Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN UPTD.PUSKESMAS GEKBRONG DINAS KESEHATAN KABUPATEN CIANJUR
A. Pendah Pendahulu uluan an
Dokumen Puskesmas meruakan data mana!emen Puskesmas" sehingga data mauun dokume dokumen n Puskes Puskesmas mas #a!ib #a!ib dikelo dikelola la se$ara se$ara baik baik agar agar tidak tidak samai samai ter$e$e ter$e$err. %ntuk %ntuk memudahkan didalam engelolaan dokumen enting ditentukan sistem engendalian dokumen agar memudahkan didalam engelolaan" en&imanan dan en$arian untuk diberl diberlaku akukan kan elaks elaksana anaann ann&a" &a"
sebagi sebagi edoma edoman n didala didalam m engel engelola olaan an dokume dokumen n di
Puskesmas" Puskesmas" baik dokumen dokumen &ang bertalian dengan dengan dokumen dokumen administrasi administrasi Puskesmas Puskesmas mauun mauun dokume dokumen n akredi akreditas tasii Puskes Puskesmas. mas. 'leh 'leh karena karena itu sebaga sebagaii a$uan a$uan didala didalam m engelolaan dokumen maka
#a!ib
disusun Pedoman Pengendalian
Dokumen
Puskesmas.
(. Dasar Pengendalian Puskesmas )ekbrong Didalam Didalam enetaan enetaan edoman edoman engendalia engendalian n dokumen dokumen Puskesmas Puskesmas )ekbrong )ekbrong sebagai sebagai dasarn&a dasarn&a adalah:
1. %ndang-%n %ndang-%ndang dang No. *+ tahun ,00 tentang tentang esehatan. esehatan. ,. Peraturan Peraturan emerintah emerintah Reublik Reublik /ndonesi /ndonesiaa Nomor * Tahun Tahun ,00 ,00 tentang tentang Pembagian Pembagian %rusan %rusan Pemeri Pemerinta ntahan han antara antara Pemeri Pemerinta ntah h Daerah Daerah Proin Proinsi si an Pemeri Pemerinta ntah h Daerah Daerah abuaten 2 ota. *. Peratu Peraturan ran emerin emerintah tah Nomor Nomor tahun tahun ,00* tentang tentang edoman edoman organi organisasi sasi erangka erangkatt daerah daerah 3 4embar 4embaran an Negara Negara Tahun ahun ,00* ,00* nomor nomor 15" Tamba Tambahan han 4embar 4embaran an Negara Negara Nomor 5,+,. 5. 6istem kearsian" kearsian" Mana!em Mana!emen en Perkanto Perkantorkan" rkan" Dekes.R/., Dekes.R/.,00. 00. 7. Mana!emen Mana!emen earsian" earsian" Alams&ah" )ramedia )ramedia Pustaka Pustaka %tama"17 %tama"17.. +. emenkes emenkes nomor: nomor: ,+2 Menkes2 Menkes2 Per 2 ///2 ,00" ,00" Tentan Tentang g Rekam Medik" Medik"
1
Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
. eutusan Menteri esehatan nomor 77 tahun ,01*" tentang eker!aan erekam medik" . 6tandar Akreditasi Puskesmas riteria ,.*.11. 8lemen Penilaian 5" 9.
Pengertian Pedoman Pengendalian Dokumen.
1. Pedoman Pengendalian dokumen Puskesmas )ekbrong dengan sistem engelolaan dokumen2 surat men&urat dan rekaman imlementasi" &ang meliuti sistem enomoran mauun en&imanan dokumen Puskesmas" baik dokumen erkantoran mauun dokumen akreditasi Puskesmas. ,. Dokumen ekternal adalah: buku" eraturan" standar" surat keutusan" kebi!akan &ang meruakan a$uan2 reerensi di dalam en&usunan dokumen akreditasi Puskesmas" *. Dokumen2 arsi akti
dokumen &ang rekuensi emakaian masih tinggi2 masih
diakai didalam kegiatan" dan masih disiman diunit- unit ela&anan" 5. Dokumen2 arsi inakti dokumen &ang rekuensi emakaiann&a sudah rendah2 sudah tidak diakai" untuk dokumen rekam medik aabila asien &ang sudah mati atau sudah indah. 7. Master dokumen
akreditasi &ang telah lengka2 telah dinomori" dis&ahkan dan
ditanda-tangani namun belum dibubuhi $a Puskesmas. +. elomok dokumen kelomok !enis- !enis dokumen2 rekaman 3$ontoh kelomok 6'P;" D. etentuan Pengendalian Dokumen. Pengendalian dokumen dengan menerakan hal- hal sebagai berikut: 1. Pengkodean dokumen kelomok ela&anan: a. Administrasi Mana!emen dengan kode: A." 1;
(ab /" 3A2/;"
,;
(ab //" 3A2//;"
*;
(ab ///" 3A2 ///;"
2
Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
b. Pela&anan %a&a esehatan Mas&arakat 3%M; kode : (" 1; (ab /<" 3(2 /<;" ,; (ab <" 3(2 <;" *; (ab " 3(2 ;" 5; Aabila dari ua&a Puskesmas dengan ditambahkan ua&a 3$ontoh ua&a /A= (2 /A" ua&a romkes = (2 Promkes" dan lain- lain;" $. Pela&anan linis2 %a&a sehatan Perorangan 3%P;" kode : 9" 1;(ab /" 392 /;" ,;(ab //" 392 //;" *;(ab />" 392 />;" d. 6tandar Prosedur 'erasional" disingkat: 6'P." " e. Datar tilik disingkat: Dt" . erangka A$uan disingkat: A" g. 6urat eutusan disingkat: 6" h. 9ontoh: 002 no surat keluar2 bulan2 th2 Akred.26P'.embukuan2 i. ebi!akan disingkat: b" !. Dokumen ekternal disingkat: Dek" k. Manual Mutu disingkat MM. l. Pedoman PD" m. Audit /nternal disingkat A/.a ,. Pen&imanan Dokumen2 arsi. a. Dokumen rekam klinik2 medik inakti #a!ib disiman sekurang- kurangn&a dua tahun" terhitung dari tanggal terakhir asien meninggal" atau indah temat" setelah batas #aktu sebagaimana dimaksud diatas dilamaui" rekam klinis daat
3
Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
dimusnahkan" ke$uali ersetu!uan tindakan dan ersetu!uan lain harus disiman !angka #aktu 10 tahun" terhitung dari tanggal dibuatn&a" b. 6istem en&imanan rese &ang telah dila&ani di Puskesmas harus dielihara dan disiman minimal dua tahun dan ada setia rese harus diberi tanda: 1; %mum: rese umum" ,; Askes: untuk rese &ang diterima oleh eserta asuransi kesehatan" *; )ratis2 ?amkesmas2 ?amkesda2 ?amsostek2 ?amersal untuk rese &ang diberikan keada asien &ang dibebaskan dari embia&aan retribusi" *. Pen&imanan dokumen2 arsi
erkantoran sesuai dengan sistem en&imanan
dokumen2 arsi aturan Pemerintah Daerah abuaten 9ian!ur" 5. Pen&imanan dokumen akreditasi disiman dimasing- masing kelomok ela&anan" sedangkan di administrasi dan mana!emen 3admen; men&iman master dokumen semua kelomok ela&anan dan rogram" 7. 6istem enomoran: a. 6urat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah abuaten 9ian!ur b. Penomoran
kelomok ela&anan dilakukan oleh kelomok ela&anan masing-
masing disesuaikan dengan sistem engkodean &ang telah ditentukan" $. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan engodean" d. %rutan enomoran meliuti: ode ela&anan" ode dokumen" (ulan" Tahun dan nomor urut dokumen: e. 9ontoh: (2 /<26'P." 2 +2 1*2 007 3(: ode ela&anan ua&a" /<: (ab /<" 6'P." : 6tandar Prosedur 'erasional"+: bulan +2 ?uni" 1* tahun ,01*" 007: nomor urut 6'P.";" 8.
Penataan Dokumen dan Rekaman Dokumen sistem enataann&a dikelomokan sesuai dengan !enis dokumen &ang ada dan en&imanann&a dimasing- masing ela&anan" sedanngkan rekaman2 hasil elaksanaan
4
Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
kegiatan dimasukan kedalam ile se$ara berurutan untuk memudahkan didalam telusurn&a.
@. Pemin!aman Dokumen. Pemin!aman dokumen dari antar unit2 lintas unit dengan memergunakan ekedisi emin!aman" sedangkan emin!aman &ang dilakukan oleh lintas sektor ata u dinas atasan harus memekai surat resmi dan mele#ati ketetatausahaan. ). @ormat- @ormat. %ntuk
men&eragamkan
ormat
&ang digunakan
di %PTD.Puskesmas
)ekrong
dilamirkan ormat- ormat sebagai berikut: 1.
@ormat 6tandar Prosedur 'erasional" 36'P." ;"
,.
@ormat rekam klinis2 Medik"
*.
@ormat rese"
5.
@ormat ru!ukan ekternal"
7.
@ormat ru!ukan internal"
+.
@ormat ersetu!uan tindakan (Inform Consent ;"
.
@ormat enolakan tindakan"
.
@ormat ermintaan ru!ukan ekternal"
.
@ormat enolakan ru!ukan ekternal
10. @ormat ermintaan ulang aksa" 11. @ormat enolakan asien ulang"
5
Pedoman Pengendalian Dokumen Nomor : Terbit : No.Revisi : Mulai berlaku: Halaman : 1- 10
6