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EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EJECUCIÓN DE PROYECTOS ¿Qué es la Ejecución de Proyectos? La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.
A continuación se explican los procesos que conlleva la ejecución de proyectos. Dirección de un proyecto: El director de un proyecto debe coordinar y apoyar equipo de trabajo de forma consciente. De esta misma forma, toma las decisiones oportunas y asertivas de acuerdo a los objetivos planteados previamente.
Aseguramiento de la calidad: Consiste en seguir un conjunto de acciones sistemáticas, implementadas dentro de una empresa. El aseguramiento de la calidad busca incorporar la calidad al producto de forma planificada desde la fase de desarrollo a la entrega.
Formación y desarrollo de equipos de trabajo: Este proceso consiste en agrupar un número de personas dispuestas al desarrollo de un proyecto. Estos miembros deben comprometerse a trabajar en conjunto y con libertad, apoyándose y respetándose mutuamente.
La distribución de la información Es otro proceso de la ejecución de proyectos, ya que utiliza distintos medios y métodos para dar a conocer a las personas lo que estas necesitan saber en un momento dado.
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Administración de proyectos Es el proceso realizado por las personas que tienen bajo su responsabilidad la ejecución del proyecto para poder hacer posible que los recursos utilizados generen los resultados deseados. Las funciones básicas que caracterizan a este proceso son:
La Planificación: es el proceso sistémico que permite determinar las acciones concretas y las estrategias adecuadas que permitan de manera anticipada determinar o definir el rumbo o curso de acción que ha de seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo un uso racional de los recursos.
La Organización: consiste en distribuir o dividir el trabajo que deben de realizar las diferentes unidades, o equipos de trabajo y la asignación de recursos humanos y materiales con la cantidad y calidad adecuada que permita alcanzar los objetivos de manera eficaz mediante el esfuerzo conjunto del trabajo humano.
La Dirección: Es una de las responsabilidades básicas que tienen los administradores de proyectos para dirigir y orientar el trabajo de sus colaboradores, consiste en el uso de la autoridad concedida o adquirida para hacer que los colaboradores realicen las actividades asignadas
El Control y seguimiento: es el proceso sistémico que permite a la administración o gerencia del proyecto a mantener en condiciones estables la realización de las actividades del proyecto
Cinco fases de la administración de proyectos 1. Inicio 2. Planeación 3. Ejecución 4. Control 5. Conclusión
Fase 1: Inicio • • • • • • • •
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los intersados Precisar el alcance general del Proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Planeación • • • • • • •
Perfeccionamiento del alcance del Proyecto Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y Presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Ejecución • • • • • •
Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
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Fase 5: Conclusión Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersión del equipo Aprendizaje de la experiencia del Proyecto Revisión del proceso y resultados Redacción del informe final
