Universidad Centroamericana Centroamericana José Simeón Cañas UCA Departamento de Contabilidad Contabilidad y Finanzas
GENERALIDADES
SOBRE
EL
PRESUPUESTO
MAESTRO:
PRESUPUESTO
OPERATIVO Y PRESUPUESTO FINANCIERO.
El Presupuesto Maestro es una de las principales herramientas administrativas que puede ser utilizada para una adecuada planificación estratégica. Funciona sobre la base del Principio de Integración, el cual determina que conociendo las operaciones de una parte de la entidad económica, se puede determinar de forma sistemática o integrada las demás operaciones para un período determinado.
Después de establecer su misión y objetivos a largo plazo (objetivos estratégicos), la entidad necesita formular, implementar y evaluar estrategias a corto plazo. Específicamente necesita establecer políticas y objetivos anuales y de acuerdo a esto, deberá establecer la prioridad en la asignación de sus recursos. Posteriormente, la entidad necesita medir y evaluar constantemente los resultados obtenidos versus los planificados.
El Presupuesto Maestro permite realizar a la entidad todas estas actividades mediante el establecimiento de un sistema presupuestal, que permite pronosticar tres de los cuatro principales estados financieros de una compañía, incluyendo el estado de resultados con sus presupuestos auxiliares y principales.
operativo. En éste se La primera parte del Presupuesto Maestro es el presupuesto operativo. consignan las cifras relacionadas al Estado de Resultados. Es llamado presupuesto operativo, ya que establece la planificación de cómo hacer el mejor uso de los recursos limitados de una organización.
financiero, En la segunda parte del Presupuesto Maestro encontramos el presupuesto financiero, conformado por el Presupuesto de Desembolsos de Capital y el Presupuesto de Efectivo. Se consideran presupuestos de carácter financiero ya que permiten a la entidad establecer las fuentes de financiamiento de los recursos a utilizar en un periodo determinado.
El presupuesto operativo nos ayuda a establecer el Estado de Resultados Proyectado y el presupuesto financiero contribuye a la elaboración del Estado de Flujo de Efectivo Proyectado y del Estado de Situación Financiera Proyectado. Proyectado.
Consideremos el siguiente ejemplo introductorio para comprender la importancia del Presupuesto Maestro Maestro en su parte operativa. operativa.
Fundamentos de Presupuestación Presupuestación
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Datos Generales de la Compañía
Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V. es una empresa de tipo industrial cuyo giro es la producción y embase de la bebida “PiensaCola”, elaborada a base de Malta e ingredientes
secretos.
Fundada en el año 2010, y con un desempeño aceptable en el año 2011, desea planificar sus operaciones para el próximo periodo (Año 2012).
Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V. desea proyectar la situación en la que se encontrará dentro de un año. Desea hacer dicha proyección de la forma más razonable y técnica posible. Efectivamente, el Presupuesto Maestro representa la herramienta administrativa que detalla un plan de acción a tomar en el futuro en forma cuantitativa. Este presupuesto, ayudará
a la coordinación e implantación de dicho plan de acción en Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V.
A continuación se detalla la estructura organizativa de Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V. para una mejor comprensión del proceso de elaboración del Presupuesto Maestro. Uno de los requisitos para elaborar un buen presupuesto es el conocimiento de la empresa.
Junta General de Accionistas Gerencia Financiera
Gerencia Administrativa
Gerencia de Producción
Gerencia de Marketing
Contabilidad
R.R.H.H.
Compras
Publicidad
Presupuesto
Logística y Distribución
Almacén
Fuerza de Ventas
Mezclado Embotellado
Fundamentos de Presupuestación
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Para tener una mejor visión del desempeño histórico de la empresa, el Departamento de Finanzas preparó la siguiente información comparativa:
Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V. Estado de Situación Financiera Comparativo ACTIVO 31/12/2010 31/10/2011 Activo Corriente Efectivo $ 27,500.00 $ 19,082.00 Inventarios: Materiales $ 17,450.00 $ 25,000.00 Producto Terminado $ 2,000.00 $ 10,000.00 Activo No Corriente Maquinaria de Producción $ 14,000.00 $ 14,000.00 Depreciación Acumulada $ (2,000.00) $ (3,667.00) TOTAL ACTIVO $ 58,950.00 $ 64,415.00 PASIVO Pasivo Corriente IVA por pagar ISR por pagar TOTAL PASIVO
$ 200.00 $ 1,750.00 $ 1,950.00
$ $ $
125.00 125.00
PATRIMONIO Capital Social $ 50,000.00 Resultado 2010 $ 7,000.00 Resultado 2011 - Octubre $ TOTAL PATRIMONIO $ 57,000.00 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 58,950.00
$ $ $ $ $
50,000.00 7,000.00 7,290.00 64,290.00 64,415.00
Embotelladora PiensaCola, S.A. de C.V. Estado de Resultados Comparativo 31/12/2010 31/10/2011 Ventas $ 110,710.00 $ 115,322.92 Costo de Ventas $ 93,572.09 $ 97,470.93 Utilidad Bruta $ 17,137.91 $ 17,851.99 Gastos de Operación $ Gastos de Venta $ 3,000.00 $ 3,125.00 Gastos de Administración $ 7,137.91 $ 7,436.99 Utilidad Neta $ 7,000.00 $ 7,290.00
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Detalles del Proceso Productivo
El proceso de producción de PiensaCola tiene dos etapas: Mezclado y Embotellado. La compañía cuenta con dos máquinas mezcladoras y una máquina embotelladora. Los estudios de ingeniería de producción han establecido que el tiempo de mezclado de líquidos (Malta e ingrediente secreto) para una PiensaCola de 800 ml es de 2 minutos. Así mismo, el tiempo de embotellado para una PiensaCola de 800 ml es de 1 minuto. La entidad tiene 1 empleado por cada máquina y ha establecido una tarifa salarial por hora según el siguiente detalle:
TIPO DE TRABAJO Operador Maquinaria Mezcladora 1 Operador Maquinaria Mezcladora 2 Operador Maquinaria Embotelladora
TARIFA MOD POR HORA $ 1.10 $ 0.80 $ 0.71
La jornada laboral se realiza de 8 de la mañana hasta las 5 de la tarde, considerándose 8 horas efectivas de trabajo ya que la entidad tiene como política otorgar una hora para el almuerzo (12:00 – 13:00), todo esto se realiza de lunes a viernes, ya que el día sábado se realizan trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo para la maquinaria de producción.
Para conformar 800 ml de PiensaCola, se necesitan 300 ml de Malta y 500 ml del ingrediente secreto. Por lo general, el proveedor de la Malta ofrece el litro a $1.75 y el ingrediente secreto a razón de $2.00 el litro.
Los Costos Indirectos de Fabricación estimados por las unidades se detallan a continuación:
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN VARIABLES: MATERIALES INDIRECTOS ENERGÍA ELECTRICA MAQUINARIA TOTAL COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACI N FIJOS: MANO DE OBRA INDIRECTA – SUPERVISIÓN DEPRECIACI N MAQUINARIA ALQUILER DE LA PLANTA DE PRODUCCION TOTAL
Fundamentos de Presupuestación
$ $ $
2,500.00 2,200.00 4,700.00
$ $ $ $
5,000.00 3,500.00 20,000.00 28,500.00
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Con toda la información anterior, el precio estándar de PiensaCola (Botella de 800 ml) es el siguiente (Para un nivel de producción de anual de 120,000 unidades de PiensaCola de 800 ml): Estándar de Material Directo: Estándar de Uso del X Material Directo 0.3 litros de Malta 0.5 litros del Ingrediente Secreto
Estándar de Precio Material Directo $1.75 por Litro $2.00 por Litro
Estándar de Mano de Obra Directa: Estándar de Eficiencia Estándar de Tarifa de Mano de Obra X Salarial de Mano de Directa Obra Directa $0.0145 por Minuto 3 Minutos de MOD Estándar de Costos Indirectos de Fabricación:
=
Costo Estándar del Material Directo $0.5250 $1.0000
Costo Estándar de = la Mano de Obra Directa $0.0435
Parámetro de asignación de los costos indirectos X de fabricación: Minutos de mano de obra directa
Tasa de Aplicación Costo Estándar de de los costos los Costos = indirectos de Indirectos de fabricación Fabricación $0.0921 de CIF por minuto de Mano de 3 Minutos Obra Directa aplicada a la producción $0.2763 COSTO ESTANDAR UNITARIO: $1.8448
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Presupuesto de Ventas
El primer paso para la elaboración del Presupuesto Operativo, es la estructuración del presupuesto de ventas. Embotelladora PiensaCola, S.A. ha establecido una proyección de ventas para el año 2012 de 100,00 unidades de las cuales, se estima que 50,000 se venderán en la zona Occidente-Centro del País y el resto en la zona Oriental. La administración ha decidido establecer el precio de venta del producto en $2.25 por unidad de 800 ml. A continuación se presenta un detalle del presupuesto de ventas para el año 2012 de la Embotelladora PiensaCola, S.A.:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. PRESUPUESTO DE VENTAS Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 Región
Volumen en Unidades
Precio de Venta Unitario
Ventas Totales
Occidente-Centro
50,000
$2.25
$112,500.00
Oriente
50,000
$2.25
$112,500.00
Total Ingresos por Ventas
100,000
$225,000.00
Como puede observarse, Embotelladora PiensaCola, S.A. tiene proyectado un ingreso de $225,000.00 como resultado de un análisis de la gerencia de factores internos y externos de la industria y el mercado de bebidas procesadas. A través de la combinación de dicho análisis con los objetivos de venta establecidos, se considera que la entidad tendrá un incremento del 62.58 % si se considera que el año 2011 cerrará con un ingreso proyectado de $138,387.50 y del 103 % si se compara con el ingreso que la compañía tuvo en el año 2010.
Presupuesto de Producción
Una vez que se han estimado las proyecciones de venta del producto, la gerencia de producción puede establecer la cantidad de unidades que se tendrán que procesar durante el año 2012. En este análisis deben de considerarse los inventarios de iniciales y finales de productos terminados. Esto se debe a que al inicio del ciclo de producción anual siempre existen unidades procesadas que ya acumulan los tres elementos del costo. Esto significa que para estas unidades
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no será necesario solicitar más material directo e indirecto, ni tampoco será necesario agregarles el costo de la mano de obra directa e indirecta y los otros costos indirectos de fabricación.
También se debe considerar que al final del ciclo productivo, la gerencia espera terminar con un inventario de productos terminados que no fue vendido. Para esta cantidad de productos, habría que considerar el material directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación adicionales.
Considerando estos elementos, Embotelladora PiensaCola, S.A. estableció el siguiente presupuesto de producción para el año 2012:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. PRESUPUESTO DE PRODUCCION Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 CONCEPTO
UNIDADES 100,000
Ventas
(Del Presupuesto de Ventas) Mas: Inventario Final deseado al 31/Dic/2012
500
(Lo que se espera nos quede en nuestros inventarios, el producto que no se venda) Total Menos: Inventario Inicial estimado al 01/Ene/2012
100,500 1,000
(Con lo que esperamos iniciar el año en inventarios) Producción Total (Lo que se va a procesar)
99,500
A través del presupuesto de producción, el departamento de compras puede determinar la cantidad de material directo que se va a necesitar durante el año 2012 y por lo tanto, podrá establecer las políticas de adquisición, de control interno, pedidos, etc. Es importante conocer la cantidad anual necesaria de materiales, ya que de esa forma se llevan a cabo las negociaciones del precio de la materia prima con los proveedores.
Para el caso del departamento de recursos humanos, el presupuesto de producción permitirá establecer cuáles van a ser las necesidades de contratación de personal, relacionado a la mano de obra directa e indirecta.
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Finalmente, el presupuesto de producción establece el nivel de actividad productiva que tendrá la empresa y a través de este nivel de actividad productiva, se podrán establecer los costos indirectos de fabricación y el mecanismo mas adecuado para prorratearlos.
Presupuesto de Compras de Materiales
El presupuesto de producción permite al departamento de compras, conocer los requerimientos de material para cumplir con la producción estimada considerando los inventarios iniciales y finales del producto terminado. El departamento de compras deberá considerar también los materiales con los que se iniciará el período 2012 puesto que dicha cantidad de materiales ya no será necesaria adquirirla.
Adicionalmente, se deberá considerar la cantidad de materiales con los que se espera terminar el período 2012, para adquirir dicha cantidad adicional. Por lo tanto, dicho departamento deberá estimar el inventario inicial y final de materiales para el año 2012.
El presupuesto de compras y costo de materiales directos en Embotelladora PiensaCola, S.A. para el año 2012 se presenta a continuación:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Presupuesto de Compras y Costo de Materiales Directos Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 CONCEPTO Litros necesarios para la producción:
INGREDIENTE SECRETO
MALTA 29,850
(99,500 X 0.3 Litros)
TOTAL
49,750
(99,500 X 0.5 Litros)
Mas: Inventario Final de Material Directo deseado al 31/Dic/2012 (En litros)
Total (En litros)
150
250
30,000
50,000
300
500
29,700
49,500
Menos: Inventario Inicial de Material Directo estimado al 1/Ene/2012 (En litros)
Total de litros a ser comprados Precio unitario (por litro)
Compra Total de Materiales Directos
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$1.75
$2.00
$ 51,975.00
$ 99,000.00
$ 150,975.00
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Con este presupuesto, el área de producción y el departamento de compras podrán estructurar y planificar las actividades necesarias para contar siempre con materia prima disponible sin saturar la capacidad de almacenamiento de la institución y sin elevar los costos de dicho almacenamiento.
Presupuesto de Mano de Obra Directa
El costo de la mano de obra directa es aquel costo relacionado a la fuerza laboral que se asocia directamente al proceso de manufacturación del objeto de costo. En el caso de Embotelladora PiensaCola, S.A. cuyo objeto de costo es el producto PiensaCola (Unidad de 800 ml), el proceso productivo tiene dos fases: Mezclado y Embotellado. Si la entidad conoce el número de unidades a procesar en un periodo determinado y otros elementos como los tiempos de procesamiento y las tarifas salariales por empleado, se puede estructurar el presupuesto de mano de obra directa de la siguiente manera:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Presupuesto de Mano de Obra Directa Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 CONCEPTO
MAQUINARIA MEZCLADORA 1
MAQUINARIA MAQUINARIA MEZCLADORA 2 EMBOTELLADORA
Horas necesitadas para producción
1658
1658
1658
4974
Tasa por hora
$ 1.10
$ 0.80
$ 0.71
HORAS
Costo Total de Mano de Obra Directa
$1,823.80
$1,326.40
$1,177 .18
$ 4,327.38
Para lograr la producción de las 99,500 unidades es necesario invertir 4,974 horas de mano de obra directa. El cálculo resulta de la siguiente manera: 99,500 unidades multiplicadas por 3 minutos que se tarda el proceso de manufacturación resulta en 298,500 minutos, los cuales al ser divididos entre 60 minutos nos brindan el equivalente a 4,974 horas. La distribución de estas horas se hace de la siguiente manera:
El proceso de mezcla tarda 2 minutos por unidad, por lo tanto, las 99,500 unidades multiplicadas por 2 minutos resultan en 199,000 minutos. Si dividimos esta cantidad entre 60 minutos, obtendremos la cantidad equivalente en horas, es decir (199,000 / 60 minutos) Fundamentos de Presupuestación
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resultando 3,316.66 horas que aproximadamente representan 3,317 horas que se invertirán en el proceso de mezclado. Se asume que la entidad repartirá de forma equitativa el trabajo de mezcla, por lo tanto el 50% de las 3,317 horas será para un operario y el resto para el otro.
Lo mismo sucede con el proceso de embotellado, el cual tarda 1 minuto por unidad, por lo que para producir 99,500 unidades se necesitarán igual número de minutos. Si dividimos estos 99,500 minutos entre 60 minutos obtendremos la cantidad equivalente de horas, siendo estas 1,658 horas de mano de obra directa que se invertirán en el proceso de embotellado.
Finalmente, la cantidad de horas para cada operario es multiplicada por la tasa salarial asignada para obtener el costo de mano de obra directa del periodo.
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Presupuesto de los Costos Indirectos de Fabricación
Los costos indirectos de fabricación representan el conjunto de costos relacionados al objeto de costo (en este caso la unidad de PiensaCola unidad de 800 ml) que no pueden asignarse de una forma directa o plenamente identificable, por lo que es necesario prorratearlos entre las unidades manufacturadas. Pueden estar constituidos por la mano de obra indirecta (supervisores de producción), materiales indirectos (Corcho-lata del embase), el costo del mantenimiento de la maquinaria (mezcladora y embotelladora), el alquiler de las instalaciones de producción (Alquiler de la nave industrial), seguros de la fábrica, depreciación de la maquinaria, etc.
Una vez que se ha establecido el nivel de producción es posible establecer la proyección de los costos indirectos. Embotelladora PiensaCola, S.A. ha proyectado los siguientes costos indirectos de fabricación para el año 2012:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN VARIABLES: MATERIALES INDIRECTOS
$
MANO DE OBRA INDIRECTA
$ 2,000.00
REPARACIONES CORRECTIVAS A LA MAQUINARIA
$ 1,000.00
ENERGÍA ELECTRICA MAQUINARIA
$ 1,200.00
TOTAL
500.00
$ 4,700.00
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN FIJOS: ENERGÍA ELECTRICA AIRES ACONDICIONADOS - NAVE INDUSTRIAL
$ 2,000.00
SUPERVISIÓN DE PRODUCCIÓN
$ 20,000.00
DEPRECIACIÓN MAQUINARIA
$ 1,500.00
ALQUILER DE NAVE INDUSTRIAL
$ 5,000.00 $ 28,500.00
TOTAL
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La serie de presupuestos auxiliares que hemos desarrollado representan erogaciones que formarán parte del costo de PiensaCola. Sin embargo, la empresa tiene que considerar dentro del presupuesto operativo, aquellos egresos que no forman parte del costo del producto pero que son necesarios para el funcionamiento logístico-administrativo, la comercialización, promoción y distribución de PiensaCola, el control de las finanzas, etc.
Estos egresos se clasifican en Gastos Operativos y Gastos Financieros. Dentro de los gastos operativos tenemos dos clasificaciones: los gastos de administración y los gastos de venta. Los gastos de administración son aquellos en los que la entidad tiene que incurrir para lograr el adecuado funcionamiento administrativo de la institución. Los gastos de venta están relacionados a la promoción y comercialización estratégica del producto que vende la entidad. Los gastos financieros representan el costo de adquirir fondos (financiamiento) así como otros gastos relacionados con el financiamiento.
Para el año 2012, Embotelladora PiensaCola, S.A. ha establecido la siguiente estimación de gastos operativos:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Presupuesto de Gastos de Ventas y Administrativos Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 Gastos de ventas: Publicidad Radial
$
5,000.00
Total de gastos de ventas
$
5,000.00
Total de gastos administrativos
$
16,400.00
Total de gastos de venta y administrativos
$
21,400.00
Gastos administrativos: Salarios
$
9,600.00
Renta de oficina
$
1,800.00
Artículos de oficina
$
5,000.00
Como se puede observar, para efectos de nuestro ejemplo, la entidad no posee gastos financieros debido a que por el momento no ha sido necesario recurrir a un préstamo como fuente de financiamiento de las operaciones.
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Presupuesto del Costo de lo Vendido
Con los presupuestos auxiliares desarrollados anteriormente, es posible hacer una unificación de éstos y estructurar el presupuesto del costo de lo vendido para el período 2012. Primero recordemos la estructura del costo de lo vendido en una empresa industrial:
Costo de lo Vendido Inventario Inicial Productos Terminados
+ Inventario Inicial Productos en Proceso
+
Costo de Manufacturación del Período
Presupuesto de Materiales Directos
+ Presupuesto de Mano de Obra Di recta
+ Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación
Inventario Final Productos en Proceso
Inventario Final Productos Terminados
= Costo de lo Vendido (Empresa Industrial)
Por lo tanto, con la unificación de los presupuestos auxiliares de producción, de materiales directos, de mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación, Embotelladora PiensaCola, S.A. puede estructurar su presupuesto del Costo de lo Vendido.
Para efectos del desarrollo del ejemplo de PiensaCola, se han considerado los siguientes supuestos claves:
1. No se consideran presupuestos iniciales ni finales de productos en proceso, es decir, todo el material que se colocó en producción fue satisfactoriamente manufacturado en un 100%.
2. Los precios de los materiales directos y las tarifas salariales se mantiene constantes durante todo el año.
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El presupuesto del Costo de lo Vendido de Embotelladora PiensaCola, S.A. para el período del 2012 es el siguiente:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Presupuesto de Costo de Ventas Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 CONCEPTO PARCIAL Inventario de Producto Terminado al 1/Ene/2012
PARCIAL
$1,844.80
(1,000 Unidades X $1.8448)
Inventario de Trabajo en Proceso al 1/Ene/2012
TOTAL
$0.00
Materiales Directos : Inventario de Materiales Directos al 1/Ene/2012 (300 litros malta X $1.75) + (500 litros ing. Secreto $X 2.00)
$1,525.00
Presupuesto de compras de Materiales Directos
$150,975.00
Costo de Materiales Directos disponibles para uso
$152,500.00
(-) Inventario de Materiales Directos al 31/Dic/2012
$762.50
(Compra anual de malta $51,975.00 + Compra anual Ing. Secreto $99,000.00)
(150 litros de malta X $1.75 + 250 litros Ing. Secreto X $2.00)
Costo de Materiales Directos puestos en producción Presupuesto de Mano de Obra Directa Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación Costo total de manufactura (-) Inventario de Trabajo en Proceso al 31/Dic/2012
$151,737.50 $4,327.38 $33,200.00 $189,264.88 $0.00
Costo de unidades producidas
$189,264.88
Costo de Producto Terminado disponible para la venta
$191,109.68
(-) Inventario de Producto Terminado al 31/Dic/2012 ( 500 unidades X $1.8448 )
Costo de ventas o de unidades vendidas
Fundamentos de Presupuestación
$922.40 $190,187.28
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Estado de Resultados Presupuestado
El estado de resultados presupuestado es la parte final del presupuesto operativo. Este se estructura con los presupuestos auxiliares de Ventas, Costo de Ventas, Gastos Operativos y Gastos Financieros (si los hay).
Para el período 2012, Embotelladora PiensaCola, S.A. ha estructurado el siguiente estado de resultado presupuestado:
EMBOTELLADORA PIENSA COLA, S.A. DE C.V. Estado de Resultados Presupuestado Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2012 CONCEPTO
PARCIAL
TOTAL
Ingresos por Ventas
$225,000.00
Costo de lo Vendido
$190,187.28
Utilidad Bruta
$34,812.72
Gastos Operativos Gastos de Ventas Gastos de Administración Total Gastos Operativos RESULTADO PROYECTADO
Fundamentos de Presupuestación
$5,000.00 $16,400.00 $21,400.00 $13,412.72
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