Proceso administrativo Investigación documental Concepto, importancia, enfoque y elementos.
3-12-2013 0
Dirección General de Educación Superior Tecnológica Instituto Tecnológico Superior de Champotón Carrera Ingeniería en Administración
Investigación Documental “Proceso
Administrativo”
Alumnos: Matrícula 131080098 131080107
Nombre (s) Huicab Koh Katherin de Jesús Soto Arellano Jesús Alejandro
Champotón, Campeche, Diciembre 2013
Dedicado a nuestros compañeros.
Introducción
El proceso administrativo es una secuencia de pasos dirigidas a un solo fin: el éxito de una empresa. Conocerlo nos da una ventaja sobre los demás ya que no solo puede ser utilizado en el trabajo sino también en la vida diaria, solo escuchar las etapas de este nos hace ver los problemas de otra forma, planeación, organización, dirección y control. Esta investigación reúne cinco puntos básicos en la comprensión de un nuevo tema, primero conoceremos el concepto, luego, el porque es importante, seguido de una explicación de cómo se compone, pasando por una explicación de cómo el proceso administrativo no es exclusivo de los profesionales, una vez que llega a aplicarse afecta a todo un sistema.
Contenido Introducción .......................................................................................................................................
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1.
Concepto de proceso administrativo .....................................................................................
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2.
Importancia del proceso administrativo ................................................................................
6
3.
Fases y elementos del proceso administrativo .................................................................... 7
4.
Enfoque sistémico del proceso administrativo ..................................................................... 8
5.
Funciones administrativas ..................................................................................................... 10
Anexos .............................................................................................................................................
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Bibliografía .......................................................................................................................................
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1. Concepto de proceso administrativo Para entender de una mejor manera el concepto de proceso administrativo es correcto descomponer el título en sus palabras, dicho con otras palabras, llegar a su esencia por medio de su definición nominal. Para comenzar, proceso se define como la secuencia de pasos requeridos para llevar a cabo una función o actividad. (Münch, 2006) Seguimos tomando la definición a la que llego Wilburg Jiménez Castro sobre la administración: “Una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya
aplicación a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se logran en los organismos sociales.” (Hernández, 2002, p.195) Ya conociendo la definición por separado podemos considerar al proceso administrativo, en una forma breve y concisa, como los pasos a seguir para llevar a cabo un propósito, claro, una definición mejor estructurada la encontramos del autor Sergio Hernández y Rodríguez el cual c ual lo define de esta forma: “Pasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva, desde
su presión —para la fijación de objetivos claros — planeación, organización, integración, dirección y control de sus actividades, que permiten el adecuado aprovechamiento de sus recursos y la máxima motivación del elemento humano que la conforma.” (2002, p.195)
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2. Importancia del proceso administrativo La importancia del proceso administrativo puede asimilarse desde cualquier punto porque al ser una secuencia de pasos se le puede considerar como una guía, ya que al observar cualquier estructura organizacional se pueden visualizar todos los componentes del proceso administrativo, entonces, al conocerlo uno obtiene una herramienta que permite conocer mejor el funcionamiento de la organización y así poder obtener los mejores resultados. (Hernández, 2002). Algo muy importante en el proceso administrativo lo menciona Weihrich y Koontz (2007): En el proceso de la administración se postula que hay un núcleo central de conocimientos administrativos que atañen exclusivamente a este campo. Temas como personal de línea y de apoyo ( staff ), ), división en departamentos, evaluación de gerentes y diversas técnicas de control administrativo remiten a conceptos y teorías que solo se encuentran en las situaciones que competen a los administradores. Además, este método toma y asimila conocimientos de otros campos, como la teoría de sistemas, conceptos de calidad y reingeniería, teoría de las decisiones, teorías de la motivación y el liderazgo, comportamiento de individuos y grupos, sistemas sociales, cooperación y comunicaciones, así como la aplicación de análisis y conceptos. (p.22) No importa qué tipo de organización se pretenda administrar, el proceso administrativo surtirá efecto. (Montana, 2002)
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3. Fases y elementos del proceso administrativo Münch (2006) utiliza la semejanza de una organización social con el funcionamiento de un organismo vivo, un animal, para hacer referencia al proceso administrativo; en su comparación nos dice que al observar el desarrollo de cualquier ser vivo se pueden notar dos fases o etapas primordiales, una de estructuración y otra de operación. En la primera se puede observar como las células se acomodan para formar membranas, tejidos, órganos, etc., que luego tendrán una función. En la segunda etapa todos los elementos formados antes desempeñan su función. En el organismo social ocurre lo mismo, en la primera fase forman las ideas, procedimientos y las asignaciones que se requieren para alcanzar el fin u objetivo, y en la segunda se ejecutan. “A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración.” (Münch, 2006 , p.36)
Cuadro sinóptico de las fases del proceso administrativo
Planeación
¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Mecánica
Administración Administración
Dirección
Ver que se haga.
Control
¿Cómo se ha realizado?
Dinámica
Fuente: (Münch, 2006, p.36)
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4. Enfoque sistémico del proceso administrativo Como se mencionó antes, el proceso administrativo es una secuencia de pasos a seguir, por tanto es correcto pensar en llevarla paso a paso, es decir paso uno, paso dos, paso tres, etc., Hernández (2002) lo ejemplifica con el diseño de una casa, antes de construir la primera planta hay que hacer los cimientos y ya de ahí avanzar en la obra, primera planta, segunda, tercera y así seguir en forma secuencial; aunque el proceso administrativo puede ser visto de esta forma hay que tener en cuenta que funciona como un sistema, en el que mientras algo acurre en una etapa avanzada le afecta a una inicial y viceversa, mejor dicho en otras palabras, lo que ocurra en una parte del proceso administrativo le afecta a todo, no solo hablando del proceso en sí, sino también a todo lo que le rodea, en este caso, la empresa. Habiendo dicho que el proceso administrativo afecta tal como un sistema no sería incorrecto hacer mención de la teoría de sistemas en palabras de Montana (2002): La teoría de sistemas es un enfoque más contemporáneo y complejo parar la solución de problemas, el cual supone que estos son complejos y están relacionados con una situación, que las soluciones no solo resuelven el problema, sino que también influyen en el resto de la empresa y deben ser evaluadas en función de que tan bien resuelven el problema (resultado pretendido) y afectan a toda la empresa (resultados no calculados), y además, ni problema ni soluciones son constantes: las situaciones cambian, los problemas evolucionan y se necesitan soluciones nuevas de manera constante. (p.102) Entonces, una empresa no es inmutable a su ambiente, sino es parte de algo más y esto la afecta, Weihrich y Koontz (2007) hablan de la industria, el sistema económico y la sociedad, en fin, todo su ambiente externo; hablan también de como una empresa toma los insumos del medio externo, los transforma y luego los 8
devuelve al entorno como productos (anexos figura 1), esto confirma lo mencionado anteriormente, también indican que al ser transformados son sometidos al proceso administrativo, es decir, pasan por las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.
Sistemas sociotécnicos Teoría aplicada de sistemas Reingeniería Elección y decisiones racionales "Ciencia administrativa"
Sistemas sociales cooperativos Comportamiento en grupo CIENCIA Y TEORÍA Comportamiento ADMINISTRATIVAS social
BASICAS DEL ENFOQUE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO U OPERACIONAL.
Experiencia administrativa destilada y análisis de los papeles Teoría de la administrativos contingencia (empíricos y administrativos)
El marco de las siete eses Administración de la calidad total
Figura. El enfoque del proceso administrativo u operativo.
La teoría y la ciencia administrativas como un sistema que trae consigo otras áreas de conocimiento organizado. La figura muestra como la teoría y la ciencia administrativa-operacional, encerradas en un círculo, tienen un núcleo de ciencias y teorías básicas y recurren a otros campos de conocimiento pertinentes para el entendimiento de la administración. La administración básica es, así, un compuesto ecléctico de ciencia y teoría. (Fuente: Weihrich y Koontz, 2007, p.23)
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5. Funciones administrativas
Ya que son muchos los autores que han contribuido con las fases en el proceso administrativo se puede decir que es la corriente o escuela de administración más difundida pero esto, además de intensificar las formas en que se implementa, también ha provocado una gran variedad de estilos que varían solamente en forma pues en fondo siguen siendo lo mismo. En lo que la mayoría de ellos coincide es en separarlo en etapas, de las cuales casi todos incluyen la previsión o planeación, la organización, la dirección y el control. (Hernández, 2006) Un ejemplo, por mencionar alguno, es el que señala Montana (2002) en su libro: EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN I.
II.
PLANEACIÓN Planeación estratégica A) Fijación de metas 1. Planeación de operaciones B) Definición de objetivos 1. Diseño de la organización de la mejor manera para conseguir 2. las metas y los objetivos Asignación de responsabilidades 3. Asignación de recursos 4. Diseño de controles organizacionales (agendas y medidas del 5. desempeño de la organización como un todo) CONTROL Control de la administración (para asegurar un uso de recursos A) eficiente y eficaz) Desarrollo de estándares individuales 1. Diseño de control de proyectos (como planes de trabajo, 2. gráfica de eventos significativos) Motivación 3. Supervisión 4. Análisis del progreso 5. Solución de problemas 6. Capacitación y asesoría 7. Evaluación del desempeño 8. Control de operaciones (asegura que las tareas específicas se B) realicen con eficacia y eficiencia) Programación 1. Establecimiento de procedimientos 2. 10
III.
EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN DEL PRÓXIMO CICLO p.122
Como puede verse, cuenta con tres funciones básicas, planeación, control y evaluación, sin embargo al estudiarlas a fondo uno descubre que estas incluyen las cuatro básicas del proceso, planeación, organización, dirección y control pero muy al estilo de este autor. “No hay ideas, resultados de investigación ni técnicas que no encuentren
fácilmente un lugar en la clasificación de la planeación, organización, integración de personal, dirección y control.” (Weihrich y Koontz, 2007, p.27)
En la tabla 5.1 de los anexos se comparan los principales autores del proceso administrativo.
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Anexos
Figura 1.1 Modelo de insumos y productos. Revitalizar el sistema
Insumos
Proceso de
Producción
información
Medio externo
Fuente: (Weihrich y Koontz, 2007, p.24)
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Figura 5.1
Cuadro comparativo de autores del proceso administrativo
CUADRO 12.1
Previsión “Gobernar
Planeación es
prever”. Calcular
HENRY FAYOL
el porvenir y programarlo. Articular los programas de acción, instrumento de la previsión.
Organización Proveer la empresa de todo lo útil para su funcionamiento: herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social.
Selección de Establecer misión y estructuras de objetivos, los papeles que acciones los individuos necesarias para deben cumplirlos. desempeñar en Toma de la empresa. decisiones. Asignar tareas Elección de necesarias para cursos futuros de el cumplimiento. acción. Determinar los Distribuir el objetivos y los trabajo entre el cursos de acción grupo. que deben Establecer y tomarse. ¿Qué reconocer la se necesita? autoridad ¿Qué cursos de necesaria. acción deben ¿Quién y cuándo adoptarse? realizar el ¿Cómo y cuándo trabajo? realizarlos? Terry incluye la previsión aquí.
HAROLD KOONTZ
GEORGE R. TERRY
Integración
Ejecución
El diseño de la estrategia personal debe poner la mira en aprovechar las fortalezas y en superar las debilidades para concretar las oportunidades laborales.
Dirección Coordinación Control Arte de manejar a los Armonizar los Comprobar si hombres. Hacer actos, hacer que todo ocurre funcionar el cuerpo converjan los conforme a los social constituido. esfuerzos. programas Conocer los recursos Adaptar los adaptados a las de la empresa. medios al objeto. órdenes dadas y Inspecciones Dar a las cosas y a los principios periódicas del cuerpo los hechos las emitidos. social. proporciones Se realiza convenientes. controles administrativos, financieros, técnicos, comerciales, de seguridad. Influir en los Medir y corregir individuos para que el desempeño contribuyan en favor individual y del cumplimiento de colectivo en la las metas organización. organizacionales y Garantizar que grupales. Liderazgo. los hechos se Comunicación. apeguen a los planes.
Es el análisis del porque y el cómo se ejecutan las tareas por los miembros del grupo para que se realicen con entusiasmo.
Controlar las actividades para conformarlas con los planes.
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Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuados para alcanzarlas.
JAMES F. STONER
Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo situarla o proporcionarla en el ambiente. Determinar ambiciones a corto y largo plazo. Definir métodos de realización.
DAVID R. HAMPTON
Elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que
Fijar cursos de acción a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la
Proceso para comprender a dos o más personas para que trabajen de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. División de la empresa en unidades o departamentos. División de funciones.
Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los
Obtener y articular los elementos materiales y humanos de la organización y la
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los grupos o de una organización entera con respecto a una tarea.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización. Valores, estilo, liderazgo, comunicación, motivación.
Vigilar los procesos basándose en los objetivos y las normas obtenidos de la planeación. Comparación, evaluación, ajustes.
Lograr la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
Es la comparación de lo obtenido con lo esperado.
Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuados para alcanzarlas.
JAMES F. STONER
Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo situarla o proporcionarla en el ambiente. Determinar ambiciones a corto y largo plazo. Definir métodos de realización.
DAVID R. HAMPTON
AGUSTÍN REYES PONCE
Elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, que determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos de la empresa.
Fijar cursos de acción a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar tiempos y números necesarios para ellos.
Proceso para comprender a dos o más personas para que trabajen de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. División de la empresa en unidades o departamentos. División de funciones.
Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa.
Obtener y articular los elementos materiales y humanos de la organización y la planeación.
Proceso para dirigir e influir en las actividades de los grupos o de una organización entera con respecto a una tarea.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización. Valores, estilo, liderazgo, comunicación, motivación.
Vigilar los procesos basándose en los objetivos y las normas obtenidos de la planeación. Comparación, evaluación, ajustes.
Lograr la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones directamente o delegando dicha autoridad. Vigilar simultáneamente que se cumplan en forma adecuada las órdenes emitidas.
Es la comparación de lo obtenido con lo esperado.
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Señalar los objetivos que se persiguen, dictar las políticas que orientan el criterio de los subordinados, escoger los procedimientos que deberán aplicarse y elaborar los programas a corto y largo plazo, incluyendo los factores de tiempo y costo.
ISAAC GUZMÁN VALDIVIA
En la planeación se definen los problemas a resolver, se analizan las experiencias pasadas, se esbozan planes y programas a realizar.
JOSÉ A. FDEZ. ARENA
SERGIO HERNÁNDEZ Y
Visión previsión.
y
Planeación estrategia.
y
Coordinar las Adquisición, Conjunto de actividades conservación y funciones humanas que se acrecentamiento administrativas realizan dentro de los recursos encaminadas al logro de una empresa económicos de los resultados que para lograr el necesarios para se buscan. El acto de mejor la vida de la dirigir es un acto de aprovechamiento empresa. Así gobierno. posible de los como la elementos adquisición, materiales, conservación y técnicos y desarrollo de los humanos en el hombres que cumplimiento de han de cubrir los fines que a la todos los propia empresa puestos que la corresponden. estructura orgánica de la empresa requiere para su funcionamiento. La planeación es el punto de partida del esfuerzo humano dentro del proceso administrativo, pero interesa lograr su implementación. Dentro de la implementación, la primera fase se refiere a la decisión, que debe considerar la mejor alternativa de ejecución una vez seleccionado el mencionado plan o programa más adecuado. La im plementación se inicia con la decisión. En todos los planes es conveniente tener varias alternativas, para discriminar entre ellas y escoger la mejor.
Organización.
Integración equipos
de de
Dirección.
Control de las actividades humanas encaminadas hacia un fin previsto.
Por medio del control se compara el resultado con lo que se esperaba obtener y se buscan las causas que pueden haber ocasionado las desviaciones. Control y evaluación del
Señalar los objetivos que se persiguen, dictar las políticas que orientan el criterio de los subordinados, escoger los procedimientos que deberán aplicarse y elaborar los programas a corto y largo plazo, incluyendo los factores de tiempo y costo.
ISAAC GUZMÁN VALDIVIA
En la planeación se definen los problemas a resolver, se analizan las experiencias pasadas, se esbozan planes y programas a realizar.
JOSÉ A. FDEZ. ARENA
SERGIO HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ
Visión previsión.
y
Planeación estrategia.
y
Coordinar las Adquisición, Conjunto de actividades conservación y funciones humanas que se acrecentamiento administrativas realizan dentro de los recursos encaminadas al logro de una empresa económicos de los resultados que para lograr el necesarios para se buscan. El acto de mejor la vida de la dirigir es un acto de aprovechamiento empresa. Así gobierno. posible de los como la elementos adquisición, materiales, conservación y técnicos y desarrollo de los humanos en el hombres que cumplimiento de han de cubrir los fines que a la todos los propia empresa puestos que la corresponden. estructura orgánica de la empresa requiere para su funcionamiento. La planeación es el punto de partida del esfuerzo humano dentro del proceso administrativo, pero interesa lograr su implementación. Dentro de la implementación, la primera fase se refiere a la decisión, que debe considerar la mejor alternativa de ejecución una vez seleccionado el mencionado plan o programa más adecuado. La im plementación se inicia con la decisión. En todos los planes es conveniente tener varias alternativas, para discriminar entre ellas y escoger la mejor.
Organización.
Integración equipos trabajo.
de de
Dirección.
Control de las actividades humanas encaminadas hacia un fin previsto.
Por medio del control se compara el resultado con lo que se esperaba obtener y se buscan las causas que pueden haber ocasionado las desviaciones. Control y evaluación del sistema.
Fuente: (Hernández, 2006, pp.198-199)
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Bibliografía Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw Hill. Hernández y Rodríguez, S. (2002). ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN Pensamiento, proceso, estrategia estrategia y
vanguardia. México: McGraw Hill. Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de administración Un enfoque internacional . México: McGraw Hill. Montana, P. J. (2002). Administración. México: PATRIA.
administración. México: Trillas. Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de administración. empresas 1: Teoría y práctica. México: Limusa. Reyes Ponce, A. (2007). Administración de empresas
Bibliografía Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw Hill. Hernández y Rodríguez, S. (2002). ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN Pensamiento, proceso, estrategia estrategia y
vanguardia. México: McGraw Hill. Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de administración Un enfoque internacional . México: McGraw Hill. Montana, P. J. (2002). Administración. México: PATRIA.
administración. México: Trillas. Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de administración. empresas 1: Teoría y práctica. México: Limusa. Reyes Ponce, A. (2007). Administración de empresas
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