UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO ACADEMICO FACULT FACULTAD DE CIENCIAS CIENCI AS ADMINISTRATIVA ADMI NISTRATIVAS S
ENSAYO AUDITORIA
Autor: Robiro Vasquez
Barquisimeto, Ari! "#
%$ ENSAYO AUDITORIA DE &ESTI'N
Antes de comenzar este capitulo es muy importante mencionar algunos conceptos para tener un conocimiento más profundo acerca de lo que representa efectuar un Auditoria de Gestión en una empresa de servicios, tema principal de esta tesis, para luego comenzar con la metodología y procedimientos. Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus obetivos. !e busca fundamentalmente la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que esta determinado por los obetivos y políticas establecidas por un plan estrat"gico e involucra todos los niveles de responsabilidad de la entidad. Gestión tambi"n comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y obetivos, así como la evaluación de su desempe#o y cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de dic$a entidad. %l control es una importante de la gestión ya que este es un conunto de mecanismos para lograr obetivos determinados. %l control de gestión es el e&amen de eficiencia y eficacia de las entidades de administración y de los recursos p'blicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad p'blica y desempe#o. %l control de gestión como cualquier sistema, este tiene instrumentos que sirven de ayuda para las entidades(
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( )*+ies: )ermiten detectar variaciones con relación a metas o normas. ( I*+ia+ores: !on los cocientes que permiten analizar rendimientos. ( Cua+ros +e Ma*+os: )ermiten la dirección y enfoque $acia los obetivos. ( &r-.ias: Representación de información *variaciones y tendencias+. ( A*-!isis om/arati0o: ompararse con el meor, para lograr una mayor superación.
( Co*tro! I*te1ra!: )articipación sistemática de cada área organizacional en el logro de los obetivos. %ntre los elementos de gestión tenemos los siguientes(
%conomía
%ficiencia
%ficacia
%cología
-tica
Eo*om2a3( uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización.
E.iie*ia3( %s la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se e&presa como porcentae comparando la relación insumoproducción de bienes y servicios, se e&presa como un estándar aceptable o norma/ la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor n'mero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. !u grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el maneo de los recursos $umanos, económicos y tecnológicos para su obtención.
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E.iaia3( la relación de servicios y productos, los obetivos y metas programados. 2a eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus obetivos o metas que se $abía propuesto.
Eo!o1ia3( son las condiciones, operaciones y prácticas relativas de a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión de un proyecto.
4tia3( es un elemento básico de la gestión institucional, e&presada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de "tica, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.
!e lo puede asignar de la siguiente manera(
&esti5* O/erati0a3( esta se desarrolla de la manera social y comunitaria, de la infraestructura económica, productiva, financiera y de valores.
&esti5* Fi*a*iera3( )resupuestaria, del cr"dito, tributaria, de caa o tesorería, contable
&esti5* A+mi*istrati0a3( General de bienes, de transporte y construcciones internas de comunicaciones/ de documentos *secretariado, biblioteca, imprenta, reproducción de documentos y otros+, de seguridad limpieza y mensaería, de recursos $umanos, de desarrollo social interno, e informática.
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%l conte&to económico empresarial mundial, está impregnado actualmente de factores distintivos tales como la presión eercida por la competitividad y las nuevas reglas de uego que impone la globalización/ a ello $ay que agregar la velocidad de las comunicaciones en tiempo real y el apoyo ascendente de la tecnología. )ara este efecto, las empresas modernas deberán tener en cuenta su visión y misión, la implanatación de la planeación estrat"gica como forma de control, la aplicación de obetivos y metas y estrategias, así como mantener una orientación $acia la competitividad, la globalización, los nuevos modelos de negocio, la tecnología de información y el uso a manera de apoyo de los instrumentos modernos de gestión como el R4 *ustomer Relations$ip 4anagement+.
2as actuales circunstancias en que funcionan muc$as empresas evidencia la ausencia de un efectivo gobierno corporativo, la concentración de toda la autoridad en el Gerente General o %5 *$ief %&ecutive 5fficer+ y las normas actuales permiten que a este se le endose toda la responsabilidad, sin tomar en cuenta a los demás subordinados que muc$as veces son los que $acen y desacen en la organización empresarial. Asimismo se $a observado la relación directa entre los gerentes y los encargados de finanzas, precindiendo del uicio de la 6unta de Accionistas, los 7irectores, la Auditoría interna y e&terna y otros árganos especializados dela empresa. Ante este desorden empresarial emergen la Auditoria 5peracional, la cual es una evaluación obetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una organización/ la finalidad de esta rama especilizada del que$acer contable es lograr un alto grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economía, equidad, e&celencia y valoración dentro la empresa, considerando además las nuevas tendencias orientadas al ambientalismo que se vive
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$oy en día. 2a Auditoría 5perativa descrubre la realidad del día a día, determinando como son empleados los recursos/ así como la adecuación y efectividad de los sistemas de información y control, de manera que cumpla con las políticas establecidas para alcanzar los obetivos establecidas en la compa#ía. %sta especialización contable está orientada a dos tipos de informaciones, la primera es la Auditoría 5perativa, relacionada básicamente con los obetivo de eficacia, eficiencia y economía/ mientras que la segunda se relaciona con la evaluaciones del !istema de ontrol 9nterno, cuyo propósito es evaluar el dise#o y funcionamiento de los !istemas establecidos por la empresa.
)ara una correcta aplicación de la Auditoría 5peracional debe tenerse en cuenta algunos aspectos importantes, entre ellos( %valuación de la planeación de la empresa( )ermite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificación dentro de la empresa a todos los niveles. 9ncluye el análisis de la visión, misión, obetivos o metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. %valuación de contabilidad y finanzas( 2os recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y obetivos. )or lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros periódicos, declaración de ingresos, etc. %valuación de la función de mercadotecnia( 4ediante cuestionarios, se pueden evaluar la visión general de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física.
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%valuación de 9nvestigación y 7esarrollo e 9ngeniería( %stas áreas son analizadas tambi"n debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. ;n esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos. 2a función de 9ngeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas. %valuación de la función de producción( %ste debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. omprende la visión general de producción, inventarios y compras. %valuación de la función de personal( 2a dificultad de valorar el factor $umano, $ace difícil esta evaluación. !e eval'an para esta función( la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales. %valuación del ambiente de trabao y del elemento $umano( 2os cambios constantes en el ambiente de trabao afectan el desempe#o de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabao respecto al momento actual. %valuación del sistema de información( 7ebe determinarse el grado de control gerencial sobre el sistema de información. !e eval'an los controles al departamento de computación, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad. Ante estos la Auditoría 5perativa implica el período obeto de e&amen, verificando la información relativa al desempe#o institucional y revisando y elaboración informes sobre la administración de recursos. %ste análisis implica tambi"n el
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verificar las actividades y procesos clave, evaluar los sistemas de información y control, verificar la utilización de recursos p'blicos o privados de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y e&celencia/ así como verificar el cumplimiento de metas y obetivos y en suma evaluar la gestión. )or su parte los obetivos que persigue la de la Auditoría 5peracional, son bien claros, el más importante es brindar a todo tipo de organización la información necesaria para utilizar esta poderosa $erramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para meorar su desempe#o. %&isten otros obetivos bien determinados relacionados con establecer el grado en que la empresa y sus trabaadores $an cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les $an sido asignados, determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y eval'an la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos/ verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y t"cnicas que le son aplicables, así como tambi"n con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, e&celencia y valoración de costos ambientales, seg'n cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los $allazgos identificados. %s importante tambi"n fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización/ promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la e&celencia en las organizaciones, estimulando la ad$esión del personal al cumplimiento de los obetivos y políticas de la entidad. %sto 'ltimo tendrá como resultado meorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad, consolidando y reforzando las políticas de control de calidad y productividad con una visión a largo plazo
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2a importancia de la auditoria operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. %s importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. %l análisis y evaluación de factores tanto internos como e&ternos debe $acerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa. %n suma la Auditoria 5peracional sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. %s una manera de determinar los puntos clave donde $ay un peligro potencial y por otro lado, ubicar las oportunidades de meora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de eliminar desperdicios y p"rdidas de tiempo innecesarias, con la consiguiente meora de procesos/ así como tambi"n eval'ar la eficacia de los controles internos.
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