Guia Administracion de Contratos Sidcon

Manual de Contratación Materia

GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN PDVSA, FILIALES Y EMPRESAS MIXTAS

TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.2

OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES EXPEDIENTE Y CONTROL DEL CONTRATO ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO Disposiciones Generales Roles y Responsabilidades del Administrador de Contratos

6. 7. 8. 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 10. 10.1 10.2 10.3 10.4 11.

INICIO DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO ROLES Y REPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INGENIERO INSPECTOR PAGO POR VALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO Disposiciones Generales Tipos de Modificaciones Cambios en cantidad de la actividad contratada Actividades adicionales (Cambio de Alcance) Variaciones en montos, tarifas o precios unitarios Modificaciones del plazo de ejecución o de la fecha de entrega Consideraciones particulares de la Prórroga Renovación del Contrato ADHESIÓN A CONTRATOS EXISTENTES Disposiciones Generales Uso del Contrato por Unidades distintas del mismo Contratante Uso del Contrato por Unidades de otro Contratante Administración del Contrato objeto de Adhesión CONTRATO CON BASE EN VALOR AJUSTADO

11.1 11.2 11.3 12. 12.1.

Consideraciones Generales Aplicación de mecanismos de Ajustes Consideraciones Particulares EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Consideraciones Generales

Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación

3 3 3 6 7 7 7 9 10 11 13 13 15 16 18 19 21 22 23 24 24 24 25 26 27 27 28 29 30 30

Aprobado por: Olga Gutiérrez, Gerencia Corporativa de Contratación

Domingo García - Dirección Ejecutiva de Costo, Evaluaciones Evaluaciones Económicas y Contrataciones

Fecha de emisión: Agosto 2015

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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN PDVSA, FILIALES Y EMPRESAS MIXTAS 12.2. Procedimiento para el manejo del Equilibrio Económico 31 13. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 32 13.1. Consideraciones Generales 32 13.2. Clasificación de los Reclamos más frecuentes 32 13.3. Procedimiento para el manejo de Reclamos 32 14. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO 33 14.1 Consideraciones Generarles 33 14.2 Terminación del Contrato 33 14.3. Aceptación Provisional (Contrato de obra) 34 14.4 Cuadro de Cierre del Contrato 34 14.5 Balance de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) 35 14.6 Constancia de Devolución de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) 35 14.7 Constancia de Recepción de Planos (contrato de obra) 35 14.8 Recepción Definitiva (Contrato de obra o servicios) 35 14.9 Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista 36 14.10 Cierre Administrativo. Documento de Finiquito (Contrato (Contrato de obras, obras, bienes o servicios) 36 14.11 Consideraciones para someter someter cierre del Contrato ante la Comisión de Contrataciones 36 14.12 Documentos para el Cierre del Contrato 37 15. INSTRUCCIONES PARA USO DEL SGE 37 15.1 Consideraciones Generales 37 15.2 Definiciones de roles en el SGE 38 15.3 Deberes y atribuciones del Administrador del Contrato en el SGE (SAP) 39 15.4 Modificaciones al Contrato en el SGE 40 15.5 Soporte de balance en SGE del Contrato / Pedido 41 15.6 Documentación soporte del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, cuando aplique. 41 15.7 Recobro de Anticipos o Reintegro de Retenciones de Garantías Contractuales, cuando aplique. 42 15.8 Acciones para el cierre del Contrato en SGE 42 16. VIGENCIA 43 17. REVISIÓN 43





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1. OBJETIVO Establecer lineamientos para la Administración de los Contratos celebrados por Petróleos de Venezuela. S.A. (PDVSA), (PDVSA), sus Filiales y Empresas Mixtas, Mixtas, con base en la aplicación de la Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y la Normativa Interna sobre los aspectos a considerar en la administración administración de Contratos en PDVSA, Filiales y Empresas Mixtas, a los fines de unificar criterios en su interpretación y facilitar la adecuada y sana gestión administrativa. 2. ALCANCE La actividad de Administración de Contratos, se inicia después de la firma del Contrato mismo, tomando en cuenta los controles para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, su ejecución, eventuales modificaciones, terminación y cierre administrativo y contable en el SGE, incluyendo la evaluación de actuación o desempeño y la liberación de garantías y la firma del finiquito. 3. DEFINICIONES A los efectos efectos de la aplicación de la presente presente guía guía se adoptan adoptan las siguientes siguientes definiciones definiciones relacionadas relacionadas con la tarea de Administración de Contratos: Decreto Ley: Ley: Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas (DRVFLCP) PDVSA: Se refiere a Petróleos de Venezuela, S.A., sus Filiales y Empresas Mixtas, consideradas cada una de manera individual o al conjunto de ellas, según el caso, como sujeto Contratante. Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el contrato y evaluar la actuación o desempeño de la Contratista en los procedimientos de contratación previstos en el Decreto Ley. Es la que define la necesidad de contratar, ejercer la custodia del activo, la administración del Contrato. En el caso del uso de un Contrato mediante la figura de Adhesión, se distinguirá Unidad Usuaria (Custodia) y Unidad Usuaria (Adherente). Grupo Interno de Contratación (GIC): (GIC) : Se entenderá al equipo interdisciplinario de trabajo integrado por un número impar de miembros (mínimo de tres) con la finalidad de solicitar y analizar las ofertas, preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras, en las





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modalidades de Consulta de Precios, Contratación Directa de los procedimientos excluidos de la aplicación de estas modalidades. Equipo Ad-Hoc (EAH): (EAH) : Grupos creados dentro de la Unidad Contratante con el objeto de realizar actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada, disolviéndose una vez concluida su función o alcanzado su objetivo . Contrato: Instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra u órdenes de servicio, que se podrán utilizar para la adquisición de bienes o suministros de servicios. Deberá contener: precio, cantidades, forma de pago, tiempo, forma de entrega, especificaciones contenidas en el pliego de condiciones o condiciones de la contratación, fecha de suscripción y oferta. Addendum o Addenda: Documento Addenda: Documento (s) formalizado (s) entre las partes, que recoge o contiene las modificación o enmiendas al Contrato, posterior a su firma. Objeto del Contrato: Se Contrato: Se refiere al objeto o naturaleza de la contratación, relacionada con una obra, bienes o servicios, de conformidad con las definiciones establecidas en la DRVFLCP. Administración del Contrato: Es el conjunto de actividades que debe realizar la Unidad Usuaria, para velar por la correcta ejecución del Contrato, de conformidad con lo establecido en la DRVFLCP, su Reglamento y la Normativa Interna aplicable, que se desarrollan en las siguientes etapas: Inicio de la Obra o Servicios y entrega de Bienes.  Entrega y Recuperación del Anticipo (de ser aplicable)  Ejecución  Verificación Verificaci ón del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social  Terminación  Evaluación de actuación o desempeño de la Contratista Contratist a  Cierre administrativo administrat ivo y contable en el SGE, y  Finiquito y Pago 

Administrador: Es el responsable del seguimiento y control administrativo de la ejecución del Contrato, así como de la tramitación de los pagos a través de HES, las eventuales modificaciones, la evaluación de actuación o desempeño de la Contratista, el cierre administrativo (finiquito) y contable en el SGE, la liberación de las garantías, desarrollando sus actividades actividades con base a los principios de ética, honestidad, eficiencia y transparencia. Sólo en el caso de la Filial BARIVEN (adquisición de Bienes), el Contratador puede ejercer el rol de Administrador. Administrador.





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NAAF: Se refiere a los niveles de autoridad administrativa y/o financiera, delegados a las posiciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa de PDVSA, susceptibles de ejercer roles y atribuciones de aprobación y decisiones gerenciales. Inspector: Es el ingeniero o supervisor de la ejecución de la obra o prestación de los servicios, quien actúa en representación de PDVSA. Ing. Residente: Se refiere al ingeniero o supervisor que está al frente de la ejecución de la obra o prestación de los servicios, y actúa en representación de la Contratista. SICC: Aplicación “Sistema Integrado de Control de Contratista s”, donde se incorpora la información de los trabajadores y sus familiares, amparados por la Convención Colectiva Petrolera (CCP) que laboran para la Contratista, con ocasión de un Contrato suscrito con PDVSA. SISDEM: Aplicación “Sistema de Democratización del Empleo”, que identif ica los oficios y demás características de la oferta de trabajo disponible en el mercado, susceptibles de ser empleados por la Contratista cuando el régimen laboral esté amparado por la Convención Colectiva Petrolera de trabajo. SICAC: Aplicación Sistema de Contratación y Administración de Contratos”: Sistema de gestión, seguimiento y control de las comisiones de contrataciones de PDVSA, Filiales y Empresas Mixtas, que facilita y permite la consolidación de la gestión de contratación corporativa. “

SGE: Aplicación “Sistema de Gestión Empresarial”, (SAP) además de constituir la herramienta de apoyo en la gestión presupuestaria, financiera y contable de PDVSA, permite registrar las transacciones para la administración de los Contratos a través de la autorización y aprobación de pagos. Solicitud de Pedido: Transacción del módulo MM del SGE, que realiza la Unidad Usuaria para establecer el requerimiento, con definición de la disponibilidad presupuestaria, a través de una Orden Interna (OI) o un Centro de Costos (CeCo), según se trate del presupuesto de inversiones o gastos. Contrato Marco: Contrato suscrito entre los contratantes y contratistas para regular la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que por sus características o recurrencia dificulten establecer la contratación por cantidades fijas. Para ello, los contratantes deberán aplicar el procedimiento de selección correspondiente, con una estimación global máxima de precio y cantidades. En estos casos, la adjudicación establecerán los precios unitarios de los rubros o partidas que conforman la contratación, con un monto total máximo del Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación


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contrato, el cual se ejecutará por órdenes de compra, servicio y de ejecución de obra, en las cuales se establecerán las condiciones y términos específicos de las cantidades a ejecutar, no existiendo la obligación por parte del contratante de ejecutar una cantidad determinada ni de pagar al Contratista el monto máximo establecido. Pedido: Transacción del módulo MM del SGE, que elabora la Unidad Usuaria para reflejar la planificación de la ejecución del Contrato; a través de datos básicos de órdenes de compra, órdenes de servicio u órdenes de trabajo, con o sin referencia a un Contrato Marco en el SGE, dependiendo de las características particulares de duración, ejercicio presupuestario, tipo de moneda y alcance de la obra, bienes o servicios objeto de la contratación. Hoja de Entrada de Servicio (HES): Transacción “Hoja de Entrada de Servicios” del módulo MM del SGE, que elabora la Unidad Usuaria para solicitar la autorización y aprobación de pagos, sobre la ejecución real de la obra o prestación de servicios, a satisfacción del Contratante. ALBARÁN (ES): Transacción “Hoja de Entrada de Materiales” (HEM) del módulo MM del SGE, que elabora la Unidad Usuaria para solicitar la autorización y aprobación de pagos, por la recepción de bienes, a satisfacción del Contratante. Plazo de Ejecución del Contrato: Es el tiempo que se requiere para cumplir a cabalidad la adquisición de bienes, la prestación del servicio o la ejecución de la obra y que no necesariamente coincide con el plazo de vigencia, y cuyo inicio a efectos legales corresponde a la fecha en que las partes hayan firmado el contrato respectivo, o el acta de inicio. El plazo efectivo del mismo comienza en la fecha indicada en el acta de inicio de actividades suscrita por las partes. Plazo de Vigencia del Contrato: es el período de tiempo contractualmente establecido en el Contrato que comienza a partir de la fecha de la firma del Contrato o acta de inicio, orden de compra u orden de servicio, según el caso y termina en la fecha prevista en el mismo Contrato o su Addendum. 4. EXPEDIENTE Y CONTROL DEL CONTRATO La Unidad Usuaria recibirá de la Unidad Contratante copia certificada el expediente de la contratación, en el que reposan los documentos, informes, opiniones y demás actos originales que se generaron o consideraron en el respectivo procedimiento de selección del Contratista. Al mismo deberá incorporar los documentos, Addenda, informes, opiniones y actas que correspondan a la fase de Administración del Contrato, y observar las disposiciones establecidas en el DRVFLCP. También debe asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, estableciendo controles que permitan verificar cada uno de los siguientes aspectos: Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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Cumplimiento de la fecha de inicio de la actividad objeto del Contrato. Otorgamiento del anticipo, en caso de estar previsto. Supervisión e inspección a la ejecución de la actividad objeto del Contrato. Modificaciones en el alcance, cantidad, monto y plazo de ejecución del Contrato. Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. Cumplimiento de la fecha de terminación de la actividad objeto del Contrato. Pagos parciales o final. Evaluación de actuación o Desempeño de la Contratista Cierre administrativo (Finiquito) y contable del Contrato.

La máxima autoridad de la Unidad Usuaria al momento de recibir la documentación del expediente único para la Administración del Contrato, debe designar por escrito el (los) trabajador que hará la función de Administrador del Contrato e Ingeniero Inspector (en caso de obras) o Supervisor (en caso de bienes o servicios). Dichas designaciones serán incorporadas y forman parte del expediente único. La copia certificada del expediente único de la contratación, contentivo de toda la documentación correspondiente, tanto en la fase del procedimiento de selección del Contratista, como en la fase de Administración del Contrato, deberá mantenerse en la Unidad Usuaria por al menos cinco (5) años, contados a partir de la fecha del inicio del procedimiento de contratación. 5. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO 5.1 Disposiciones Generales La administración del contrato está a cargo de la Unidad Usuaria, la cual que tendrá la responsabilidad plena del el control y seguimiento de la ejecución de la actividad objeto del contrato; así como de la gestión de los pagos oportunos de las respectivas HES´s / HEM, de su cierre contable y administrativo (firma del finiquito), desarrollando sus actividades bajos los principios rectores del Decreto de Ley de Contrataciones Públicas (DRVFLCP) y su Reglamento, salvaguardando los intereses de PDVSA. 5.2 Roles y Responsabilidades del Administrador de Contratos El Administrador de Contratos tendrá entre otros, los siguientes deberes y atribuciones: a. Recibir de la máxima autoridad de la unidad usuaria la asignación y el expediente único de contratación. b. Verificar el contenido y mantener la integridad del expediente único de contratación y demás documentos que se le incorporen durante la fase de administración. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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c. Revisar que el Contrato y sus Addenda estén debidamente firmados por los representantes autorizados de ambas partes (La Contratante y PDVSA), con indicación expresa de la fecha de la firma. d. Asistir a la reunión de arranque o pre-inicio de la ejecución de la actividad objeto del Contrato, conjuntamente con los representantes de la Unidad Usuaria, las Funciones Asesoras y representantes de la Contratista. e. Solicitar a la Contratista la designación por escrito del Ingeniero Residente de obra o servicios, así como notificar por escrito a la Contratista la designación del Ingeniero Inspector o Supervisor de obra o servicios que representará a PDVSA. f. Asegurar la elaboración, aprobación y firma, conjuntamente con el Inspector de obra o servicios, del acta de inicio, actas de suspensión o paralización, actas de reinicio, acta de terminación, aceptación provisional y recepción definitiva, cuando sean aplicables. g. Tramitar el pago del anticipo con la Gerencia de Tesorería (Finanzas) correspondiente, sólo cuando éste se haya estipulado en el Pliego de Condiciones y se cuente con la disponibilidad presupuestaria, así como garantizar su total reintegro, según los descuentos en los montos facturados del mismo porcentaje acordado en el Contrato, antes de la terminación de la actividad objeto del Contrato. En caso de que se haya optado por la retención contemplada en el Capítulo de Garantías del DRVFLCP, deberá vigilar que éstas se realicen sobre los pagos correspondientes. h. Solicitar a la organización de Relaciones Laborales lo relacionado con el registro de la información del Contrato en el SICC, asegurando su carga y actualización de lo relacionado con las modificaciones y paralizaciones, entre otras variaciones. i. Elaborar y cargar las HES, gestionar la firma del NAAF que corresponda y la aprobación en el sistema de apoyo SGE disponible en PDVSA, una vez recibidas las actas de inspección (valuaciones de obras o servicios), validadas por el Inspector de obra o servicios, para lo cual tendrán un lapso no mayor de quince (15) días calendarios. j. Efectuar conjuntamente con el representante de Tesorería y Finanzas, la programación de flujo de caja y las acumulaciones contables mensuales del período que corresponda. k. Asegurar que el Contrato mantenga vigente las garantías de ejecución que se requieran (fianzas y pólizas de seguros), desde el inicio de la actividad objeto del Contrato; así como extender o ampliar aquellas garantías derivadas de eventuales prórrogas o modificaciones al Contrato, debidamente validadas por la Organización de Asuntos Jurídicos que corresponda.





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o. p.

q.

r. s.

Elaborar los documentos necesarios de las modificaciones al Contrato que se consideren viables, y someterlos a las instancias de control y aprobación correspondientes. Asesorar al Inspector de obra o Supervisor de servicios en la elaboración de la evaluación de actuación o desempeño de la Contratista, según las normas establecidas. Recibir, atender y gestionar de manera oportuna, las observaciones, solicitudes y/o reclamos de la Contratista, con apoyo del Inspector de obra o Supervisor de servicios y funciones asesoras necesarias. Realizar las actividades conducentes al cierre administrativo (finiquito) y contable del Contrato, incluyendo la liberación de las garantías antes de la aprobación. Apoyar y coordinar junto a la Unidad Usuaria, cualquier solicitud que surja de Auditoría Interna o la ejecución de acciones provenientes de cualquier otro ente contralor interno o externo. Para el caso particular de adquisición de bienes, debe analizar periódicamente el comportamiento del Contrato, revisando los aspectos tales como el consumo real contra el consumo estimado, cumplimiento de las fechas de entrega y especificaciones técnicas establecidas. Garantizar el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social (CRS) asumido por la Contratista y determinado en el Contrato. Hacer del conocimiento a la máxima autoridad de la Unidad Usuaria conjuntamente con el Inspector de obra o el Supervisor de servicios, las lecciones aprendidas e identificar las mejores prácticas administrativas que puedan ser utilizadas en futuras contrataciones.

6. INICIO DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO 6.1 Toda contratación de obra, bienes o servicios será registrada en los sistemas computarizados de apoyo disponibles en PDVSA, con identificación precisa del número del Contrato, luego de obtener la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones y emitida la decisión de gerencia con el acta de otorgamiento o adjudicación, y aprobada por el NAAF correspondiente. 6.2 Cuando los trabajadores del Contrato se encuentra amparado por la Convención Colectiva Petrolera (CCP), es obligatoria la participación en la reunión de arranque o pre-inicio, de los representantes de Relaciones Laborales de RRHH y SI-HO entre otras funciones asesoras, con el fin de garantizar la inclusión de los trabajadores del SISDEM, con base en la estructura de Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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costo labor, régimen laboral, sistema de trabajo, entre otros; debidamente aprobados y contemplados en el Contrato. 6.3 La Contratista, una vez firmado el Contrato, debe iniciar las actividades dentro del lapso señalado en el mismo, previa suscripción del acta de inicio con los representantes de cada una de las partes, en la que se indique la fecha de comienzo de las actividades objeto del Contrato, para lo cual se realizarán las acciones de creación y registro de las transacciones que correspondan en los sistemas computarizados de apoyo disponible en PDVSA, para facilitar el control y seguimiento de la ejecución de la actividad objeto del Contrato. 6.4 La Unidad Usuaria vigilará que la Contratista inicie las actividades del contrato, movilice equipos, se ubique en el sitio donde serán ejecutados los trabajos, o si fuere el caso, entregue los bienes, solo cuando el Contrato se encuentre firmado y se hayan otorgado las garantías contractuales. 6.4 La Unidad Usuaria, no debe permitir que la Contratista inicie las actividades del Contrato e incurra en gastos que no estén amparados contractualmente. 6.5 En caso de establecerse en el pliego de condiciones, el otorgamiento de anticipo previsto de conformidad con la legislación vigente y/o la Normativa Interna de PDVSA, éste sólo podrá pagarse previa firma del respectivo Contrato y la constitución de la fianza de anticipo equivalente al 100% del monto otorgado como anticipo. La amortización del mismo se descontará progresivamente en cada pago efectuado. 7. ROLES Y REPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INGENIERO INSPECTOR El Inspector de obras o Supervisor de servicios en representación de la Contratante además de los deberes y atribuciones establecidas en el DRVFLCP y Reglamento tendrá, entre otros, las siguientes responsabilidades: a. Conocer con precisión los términos y condiciones del Contrato. b. Elaborar, aprobar y firmar las actas de inicio, terminación, recepción provisional y aceptación definitiva, según corresponda a la ejecución de obra o prestación de servicios y remitir los documentos al Administrador del Contrato para su custodia y archivo correspondiente. c. Promover y realizar la reunión de pre-inicio con representantes de la Contratista, SI-HO y Relaciones Laborales, ésta última con carácter obligatorio cuando los Contratos establezcan la aplicación de la CCP. d. Asegurar conjuntamente con el Administrador y el representante de Relaciones Laborales, que la Contratista realice todos los trámites pertinentes para registrar a los trabajadores amparados





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por la CCP en el SICC, de conformidad con la estructura de costos de labor aprobada en el Contrato. Coordinar y velar por el cumplimiento del programa o cronograma de ejecución de trabajo por parte del representante de la Contratista, lo que permitirá cumplir con las fechas del Acta de inicio y de terminación, del Contrato. Rechazar, objetar y exigir la rectificación de cualquier trabajo defectuoso o servicio; así como los bienes que no estén acorde con las especificaciones, términos y condiciones establecidas en el Contrato, sin que éstos impliquen costos adicionales para PDVSA. Conformar, aprobar y firmar los informes de valuación o actas de inspección, con la frecuencia que sea necesaria, que servirán de base para la elaboración y aprobación de la respectiva autorización de pago, por la porción de la obra o servicios ejecutados, según los términos y condiciones del Contrato. Recibir del Ing. Residente de obra o Supervisor de servicios en representación de la Contratista, las valuaciones (o actas de inspección) para efecto de su revisión o validación, así como su oportuna consignación ante el Administrador del Contrato para su tramitación. Elaborar, tramitar y firmar, conforme al procedimiento establecido, las actas de suspensión temporal, paralización y reinicio de la actividad objeto del Contrato; así como las actas que deban levantarse en los supuestos de prórroga, conjuntamente con el Ing. Residente de obra o Supervisor de servicios en representación de la Contratista. Coordinar con los representantes de las funciones asesoras que corresponda, para elaborar las evaluaciones parciales de actuación o desempeño de la Contratista, durante la ejecución de la obra o prestación de servicios, y la evaluación final al terminar la actividad contratada, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, la legislación vigente y las normas internas que sean aplicables.

8. PAGO POR VALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO 8.1. Los informes de avance o progreso, valuación, inspección y sus actas correspondientes, son requisitos previos e indispensables para la elaboración y gestión de las transacciones para la autorización de pago. 8.2. El lapso que debe mediar entre las valuaciones de obra y la consignación de las facturas es de 5 a 45 días calendario. El lapso a partir del cual se realizan los pagos de facturas a las Contratistas será determinado en el Contrato, y comienza a transcurrir a partir de la carga de las facturas en el SGE. 8.3. PDVSA procederá a pagar a la Contratista, las obligaciones contraídas con motivo de la ejecución de la actividad objeto del Contrato, sólo cuando se haya cumplido con: Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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La verificación del cumplimiento de la ejecución de la obra, el suministro de los bienes o la prestación de los servicios, o parte de éstos; La recepción y revisión de las facturas presentadas por la Contratista; El Inspector o Supervisor haya emitido su conformidad respecto al cumplimiento de las condiciones del Contrato La autorización del pago por parte del NAAF que corresponda.

8.4. En el caso de Contratos de obra o servicios, la Unidad usuaria suministrará a la Contratista los formularios requeridos por PDVSA, para la presentación de informes o valuaciones que reflejen el avance de la obra ejecutada o servicios prestados en un período determinado, y el porcentaje de obra o servicio pendiente por ejecutar. 8.5. El Inspector o Supervisor verificará el contenido de los formularios, informes y evaluaciones elaboradas por el Ing. Residente de obra o Supervisor del servicio, según corresponda. 8.6. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, la recepción del suministro de éstos la efectuará el Receptor de Materiales de la Filial BARIVEN o directamente el Receptor de Materiales de la Unidad Usuaria de PDVSA que corresponda, quien tendrá la responsabilidad de verificar el cumplimiento de las especificaciones de los bienes recibidos conforme a lo solicitado en el Contrato, y emitir la aceptación en la respectiva nota de entrega, en señal de conformidad. 8.7. Los lapsos entre la emisión de los distintos informes, valuaciones y/o actas de inspección no serán menores de cinco (5) días calendario ni mayores de cuarenta y cinco (45) días calendario. El Inspector o Supervisor indicará al Residente o representante de la Contratista, los reparos que tenga que hacer a los informes o valuaciones, dentro de un lapso de ocho días (8) calendario, siguientes a la fecha que les fueron entregadas. 8.8. Los pagos de la porción de obra ejecutada o servicios prestados, que no sean objetadas se efectuarán de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato, sustentada por los informes de avance, valuación o actas de inspección consolidadas, en la que conste que dicha porción de obra o servicios, según la transacción del sistema de apoyo que corresponda a la autorización de pagos, fue ejecutada de conformidad con todas las especificaciones técnicas, normas, términos y condiciones, para que sea procedente el pago correspondiente. 8.9. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarán de acuerdo con las condiciones estipuladas en la orden de compra o el Contrato, mediante la creación y aprobación de la transacción del sistema de apoyo que corresponda a la autorización de pago, soportada por los albaranes de bienes, en la que conste que el material o equipo fue Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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recibido a satisfacción de la Unidad Usuaria, por parte del Receptor de Materiales y su pago es procedente. 8.10. Únicamente se efectuarán pagos parciales o final sobre trabajos realmente ejecutados o bienes entregados a satisfacción de PDVSA. Se podrán también efectuar pagos, de acuerdo con el cronograma de ejecución, hitos de medición y pagos de la obra o prestación de servicios, si así se ha establecido en el respectivo Contrato. 8.11. En el caso que al menos una de las partidas incluidas en el informe de avance o progreso, valuación o acta de inspección sea objetada, se podrá efectuar el pago por el monto de las partidas no objetadas, dentro de los lapsos establecidos contractualmente, dejando constancia en los documentos pertinentes y acta de inspección de las partidas objetadas no procesadas. 8.12. La organización de Finanzas es la responsable de efectuar las retenciones, deducciones y compensaciones a que haya lugar, tanto las establecidas en el Contrato, como aquellas que aun cuando no hayan sido especificadas, sean procedentes, de conformidad con la legislación aplicable vigente en el momento del pago. 8.13. Una vez cumplido el período de garantía y ejecutados a satisfacción de PDVSA, todos los requerimientos planteados a la Contratista en ese lapso, se levantará el acta de “Aceptación Definitiva” y se procederá a realizar los pagos pendientes que hubieran para la fecha y a la liberación de las garantías de fiel cumplimiento (retenciones y/o fianzas), exceptuando las garantías laborales (retenciones y/o fianzas), las cuales permanecerán vigentes hasta la recepción definitiva, por el lapso establecido en el DRVFLCP. De igual forma la garantía de buen funcionamiento permanecerá vigente, de acuerdo con las estipulaciones previstas en el Contrato. 9. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO 9.1Disposiciones Generales a. PDVSA podrá antes o después de iniciada la ejecución de la obra, la prestación de servicios o el suministro de bienes, introducir las modificaciones al Contrato que estime necesarias, las cuales deberán ser notificadas por escrito a la Contratista y estar acompañadas del respectivo estudio técnico-económico que la justifique, y de su disponibilidad presupuestaria. b. Las propuestas de modificación y ajuste al Contrato serán sometidas para su opinión a la Comisión de Contrataciones o GIC / EAH según corresponda.





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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN PDVSA, FILIALES Y EMPRESAS MIXTAS En caso de ser necesaria la modificación de un Contrato por “Monto Menor”, queda

delegado al respectivo GIC/EAH el manejo de dicha modificación hasta los límites de la Consulta de Precios, según su naturaleza: Bienes Servicios Obras

hasta 5.000 U.T. hasta 10.000 U.T. hasta 20.000 U.T.

Cualquier modificación al Contrato por monto menor debe sumarse al monto original del Contrato, para la aprobación del NAAF. Cuando el monto acumulado de las modificaciones al Contrato Menor, sumado al monto original, sobrepase los límites de Unidades Tributarias anteriormente establecidos, se debe someter a la opinión de la Comisión de Contrataciones correspondiente con informe justificativo, y detallado. Lo anteriormente expuesto evita que los Contratos por Monto Menor terminen siendo Contratos de mayor cuantía sin control, por falta de planificación, imprecisiones en las especificaciones técnicas, omisiones, o cualquier otra causa imputable a cualquiera de las partes. c. Aun cuando la regulación no establece límite en la cantidad y monto de las modificaciones que puede tener un determinado Contrato; las partes deben realizar su mejor esfuerzo para mantener los términos y condiciones originales. PDVSA aplicará el principio de planificación para asegurar el alcance del trabajo o actividad objeto del Contrato, elaborando especificaciones técnicas lo más completas y precisas posibles, con el propósito de evitar o minimizar eventuales modificaciones en el alcance, el monto y/o el plazo de ejecución del Contrato. d. Las causas que podrían dar origen a modificaciones del Contrato pueden ser, entre otras, las siguientes: aumento o disminución en la cantidad de la obra, bienes o servicios originalmente contratado; variación en los montos previamente establecidos (suma global, precios unitarios y Gastos Reembolsable); que surjan nuevas partidas o renglones a los contemplados en las especificaciones originales del Contrato; o que se modifique la fecha de terminación de la obra / servicios o la fecha de entrega de los bienes, objeto de la contratación. e. Igualmente podrían implicar modificaciones al monto original del Contrato, las variaciones en los costos de los materiales, equipos o servicios en el mercado nacional o internacional debidamente justificados que por motivos no previstos no se consideraron en la estructura de costos original del Contrato, o que sean consecuencia directa de la promulgación de leyes, decretos, resoluciones sobre medidas cambiarias, arancelarias u otras medidas legislativas o gubernamentales emitida por el Ejecutivo Nacional; así como también, los Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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incrementos en los costos del componente labor del Contrato, causados por la celebración o entrada en vigencia de una nueva convención colectiva de trabajo de obligatoria aplicación, o cambios en la política salarial contractualmente acordada con las firmas consultoras, cuando éstos se generen con posterioridad a la presentación o aprobación de la oferta de la Contratista. f. Estas modificaciones aplican sólo a partir de la fecha que entren en vigencia las referidas leyes, decretos, resoluciones gubernamentales o nuevas convenciones colectivas de trabajo o tabulador salarial; no teniendo las mismas un carácter retroactivo. La cuantificación de estas variaciones se determinará considerando los precios de la estructura de costos de la obra, bien o servicio y de los análisis de precios unitarios de cada partida, reglón o posición que conforma el monto original del Contrato. g. La Unidad Usuaria debe someter con antelación a la consideración y aprobación del NAAF que corresponda, las modificaciones que puedan ocurrir durante la fase de administración del Contrato, de conformidad con lo establecido en la presente Guía, y solicitar la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones, antes de elaborar el Addenda correspondiente, cuando la adjudicación haya sido recomendada por la Comisión de Contrataciones conforme a lo establecido en el DRVFLCP. h. Cuando el monto acumulado de las modificaciones de un Contrato sumado al monto original, exceda el límite umbral de la Consulta de Precios (monto menor) para los bienes, servicios o ejecución de obra, se debe someter a la opinión de la Comisión de Contrataciones correspondiente, evitando así la proliferación de Contratos de menor cuantía que terminan convirtiéndose en Contratos de cierta magnitud, como consecuencia del manejo discrecional de la Unidad Usuaria. i. Para determinar el NAAF que aprueba las modificaciones que resulten de adjudicaciones parciales u otorgamiento por frentes, se requiere sumar el monto de la modificación a cada Contrato por separado, sin considerar la suma total de todos los Contratos. 9.2 Tipos de Modificaciones a. La Unidad Usuaria debe cumplir las normas contenidas en la presente Guía Administrativa, independientemente del monto del Contrato, y cuando ocurra una o más de las causas o circunstancias que se especifican a continuación: Cambio en cantidad (Aumento o Disminución) Actividades adicionales (Cambios de Alcance) Variaciones en los montos, tarifas o precios unitarios previamente establecidos Modificación del plazo de ejecución o de la fecha de entrega b. Variaciones No previstas





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Son también causas de modificación al contrato, la emisión de leyes, reglamentos o decretos que por su contenido afecten los términos y condiciones del contrato original; por lo cual PDVSA reconocerá a la Contratista las variaciones que se hayan generado en la ejecución de la obra, prestación de servicios o entrega de bienes, siempre y cuando esas variaciones sean consecuencia directa de la promulgación de leyes, decretos y convenciones colectivas de trabajo celebrados por la República Bolivariana de Venezuela, de obligatoria aplicación cuando éstos se generen con posterioridad a la presentación de la firma del contrato y sólo a partir de la fecha de vigencia de las referidas leyes, decretos o convenciones colectivas. La cuantificación de estas variaciones se determinará tomando en cuenta los análisis de precios unitarios o tarifas de cada partida, renglón o posición que conforma el contrato original. Todo lo cual, se encuentra desarrollado en el numeral 13 de la presente guía bajo el título de Equilibrio Económico del Contrato. 9.3 Cambios en cantidad de la actividad contratada a. A los efectos de esta norma, para contratos del tipo precios unitarios, costos reembolsables más utilidad (ganancia más estipendio o excedente), o contratos de suma global, si fuere factible; se entiende como cambios en cantidad de la obra, bienes o servicios contratados, las modificaciones que impliquen aumentos o disminuciones en las partidas, renglones o posiciones incluidas en el documento original, o simplemente cambio en la cantidad global de la obra, bienes o servicios originalmente convenida. b. Se consideran igualmente cambios de cantidad, los aumentos o disminuciones en las partidas, renglones o posiciones, ya contempladas en el documento original, que sean necesarios para la continuación, mejoramiento o completar la obra, los bienes o servicios, siempre que no representen un cambio en la naturaleza original de la contratación. c. Para calcular el porcentaje de este tipo de modificación respecto al Contrato original, ésta debe ser realizada sobre la misma base. El monto de la modificación en cantidad se determinará con base en los precios unitarios, tarifas y demás elementos de costos originalmente acordados por las partes en el Contrato, excluido el efecto de la inflación y otros ajustes que se hubieren aplicado a la fecha, y se expresará en términos de porcentaje con respecto al monto original del Contrato, sin incluir la porción estimada por concepto de IVA. d. Cuando el resultado de la suma de los cambios en cantidad (sólo aumentos), en su valor acumulado sin ningún otro tipo de modificación no exceda del diez (10%) por ciento del monto original del Contrato, no se requiere someter la modificación a la opinión de la Comisión de Contrataciones, o GIC / EAH. La Unidad Usuaria, previo acuerdo con la Contratista, y con participación de la Organización de Jurídico elaborará el Addendum que contemplará las modificaciones y lo someterá al NAAF que corresponda para su aprobación (original más cambios), mediante decisión de gerencia. Se debe proceder a Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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incorporar y actualizar las nuevas cantidades y montos del Contrato Marco o Pedido, en el sistema SGE. e. Cuando el resultado de la suma de los cambios en cantidad (sólo aumentos), junto con cualquier otra modificación excedan el diez (10%) por ciento del monto original del contrato, la Unidad Usuaria debe someterse la propuesta de modificación a la consideración de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, antes de proceder a ejecutar el aumento en la cantidad de la obra, bienes o servicios contratados, indicando lo siguiente:  

Razones que justifiquen el aumento en las cantidades de obra, bienes o servicios y las modificaciones en el plazo de ejecución a que éstas dieran lugar, de ser el caso. Detalle por partida, renglón o posición de las cantidades adicionales, así como el monto total estimado de la modificación, cuyo cálculo se efectuará utilizando los precios unitarios o tarifas establecidos en el Contrato original.

f. Cuando se trate de disminuciones en cantidad, sean del monto que fueren, se recomienda someter su impacto monetario a la Comisión de Contrataciones en la oportunidad del cierre del Contrato. g. Para efectos de aprobación del NAAF, las modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto original del Contrato, según el respectivo concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en las Normas de Delegaciones Financieras Corporativas. h. La Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, vista la justificación presentada por la Unidad Usuaria, determinará si el aumento en la cantidad de la obra, bienes o servicios resulta conveniente a los intereses de PDVSA, ejecutándolo bajo los mismos términos y condiciones del mismo Contrato. i. La Unidad Usuaria, una vez recibida la opinión emitida en acta por la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, la debe incorporar al expediente único, y proceder a obtener la aprobación por parte del NAAF que corresponda. j. Después de obtenida la aprobación del NAAF correspondiente, la Unidad Usuaria solicitará a la Organización de Asuntos Jurídicos la elaboración del Addendum respectivo, en el que se indicará las modificaciones acordadas; además de actualizar las cantidades en las partidas, renglones o posiciones que correspondan, y los montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en el sistema SGE. k. Para el caso de BARIVEN en contrataciones efectuadas bajo la modalidad de contrato marco por monto global, para la adquisición de bienes, los aumentos y disminuciones de cantidades podrán compensarse, sin la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones, GIC o EAH respectivo, siempre y cuando no alteren, cambien o afecten, el monto original del contrato. l. Con el apoyo de las funciones asesoras, PDVSA solicitará a la Contratista el ajuste y actualización de las fianzas y demás garantías de ejecución que correspondan, de ser Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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procedente, alineadas con el nuevo monto del Contrato, incluidas las modificaciones en cantidad de obra, bienes y servicios contratados. 9.4 Actividades adicionales (Cambio de Alcance) a.

Se entenderá por las actividades adicionales aquellas consideradas extras, complementarias o nuevas, también para efectos de la presente Guía, se conocen por “Cambio de Alcance” del Contrato, como consecuencia de la inclusión de partidas,

renglones o posiciones no contemplados en el Contrato original, pero que mantengan la misma naturaleza de la obra, bienes o servicios contratados. b. A los efectos de esta Guía, para Contratos del tipo precios unitarios, costos reembolsables más utilidad o ganancia y suma global, si fuere factible; se entiende como obra, servicios o bienes adicionales aquellos cuyos precios unitarios no fueron previstos en el presupuesto original del Contrato, y se encuentran previstos en el Reglamento de la Ley:   

Actividades Extras Actividades Complementarias Actividades Nuevas

c.

PDVSA entregará a la Contratista las especificaciones y planos de la obra, servicios o bienes a adquirir objeto de las actividades adicionales o Cambios de alcance, para que ésta elabore su mejor oferta. La Unidad Usuaria con apoyo de Estimación de Costos, recibirá, revisará y analizará la oferta de la Contratista, conjuntamente con el Presupuesto Base Interno para el cambio de alcance. d. En caso de ser necesario y procedente, la Unidad Usuaria podrá solicitar aclaratoria y acordar con la Contratista las condiciones definitivas. e. En caso de no llegar a un acuerdo con la Contratista, durante el proceso de aclaratoria de su oferta, la Unidad Usuaria deberá solicitar a la Unidad Contratante el inicio de un nuevo procedimiento de contratación, previo sometimiento del caso a la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, cuando sea aplicable. f. La Unidad Usuaria, antes de proceder a ejecutar las modificaciones por actividades adicionales o cambios en el alcance, debe solicitar la consideración de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, con explicación de los aspectos siguientes: 





Razones que justifiquen la modificación por actividades adicionales o cambios en el alcance y la consiguiente modificación en el plazo de ejecución de la obra, bienes o servicios objeto del Contrato original, en caso que aplique. Especificaciones técnicas de las partidas, renglones o posiciones adicionales, o cualquier otro documento que permita determinar la modificación en el alcance, siempre y cuando se mantenga la misma naturaleza del contrato original. Cumplimiento del cronograma de ejecución original propuesto





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Factibilidad técnico-económica de realizar las actividades adicionales o cambios en el alcance del Contrato.  Disponibilidad presupuestaria para realizar la modificación.  Análisis y evaluación de la oferta consignada por la Contratista y su comparación con la estimación interna de costos (o Presupuesto Base).  Impacto operacional, táctico o estratégico para PDVSA, en caso de no realizar la modificación planteada, mediante modificación al Contrato existente y en ejecución.  Conclusiones y recomendaciones. 

g. La Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, vista la justificación y documentación soporte presentada por la Unidad Usuaria, resolverá si la modificación propuesta califica o no como actividades adicionales o cambios en el alcance, y dejará constancia en acta de su opinión sobre la conveniencia de ejecutar los trabajos con la misma Contratista, mediante una modificación del Contrato existente, previa aprobación del NAAF que corresponda. h. En caso que el Contrato haya sufrido modificaciones, se debe hacer mención expresa a todas las modificaciones acumuladas, tanto en monto como en su valor porcentual con respecto al monto original del Contrato. i. Una vez obtenida la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, y obtenida la aprobación del NAAF que corresponda, la Unidad Usuaria con la colaboración de Asuntos Jurídicos elaborará el respectivo addendum, en el cual indicará las modificaciones acordadas; además de actualizar las cantidades en las partidas, renglones o posiciones que correspondan y sus montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en el sistema SAP. j. Para efecto de aprobación por parte del NAAF que corresponda, el monto de las modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto original del Contrato, según el respectivo concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en el Manual de Delegaciones Financieras Corporativas. k. Con el apoyo de las Funciones Asesoras, PDVSA solicitará a la Contratista el ajuste y actualización de las fianzas y demás garantías de ejecución que correspondan, alineadas con el nuevo monto del Contrato, incluido el monto del nuevo alcance. 9.5 Variaciones en montos, tarifas o precios unitarios a. Cuando el Contrato presente variaciones en su monto por razones externas y debidamente justificadas, las mismas pueden ser manejadas directamente por la Unidad Usuaria con la recomendación de las funciones asesoras, sin requerir la opinión previa de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, antes de ser aprobadas por el NAAF correspondiente, siempre y cuando éstas no superen el 10% del monto original del Contrato. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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Las razones externas justificadas que pueden dar origen a este tipo de variación en el monto del Contrato, son: la promulgación o reforma de Leyes, Decretos y Resoluciones Gubernamentales; la firma de nuevas convenciones colectivas de trabajo; la entrada en vigencia de nuevas medidas cambiarias ( Según lo contemplado en la Guía Administrativa para el reconocimiento del Componente Externo en Contrataciones de PDVSA, Filiales y Empresas Mixtas) o arancelarias; el incremento en las tarifas de servicios profesionales por

aplicación de cambios en la política salarial contractualmente acordada de las firmas de consultoría; el ajuste de precios mediante la aplicación de fórmulas o mecanismos automáticos de ajustes y modificaciones en el Contrato que no impliquen aumentos o disminuciones en la cantidad de obra, bienes o servicios originalmente contratados. b. La Unidad Usuaria, con base en los lineamientos establecidos en PDVSA y el apoyo de las funciones asesoras, determinará los ajustes de precios y las remuneraciones estipuladas, y obtendrá la aprobación del NAAF que corresponda, siempre que estén debidamente substanciados y cuantificados. c. Los ajustes de precios al Contrato aquí definidos, serán reconocidos desde la fecha en que se hicieran efectivos los desembolsos objetos de ajuste, por parte de la Contratista, previo análisis, reconocimiento y aprobación de PDVSA. Para el elemento Labor los ajustes se reconocerán a partir de la entrada en vigencia de las Convenciones Colectivas y para los materiales y equipos aplicará sobre las partidas pendientes por ejecutar y que tengan continuidad. d. Una vez obtenida la validación de la función asesora y aprobación por parte del NAAF correspondiente, la Unidad Usuaria debe elaborar el Addendum, en el cual indicará las modificaciones acordadas, y aplicar el procedimiento establecido en la sección Modificaciones al Contrato en el SGE de esta misma Guía. e. Para efectos de aprobación del NAAF, las variaciones en montos, tarifas y precios, deben sumarse acumulativamente al monto original del Contrato, según el respectivo concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en las Normas de Delegaciones Financieras Corporativas. f. Las variaciones en montos, tarifas y precios a los que se refiere este apartado deben contabilizarse separadamente de las demás modificaciones al Contrato; a los efectos de mantener su control y monitoreo. g. Con el apoyo de las funciones asesoras, PDVSA solicitará a la Contratista el ajuste y actualización de las fianzas y demás garantías de ejecución que correspondan, alineadas con el nuevo monto del Contrato, incluido el monto por cambio de tarifas y precio.





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9.6

Modificaciones del plazo de ejecución o de la fecha de entrega

a. La prórroga es una extensión del plazo de ejecución del Contrato, lo cual no implica la existencia de uno nuevo; sin embargo, podría originar una variación en el monto del mismo. La prórroga es el lapso que se requiere cuando al llegar al final del plazo de vigencia del contrato, no se ha ejecutado totalmente la volumetría del mismo, siendo necesario extender el plazo de vigencia contractual pero sólo por el período necesario para terminar de ejecutar las partidas pendientes. La prórroga o extensión como también se conoce, debe ser por un lapso menor al de vigencia original del Contrato. b. A solicitud expresa de la Contratista, PDVSA podrá acordar una prórroga del plazo de ejecución del Contrato o de la fecha estimada de su terminación por razones plenamente justificadas. c. El término suspensión contenido en el DRVFLCP, se incluyó para señalar la decisión del ente contratante de paralizar los trabajos; la misma no genera sanciones para la contratista. d. La paralización la cual es imputable a la contratista, generará la aplicación de sanciones contempladas DRVFLCP, así como las que se hayan establecido en las cláusulas contractuales. e. Si PDVSA, ordena la suspensión temporal de la ejecución de la obra o servicios por causas no imputables a la Contratista, se acordará la prórroga de forma automática, debiendo la Unidad Usuaria dejar constancia en el expediente de tal circunstancia. f. Como el tiempo de ejecución no se detiene según la opinión técnica del Servicio Nacional de Contrataciones - Ente Rector en materia de contrataciones, cualquier suspensión o paralización significativa que se produzca en la ejecución del Contrato, extenderá el tiempo de vigencia o terminación de lo contratado, siendo necesario para su manejo administrativo suscribir el addendum que modifique el Contrato en su tiempo de ejecución. g. Dependiendo de las características, circunstancias o complejidad de la actividad objeto del Contrato, el plazo de ejecución o fecha estimada de terminación o entrega establecida originalmente, puede ser modificada, entre otras razones, por las siguientes:   

Haber determinado, diferencias significativas del alcance entre lo establecido en el Contrato y la ejecución del mismo. Fuerza mayor o situaciones imprevistas, debidamente comprobadas; Cualquier otra que PDVSA haya establecido o así lo considere.





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h. En caso de ocurrir alguna suspensión o paralización en la ejecución de la obra o prestación de los servicios objeto del Contrato, por causas imputables o no a la Contratista; la Unidad Usuaria debe someter a la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, para conocer su opinión cuando la misma afecte el desarrollo del proyecto o del período contractual, en un lapso mayor de veinte (20) días continuos, a partir de la fecha de la suspensión o la paralización. i.

Cuando la modificación al plazo de ejecución del Contrato junto con cualquier otra modificación excedan acumulativamente el diez por ciento (10%) del monto original del Contrato, la Unidad Usuaria debe solicitar la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH según el caso, antes de proceder con la modificación al plazo y dejar constancia de ello en el acta del respectivo expediente único.

j. De acuerdo con el concepto de delegación que corresponda y de conformidad con lo previsto en el Manual de Delegación de Autoridad Financiera Corporativo, el impacto de las erogaciones adicionales por modificaciones al plazo de ejecución de un Contrato (Prórroga), deben sumarse al monto original del Contrato y someterse al NAAF que corresponda. k. En todo caso, la ejecución de la actividad objeto del Contrato durante el período de la prórroga que se acuerde, se regirá por los mismos términos y condiciones establecidos en el Contrato original. l.

Para el manejo administrativo de las modificaciones en el plazo de ejecución de un Contrato de obra, bienes o servicios, con o sin erogación adicional, a través de una prórroga, se debe elaborar y firmar el respectivo Addendum; además de incorporar la información en las transacciones correspondiente de los sistemas computarizados de apoyo disponibles en PDVSA, especificando el nuevo lapso acordado y la fecha estimada de terminación o entrega.

9.7 Consideraciones particulares de la Prórroga Las prórrogas de contratos que no impliquen erogaciones adicionales, serán manejadas directamente por la Unidad usuaria, sin intervención de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH. De tal circunstancia deberá quedar constancia en el expediente correspondiente. La Unidad Usuaria, con el asesoramiento de las funciones asesoras (Relaciones Laborales, Jurídico, Finanzas, Estimación de Costos, entre otras), procederá a analizar los hechos alegados por la Contratista y recomendará al NAAF que corresponda la aprobación o no de la misma.





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En todo caso, la Contratista debe enviar a PDVSA la solicitud de la prórroga, antes de vencer el plazo de ejecución acordado y establecido en el Contrato. PDVSA dará curso a la solicitud de la prórroga presentada por la Contratista cuando se requiera con al menos quince (15) días calendario de anticipación a la fecha estimada de terminación o entrega estipulada en el Contrato, con el respectivo cronograma de trabajo para culminar la obra o servicio. 9.8 Renovación del Contrato a. La renovación del Contrato da origen a un nuevo Contrato en el SGE, el cual debe ser de idéntico contenido, términos y condiciones (cantidad, alcance, renglones o partidas, precio y plazo de ejecución) al Contrato original, siempre y cuando éste contemple una cláusula de renovación. No obstante, la renovación en físico del Contrato se materializa a través de un Addendum, en lugar de elaborar un nuevo documento de Contrato con diferente número. b. Para efecto de la administración, la ejecución y el pago de la renovación del Contrato, la Unidad Usuaria debe tramitar una nueva transacción con referencia cruzada a las transacciones del Contrato anterior (solped, pedidos, otros), en el SGE. c. El registro en SICAC de las renovaciones, sólo aplica para aquellas de igual términos y condiciones. Las renovaciones con modificación de los Términos y Condiciones originales serán considerados en SICAC como una contratación directa del tipo informativo, generando un nuevo Numero de Contrato. d. La renovación de un Contrato, solo podrá ser procedente para los bienes y servicios comerciales, relacionados con actividades recurrentes, de baja complejidad, con plazo de ejecución máximo de un (1) año y que sean indispensables para la continuidad operativa de PDVSA. e. La Unidad Usuaria, antes de acordar la renovación del Contrato, debe solicitar opinión con al menos quince (15) días de anticipación a su vencimiento, a la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, con los siguientes documentos: Memorándum de justificación Resumen Ejecutivo del Contrato a renovar Evaluación final de actuación o desempeño de la Contratista f. Una vez obtenida la opinión de la Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, la Unidad Usuaria debe elaborar el respectivo Addendum, para la aprobación del NAAF que corresponda, sumando acumulativamente al monto del original del Contrato el impacto de la Renovación, de conformidad al concepto de delegación, establecido en el Manual de Delegaciones Financieras Corporativas. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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g. La Unidad Usuaria con el apoyo de las funciones asesoras, debe solicitar a la Contratista las fianzas y garantías correspondientes al nuevo plazo de ejecución del Contrato Renovado. h. Cuando el plazo de ejecución del Contrato renovado exceda un (1) año, la Contratista podrá solicitar ajuste de precios, de conformidad con las normas establecidas en la presente Guía para la Administración de Contratos, tal circunstancia debe estar previamente contemplada en las cláusulas del Contrato original. i.

Para el cierre administrativo de un Contrato Renovado, hay que considerar el balance del Contrato anterior y el renovado.

10. ADHESIÓN A CONTRATOS EXISTENTES 10.1Disposiciones Generales La figura de “Adhesión” utilizada en PDVSA, se fundamenta en su política de extender los

mismos beneficios obtenidos por PDVSA en una determinada contratación, a un Negocio, Área, Filial o Empresa Mixta que así lo requiera, sin menoscabo del cumplimiento de la regulación vigente en materia de contratación pública, y bajo principios contemplados en el Art. 2 del DRVFLCP. a. Con base en lo anterior, se permite aplicar esta figura de “Adhesión”, únicamente en aquellos Contratos que tengan por objeto el suministro de bienes y prestación de servicios, de carácter comercial o profesional (asistencia técnica, servicios especializados, uso de licencia, entre otros). b. Para que la figura de Adhesión proceda, es necesario que dentro de las cláusulas del Contrato objeto de la adhesión se contemple la "Adhesión" como mecanismo voluntario para extender los mismos beneficios de la contratación original a otros Contratantes del holding de empresas de PDVSA. c. Finalmente, otra característica que amerita tener el Contrato susceptible de ser objeto de Adhesión por otras Unidades Usuarias, es que se trate de un Contrato Marco, de acuerdo con lo establecido en el DRVFLCP y el Reglamento, con lo cual se asegura tener un amplio alcance, con cantidades o volumetría meramente referencial y suficientes para el suministro de bienes y servicios de carácter recurrente o muy especializado de uso esporádico. d. Asimismo, la organización usuaria “Adherente”, d ebe solicitar las garantías de ejecución, según la porción del contrato que le corresponda. 10.2

Uso del Contrato por Unidades distintas del mismo Contratante

a. En caso que se encuentre vigente un Contrato para suministro de bienes y servicios (comerciales o profesionales), el cual prevea que a él podrían adherirse otras Unidades Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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Usuarias de la misma Organización, Negocio, Filial, etc., la Unidad Interesada podrá utilizarlo, siempre y cuando, verifique previamente con el Administrador del Contrato, la fecha de vigencia, el alcance de los bienes o servicios, los términos y condiciones y su disponibilidad de uso por parte de otras Unidades distintas a la originalmente establecida. Tal modificación requiere ser sometida a la recomendación de la Comisión de Contrataciones o GIC/EAH y será necesario la elaboración de un addendum. b. En caso que el Contrato vigente no cuente con la cláusula de “adhesión” o la volumetría suficiente para satisfacer la necesidad de la nueva Unidad Usuaria dentro de la misma Organización, Negocio, Filial, la adhesión no será posible, a no ser que el Administrador del Contrato promueva una modificación al Contrato existente para permitir que otras Unidades Usuarias puedan adherirse a él. c. A fin de garantizar los mismos términos y condiciones de la adhesión; se requiere que la Organización que someta el caso a la Comisión, sea la custodio del Contrato y no la Unidad y/o Organización “interesada” en adherirse. BARIVEN como organización contratante y/o

unidad usuaria responsable del control del contrato, efectuará cualquier trámite. Sin embargo, dependiendo de los acuerdos a que lleguen las partes, podría sugerirse que sea la Unidad Usuaria y/o interesada la que promueva y gestione la adhesión, informando a la Unidad Usuaria “Custodio” las condiciones bajo las cuales se hará la misma, a fin de que esta última verifique que todo está bajo los mismos términos y condiciones y proceda a dar su visto bueno antes que se someta ante la Comisión de Contrataciones correspondiente. 10.3

Uso del Contrato por Unidades de otro Contratante

a. En el caso que una Unidad Usuaria de otro Organización, Negocio, Filial tenga la intención de utilizar un Contrato para suministro de bienes o prestación de servicios (comerciales o profesionales) celebrado por una Filial, Negocio o Mixta de PDVSA con una determinada Contratista, la Filial, Negocio o Mixta interesada podrá utilizar el mismo, verificando previamente con su Administrador, la fecha de vigencia, el alcance de los bienes o servicios, los demás términos y condiciones y su disponibilidad de uso; así como la aceptación por parte de la Contratista del nuevo “Adherente interesado”.

b. La Unidad Usuaria de Filial, Negocio o Mixta interesada, debe verificar que el Contrato identificado contenga la previsión contractual para poder ser objeto de adhesión bajo los mismos términos y condiciones, y suscribirá un nuevo Contrato en el SGE con la misma Contratista. c. Una vez cumplido con lo señalado en el literal anterior, Filial, Negocio o Mixta “interesada” someterá a la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, para conocer su opinión. d. Para ello, la Unidad Usuaria de la Contratante interesada debe conocer la descripción del alcance de los bienes o servicios, monto estimado y plazo de ejecución del Addendum o nuevo Contrato, según sea conveniente; así como las razones que justifiquen la utilización de esta figura, y posteriormente solicitará la aprobación del NAAF que corresponda para proceder con los tramites de firma y aprobación de su contratación. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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10.4

Administración del Contrato objeto de Adhesión

a. La administración del Contrato objeto de Adhesión es responsabilidad de la organización dueña del Contrato original o la Unidad Usuaria encargada para ello, la cual debe realizar los cargos a las cuentas contables o centro de costos de las organizaciones interesadas Adherentes y autorizadas para su utilización. b. Una vez obtenida la opinión de la respectiva Comisión de Contrataciones o GIC/EAH, según el caso, la Unidad Adherente debe elaborar el Addendum correspondiente, cuando se encuentre dentro de la misma Filial, Negocio o Mixta o elaborar un nuevo Contrato cuando se encuentre en otra Filial, Negocio o Mixta. c. La nueva Unidad Usuaria, dentro o fuera de la Filial, Negocio o Mixta Custodio que se adhiera al Contrato, requerirá elaborar y aprobar órdenes de trabajo (compra o servicio), para proceder con la utilización del Contrato mediante la figura de adhesión. En cuyo caso, las órdenes deberán establecer las mismas partidas, renglones o posiciones con los mismos precios unitarios o tarifas con referencia a las transacciones en el SGE. d. La nueva Unidad Usuaria, dentro o fuera de la Filial, Negocio o Mixta que se adhiera al Contrato, cubrirá con su propio presupuesto los costos derivados de la adhesión del Contrato, estableciendo una independencia administrativa sobre dicha adhesión; pero sin perder su relación conexa con el Contrato maestro, por lo cual la Usuaria Adherente deberá notificar inmediatamente a la Unidad Custodia, cualquier apertura o cierre de órdenes de trabajo, las cuales deberán estar de conformidad con los mismos términos y condiciones acordados entre las partes y que suscribieron el Contrato original. e. Por otra parte, la Unidad Custodia debe llevar el registro y control de cada una de las órdenes de trabajo suscritas por las Unidades Adherentes, dentro o fuera de Filial, Negocio o Mixta, para asegurar el control administrativo del Contrato maestro, de conformidad con los pagos por concepto de las obligaciones realmente ejecutadas. f. Sea cual sea el caso de Adhesión del Contrato, a los fines de mantener una sana administración y evitar duplicidad de roles por parte de las distintas unidades involucradas (custodia y adherentes); así como también independizar el control de la ejecución presupuestaria de cada Unidad Usuaria con respecto al Contrato maestro objeto de adhesión, cada nueva Unidad Adherente debe tramitar nuevas transacciones (pedidos o contrato marco en el SGE) con referencia al Contrato original objeto de adhesión en los sistemas de apoyo disponible en PDVSA. g. Asimismo, cada Unidad Adherente debe solicitar las garantías de ejecución que correspondan, según la porción del Contrato que le toque administrar.





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11. CONTRATO CON BASE EN VALOR AJUSTADO Cuando las circunstancias o condiciones económicas de un país se caracterice por aumentos en los costos variables del Contrato, es posible la utilización de mecanismos de ajuste que permitan reducir la incertidumbre o riesgos que la Contratista pueda incorporar en su oferta, debido a la variabilidad de factores que condicionan la ejecución de la actividad objeto del Contrato. Los mecanismos de ajuste de precios que pueden ser utilizados en contratos de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios; cuya forma de pago sea de tipo precios unitarios y suma global pueden ser:   

Comprobación Directa Valor Ajustado - Formula Escalatoria Formulas Polinómicas

Para mitigar el impacto impredecible y tener una mejor distribución de los riesgos e incertidumbre en la variación de precios que afecten a un Contrato, por aumentos desmesurados en los costos de los materiales, repuestos, equipos y otros insumos, es recomendable utilizar mecanismos de ajustes de precios, que permitan a la Contratista presentar una oferta en base en los últimos precios razonables de mercado. 11.1 Consideraciones Generales Cuando existan reclamos por parte de la Contratista y/o se contemple en el Contrato la aplicación de cualquier mecanismo de ajuste de precios, se debe considerar los siguientes aspectos: a. Quedar claramente definido en el pliego de condiciones o en las condiciones de participación del procedimiento de contratación, que se aplicarán esquemas de ajustes de precios, para el reconocimiento de los efectos inflacionarios y otras variables. b. El esquema de ajuste de precios y los índices generales y/o específicos a utilizar, serán establecidos por la Unidad Usuaria de PDVSA con apoyo de funciones asesoras (Evaluaciones Económicas), y a ellos se sujetarán por igual, todos los oferentes para la presentación de sus ofertas. c. En el pliego de condiciones o las condiciones de participación de los procedimientos de selección de contratistas que originen Contratos con plazo de ejecución de hasta a un (1) año, debe quedar claramente establecido que los precios ofertados permanecerán fijos durante el primer año de vigencia del Contrato. d. Como las contratistas oferentes hacen su mejor estimado o proyección de precios del mercado durante el primer año de ejecución del Contrato, en las condiciones o cláusulas del Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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mismo se debe incluir o especificar que durante el primer (1er) año de vigencia del Contrato, los precios ofertados permanecerán fijos, sin estar sujetos a reconocimiento de ajustes, salvo que se vulnere el Equilibrio Económico del Contrato (lo cual debe demostrarse). Después del 1er año solo se reconocerá ajustes a los precios de aquellos renglones que tengan continuidad. Para la aplicación de cualquier mecanismo de ajuste de precios, se utilizarán valores de referencia reconocidos, tales como índices de precios publicados por el Banco Central de Venezuela (BCV) a través de su página web, u otros organismos nacionales o internacionales aprobados por PDVSA. Cuando no exista un índice de referencia específico o particular para la actividad objeto del Contrato en general, pueden utilizarse índices de referencia proyectados por un experto en la materia, preferiblemente personal de Finanzas de la Organización. Toda solicitud de ajuste, debe ser presentada dentro del lapso que establezca el DRFVLCP y su Reglamento. En el caso que el Contrato no prevea la utilización de mecanismos de ajuste de precios mediante la aplicación de fórmulas polinómicas o escalatoria para obtener el pago de los aumentos en los precios previstos en el Contrato original, la Contratista debe presentar por escrito una solicitud a PDVSA, debidamente razonada, y debe anexar los elementos probatorios de todos los hechos y circunstancias que invoque. PDVSA podrá exigir a la Contratista la presentación de las pruebas adicionales que estime conveniente, y decidirá la procedencia o no, de la solicitud de la Contratista en un lapso no mayor de quince (15) días hábiles, con base en las pruebas que éste presente y de las que PDVSA hubiera obtenido por sus propios medios. Así mismo, podrá hacer las investigaciones necesarias para verificar la veracidad de la información suministrada en las solicitudes o reclamaciones formuladas por la Contratista o sobre cualquier otro hecho relacionado con el Contrato. La Contratista está obligada, cuando PDVSA lo solicitare por escrito, a permitir que se practiquen las revisiones, inspecciones o auditorias que se estimen convenientes en sus libros y demás documentos administrativos de contabilidad.

11.2 Aplicación de mecanismos de Ajustes a. Todo mecanismo de ajuste a aplicarse, debe estar previamente establecido en el contrato, así como la estructura de costos por renglón, la partida o posición; la periodicidad, y los precios referenciales de mercado o índices seleccionados para los efectos de cálculo, indicando para este último el órgano, o fuente especializada que lo genere o publique. Se aplicarán los Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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elementos que establezca el Reglamento del Decreto Ley, para considerar las variaciones de precios que se den por distintas razones. b. La aplicación del mecanismo de ajuste de precios, se hará preferentemente bajo escenarios de moderada o alta inflación que impacte significativamente el monto del contrato para la ejecución de obra, prestación de servicios o adquisición de bienes (materiales o equipos) y cuya duración sea superior a un (1) año. c. En cada período de ajuste se afectará solo la porción de la obra ejecutada, de los bienes o servicios suministrados en dicho lapso, sin afectar las porciones ejecutadas o suministradas con anterioridad y los nuevos renglones o partidas no incluidas en el contrato original. 11.3 Consideraciones Particulares Al momento de iniciar un procedimiento de contratación donde se contemple el uso de cualquier mecanismo de ajuste de precios, se deben considerar los siguientes aspectos: a. Todas las variaciones de precios que afecten el valor de los Contratos de Bienes Obras y Servicios serán reconocidos y cancelados de acuerdo a los mecanismos establecidos en la cláusulas contractuales aplicables a su naturaleza, entre las que se encuentran variaciones de índices incluidos en formula escalatoria, y el de comprobación directa. b. Se podrán aplicar mecanismos de ajuste de precios en Contratos para la ejecución de obra o prestación de servicios con duración superior a un (1) año, siempre y cuando, se identifique en la estructura general de la oferta, que existen elementos de costos vulnerables a variaciones significativas derivadas de efectos inflacionarios, que pueden incidir en la normal ejecución de las actividades contratadas. c. En el caso que la contratación contemple anticipo, los bienes y/o servicios amparados por esta figura no deben incluirse dentro de los elementos de costos sujetos a ajuste de precios a través de fórmulas polinómicas o de valor ajustado. d. Los gastos generales y de administración en la obra o servicio, podrán ser ajustados cuando la Contratista presente a satisfacción de PDVSA, la estructura de costos detallada de estos elementos, dicho ajuste se hará de acuerdo con los parámetros y criterios contables fijados dentro del marco legal que dictamine el ente encargado en la materia. e. El margen máximo de ganancia, excedente o estipendio de la Contratista, debe atender los criterios contables generales para la determinación de Precios Justos establecidos en las disposiciones legales vigentes, como el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Precios Justos. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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f. En cada período de ajuste se afectará sólo la porción de la obra ejecutada o los servicios prestados en ese período, sin afectar las partes o porciones de obra ejecutada o servicios prestados con anterioridad. g. En caso de demora en el inicio de la ejecución de la obra o prestación de los servicios por causas imputables a PDVSA, se harán los reconocimientos con base en el mecanismo de ajuste de precios y los términos acordados en el Contrato, mediante la aplicación de la fórmula polinómica o de valor ajustado. h. En caso de atrasos en el cronograma de ejecución de la obra o prestación de servicios por causas imputables a la Contratista, no se reconocerán incrementos de costos ocurridos durante el lapso de la demora, calculándose el ajuste de precios por este concepto como si la porción ejecutada en ese período se hubiere realizado en el tiempo de duración original o de acuerdo al programa de ejecución original. 12. EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO 12.1. Consideraciones Generales a. En caso de ser promulgada en Venezuela una o más leyes, reglamentos o decretos que impliquen modificaciones en las regulaciones laborales, tributarios que impliquen cambios en los impuestos, tasas, medidas aranceles o contribuciones que afecten a la Contratista, de manera tal que se genere alteración en el equilibrio económico del Contrato, y que no pueda ser recogida por cualquier otro mecanismo de ajuste de precios previsto o no en el Contrato, o cuyo efecto no haya sido tomado en cuenta en alguna cláusula o anexo del Contrato, o en algún procedimiento acordado entre las partes para el reconocimiento de incrementos de costos en el Contrato; y siempre que la Contratista lo solicite expresamente y que la ocurrencia de tales circunstancias o la persistencia de sus consecuencias sobre la Contratista, no dependan ni estén en forma alguna bajo el control de la Contratista y éste, hasta entonces, no hubiera dado lugar a retrasos en la entrega del material, la ejecución de la obra o prestación de servicios objeto del Contrato; PDVSA, en cuanto reciba la solicitud de la Contratista, y en todo caso con la aprobación del NAAF que corresponda, podrá acordar que se haga una evaluación de los efectos adversos de las circunstancias alegadas por la Contratista. b. El precio de las partidas del monto original del Contrato con componente externo puede variar, cuando el precio de los materiales, equipos, suministros, fletes y otros insumos varíen como consecuencia directa de variaciones en la tasa cambiaria oficial del Bolívar, atendiendo a lo establecido en la Guía Administrativa para el Reconocimiento del Componente Externo





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c. Cuando se trate de importación directa, el ajuste por diferencial cambiario no procede, debido a que PDVSA debe acordar el pago en Divisas del componente externo con el Fondo Rotatorio en el exterior, no resultando impacta la Contratista, como consecuencia de variaciones en la tasa oficial de cambio referencial. d. Si el Contrato prevé la utilización de fórmulas polinómicas o escalatorias, las variaciones en los precios de los materiales, equipos, suministros y otros insumos se determinará en la forma establecida en el Contrato y solo a las partidas, renglones o posiciones que varíen. En estos casos, también puede invocarse el Equilibrio Económico del Contrato, si se logra demostrar que alguna de las partes tuvo pérdidas por razones exógenas, no imputables a ella. 12.2. Procedimiento para el manejo del Equilibrio Económico a. La Contratista invocará el mecanismo de equilibrio económico cuando considere que debido a las circunstancias externas alegadas, se ha afectado significativamente la ecuación financiera del Contrato, y que dichas circunstancias colocaron a la Contratista en una situación de liquidación, atraso o quiebra, o simplemente, de no poder continuar ejecutando normalmente las obligaciones derivadas del Contrato. b. Cuando la Contratista aspire que PDVSA reciba y evalúe una situación de alteración del equilibrio del Contrato, deberá solicitarlo por escrito, presentando los recaudos necesarios para demostrar los hechos alegados dentro de los treinta (30) días continuos siguientes a la ocurrencia de los hechos que generaron la afectación financiera del contrato, y en ningún caso después de transcurridos treinta (30) días continuos siguientes al acta de terminación. De ser posible debe presentar a PDVSA una solución que ponga fin al desequilibrio económico invocado. c. A tal efecto, la Unidad Usuaria con apoyo de las Funciones Asesoras que corresponda, constituirá un EAH para revisar, analizar y evaluar las razones y pruebas dadas por la Contratista, así como determinar el impacto de tales circunstancias sobre el Contrato suscrito entre las partes, antes de acordar cualquier solución. d. Cuando el monto del impacto económico exceda el diez por ciento (10%) del monto original del Contrato, la Unidad Usuaria solicitará la opinión de la Comisión de Contrataciones, la cual dejará constancia en el Acta a ser incorporada en el expediente. En caso contrario, cuando el monto del impacto económico sea inferior del diez por ciento (10%) del monto original del Contrato, la Unidad Usuaria podrá manejarlo con funciones asesoras e. En ambos casos se debe someter a la aprobación del NAAF correspondiente, con la debida justificación. f. La aprobación del NAAF se realizará mediante una Decisión de Gerencia que incluya justificación de la procedencia legal del reclamo, el informe de resultado del EAH, u opinión de Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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la Comisión, en caso de ser aplicable, y la cuantificación del monto recomendado por parte de la Organización de Evaluaciones Financieras o cualquier otra función asesora que sea competente en la materia que se desea revisar o validar. 13. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 13.1. Consideraciones Generales a. En todos los Contratos deben incorporarse cláusulas y mecanismos que permitan el manejo de reclamos y la solución oportuna de las controversias. b. En caso que la Contratista someta un reclamo a la consideración de PDVSA, y dicho reclamo no fuere procedente, y así lo decidiere PDVSA, las partes deben someterse a las previsiones de la Cláusula de Solución de Controversias incluida en el Contrato, y en su defecto a las disposiciones legales que sean aplicables como la LOPA. c. PDVSA debe establecer en cada negocio, división, o filial, las instancias de conciliación a las cuales podrá acudir la Contratista en caso de que su reclamo no fuere atendido con la debida prontitud y diligencia que corresponda. d. PDVSA no será responsable por las demoras que tenga la Contratista en suministrar la información relevante para el estudio, análisis, evaluación y decisión de cualquier reclamo. 13.2. Clasificación de los Reclamos más frecuentes Sin que esta clasificación represente la totalidad de categorías de reclamos posibles, a continuación se mencionan algunos de los más frecuentes con fines ilustrativos:      

Ajustes por la entrada en vigencia de nuevos convenios cambiarios, e incorrecto manejo del contenido de la Guía para el Reconocimiento del Componente Externo en PDVSA. Ajustes por la entrada en vigencia de nuevas convenciones colectivas Causas de índole financiera, como atraso en el pago de facturas por ejecución de obra y prestación de servicios, demora en pago por concepto de ajuste de precios; Aspectos operacionales y técnicos, debido a tiempo perdido por retraso en la entrega de materiales, insumos o equipos por parte de PDVSA; Falta de coordinación entre PDVSA y la Contratista para el otorgamiento de permisos, con atraso en el inicio de los trabajos, y Prórroga en el plazo de ejecución de la obra o servicios, por decisión unilateral de PDVSA. 13.3. Procedimiento para el manejo de Reclamos





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a. En cualquier caso de reclamos durante la vigencia de un Contrato, la Contratista deberá presentar formalmente el reclamo, identificando plenamente de qué se trata, con los detalles y soportes pertinentes dentro del plazo previsto en el Contrato y sus Anexos o, en defecto de cualquier previsión contractual, dentro de los treinta (30) días calendarios contados a partir del momento en que se hayan conocido los hechos generadores del reclamo. En todo caso, PDVSA pondrá todo su empeño en que tales reclamos sean considerados, analizados y resueltos lo más rápido posible. b. En el caso que el reclamo resulte procedente, PDVSA debe adoptar las soluciones o correctivos pertinentes y efectuar los pagos a que hubiere lugar, de manera expedita, si fuere el caso. c. El tiempo de pago, ante la falta de cualquier previsión contractual expresa, será de treinta (30) días continuos contados a partir de la procedencia y cuantificación por parte de PDVSA, del reclamo, que hubiere formalizado la Contratista con todos los recaudos necesarios para su análisis y evaluación 14. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO 14.1 Consideraciones Generarles El cierre del Contrato en los términos técnicos, económicos y administrativos tiene por objeto pagar todas las obligaciones pendientes y liberar las garantías de ejecución. Este ocurre después de concluida, a satisfacción de PDVSA, la ejecución de los trabajos contratados o por la suspensión del Contrato, por circunstancias que afectan la normal ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación de servicios, bien sea por causas imputables a la Contratista o a PDVSA. En el cierre administrativo del Contrato, la Unidad Usuaria deberá reflejar la totalidad de las disminuciones de cantidades realizadas al Contrato. 14.2 Terminación del Contrato En todo Contrato para el suministro de bienes, y la ejecución de servicios y obras, la Unidad Usuaria debe dejar constancia de la fecha de entrega o terminación, y velará por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato. Independientemente de monto, para los casos de ejecución de obra y servicios, la Unidad Usuaria elaborará una “acta de terminación”, para lo cual la Contratista notificará por escrito la fecha estimada de terminación al Ingeniero Inspector con diez (10) días calendarios de anticipación y será suscrita por el Ingeniero Residente y el Ingeniero Inspector. El día de la firma se deja constancia de la “completación ” mecánica o terminación satisfactoria de la ejecución de la obra o se detallan los aspectos que presenten fallas o defectos, como pendientes por corregir para la Aceptación Provisional de la obra. ( Lista de “Objeciones” o tareas pendientes, Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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elaborada durante la inspección de la obra conjuntamente por representantes de las partes contratantes, y firmada por la personas autorizadas). A partir de la fecha de firma del acta de terminación del Contrato, se inicia el lapso de garantía previsto en el Contrato que permite asegurar el correcto estado y funcionamiento de los equipos e instalaciones que conforman la obra. 14.3. Aceptación Provisional (Contrato de obra) Dentro de los sesenta (60) días calenda rios contados a partir de la fecha del “Acta de Terminación”, la Contratista solicitará por escrito la Aceptación Provisional de la obra; la misma debe estar acompañada con los siguientes recaudos: 

Cuadro de cierre con las cantidades de obras ejecutadas, aumentos, disminuciones, obras adicionales, debidamente revisado y aceptado durante la inspección final.

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Planos definitivos de la obra (“como construido”) firmados por el Ingeniero Residente y el



 

Ingeniero Inspector. deberá suministrar estos Planos, tanto en formato físico como en formato electrónico (digital). Manuales de operación, mantenimiento y demás documentos relativos al funcionamiento de los equipos e instalaciones incorporadas a la obra; así como las garantías de los mismos, según sea el caso. Balance de materiales aceptado por PDVSA. PDVSA procederá a realizar una revisión general de la obra dentro de los sesenta (60) días calendarios siguientes a la fecha en la que haya sido presentada la solicitud de aceptación provisional. A tal efecto, se levantará el Acta respectiva que firmarán el Ingeniero Inspector y el Ingeniero Residente. En caso de detectar fallas o defectos en la ejecución de la obra, PDVSA no podrá realizar la Aceptación Provisional y lo participara por escrito a la Contratista, quien deberá proceder a subsanar todas las fallas y deficiencias en el tiempo establecido por PDVSA.

14.4 Cuadro de Cierre del Contrato La Unidad Usuaria debe elaborar un balance administrativo y contable del Contrato, que refleje el monto original del Contrato, las modificaciones por conceptos de aumentos y las disminuciones en cantidad de obra, bienes o servicio, las obras o servicios adicionales (punto 9.4 de esta Guía), variaciones en los montos, tarifas o precios unitarios, prorrogas o extensiones en el plazo de ejecución, reclamos y cualquier otra modificación del Contrato que tenga impacto en costo, tiempo, calidad del proyecto, obra, bienes o servicio durante la vigencia del Contrato, reflejando el monto total ejecutado. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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14.5 Balance de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) El balance de materiales, se refiere al documento mediante el cual los representantes de PDVSA y la Contratista llevan un control de los materiales, insumos, y/o equipos entregados por PDVSA a la Contratista para la ejecución de la obra la o prestación de servicios. El balance de materiales contempla los renglones y cantidades de materiales, insumos y/o equipos entregados por PDVSA, los realmente utilizados e incorporados en la obra o servicio, los sobrantes y los devueltos a quien tenga su derecho de propiedad. Este balance debe ser firmado una vez completado los trabajos objetos del contrato (según, consta en acta de terminación o acta de recepción provisional), con el fin de asegurar que los materiales, insumos y/o equipos que no fueron utilizados en su totalidad durante la ejecución de la obra o prestación del servicio, serán devueltos a PDVSA o a quien tenga su derecho de propiedad. 14.6 Constancia de Devolución de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) La constancia de devolución de materiales, se refiere al documento mediante el cual se hace constar que en los depósitos, almacenes o patios de materiales o activos de la Contratista no se encuentra ningún material propiedad de PDVSA, asociado con la ejecución de obra o la prestación de servicio finalizado, y que todos los materiales, insumos y/o equipos fueron trasladados y devueltos a los depósitos o almacenes de PDVSA o BARIVEN, según el caso. Cuando la obra o servicio finalizado no contemple el suministro de materiales, insumos y/o equipos por parte de PDVSA, la constancia de devolución de materiales deberá ser elaborada, haciendo referencia a que todos los materiales, insumos y/o equipos fueron suministrados directamente por la Contratista y se utilizaron totalmente en la obra o servicio, en consecuencia no existen renglones para devolución, todo ello de conformidad con los términos y condiciones establecidos en el Contrato. 14.7 Constancia de Recepción de Planos (contrato de obra) La constancia de recepción de planos, se refiere al documento mediante el cual se hace constar que la Contratista hizo entrega a PDVSA de los planos, figuras o dibujos “como construido”, de acuerdo con lo establecido en los términos y condiciones del contrato. Se firmará la constancia de recepción de planos “como construido”, una vez recibidos los planos, figuras o dibujos con las modificaci ones derivadas de la ejecución de la obra, en caso de existir o ser aplicable. 14.8 Recepción Definitiva (Contrato de obra o servicios) Concluido el lapso de garantía de funcionamiento, la Contratista debe solicitar por escrito a PDVSA la recepción definitiva de la obra o servicios, quien dentro de los treinta (30) días siguientes de recibir la solicitud, realizará una inspección general de la obra o servicio, y de comprobar que la ejecución está conforme con lo establecido en los términos y condiciones del Contrato, procederá a su recepción Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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definitiva y levantará el acta respectiva, suscrita por el Ingeniero Inspector, el Ingeniero Residente, y/o cualesquier otro representante de la Contratista. 14.9 Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista Antes del cierre del Contrato y siguiendo las consideraciones del lineamiento vigente de Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista emitido por la Gerencia Corporativa de Contratación, la Unidad Usuaria debe someter con todo los recaudos necesarios en Acta de Otras Consideraciones a la respectiva Comisión de Contrataciones, el resultado final de Actuación o Desempeño de la Contratista. 14.10 Cierre Administrativo. Documento de Finiquito (Contrato de obras, bienes o servicios) El documento de finiquito, es aquel mediante el cual las partes contratantes, tanto PDVSA como la Contratista, liberan sus deberes y responsabilidades contractuales. Por una parte, la Contratista deberá garantizar la cancelación de todas sus obligaciones contractuales con sus proveedores y subcontratistas con sus trabajadores y demás acreedores que pudieran tener algún reclamo, deuda o preferencia por cualquier motivo, directa o indirectamente relacionado con la ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación del servicio objeto del Contrato; así como, haber cumplido con todos los acuerdos y condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social; y por otra parte, PDVSA deberá asegurar que ha realizado todos los pagos pendientes, liberación de garantía, devolución de retenciones y cualquier otra obligación a satisfacción de la Contratista. 14.11 Consideraciones para someter cierre del Contrato ante la Comisión de Contrataciones En las contrataciones de obra y servicios una vez obtenida el acta de Recepción Definitiva y para la procura de Bienes una vez efectuada la recepción de los materiales a satisfacción del ente contratante, se debe realizar los pagos restantes a la Contratista, las devoluciones de las retenciones que aún existiere y a la liberación de las fianzas que se hubiera constituido. La Unidad Usuaria solicitará a la Comisión de Contrataciones la aprobación del cierre administrativo del Contrato anexando la siguiente documentación soporte:  Informe de Cierre del Contrato  Notificación escrita o Carta de No Pasivos (Haberes) de la Contratista sobre la terminación o culminación de la obra, servicios o bienes, indicando que se procederá al cierre administrativo y financiero del Contrato.  Actas de inicio, suspensión, paralización, reinicios, terminación recepción provisional y recepción definitiva de los bienes, servicios y obra, si fuera el caso, suscritas por las partes.  Documentos relacionados con modificación del Contrato, si fuere el caso.





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14.12 Documentos para el Cierre del Contrato La Unidad Usuaria debe elaborar un informe para someter el cierre administrativo ante la respectiva Comisión de Contrataciones, en conjunto con el acta de cierre, el cual deberá contener un resumen de todas las actividades realizadas, con sus respectivos documentos soportes, considerando lo siguiente:  Objetivo.  Antecedentes.  Balance contable y administrativo del contrato, especificando los montos, modificaciones del contrato, pagos realizados y pendientes, retenciones, entre otras. Soporte de balance en SGE del Contrato / Pedido (ver apéndice SGE)  Resultados de la Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista, presentada previamente ante la comisión respectiva.  Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. (ver apéndice SGE)  Reintegros y / o recobros, cuando aplique (Fianzas, Anticipos y CRS). Para el recobro de Anticipos, es recomendable anexar el informe de recobro de Finanzas y Pantalla SGE del historial de pago.  Pagos por gastos reembolsables con sus respectivos soportes, cuando aplique.  Constancia de devolución de materiales sobrantes, emitida por el responsable operacional del Ente Contratante, en caso de ser aplicable.  Modelo del Documento de Finiquito a ser suscritos entre las Partes, en caso de bienes, obra o servicios. 15. INSTRUCCIONES PARA USO DEL SGE 15.1 Consideraciones Generales El Contrato Marco en SGE es un documento de compra con el cual se establecen los términos y condiciones con un proveedor ó contratista, contenidos en un contrato físico, tales como plazo de entrega, cantidad, precios, forma de pago, duración, entre otros; para la contratación de obras, prestación de servicios y adquisición de bienes muebles. Se generará un contrato marco cuando: a. Exista un documento físico firmado b. El pago de los servicios recibidos o bienes adquiridos se puede realizar en más de una moneda c. La contratación abarque más de un ejercicio económico. d. La administración del servicio esté en manos de una organización contratante. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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e. La ejecución del contrato se realizará emitiendo ordenes parciales o a requerimiento. f. La fecha de terminación puede ser de un ejercicio económico posterior a la creación del pedido. El Pedido es una solicitud o instrucción formal que realiza una organización de compras a un proveedor para suministrar o proporcionar una cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un periodo de tiempo determinado. En el pedido se establecen las condiciones con un proveedor o contratista, tales como plazos de entrega, cantidad, precios, forma de pago. Características del pedido: a. Son de alcance específico y definido. b. Su monto compromete el presupuesto de la organización de compras. c. Se utilizan cuando el contrato abarque más de un periodo económico, para lo cual se deberá crear un pedido para cada uno de ellos. d. Se generan cuando el contrato marco se ejecute en varias monedas, para lo cual se creará un pedido en bolívares y un pedido en divisas. e. Son de uso obligatorio para la ejecución de todo contrato marco creado en el SGE. f. Para los contratos en ejecución a requerimiento se creara un pedido para cada uno. g. En el caso de no ser necesario la subdivisión del contrato se creará un solo pedido. h. Es administrado y utilizado por una organización. i. Deben estar referenciados a un Contrato marco, Solicitud de Pedido o Petición de oferta. Para los casos de Contrataciones menores se recomienda crear un Pedido con referencia a una solicitud de pedido o petición de oferta. Realizadas las acciones previas de contratación, y creado el contrato marco en SGE, a continuación se definen los roles que participan en las transacciones efectuadas en el Sistema, en materia de administración de Contratos. Toda acción producto de la administración del contrato debe documentarse en el texto de cabecera, indicando al menos: Instancia de control previo que lo recomendó, NAAF (nombre y cargo), analista responsable (nombre, cargo e indicador). Asimismo se podrán adjuntar las actas en el sistema. 15.2Definiciones de roles en el SGE Administrador: Orientado a todas las unidades responsables por la Administración de los Contratos Aprobador de Documentos (NAAF): Orientado a todas las personas responsables de aprobar las solicitudes (pedidos y HES), así como su ejecución total o parcial de las mismas. Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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Analista de Gestión: Orientado a todas las unidades responsables de la generación de informes que soportan la toma de decisiones dentro de los diferentes niveles de la Organización. Liberador de Contratos: Orientado a todas las personas responsables por Liberación de los Contratos, con el fin de ser activados para su utilización. 15.3 Deberes y atribuciones del Administrador del Contrato en el SGE (SAP) a. Toda contratación de obra, bienes y servicios debe ser registrada oportunamente en el SGE a través de un Contrato Marco o Pedido, luego de obtener la recomendación de la Comisión de Contrataciones correspondiente y emitida el Acta de Otorgamiento, aprobada por el NAAF que corresponda b. Revisar que el analista de contratación o contratador responsable, haya registrado correctamente el Contrato en el SGE de acuerdo con las especificaciones y condiciones contractuales. c. Recibir de la Unidad correspondiente, el documento SGE requerido para generar los Pedidos con referencia al Contrato Marco y/o Solicitud de Pedido (SolP) en SGE. d. Cuando se trate de Convenios de Suministro u Órdenes de Compra no se permitirá la entrega de bienes, sin la previa creación del Pedido con referencia a la SolP o a la Petición de Oferta de Materiales, según el caso, en el correspondiente módulo MM del SGE. e. Verificar que las Actas de Inspección se encuentren relacionadas con un Pedido previamente aprobado en SGE, a fin de continuar impulsando la correcta administración de los Contratos y de esta manera garantizar un mejor uso de la aplicación SGE. En cuanto al Pedido se debe tener en cuenta que el mismo es un documento usado para la Adquisición de Bienes, Contratación de Obras y/o Servicios y representa la solicitud formal para el suministro de bienes, ejecución de un trabajo específico al Proveedor o Contratista, según el caso, amparado en un contrato firmado entre las partes o en una orden de servicio. Debe ser creado con referencia a otro documento, previamente registrado en el Sistema, según el siguiente orden: Solicitud de Pedido, Petición de Oferta, Contrato Marco y Pedido. Todos deben ser vinculados en un mismo flujo de documentos en SAP. La Petición de Oferta y el Contrato Marco son optativos y aplicarán de acuerdo a la naturaleza y condiciones de la contratación. f. Los informes perceptivos, de avance o progreso, valuaciones y actas de inspección correspondientes, son requisito previo e indispensable para la elaboración y aprobación de la Hoja de Entrada de Servicio (HES) / Hoja de Entrada de Materiales (HEM) o Albarán, con el objeto de gestionar y autorizar el pago de la porción ejecutada de la obra, recibida de los bienes o servicios prestados, a satisfacción de PDVSA. g. Recibir aprobadas del Inspector/Supervisor las Actas de Inspección (Valuaciones) para los efectos de sus análisis (control previo) para la elaboración y tramitación del soporte de pago a través de las HES o HEM (caso procura de bienes).





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h. Los pagos de la porción de obra ejecutada o servicios prestados, se efectuarán de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato, soportada por la creación y aprobación de la HES en SGE, sustentada por los informes de avance, valuación o Actas de Inspección consolidadas, en la que conste que dicha porción de obra o servicio asociada a la HES, fue ejecutada de conformidad con todas las especificaciones técnicas, normas, términos y condiciones, para que pueda ser procedente el pago correspondiente. i. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarán de acuerdo con las condiciones estipuladas en el Pedido o Convenio de Adquisición (contrato marco), mediante la creación y aprobación de la hoja de entrada de materiales (HEM o Albarán), soportada por las notas de entrega de la procura, en la que conste que el material o equipo fue recibido a satisfacción por el receptor de materiales y su pago es procedente. j. Hacer seguimiento al estatus de los documentos creados en el sistema SGE (Pedidos, HES y HEM), en virtud de identificar con la oportunidad requerida cuales de éstos no serán utilizados o quedan sin efecto y proceder a colocar el indicador de borrado correspondiente, con el fin de coadyuvar en el proceso de depuración de la data del sistema. 15.4 Modificaciones al Contrato en el SGE Cuando se realicen modificaciones al contrato (punto 9 de esta guía), como consecuencia de variaciones en las cantidades (aumentos y/o disminuciones), partidas, renglones o posiciones adicionales, prórrogas al plazo de ejecución o vigencia, modificaciones en los precios unitarios o tarifas, que alteren el monto total del contrato, la Unidad correspondiente, previo acuerdo con la Contratista, debe someter la modificación a la consideración de la respectiva Comisión de Contrataciones (cuando aplique), así como elaborar un documento (addendum) en el cual indicará las modificaciones acordadas y solicitará la aprobación del NAAF que corresponda, según el monto modificado del Contrato (original más cambios); además de incorporar y actualizar las nuevas cantidades y montos del Contrato Marco (o Pedido, según corresponda) en el SGE. A continuación, cuadro de acciones SGE según el tipo de modificación: Tipo de Modificación Aumento y/o Disminución en la Cantidad de la obra o servicio contratado. Cambios en el Alcance Variaciones o cambios en los Precios Unitarios de los Servicios incluidos en el Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación

Contrato Marco

Pedido

Igual que en el contrato original: Generando el Pedido Modificar la columna de la “Cantidad” con referencia a la Posición y en las Líneas de Servicio. Línea de Servicio que corresponda. Se debe crear una nueva Posición en El Pedido se genera con el Contrato Marco SGE para cada referencia a la nueva Posición Cambio de Alcance creada Se debe actualizar los Precios Igual que en el contrato Unitarios de cada Línea de Servicio a original: Generando el Pedido través de la opción de “Condiciones” con referencia a la vigencia de Aprobado por: Olga Gutiérrez, Gerencia Corporativa de Contratación



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GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EN PDVSA, FILIALES Y EMPRESAS MIXTAS Contrato Marco producto de Ajuste de la Labor.

de la estructura del Precio Bruto en SGE y fijar un “Nuevo Periodo” para la

vigencia de los nuevos precios manteniendo el histórico de los precios anteriores. Variación en los cambios en los precios unitarios de los servicios incluidos en el contrato marco producto de Ajuste por inflación

Se debe crear una nueva Posición en el Contrato Marco SGE. En caso de Bienes, se actualizan las existentes

Extensiones en Tiempo

Actualizar la fecha en los Datos de Cabecera: Fin Periodo de Validez

los nuevos precios. Los documentos en tránsito que se hayan generando con los precios anteriores se mantienen automáticamente. El pedido se debe generar a través de la posición de “Valor Límite”

No aplica

Pago de Gastos Reembolsables convenidos El Pedido se debe generar a contractualmente y Se debe crear una nueva posición en través de la opción de “Valor aprobados previamente por el Contrato Marco SGE. Limite” la Comisión de Contrataciones. Pago de Beneficios Legales o Contractuales revisados y avalados por la Gerencia de El Pedido se debe generar a Se debe crear una nueva posición en través de la opción de “Valor Relaciones Laborales (Ejm. el Contrato Marco SGE. Útiles Escolares, Prima por Limite” Nacimiento, Matrimonio, etc.) Pago de Retroactivo por El Pedido se debe generar a Se debe crear una nueva posición en Variaciones o Ajustes de través de la opción de “Valor el Contrato Marco SGE. Limite” Precios en el Contrato. Nota: En toda Modificación al Contrato que genere un i mpacto económico sobre el Monto Inicial del mismo, se debe actualizar el Valor Previsto en SAP previo s ometimiento y aprobación del NAAF correspondiente del Balance del Contrato el cual debe estar reflejado en el documento addendum.

Renovación del Contrato En la renovación del Contrato, el Administrador de Contratos debe crear un nuevo Contrato Marco o Pedido en SGE con referencia a las transacciones del Contrato original. Deben quedar claramente establecidas todas las referencias a los Pedidos que se les deben asociar, según sea el caso. 15.5 Soporte de balance en SGE del Contrato / Pedido Se refiere a la impresión del documento en SGE mediante el cual se evidencia el detalle del pedido/contrato con todos los registros asociados (Transacción utilizada para contratos: ZMCO y para pedidos ZMPE) 15.6 Documentación soporte del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, cuando aplique.





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Se refiere a los documentos que evidencia el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social, tales como: Reporte SGE de los descuentos realizados por Aporte al Fondo Social (Transacción Z9FSOC), Soportes de Reintegros o Recobro, Actas de Entrega de Proyectos Sociales, cuando aplique. 15.7 Recobro de Anticipos o Reintegro de Retenciones de Garantías Contractuales, cuando aplique. Se refiere a los documentos que soporten el recobro total del anticipo otorgado. Tales como: Informe de Recobro Finanzas, Documento de Crédito del Reintegro. Reporte SAP obtenido con la transacción ZF50. 15.8 Acciones para el cierre del Contrato en SGE Para cerrar un Contrato que ha sido cargado en el SGE bajo la figura de Contrato Marco en SAP, la Unidad Usuaria debe cerrar primero todos los Pedidos en el SGE y luego el Contrato Marco. El Administrador de Contratos debe ajustar las líneas de servicios en cada uno de los pedidos asociados al Contrato Marco de acuerdo con las cantidades y/o montos (según sea el caso) realmente valuadas o pagadas, a fin de que el Contrato refleje las cantidades y montos realmente ejecutados. Para el cierre de Contratos en la Filial BARIVEN, se deben analizar todas las posiciones asociadas a los pedidos, lo que quiere decir, que no queden cantidades pendientes por ejecutar, facturar o pagar. Aquellos casos en los que exista material pendiente por entregar (que no será entregado por la empresa proveedora) se deberá utilizar la tilde de entrega final para concluir las cantidades pendientes del requerimiento, asimismo, colocar el icono de bloqueo en las posiciones del pedido que van a ser cerradas administrativamente sólo al momento de cierre de contrato, para evitar inconvenientes de pago, adicionalmente, este mismo símbolo de bloqueo (Candado) debe ser utilizado en las posiciones del contrato a ser cerrado administrativamente. Para proceder a cerrar un Contrato Marco en el SGE, se utilizará el indicador de bloqueo “Candado”,

el cual deberá ser aplicado por posición posterior al pronunciamiento de la Comisión de Contrataciones sobre el Cierre Administrativo del Contrato. Los contratos de obra durante el periodo de garantía, deben estar balanceados y con el candado en los Pedidos SGE, pero sin in dicador de “Borrado”, a fin de prever requerimientos de pagos por ajustes o si resultara procedente algún pago con concepto de reclamo de la Contratista, así como considerando posibles prórrogas o extensiones para cubrir correcciones o reparaciones durante el periodo de garantía, contractualmente acordada. Para establecer el Cuadro de Cierre de Contrato deberá verificarse en el SGE que el valor Efectivo (si aplica) Entregado, Facturado y Pagado son iguales; en caso de que se evidencie la discrepancia entre estos valores, se deberá presentar la razonabilidad del caso en el informe de cierre. Cabe Preparado por: Equipo Interdisciplinario de Contratación




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Guia Administracion de Contratos Sidcon

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