ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION
ADMINISTRACION
GABRIEL FLORES GONZALEZ
ISABEL ALVARADO TELLEZ
CONTADURIA
TURNO SABATINO
1er. GRADO
1
”
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UNIDAD Y DIVISIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Todo proceso administrativo, forma un continuo inseparable en que cada parte, cada acto, cada etapa tiene que estar indisolublemente unido con los demás, y que además se dan simultáneamente. Seccionar el proceso administrativo, por lo tanto, es una práctica imposible, y irreal. En todo momento de la vida de una empresa, se dan, completándose, influyéndose mutuamente, e integrándose, los diversos aspectos de la administración. Beneficios de una división conceptual. No obstante, desde un punto de vista meramente conceptual, metodológico y con el fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la administración, es conveniente y lógico separar aquellos elementos que en un circunstancia dada puedan predominar, por que de esa manera se pueden fijar mejor sus reglas, técnicas, etc.
DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISIÓN DIVISIÓN TRIPARTITA.
La American Management Association, considera que en la administración existen dos elementos: Planeación y Control. Pero al dividir este último en 2 Organización y Supervisión, en realidad propone una división tripartita. 1) Planeación 2) Organización 3) Supervisión.
Esta división de elementos además de ser sumamente amplia apenas si añade algo a la división de fases: mecánica y dinámica de Urwick, tiene el inconveniente de
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DIVISIÓN DE 4 ELEMENTOS.
Una de las formas más extendidas de agrupar elementos, es quizás la que considera en ella 4 elementos: 1) Planeación 2) Organización 3) Ejecución 4) Control
Una variante de esta clasificación es la de llamar al tercer elemento, en vez de ejecución dirección, considerando que la ejecución, por parte de quien administra consiste en dirigir. Tiene la ventaja de ser sencilla, de estar muy difundida o generalizada, y de distinguir bien las etapas de la mecánica Planeación y organización, y as de la dinámica Dirección o Ejecución y Control. Tiene también dos limitantes: la Primera radica en que no distingue entre “Previsión” y Planeación; esto es “lo que puede hacerse” y “lo que va hacerse de hecho”.
La segunda limitación es que confunde en el término dirección o ejecución, lo que corresponde a cómo se debe integrar un organismo social, una empresa, y lo que se refiere a cómo dirigirlo, mandarlo o conducirlo. DIVISION EN CINCO ELEMENTOS
Fayol, como ya sabemos cita 5 elementos en la administración: 1)
Prever
2)
Organizar
3)
Mandar
4)
Coordinar
5)
Controlar
Al hablar de las siguientes divisiones, derivadas de la de este gran autor haremos su critica, pero lo mas importante e s que pone como un “elemento” lo que es la esencia de
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DIVISIÓN DE KOONTZ EN CINCO ELEMENTOS.
El magnifico libro de Koontz y o’Donell “Principios
de administración pone un división en
los siguientes elementos 1) Planeación 2) Organización 3) Integración 4) Dirección 5) Control
El fondo será la que adoptemos con la sola división del primer elemento en dos: Previsión y Planeación, por lo antes señalado. DIVISIÓN DE SEIS ELEMENTOS. Urwick,
sigue la división de Fayol, descomponiendo tan solo la previsión, primer elemento propuesto por este autor, en los 2 ya citados: Previsión y planeación. Y justifica esto, tanto haciendo notar que en tiempos de Fayol realmente la previsión técnica apenas si consistía en mera adivinación, lo que hoy no ocurre, dadas las diversas técnicas típicas de prevención, tales como la investigación operacional, las prevenciones con base estadística, etc. Como observando con gran agudeza lo que ya dejamos asentado: que el mismo Fayol distinguió en su definición de previsión los dos elementos al decir que consiste: 1) estructurar el futuro, y 2) hacer los programas de acción. Previsión y Planeación. 1) Previsión responde a la pregunta ¿qué puede hacerse? 2) Planeación responde a la pregunta ¿Qué se va hacer? 3) Organización responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?
Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama mecánica. 4) Integración responde a la pregunta ¿con qué se va hacer?
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DIVISIÓN DE ERNEST DALE EN SIETE ELEMENTOS.
Este conocido y eminente autor propone prácticamente en su obra “Management Theory and Practice” otra división en 6 elementos que son los siguientes: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Planeación y Previsión Organización Integración Dirección Control Innovación y Representación.
Como se ve, Dale considera los elementos ya vistos en las clasificaciones anteriores, añadiendo solamente Innovación y Representación. Consideramos que la Innovación se da principalmente cuando se fijan alternativas sobre la base de la información y los supuestos sobre los que trabajamos y, Sobre todo, al fijar los diversos tipos de planes. Por cuanto hace a la Representación, estimamos que esta es mas bien un fenómeno jurídico que se identifica con el llamado” llamado” mandato ”, ya que el jefe superior es el mandat e y el jefe inferior “a nombre” suyo y con su representación representació n actúa como como mandatario”
Por consiguiente esta implícito en uno de los elementos de la Dirección, que es la Delegación. DIVISIÓN DE OCHO ELEMENTOS.
Gulick señala los siguientes elementos 1)
Planeación
2)
Organización
3)
Integración
4)
Dirección
5)
Coordinación
6)
Operación
7)
Comunicación
8)
Control Presupuestal.
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MECÁNICA ADMINISTRATIVA
Están considerados dentro de esta subdivisión todos los elementos teóricos del proceso administrativo y que en una primera etapa sirve como término de referencia para saber cómo deben hacerse las cosas. Este marco de referencia consta de los elementos por los cuales se estructura la teoría del proceso administrativo. Estos elementos deben responder a las preguntas: ¿Qué puede hacerse? ¿Qué se va hacer? ¿Cómo se va hacer?
ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA PREVISIÓN.
Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y al investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrase, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles. También podemos definir la previsión como: “El hecho de determinar el riesgo basándose en las condiciones de vulnerabilidad y posibles amenazas”
La previsión comprende, por lo menos, tres etapas. 1. Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. 2. Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede
contarse. 3. Cursos alternativos: trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los
fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen.
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PLANEACIÓN.
Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etcétera, necesarias para su realización. Comprende tres etapas: 1. Políticas: principios para orientar la acción. 2. Procedimientos Procedimientos:: secuencia de operaciones o métodos. 3. Programas: fijación de tiempos requeridos.
Comprende también “presupuestos”, que son programas en que se precisan unidades, costos, etcétera, y diversos tipos de “pronósticos”. ORGANIZACIÓN.
Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, jerarquía s, funcione f uncioness y obligacion obligaciones es individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. En la misma definición se ve claramente las tres etapas: 1. Jerarquías: fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel. “El concepto de jerarquía
también es ampliamente aplicado a la gestión de las
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DINÁMICA ADMINISTRATIVA
La Dinámica Administrativa, encierra a su vez todos los aspectos de la práctica del proceso administrativo, es decir que el conjunto de elementos constitutivos de la dinámica debe responder a las preguntas: ¿Con quién se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cómo se ha realizado? Para ello cuenta con tres elementos que son:
ELEMENTO DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIÓN.
Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. Aunque la integración comprende cosas y personas, lógicamente es más importante la de las personas, y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando, única que contemplan Koontz y O’Donnell bajo el titulo “Staffing”.
De acuerdo con la definición, la integración de las personas abarca:
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DIRECCIÓN.
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados. Comprende por lo tanto, las siguientes etapas: 1. Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda administración y, por lo mismo,
su elemento principal, que es la dirección. Se estudia cómo delegarla y cómo ejercerla. 2. Comunicación: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinadas. 3. Supervisión: La función última de la administración, es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado. CONTROL:
Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende por lo mismo tres etapas:
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ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE COSAS:
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando: Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados. Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado. La concepción de Fayol
Este autor señala que, además de la s operaciones relacionadas con la administr administración ación general, otros 5 grupos de actividades que tienen que ver directamente con las cosas, meros medios los que se manejan a través de los elementos y etapas de la administración. Operaciones financieras Son las que tienen por objeto procurar al organismo social los elementos económicos que forman la base indispensable, para la adquisición conservación y operación de todos sus elementos materiales y humanos y enseñan la mejor manera de combinar y aprovechar todos esos elementos económicos, traducidos a dinero.
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OPERACIONES DE VENTAS O DISTRIBUCION.
Son las que tienen por objeto hacer que los bienes o servicios cuya producción constituye el fin del organismo social, lleguen a manos de los consumidores o usuarios que abran de requerirlos en la forma mas efectiva, a cambio del correspondiente precio, que cubre los gastos y utilidades de la empresa. OPERACIONES DE CONSERVACION.
Son las que se refieren a la mejor forma de proteger los bienes materiales y recursos que la empresa utiliza para sus fines, en forma tal que duren el mayor tiempo posible y que la erogación para su mantenimiento sea la mínima. OPERACIONES DE REGISTRO.
Tiene por objeto fijar los resultados de la operación de la empresa en forma escrita, escrit a, contable o estadísticamente, de tal manera que en cualquier momento pueda conocerse la situación administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias. OPERACIONES DE COMPRAS.
Se añaden a las 5 de Fayol y buscan adquirir los bienes que la empresa requiere para sus labores, al mejor precio posible y en la forma mas apropiada.