la garantía, utilizando el Formato “ Solicitud de Ejecución de Carta Fianza ” (Anexo N' 2). En la misma comunicación se indicará que en el caso de haberse renovado la garantía. Se deje sin efecto la ejecuciónde la misma. 6.4 Aumento
o reducción del monto de las garantías
6.4.1
La Gerencia de Administración y Finanzas aceptara la reducción del monto de las garantías que garanticen los adelantos por el mismo monto de amortización que está registrando en las valorizaciones, previa conformidad de la Gerencia u Oficina que supervisa el contrato (área usuaria). En los casos en que las garantías deban ser reajustadas, la Gerencia u Oficina que supervisa el contrato (área usuaria) deberá calcular el nuevo importe e informar a la Gerencia de Administración y Finanzas, antes de su vencimiento en aquellos contratos regulados por la normativa de contratación pública.
6.4.2
En caso de adicionales o reducciones, el contratista aumentara o reducirá en forma proporcional las garantías (Carta Fianza) que hubiera otorgado, respectivamente, conforme a lo dispuesto por el tercer párrafo del artículo 174º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
VII. NORMAS COMPLEMENTARIAS
7.1 Las garantías (Cartas Fianzas) presentadas a favor de la MUNICIPALIDAD, deberán incluir los términos "Incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática y sin beneficio de excusión al solo requerimiento de la Entidad, bajo responsabilidad u, toda demora del fiador para honrar la presente garantía devengara un interés a favor de la Entidad desde la fecha en que se ha exigido su cumplimiento y hasta la fecha efectiva del
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establece el artículo 2001º numeral 1) del Código Civil o, en su defecto, por la devolución de la garantía por parte de la Entidad al Emisor.
7.2 Todas las garantías (Cartas Fianzas) deberán contener la opción obligatoria de requerimiento para su pago en las Oficinas Principales donde se emitieron las cartas fianzas. 7.3 Las garantías (Cartas Fianzas) deberán identificar claramente como afianzado a la persona
natural o Jurídica señalada en el Contrato suscrito con LA MUNICIPALIDAD. Adicionalmente, debe constar la referencia del número de contrato, proceso de selección, denominación del objeto contractual, en el caso de CONSORCIO, deberán enunciarse a todos los consorciados, entre otros, según corresponda.
7.4 La Gerencia de Administración y Finanzas, a través del responsable de Tesorería, se encargará de la custodia, vigencia y control de las garantías requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.
7.5 Los procesos de selección convocados dentro del marco de convenio de préstamo internacional se realizarán conforme a las normas y políticas del organismo internacional y, supletoriamente, a lo contemplado en esta Directiva. 7.6 En el caso de la ejecución contractual, las garantías (Cartas Fianzas) se mantendrán
vigentes hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la liquidación final, en el caso de ejecución y consultoría de obras.
7.7 En los casos que una liquidación de contrato sea sometida a un proceso arbitral, respecto
a la carta fianza que avale una garantía, deberá solicitarse opinión a la Oficina de Asesoría Jurídica para que determine las acciones a seguir.
VIII. RESPONSABILIDAD 8.1 El cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva es de responsabilidad de todo el personal Responsable de Tesorería, Áreas Usuarias y Órgano Encargado de las Contrataciones. 8.2 El cumplimiento de la recepción, registro, custodia, renovación, devolución y reportes de garantías recae en el responsable de Tesorería. El Gerente de Administración y Finanzas así como como inmediato superior jerárquico será el responsable de velar por el cumplimiento de la presente Directiva y de su difusión. IX.
ANEXOS: Los anexos 1 y 2 según modelos adjuntos forman parte de la presente directiva.
ANEXO 1: Solicitud de Renovación de Carta Fianza ANEXO 2: Solicitud de Ejecución de Carta Fianza X.
La presente Directiva entrará en vigencia al día siguiente de su aprobación mediante Resolución Gerencial.
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ANEXO N° 1
-2015-MPM/GAF
OFICIO N°
Moyobamba, Señores, NOMBRE DEL PROVEEDOR Dirección Presente.-
Atención
: Nombre del Representante Legal
Referencia
: Renovación Carta Fianza
Nº
:
Importe Vencimiento
: :
De mi consideración: Es grato dirigirme a usted con la finalidad de solicitarle disponga lo necesario para la renovación del documento de la referencia, dicho documento garantiza el fiel cumplimento y/o adelanto del contrato N° . Además, recordarle que de acuerdo al artículo N° del Decreto Supremo N° 1842008-EF "Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado" señala, que las cartas fianzas deben estar vigentes hasta la conformidad de la recepción de la prestación o exista el consentimiento de la liquidación final del contrato. Sin otro en particular, quedo de usted. Atentamente,
Gerente de Administración y Finanzas
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ANEXO2: CARTA NOTARIAL
CARTA N°
-201 5-MPM/GAF
Moyobamba, Señores. NOMBRE DEL BANCO Dirección. Presente.-
Referencia: Cartas fianzas por ejecutar N°. : Importe : Vencimiento :
De mi especial consideración: Es grato dirigirme a usted, a fin de solicitarle que de conformidad con el articule 1898 del Código civil vigente, se sirva proceder a la ejecución del documento de la referencia a favor de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA. Si el pago es vía transferencia bancaria deberán abonarlo en nuestra cuenta corriente en soles Nº …………………………………..del Banco……………, y si es con cheque debe girarse a la orden de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA, además consignar la frase no negociable. Asimismo en caso de que el proveedor haya solicitado la renovación de la carta fianza en mención, sírvanse dejar sin efecto la ejecución de la misma previa notificación de parte de ustedes a la siguiente dirección electrónica…………………………………… Sin otro en particular, quedo de usted.
Atentamente,
Gerente de Administración y Finanzas
