DISEÑO Y PROGRAMACION DE PROCESOS

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS. TALLER DE PROCESOS. Prof. Dr. Aquiles Bedriñana  Ascarza 1

MAPA GLOBAL DE PROCESOS s

Es la ilustración de cómo funciona un proceso dentro de una organización.

s

Un mapa ayuda a visualizar los pasos de un proceso y a identificar sus ineficiencias ineficiencias.. 2

MAPA GLOBAL DE PROCESOS s

En el mapa se deben identifica identificar: r:

s

Los participantes del Proceso.

s

Los inputs y outputs de todo el proceso. 3

MAPA GLOBAL DE PROCESOS s

Los pasos o actividades dentro de un proceso.

s

Las áreas que abastec abastecen en de inputs intermedios y que reciben outputs de cada paso. 4

PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS s

1) Determinar el inicio (input) y el fin del proceso (output).

s

2) Identificar las actividades o pasos que generan el output.

s

3) Identificar quienes participan participan o quien es el responsable de cada actividad. 5

PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS s

4) Identificar la secuencia de pasos.

s

5) Precisar los inputs/proveedores y los outputs/destinatarios de cada paso.

6

Atención de quejas en ISE Admisión

Calif Ca lific icac ació ión n Di Dist strib ribuci ución ón Reporte

15-X-99 Investigación Registro Fin

Queja Secretaria y/o  personal que recepc.la queja

Informe con recom. Y/o sanc. C/ copia al asegurado

Registra la queja en el libro Califican la queja

Jefes de Dep. Intendente. Jefes de Dep.

Distrib. * especialidad y carga de trab

Responsable de la queja

. Se reporta al asegurado

Queja registrada

Queja

.

Q. Dist

Asegur.

Investigación del caso

Registro de los result.

Q. Invest. Result.

7 Informe

FLUJOGRAMAS Son dibujos detallados de las actividades activida des de un u n proceso. s Permiten identificar problemas potenciales potenciales del proceso. s Sirven como método estandarizado estandarizado de comunicación, ya sea de procesos nuevos o ya existentes. s

8

FLUJOGRAMAS s

Los Flujogramas utilizan un conjunto estándar estándar de símbolos sím bolos, mostrando las actividades en secuencia y los puntos de decisión de cisión que ocurren en un proceso.

9

 APLICACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS s

Sirven para identificar como se realiza una actividad existente.

s

Investigar la existencia de errores o “cuellos de botella”. bo tella”.

s

Ayudan a rediseñar un proceso. 10

DIFERENCIAS ENTRE UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS Y UN FLUJOGRAMA s

s

Mapa Global de Procesos. Enfoca los inputs y los outputs, y la interrelación entre organizaciones.

s s

s s

s

No detallan el flujo de trabajo en un paso. No usa símbolos

s

Flujograma. Enfoca la comprensión de un flujo secuencial de trabajo dentro de un PASO o de varios . Muestra flujos físicos y de información. Se usa simbología estándar. 11

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA 1) Determinar el primero y último de los pasos del proceso. s 2) Anotar el primer paso en la parte superior de la hoja y dibujar una elipse alrededo alrededorr de él. s 3) Escribir cada paso del proceso en secuencia. Usar rectángulos para las actividades s

12

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA s

4) Utilizar Utilizar rombos para las decisiones.

s

5) Señalar el sentido del diagrama de flujo, desde el inicio hasta el final, mediante flechas que indican la conección de todos los rectángulos rectángul os y rombos. 13

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA s

s

6) Regresar al principio de la trayectoria y repetir el paso (4) (rombo de decisiones), para cualquier trayectoria que se ramifique de la principal. 7) Anotar el último paso en la parte inferior de la página, y dibujar una elipse alrededor de él y conectar la trayectoria primaria con sus ramificaciones hasta el último paso. 14

OTROS SÍMBOLOS UTILIZADOS SON: Almacena Almacenamiento miento Almacenamie nto o inventario. s Input o output de información s transmitida por escrito. s Espera de una persona o producto. s Desplazamiento Desplaza miento del cliente o producto s

15

16

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS s

Es el que muestra todas aquellas atenciones sucesivas sucesivas que recibe un cliente, señalandose todos los hechos sujetos a exámenes mediante el símbolo que corresponde.

s

Permite identificar la actividad o atención al cliente que hace que el proceso proc eso sea considerado considerad o crítico c rítico 17

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS Se identifican: s Las actividades que se dan en un proceso. s El tiempo empleado en cada actividad. s La distancia que hay entre una actividad actividad y otra. s

18

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS Pasos para su elaboración: s 1) Identificar el servicio y el proceso a estudiar. s 2) Colocar la fecha y numerar la hoja. s 3) Identificar el inicio y el fin del proceso. s 4) Describa cada actividad en forma consecutiva, indicando indicando duración, y distancia entre cada una . s

19

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS s

5) Identifique la actividad que hace que el proceso sea crítico, marcando con un aspa en cualquiera po sibilidades: es: cualquiera de las posibilidad posibilidades:

s

Simplificar, Simplificar, mejorar o eliminar , e igualmente marcar el aspa en los items cambios, método, persona, formato o infraestructur infraestructura. a. infraestructura

20

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS 6) Totalice las las distintas distintas actividades : Operación, Inspección,  Transporte y espera.

s

s

7) Anote el tiempo, distancia y costo total por cliente atendido en el cuadro resumen. 21