LEMBAR PENGESAHAN
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
PENERIMAAN RAWAT INAP RUMAH SAKIT AULIA
Disusun Oleh :
(Fera Cahya Ariyaningsih, Am.Keb)
(Helda Jayanti S.ST)
(Purwa Juwita, Am.Keb)
Disetujui Oleh :
(Didik Soebijantoro, SE)
Ditetapkan Oleh :
(Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM)
KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIA
NOMOR : 002/RS/SK-DIR/XI/2015
TENTANG
PEMBERLAKUAN PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN
RAWAT INAPRUMAH SAKIT AULIA
"MENIMBANG ": "a. "Bahwa Pendaftaran Pasien adalah keadaan "
" " " "dimana pasien pasien ingin mendaftar untuk "
" " " "mendapatkan pelayanan diagnostic dan "
" " " "pengobatan di rumah sakit Aulia. "
" " "b "Bahwa sehubungan dengan poin (1) diperlukan"
" " " "panduan mengenai kebijakan Pendaftaran "
" " " "Pasien sebagai acuan di rumah sakit "
" " "c "Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana "
" " " "dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan "
" " " "dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Aulia"
"MENGINGAT ": "1. "Undang - undang No. 36 tahun 2009 tentang "
" " " "Kesehatan "
" " "2. "Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang "
" " " "Rumah Sakit. "
" " "3. "Keputusan Menkes RI No. 1333 / Menkes / SK "
" " " "/ XII / 1999 tentang Standar Pelayanan "
" " " "Rumah Sakit "
" " "4. "Keputusan Direktur Jenderal Bina Upaya "
" " " "Kesehatan No.HK.02.04/I/2790/11 tentang "
" " " "Standar Akreditasi Rumah Sakit "
" " "5. "Permenkes RI No 1691/Per/VIII/2011 tentang "
" " " "keselamatan pasien "
" " "6 "Buku standar akreditasi rumah sakit yang "
" " " "diterbitkan oleh Direktorat Jendral Bina "
" " " "Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan RI "
" " " "dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)"
" " " "tahun 2011 "
" "
"MEMUTUSKAN : "
"MENETAPKAN "; " "
"PERTAMA ": "Keputusan DirekturUtama RS Aulia tentang "
" " "Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan "
" " "Rawat Inap di RS Aulia "
"KEDUA ": "Memberlakukan Panduan Pendaftaran Pasien Rawat "
" " "Jalan dan Penerimaan Rawat Inap di RS Aulia "
" " "sebagaimana terlampir dalam lampiran keputusan "
" " "ini "
"KETIGA " "Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya"
" ": "dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan "
" " "dalam keputusan ini, maka akan diadakan perbaikan"
" " "dan perubahan sebagaimana mestinya "
"KEEMPAT ": "Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam"
" " "penetapan ini, akan ditinjau kembali dan diadakan"
" " "perbaikan sebagaimana mestinya "
" " " "Ditetapkan di : Jakarta "
" " " "Pada Tanggal : 10 Desember 2015 "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
" " " "Dr. Gatot Soeryo K. PFK.MM "
" " " "Direktur Utama "
" " " " " "
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI iv
BAB I DEFINISI 5
BAB II 8
RUANG LINGKUP 8
BAB III 15
TATA LAKSANA 15
BAB IV 22
PENUTUP 22
BAB I
DEFINISI
Pelayanan pendafaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya.. RS Aulia harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk
setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau
pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan
untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi.
Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang
cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan
mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi
tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di RS Aulia, mereka akan
dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. RS Aulia
mempunyai perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat
memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan
tidak tersedia di RS Aulia. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang
berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I:
Kebijakan Utama, bagian II: ruang lingkup pelayanan di RS Aulia, bagian
III: PANDUAN akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat
perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan,
persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RS
Aulia, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas
kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama
dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar
catatan pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan
berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang
sama.
2. Tujuan khusus dari pendaflaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan
kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaflaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan PANDUAN bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk
mendapat perawatan, serta kontinuitas perawa
B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen
yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi
kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti
oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung
jawab untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka
kelola dan harus memastikan bahwa:
i. Semua staf barn dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang
terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan
ini dan dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan
harus memastikan bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan
tindakan indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila
ditemukan ketidak patuhan.
BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan
dikategorikan untuk penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang
bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
ii. Rawat Jalan - Poliklinik dan one day care (ODC)
iii. Unit Emergensi
iv. VK
v. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked
admission).
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di RS Aulia dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Pendaftaran RS Aulia dapat diakses
setiap hari, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 20.00.
Pasien hanya dapat dilayani di RS AULIA jika tersedia jenis layanan
yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak
ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan
jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan
test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai
standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RS
AULIA atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan
asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi /
bahasa / budaya, RS AULIA memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala
tersebut.
BAB III
TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang
akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi.
Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian pendaftaran dan diterima oleh petugas
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien
baru dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran memberikan KIB (Kartu Identitas
Berobat/Imunisasi);
2) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli /
unit pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang
dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat
di bagian farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir.
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
1. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
2. Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
3. Petugas membuat nomer urut pasien berdasarkan KIB pasien;
4. Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan
nomer urut pasien tersebut;
5. Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
6. Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas
terkumpul banyak di bagian admisi;
7. Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua
berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
4. Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi.
5. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir
Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan
terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak
manajemen maupun direktur. Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat
jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang lebih rinci.
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis
yang memiliki Surat Ijin Praktek di RS Aulia. Dokter spesialis akan
menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara kepada admission dalam
Surat Pengantar Rawat Inap (SPR). SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24
jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang.
Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RS AULIA harus
dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien serta
kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di RS AULIA
Semua admission, memerlukan kelengkapan lembar kerja admission dari
dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter
spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat)
2. Diagnosis saat datang
Jenis-jenis pendaftaran :
i. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah
direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat
inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah
ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian
pendaftaran.
ii. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan
secara langsung dari poliklinik RS Aulia. Dokumen yang diperlukan
akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan
kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
iii. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi
memerlukan pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari
pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan
diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
iv. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi
dan VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya
dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS,
rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien
dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan
oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi
formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan
diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
v. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer
diterima oleh bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada
dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan
mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
i. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
ii. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
iii. Pendaftaran pasien - Rawat Inap
iv. Penerimaan pelayanan di Emergensi
v. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
vi. Observasi pasien di Unit Emergensi
vii. Observasi pasien di VK
Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari
poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang
lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain
sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi
form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih
tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat
yang diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain
sesuai permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social
pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan
kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir
ke unit pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat
inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan
kepada pihak pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi
pembayaran di bagian kasir;
Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur
Rumah Sakit.
Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar di RS. Aullia dibedakan berdasarkan:
a) Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari:
1) Kamar Kelas l
2) Kamar kelas 2
3) Kamar kelas 3
4) Neonatus {nursery room)
b) Lantai 3 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari:
1) Kamar kelas VVIP
2) Kamar Kelas Vip
3) Kamar Kelas 1
4) Kamar kelas 2
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali
pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah
dikaji /assessment oleh dokter Kelas ruangan meliputi:
1) VIP
2) Kelas Satu
3) Kelas dua
4) Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang
tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan
kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada
indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi
yang berlaku adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2,
kelas 1, VIP dan Suite maka tarif kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan
dengan penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu
ruangan dengan tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan
kepada tim infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di
dalam satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection
control dan dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut
mungkin diperlukan.
BAB IV
PENUTUP
Panduan ini disusun untuk menjadi acuan pelaksanaan Pendaftaran
Pasien sesuai prosedur di RS Aulia. Tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahan dalam pembuatan panduan ini, karena terbatasnya pengetahuan dan
kurangnya rujukan atau referensi.
Tim Penyusun berharap para pihak dapat memberikan kritik dan saran
yang membangun demi kesempurnaan panduan di kesempatan berikutnya. Semoga
panduan ini berguna bagi Tim Akses ke Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan
RS Aulia pada khususnya juga untuk para pembaca pada umumnya.
