E-book Kaizen & BSC

… e-Book Serial Sistem Manajemen Industri

Kaizen & BSC Panduan Penerapan Praktis

www.wishnuap.com

dokumensistemmanajemen.blogspot.com

KAIZEN

Pengertian Kaizen dalam bahasa Jepang artinya Penyempurnaan yang berkesinambungan. Maksudnya penyempurnaan dilakukan secara perlahan dan pasti, tidak dilakukan dengan ekstrem pada satu waktu yang sudah ditentukan. Meskipun dilakukan berkesinambungan tetapi tidak berarti Kaizen memiliki tingkat pencapaian target yang rendah, Justru sebaliknya, Kaizen memiliki arah dan target yang sudah terukur dengan baik, asalkan kaidah Kaizen diterapkan dengan baik pula. Dalam pelaksanaannya Kaizen dilakukan oleh seluruh lapisan hierarki perusahaan, mulai dari lapisan manajemen tertinggi hingga karyawan terendah. Ruang lingkup pelaksanannya tidak terbatas pada proses produksi atau proses tertentu lainnya, tapi pada semua proses kerja yang ada.

Kaizen disebut juga sebagai Kaizen-Teian. Diambil dari istilah jepang, kaizen artinya improvement , dan Teian artinya proposal. Jadi Kaizen-Teian adalah proposal improvement .

Tujuan Tujuan Kaizen secara garis besar adalah memuaskan dan memenuhi kebutuhan pelanggan melalui pendekatan penyempurnaan proses kerja yang sederhana dan berkesinambungan. Penyempurnaan yang mungkin dilakukan antara lain adalah : 1.

penyempurnaan kualitas.

Diterbitkan oleh Wishnu AP & Partners 23 Juli 2013

www.wishnuap.com

2.

penyempurnaan sistem kerja.

3.

penyempurnaan biaya (cost).

4.

penyempurnaan sumber daya.


Penyempurnaan tersebut diatas dapat dilakukan pada seluruh proses kerja, tidak terbatas pada proses produksi saja.

Secara praktis Kaizen dilakukan dengan beberapa metode yang penggunaannya sangat bergantung pada kemampuan dan kebutuhan perusahaan. Ada banyak metode yang dapat dipilih. Tapi pada intinya metode yang dipakai adalah metode dengan arah tujuan seperti dibawah ini : a.

metode yang yang bertujuan untuk memperbaiki cara kerja menjadi lebih lebih produktif, produktif, efektif, dan efisien.

b.

metode yang yang bertujuan untuk menyempurnakan atau memperbaiki perangkat kerja.

c.

metode yang bertujuan untuk mengaplikasikan quality manual , prosedur, dan instruksi kerja sesuai dengan standar kualitas.

d.

metode yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian sumber daya manusia.

Kaizen memiliki karakteristik yang khas sebagai berikut : 1.

bertahap dan dan berkesinambungan yang yang biasanya diwujudkan dalam dalam bentuk improvements sederhana dan kecil.

2.

fokus pada kolaborasi tim yang merupakan perwakilan dari berbagai departemen terkait. Selain dari perwakilan departemen juga biasanya dilengkapi staf ahli atau konsultan dari luar perusahaan. Konsultan independen ini akan memberikan masukan dari sisi lain yang mungkin akan menjadi lebih baik. Namun Kaizen juga mungkin dilakukan oleh individu seorang diri. Dan ini kerap kali dilakukan pada banyak perusahaan untuk menggali ide perbaikan dari setiap individu karyawannya.

3.

mengimplementasikan improvements dalam improvements dalam langkah-langkah sederhana namun terus meningkat dan berkelanjutan.

4.

menuju pada lean organization (organisasi organization (organisasi sederhana yang efektif), dan menghilangkan waste operations (operasi operations (operasi yang tidak memberikan nilai tambah).

5.

pengerjaan improvements tidak improvements tidak membutuhkan biaya besar dan pengerjaannya bersifat sederhana.

Sekilas Kaizen serupa dengan inovasi-inovasi canggih yang kerap dilakukan banyak perusahaan. Namun terdapat perbedaan yang cukup signifikan. Perbedaan tampak seperti pada table di table di bawah ini :


www.wishnuap.com


Inovasi

Kaizen

Perubahan besar dan ekstrem, mengikuti

Perubahan berkesinambungan, tidak

perkembangan teknologi

ekstrem.

Menggunakan konsep dan metode yang

Menggunakan metode sederhana sesuai

bersifat dramatis dan membutuhkan

kebutuhan

perhitungan yang teliti Membutuhkan investasi cukup besar

Tidak membutuhkan investasi besar

Membutuhkan kerjasama departemen

Dapat dilakukan per-individu, meskipun

lainnya (tim)

terkadang mmbutuhkan tim.

Kaizen juga berbeda dengan Business Process Reenginering (BPR). Reenginering (BPR). Perbedaan tampak seperti pada table di table di bawah ini :

Kaizen

BPR

Bertahap dan berkesinambungan.

Satu proses tertentu.

Waktu yang relatif lama.

Waktu terjadwal dalam satu waktu tertentu.

Dikerjakan oleh operator tertentu yang

Merupakan keputusan manajemen.

memang menangani proses tersebut. Dan kerapkali tidak membutuhkan keputusan manajemen. Keuntungan lebih dapat dilihat dari proses

Keuntungan dilihat dari keseluruhan

bersangkutan, proses terdekat, atau proses

proses yang ada.

berikutnya. Tidak mengganggu proses yang sudah ada.

Menghilangkan segala penyebab kerugian dari keseluruhan aktivitas yang ada dengan mengabaikan aktual proses terdekat.

Hasil yang diperoleh local optimum .

Hasil yang dperoleh Global optimum

Proses yang diperbaiki mungkin tidak

Proses yang dihasilkan ‘dipaksakan’

sempurna.

untuk menjadi sempurna.

Tidak mudah untuk mengajak operator lain

Partisipasi solid karena dukungan

berpartisipasi.

manajemen.

Diagram berikut ini memperlihatkan persentase pelaksanaan Kaizen dibanding dengan Inovasi dan Maintenance . Maintenance adalah Maintenance adalah proses regular merawat perangkat teknologi, managerial ,


www.wishnuap.com


dan operating standards lainnya. standards lainnya. Persentase dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan Perusahaan yang bersangkutan.

t n e m e g a n a M p o T

t n e m e g a n a M e l d d i M

r o s i v r e p u S

r o t a r e p O

Innovation Kaizen Maintenance

View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/ http://www.wishnuap.com/


www.wishnuap.com


BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard adalah pengetahuan (knowledge (knowledge ), ), keahlian (skill (skill ), ), dan sistem (systems (systems ) untuk melakukan inovasi dan membangun sebuah strategi yang tepat menuju pada kepuasan pelanggan (customer (customer satisfaction ). ). Balanced Scorecard kelak akan membentuk sebuah kemampuan kerja (internal (internal processes ) yang efektif dan efisien yang memberikan nilai spesifik pada pelanggan (customer (customer ) yang kemudian berujung pada peningkatan profit perusahaan. Konsep ini Diperkenalkan oleh Robert S Kaplan dan David P Norton dari Harvard Businees School di School di akhir tahun 1990-an.

Balanced Scorecard menghasilkan nilai lebih pada organisasi perusahaan, terutama pada sisi financial . Balanced Scorecard juga akan membuat pekerja membutuhkan pelatihan dan peningkatan kemampuan (learning (learning and growth ) secara berkesinambungan.

Proces

People

Learning Growth

Knowledge

Custome

Satisfaction

Company

Profit

System Skill

Balanced Scorecard

Definisi lain mengatakan Balance Scorecard adalah metode yang menjembatani antara strategi perusahaan (target, visi, dan misi) dengan implementasi aktivitas perusahaan dari level tertinggi hingga level terendah. Balance Scorecard memastikan semua aktivitas perusahaan selaras dengan visi dan misi yang menuju pada target perusahaan.


www.wishnuap.com


Yang sering terjadi adalah strategi perusahaan sangat sulit untuk diterjemahkan dalam aktivitas perusahaan. Ini mengakibatkan ketidakselarasan seperti disebutkan diatas. Karena itu dibutuhkan suatu konsep yang mampu menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan diimplementasikan oleh semua pihak terkait dalam perusahaan. Dan disinilah peran Balanced Scorecard.

Menurut Balanced Scorecard Collaborative terdapat Collaborative terdapat empat faktor yang menghambat implementasi tujuan perusahaan. Keempat faktor tersebut yaitu: 1.

Hambatan terhadap visi, misi, dan target. Sebagian besar pekerja dalam suatu perusahaan tidak memahami strategi perusahaan.

2.

Hambatan dari Sumber Daya Manusia itu sendiri. Sebagian besar dari mereka yakin bahwa pekerjaannyatidak berpengaruh atau tidak berhubungan dengan strategi perusahaan secara langsung.

3.

Hambatan dari Sumber Daya lainnya. Waktu, tenaga, dan uang tidak dialokasikan untuk permasalahan kritis yang terhubung dengan strategi perusahaan. Sumber Daya lebih dikonsentrasikan pada rutinitas reguler.

4.

Hambatan dari Manajemen. Manajemen tidak menaruh perhatian yang signifikan pada strategi perusahaan. Manajemen lebih berkonsentrasi pada pengambilan keputusan teknis jangka pendek.

Ada beberapa langkah yang mungkin diterapkan dalam implementasi Balance Scorecard. Dimana penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan Perusahaan. Berikut ini salah satu contoh dari langkah-langkah untuk membangun sebuah Balanced Scorecard yang terdiri atas 3 phase yang diperinci lagi menjadi 7 langkah sederhana (ref: Matt H. Evans).


www.wishnuap.com


Phase I: Membangun sebuah strategi. Phase 1 adalah tahap awal yang mendefinisikan strategi Perusahaan menjadi kerangka kerja yang lebih jelas dan terarah. Umumnya Perusahaan sudah memiliki strategi sejak awal, namun tidak sedikit yang hanya mengejar profit tanpa memiliki strategi yang jelas. Perusahaan dengan kondisi tanpa strategi harus segera merumuskan strategi. Untuk kemudian strategi ini akan menjadi landasan dalam mengerjakan konsep Balanced Scorecard.

Pada intinya phase 1 terdiri atas beberapa substansi dasar yaitu: a.

Menentukan strategi dengan jelas (objectives and objectives and targets targets ). ).

b.

Mengomunikasikan strategi pada stakeholder Perusahaan. stakeholder Perusahaan.

c.

Menyesuaikan organisasi perusahaan yang ada terhadap strategi.

d.

Membatasi ruang lingkup area strategi.

e.

Menjabarkan object strategi object strategi menjadi kerangka kerja yang mengarah pada perpektif Balanced Scorecard.

Langkah 1: Menentukan sebuah strategi awal yang jelas dan ringkas, dan kemudian mengomunikasikannya pada stakeholder organisasi stakeholder organisasi perusahaan. Dengan kata lain menentukan Strategic Object and Target .

Strategi adalah inti dan pondasi utama dalam membangun suatu Balance Scorecard. Strategi yang jelas dan ringkas dapat dijabarkan berdasarkan pada object dan object dan target. Ada baiknya object strategi adalah sesuatu hal yang selama ini mengganggu performance atau performance atau kualitas dari produk atau jasa yang dihasilkan organisasi perusahaan, meskipun tidak sedikit yang menerapkannya pada suatu inovasi baru.

object strategi adalah : Contoh object strategi Object strategy

Action

Cacat pada elastisitas karet

Diturunkan

Lead Time pengiriman Time pengiriman casing TV casing TV

Diturunkan

Selanjutnya Object dilengkapi Object dilengkapi lagi dengan target. Namun target ini masih bersifat awal. Pada phase II berikutnya, target diperinci lebih jelas lagi. Object Strategy Cacat pada elastisitas karet akan diturunkan Lead Time pengiriman Time pengiriman casing TV casing TV akan diturunkan

Waktu

Target

3 bulan ke depan

Turun 15%

Tahun 2010

Turun 35%


www.wishnuap.com


Setelah Strategic Object and Target terbentuk, Target terbentuk, dilanjutkan dengan mengomunikasikannya pada segenap departemen dalam organisasi perusahaan (stake (stake holder ). ). Tujuan komunikasi untuk mendapatkan kesepakatan dan masukan langsung dari departemen dan in-charge terkait in-charge terkait akan object dan object dan target strategi tersebut.

Pertama kali yang harus dilakukan dalam mengomunikasikan object dan object dan target strategi adalah mendaftarkan stakeholder . Maksudnya stakeholder mana stakeholder mana yang akan diajak membahas hal ini. Apakah semua stakeholder atau stakeholder atau hanya sebagian saja. Selanjutnya menentukan cara komunikasi yang dianggap paling efektif. Komunikasi terbaik adalah pertemuan langsung dalam sebuah diskusi bersama. Namun jika tidak memungkinkan harus ditempuh cara lain yang dinilai tidak kalah efektifnya.

Contoh cara komunikasi yang dipilih untuk menyampaikan object dan target strategy : Stakeholder

Cara Komunikasi

Shareholder

Konferensi Pers

Division Manager

Presentasi

District Manager

Diskusi ke area

Staff

Diskusi ke area

Supplier

Surat atau e-mail

Distributor

Surat atau e-mail

Object dan Object dan Target strategy memungkinkan terjadinya perubahan struktur organisasi perusahaan yang sudah ada. Namun tidak menutup kemungkinan pula terjadi sebaliknya, strategi yang mengikuti struktur organisasi perusahaan. Perubahan struktur organisasi yang dilakukan akibat strategi Perusahaan harus dikaji dengan matang, mengingat perubahan struktur membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

Langkah 2 : Menentukan area atau ruang lingkup dari strategi utama. Dengan kata lain langkah 2 bertujuan untuk menentukan strategic area . Tujuannya agar perusahaan dapat memfokuskan diri pada area tersebut. Untuk mempermudah pelaksanaan sebaiknya area strategi dibatasi agar tidak lebih dari beberapa area tertentu.


www.wishnuap.com


View more at:

http://dokumensistemmanajemen.blogspot.com/ http://www.wishnuap.com/


E-book Kaizen & BSC

Recommend Documents