Evaluasi Supplier yang Efisien Posted by M. SUNARTO on 23:16 Melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier adalah hal yang penting, tetapi selama ini lebih banyak dianggap sebagai beban oleh kebanyakan kebanyakan organisasi yang menjalankan IS !""1:2"""# $al ini sering terjadi karena tidak adanya kategorisasi pada supplier dan kurangnya pemahaman organisasi mengenai siapa yang harus dievaluasi %atau bahkan tujuan dari evaluasi ini sendiri&# 'ara yang selama ini paling sering dilakukan adalah menggunakan data historis, termasuk didalamnya adalah kualitas produk yang dipasok, ketepatan (aktu pengiriman, ketepatan jumlah pengiriman, kondisi dari produk saat diterima, dan proses klaim# )ata ini kemudian diolah untuk mendapatkan nilai akhir mengenai kinerja tiap supplier# *da beberapa tips untuk melakukan evaluasi ini, sehingga evaluasi dapat dilakukan lebih e+isien dan e+ekti+: ategorikan supplier *nda menjadi beberapa kategori, misalnya -ahan -aku, -ahan Pendukung, ebutuhan .on Produksi, Mesin, Suku 'adang, /asa alibrasi, 0ransportasi Material, /asa Pelatihan, dan ain ain# ang ang (ajib dievaluasi adalah supplier -ahan -aku, -ahan Pendukung, 0ransportasi Material# ntuk kategori lain, sebagian besar bisa dilakukan hanya dengan seleksi supplier yang 4kuat5 %kami akan membahasnya lebih lanjut di post lain& , (alaupun tidak tertutup kemungkinan tetap dilakukan evaluasi berkala# 0entukan 0entukan kriteria evaluasi yang relevan untuk masingmasing kategori# Mengevaluasi supplier -ahan -aku tentu berbeda dengan rekanan 0ransportasi Material# 0entukan 0entukan +rek(ensi evaluasi evaluas i untuk masingmasing kategori# 0ergantung 0ergantung dari +rek(ensi hubungan kerja sama dan tingkat kepentingan, +rek(ensi evaluasi biasanya berkisar antara 1 bulanan hingga 12 bulanan# bulanan# -erikan rangking pada tiap supplier sesuai kategorinya# Se7ara visual, berikan lambang bintang pada supplier yang men7apai nilai tertentu %misalnya !8 dari maksimal 1""&, 1""&, dan berikan (arna merah pada supplier yang nilainya diba(ah standar kita %misalnya 9" dari maksimal 1""&# 0empelkan 0empelkan pada area penerimaan peneri maan barang yang diakses oleh supplier kita# irimkan satu 7opy kepada supplier kita se7ara berkala# )engan begini, supplier akan selalu merasa dimonitor; dan dievaluasi, evaluasi akan lebih e+isien karena hanya supplier yang produknya mempengaruhi kualitas produk kita yang dievaluasi evaluasi ini memberi man+aat lebih bagi organisasi kita, dan bukan hanya sekadar memenuhi persyaratan klausul 9#<#1# Share dokumen : (odprerss#7om
=ead more: m-*$ n*=0 http:>>maulanasunarto#blogspot#7om>2"12>"3>evaluasisupplier yange+isien#html?i@AA1u-"3BCoy 1
http://maulanasunarto.blogspot.com/2012/03/evaluasi-supplier-yang-efsien.html (diakses mei 2012!
2
MEMBANGUN SISTEM VENDOR EVALUATION DI INDUSTRI PANGAN Industri manu+aktur, khususnya industri pangan sangat bergantung pada ketersediaan bahan baku dan bahan kemasan di pasaran# Selain ketersediaanya, kualitas dan keamanan bahan baku dan bahan kemas yang digunakan menjadi penentu bagi industri pangan dalam menghasilkan produk pangan yang aman dan berkualitas bagi konsumen# -ahan baku dan bahan kemas yang digunakan memiliki umur simpan yang terbatas, sehingga stoknya seoptimal mungkin disesuaikan dengan kebutuhan produksi dan keterse diaan gudang penyimpanan# $al ini mengakibatkan industri pangan selalu membatasi suplai bahan baku dalam periode tertentu sesuai kebutuhan produksi# Sebagai sebuah industri, harga bahan baku dan bahan kemas juga sangat penting untuk dipertimbangkan karena berpengaruh ke harga jual produk dan penerimaan konsumen# Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diterapkan sebuah sistem evaluasi bagi vendor agar bahan baku dan kemasan yang diterima sesuai dalam harga, kualitas, ketersediaan, pengiriman, dan pelayanannya#
PD=D.'*.**. ED.)= DE**0I. Eendor evaluation adalah suatu penilaian untuk menetapkan apakah pemasok memiliki sistem manajemen yang mampu menghasilkan produk dengan mutu tertentu serta mampu memberikan buktibukti yang menunjang keputusan penerimaan produk# 0ujuan dari vendor evaluation adalah : 1# Mempertahankan onsistensi Mutu 2# Menekan 'ost o+ .on 'on+orman7e atau 'ost o+ Failure dan 'ost o+ Gaste
PDM-*0*. )*F0*= -*$*. -* )*. DM*S*. )a+tar bahan baku dan bahan kemasan yang dibuat harus men7akup semua bahan baku dan bahan kemasan yang digunakan dalam proses produksi# )alam da+tar bahan bamu dan bahan kemasan di7antumkan juga nama vendor, alamat dan 7onta7t personnya# Pada kolom vendor di7antumkan semua 7alon vendor yang akan dievaluasi#
PD.HH.H*. P=) *.H )I-DI Sebelum melakukan evaluasi vendor harus ditetapkan dulu kategori barang yang akan dibeli# $al ini dilakukan sebagai dasar pertimbagan pada saat melakukan evaluasi vendor# Penetapan kategori produk yang dibeli dilakukan berdasarkan nilai barang dan resiko barang# Produk dikatakan bernilai tinggi bergantung pada harga produk# Semakin mahal harga barang maka nilainya semakin tinggi, dan sebaliknya semakin rendah harga suatu barang nilainya semakin rendah# Produk dikatakan beresiko tinggi jika produk tersebut ketika mengalami penyimpangan beresiko atau berpotensi membahayakan kesehatan karya(an#
3
P*=*MD0D= PD.I*I*. ED.)= riteria yang dapat dijadikan bahan evaluasi meliputi sistem manajemen mutu, karakteristik produk, karakteristik proses, delivery per+orman7e, komunikasi, value +or money, dan +aktor lain yang bisa dijadikan ukuran penilaian# 1# Sistem Manajemen Mutu Perusahaan yang menjadi 7alon vendor memiliki sistem manajemen mutu yang dapat menjamin mutu produk yang dihasilkannya# 'ontoh sistem manajemen mutu adalah IS !""", IS 22""", IS 19"28, dan sebagainya# 2# arakteristik Produk arakteristik produk dapat meliputi (arna, kadar air, penampakan, tekstru, p$, aroma, =asa, kondisi pengamasan, kondisi transportasi, dimensi, spesi+ikasi, kualitas 7etak, dan parameter kualitas lainnya yang bisa dijadikan a7uan 3# arakteristik proses arakteristik proses meliputi kelengkapan proses, akurasi proses, ketersediaan kapasitas, +leksibilitas proses, dan ke7anggihan teknologi proses# etersediaan kapasitas mempengaruhi e+isiensi dan harga, serta berpengaruh pada ketepatan (aktu dan +leksibilitas jumlah <# Penanganan Produk Menyimpang Meliputi tindak lanjut atas produk yang menyimpang, responsivitas dan e+ekti+itas perbaikan terhadap komplain# 8# )elivery Per+orman7e Meliputi penilaian terhadap ketepatan (aktu dan jumlah pengiriman, kesesuaian dengan spesi+ikasi yang diminta, persentase kerusakan produk yang diterima, Pengemasan yang benar, memiliki serti+ikat o+ analysis, kelengkapan dokumen penyerahan, dan akurasi penagihan# 6# omunikasi Meliputi respon yang 7epat, ketepatan dengan (aktu yang dijanjikan, sopan, iktikad untuk membantu, 7onsiderate, selalu siap saat dibutuhkan, serta in+ormasi dan data yang akurat# 9# Ealue +or Money Meliputi harga jual, produk yang konsisten, sama seperti yang disepakati, sedikit masalah dan (aste saat digunakan, diskon berdasarkan kuantitas, kesediaan memberikan kredit, dan mau memberikan persediaan# # ther Fa7tors Meliputi kekuatan +inansial, te7hni7al support, penerapan pro7ess improvement, 7ustomer "
satis+a7tion program, pelatihan dan pengembangan S)M, inisiati+ pemasok, dan keinginan bekerjasama yang saling menguntungkan
MD0)D PD.I*I*. Metode penilaian vendor dapat dilakukan dengan metode pembobotan atau dengan s7oring# 1# Metode Pembobotan parameter 2# Metode S7oring )engan pemberian skor 11" yang menggambarkan J pemenuhan harapan untuk setiap parameter yang diperiksa#
PD*S*.**. DE**SI ED.)= 1# Pengumpulan )ata )ata dapat diperoleh berdasarkan in+ormasi dari pemasok, berdasarkan pena(aran pemasok, berdasarkan hasil pemeriksaan C', berdasarkan hasil penilaian bagian pembelian, dan berdasarkan peniaian bagian lain yang terkait# 2# Penilaian 'alon Eendor riteria penilaian di+ormulasikan menjadi sasaran yang mempunyai besaran kuantitati+ dan diklasi+ikasikan menjadi : a# Sasaran yang mutlak harus dipenuhi %Must& Penilaiannya 4ya atau tidak5# b# Sasaran yang dapat dipenuhi %Gant > )esirable& Penilaiannya berdasarkan tingkat kepentingan masingmasing kriteria evaluasi %bobot&#
MD.I./* I.D=/* ED.)= P*)* S**0 )IH.**. Dvaluasi kinerja dilakukan berdasarkan hasil pemeriksaan setiap kedatangan produk dan temuan penyimpangan saat proses produksi# Dvaluasi kinerja dilakukan berdasarkan pemenuhan parameterparameter yang ada di dalam Standar -ahan -aku dan Standar -ahan emas# Parameter yang dinilai adalah standar mutu barang, delivery, servi7e, dan harga#
PD=I)D DE**SI Peninjauan kinerja dilakukan dalam periode yang telah disepakatkan# a# Eendor -ahan -aku dan -ahan emas : 6 bulan b# Eendor /asa Pengujian dan alibrasi : tidak dibatasi $asil penilaian vendor di7atat dan di dokumentasikan, nilai ratarata hasil evaluasi selama periode yang ditetapkan akan menjadi dasar penetapan status vendor# .ilai yang diberikan kepada 7alon vendor adalah gambaran kemampuan vendor dalam memenuhi harapan yang #
diinginkan# $arapan tersebut berupa pemenuhan spesi+ikasi yang telah disepakati dan ditetapkan, serta pemenuhan tanggung ja(ab vendor dalam menangani penyimpangan
PDM-D=I*. S0*0S ED.)= $asil penilaian terhadap 7alon vendor akan menjadi dasar pertimbangan untuk memprioritaskan vendor yang akan digunakan# Pengelompokan vendor dilakukan berdasarkan < kriteria vendor, yaitu : 1# Eendor tama %Pre+erred Eendor& *dalah Eendor dengan nilai ratarata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan hasil dan nilai yang sangat baik sehingga diputuskan sebagao Pre+erred Eendor dalam memasok kebutuhan produksi# 2# Eendor 'adangan %-a7k p Eendor& *dalah vendor dengan nilai ratarata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan hasil dan nilai yang baik sehingga diprioritaskan sebagai penyedia produk atau jasa bagi pabrik setelah Pre+erred Eendor 3# Eendor )arurat %Dmergen7y Eendor& *dalah vendor dengan nilai ratarata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan nilai yang 7ukup baik sehingga menjadi prioritas terakhir sebagai penyedia produk atau jasa bagi pabrik setelah Pre+erred Eendor, -a7kp Eendor, dan Eendor -aru <# Eendor yang tidak )iterima %na77eptable Eendor& *dalah vendor yang dijadikan Eendor yang tidak )iterima %na77eptable Eendor& *rtikel ini ditulis oleh niAar kamal, dan diterbitkan di http:>>+reearti7leA#blogspot#7om> http://ni$arukamal.blogspot.com/200%/03/membangun-sistem-vendor-evaluationdi.html (diakses mei 2012!
&
