2 - Estructuración de fases y requerimientos del proyecto Presentación
Este material de formación está dedicado al estudio de la estructuración de las fases y los requerimientos del proyecto, con lo cual se establece la segunda etapa que se llevará a cabo en la formulación de un proyecto, para ello contará con todos documentos necesarios para realizarlo. Inicialmente, se plantea en forma de síntesis lo que se quiere obtener una vez finalizado el estudio de la documentación propuesta en esta actividad de aprendizaje, se continúa como las características y ordenamiento de las actividades. Finalmente, se toman las definiciones de: fase, recurso y actividad, para el establecimiento, estudio de las características y ordenamiento de las actividades, con los que se dan orientaciones útiles para integrar los conocimientos adquiridos en la actividad de aprendizaje 2. Conocimientos de concepto Procesos
de interpretación, argumentación y proposición. Fundamentos de estadística. Características del prototipo de producto. Conocimientos de proceso Establecer
las actividades, requerimientos y fases del proyecto.
1. Estructuración de las fases y los requerimientos del proyecto
Fuente: Fuente: Fotolia
La intención de este material de formación además de estructurar los requerimientos y definir las fases basado en las actividades que se llevarán a cabo en el proyecto, es articular lo estudiado con los contenidos de la formulación de su proyecto, así como los requerimientos indispensables en cada una de ellas para alcanzar el propósito de este. Nota: las fases o ciclos de un proyecto son tres; la primera corresponde a la formulación, la segunda a la ejecución y la tercera a la evaluación , no se pueden confundir con las que se desarrollan en esta actividad de aprendizaje, que parte del establecimiento de actividades, recursos y costos, para abordarla en dos fases. Es pertinente precisar que las cuatro actividades de aprendizaje tratadas se ajustan completamente a la primera fase o ciclo que corresponde a la que se ha denominado formulación del proyecto. Ahora, tal vez cuando se vaya a gestionar la ejecución del proyecto sea preciso describir las fases pendientes: ejecución y evaluación.
Para la determinación de los requerimientos y la estructuración de las fases teniendo en cuenta las actividades que se podrán en marcha en el proyecto, se determina la concepción de actividad que abordará y sus características, enseguida se hará el ordenamiento de las que fueron identificadas y por último, se da la orientación para la programación. 1.1. Características de cada actividad
Fuente: Fotolia
Una vez establecido el problema, objetivos y justificación se continúa con la segunda etapa de la formulación del proyecto, en otras palabras con uno de los componentes que estructura los datos básicos de este, es decir las actividades, que se determinan para alcanzar el objetivo que se tenga. Para iniciar es preciso establecer ¿Qué es una actividad? La que se define según Farlex Inc, (2013) como: “Conjunto de trabajos o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad. ”
Actividad será entendida en el contexto de la actividad de aprendizaje 2, como el conjunto de tareas que se llevan a cabo para cumplir la meta de esta, la cual requiere de recursos humanos, herramientas, materiales, conocimientos tecnológicos y científicos, técnicas para su concreción y recursos financieros asignados a esta, con un costo determinado. Es conveniente documentar las características de cada una de las actividades como: descripción de tareas a realizar, recursos requeridos, resultados, inicio, finalización y tiempo requerido para llevarla a cabo. Esto permite al momento que se presenten imprevistos durante la realización del proyecto, direccionarlos en forma correcta y reducir los errores en el proceso. Para cada actividad, se debe determinar si su realización depende del inicio o la finalización de otras, lo anterior contribuirá a la identificación y análisis de sus características para hacer una buena organización, que en gran medida redundará en una buena planeación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la concatenación para una correcta ejecución entre las actividades. ¿Cuáles son las actividades de su proyecto?
Estas se clasifican según los recursos que necesita para ponerlas en juego. También, se deben seleccionar las afines a un proceso, equipo o herramienta que se utilice y se organizan en un grupo determinado, esto aplica a todas las actividades planteadas. Fase se definen como: “Estado diferenciado en el proceso o desarrollo de algo.” (Farlex Inc, 2013)
A modo de síntesis, las fases se pueden visionar a partir de lo expuesto sobre las características y serían dos: la primera denominada ordenamiento de actividades y la segunda es programación, estas se describen a continuación. 1.2. Ordenamiento de las actividades
Fuente: Fotolia
Para el ordenamiento, organización, coordinación en el tiempo y espacio de todas las actividades que hay que realizar para el logro de los resultados, le será de ayuda el siguiente ejemplo: Una empresa desea sacar al mercado una nueva versión de un reloj despertador digital dirigido a la población juvenil. El ingeniero a cargo hace un sondeo entre sus compañeros de las posibles actividades por realizar, entre las que encuentra: 1. Encuesta a jóvenes como posibles usuarios del reloj despertador digital. 2. Definición de requerimientos para la nueva versión del reloj despertador. 3. Diseño conceptual de la nueva versión de reloj despertador digital. 4. Definición de materiales, equipos y talento humano necesarios. 5. Diseño preliminar de la nueva versión del reloj. 6. Diseño mecánico, eléctrico y electrónico detallados del reloj. 7. Construcción del prototipo de reloj despertador. (ICFES, s.f.)
A partir del listado de actividades que se detalló anteriormente, se puede notar que este proporciona una visión de lo que se debe realizar, entonces se pueden desglosar las actividades, teniendo presente: el personal, las instalaciones, los materiales, el equipo, las herramientas, entre otros aspectos que se requieran para realizar las tareas propuestas. ¿Cómo lo va a hacer? Se debe pensar en las distintas actividades requeridas para alcanzar cada una de las metas.
1.3. Programación
Fuente: Fotolia
Un modelo sencillo de planificación de las actividades en el tiempo que las contenga puede ser representado mediante una matriz de cuatro columnas; en la primera columna se designa el número de la actividad, la segunda tiene la descripción, la tercera el responsable y la cuarta la duración, mientras las filas son proporcionales a las actividades que se planteen. Una vez se tienen establecidas las actividades, se procede a precisar los recursos requeridos para ejecutarlas. Para ello se considera en primer lugar ¿Qué es un recurso? y este se define como: Medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo .” (WordReference.com, 2013) “
Entonces un recurso es una persona, una empresa, un instrumento, una máquina, una herramienta, un material o el dinero necesario para llevar a cabo una actividad. Para especificar los recursos que se requieren en el proyecto, se toman los asignados a cada tarea y enseguida se elabora un listado de todos. Luego se puede empezar a hacer los diferentes listados como: materiales, recursos humanos, herramientas, equipos y otros que se requieran. Por último, se recomienda consultar la información dispuesta en los siguientes enlaces:
Formulación y gestión de proyectos: recursos requeridos para el desarrollo del proyecto. Formulación y gestión de proyectos: formulación de actividades.
Dichos enlaces se encuentran disponibles en el botón: Materiales del programa / Materiales de apoyo / Enlaces externos / Enlaces externos: Actividad de aprendizaje 2; esta información le permitirá ampliar y determinar con precisión las actividades, los recursos, el personal y el tiempo para concretar su proyecto. Es importante hacerse algunas preguntas, puesto que ello facilita llevar a cabo lo que se ha mencionado, estas son: ¿Qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permita la concreción del objetivo?, ¿Con qué tareas se obtienen los resultados esperados? y ¿Qué recursos son requeridos para obtenerlos y lograr el objetivo?
Referencias Farlex
Inc. (2013). Actividad. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://es.thefreedictionary.com/actividad
Farlex Inc. (2013). Fase. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://es.thefreedictionary.com/fase
Fotolia.
(2004). Ausweg aus dem Labyrinth . Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/55717328
Fotolia.
(2004). Group of business people assembling jigsaw puzzle . Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/53004851
Fotolia.
(2004). Problem Analyse Lösung . Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/56733823
Fotolia.
(2004). Weekly calendar with green and red thumbtack s . Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/42426786
ICFES.
(s.f.). Módulo formulación de proyectos de ingeniería . Consultado el 20 de septiembre de 2013, en http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:YF7eroXFy4IJ:www.ic fes.gov.co/examenes/component/docman/doc_download/251-formulacion-deproyectos-deingenieria%3FItemid%3D+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co&client=firefox-a
WordReference.com. (2013). Recurso. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://www.wordreference.com/definicion/recurso
Control de documento Nombre
Cargo
Autor
Hugo García Calderón
Instructor Grado 20
Adaptación
Paola Andrea Bobadilla Gutiérrez
Guionista Línea de producción
Dependencia Centro de Diseño Tecnológico Industrial (CDTI) Regional Valle
Centro Agroindustrial Regional Quindío
Fecha
Septiembre de 2013 Octubre de 2013
