Municipalidad Municipalidad Provinci Provincial al de Tacna
DIRECTIVA N° 02 -2007- OPPyCTI/MPT NORMAS PARA LA EJECUCION DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA POR ADMINISTRACION DIRECTA A CARGO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA L
INTRODUCCION Es política de la Municipalidad Provincial de Tacna, establecer los lineamientos técnicos sobre procedimientos a seguir en la ejecución de las actividades municipales como es el caso de: Actividades de Mantenimiento de Infraestructura, a fin de implementar un efectivo instrumento de gestión Técnico - Administrativa y de control interno, en concordancia con la normatividad vigente y así evitar errores e irregularidades que afecten la gestión municipal. Para tal efecto la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperación Técnica Internacional (OPP y CTI) en coordinación con la Gerencia de Ingeniería y Obras (G10), Sub-Gerencia de Supervisión de Proyectos (SGSP), ha formulado la presente Directiva de carácter orientador que servirá de guía para la correcta aplicación de los recursos públicos destinado a Mantenimiento.
H. OBJETO La presente Directiva tiene por objeto establecer los lineamientos técnicos, metodológicos y procedimientos de observancia obligatoria, que permitan normalizar las Actividades de Mantenimiento de Infraestructura por la modalidad de administración directa a cargo de la Municipalidad Provincial de Tacna. 111.
FINALIDAD Con la aplicación de la presente Directiva se pretende lograr:
Orientar y unificar criterios en la ejecución de las Actividades de Mantenimiento por la modalidad de administración Directa, estableciendo normas que faciliten su correcta y adecuada ejecución (aprobación de los Planes de Trabajo para las Actividades de mantenimiento, la ejecución física de los trabajos y gastos que demanden la misma), en concordancia con los dispositivos legales vigentes y con lo dispuesto por esta Directiva.
Implementar un efectivo instrumento de gestión técnica-administrativa que permita usar correctamente los recursos públicos, destinados a actividades de mantenimiento de infraestructura y evitar irregularidades que afecten la gestión municipal.
IV. ALCANCE La presente Directiva se aplica en forma obligatoria a todas las unidades orgánicas, órganos desconcentrados y grupos funcionales de la Municipalidad Provincial de Tacna, vinculadas con la ejecución de Actividades de Mantenimiento de infraestructura. p. p . 1 / 8
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V.
VIGENCIA La vigencia de la presente Directiva, será a partir del día siguiente de su aprobación mediante Resolución de Alcaldía.
VI.
BASE LEGAL Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N° 28927, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el ejercicio Fiscal del 2007. (Segunda Disposición Final). Resolución de Contraloría N° 195-88-CG, "Normas que regulan la ejecución de las obras publicas por Administración Directa". Ley N° 26850 de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su modificatoria aprobada mediante Ley N° 28267. Decreto Supremo N° 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 084-2004-PCM. Normas Técnicas de Control Interno sobre el mantenimiento de las obras Públicas.
VII. NORMAS GENERALES 7.1.La Municipalidad Provincial de Tacna, coma Gobierno Local tiene por finalidad representar al vecindario, promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales y el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción. -
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7.2. Para efectos de la aplicación de la presente Directiva se define lo siguiente: INFRAESTRUCTURA: Acervo físico material, relacionadas con las vías de comunicación, desarrollo urbano, obras civiles, edificios, planta física y en general, aquello que permite el desarrollo de actividades de impacto Regional y Local, vinculada a la prestación de un servicio público bajo la administración de la Municipalidad Provincial de Tacna, destinada al uso público que puede ser gratuito o no. MANTENIMIENTO: Acción eficaz para mantener las condiciones Optimas de una infraestructura culminada y que por acción del tiempo requiere mantenimiento en los aspectos operativos relevantes como: funcionalidad, seguridad, productividad, confort, salubridad e higiene. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo, sin agregar valor at activo fijo de la Infraestructura municipal. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Acción de carácter periódico y permanente que tiene la particularidad de prever anticipadamente el deterioro, producto del uso y agotamiento de la vida útil de sus componentes en general, elementos que constituyen la infraestructura, permitiendo su recuperación, restauración, renovación y operación continua, confiable, segura y económica, sin agregarle valor al activo fijo de la Municipalidad Provincial. p. 2/ 8
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Acción
de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de Ia vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general de elementos que constituyen Ia infraestructura, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al activo fijo de la Municipalidad Provincial. MANTENIMIENTO
PREDICTIVO: Actividades que tienen como objetivo identificar, de forma anticipada las necesidades de mantenimiento. PROGRAMA DE MANTENIMIENTO: Proceso
planificado y organizado para desarrollar actividades de mantenimiento, con carácter de permanentes y continuas orientadas, a preservar y mantener las condiciones originales de operación de una determinada infraestructura municipal, expresando la periodicidad, el alcance de Ia actividad y recursos comprometidos. RESPONSABLE TECNICO: Profesional
colegiado y habilitado en Ing. Civil o carrera compatible a Ia actividad a ejecutar, el mismo que se hará cargo de la ejecución de Ia Actividad de Mantenimiento de Infraestructura; cuya designación será mediante Resolución de Alcaldía. CUADERNO - REGISTRO DE MANTENIMIENTO: Es
un cuaderno foliado, sellado y legalizado por el notario Público, donde se consignara los trabajos diarios, observaciones, disposiciones del supervisor de Obra etc. aspectos que conciernen al desarrollo de la Actividad de Mantenimiento de Infraestructura. PROGRAMA DE MANTENIMIENTO MUNICIPAL:
Es la compilación de todos los planes de trabajo a ejecutarse durante el ario en curso, para las Actividades de Mantenimiento de infraestructura Municipal. 7.3. La Gerencia de Ingeniería y Obras, es Ia Unidad Orgánica responsable de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del Programa de Mantenimiento Municipal, debiendo programar Ia periodicidad optima para realizar los tipos de mantenimiento en cada infraestructura municipal siendo calificado y determinado por un profesional especializado en mantenimiento de infraestructuras. 7.4. La Gerencia de Ingeniería y Obras deberá propender a realizar mantenimientos predictivos y preventivos que por su naturaleza, devienen en costos inferiores a los incurridos en Ia ejecución de mantenimientos correctivos (por el nivel de deterioro de Ia infraestructura), situación que perjudica Ia economía de Ia Institución Municipal. 7.5. Para dar inicio a Ia elaboración del Programa de Mantenimiento de Infraestructura Municipal en su fase de "identificación", Ia GIO comunicara a Ia Unidades orgánicas que podrán intervenir en la identificación de necesidades de mantenimiento de infraestructura a su cargo, debidamente sustentados ante su despacho, quien determinara si las características corresponden a una actividad de mantenimiento y así poder ser incluidas en el Programa de Mantenimiento Municipal.
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VIII NORMAS ESPECIFICAS 8.1. PREVIA A LA EJECUCION Para el inicio de la ejecución de las Actividades de Mantenimiento, las Unidades Orgánicas pertinentes, deben observar y cumplir previamente los siguientes requisitos: 8.1.1 La Gerencia de Ingeniería y Obras (G10) evaluara, compilara y consolidara el Programa de actividades de Mantenimiento de Infraestructura Municipal, el cual será remitido a la Gerencia Municipal para su V° B° y ratificado por la Alcaldía. 8.1.2 La Gerencia de Ingeniería y Obras (G10) a través de la Sub Gerencia de Estudios de la Municipalidad Provincial de Tacna, formulará con prioridad los estudios de "Planes de Trabajo" para las actividades de mantenimiento de infraestructura, contemplados en el Programa de Mantenimiento Municipal, debiendo estar visado en todas sus páginas por el profesional(es) responsable(s) de su elaboración y posteriormente por la Sub-Gerencia de Supervisión de Proyectos (la cual emitirá el documento de conformidad y/o procedencia de dichos estudios). 8.1.3 Los Planes de Trabajo para actividades de mantenimiento serán aprobados mediante Resolución de Alcaldía, donde se indique el código presupuestal asignado por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperación Técnica Internacional (OPP y CTI). 8.1.4 La formulación del Plan de Trabajo, será concordante tanto en las metas físicas como en los costos totales; en caso que el Plan de Trabajo difiera o contenga mayores metas y presupuesto a lo establecido en el mismo, la Sub Gerencia de Estudios deberá sustentar dicha modificación y contar con la aprobación de la Sub Gerencia de Supervisión de dichas modificaciones, para proceder a la etapa de ejecución de la Actividad de Mantenimiento. 8.1.5 El Plan de Trabajo, contendrá en su parte considerativa los siguientes aspectos: Cadena Funcional-Programática del Plan de Trabajo para la Actividad de Mantenimiento (Función, Programa y Sub-Programa, Plan), Nombre del Plan de Trabajo, Presupuesto a Programar (Presupuesto Total del Plan de Mantenimiento, Presupuesto de Costo Directo, Gastos Generales del Plan de Trabajo, Gastos de Supervisión). Modalidad de Ejecución, Plazo de Ejecución (en días calendario), y Meta Física representativa del Plan de Trabajo.
8.1.5 Se efectuar Calendarización del Presupuesto institucional, en forma mensual y según sea necesario, acción que permitirá a la Oficina de Presupuesto, Planeamiento y Cooperación Técnica Internacional (OPPyCTI) certificar la existencia de disponibilidad presupuestaria, para la ejecución parcial y/o total de la Actividad de mantenimiento, en concordancia con el Programa de Mantenimiento Municipal. 71N.
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8.1.6 Los gastos que demanden la ejecución de las Actividades de Mantenimiento, deberán ser consolidados en el Presupuesto Institucional, en concordancia con lineamientos que la Ley del Presupuesto del Sector Publica vigente estipule. 8.1.7 El contenido generic° de los Planes de Trabajo para actividades de Mantenimiento, de acuerdo al Calendario de Compromisos sera el siguiente: Memoria Descriptiva del Plan de Trabajo, Estado situacional de la Infraestrura a mantener. Planilla de Metrados, Presupuesto de Ia Actividad, Relación 6 Listado de Insumos, Presupuesto Analítico de la Actividad, Cronograma de Avance de la Actividad, Cronograma de Adquisiciones, Planos de la Actividad. Anexos (Fotos, Pruebas de Laboratorio y documentación administrativa que demuestren la necesidad del mantenimiento).
8.1.8 La Gerencia de Ingeniería y Obras o Unidad Orgánica solicitante presentara a la gerencia de Administración (GA.) tres propuestas de profesionales idóneos, para ejercer funciones de "Responsable Técnico" para la Actividad de Mantenimiento (Ingeniero Civil o de la especialidad de la actividad de mantenimiento a ejecutarse, debidamente colegiado y habilitado para ejercer la profesión), se hará mediante Informe, en dicho documento se precisara las funciones y responsabilidades del profesional, siendo necesaria la ratificación del Titular del pliego, mediante Resolución de Alcaldía. 8.1.9 El "Responsable Técnico" de la actividad de Mantenimiento, remitirá a la Sub-Gerencia de Logística el calendario de adquisición de materiales, bienes y utilización de equipos, así como sus respectivos requerimientos mediante cuadros de necesidades. 8.1.10 El "Responsable Técnico" de la actividad de mantenimiento, remitirá a la Sub-Gerencia de Personal (SGP) el requerimiento de personal que intervendrá en la ejecución de la actividad de Mantenimiento, para la formulación oportuna de sus contratos, previamente deberá realizar los requerimientos de materiales a la Sub Gerencia de Logística (SGL) a fin de evitar horas hombre ociosas. 8.1.11 La Sub-Gerencia de Logística, remitirá los materiales adquiridos para la ejecución del Plan de Mantenimiento, al Almacén General de donde el responsable Técnico de la Actividad de mantenimiento, retirara dichos recursos mediante notas de pedido, de acuerdo al calendario de adquisición de materiales, bienes y utilización de equipos. 8.1.12 Los materiales adquiridos por la Sub-Gerencia de Logística, para ser internados a Almacén Central, deberán contar con la conformidad del responsable de Almacén; en caso de recursos especializados, se solicitará la conformidad del Responsable Técnico del Plan de Mantenimiento y/o Técnico especialista según sea el caso. En todos p. 5/8
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los casos el proveedor deberá adjuntar las especificaciones técnicas de los materiales. 8.1.13 El responsable de Ia Sub-Gerencia de Supervisión de Proyectos, designará a un Profesional para realizará labores de Supervisión, al cual denominaremos Supervisor de Ia actividad de mantenimiento. 8.1.14 El Responsable Técnico, remitirá at Ingeniero Supervisor de Ia actividad de mantenimiento, el Cronograma de Ejecución del Plan de Trabajo en base a los diagramas PERT-CPM o similares. Así mismo realizará las funciones de control de asistencia y tareo de personal conforme lo norrne la Sub Gerencia de Personal de la Municipalidad Provincial de Tacna. 8.2 DURANTE LA EJECUCION 8.2.1 Para el inicio de las Actividades de Mantenimiento, se deberá contar con los insumos, requeridos para las actividades de mantenimiento que será corroborado por el supervisor de Ia actividad de mantenimiento.
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8.2.2 Se procederá a Ia apertura del Cuaderno de Registro de mantenimiento, donde se consignara los trabajos diarios, habiendo sido este previamente foliado, sellado y legalizado por el Notario Público. El Cuaderno de Registro debe contener por lo menos original y copia; el original debe permanecer en lugar donde se desarrollan los trabajos, la copia debe remitirse (conforme se avance) al supervisor de Ia actividad de mantenimiento, para las evaluaciones correspondientes, debiendo el supervisor visar: todas las anotaciones, observaciones, ordenes, etc. (firmadas por el responsable técnico) según corresponda y/o requieran los trabajos que se ejecutaran, según lo disponen los documentos que conforman el Plan de Trabajo para las actividades de Mantenimiento, las disposiciones impartidas por el mismo(Supervisor), así como las disposiciones impartidas por el profesional encargado del Plan de Mantenimiento de Infraestructura Municipal, a través del Cuaderno de Registro. 8.2.3 La Sub-Gerencia de Contabilidad, remitirá at Responsable Técnico el reporte mensual de los gastos, que fueron afectados presupuestalmente a la actividad de mantenimiento y sus conceptos, con copia a la Sub Gerencia de Supervisión de Proyectos (SGSP). 8.2.4 La Sub-Gerencia de Logística, remitirá al Responsable Técnico el resumen mensual de las órdenes y pedidos atendidos de materiales y servicios para la actividad de mantenimiento de infraestructura, con copia a la Sub Gerencia de Supervisión de Proyectos (SGSP). 8.2.5 Durante Ia ejecución de las Actividades de Mantenimiento el supervisor de Ia actividad de Mantenimiento, realizara pruebas de control de calidad de los trabajos, materiales, así como del funcionamiento de los instalaciones, conforme a las normas de Control.
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8.2.6 El Responsable Técnico, observará el aspecto técnico y financiero de los trabajos de mantenimiento a su cargo, controlara permanentemente los egresos que se efectúen en la actividad de mantenimiento, los mismos que deben ser concordantes con el Presupuesto Institucional de Gastos de mantenimiento. El Responsable Técnico anotara los gastos y archivara la documentación correspondiente de tareos, materiales, alquiler de maquinaria y otros, en registros auxiliares según corresponda es decir: pagos de personal obrero y empleado, cuadros de necesidades, notas de pedido, PE.CO.SAS, etc. de compras y/o recepciones de materiales e insumos; contratos de maquinaria y equipos, partes diarios, resúmenes de pagos y otras labores administrativas. 8.2.7 El almacenero deberá informar mensualmente al Responsable Técnico y a la Sub-Gerencia de Logística, cuando se le solicite y/o se realice las inspecciones de campo sobre el movimiento de almacén de la actividad de mantenimiento, el cual será debidamente sustentado; dicho informe mensual lo presentara el primer día laborable de cada mes siguiente al evaluado. 8.2.8 Toda actividad de Mantenimiento será objeto de un control estricto de parte del Supervisor y de la GIO, respecto al cumplimiento de los plazos programados para su ejecución, determinado en el Plan de Mantenimiento, en base a los diagramas PERT-CPM o similares; donde se podrá mostrar el avance programado, ejecutado y acelerado si fuera el caso. 8.2.9 El Responsable Técnico presentara informe (02 copias) mensual a la Gerencia de Ingeniería y Obras (G10), con copia at supervisor y otra copia a la unidad orgánica solicitante, sobre el avance físico valorizado de los trabajos, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos, debiendo la GIO disponer las medidas correctivas en coordinación con la Sub Gerencia de Obras; según el Anexo N°.01 de la presente Directiva. 8.2.10 La Sub Gerencia de Obras SGO, responsable de las Actividades de Mantenimiento de la Infraestructura Municipal, revisara y aprobara los informes mensuales emitidos y valorizados por el Responsable Técnico con el V° B° de la GIO, informes que deberán ser remitidos a la Sub gerencia de Supervisión de Proyectos dentro de los siete (07) días del mes siguiente como plazo máximo, con copia a la Unidad Orgánica solicitante si correspondiera. 8.3
POSTERIOR A LA EJECUCION 8.3.1 El Supervisor de la Actividad de Mantenimiento, certificara y dará conformidad a los trabajos concluidos y derivara todo lo actuado, a la GIO para su correspondiente conformidad y ser derivado para un archivo organizado - sistemático. 8.3.2 El Responsable Técnico, con la participación de la Sub Gerencia de Obras deberá hacer entrega a la Sub-Gerencia de Logística, las herramientas, bienes, materiales y agregados, así como el material sobrante por la ejecución de la actividad de Mantenimiento; los p. 7/8
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cuales se efectuarán mediante una Guía de Internamiento Valorizado a Almacén General de la MPT. 8.3.3 La Sub Gerencia de Obras responsable de la ejecución del Programa de Mantenimiento de Infraestructura Municipal, elaborara un sistema informático, que permita consignar las características, cantidad y estado de las herramientas, bienes, agregados y material sobrante para ser utilizados posteriormente en otras actividades de mantenimiento, la SGO permitirá el acceso a esta información oportunamente a la Sub Gerencia de Estudios para que sea considerado en la elaboración de los estudios a nivel de Perfiles, Pre factibilidad y Factibilidad según corresponda. 8.3.4 Una vez concluidos los trabajos, si existieran saldos de presupuesto, según Plan de Mantenimiento aprobado, estos se reasignaran según prioridades en el Programa de Mantenimiento de la institución, 8.3.5 Finalizada la ejecución del Plan de Mantenimiento, el Responsable Técnico deberá presentar un informe Técnico valorizado final a la Sub Gerencia de Supervisión de Proyectos para su revisión y aprobación a través de Resolución de Alcaldía. IX. DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS Y FINALES Primera.-Forman parte de la presente Directiva los anexos 01 y 02 que se utilizaran en los procedimientos a seguir en la ejecución de los planes de trabajo para las actividades de mantenimiento por administración directa. Segunda.- La Gerencia Municipal, Gerencia de ingeniería y Obras, la Unidad Orgánica solicitante y el Órgano de Control Institucional son responsables de la correcta aplicación y cumplimiento de la presente Directiva. Tercera.Los Funcionarios y Servidores Municipales que incumplan las disposiciones contenidas en Ia presente Directiva, serán sancionados con lo dispuesto en el D. Ley N°.276 y el D.S. N°.005-90-PCM de la Ley y Reglamento de la Carrera Administrativa en el Sector Publico de ser el caso y la normativa aplicable según la naturaleza del servidor, además lo indicado por el Órgano de Control Institucional. Cuarta.Los asuntos no contemplados en la presente Directiva serán resueltos Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperación técnica Internacional (OPPyCTI) y por la Oficina de Asesoría Jurídica según sus competencia. Quinta.- La presente Directiva es susceptible a ser perfeccionada a través del tiempo con los aportes de las unidades orgánicas inherentes a las actividades de Mantenimiento de infraestructura Municipal, cuidando la eficacia de su aplicación. Tacna, Noviembre del alio 2007
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INTRODUCCION Es política de la Municipalidad Provincial de Tacna, establecer los lineamientos técnicos sobre procedimientos a seguir en la ejecución de las actividades municipales como es el caso de: Actividades de Mantenimiento de Infraestructura, a fin de implementar un efectivo instrumento de gestión Técnico - Administrativa y de control interno, en concordancia con la normatividad vigente y así evitar errores e irregularidades que afecten la gestión municipal. Para tal efecto la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Cooperación Técnica Internacional (OPP y CTI) en coordinación con la Gerencia de Ingeniería y Obras (G10), Sub-Gerencia de Supervisión de Proyectos (SGSP), ha formulado la presente Directiva de carácter orientador que servirá de guía para la correcta aplicación de los recursos públicos destinado a Mantenimiento.
H. OBJETO La presente Directiva tiene por objeto establecer los lineamientos técnicos, metodológicos y procedimientos de observancia obligatoria, que permitan normalizar las Actividades de Mantenimiento de Infraestructura por la modalidad de administración directa a cargo de la Municipalidad Provincial de Tacna. 111.
FINALIDAD Con la aplicación de la presente Directiva se pretende lograr:
Orientar y unificar criterios en la ejecución de las Actividades de Mantenimiento por la modalidad de administración Directa, estableciendo normas que faciliten su correcta y adecuada ejecución (aprobación de los Planes de Trabajo para las Actividades de mantenimiento, la ejecución física de los trabajos y gastos que demanden la misma), en concordancia con los dispositivos legales vigentes y con lo dispuesto por esta Directiva.
Implementar un efectivo instrumento de gestión técnica-administrativa que permita usar correctamente los recursos públicos, destinados a actividades de mantenimiento de infraestructura y evitar irregularidades que afecten la gestión municipal.
IV. ALCANCE La presente Directiva se aplica en forma obligatoria a todas las unidades orgánicas, órganos desconcentrados y grupos funcionales de la Municipalidad Provincial de Tacna, vinculadas con la ejecución de Actividades de Mantenimiento de infraestructura. p. p . 1 / 8
