LOGO PERUSAHAAN ANDA
1.
No. Dok
Perusahaan Anda
No. Rev
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
00
Tgl Hal
PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
Pembuatan Dokumen 3.1
Dokumen baru disusun oleh Departemen yang bersangkutan kemudian diajukan kepada Management Representative. Pembuatan dokumen baru dilakukan apabila dibutuhkan untuk mendukung suatu prosedur atau proses.
3.2
Pemeriksaaan dokumen dilakukan oleh Management Representative dan disahkan oleh Top Management . Jika dokumen layak untuk disahkan segera dilakukan pengesahan, jika belum sesuai maka dokumen dikembalikan ke Departemen yang bersangkutan untuk diperbaiki.
3.3
Setelah dokumen diperiksa oleh Management Representative, disetujui oleh Top Management ,
dan
diidentifikasi
oleh
Document
Control maka
selanjutnya
didistribusikan ke Departemen terkait. Pengarsipan dilakukan oleh Departemen terkait menurut nomor dokumen yang telah ditentukan.
Revisi, Penyimpanan, dan Pemusnahan Dokumen 3.4
Bila dokumen yang ada kurang mendukung dalam menjalankan prosedur, maka diperlukan perbaikan atau pemusnahan. Perubahan atau revisi dikendalikan oleh Document Control, dan dapat dilakukan apabila : a. Terjadi perbaikan sistem kualitas. b. Terjadi perubahan sistem organisasi yang mempengaruhi isi dalam dokumen. c. Tidak lagi ada kesesuaian dengan urutan kerja.
3.5
Metode
Penyimpanan
Dokumen,
termasuk
penanggung
jawab
dan
lama
penyimpanan, disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi yang ada. 3.6
Pemusnahan dokumen dilakukan oleh Document Control .
Format dan Metode terkait Dokumen 3.7
Draft Dokumen dibuat oleh Departemen yang bersangkutan. Adapun Metode Penyusunan Dokumen dibedakan sebagai berikut: 3.7.1 Dokumen Pedoman Mutu dan Prosedur disusun sebagai beri kut:
LOGO PERUSAHAAN ANDA
Perusahaan Anda PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok No. Rev
00
Tgl Hal
a. Kepala dokumen : logo perusahaan, nama perusahaan, nama prosedur, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif , halaman dan jumlah, serta persetujuan penerbitan dokumen dokumen yang besangkutan. besangkutan. b. Isi Dokumen disusun sebagai berikut: - Tujuan : Berisi alasan suatu dokumen yang bersangkutan dibuat. Pedoman Mutu tidak dicantumkan tujuan. - Ruang Lingkup : Menunjukan dimana penerapan dokumen yang bersangkutan diterapkan. - Definisi : Istilah yang ada di dalam isi prosedur. - Prosedur dan tanggung jawab : Tugas yang perlu dilaksanakan dan personal terkait yang bertanggung jawab terhadap implementasi prosedur serta dokumen penunjang. - Dokumen terkait : Prosedur lain atau Form
yang mendukung
persyaratan-persyaratan persyaratan-persyarat an dari prosedur. 3.7.2 Penyusunan instruksi kerja sebagai berikut : a. Header : logo perusahaan, nama perusahaan, nama instruksi kerja, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif, halaman dan jumlah. b. Isi Instruksi kerja : berisi urutan kerja/ langkah kerja secara sederhana dan praktis. 3.7.3 Penyusunan formulir a. Header : logo perusahaan, nama perusahaan, nama formulir, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal efektif, halaman dan jumlah. b. Format Formulir : disesuaikan dengan kebutuhan informasi data yang akan dikumpulkan.
Metode pengesahan dokumen 3.8
Dalam pembuatan dokumen harus didapatkan persetujuan dan pengesahan oleh pihak yang berwenang seperti disebutkan di bawah ini. - Pedoman mutu dibuat oleh Management Representative, disetujui oleh Direktur dan dalam penggunaanya disahkan oleh Management Representative. - Prosedur dan Instruksi kerja yang ada ditandatangani oleh Kepala Departemen dan
LOGO PERUSAHAAN ANDA 3.9
Perusahaan Anda PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok No. Rev
00
Tgl Hal
Untuk pengesahan, dokumen digandakan dan diberi tanda/ stempel pe ngesahan.
Penerbitan Dokumen 3.10 Pendistribusian, penerbitan dan penarikan dokumen hanya dilakukan oleh Departemen Document Control atas pengajuan dari Departemen terkait dengan persetujuan Management Representative.
Metode Penerbitan-Ulang Dokumen 3.11 Management Representative dapat menerbitkan ulang suatu dokumen termasuk pedoman mutu atau prosedur, jika : a.
Mengalami revisi sebanyak 5 kali. kali.
b.
Terjadi perbaikan sistem kualitas.
c.
Ada perubahan stuktur organisasi yang dapat berpengaruh.
d.
Ada perubahan teknologi.
e.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.
Metode Pembaruan (revisi) Dokumen 3.12
Sesuai dengan level dokumen, setiap dokumen dapat diajukan permohonan perevisian. Revisi dituliskan pada data historis di awal dokumen dan mendapatkan persetujuan dan pengesahan pada kolom persetujuan dan pengesahan.
Metode Penyimpanan Dokumen 3.13
Setiap dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenisnya oleh Departemen terkait atau Document Control . Dan pemberian identitas dilakukan dengan menggunakan label (logo, nama PT, Departemen , Nomor Dokumen, dan nama File). Penyimpanan data dapat pula dilakukan pada media elektronik seperti computer, laptop, Flashdisk dan disket untuk penyimpanan data yang tetap.
3.14
Untuk dokumen-dokumen yang telah didistribusikan dan diarsip, selanjutnya disimpan oleh Document Control dan diberi tanda/ stempel.
