DEONTOLOGIA SECRETARIAL
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DEDICATORIA: A mis padres, por su buen ejemplo de vida en todo momento, por sus excelentes consejos y su apoyo incondicional en los estudios.
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INTRODUCCION La actividad secretarial es muy antigua y anteriormente era desempeñada exclusivamente por hombres. Actualmente, en muchos países, el cargo de Secretario equivale al título de Ministro, en la distribución de carteras de sus gobiernos. En el Perú el cargo de Secretaria aún subsiste; así por ejemplo podemos citar el caso de los Secretarios de Juzgados, de los Secretarios Generales de un Ministerio, Instituto o Empresa Pública, etc. Sin embargo, debemos puntualizar, que la actividad secretarial desempeñada por mujeres, es un hecho reciente y tiene su origen, en la incorporación masiva de la mujer al trabajo. Este hecho se ha producido en las tres últimas décadas del presente siglo. La mujer ha demostrado que no es inferior al hombre en inteligencia, ni en capacidad de acción, ni en carácter. En la Administración Pública, la mujer ha demostrado plena capacidad. Ahora por ejemplo ya no es novedad leer en los diarios que importantes puestos públicos; Jefes de Gobierno, Ministros, Diputados, Directores, etc., son desempeñados con eficiencia por mujeres. En la actividad privada, también las mujeres han demostrado y demuestran su capacidad dirigiendo empresas y negocios, llevando la gerencia de grandes industrias y ocupando diferentes puestos técnicos y profesionales en todas las ramas de las empresas productivas o de servicios.
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DEONTOLOGIA SECRETARIAL Pese a la ingente incorporación de la mujer al trabajo en todas partes del mundo, sin embargo, algunos de los oficios o profesiones “femeninas” se vieron y se ven todavía con cierto recelo por parte de la sociedad tradicional y de los hombres con mentalidad conservadora. Las profesiones u oficios femeninos que han merecido más oprobios, ofensas, dudas y sátiras, son aquellas que obligan a la mujer a trabajar bajo la supervisión directa de un jefe.-Hombre o que le obligan a compartir la diaria jornada de trabajo entre elementos masculinos. La ética profesional es un conjunto de principios, valores y normas que indican cómo debe comportarse un profesional, él ser humano, por su naturaleza hace que sea capaz de gobernarse a sí mismo,
el
hombre
como
criatura racional no actúa de manera
mecánica
y
premeditada, la ética tiene que ver con la parte interior del ser humano, es decir, los valores que todos tenemos la voz interna que nos dice si algo es correcto o no y nos fortalece o nos degrada como personas, la ética se aplica en todas las áreas de nuestra vida y en todas las actividades
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a realizar, el actuar del hombre repercute severamente en la sociedad de la que forma parte puesto que en el seno de la sociedad en donde se realiza se perfecciona o se pierde según, la voluntad propia de cada persona, si al hombre se le ha dado la capacidad de autogobernarse es lógico también que se le haya dado la capacidad de discernir qué es lo bueno que debe hacer y qué es lo malo que debe evitar. Para regular el actuar del ser humano en la sociedad a lo largo de la historia han existido agrupaciones de personas encargadas de organizar, agrupar y conseguir derechos profesionales, para construir una sociedad mejor, la calificación de profesional no solo está vinculada a los conocimientos o al título, sino también al compromiso, la excelencia en el desarrollo de las actividades laborales. La ética profesional pretende regular las actividades que se realizan en el marco de una profesión, sugiere aquello que es deseable y condena lo que no debe hacerse, hoy en día la sociedad
exige que nuestras actividades diarias
tengan como directriz principal la moral y la ética, en la actualidad el ser humano atraviesa una crisis de identidad, no otorga la importancia necesaria a la actuación ética, moral, responsable y adecuada, hoy en día se ha dado prioridad a los llamados antivalores y las consecuencia podemos palparlas en cualquier ámbito.
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ESTERIORIPIAS SOBRE LA PROFESIÓN SECRETARIA Entre
las profesiones calificadas como “dudosas” por el mundo masculino
conservador se tienen por ejemplo: azafatas, enfermeras, secretarias, actrices, bailarinas, relacionistas públicas, periodistas, etc. La “azafata y el piloto”, la “enfermera y el médico” la “secretaria y el jefe”, etc. Son títulos de películas, novelas y obas de literatura casi siempre pornográficas. También es muy común ver dibujos o ilustraciones en revistas y periódicos que satirizan de un amanera abierta o velada las profesiones a que nos hemos referido. En nuestra sociedad, aunque la mayoría de las personas consientes y responsables entiendes perfectamente que las mujeres inmorales o licenciosas se pueden dar en cualquier actividad o profesión; sin embargo, se mantiene un consenso de censura social contra las profesiones señaladas. Inclusive se ha creado acerca de las profesiones mencionadas una “aureola de morbosidad” que hace que los hombres reacciones antes estas mujeres (azafatas, secretarias, enfermeras, bailarinas, actrices, etc.) con atrevimiento y con insinuaciones que quizás no se atreverían a usas con una juez, una policía, una doctora o una ingeniera. Frente a la situación referida, y concretamente en el caso de las SECRETARIAS, nos induce a meditar profundamente sobre sus cusas probables; pero al mismo tiempo, tal situación real obliga a las VERDADERAS SECRETARIAS PROFESIONALES a distinguirse de quienes no lo son y a exigir la dación de normas jurídicas que no solo reconozcan a la actividad secretarial como una profesión universitaria, sino que, también cautelen
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rigurosamente su ejercicio ético a través de la creación del colegio Profesional de Secretarias.
PERFIL
Personalidad equilibrada y pro-activa.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptación a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposición para trabajar en equipo.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espíritu de superación.
Flexibilidad·
Sentido de humor.
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FUNCIONES
Preparar los documentos técnicos que le asignen los órganos de la CITEL y los documentos de trabajo para sus reuniones.
Actuar como Secretario Técnico de las reuniones de la Asamblea.
Velar porque las actas, decisiones, documentos y proyectos de resolución de todos los órganos que estén de acuerdo con las disposiciones de la Carta de la Organización, los mandatos de la Asamblea General.
Recibir la correspondencia oficial relacionada y darle el trámite correspondiente y tramitar las comunicaciones que conciernan al trabajo de la Secretaría.
Ejecutar las decisiones y encargos que le indiquen los distintos órganos de la CITEL.
Colaborar con el Presidente en la elaboración del anteproyecto de temario de cada reunión de la Asamblea.
Preparar documentos, estudios e informes necesarios para las
reuniones de la Asamblea.
Informar por escrito a los Estados miembros la fecha y sede de celebración de las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea.
ACTITUD DE LA SECRETARIA La actitud siempre tiene que ser positiva además su ética le permite guardar toda la información que dentro de la empresa se encuentre, ya sea recibiendo
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noticias importantes para su jefe o escuchar comentarios de subordinados, la fidelidad en una buena secretaria ejecutiva es lo mas importante y eso hace la diferencia.
NORMAS DE ETICA Normas éticas de conducta son:
Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.
Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su profesión.
El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de Secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una Secretaria no divulgará, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.
La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a título personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada.
Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos que la empresa los considere como confidenciales, más aún descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.
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CONTENIDO ETICO DE LA ACTIVIDAD SECRETARIAL La actividad secretarial como profesión descansa en un profundo substrato ético; así por ejemplo su actividad se encuentra enmarcada dentro de los valores de la honestidad, la lealtad, la solidaridad, la paciencia, la integridad, la discreción, la modestia, la veracidad, la laboriosidad y el respeto. El ejercicio ético de la profesión secretarial se da en todas las actividades humanas licitas y honestas, En todas ellas la tarea de la Secretaria viene a ser casi la misma: coadyuvar al eficaz funcionamiento de una oficina mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico:
Atender al público
Realizar labores de taquigrafía
Mecanografía
Archivo
Tramite documentario
Servicio telefónico, etc.
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En resumen, el ejercicio profesional de la Secretaria debe conducirse no solo por el ordenamiento jurídico, sino por su propia deontología profesional. Al respecto, algunos estudiosos y tratadistas han formulado “decálogos”, “principios básicos”, “reglas de oro”, “códigos morales” y “oraciones” de la Secretaria; en un intento de señalar una conducta ética y deontología para el ejercicio de la profesión secretarial.
REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA
Liberar a su jefe
Jamás debe creerse “alguien”, sino la “segunda de a borde”.
Nunca dejara, confiara o esperara nada al azar.
Esforzarse en “conocer su puesto” para acreditarlo y retenerlo.
No debe bastarle ganar la confianza de su jefe, sino saber conservarla, acreditarla y superarla diariamente.
Estudiar y analizar todo trabajo antes de iniciarlo
Emprender y finalizar todo trabajo por encima de su capacidad personal es arriesgarse a fracasar o a equivocarse; Consulte.
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Un trabajo útil jamás es humillante, aunque lo parezca.
Saber y recordar que los demás existen y “son”.
Todos somos útiles pero no insustituibles ni indispensables.
Guarda orden y el orden te guardará.
Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. El tiempo es plata y el orden es oro. ¡Aspire a ser millonaria!
Triunfar no es tener suerte sino vencer las dificultades.
No es por azar ni por intrigas que se medra sino por personalidad.
ACROSTICO DE LA SECRETARIA Secreto Eficiencia Criterio Responsabilidad Exactitud Tacto Atención Rapidez Inteligencia Amabilidad
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HABILIDADES
NECESARIAS
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EN
UNA
SECRETARIA
O
ASISTENTE EJECUTIVA En el mundo laboral es necesaria desarrollar una serie de habilidades personales y sociales, debido a que las normas que gobiernan el mundo laborar así lo exigen; en la actualidad no se nos juzga por lo más o menos inteligentes que podamos ser, ni por nuestra formación y experiencia, sino también por el modo en que nos relacionamos con nosotros mismos y con los demás.
Se
trata
de
un
criterio que se aplica cada vez
más
frecuencia
con y
determinando contratado Estas
y
que
mayor acaba
quien quién
habilidades
será no. son
resumidas así:
Competencia general: se trata de las características o habilidades del comportamiento general de la persona en el puesto de trabajo, independientemente de su dominio de elementos tecnológicos o conocimientos específicos.
Competencia técnica: se trata de aquellas relacionadas con las habilidades específicas necesarias para el desempeño de un puesto determinado. En el caso de las secretarias, la gestión de comunicaciones internas; organizar supervisar y realizar trabajos de secretariado, organizar mantener y controlar el
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archivo soporte convencional e informático, elaborar documentos de trabajo, integrando datos, textos y gráficos.
Habilidades interpersonales: son las habilidades o competencias que se refieren a la relación con otras personas.
Habilidades intrapersonales: son las habilidades que se refieren a la relación y conocimiento de uno mismo. Habilidades directivas: se refiere a las habilidades o competencias que resultan imprescindibles para dirigir a otras personas, orientándolas en su trabajo.
MÁS REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA
Misión de la secretaria secundar al jefe
Conocer su cargo para ejercerlo y mantenerse con el
No es suficiente ganarse la confianza del jefe; es necesario conservarla
Para ser secretaria, es preciso ser primero buena taquimecanógrafa (recuérdese: mínimo taquigrafía cien palabras por minuto, mecanografía 45, en trabajo de copia) y buena corresponsal (ni falta de sintaxis. Ni falta de ortografía).
Antes de empezar un trabajo, compréndalo
Para granar tiempo reflexionar antes de empezar el trabajo
Emprender un trabajo por encima de las posibilidades a un fracaso
Un trabajo útil no es nunca humillante
Anótalo todo, clasificarlo todo, no dejar nada al azar
No creerse insustituible hacerse indispensable.
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CONCLUSIONES Toda profesión consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige la conducta de todos los profesionales que forman parte de ella. Estos principios se estructuran y determinan en forma de Código Deontológico. Igual que ocurre con abogados, médicos, psicólogos o trabajadores sociales, la profesión del Secretariado tiene un Código Deontológico. Son principios fundamentales de las normas éticas de conducta del/la secretario/a los siguientes: DIGNIDAD: Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad. INTEGRIDAD: Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. SECRETO PROFESIONAL: Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión. Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión del/la secretario/a, sin olvidar que existen Leyes que protegen el Secreto Profesional.
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