Versión: 02
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Fecha: 30/09/2013 Código: F004-P006GFPI
GUÍA DE APRENDIZAJE
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº TGE_578048_0E
1. IDENTI IDENTIFIC FICACI ACIÓN ÓN DE LA LA GUIA GUIA DE APREND APRENDIZAJ IZAJEE Programa de Formación: Tecnólogo Gestión Empresarial Nombre del Proyecto:
Código: 621201 Versión: 102 Código:
Fase del proyecto: Planeación Actividad (es) de Aprendizaje: Aprendizaje: Actividad (es) del Proyecto: Proyecto: Organizar los comités Planear un evento de pertinentes para la capacitación para el gremio al realización del que pertenezca la unidad evento. productiva Elaborar planeación del evento.
ESCENARIO Ambiente de formación con equipos de cómputo y acceso a internet
MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE PC
Hojas carta
Resultados de Aprendizaje: Aprendizaje:
Competencia:
Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo de evento y las políticas institucionales.
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
Duración de la guía ( en horas):
Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Se ha convertido en una herramienta publicitaria y de posicionamiento de marca muy importante para las empresas de hoy. Los eventos empresariales, como congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos, jornadas de formación o talleres, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras y todos los eventos multidisciplinarios requieren de unas técnicas que
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permitan su ejecución y logro de los objetivos trazados para cada uno de ellos. Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales más importantes en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopción está siendo lenta, cada vez más empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestión diaria y en sus reuniones y eventos. Otra tendencias que se consolida es la responsabilidad social corporativa (RSC), que es cómo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de comportarse de forma ética y de contribuir al desarrollo económico y, al mismo tiempo, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, además de la de la comunidad local y la sociedad de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es ahora también un factor de diferenciación muy importante con una gran aceptación entre los asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones más jóvenes. Como antes, la elección de iniciativa –desde la donación de un pequeño porcentaje de las cuotas de inscripción a una organización benéfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestación o la restauración de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco días de duración dedicado a un solo proyecto en casa o en el extranjero – dependerá del presupuesto y del tiempo disponibles. Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofía empresarial de un creciente número de empresas y las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputación. El desarrollo de las competencias necesarias para el desarrollo de eventos tanto de carácter esporádico en las organizaciones como la realización de eventos como actividad empresarial dará a los aprendices herramientas y ventajas comparativas en el desempeño laboral.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial. Nombre de la actividad: Inicios del Protocolo y los eventos Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. En grupos de tres aprendices realizar de manera comprensiva la lectura “Origen del protocolo” que se encuentra en la carpeta de material didáctico en la LMS 2. Resolver la actividad que contiene la lectura 3. Realizar socialización ante sus compañeros aprendices e instructora. Instructores: Técnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas: Página 2 de 15
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3.2. Actividades de contextualización e identificación de c onocimientos necesarios para el aprendizaje.) Nombre de la actividad: Estructura organizacional de un evento Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. En grupos de máximo tres aprendices realizar la lectura del documento “Estructura Organizacional de un evento”
2. Realizar una mesa redonda respondiendo a los interrogantes Por qué es importante que un evento cuente con una estructura organizacional? Para que es útil diseñar una estructura organizacional a un evento? Qué tipo de estructura considera más apropiada y por qué?
Instructores: Técnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas: 3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y T eorización) Nombre de la actividad: Exposiciones Comités de Eventos. Instrucciones para el desarrollo de las actividad: 1. Conformar grupos hasta de 3 aprendices. 2. Elegir un comité de los que hacen parte del evento. 3. Preparar la exposición de las funciones del evento a través de una herramienta TIC que considere pertinente. 4. Realizar la socialización del tema ante los demás aprendices. Instructores: Técnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas:
3.2
Actividades de transferencia del conocimiento.
Nombre de la actividad: PLANEA Y ORGANIZA UN EVENTO EMPRESARIAL Instrucciones para el desarrollo de las actividades:
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En grupo de proyecto de formación los aprendices deben asumir el rol de empresarios cuyo objeto social es la realización de eventos. La actividad consiste en realizar un evento teniendo en cuenta que organizar un evento de empresa (también conocido como evento corporativo o evento empresarial), requiere de un proceso conformado por 6 pasos que ayudarán a cumplir con los objetivos y crear una buena impresión en los invitados; lea el manual de realización de eventos, aplíquenlo y entregue un informe final para socializa en el ambiente. 1. Establecer los objetivos del evento 2. Definir el tipo de evento a realizar 3. Planear el evento (diseñar presupuesto) a. Fecha y hora del evento b. Lugar de realización del evento c. Conformación de comités y asignación de responsabilidades d. Elección del coordinador general del evento. e. Cronograma de actividades previas al evento f. Cronograma de actividades para realizar durante el evento g. Presupuesto 4. Realizar la preproducción del evento 5. Diseñar los mecanismos para el control de la ejecución del evento 6. Presentar un informe gerencial del proceso de planeación y organización del evento Instructores: Técnico: Ana Milena Madrid Gallego Transversales: N/A # De Horas: 3.3
Actividades de evaluación. Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
Criterios de Evaluación
Clarifica el concepto de protocolo y eventos.
Técnicas e Instrumentos de Evaluación Pruebas: Cuestionarios.
Cuestionarios Detecta escenarios propicios para la realización de eventos.
Da respuesta: Los inicios del protocolo, la importancia de los eventos, concepto de etiqueta y protocolo
Evidencias de Desempeño: Demostraciones
directas:
Administración
del
tiempo
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Presentación de las actividades vivenciales ante el grupo. Dinamismo en la realización de las dinámicas de grupo
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asignado por la instructora en el ambiente de aprendizaje, para Listas de Chequeo el desarrollo del taller.
Evidencias de Producto: Documentos en Word y en powert point con de cada uno de los talleres propuestos en las actividades
Organización de la carpeta o portafolio con evidencias de los trabajos y talleres realizados (actividades de aprendizaje y evaluación). Entrega de trabajos académicos: Informes y ejercicios prácticos de la guía.
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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas) ACTIVIDADES DEL PROYECTO
Planear un evento de capacitación para el gremio al que pertenezca la unidad productiva
Materiales de formación (consumibles)
Talento Humano (Instructores)
DURACIÓN (Horas) Descripción
Cantidad
Descripción
Cantidad
Especialidad
Cantidad
AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente
Computador es y Hojas de papel, esferos
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Agencia: empresa de servicios que puede ser de comunicación, de publicidad, de diseño, de organización de eventos, etc. Anuncio: unidad de difusión de un mensaje publicitario escrito o audiovisual. Asesoramiento: –asesoría o consultoría – labor de apoyo exterior en determinada área de las actividades institucionales o empresariales.
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Agencia: empresa de servicios que puede ser de comunicación, de publicidad, de diseño, de organización de eventos, etc. Anuncio: unidad de difusión de un mensaje publicitario escrito o audiovisual. Asesoramiento: –asesoría o consultoría – labor de apoyo exterior en determinada área de las actividades institucionales o empresariales. Catálogo: documento que se edita para informar acerca de los servicios, productos o otras actividades de la empresa. Generalmente presenta una lista con descripciones de los productos o servicios de la empresa. Son de circulación interna y externa. Hay principalmente dos tipos de catálogos, uno para el consumidor y otro para el profesional. Coloquio: del latín “colloquium”, conversar. Reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusión. Comunicación a través de eventos: al asistir y/o participar en distintos eventos, ferias, congresos o exposiciones también se está comunicando. El objetivo puede ser darse a conocer, presentarse, establecer contacto directo con el mercado, o reforzar la imagen de marca. Comunicación institucional: es la que se utiliza para establecer contactos sociales entre la empresa e instituciones públicas o privadas. Se pretende la valoración de la empresa. Comunicación intermedia: o comunicación business to business o B2b es la que se establece entre la empresa y los proveedores y distribuidores. Comunicación interna: es la que se establece con los públicos internos (los empleados o trabajadores de la empresa). Su principal objetivo es la cohesión de los empleados y su implicación con los objetivos y acciones de la empresa. Comunicación on line: se establece a través de Internet y se puede utilizar para publicitar, promocionar, establecer una comunicación interna en la propia empresa, con los medios, etc.
Comunicación a través de patrocinio: es la acción de comunicación que consiste en financiar o respaldar de alguna manera un evento, una actividad, una organización, una iniciativa -deportiva, cultural, empresarial, social, humanitaria- por parte de una empresa o entidad. Se incluye aquí el Página 7 de 15 mecenazgo, la colaboración y la sponsorización. Comunicación con la prensa: este tipo de comunicación es la que se establece entre la empresa y los
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medios de comunicación. Una de las características más importantes de esta comunicación es la ampliación o multiplicación en la recepción. Comunicación promocional: es toda acción de comunicación tendiente a dar a conocer al público, de una forma directa –generalmente es una acción puntual limitada en el tiempo y en espacio – a la empresa, sus actividades, sus productos, sus iniciativas, etc. Comunicación publicitaria: es toda acción comunicativa que se realiza a través de los medios masivos de comunicación: prensa, radio, TV, vía pública e Internet. Comunicación a través de relaciones institucionales: la comunicación que establece la empresa con instituciones públicas –autoridades y organismos oficiales – y con Instituciones privadas. Comunicación a través de relaciones públicas: al utilizarla, la empresa se comunica con el entorno social: autoridades, organismos oficiales, asociaciones, colegios, institutos, iglesia, comercios, particulares. Comunidad virtual: lugar especializado en la red, en el que se ofrece gratuitamente todo tipo de información a un grupo de personas afines. Allí los asociados virtuales reciben consejos y pueden compartir ficheros, trucos e información. Comunicado de prensa: es un texto corto que informa sobre una actualidad precisa. Está destinado a ser publicado, parcial o totalmente, en el medio al cual se lo envía. Conferencia de prensa: actos realizados por una organización en los que se convoca a los medios de comunicación para informar acerca de un hecho relevante. Ver rueda de prensa. Comunicación corporativa: conjunto de actividades y recursos desplegados por la corporación, empresa, institución, a fin de cumplir sus objetivos comunicativos de identidad. La comunicación corporativa de una empresa es un proceso, un proceso de producción y envío de mensajes hacia los diferentes públicos. Comunicación empresarial: totalidad de acciones capaces de comunicar atributos y valores de la empresa. Conferencia: del latín “conferre”, juntos. Un expositor desarrolla un tema particular. Congreso: asamblea generalmente periódica en la que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc. se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.
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Congreso: del latín “congregare” , juntar, reunir. Es una reunión científica o institucional de colegas de
una misma asociación o entidad, con características reglamentadas y un trabajo sistematizado. Convención: del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Es una reunió n formal con participantes relacionados por ejemplo a una empresa o con la política o una corporación y su objetivo es proveer información u opinión. Se delibera y luego se obtiene un consenso. Es una reunión general de una agrupación –empresa, institución, partido político, etc. –. Pueden ser constitutivas, motivadoras, aprobatorias, etc. Cultura corporativa: 1-Aspiraciones y valores hacia sí misma y hacia el entorno que desarrolla la empresa. 2-Conjunto de actividades y comportamientos comunes al personal de una organización. Cursos: impartir clases teóricas o prácticas –sobre una materia determinada – a una persona o grupo de personas. Display : estructura que se utiliza como soporte de comunicación y venta de un producto.
Dossier de empresa: documento que se elabora para presentar la empresa. En él, se incluye toda la información relativa a la misma. Dossier de prensa: documento que elabora el responsable de comunicación y que contiene información de interés para la prensa sobre un hecho nuevo reciente. Exposición: reunión de varios expositores para una exhibición pública sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinadas actividades. Feed-back : proceso de retroalimentación de la comunicación, la emisión de un mensaje produce una
respuesta en la recepción y a su vez, esta respuesta produce una contra respuesta en la emisión. Feria: exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos que se exhiben. Es divulgación con ventas. Es una manifestación comercial, que tienen por objeto la exposición de bienes o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusión, promover contactos e intercambios comerciales, lograr mayor transparencia en el mercado, otros. Sus principales características son la finalidad comercial, tener una duración limitada en el tiempo y r eunir a una pluralidad de expositores. Folleto: documento gráfico elaborado para informar sobre la empresa, los servicios, los productos, etc. Generalmente es una hoja impresa plegada varias veces o un conjunto de paginas encuadernadas. Foro: del latín “ forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas. Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión. Para discutir asuntos de interés actual ante un auditorio Página 9 de 15
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que a veces interviene en la discusión. House organ: boletín o revista de empresa que puede ser de circulación interna o externa.
Jornadas: del provenzal “ jorn”, día. Evento que se completa en el transcurso de un solo día. Embalaje: envoltura, paquete o caja que permite resguardar, transportar, presentar e identificar el producto. También, puede ser Packaging. Envase: recipiente que contiene el producto para conservarlo, expenderlo, utilizarlo, etc. Escaparate: espacio acristalado, generalmente hacia el exterior, destinado a la exposición del género de un comercio. Escaparatismo: configuración de entornos de presentación y exposición de productos en locales comerciales, centrado en la ambientación de escaparates y en la distribución y colocación de productos en los interiores de las tiendas. Entorno físico: lo integran todos los elementos que forman la infraestructura física, nuestras oficinas o locales, tanto en el espacio exterior como en el interior, el equipamiento, el interiorismo, el escaparatismo, el hardware, la telefonía, nuestros vehículos, puntos de ventas, stand, etc. Entorno social: todo aquello que circunda al hombre en el ámbito de las interrelaciones humanas, contexto social. Estrategia: proceso de selección de decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo con un plan- la empresa se propone aplicar al campo del producto, del marketing, de la comunicación, etc. Evento: es toda reunión organizada con relación a una determinada temática, en la que se dan cita expositores y público para intercambiar información, conocimientos u otros, o para establecer relaciones comerciales, profesionales, otros. Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos corresponden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas. Exposición: tienen por objeto la exhibición de bienes o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusión, promover contactos e intercambios comerciales. Sus principales características son la finalidad comercial, tener una duración limitada en el tiempo y reunir a una pluralidad de
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expositores. Identidad de la empresa: 1-Conjunto de atributos con los que la empresa se identifica y quiere ser identificada por sus públicos. 2-Es la personalidad de la organización, derivada de su filosofía de actuación, su cultura, su historia, sus estrategias y estilos de gestión, la conducta de sus miembros, de sus trabajadores, etc. 3-Conjunto de rasgos y atributos que definen la esencia propia y diferencial de la empresa –uno visibles y otros invisibles – perceptibles por el público. Identidad visual: sistema que expresa a través de elementos identificativos visuales (logo, imagotipo, color, etc.) cómo es la empresa. La coherencia visual que ella otorga debe coincidir con una coherencia de acción de la empresa. Ilustración: imagen gráfica, dibujo, pintura, etc. que integra diferentes soportes gráficos (cartel, folleto, catálogo, aviso gráfico, etc.). Imagen: término polisémico, puede ser un fenómeno exterior perceptible, un icono, una imagen visual o puede ser un registro subjetivo, una representación psicológica e ideológica. Imagen corporativa: lectura que el público hace de los signos de identidad de la corporación. Imagen empresarial: percepción simbólica de la empresa por parte de los diferentes públicos. Logotipo: es la versión visual, básicamente gráfica, del nombre. Con él se le agregan al nombre atributos de la identidad corporativa. Mailing: consiste en la creación y emisión de cartas en serie. Son cartas formadas por un texto común para todas y una cabecera distinta para cada una. Esta última se personaliza con los datos de cada uno de los destinatarios –generalmente extraídos de una base de datos. Manual corporativo: documento escrito en el que se reflejan todos los aspectos relacionados con la imagen corporativa –desde la normativa del logotipo hasta las normas de comportamiento del personal de la empresa. Marketing: proceso social orientado hacia la satisfacción de las necesidades y deseos de individuos y empresas, para la creación y el intercambio voluntario de productos y servicios. Mecenazgo: donación de un bien a una entidad, sin contrapartida aparente. Mercado: Lugar de intercambio de bienes y servicios. O público al que van dirigidos nuestros productos- servicios. Merchandising: conjunto de acciones dirigidas a conseguir una presentación atractiva del producto o
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servicio en el propio establecimiento. Ejemplo de ello, es el escaparatismo, decoración interior, organización y presentación de productos, recorridossugeridos al cliente dentro de los locales de la empresa, etc. Motivar: consiste en imprimir una actitud positiva respecto al trabajo. Por medio de incentivos, viajes, premios, reuniones, otros o por otros medios, como pueden ser las propias tareas, el grado de dificultad, otros. Mesa redonda: los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. El número de expositores varía de 3 a 6 personas. Es necesario un moderador. Muestra: exposición que realiza un expositor único (salvo en casos de muestras colectivas). Página web: es un conjunto de documentos, normalmente con una dirección en Internet, que contiene información sobre diversos temas. Patrocinio: financiación total o parcial de un evento a cambio de algunos derechos de asociación que pueden utilizarse para conseguir una ventaja comercial. Pictogramas: iconos aplicados a la identidad y la señalética. Plan de comunicación: es la herramienta que permite trabajar de una manera eficaz y rentable la comunicación de la empresa y a través de esta, crear una imagen corporativa. Portavoz: persona designada por la empresa para relacionarse con los medios de comunicación. Panel: varias personas exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra en forma de exposición. Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposición mediante la presencia de un coordinador que modera la reunión y permite intercalar preguntas. Prensa: se denomina así a los medios de comunicación en general –prensa, radio, TV – y por extensión a sus representantes. Programa: elemento clave en las reuniones empresarias o institucionales para tener en claro cómo será la marcha del encuentro. Publicidad: conjunto de medios empleados para dar a conocer una persona o una empresa comercial, industrial, etc. que están destinados a facilitar la venta de los productos o servicios que éstas producen. Público: colectividad o audiencia en general.
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Público objetivo: audiencia o colectividad a la que se dirige el mensaje. Promoción: acción de promocionar o promover. Promocionar: dar impulso a una determinada acción y especialmente a una empresa, producto o servicio. Protocolo: conjunto de normas técnicas de uso social, necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y ejecución de cualquier acto que encierre una cierta relevancia. Puntos de venta: espacio especialmente acondicionado para la venta de los productos o servicios. Suelen ser de carácter temporal. Salones: muestras monográficas, donde se exponen con fines comerciales los productos de una determinada industria, como automóviles o embarcaciones. Seminarios: -jornadas- son reuniones periódicas que pueden estar compuestas por conferencias o ponencias, mesas redondas, talleres, otros, en donde se examinan y discuten determinados temas técnicos, científicos, empresariales, culturales, etc. Señalética: es una herramienta que utilizamos para identificamos, informar y orientar al público, la desarrollamos tanto en el exterior como en el interior. Algunos de los elementos de la señalética son los rótulos, el panel, el directorio, el plano director, etc. Simposio: conferencia o reunión en que se examina y discute determinado tema. Software: aplicación o programa informático. Soporte: término utilizado para designar un medio de comunicación susceptible de divulgar cualquier información. Sponsorización: apoyo económico a una entidad a la que queda asociado nuestro nombre comercial. Spot: corto publicitario elaborado para su exhibición en televisión, en cine o en Internet. Spot cibernético: trasladar a la red el formato de anuncio al que nos tiene acostumbrados la TV. Seminario: del latín “seminarius”, relativo a la semilla y la siembra. Reunión de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema o pocos temas determinados, en sesiones o reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa entre especialistas y alumnos. Es intensivo. Simposio: del griego “synposion”, del latín “festín”. Reunión de personas capacitadas en determinado
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tema con la exposición de expertos. Cada persona habla de un aspecto en particular del tema y lo hace con profundidad en un lapso breve. Stand: o plataforma de exposición.1-Espacio acondicionado para la presentación de productos, generalmente en ferias o exposiciones. Es una arquitectura efímera diseñada por interioristas, diseñadores gráficos o industriales. 2-Constituye el soporte físico del producto o servicio, así como el marco donde se desarrollarán todas las acciones comerciales y comunicativas durante el evento. Deberá ser pensado y concebido en base a los objetivos y brindar el entorno más adecuado posible para los contactos y visitantes que a él acudan. Taller: del francés “atelier”, oficina donde se hace un trabajo manual. Testeo: proceso que comprueba el correcto funcionamiento de un programa o de una web. Constituye un elemento fundamental dentro del desarrollo de un sitio web. Debe ser completo, ya que evita fallos y problemas que suelen ocasionar una mala imagen a la empresa que lo publica. Video: formato para la reproducción de imágenes audiovisuales. Workshop: -o encuentros de trabajo- suelen ser talleres para trabajar determinados temas empresariales, técnicos, etc.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS 5. GLOSARIO DE TERMINOS
Elaborado por:
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