INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo estaremos realizando una investigación sobre el diseño de un sistema de codificación contable y su importancia con relación al diseño de un Plan Contable. Contable. Haremos énfasis sobre las características básicas de un sistema de codificación los métodos del mismo como el secuencial, por bloques, por grupo, alfabético numero, nemotécnico, con digito de verificación, de consonantes, fonético y de barras como así las consideraciones finales sobre las características de un código contable, conceptualizaremos diseño de un código contable y los pasos a seguir, el sistema de codificación contable, sus finalidades y por ultimo el concepto de plan de cuentas sus finalidades, características y relación del mismo con el sistema de codificación. Cabe destacar la importancia de este trabajo de investigación porque nos permitirá como estudiantes ampliar un poco más nuestro conocimiento en cuanto a los sistemas de codificación y su relación con un Plan Contable.
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OBJETIVO GENERAL
1) Conocer todo lo relativo al Sistema de Codificación y su relación con el Plan de Cuentas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS 1) Realizar una breve síntesis de las características básicas de un sistema de codificación. 2) Conocer los diferentes métodos de codificación 3) Realizar la Codificación de un Plan Contable
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MARCO TEÓRICO DISEÑO DE UN SISTEMA DE CODIFICACION CONTABLE CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de característica mínimas, tales como:
Precisión del código: la precisión del código significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto.
Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. La falta de flexibilidad es uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa.
Conciso: establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia para identificar elementos.
Operabilidad: implica que los códigos definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Deben tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad.
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METODOS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN Existen diferentes métodos tales como: 1. Secuencial: consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos. Ventajas Útil en listas cortas/ Desventajas No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.
2. Por bloques: los códigos se asignan secuencialmente pero en bloques consecutivos. Ventaja Útil en el procesamiento de listas cortas. Desventaja Pueden presentarse problemas de flexibilidad.
3. Por grupo: codificación secuencial que subdivide clasificaciones sucesivas. Ventajas Facilidad de expansión. Rapidez en el procesamiento de los datos. Desventajas Si no es definida adecuadamente la estructura del código pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso.
4. Alfabético Numérico: se asigna un código alfabético junto a un código numérico que tiene en cuenta las características del elemento a codificar. Ventaja Útil en listas cortas. Desventajas Pueden presentar problemas de expansibilidad.
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5. Nemotécnico: Este método utiliza una combinación de números y letras, para identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su aplicación es sumamente útil para aquellas empresas que manejan una gran variedad de ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o os inventarios de una ferretería. Su objetivo es identificar el código con los elementos que representa y facilitar su aprendizaje y memorización. Ventaja Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos. Desventaja La codificación de los ítems pueden ser engorrosa y compleja.
6. Con digito de verificación: Consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos. Ventaja Absolutamente seguro al valdar la información. Desventajas El desconocimiento de mucha gente del área, acerca de la existencia del método y mucha gente desconoce la metodología para crear el algoritmo del código de verificación.
7. De consonantes: consiste en eliminar todas las vocales, posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra sea esta una consonante o una vocal. Ventaja Facilidad en su aplicación Desventaja Uso limitado Requiere conocimiento del método para que tenga significado.
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8. Fonético: codifica los elementos de acuerdo a su sonido. Debe mantenerse la primera letra sea vocal o consonante. Ventaja Útil para una búsqueda alfabética en una lista Desventaja Aplicable a situaciones muy especificadas
9. De Barras: La codificación de barras consiste en la asignación de líneas y espacio distintos anchos que son impresos a un producto para su identificación Generalmente utilizado en control de inventarios, con una identificación óptica del producto. ( a nivel comercial e industrial) El código de barras es la tecnología automática más avanzada disponible, y es como la huella digital para el producto, ya que no hay dos productos en todo el mundo que puedan tener códigos iguales Permite acceder a una base de datos almacenada en un computador
donde se pobra ver toda la información concerniente al
producto, precio, stock en almacén, si esta o no en oferta y toda la información que el empresario considere necesaria. Las Líneas y espacios del código de barras son de tamaño variable y representan 13 dígitos. El lector óptico lee las barras y espacios interpretándolos como diferentes combinaciones de 0 y 1, que es el lenguaje binario que entiende el computador. Estas barras tienen una dimensión estándar de 37,29,x26,26 y pueden tener una variación de 0,8 a 2 veces su tamaño según el área de la etiqueta o envase.
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CONSIDERACIONES FINALES SOBRE CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO CONTABLE. Flexibilidad: Un código contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o detalles. (Visión de Futuro)
Adecuada Clasificación: Un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. Por ejemplo el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la práctica general.
Jerarquizado: El código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
Claridad en las Descripciones: Un código contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas, con el objeto de asociar y establecer claramente una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.
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DISEÑO DE UN CÓDIGO CONTABLE Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados están compuestos por dígitos y niveles. Los dígitos representan el número de posiciones utilizadas por el código contable. Los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos, a fin de diferenciar cada una de las clasificaciones que requieran los estados financieros. La definición del formato del código contable tendrá un impacto en la calidad y detalle de la información financiera.
PASOS EN EL DISEÑO DE UN CÓDIGO CONTABLE 1. Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del Balance General como del estado de Ganancias y Perdidas
2. Definir o especificar el formato del código contable en distintos niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esta usando y a la definición de los parámetros de las cuentas.
3. Una vez realizado el Paso 1 y el Paso 2 debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho.
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SISTEMA DE CODIFICACIÓN CONTABLE Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable seria im posible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos del procesamiento de información, y en segundo término, prever si los códigos serán procesados manualmente a través de un computador. La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la compañía. Así, el sistema de codificación para un catálogo de cuentas será distinto utilizado para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con el.
FINALIDADES DE LA CODIFICACIÓN Facilitar la intercalación de las nuevas cuentas que la empresa considere necesario abrir, de acuerdo a su tamaño, giro, y el grado de detalle con el que se requiera la obtención de información contable. Permitir, mediante la lectura del código seleccionado, el reconocimiento del carácter de cada cuenta. Para el caso de Conty (Software contable), la codificación es imprescindible pues constituye una de las bases del sistema, en cuanto a que este procesa y agrupa los datos de acuerdo a la codificación preestablecida.
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PLAN DE CUENTAS Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. El Plan de Cuentas es un sistema de procesamiento contable, por medio del cual las cuentas son ordenadas metódicamente mediante la asignación de un código. La forma universalmente aceptada es mediante el sistema decimal, el que se basa en la codificación numérica de cada cuenta o conjunto de cuentas, de acuerdo a su naturaleza y su ubicación en el Plan de Cuentas.
FINALIDADES DEL PLAN DE CUENTAS Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la contabilidad Brindar información Ayudar al control Facilitar la imputación de los registros contables
CARACTERÍSTICAS DEL PLAN DE CUENTAS: Sistematización en el ordenamiento Flexibilidad para poder introducir nuevas cuentas Claridad para facilitar la labor de los usuarios
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PLAN DE CUENTAS SIN EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBILIDADES Caja Recaudaciones a depositar Bancos Banco xx s.a cta.cte Banco xx s.a caja de ahorro vista INVERSIONES TEMPORARIAS Valores Títulos y Acciones CREDITOS Clientes Deudores Varios Documentos a Cobrar Deudores Morosos Otros deudores Alquileres Pagados por adelantado Intereses Pagados por adelantado Seguros Pagados por adelantado IVA-CF INVENTARIOS MERCADERIAS Mercaderías ACTIVO NO CORRIENTE CREDITOS Documentos a cobrar Deudores Varios Créditos en Gestión de Cobro PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Bienes en Operación Terrenos Edificios Equipos de Oficina Equipos de Informática Rodados Depreciación Acumulada ACTIVOS INTANGIBLES Marcas Llave de Negocio Patente de Invención
OTROS PASIVOS Anticipo de clientes Dirección General de Recaudación IVA-Débito Fiscal PASIVO NO CORRIENTE PREVISIONES Previsión para indemnización Otras contingencias PATRIMONIO NETO CAPITAL Capital Suscripto Capital a Integrar Capital Social Capital RESERVA Reserva Legal Reservas Facultativas Resera de Revalúo RESULTADOS Resultados Acumulados Resultados del Ejercicio INGRESOS OPERATIVOS Ventas Netas Sector Privado Mercaderías Ventas Ventas de Servicios Otros ingresos Descuentos obtenidos Comisiones obtenidas EGRESOS Menos: Costo de Ventas (productos o servicios vendidos) Costo de Ventas Gastos Operacionales Aguinaldos Alquileres Pagados Depreciación de bienes de uso Agua, Luz y Teléfono Honorarios Profesionales Seguros Sueldos y Jornales Papelería y útiles de oficina Artículos de limpieza Gastos de Ventas Comisiones sobre ventas Publicidad y Propaganda Gastos de Comercialización Pérdidas Descuentos concedidos Pérdida en venta de bienes de uso Donaciones y Contribuciones negativa
PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS A PAGAR Proveedores Acreedores Varios Documentos a Pagar PROVISIONES Impuesto a la Renta a pagar IVA a pagar Aportes y retenciones a pagar Sueldos y jornales a pagar
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Plan de Cuentas con el Sistema de Codificación Numérico 1
ACTIVO
1.01 ACTIVO CORRIENTE 1.01.01 DISPONIBILIDADES 1.01.01.01 Caja 1.01.01.02 Recaudaciones a depositar 1.01.01.03 Bancos 1.01.01.03.01 Banco xx s.a cta.cte 1.01.01.03.02 Banco xx s.a caja de ahorro vista 1.01.02 INVERSIONES TEMPORARIAS 1.01.02.01 Valores 1.01.02.02 Títulos y Acciones 1.01.03 CREDITOS 1.01.03.01 Clientes 1.01.03.02 Deudores Varios 1.01.03.02.01 Documentos a Cobrar 1.01.03.02.02 Deudores Morosos 1.01.03.03 Otros deudores 1.01.03.03.01 Alquileres Pagados por adelantado 1.01.03.03.02 Intereses Pagados por adelantado 1.01.03.03.03 Seguros Pagados por adelantado 1.01.03.03.04 IVA-CF 1.01.04 INVENTARIOS 1.01.04.01 MERCADERIAS 1.01.01.01.01 Mercaderías 1.02 ACTIVO NO CORRIENTE 1.02.01 CREDITOS 1.02.01.01 Documentos a cobrar 1.02.01.02 Deudores Varios 1.02.01.03 Créditos en Gestión de Cobro 1.02.02 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.02.02.01 Bienes en Operación 1.02.02.01.01 Terrenos 1.02.02.01.02 Edificios 1.02.02.01.03 Equipos de Oficina 1.02.02.01.04 Equipos de Informática 1.02.02.01.05 Rodados 1.02.02.02 - Depreciación Acumulada 1.02.03 ACTIVOS INTANGIBLES 1.02.03.01 Marcas 1.02.03.02 Llave de Negocio 1.02.03.03 Patente de Invención
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PASIVO
2.01 PASIVO CORRIENTE 2.01.01 CUENTAS A PAGAR 2.01.01.01 Proveedores 2.01.01.02 Acreedores Varios 2.01.01.03 Documentos a Pagar 2.01.02 PROVISIONES 2.01.02.01 Impuesto a la Renta a pagar 2.01.02.02 IVA a pagar 2.01.02.03 Aportes y retenciones a pagar 2.01.02.04 Sueldos y jornales a pagar 2.01.03 OTROS PASIVOS 2.01.03.01 Anticipo de clientes 2.01.03.02 Dirección General de Recaudación 2.01.03.03 IVA-Débito Fiscal 2.02 PASIVO NO CORRIENTE 2.02.01 PREVISIONES 2.02.01.01 Previsión para indemnización 2.02.01.02 Otras contingencias 3 3.01 3.01.01 3.01.02 3.01.03 3.01.04 3.02 3.02.01 3.02.02 3.02.03 3.03 3.03.01 3.03.02
PATRIMONIO NETO CAPITAL Capital Suscripto Capital a Integrar Capital Social Capital RESERVA Reserva Legal Reservas Facultativas Resera de Revalúo RESULTADOS Resultados Acumulados Resultados del Ejercicio
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4 4.01 4.01.01 4.01.02 4.02 4.02.01 4.02.02
INGRESOS OPERATIVOS Ventas Netas Sector Privado Mercaderías Ventas Ventas de Servicios Otros ingresos Descuentos obtenidos Comisiones obtenidas
5 5.01 5.01.01 5.02 5.02.01 5.02.02 5.02.03 5.02.04 5.02.05 5.02.06 5.02.07 5.02.08 5.02.09 5.03 5.03.01 5.03.02 5.03.03 5.04 5.04.01 5.04.02 5.04.03
EGRESOS Menos: Costo de Ventas (productos o servicios vendidos) Costo de Ventas Gastos Operacionales Aguinaldos Alquileres Pagados Depreciación de bienes de uso Agua, Luz y Teléfono Honorarios Profesionales Seguros Sueldos y Jornales Papelería y útiles de oficina Artículos de limpieza Gastos de Ventas Comisiones sobre ventas Publicidad y Propaganda Gastos de Comercialización Pérdidas Descuentos concedidos Pérdida en venta de bienes de uso Donaciones y Contribuciones negativas
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CONCLUSIÓN En base al Trabajo de Investigación realizado podemos concluir lo siguiente que con un sistema de codificación efectiva los datos pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos. Cabe destacar la importancia del sistema de codificación pues ayuda a alcanzar los objetivos con eficiencia ya que los datos codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de elementos capturados, pues ayudan a contribuir al ordenamiento adecuado de los datos, ya que el principal objetivo de la codificación es ahorrar tiempo y trabajo y realizarlo en forma eficiente y ordenada. La Relación de la Codificación con un Plan de cuenta es indispensable pues permite registrar las cuentas contables de la empresa en forma de listado en un sistema automatizado y llevar un orden y control eficiente, también permite llevar un control al día de los movimientos contables de la empresa, facilita el reconocimiento de cada una de las cuentas ya que cada una de ellas se encuentra codificada según sea el tipo, brinda una estructura básica para la organización del sistema contable es decir permite obtener información contable de la empresa de una manera sencilla ya que por su condición de integridad presenta todas las cuentas que la empresa necesita para su funcionamiento.
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Bibliografía
http://www.buenastareas.com/ensayos/Plan-De-Cuentas/6082611.html http://www.solucionesmemory.com/conty.html http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-excel-aplicado-contabilidad/plancuentas-estructura-clasificacion-codificacion
FERNANDO CATACORA CARPIO . “Sistemas y Procedimientos Contables”, Editorial: Mc. Graw – Hill
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