INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías • • • • • • • •
Resumen Introducción Metodología ¿Qué es un ERP? Beneficios e impactos ERP y la toma de decisiones Conclusión Referencias
Resumen
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus proc proces esos os clav clavee de nego negoci cio. o. Prue Prueba ba de ello ello,, es el incr increm emen ento to tan tan sust sustan anci cial al de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Reso Re sour urce ce Plan Planni ning ng), ), con con el cual cual los los dire direct ctiv ivos os de las las comp compañ añía íass espe espera ran n tene tenerr integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios. El presente artículo tiene como objetivo recopilar las diferentes opiniones referente a; ¿Qué son los ERPs?, ¿Cuáles son sus beneficios? , ¿Cuáles son sus impactos en las compañías? Se espera que la información recopilada sirva para que el lector obtenga un mejor panorama de los ERPs. Palabras Claves
Enterprise Resource Planning (ERP), Beneficios, Impactos Introducción
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus proc proces esos os clav clavee de nego negoci cio. o. Prue Prueba ba de ello ello,, es el incr increm emen ento to tan tan sust sustan anci cial al de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Reso Re sour urce ce Plan Planni ning ng), ), con con el cual cual los los dire direct ctiv ivos os de las las comp compañ añía íass espe espera ran n tene tenerr
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios. Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquell aquellas as empres empresas as que busca buscan n una soluci solución ón univer universal sal a la centr centrali alizac zación ión de su información. La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Metodología
Para el desarrollo de este artículo, se tomaron en cuenta varias fuentes bibliográficas como son: biblioteca digital del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM), biblioteca de ITESM Campus Monterrey, revistas electrónicas y diversas consultas de la Web. Se analizaron los diversos puntos de vista de cada uno de los autores consultados y se tomó lo más importante de sus puntos de vista. ¿Qué es un ERP?
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automa automatiz tizar ar la mayo mayoría ría de proces procesos os en la empres empresaa (área (área de finanz finanzas, as, comerc comercial ial,, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa (www.adpime.com). (www.adpime.com). Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integr integraa la inform informaci ación ón a trav través és de áreas áreas funcio funcional nales es de la organ organiza izació ción". n". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes i mportantes para las empresas. Orto Orton n y Ma Marl rlen enee (200 (2004) 4) defi define nen n a los los sist sistem emas as de plan planea eaci ción ón de recu recurs rsos os empr empres esar aria iale less (ERP (ERP)) como como un sist sistem emaa que que perm permit itee cole colecc ccio iona narr y cons consol olid idar ar la información a través de la Empresa. Reuther,D. (2004) en su artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inme inmedi diat ata, a, posi posibi bililita tand ndo o la toma toma de deci decisi sion ones es de form formaa más más rápid rápidaa y segu segura ra,, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa elim limina inando la improvisación por falta de información ión (www.adpime.com).
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clie clien ntes) tes),, Data Data Minin ining g (Con (Convvers ersión ión de dato datoss en info inforrmac mación ión útil) til),, etc etc. (www.adpime.com) Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción" menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que "sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gent gentee que que ello elloss han han pues puesto to en los los equi equipo poss de impl implan anta taci ción ón,, ento entonc nces es se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP". El equipo debe incluir gente técnica (que sabe como trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que entiende como opera la compañía, como se representa en la Fig. 2, aunque se debe reconocer que de ambos es mas importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas.
En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio La implementación de los ERPs no son fáciles, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar varios factores factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa. Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas. Beneficios e impactos
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una una impl implem emen enta taci ción ón de un ERP ERP, así así como como los los impa impact ctos os que que este este tend tendrá rá en la organización.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen tienen en común común vario varioss benefi beneficio cios: s: Aquí Aquí alguno algunoss de los benef benefici icios os que podría podrían n adquirirse al implementar cualquiera de ellos: • • • • •
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integración entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversión Fuente de Infraestructura Infraestructura abierta
Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se menciono anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras desarrolladoras de ERP, ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versión de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos. (www.chozamsoftware.com) La página www.cio.com en su articulo "The ABCs of ERP" mencionan que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP: 1. Integr Integrac ación ión de la inform informac ación ión financie financiera ra.. - El CEO (Chief (Chief Execu Executiv tivee Offic Officer er)) siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se pued puedee enco encont ntrrarse arse con con much muchas as versi ersion ones es dife difere rent ntes es a la real real.. Ca Cada da departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las difer diferent entes es unidad unidades es comerc comercial iales es de la empres empresaa pueden pueden tener tener sus númer números os propi propios os refere referente nte a cuanto cuanto están están contri contribuy buyend endo o para para la empres empresa. a. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado. 2. Integrac Integración ión de la informació información n de los pedidos de los cliente clientess - Con los sistemas sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que que por por lo regu regula larr se orig origin inan an prob proble lema mass de comu comuni nica caci ción ón entr entree los los sistemas. Con los ERPs esto será más fácil. 3. Esta Estand ndar ariz izar ar y agil agiliz izar ar los los proc proces esos os de manu manufa fact ctur urac ació ión n – Comp Compañ añía íass manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal. 4. Minimi Minimiza za el invent inventari ario o - Los ERPs ERPs agiliza agiliza el flujo flujo del proce proceso so industri industrial al más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
1. Estandar Estandarizac ización ión de la información información de RH (Recursos (Recursos Humanos Humanos)) – Especialm Especialmente ente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso. Para arreglar estos problemas, las compañías a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son más que unas representaciones genéricas de las formas típicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayoría de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus características que lo hacen único. La mayo mayorí ríaa de los los sist sistem emas as de ERP ERP fuer fueron on dise diseña ñado doss para para ser ser usad usados os para para las las compañías industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa. Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas (www.infojobs.net): (www.infojobs.net): • • • •
Son muy caros. Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.
En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todo todoss son son igua iguall de sorp sorpre rend nden ente tes, s, solo solo por por menc mencio iona narr algu alguno nos, s, tene tenemo moss a los los siguientes: Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA que utilizó el ERP de SAP, KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES que utilizo el ERP
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
de iBaan, SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE y por último CASA MARZAM que utilizó el CARDINAL. (www.infojobs.net) (www.infojobs.net) Como podemos ver todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implementación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en sus logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situación del mundo donde el manejo de la información es vital. En resumen, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, hay que tomar en cuenta que cada marca desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, aquí lo recomendable antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren para la empresa, así como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en marcha. En ocasiones las empresas recurren a consultores expertos en el área, con el fin de apoy apoyar arse se en sus sus cono conoci cimi mien ento tos. s. A menu menudo do está está prác prácti tica ca es salu saluda dabl blee para para las las empresas, sin embargo es importante mencionar que son muy caras. ERP y la Toma de Decisiones
Como se aprecia en la figura de la página anterior, el ERP está formado por componentes modulares correspondientes a las áreas funcionales de una organización. Módulo de Mercadotecnia/Ventas
Permite llevar a cabo una administración de las ventas del negocio, registrando todos los movimientos provenientes de las ventas a los clientes: automatización del proceso realizado por la fuerza de ventas (vendedores), automatización de la mercadotecnia interactiva (ventas por Internet), captura y registro de los datos de las ventas a los clientes. En la siguiente figura se muestra como las aplicaciones del ERP registran la información de las ventas ocurridas ocurridas (transacciones (transacciones de la organización). organización). Esto es almacenado almacenado en la base de datos corporativa. Así mismo, el ERP con un módulo extendido de toma de decisiones permite obtener reportes que apoyan a los administradores administradores tales como: Análisis de datos de ventas Administración de Ventas y Productos Plan y Control de desempeño de Productos, líneas, marcas, vendedores Planeación de promociones Planeación de publicidad Mercadot Mercadotecnia ecnia directa dirigida dirigida haciendo haciendo análisis análisis del comportam comportamiento iento de los clientes, de las cuestiones demográficas y psicográficas, del contenido, del contexto o situación del cliente y de los intereses personales de la comunidad. • • • • •
•
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Módulo de Producción
Este componente del del ERP simplifica los procesos de producción producción automatizando cada cada uno de sus procesos procesos e integrando integrando todas las actividades actividades de esta área área funcional. En el área de producción se tienen los sistemas transaccionales que registran y automatizan el departamento, permitiendo dentro de este módulo otras aplicaciones que permiten la plan planea eaci ción ón de la prod produc ucci ción ón,, la plan planea eaci ción ón de recu recurs rsos os y mate materi rial ales es y las las aplicaciones relacionadas con la ingeniería de procesos y productos.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Módulo de Recursos Humanos
Este módulo se orienta al registro de contrataciones, movimientos de nómina, registro de capacitación apoyando al departamento a planear el recurso humano para cumplir con las necesidades de la organización, desarrollar a los mismos empleados y controlar políticas y programas empresariales.
Módulo de Contabilidad y Finanzas
Este Este módu módulo lo se enca encarg rgaa de regi regist strrar todo todoss los los movi movimi mien ento toss de dine dinero ro de la organización con el objetivo de tener al día los mismos. Los movim movimien ientos tos contab contables les más relev relevant antes es regist registra rados dos en este este módulo módulo son los siguie siguiente ntes: s: nómina nómina y todos todos los movimi movimient entos os de compen compensa sació ción n a los emplea empleados dos (préstamos, bonos, adelantos de sueldo, etc.), órdenes de compras, pedidos (ventas), cuentas por pagar, cuentas por cobrar, registro de movimientos de efectivo, caja, diar diario ioss de cont contab abililid idad ad y como como cons consec ecue uenc ncia ia de todo todo lo ante anteri rior or,, los los repo report rtes es financieros. Además, las funciones financieras como inversiones, créditos a clientes, financiamiento entre otras.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Como se puede apreciar, cada uno de los módulos del ERP provee aplicaciones para la captura y registro de datos transaccionales, correspondiendo esto a las funciones de los sistemas de proceso proceso transaccional transaccional (TPS). Sin embargo, dentro de cada cada uno de los módulos se citan funciones que apoyan a la toma de decisiones que permiten el análisis de situaciones del negocio, correspondiendo esto a sistemas de información admi admini nist stra rativ tivaa (M (MIS IS), ), sist sistem emas as de sopo soport rtee a la deci decisi sión ón (DSS (DSS)) y sist sistem emas as de conocimiento (KWS). El sist sistem emaa ERP ERP es un sist sistem emaa inte integr gral al que que incl incluy uyee módu módulo loss que que le dan dan a las las organizaciones la funcionalidad transaccional transaccional como la de toma de decisiones Conclusión
En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en locali localidad dades es que se encuen encuentr tran an en una amplia amplia geogr geografí afía, a, o tambié también n median mediante te la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar. El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automa automatiz tizar ar la mayo mayoría ría de proces procesos os en la empres empresaa (área (área de finanz finanzas, as, comerc comercial ial,, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa. Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar: • • • • • • • • • •
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integración entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversión Fuente de Infraestructura Infraestructura abierta De las desventajas podemos mencionar: Son muy caros. Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO ITSA COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CICLO TÉCNOLOGICO SISTEMAS DE INFORMACION INFORMACION UNIDAD 3
Referencias
1. 2. 3. 4.
El impa impacto cto de un ERP en la Empres Empresaa http://ww http://www.i w.infojo nfojobs.ne bs.net/not t/noticias icias_fr _frame.c ame.cfm?id= fm?id=18745 187450103 0103 (Consu (Consulta ltad d en Novi Noviemb embre re 7, 2005) 2005) ERP ERP Sist Sistem emaa de Ges Gesti tión ón