AKUNTANSI PERHOTELAN SAP 14 PENYUSUNAN B U D G E T OPERASIONAL PADA USAHA PERHOTELAN
“
”
OLEH: KELOMPOK 3
1. Luh Nopia Yudiastuti
1406305029/04
2. Anak Agung Ayu Mas Bhuwaneswari
1406305034/05
3. Ratih Jayadiningrat
1406305066/12
4. Luh Aprilia Widiantini
1406305090/18
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2017
A. PENDAHULUAN
Sistem informasi yang baik merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan pada setiap jenis usaha, termasuk industri perhotelan. Saat ini perkembangan pariwisata di Indonesia sangat pesat, seluruh kota di Indonesia berlomba membangun hotel dengan fasilitas layanan yang lengkap. Perusahaan lebih dituntut untuk menjaga efektifitas dan efesiensinya sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Setiap perusahaan tanpa melihat sifat kegiatannya selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yang terdiri dari biaya penjualan dan bia ya umum serta administrasi. Oleh sebab itu biaya operasional merupakan yang paling esensial menyangkut kesinambungan suatu perusahaan, maka sangat di perlukan perencanaan dan pengendalian yang akurat terhadap biaya operasional. Biaya operasional merupakan rencana kegiatan yang mencakup yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, dinyatakan dalam satuan yang berlaku pada masa yang akan datang. Dengan berpedoman pada biaya operasional maka tujuan perusahaan akan tercapai.Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Ketika manajer mendapat masukan nyata dalam proses budget, mereka sering menjadi termotivasi untuk mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak melakukan kinerja di luar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis.
B. PENYIAPAN BUDGET OPERASI
Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua belas bulan. Perencanaan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk mengevaluasi hasil actual dari operasi. Budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melaukakan fungsi perencanaan dan pengendalian. Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Ketika manajer mendapat masukan nyata dalam proses budget, mereka sering menjadi 1
termotivasi untuk mengimplementasikan perencanaan laba perusahaan dan manager tidak melakukan kinerja di luar perencanaan apalagi aktivitas yang tidak realistis. Departemen akuntansi akan meyediakan data untuk para manager tentang informasi statistic dari kinerja sebelumnya, informasi tenaga kerja langsung, program pemeliharaan dan data penting lainnya untuk penyiapan budget. Financial controller bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manager departemen. Accounting departemen menggabungkan semua perencanaan menjadi sebuah budget operasi yang menyeluruh, termasuk biaya tetap dan biaya lainnya untuk diperiksa dan disetujui oleh general manager. General manager dan controller mereview perencanaan budget departemen dan menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. Jika budgetnya kurang memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen yang bersangkutan untuk direview dan direvisi. Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk menyiapkan budget operasi ada dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai berikut: Siapa (Who)
Apa (What)
Kapan (When)
General manager
Pertemuan perencanaan budget
Oktober tgl 1-31
Controller
Penyiapan
&
Departement
perencanaan
budget November tgl 1-9
Head
departemen
Accounting
Konsolidasi perencanaan budget November tgl 10-19 departemen
General
manager
& Penyiapan laporan budget general
Desember
Controller
manager
Owners
Mereview dan menyetujui laporan Desember budget dari general manager
C. PROSES PERENCANAAN BUDGET 1. Review operasi tahun lalu
Review operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukkan hal-hal penting yang masih berlangsung (continuiting significant item). Hal ini mencakup perubahan harga,
2
tambahan fasilitas/pengurangan fasilitas yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar, perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut, dan hal-hal sejenis lainnya.
2. Menganalisa bisnis secara umum
Analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan local pada saat berjalan menunjukkan item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Rencana aktivitas (action plans) juga dibuat untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus tau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi perusahaan diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan. 3. Menganalisa situasi kompetitif saat ini
Analisa situasi kompetitif saat ini menunjukkan item-item yang sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang. Contoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun, motel, dan restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar-besaran. 4. Menganalisa harga-harga
Analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang akan menarik volume bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal. 5. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor
Proyeksi tingkat hunia untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan departemen kamar. Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi dan informasi statistic di grup bisnis. Penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis regular dari fasilitas makanan dan minuman.
D. PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN 1. Penyusunan Budget Pendapatan
Dalam penyusunan anggaran pendapatan di Departemen Front Office (FO), terdapat beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan mikro (berkaitan dengan kemampuan serta kondisi hotel yang bersangkutan). Informasi yang bersifat makro antara lain: 1) Kondisi perekonomian baik regional, nasional maupun internasional, 2) Tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional, 3) Kondisi para pesaing, 3
4) Jumlah kunjungan wisatawan, 5) Musim, 6) Event yang memerlukan akomodasi dalam jumlah yang tinggi, dsb. Sedangkan untuk informasi yang bersifat mikro meliputi: 1) Jumlah kamar hotel, 2) Promosi individu, 3) Kebijakan hotel (berkaitan dengan pasar yang dituju), 4) Harga.
Disamping rencana penjualan kamar departemen FO juga membuat perencanaan bia ya tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya
2. Penyusunan Budget Biaya 1) Penyusunan anggaran di departemen Food & Beverage (F & B)
Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar kan merencanakan penjualan F&B. informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini departemen F&B juga memerlukan informasi tentang asal dari tamu yang menginap dihotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan. Disamping penjualan yang berasal tamu hotel, departemen F&B juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di luar hotel serta menyusun rencana operasional didepartemennya.
2) Penyusunan anggaran di departemen House Keeping (HK)
Departemen HK berdasarkan rencana penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut, seperti misalnya yang berkaitan dengan pengadaan handuk, sabun serta penggunaan bahan kimia serta segala sesuatu yang berkaitan dengan penjualan kamar tersebut. Segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian kamar tersebut. Departemen HK juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional didepartemennya.
3) Penyusunan anggaran di departemen Energi dan Pemeliharaan (ME)
Departemen ME, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang 4
akan dilaksanakan dihotel, termasuk didalamnya merencanakan perbaaikan tau memeliharaan serta peremajaan yang diperlukan. Berkaitan dengan efisiensi energi, ME akan merencanakan pengaturan pemakaian tenaga listrik baik yang bersumber dari PLN maupun yang bersumber dari mesin generator. ME juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional didepartemennya.
4) Penyusunan anggaran di departemen Personalia
Departemn personalia merupakan departemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. Karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan dengan karyawan training yang merupakan tenaga kerja yang sangat murah. Informasi isian kamar sangat berkaitan dengan kebijakan cuti, lembur karyawan serta kapan dibutuhkannya tenaga ekstern.
5) Penyusunan anggaran di departemen Akuntansi
Departemen akuntansi, disamping menyusun anggaran didepartemennya, juga menjadi coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua anggaran individual tersebut direkapitulasi didepartemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan penggabungan. Atas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional, departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. Dalam koordinasi tersebut tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukan pemangkasan atau perubahan periode anggaran dari masingmasing departemen. Hasil coordinator inilah yang dijadikan dasar untuk menentukan anggaran yang dijadikan acuan untuk menilai kinerja organisasional.
E. KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN
Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akunting yang kemudian akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya. Departemen akuntansi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan schedules yang meyertai budget per departemen telah lengkap. Setelah meyelesaiakan review budget per departemen, departemen akunting meyiapkan proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang. Laporan ini bersama dengan
5
departemental schedules dan data pendukung, menjadi kesatuan paket budget awal untuk direview oleh general manager dan controller perusahaan.
F. PENYIAPAN LAPORAN BUDGET OLEH GENERAL MANAGER
General manager dan controller mereview laporan laba rugi, departemental schedules dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan beban realistis. Review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya. Pendapatan yang ditunjukan oleh laporan laba rugi diukur dengan preyeksi general manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. Jika tambahan penyesuaian diperlukan, general manager dan controller mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan bagaimana pembuatannya. Jika penyesuaian dalam jumlah besar dibuat, maka dampak dari perubahan-perubahan tersebut pada budget per departemen dan atau kesatuan budget awal harus dianalisis secara seksama. Budget report general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat perencanaan budget. Report ini mencakup review dari item-item berikut ini: 1. Kompetisi 2. Kondisi politik & ekonomi 3. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan 4. Item-item luar biasa 5. Tenaga kerja 6. Fasilitas 7. Rates 8. Capital Improvement 9. Cash Flow Sebelum menyerahkan budget report ke pemilik perusahaan, general manager dan controller harus mereview secara singkat report budget tersebut dengan para kepala departemen. Setelah review final budget report dengan para kepala departemen, general manager dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. Jika budget tidak memuaskan, elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen terkait untuk direview dan direvisi. Pr oses ini dapat berulang beberapa kali sampai budget yang memuaskan dapat diselesaiakan.
6
G. KONTROL BUDGET
Proses
budget
kontrol
mengidentifikasi
dan
menganalisa
variance
yang
signifikanantara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. Analisis variance dapat menunjukkan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya. Agar budget dapat digunakan secara efektif untuk tujuan pengendalian, laporan dibuat secara bulanan. Laporan ini akan bermanfaat jika penyajiannya tepat waktu dan relevan. Laporan yang dibuat seminggu setelah akhir periode akuntansi berarti sudah terlambat bagi manager untuk melakukan investigasi variancenya, menentukan sebab-sebabnya, dan mengambil tindakan korekstif seperlunya. Laporan yang relevan meliputi pendapatan dan beban per departemen dimana masing-masing biaya dipertanggung jawabkan. General manager dan controller harus menyiapkan criteria penentuan variance yang signifikan kepada kepala departemen. Criteria tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk rupiah dan prosentase. Laporan variance harus mencakup detail secukupnya agar kepala departemen memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akan terhadap variance yang ada di budget. Laporan bulanan harus memuat kolom variance rupiah dan prosentase sehingga kepala departemen dapat mengidentifikasikan dengan mudah variance mana yang signifikan.
H. RE FORECASTING
Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. Reforecasting perlu jika hasil actual mulai menunjukkan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.
I. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulka bahwa, Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua belas bulan. Proses perencaaan budget terdiri dari lima langkah, yaitu review operasi tahun lalu, meganalisa kondisi bisnis secara umum, menganalisa situasi kompetitif saat ini, menganalisa harga-harga, dan proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor. Penyusunan anggaran terdiri dari dua, yaitu pendapatan dan biaya. Dimana pendapatan terdiri dari departement front office, sedangkan biaya terdiri 7
dari food and beverage, house keeping, energi dan pemeliharaan, pers onalia, serta departemen akuntansi. Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi aktual. Analisis varian dapat menunjukkan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Laporan variance budget harus mencakup detail secukupnya agar kepala departemen memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akal terhadap variance yang ada di budget. Hampir semua item pendapatan dan beban yang ada di budget akan berbeda dari laporan hasil operasi. Hal ini memang diharapkan karena tidak ada di budget proses pembuatan budget yang sempurna.
8
DAFTAR PUSTAKA
Widanaputra, A.A. G.P, Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna. 2009. Akuntansi Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi). Graha Ilmu: Yogyakarta http://meweks.blogspot.co.id/2011/12/budget-operasi-dan-pengendalian-budget.html (diakses pada tanggal 27 April 2017)
9