Universidad Galileo Licenciatura en Administración de Empresas Orientada A los Negocios 15vo Trime Trimestre stre Licenciado Marino Flores
SEMANA 1
Fernanda Misell !urgos 1"1#$$%& Toma de decisiones 'asos empresariales
'ASO 'OM(A)*A AL+ME, La compañía Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa mediana, que hasta antes de 1990 no contaba con tecnologías de información de apoyo a sus procesos organiacionales! "n 1990 la dirección general empeó a analiar la posibilidad de implantar nue#as formas operati#as, ya que muchas acti#idades se debían repetir debido a que cada departamento traba$aba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no tenía una distribución uniforme en toda la organiación! Los e$ecuti#os se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión de que era necesario in#ertir en sistemas de información computariados! "n 199% la empresa tomó la decisión de implantar un sistema de información, para lo cual se formó un comit& que e#aluaría la me$or alternati#a de adquisición! 'oncluido este proceso, se optó por contratar a una casa especialiada en soft(are, que se dio a la tarea de hacer un )tra$e a la medida*! "n ese entonces el equipo de cómputo era subutiliado, pues por lo general sólo se usaba como procesador de palabras! 'abe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa integración y cooperación entre la casa de soft(are y los distintos departamentos participantes en la tarea de automatiar sus procesos! La solución a la que se llegó fue una red +o#ell y una serie de módulos desarrollados en ox -ropara ./! Los módulos que se establecieron fueron #entas, embarques, cuentas por cobrar, producción, control de calidad, compras, in#entarios de materia prima, in#entarios de pro ducto terminado, in#entario de refacciones, contabilidad, nómina y cuentas por pagar! Los primeros módulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, nómina y #entas, debido a que eran las 2nicas 3reas semiautomatiadas, aunque en forma independiente! 4na #e puestas en funcionamiento estas 3reas se prosiguieron con el resto! .urante este tiempo se re#isaron muchas de las acti#idades lle#adas a cabo en los departamentos, lo que resultó en la simplificación de procesos y, en algunos casos, la reubicación de personal! .ebido a la automatiación de procesos se produ$o un cambio sustancial en la empresa5 por e$emplo, antes de la implantación de sistemas de información computariados, el departamento de compras elaboraba a m3quina las órdenes de compra, en las cuales #aciaba los datos requeridos 6n2mero de orden, nombre del pro#eedor, condiciones de pago, fecha de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos y totales7! 4na #e llenada la orden, se en#iaba al pro#eedor para que la surtiese! "l almac&n recibía el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancías en un formato pre impreso y foliado! "n ese formato el almacenista escribía el nombre del pro#eedor, la cantidad recibida de material, firmaba y lo remitía a contabilidad! La sección de costos de este departamento re#isaba las formas recibidas y hacía una e#aluación de los costos de cada uno de los materiales! .e aquí se en#iaba la relación al 3rea de cuentas por pagar, en donde se hacía una programación semanal para tesorería! -or 2ltimo, en el sistema para la emisión de cheques se capturaban todos los datos de la factura! 'omo resultado de la automatiación de procesos, la empresa hio un cambio dr3stico en su forma de traba$ar! "n la actualidad el departamento de compras recibe en forma autom3tica las requisiciones 6orden de compra7 de parte del almac&n, cuando el material llega a un punto desorden 6debido al eficiente sistema de in#entarios7! "n el sistema de in#entarios se registra qu& cuenta contable afectar3 a cada uno de los materiales que se adquieren, lo que ahorra traba$o a contabilidad! 'ompras efect2a la cotiación de materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y la en#ía al pro#eedor que suministrar3 los materiales! "l pro#eedor hace su entrega en el almac&n, en donde se #erifica lo que se #a a entregar contra la orden que tiene en el sistema, entonces se firma de recibido y re#isado y se en#ía a contabilidad la papelería! La sección de costos de contabilidad sólo #erifica que el almac&n haya firmado, pues los datos de control ya est3n en el sistema! 'uentas por pagar sólo programa la factura para ser pagada en su fecha de #encimiento, para ello modifica la fecha de pago en el sistema y efect2a el asiento contable! inalmente, tesorería sólo imprime los cheques de acuerdo con el programa de pagos que definió cuentas por pagar! 8ecientemente se ha puesto en marcha un proyecto para e#aluar la alternati#a de cambiar los sistemas de información existentes5 b3sicamente se contemplan dos opciones adquirir un sistema integral de
administración o cambiar a una base de datos central y con#ertir las aplicaciones en un lengua$e de cuarta generación! La implantación de sistemas en Alimex le ha permitido ser mucho m3s eficiente, ahorrar en costos de operación pero, sobre todo, contar con información para toma de decisiones!
Situacion actualLa compañía Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa mediana, que hasta antes de 1990 no contaba con tecnologías de información de apoyo a sus procesos organiacionales! "n 1990 la dirección general empeó a analiar la posibilidad de implantar nue#as formas operati#as, ya que muchas acti#idades se debían repetir debido a que cada departamento traba$aba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no tenía una distribución uniforme en toda la organiación!
Opinion"l problema principal que se puede apreciar es que dentro de la empresa la comunicación es deficiente entre cada uno de los departamentos, ya que no hay una distribución correcta de información! :uchos procesos tienen que hacerse #arias #eces, esto generando costos innecesarios dentro de la empresa!
Analisis de las preguntas 1. /0u tipo de sistemas de in2ormación identi2ica en la empresa3 E4pliue su respuesta "s un sistema transaccional debido a que inicialmente la empresa apoyó a la organiación de acti#idades operati#as, generando una primera experiencia en el personal, en los pro#eedores, tienen un ahorro en la mano de obra gracias a la automatiación de procesos, tiene la #enta$a de que los departamentos que cuentan con grandes #ol2menes de información y que su adecuado registro es #ital para control eficiente de la compañía, y sus beneficios son #isibles ya que se logran grandes resultados a corto plao!
". /A u nivel de organi6ación apo7an esos sistemas3 Apoya a los mandos intermedios y son f3ciles de $ustificar ante la dirección ;eneral, aparte apoya a los distintos departamentos como el de compras, pro#eedores, contabilidad etc!
&. /0u venta8as a o9tenido la empresa con los nuevos desarrollos tecnológicos3
#. /'onsidera necesario cam9iar la plata2orma de sistemas de la empresa3 /(orue3 La empresa Alimex !A se ha ido desarrollando poco a poco en el 3mbito de automatiación en los sistemas de la empresa, aunque no fue hace mucho que se tomó esta decisión! "l programa que se utilia actualmente si resulta mucho m3s funcional que las formas que se usaban anteriormente, se e#ita el gasto de materiales de oficina, y reduce los procesos burocr3ticos de la empresa! "l problema que #eo en el actual sistema, aunque este ya fuese reducido es la larga cadena de procesos por la cual tiene que pasar una sola
transacción o mo#imiento debido a que la empresa traba$a con muchos departamentos y cada uno de estos es independiente! La empresa debería unir los departamentos que e$ercen funciones similares para e#itar la larga fila de procesos que muchas #eces a pesar de ser 2til, resulta ser un problema para la empresa y los clientes
5. /(ara la implementación de un sistema +ntegral de Administración: ue pro9lemas organi6acionales 7 tecnológicos en2renta la empresa3 Aunque la empresa ya ha pasado por un cambio drástico que fue eliminar los procedimientos manuales por la automatización de los procesos con el sistema instalado, la empresa va a volver a sufrir la transformación ya que el Sistema Integral de Administración logra automatizar casi en su totalidad los procesos operativos y apoya a los procesos básicos funcionales de una empresa. Algunos de los problemas organizacionales sería la aceptación del nuevo sistema por parte de los trabaadores, ya que muchos se reh!san por la costumbre, por lo que la empresa deberá capacitar de nuevo a sus empleados y reubicarlos. "n problema tecnológico sería la inversión que debe realizar al adquirir este nuevo sistema ya que conlleva a comprar computadoras más so#sticadas.
;. +nvestigue ue opciones de sistemas integrales de administración puede implementar la empresa. '8: La administración basada en la relación con los clientes, es un modelo de gestión de toda la organiación, basada en la orientación al cliente, es el concepto m3s cercano ya que es :ar=eting relacional y tiene mucha relación con otros conceptos como 'lienting directo de la base de datos! La administración de la relación con los clientes es sinónimo de er#icio al cliente, o de ;estión de clientes! 'on este significado, '8: se refiere sólo a una parte de la gestión de la empresa, un oft(are para la administración de la relación con los clientes en los sistemas inform3ticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la #enta y al mar=eting! 'on este significado '8: se refiere al sistema que administra un .ata (arehouse! -ermite tener un almac&n de .atos con la información de la gestión de #entas y de los clientes de la empresa •
/8A'L" /racle es un sistema de gestión de base de datos ob$etorelacional 6o /8.>: por el acrónimo en ingl&s de /b$ect8elational .ata >ase :anagement ystem7, desarrollado por /racle 'orporation! e considera a /racle como uno de los sistemas de bases de datos m3s completos, destacando ? soporte de transacciones, ? estabilidad, ? escalabilidad y ? soporte multiplataforma! u dominio en el mercado de ser#idores empresariales ha sido casi total hasta hace poco, recientemente sufre la competencia del :icrosoft @L er#er de :icrosoft y de la oferta de otros 8.>: con licencia libre como -ostgre@L, :yql o irebird! •