Excel Basico - Avanzado

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EQUIPO DE DESARROLLO EDITORIAL DE NEW HORIZONS BARCELONA Dirección Editorial Patricia Agustí Equipo Editorial Maria Andreu Celia Cuadros

SANTA ANA (CALIFORNIA) Director Bill Baker  Copyright 1995 Todos los Derechos Reservados a favor de Training Park, S.L. No se permite la reproducción total o parcial de esta publicación, ni de los materiales educativos que la acompañan, sin permiso previo, escrito, de Training Park S.L. Microsoft y el Logo “Microsoft Office User Specialist” son marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros países. “Independent Course Vendor” es una entidad independiente de Microsoft Corporation, reconocida por la misma. El uso del Logo “Microsoft Office User Specialist Approved Courseware” en este manual, significa que el mismo ha sido revisado y aprobado por aquélla, y que este manual puede utilizarse como soporte para facilitar a los alumnos la preparación del examen “Microsoft Office User Specialist”. Microsoft Corporation y New Horizons Computer Learning Center manifiestan que este manual no garantiza la aprobación del examen expresado.

Printed in Colombia - Cargraphics S.A. Primera edición: octubre de 1999

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 534 bis del Código Penal vigente, podrán ser castigados con penas de multa y privación de libertad quienes reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica fijada en cualquier tipo de soporte, sin la preceptiva autorización.

MARCA REGISTRADA

Indice

Prólogo: Contabilidad por Ordenador La Hoja de Cálculo.......................................................................................................... vi Introducción: Excel 2000 para Windows 95 ................................................................... vii Cómo Usar este Manual .................................................................................................ix Módulos de Aprendizaje...................................................................................................x Extensiones de los Archivos ............................................................................................x Estándares de Formato....................................................................................................x Para Empezar...................................................................................................................xi

Módulo 1: Introducción a Excel Para Empezar: Introducción a Excel......................................................................... M1-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M1-5 Ejercicio A: Navegar por Excel.................................................................................. M1-6 Ejercicio B: Explorar los Menús .............................................................................. M1-14 Ejercicio C: Seleccionar Varias Celdas................................................................... M1-18 Ejercicio D: Crear una Hoja de Cálculo................................................................... M1-24 Ejercicio E: Editar una Hoja de Cálculo .................................................................. M1-28 Ejercicio F: Usar una Plantilla ................................................................................. M1-38 Ejercicio G: Usar la Ayuda ...................................................................................... M1-42 Revisión del Módulo................................................................................................ M1-47 Guía de Estudio ...................................................................................................... M1-48 Módulo 2: Fórmulas y Formatos Para Empezar: Fórmulas y Formatos ....................................................................... M2-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M2-5 Ejercicio A: Crear una Fórmula ................................................................................. M2-6 Ejercicio B: Usar Funciones .................................................................................... M2-10 Ejercicio C: Usar la Paleta de Fórmulas ................................................................. M2-16 Ejercicio D: Usar la Función SI ............................................................................... M2-22 Ejercicio E: Usar AutoSuma.................................................................................... M2-28 Ejercicio F: Usar los Comandos de Rellenar .......................................................... M2-32 Ejercicio G: Crear Referencias Absolutas............................................................... M2-36 Ejercicio H: Formatear Valores ............................................................................... M2-40 Ejercicio I: Usar Autoformato .................................................................................. M2-44 Revisión del Módulo................................................................................................ M2-49 Guía de Estudio ...................................................................................................... M2-50

© New Horizons Publishing Center

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Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario Módulo 3: Presentación Preliminar e Impresión Para Empezar: Vista Previa e Impresión .................................................................. M3-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M3-5 Ejercicio A: Revisar la Ortografía .............................................................................. M3-6 Ejercicio B: Establecer Opciones de Impresión ...................................................... M3-12 Ejercicio C: Crear Encabezados y Pies de Página ................................................. M3-20 Ejercicio D: Usar Características de Web ............................................................... M3-26 Ejercicio E: Utilizar Características de E-mail ......................................................... M3-32 Revisión del Módulo................................................................................................ M3-39 Guía de Estudio ...................................................................................................... M3-40 Módulo 4: Gráficos y Objetos Para Empezar: Gráficos y Mapas ............................................................................. M4-3 Objetivos del Módulo................................................................................................. M4-5 Ejercicio A: Usar el Asistente para Gráficos ............................................................. M4-6 Ejercicio B: Editar un Gráfico .................................................................................. M4-12 Ejercicio C: Crear un Gráfico Circular ..................................................................... M4-20 Ejercicio D: Crear un Mapa ..................................................................................... M4-26 Ejercicio E: Dibujar e Insertar Objetos .................................................................... M4-32 Revisión del Módulo................................................................................................ M4-41 Guía de Estudio ...................................................................................................... M4-42

ii


Prólogo Notas del Usuario

- Notas del Usuario -


iii

Introducción a Excel 2000 para Windows 95 Manual del Usuario

- Notas del Usuario -

iv


Introducción a

Excel 2000 para Windows 95

PRÓLOGO

Contabilidad por Ordenador Excel 2000 para Windows 95/98 y Windows NT es un programa de contabilidad muy potente que le permite documentar y administrar datos numéricos complejos.


La Hoja de Cálculo Desde el inicio de la civilización hasta ahora, los seres humanos han manipulado, organizado y calculado la información numérica. La necesidad de mantener archivos precisos ha sido siempre un desafío. Los ordenadores, por su velocidad y su sistema electrónico, han revolucionado el procesamiento de grandes cantidades de información. Los programas especializados llamados hojas de cálculo electrónicas han solucionado muchos de los problemas asociados con la contabilidad moderna.

Las hojas de cálculo electrónicas han supuesto unas herramientas de trabajo muy valiosas tanto para los propietarios de pequeñas industrias como para las grandes corporaciones. Los programas de contabilidad por ordenador han ido evolucionando a lo largo de los años y son cada vez más sofisticados y presentan características más potentes. Excel le permite crear y administrar hojas de trabajo complejas y aprender a manejar la aplicación fácilmente.

Figura P.1: Una hoja de trabajo de Excel

vi


Prólogo

Figura P.2: Un gráfico de Excel

Introducción: Excel 2000 para Windows 95 Excel 2000 ha sido diseñado para operar en la plataforma de Windows 95/98 o Windows NT. Se trata de una aplicación de hoja de cálculo que le permite organizar información numérica interrelacionada. Un programa de hoja de cálculo es como un libro de contabilidad sofisticado, donde los datos se introducen electrónicamente, por lo que las cifras numéricas se actualizan sin tener que recalcular ni corregir los totales. Debido a que Excel 2000 es un programa de Windows, la Interfaz de Usuario Gráfica (GUI) le ofrece un entorno intuitivo que le permite mejorar la apariencia de la hoja de cálculo a través del formato numérico y de carácter.


Las características de edición permiten mover y copiar los datos a través de la hoja de trabajo. Excel ha sido diseñado sobre el concepto de libro de trabajo, es decir que es posible tener 255 hojas de trabajo de datos interrelacionados bajo un mismo nombre de archivo. Con Excel también puede crear gráficos para presentar sus datos visualmente. El Asistente para Gráficos le permite transformar los datos para crear presentaciones con gráficos rápida y fácilmente. Los datos pueden aparecer en gráficos de barras, lineales, de áreas, de ejes o circulares. También puede escoger entre catorce tipos de gráficos estándar con setenta y tres

vii


Figure P.3: Especificar los argumentos de una fórmula

subtipos, o entre veinte tipos personalizados. Es posible imprimir los gráficos como documentos separados o como parte de una hoja de trabajo. También puede utilizar la aplicación Microsoft Map, que viene incorporada en la Microsoft Office 97, con la que puede crear mapas geográficos a partir de los datos de una hoja de cálculo de Excel.

de base de datos externos creados en otras aplicaciones de base de datos, clasificar y extraer información y visualizarla en cualquier lugar del libro de trabajo, crear informes de referencias especiales de elementos que forman los registros de la base de datos y realizar análisis avanzados en grupos de datos numéricos.

Es posible importar gráficos como imágenes de otras aplicaciones para resaltar la apariencia de las hojas de cálculo, así como dibujar gráficos utilizando líneas, óvalos, arcos, rectángulos y texto. Las herramientas avanzadas de Excel le permiten administrar los datos almacenados en una hoja de cálculo como si se tratase de una base de datos, consultar archivos

La ventana de Excel es intuitiva, ya que anticipa las necesidades del usuario mientras elabora la hoja de trabajo. Las barras de herramientas, que contienen la mayoría de los comandos y acciones utilizadas con más frecuencia en la hoja de trabajo, están diseñadas específicamente parta poder ser utilizadas con el ratón.

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Prólogo

Cómo Usar este Manual Página de Título Cada manual está dividido en módulos de aprendizaje en donde se explica a los estudiantes los conceptos y los ejercicios. Cada módulo empieza con un título que identifica su inicio y resume los conceptos principales que se tratan.

Para Empezar Cada módulo empieza con una presentación informativa en la que se ilustran los conceptos que el usuario debe entender para la correcta realización de los ejercicios.

Antes de Empezar Cada ejercicio está precedido por una explicación de los conceptos que se van a tratar. Se incluye una serie de trucos y consejos que le resultarán de utilidad como referencia rápida.

Ejercicios Paso a Paso Los ejercicios de cada módulo se presentan en un formato que diseñado para todo tipo de estudiantes. La columna de la izquierda proporciona las instrucciones paso a paso y la de la derecha complementa los pasos con información adicional, para mejorar la comprensión del ejercicio.

Los Objetivos

Revisión del Módulo

Los objetivos del módulo se muestran claramente en una hoja independiente. Cada objetivo corresponde a un ejercicio del módulo.

Cada módulo finaliza con una breve revisión y práctica destinada a reforzar la comprensión de las lecciones.


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Módulos de Aprendizaje

Estándares de Formato

En general, cada paquete de software se compone de una serie de tres manuales, que corresponden a los niveles Introducción, Intermedio y Avanzado. No obstante, en ocasiones, algún programa sólo consta de uno o dos niveles (Introducción y/o Intermedio).

Los ejercicios y sus correspondientes introducciones se presentan en el tipo de fuente Helvética. Sin embargo, a lo largo del manual se utilizan además dos estándares de formato diferentes para facilitar la comprensión al usuario.

Cada manual está estructurado en una serie de módulos de aprendizaje, cuyo número varía en función del manual (entre 4 y 6), y que permiten al usuario iniciarse progresivamente en el programa. El manual de Introducción presenta las herramientas básicas de cada programa para familiarizarse con las funciones principales, mientras que los manuales Intermedio y Avanzado introducen al usuario en el uso de opciones más complejas para poder llegar a dominar el programa completamente.

Las indicaciones que implican una interacción del usuario con el ordenador (comandos, símbolo del sistema o prompt, títulos de menús, referencias a texto en la pantalla, nombres de cuadros de diálogo y opciones) se presentan dentro de un recuadro que las distingue del texto normal:

Todos los manuales incluyen un disquete de ejercicios que hacen posible la realización de los ejercicios explicados en el manual y facilitan el aprendizaje al poder utilizarlos repetidamente como práctica.

Extensiones de los Archivos Por defecto, Windows 95 no muestra las extensiones de los archivos. Para realizar correctamente este manual active la opción que permite que se vean las extensiones de los archivos MS-DOS.

x

Pulse n,QWURo. Seleccione la n,o en n,QWURGXFFLÁQo. Las combinaciones de teclado se presentan de la misma manera. Cuando se debe pulsar más de una tecla a la vez, éstas van separadas mediante el signo +. Por otro lado, cuando la combinación consiste en pulsar varias teclas, una después de otra, éstas se separan con una coma. Si el usuario debe teclear texto explícito, éste aparece en el tipo de fuente Courier y en el formato Negrita: Teclee Informe Trimestral.


Prólogo

Figura P.4: La carpeta Temp en el escritorio

Ejercicio: Para Empezar Paso a Paso

Información Adicional

T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Encienda su ordenador. 2. Cierre todas las ventanas abiertas.

Para poder ver claramente el escritorio.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el escritorio.

Se despliega un menú de atajo.

4. Sitúe el puntero en n1XHYRo.

Se abre el submenú Nuevo.

5. Haga clic en n&DUSHWDo.

Así crea una carpeta nueva y sin título en el escritorio. Está seleccionada, por lo que puede darle un nombre directamente, tecleándolo.

6. Teclee Temp n,QWURo.

Va a guardar todos los ejercicios en esta carpeta.


xi


Paso a Paso


7. Coloque el disquete de ejercicios en la unidad A:. 8. Haga doble clic en el icono n0L·3&o.

Se abre la ventana Mi PC.

9. Haga doble clic en el icono n'LVFR·GH···$ o.

Se abre la ventana Disco de 3 ½ (A:).

10. Arrastre el archivo Bxl2kw.zip hasta la carpeta n7HPSo.

Para copiar el archivo en la carpeta Temp.

11. Descomprima el archivo. 12. Cierre todas las ventanas abiertas.

Este manual está basado en el software disponible en la Microsoft Office 2000 Premium Edition. Notas de Instalación Los ejercicios de este manual han sido desarrollados con una instalación Típica de Office 2000. El Ejercicio F del Módulo 1 demuestra la característica de las Plantillas que no está incluida en la instalación Típica. Cuando haga clic en el icono Pedido y clic en Aceptar, un mensaje le comunica que dicha característica no está instalada y le pregunta si desea instalarla. Para ello, debe insertar el CD-ROM (o navegar hasta la ubicación donde guarde los archivos de instalación) y hacer clic en Sí para instalar el componente que falta. El Ejercicio E del Módulo 3 demuestra las características de correo electrónico. El ordenador en el que se realizó dicho ejercicio estaba conectado a un servidor Windows NT 4.0 que tenía instalado Exchange 5.5. El cliente de correo de este ejercicio es Outlook 2000. El Ejercicio D del Módulo 4 demuestra la característica Mapa que tampoco está incluida en la instalación Típica. Debe instalar dicho componente antes de empezar el ejercicio. Inserte el CD-ROM (o navegue hasta la ubicación donde guarde los archivos de instalación). Si el archivo Autorun no pone en marcha la instalación, vaya al programa Instalar en los archivos de instalación y haga doble clic en Instalar para iniciar el programa de instalación. A continuación, haga clic en Agregar o Quitar, doble clic en Microsoft Excel para Windows y seleccione Microsoft Map. Haga clic en actualizar ahora para instalar Microsoft Map. Si la característica Microsoft Map no está instalada, cuando deje de pulsar el botón del ratón en el Paso 18, se le advierte que la característica no está instalada y de que debe insertar el CD-ROM de instalación para instalarla.

xii


Introducción a


MÓDULO

1 Introducción a Excel Excel es una herramienta potente que le permite analizar, organizar y crear gráficos a partir de una serie de datos numéricos. Este módulo le presenta las características más básicas del programa.

01EX2KW.SPS


— Notas del Usuario —

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Módulo 1 Introducción a Excel

Para Empezar: Introducción a Excel as celdas constituyen el elemento básico de Excel. Cada una de ellas tiene una dirección, que está determinada por su posición en la columna y fila. Las columnas están indicadas mediante las letras que aparecen en la parte superior del área de la hoja de cálculo y las filas por números situados en la parte izquierda de la hoja. Por ejemplo, la celda E3 es la celda formada por la intersección de la columna E y de la fila 3.

L

de consolidar varias hojas de trabajo bajo un mismo nombre de archivo.

Las celdas y sus direcciones son elementos muy importantes en Excel, ya que es posible utilizar la información contenida en una celda o moverla a otra, simplemente haciendo referencia a su dirección.

Una celda debe estar activa para poder introducir un valor, rótulo o fórmula en ella. La celda activa viene indicada con un cuadro resaltado denominado selector de celda. Cada vez que abre un libro de trabajo, la celda activa es la situada en la esquina superior izquierda de la primera hoja de cálculo (Hoja 1), la celda A1.

Cada hoja de cálculo de Excel consta de 256 columnas y de 65.536 filas. Aunque su visión en la pantalla está limitada aproximadamente a 10 columnas y a 20 filas, las celdas restantes (más de 16,7 millones) están también ahí por si las necesita. Los archivos que crea están basados en el concepto de libro de trabajo. Si lo desea, pue-

Las celdas pueden contener valores, rótulos o fórmulas. Los rótulos son los encabezados de texto o títulos que describen lo que representan los números, mientras que los valores son los números que desea utilizar para realizar los cálculos, y las fórmulas ejecutan esos cálculos, manipulando los valores para producir un resultado.

La interfaz de Excel es muy flexible. Seleccionar comandos y moverse por el libro de trabajo es tan sencillo como situar el puntero y hacer clic con el ratón. Rápidamente, se dará cuenta de que este programa es muy intuitivo.

Figura 1.1: Una hoja de cálculo de Excel


M1–3



M1–4



Objetivos del Módulo Al finalizar este módulo, será capaz de realizar las siguientes acciones:

A.

Navegar por Excel

B.

Explorar los Menús

C.

Seleccionar Varias Celdas

D.

Crear una Hoja de Cálculo

E.

Editar una Hoja de Cálculo

F.

Usar una Plantilla

G.

Utilizar la Ayuda


M1–5


Antes de Empezar el Ejercicio A

Navegar por Excel Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

El archivo básico de Excel es el libro de trabajo. Cada libro consta de tres hojas de trabajo predefinidas, pero puede tener hasta 255 en cada uno. A su vez, cada hoja está dividida en 256 columnas y en 65.536 filas, que están identificadas por un nombre único situado en la pestaña de la hoja. Hoja1, Hoja2, etc., son los nombres predefinidos, pero si lo desea puede especificar cualquier otro nombre.

1. Pulse F5 o Control + I, para abrir el cuadro de diálogo Ir A. Introduzca una dirección de celda para situarse rápidamente en cualquier lugar de la hoja de cálculo o en cualquier página del libro de trabajo.

La intersección de una fila y de una columna forma la celda, que es la sección más pequeña de una hoja de cálculo. Las celdas contienen rótulos, valores y fórmulas, y se identifican por direcciones únicas como A1, B6 o D23. Cada hoja de cálculo está compuesta aproximadamente por 16,7 millones de celdas, por lo que el límite viene definido más por la memoria del ordenador que por el tamaño de la hoja o libro de trabajo. La celda activa aparece con un borde resaltado a su alrededor denominado selector de la celda. Puede moverse por las celdas de una hoja de cálculo y situarse en un área específica de la hoja o del libro utilizando tanto el ratón como el teclado, así como mediante la función Ir A.

La última versión de Excel se beneficia del entorno basado en el documento de Windows 95, Windows 98 y Windows NT 4.0. Esto significa que puede concentrarse en crear, encontrar y editar sus documentos, en lugar de en la localización de sus programas. Aunque puede abrir Excel navegando por el sistema de menús, resulta mucho más eficaz crear un documento directamente desde cualquier nivel del sistema jerárquico.

M1–6

2. Pulse Control + Inicio para ir a la celda A1 desde cualquier parte de la hoja de cálculo activa. 3. Pulse la tecla Fin y a continuación las teclas de las flechas para situarse en los extremos de la hoja de cálculo activa. 4.

El Cuadro de Nombres situado en el extremo izquierdo de la Barra de Fórmulas muestra la celda activa o seleccionada.

5.

Haga clic en uno de los botones de desplazamiento situados en la esquina inferior izquierda de la ventana para pasar rápidamente de una hoja de cálculo a otra en el libro de trabajo.

6. Pulse la tecla Tab para mover el selector de la celda una celda hacia la derecha, y Mayúsculas + Tab para moverlo una celda hacia la izquierda. También puede mover el selector de la celda en cualquier dirección pulsando las teclas de las flechas. 7. Pulse la tecla Fin y después la tecla de la flecha apropiada para moverse y situarse en los extremos de la hoja de cálculo activa. 8. Pulse las teclas Re Pág. y Av.Pág. para situarse una página hacia arriba o hacia abajo. Pulse Control + Re.Pág. para moverse a la siguiente hoja de cálculo, y Control + Av.Pág. para situarse en la hoja de cálculo anterior. 9. Pulse Control + B para abrir el cuadro de diálo-

go Buscar. Es posible buscar valores dentro de la celda y reemplazarlos con valores diferentes, así como realizar búsquedas por filas o columnas, fórmulas, comentarios, etc.



Figura 1.2: Navegar por un libro de trabajo de Excel

Ejercicio A: Navegar por Excel Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que el escritorio de Windows 95 está activo. 2. Haga clic en el botón n,QLFLRo.

Se encuentra en el extremo izquierdo de la Barra de Tareas. Se abre el menú Inicio.

3. Sitúe el puntero en n3URJUDPDVo.

No haga clic. Se abre el submenú Programas.

4. Sitúese en n0LFURVRIW·([FHOo.

Puede abrir Excel desde aquí.

5. Haga clic en el escritorio.

Para cerrar los menús.

6. Haga clic con el botón derecho del ratón en el escritorio. 7. Sitúe el puntero en n1XHYRo.


Se abre un menú de atajo. Se abre el submenú Nuevo. La opción “Hoja de Cálculo de Microsoft Excel” aparece en el submenú.

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Figura 1.3: Crear un documento nuevo en el escritorio

Paso a Paso


8. Haga clic en n+RMD·GH·&±OFXOR·GH·0LFURVRIW·([FHOo.

9. Teclee Ventas Primer Trimestre.xls n,QWURo.

Vea la Figura 1.3. Aparece el icono “Nuevo Hoja de Cálculo de Microsoft Excel.xls” seleccionado en el escritorio. Para asignar un nombre nuevo al archivo.

10. Haga doble clic en el icono n9HQWDV·3ULPHU·7ULPHVWUH[OVo.

11. Si es necesario, haga clic con el botón derecho del ratón en el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo. 12. Seleccione n2SFLRQHVo.

Para iniciar Excel y abrir un libro de trabajo.

Se abre un menú de atajo. Se abre el cuadro de diálogo Ayudante de Office.

13. Haga clic en n8WLOL]DU·HO·$\XGDQWH·GH·2IILFHo

debajo de la pestaña n2SFLRQHVo. 14. Haga clic en n$FHSWDUo. 15. Seleccione n,QVHUWDUo a n+RMD·GH·&±OFXORo.

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Para hacer desaparecer al Ayudante de Office de la hoja de cálculo. Regresa a la hoja de cálculo Ventas Primer Trimestre.xls y el Ayudante de Office se cierra. Se inserta una nueva hoja de cálculo.



Paso a Paso


16. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja n+RMDo. Se abre un menú de atajo. 17. Seleccione n(OLPLQDUo.

Se le pide una confirmación.

18. Haga clic en n$FHSWDUo.

La hoja de cálculo se elimina.

19. Pulse n7DEo.

Se selecciona la celda B1.

20. Pulse n)OHFKD·'HUHFKDo.

Para seleccionar la celda C1.

21. Pulse n0D\ÆVFXODVo + n7DEo.

El selector de celda se sitúa una celda hacia la izquierda.

22. Pulse n)OHFKD·,]TXLHUGDo.

El selector de celda se sitúa una celda hacia la izquierda.

23. Pulse n)o.

Se abre el cuadro de diálogo Ir A. Vea la Figura 1.4.

24. Teclee D10 n,QWURo.

El selector de celda se sitúa en la celda D10.

25. Pulse n&RQWUROo + n,o.

Se abre el cuadro de diálogo Ir A.

26. Teclee B2 n,QWURo.

El selector de celda se sitúa en la celda B2.

Figura 1.4: El cuadro de diálogo Ir A


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Figura 1.5: El final de la última columna

Paso a Paso


27. Teclee 1234.

La esquina inferior izquierda de la barra de estado muestra “Introducir.” Este es el indicador de modo.

26. Pulse n,QWURo.

Se realiza la entrada y el selector de la celda se sitúa en la celda B3.

27. Teclee abcd n,QWURo.

Se introducen los datos y el selector de la celda pasa a la celda B4.

28. Haga clic en la celda n&o.

El selector de la celda se sitúa en C7.

29. Pulse n&RQWUROo + n,QLFLRo.

Se selecciona la celda A1.

30. Pulse n)LQo, n)OHFKD·$EDMRo.

El selector de la celda se coloca en la última fila de la primera columna: la celda A65536. Vea la Figura 1.5.

31. Pulse n)LQo, n)OHFKD·$UULEDo.

El selector de celda se vuelve a situar en la celda A1.

32. Pulse n)LQo, n)OHFKD·'HUHFKDo.

Para situarse en la última columna.

33. Pulse n)LQo, n)OHFKD·,]TXLHUGDo.

Regresa a la celda A1.

34. Pulse n$Y·3±Jo.

Para desplazarse una página hacia abajo.

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Paso a Paso


35. Pulse n5H·3±Jo.

Para desplazarse una página hacia arriba.

36. Pulse n&RQWUROo + n$Y·3±Jo.

Para desplazarse a la siguiente hoja de cálculo.

37. Pulse n&RQWUROo + n5H·3±Jo.

Para desplazarse a la hoja de cálculo anterior.

38. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento vertical y el cuadro de desplazamiento vertical.

Se sitúa una página hacia abajo.

39. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento vertical y el cuadro de desplazamiento vertical.

Se sitúa una página hacia arriba.

40. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento horizontal y el cuadro de desplazamiento horizontal.

Se sitúa una página hacia la derecha.

41. Haga clic en el espacio situado entre la barra de desplazamiento horizontal y el cuadro de desplazamiento horizontal.

Se sitúa una página hacia la izquierda.

Figura 1.6: Los menús de atajo son sensibles al contexto


M1–11


Paso a Paso 42. Haga clic en la pestaña n+RMDo. 43. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña n+RMDo.

Información Adicional Se activa la tercera hoja de cálculo. Se abre un menú de atajo.

44. Seleccione n&DPELDU·1RPEUHo.

Vea la Figura 1.6. El nombre de la hoja se selecciona.

45. Teclee Ventas n,QWURo.

El nuevo nombre aparece en la pestaña de la hoja. Vea la Figura 1.2.

46. Seleccione n$UFKLYRo a n*XDUGDUo. 47. Deje este archivo abierto.

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Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.





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Antes de Empezar el Ejercicio B

Explorar los Menús Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Es posible navegar por las ventanas de la aplicación Excel mediante el teclado o con el ratón. Puede activar cualquiera de los menús de la barra de menús haciendo clic con el ratón sobre ellos o manteniendo pulsada la tecla Alt y pulsando la letra subrayada del nombre del menú. Por ejemplo, si pulsa las teclas Alt + A, se abrirá el menú Archivo mostrándole opciones con sus propias letras subrayadas. Algunas de ellas tienen asignadas una combinación de teclas que permiten ejecutar el comando asociado sin necesidad de abrir el menú.

1. Si utiliza las teclas de las flechas para seleccionar un elemento del menú, pulse Intro para ejecutarlo.

Debajo de la barra de menús se encuentran las barras de herramientas Estándar y Formato, que recogen los botones de acción rápida. Aunque la mayoría de las acciones representadas por los botones tienen equivalentes en el menú, es mucho más fácil hacer clic en un botón que seleccionar comandos de menú repetidamente.

2. Si selecciona los comandos con el teclado, pulse la letra subrayada para ejecutar inmediatamente ese comando. 3. Pulse una combinación de teclas de atajo para ejecutar inmediatamente su comando asociado sin abrir el menú. 4. Los puntos suspensivos que aparecen al lado de la opción de menú indican que una vez seleccionados se abrirá un cuadro de diálogo.

También es posible acceder a los menús de atajo haciendo clic con el botón derecho del ratón en distintas áreas de la ventana de Excel, lo que le permite modificar las propiedades de un objeto. Ejemplos de propiedades son el nombre del objeto, el color, el tamaño o la posición en la pantalla. Esta flexibilidad le ofrece una ventaja, ya que puede encontrar un método o una combinación de técnicas que mejor le convenga.

Figura 1.7: Combinaciones de teclado

M1–14



Figura 1.8: El resultado de seleccionar un elemento de menú

Ejercicio B: Explorar los Menús Paso a Paso


T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV·3ULPHU·7ULPHVWUH[OVo está

abierto. 2. Seleccione n$UFKLYRo en la barra de menú.

Se abre el menú Archivo.

3. Haga clic en n,PSULPLUo.

Los puntos suspensivos indican que este comando abre un cuadro de diálogo. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

4. Haga clic en n&DQFHODUo.

El cuadro de diálogo se cierra.

5. Pulse n$OWo + n$o.

Se abre el menú Archivo. La “v” de Enviar A está subrayada y la combinación de teclas “Ctrl + P” aparece al lado de la opción Imprimir. Vea la Figura 1.7.


M1–15


Figura 1.9: Navegar por los menús utilizando el teclado

Paso a Paso


6. Pulse nYo.

Se abre el submenú Enviar A.

7. Pulse n(VFDSHo tres veces.

Se cierra cada menú sucesivamente y se deselecciona el menú Archivo.

8. Pulse n&RQWUROo + n3o.

La combinación de teclas de Imprimir. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

9. Pulse n(VFDSHo.

El cuadro de diálogo se cierra.

10. Pulse n$OWo + n1o.

Se abre el menú Ventana.

11. Pulse n)OHFKD·,]TXLHUGDo seis veces.

Cada menú se abre sucesivamente y acaba en el menú Edición.

12. Pulse n)OHFKD·$EDMRo hasta seleccionar la opción n,U·$o.

M1–16

Vea la Figura 1.9.



Paso a Paso


13. Pulse n,QWURo.

Se abre el cuadro de diálogo Ir A. Vea la Figura 1.8.

14. Pulse n(VFDSHo.

Se cierra el cuadro de diálogo.

15. Deje este archivo abierto.



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Antes de Empezar el Ejercicio C

Seleccionar Varias Celdas Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Excel le permite seleccionar grupos de celdas, o rangos. De esta manera, una vez seleccionado el rango es posible modificar el tipo de letra o eliminar el contenido de las celdas.

1. Puede utilizar la técnica de mantener pulsada la tecla Mayúsculas para modificar el tamaño del área de la selección. Haga clic en la esquina superior izquierda del área, mantenga pulsada la tecla Mayúsculas y después haga clic en la celda inferior derecha del rango.

Es sencillo seleccionar grupos o rangos de celdas contiguos con el ratón o con el teclado. Si necesita seleccionar rangos no contiguos de distintas áreas, puede hacerlo manteniendo pulsada la tecla Control mientras hace las selecciones. Los encabezados de filas y columnas son los números de fila o letras de columna que se utilizan para marcar cada una de ellas. Para seleccionar toda una fila o columna, tan sólo debe hacer clic en el encabezado de la fila o de la columna.

2. Haga clic en una celda para deseleccionar cualquier rango. 3. Haga clic en el botón Seleccionar Todo situado en la intersección de los encabezados de las filas y columnas para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Figura 1.10: El cuadro de diálogo Insertar Celdas

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Figura 1.11: Seleccionar un rango discontinuo

Ejercicio C: Seleccionar Varias Celdas Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad


abierto. 2. Haga clic en la celda n%o. 3. Seleccione n,QVHUWDUo en la barra de menús.

4. Seleccione n&HOGDVo.

Espere unos segundos hasta que se amplíe el menú o bien haga clic en la flecha situada en la parte inferior del menú para ampliarlo manualmente. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Celdas. Vea la Figura 1.10.

5. Seleccione n'HVSOD]DU·ODV·&HOGDV·KDFLD·OD·'HUHFKDo

debajo de n,QVHUWDUo. Para insertar una celda y desplazar la celda 1234 una celda hacia la derecha.


M1–19


Figura 1.12: Añadir filas y columnas a una hoja de cálculo

Paso a Paso



La celda 1234 se desplaza una celda hacia la derecha.

7. Seleccione n&HOGDVo.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar Celdas.

8. Si es necesario, seleccione n'HVSOD]DU·ODV·&HOGDV·KDFLD·$EDMRo

debajo de n,QVHUWDUo.

Para insertar una celda y desplazar la celda abcd una celda hacia abajo.


La celda abcd se desplaza una celda hacia abajo.

10. Seleccione n(GLFLÁQo a n(OLPLQDUo.

Se abre el cuadro de diálogo Eliminar Celdas.

11. Si es necesario, seleccione n'HVSOD]DU·ODV·&HOGDV·KDFLD·$UULEDo

debajo de n(OLPLQDUo. 12. Haga clic en n$FHSWDUo.

M1–20

Para eliminar la celda y desplazar la celda abcd una celda hacia arriba. La celda abcd se desplaza una celda hacia arriba.



Paso a Paso


13. Pulse n&RQWUROo + no (guión).


14. Seleccione n'HVSOD]DU·ODV·&HOGDV·KDFLD·OD·,]TXLHUGDo

debajo de n(OLPLQDUo. Para eliminar la celda y desplazar la celda 1234 una celda hacia la izquierda. 15. Haga clic en n$FHSWDUo.

La celda 1234 se desplaza una celda hacia la izquierda.

16. Seleccione n,QVHUWDUo a n)LODVo.

Para insertar una fila.

17. Seleccione n,QVHUWDUo a n&ROXPQDVo.

Para insertar una columna. Vea la Figura 1.12.

18. Seleccione n(GLFLÁQo a n(OLPLQDUo.


19. Seleccione n7RGD·OD·)LODo debajo de n(OLPLQDUo. 20. Haga clic en n$FHSWDUo.

La fila se elimina.

21. Pulse n&RQWUROo + no (guión).


22. Seleccione n7RGD·OD·&ROXPQDo debajo de n6XSULPLUo.

Figura 1.13: Seleccionar un rango de celdas


M1–21


Figura 1.14: Seleccionar toda una fila

Paso a Paso



La columna se elimina.

24. Haga clic en la celda n%o y mientras mantiene pulsado el botón del ratón, arrastre el puntero hasta n'o.

A medida que lo arrastra se va seleccionando un rango de celdas. Vea la Figura 1.13.

25. Deje de pulsar el botón del ratón. 26. Mantenga pulsada la tecla n0D\ÆVFXODVo. 27. Haga clic en la celda n(o.

Esta acción se denomina Hacer clic mientras pulsa la tecla Mayúsculas. El rango seleccionado se actualiza.

28. Deje de pulsar la tecla n0D\ÆVFXODVo. 29. Haga clic en la celda n&o.

El rango se deselecciona.

30. Mantenga pulsada n0D\ÆVFXODVo. 31. Pulse n)OHFKD·'HUHFKDo tres veces.

M1–22

Se selecciona desde la C5 hasta la celda F5.



Paso a Paso


32. Deje de pulsar la tecla n0D\ÆVFXODVo. 33. Haga clic en la celda n'o.

El rango se deselecciona.

34. Haga clic en el encabezado de la fila no.

Se selecciona toda la fila. Vea la Figura 1.14.

35. Haga clic en el encabezado de la columna n(o.

Se selecciona toda la columna.

36. Haga clic en la celda n$o. 37. Mantenga pulsada la tecla n&RQWUROo. 38. Haga clic en la celda n%o.

No deje de pulsar la tecla Control.


No deje de pulsar la tecla Control.

40. Haga clic y arrastre desde la celda n'o hasta la celda n(o.

Este método le permite seleccionar rangos discontinuos. Vea la Figura 1.11.

41. Suelte n&RQWUROo. 42. Haga clic en el encabezado de la fila no. 43. Mantenga pulsada la tecla n&RQWUROo. 44. Haga clic en el encabezado de la columna n(o.

Se seleccionan la fila y la columna no contiguas.

45. Deje de pulsar la tecla n&RQWUROo. 46. Haga clic en el botón n6HOHFFLRQDU·7RGRo.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo.

47. Haga clic en la celda n$o.

Para deseleccionar la hoja de cálculo.

48. Deje este archivo abierto.



M1–23


Antes de Empezar el Ejercicio D

Crear una Hoja de Cálculo Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

La creación de una hoja de cálculo se realiza fácilmente en un proceso de cinco pasos. Primero, introduzca los rótulos que describen los valores. Segundo, introduzca los números o valores. Tercero, añada cualquier fórmula que vaya a necesitar para calcular los resultados. Cuarto, formatee las entradas para hacer que la hoja de cálculo sea fácil de leer y de comprender. Finalmente, guarde su trabajo.

1. Si introduce datos que constan de números y de letras, Excel los tratará como rótulos.

Introducir rótulos y valores es tan fácil como escribirlos. No es necesario introducir caracteres especiales delante, ya que Excel distingue automáticamente la diferencia entre un valor y un rótulo. Puede confirmar la entrada de rótulos o valores de distintas maneras. Cuando se introduce un rótulo o valor, el texto aparece en la Barra de Fórmulas y en la celda activa. Justo a la derecha del Cuadro de Nombres aparecen dos cuadros pequeños. La “X” roja o botón Cancelar borra la entrada actual de la celda y restaura la entrada anterior. Si hace clic en el botón Introducir que contiene una marca de verificación verde, la información actual se sitúa en la celda. También puede pulsar las teclas Intro, Tab o las flechas de desplazamiento del teclado para confirmar una entrada.

2.

Haga clic en el botón Guardar o pulse las teclas Control + G para guardar su trabajo.

3. Si desea guardar una versión diferente del documento bajo otro nombre, seleccione la opción Guardar Como del menú Archivo. 4. Es una buena idea realizar copias de seguridad de los archivos en disquetes con cierta regularidad. Es arriesgado tener sólo copias en el disco duro de su ordenador, ya que en caso de producirse algún fallo, dicha información podría ser irrecuperable.

Al finalizar su trabajo tendrá que apagar su ordenador, lo que significa que debe guardar su trabajo para preservarlo. Cuando guarda un archivo, éste se mueve de la memoria temporal del ordenador, o memoria RAM, a un medio de almacenamiento permanente, como el disco duro o un disquete. Acostúmbrese a guardar su trabajo cada 15 minutos, ya que en caso de haber cortes en el suministro eléctrico o de que el programa fallase mientas está trabajando, perdería todos los cambios realizados en el archivo desde la última vez que guardó.

Figura 1.15: La Barra de Fórmulas

M1–24



Figura 1.16: Guardar una hoja de cálculo con un nombre nuevo

Ejercicio D: Crear una Hoja de Cálculo Paso a Paso


5

T 43 T2 T1 T

Nivel de Dificultad


abierto. 2. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n%o. 3. Pulse n6XSULPLUo.

Para eliminar las entradas.

4. Haga doble clic en la pestaña n9HQWDVo. El nombre se selecciona. 5. Teclee Hoja1 n,QWURo.

Para asignar un nombre nuevo a la hoja de cálculo.

6. Haga clic en la celda n$o. 7. Teclee Almacén de Informática.


El texto aparece en la Barra de Fórmulas y en la celda activa.

M1–25


Figura 1.17: Introducir datos en una hoja de cálculo

Paso a Paso


8. Haga clic en el botón n,QWURGXFLUo.

Es el botón que tiene una marca de verificación verde en la Barra de Fórmulas. La entrada se acepta en la celda. Vea la Figura 1.15.

9. Pulse n)OHFKD·$EDMRo. 10. Teclee Ventas Primer Trimestre n,QWURo.

Si pulsa Intro también se confirma la entrada.

11. Haga clic en la celda n%o. 12. Teclee Productos n,QWURo Pentium III n,QWURo Pentium II n,QWURo Pentium n,QWURo Monitores n,QWURo Total n,QWURo.

Estos son los rótulos de los productos de la hoja de cálculo. Vea la Figura 1.17.


M1–26



Paso a Paso


14. Teclee Ene n7DEo Feb n7DEo Mar n7DEo Total n,QWURo. 15. Compruebe que la celda n&o está seleccionada. 16. Teclee 20000 n7DEo 19500 n7DEo 21750 n,QWURo 21950 n7DEo 19950 n7DEo 20950 n,QWURo. 17. Teclee 21500 n7DEo 22850 n7DEo 21650 n,QWURo 21850 n7DEo 19500 n7DEo 20550 n,QWURo.

El selector de la celda se sitúa en la celda más lógica del rango.

Excel continua siguiendo el rango lógico.

Los valores se introducen ahora en la hoja de cálculo. Vea la Figura 1.16.

18. Seleccione n$UFKLYRo a n*XDUGDU·&RPRo.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como.

19. Teclee Informe de Ventas Trimestral.

Para introducir un nombre nuevo.

20. Haga clic en la flecha de n*XDUGDU·HQo.

Se abre una lista jerárquica.

21. Seleccione n7HPSo. 22. Haga clic en el botón n&UHDU·1XHYD·&DUSHWDo.

Es la carpeta Temp que se encuentra en el escritorio. Se abre el cuadro de diálogo Nueva Carpeta. Va a crear una carpeta dentro de la carpeta Temp.

23. Teclee Informe.

Para asignar un nombre a la carpeta.


Se crea la carpeta Informe y está activa..

25. Haga clic en n*XDUGDUo.

La barra de título se actualiza y muestra el nombre del archivo “Informe de Ventas Trimestral.xls.”

26. Permanezca en esta pantalla.

Va a continuar desde aquí.


M1–27


Antes de Empezar el Ejercicio E

Editar una Hoja de Cálculo Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Una hoja de cálculo no está completamente finalizada hasta que se han calculado los totales de los valores de las filas y columnas. También es necesario formatearlos para conseguir que la hoja de cálculo resulte más fácil de comprender. Excel le permite aplicar estilos de formato numérico fácilmente.

1. Puede mover el contenido de una celda seleccionando la celda deseada y colocando el puntero en el borde de la misma hasta que se convierta en una flecha que apunta a la izquierda. Después, haga clic y arrastre por el borde a su posición nueva.

Si introduce un rótulo que excede del ancho de la columna predefinido, el texto aparecerá en las celdas adyacentes; pero si éstas contienen información, el texto quedará cortado en la columna. La solución a este problema consiste en ensanchar las columnas, de manera que las entradas se puedan ver claramente.

2. Haga doble clic en el separador del encabezado de la columna para que se ajuste el ancho de la columna. Asimismo, puede elegir la opción Autoajustar a la Selección del submenú Columna, que se encuentra en el menú Formato. 3. Excel actualiza automáticamente el ancho de la columna para las entradas numéricas.

Excel posee la característica AutoLlenado, que sitúa una progresión lógica de valores o rótulos en una serie de celdas. Por ejemplo, con frecuencia deben introducirse los meses del año en una hoja de cálculo. Para simplificar el proceso, teclee el nombre del primer mes, como Enero, y, a continuación, haga clic en el manejador de AutoLlenado situado en la esquina inferior derecha del selector de la celda y arrástrelo hacia las siguientes celdas. Una vez que deja de pulsar el botón del ratón, Excel completa las entradas con los nombres de los meses restantes en sucesión automáticamente.

Figura 1.18: Mostrar una Información de Pantalla

M1–28



Figura 1.19: Ajustar el ancho de las columnas

Ejercicio E: Editar una Hoja de Cálculo Paso a Paso


5

T 43 T2 T1 T

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n,QIRUPH·GH·9HQWDV·7ULPHVWUDO[OVo

está abierto. 2. Seleccione n9HUo a n%DUUDV·GH·+HUUDPLHQWDVo.

3. Compruebe que las barras n(VW±QGDUo y n)RUPDWRo están seleccionadas. 4. Compruebe que las barras de herramientas restantes están deseleccionadas.

5. Haga clic en un área en blanco.


Se abre el submenú Barras de Herramientas. Asegúrese de que hay una marca de selección a la izquierda de Estándar y Formato.

Haga clic en el nombre de cualquier barra de herramientas que tenga una marca de selección a su lado. Para cerrar los menús.

M1–29


Figura 1.20: Mostrar una Información de Pantalla

Paso a Paso


6. Seleccione las celdas n$o hasta n$o.

Son las celdas que contienen el título y el subtítulo.

7. Sitúe el puntero en el botón situado más a la izquierda de la barra de herramientas n(VW±QGDUo.

8. Sitúe el puntero un botón hacia la derecha. 9. Haga clic en el botón n&RUWDUo.

No haga clic. Al cabo de un momento aparece una Información de Pantalla mostrando que se trata del botón Nuevo. Vea la Figura 1.18. El botón aparece descrito como el botón Abrir. Vea la Figura 1.20. Podría estar oculto debajo del botón Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se seleccionan las celdas A1 y A2 y el texto se corta en el portapapeles.

10. Haga clic en la celda n'o.

M1–30



Paso a Paso


11. Haga clic en el botón n3HJDUo.

El texto se copia pero no aparece centrado correctamente.

12. Haga clic en la celda n'o. 13. Haga clic en el botón n&RPELQDU·\·&HQWUDUo.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. El título se centra y el botón Combinar y Centrar aparece en la barra de herramientas Estándar.

14. Haga clic en la celda n'o. 15. Haga clic en el botón n&RPELQDU·\·&HQWUDUo.

El subtítulo se centra.

16. Seleccione las celdas n'o hasta n'o.

Figura 1.21: Seleccionar una fuente de la lista


M1–31


Figura 1.22: Utilizar la AutoSuma para obtener un total

Paso a Paso

17. Haga clic en el botón n1HJULWDo. 18. Haga clic en la flecha n7DPDÀR·GH·)XHQWHo.


El texto aparece en negrita. Se despliega una lista de fuentes.

19. Seleccione no.

El tamaño de la fuente aumenta a 14 puntos.

20. Haga clic en la flecha n)XHQWHo.

Se abre una lista de fuentes.

21. Desplácese hacia abajo y seleccione n7LPHV·1HZ·5RPDQo.

La fuente cambia a Times New Roman. Vea la Figura 1.21.

22. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n)o. 23. Haga clic en el botón n1HJULWDo.

M1–32



Paso a Paso

24. Haga clic en el botón n&HQWUDUo.


El texto se centra.

25. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n%o. 26. Haga clic en el botón n1HJULWDo. 27. Haga clic en el botón n$OLQHDU·D·OD·'HUHFKDo.

Esta acción completa el proceso de formateo de los rótulos de la hoja de cálculo.

Figura 1.23: Rotar el texto


M1–33


Paso a Paso


28. Seleccione desde la celda n)o hasta la celda n)o. 29. Haga clic en el botón n$XWR6XPDo.

Se suma el total de los valores de las filas. Vea la Figura 1.22.

30. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o. 31. Haga clic en el botón n$XWR6XPDo.

Se suma el total de los valores de las columnas.

32. Haga clic en la celda n&o. 33. Teclee 22950 n,QWURo.

Para revisar el valor. Las fórmulas actualizan los resultados.


Contiene el rótulo “Ene”.

35. Teclee Enero. 36. Haga clic en el botón n,QWURo. 37. Sitúe el puntero en el manejador de n$XWR)LOOo de la celda n(QHURo.

Enero reemplaza Ene en la celda. El manejador de AutoLlenado se encuentra en la parte inferior derecha de la celda. El cursor se convierte en una cruz negra.

38. Haga clic sin soltar el manejador n$XWR/OHQDGRo y arrástrelo hasta la celda n(o. 39. Deje de pulsar el botón del ratón.

Feb y Mar se convierten en Febrero y Marzo.

40. Seleccione n)RUPDWRo a n&HOGDVo.

O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diálogo Formato de Celdas.

41. Haga clic en la pestaña n$OLQHDFLÁQo.

El cuadro de diálogo se actualiza.

42. Haga doble clic en el campo n*UDGRVo.

Para seleccionar la configuración actual.

43. Teclee 15 n,QWURo.

Vea la Figura 1.23. El indicador de la Orientación se actualiza. El texto seleccionado rota quince grados.

44. Pulse n&RQWUROo + no.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Celdas.

45. Haga doble clic en el campo n6DQJU¼Do.

M1–34




Paso a Paso



El texto seleccionado aparece sangrado.

47. Haga clic en el botón n&HQWUDUo.

Para mejorar la apariencia.

48. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o. 49. Mantenga pulsada la tecla n&RQWUROo. 50. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o.

Para seleccionar rangos discontinuos.

51. Deje de pulsar la tecla n&RQWUROo. 52. Haga clic en el botón n(VWLOR·0RQHGDo.

53. Haga clic y arrastre desde la celda n&o hasta la celda n)o.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. Se aplica el estilo moneda a los valores seleccionados. Vea la Figura 1.24. Para seleccionar un rango continuo.

Figura 1.24: Editar el estilo de la celda


M1–35


Paso a Paso 54. Haga clic en el botón n(VWLOR·0LOODUHVo.

55. Sitúe el puntero en la línea de separación entre los rótulos de las columnas n%o y n&o. 56. Haga doble clic en la línea de separación. 57. Haga doble clic en la línea de separación entre las columnas n'o y n(o.

58. Haga clic en el botón n'HVKDFHUo.


Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. El estilo millares se aplica a los valores seleccionados.

El puntero se convierte en una flecha doble. La columna B se ensancha para que quepan las entradas más largas.

Puesto que el título es la entrada más larga, el ancho de la columna se ajusta a él. Vea la Figura 1.19. Para deshacer la última acción.

59. Si es necesario, repita los pasos no y no pero entre los rótulos de las columnas n(o y n)o. 60. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n)o. 61. Seleccione n)RUPDWRo a n)LODo a n$OWRo.

Aparece el cuadro de diálogo Alto de Fila.

62. Teclee 25 n,QWURo. 63. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o. 64. Seleccione n(GLFLÁQo a n%RUUDUo a n)RUPDWRVo. 65. Guarde su trabajo. 66. Seleccione n$UFKLYRo a n&HUUDUo.

Para cerrar el documento.

67. Permanezca en esta pantalla.


M1–36





M1–37


Antes de Empezar el Ejercicio F

Usar una Plantilla Conceptos del Ejercicio Excel incluye una serie de plantillas ya incorporadas que son libros de trabajo formateados diseñados para ser utilizados en una amplia variedad de tareas del mundo de los negocios y de las finanzas. También puede volver a formatear un archivo basado en una plantilla, para que se ajuste mejor a sus necesidades. Cada vez que utiliza una plantilla como base de un documento, Excel le asigna un nombre de libro de trabajo predefinido, por lo que la plantilla original permanece intacta. Al guardar el archivo, puede darle un nombre más descriptivo. Para acceder a una plantilla, debe seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, ya que si hace clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar, Excel abrirá automáticamente un libro de trabajo predefinido.

Trucos y Consejos 1.

Haga clic en el botón Mostrar u Ocultar Ejemplo en la barra de herramientas de la plantilla para llenarla con datos ficticios y hacer una demostración.

2. Haga clic en la pestaña Soluciones de Hoja de Cálculo en el cuadro de diálogo Nuevo para acceder a una plantilla.

Para completar satisfactoriamente este ejercicio, debe tener instaladas las plantillas de Microsoft Excel. Si no las tiene, cuando seleccione la característica plantilla, se le pedirá que inserte el CD-ROM de instalación de Microsoft o que las instale desde la ubicación donde tenga los archivos de instalación.

Figura 1.25: Seleccionar una plantilla

M1–38



Figura 1.26: Utilizar una plantilla

Ejercicio F: Usar una Plantilla Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. 2. Seleccione n$UFKLYRo a n1XHYRo.

Se abre el cuadro de diálogo Nuevo.

3. Haga clic en la pestaña n6ROXFLRQHV·GH·+RMD·GH·&±OFXORo.

4. Haga clic en el icono n3HGLGRo.

El cuadro de diálogo se actualiza. El área Vista Previa muestra el contenido de la plantilla. Vea la Figura 1.25.

5. Haga clic en n$FHSWDUo. 6. Si aparece el mensaje de que debe insertar el CD-ROM Microsoft Office CD-ROM, hágalo ahora.


Microsoft Excel muestra una advertencia de que la hoja de cálculo contiene macros.

M1–39


Figura 1.27: Los datos de una plantilla de pedido

Paso a Paso


7. Haga clic en n+DELOLWDU·PDFURVo.

Se abre la plantilla Pedido y una barra de herramientas personalizada.

8. Sitúe el puntero en n7LSR·GH·8QLGDGo.

El comentario de celda que aparece explica qué información debe introducirse en la columna situada debajo.

9. Haga clic en el botón n0RVWUDU·X·2FXOWDU·(MHPSORo.

10. Haga clic en no debajo de n3UHFLR·8QLWDULRo.

Se encuentra en la barra de herramientas personalizada de Pedido. La plantilla se rellena con datos a modo de ejemplo. Vea la Figura 1.27. Si es necesario, desplácese hacia la derecha para poder ver esta columna.

11. Teclee 8,25 n,QWURo.

Para introducir el precio por unidad. Los datos de la hoja de cálculo se actualizan.

12. Desplácese por la hoja de cálculo.

Para poder ver toda la plantilla del pedido.

13. Pulse n&RQWUROo + n,QLFLRo.

M1–40



Paso a Paso


14. Haga clic en el botón n*XDUGDUo.

Se abre el cuadro de diálogo Archivo de Plantilla - Guardar en Base de Datos.


Para aceptar la configuración predeterminada por ahora. Si se abre un cuadro de diálogo preguntándole si desea sobreescribir el archivo, haga clic en Sí. Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como.

16. Teclee Nuevo Pedido. 17. Seleccione n7HPSo después de n*XDUGDU·HQo. 18. Haga clic en n*XDUGDUo.

Vea la Figura 1.28. El nombre nuevo aparecen la barra de título. Vea la Figura 1.26.

19. Seleccione n$UFKLYRo a n&HUUDUo. 20. Haga clic en el botón n1XHYRo. 21. Permanezca en esta pantalla.

Se abre un libro de trabajo nuevo, vacío. Va a continuar desde aquí.

Figura 1.28: Guardar la plantilla con un nombre nuevo


M1–41


Antes de Empezar el Ejercicio G

Utilizar la Ayuda Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Aunque sea un experto en Excel, podría olvidarse de cómo ejecutar alguna tarea en mitad de un proyecto importante. Si no encuentra la documentación, ¿dónde puede recurrir para obtener ayuda?

1. Pulse F1 para mostrar el Ayudante de Office.

Excel viene con un sistema de ayuda que resulta muy fácil de utilizar. Cuando accede al sistema de ayuda, basta con hacer clic con el ratón para obtener una explicación de cada operación. Si lo desea, puede utilizar las características Ayudante de Office, Contenido, Asistente para Ayuda, Índice o ¿Qué es esto?.

2. Pulse las teclas Mayúsculas + F1 para activar la característica ¿Qué es esto? y después haga clic en cualquier elemento de la ventana de Excel para que aparezca la Información de Pantalla. 3. Haga clic con el botón derecho del ratón en los elementos o áreas de un cuadro de diálogo abierto para obtener una breve descripción del elemento o área.

Figura 1.29: El Ayudante de Office

M1–42



Figura 1.30: Acceder a la ayuda en un cuadro de diálogo

Ejercicio G: Utilizar la Ayuda Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. 2. Compruebe que hay un libro de trabajo abierto. 3. Seleccione el botón n"o a n0RVWUDU·HO·$\XGDQWH·GH·2IILFHo.

Se abre el Ayudante de Office.

4. Si es necesario, haga clic en el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo. 5. Teclee Y2K.

El nuevo texto reemplaza el texto predeterminado. Vea la Figura 1.29.

6. Haga clic en n%XVFDUo.

El Ayudante de Office muestra las respuestas más probables.


M1–43


Figura 1.31: Ocultar el Ayudante de Office

Paso a Paso


7. Haga clic en n&HQWUR·GH·5HFXUVRV·GH·0LFURVRIW·SDUD·HO·$ÀR·o.

Se abre la barra de menús de la Ayuda de Microsoft Excel. 8. Haga clic en el botón n0D[LPL]DUo de la barra de menús n0LFURVRIW·([FHO·+HOSo.

Se abre la ventana Microsoft Excel Help ventana y muestra el Centro de Recursos de Microsoft para el Año 2000.

9. Si es necesario, haga clic y arrastre el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo hacia la derecha de la ventana. 10. Haga clic el botón n0RVWUDUo.

La Ayuda de Microsoft Excel se actualiza y le ofrece tres opciones para obtener ayuda.

11. Si es necesario, haga clic en n$\XGD·GH·0LFURVRIW·([FHOo en la Barra de Tareas. 12. Haga clic con el botón derecho del ratón en el icono del n$\XGDQWH·GH·2IILFHo.

M1–44

Se abre un menú de atajo. Vea la Figura 1.31.



Paso a Paso


13. Seleccione n2FXOWDUo.

El Ayudante de Office se cierra.

14. Si es necesario, haga clic en n0LFURVRIW·([FHO·+HOSo en la Barra de Tareas. 15. Si es necesario, haga clic en la pestaña n&RQWHQLGRo.

El cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft Excel se activa. El cuadro de diálogo se actualiza.

16. Haga doble clic en n8WLOL]DU·OD·$\XGD·GH·0LFURVRIW·2IILFHo.

Aparece una serie de subtemas. 18. Haga clic en n$FHUFD·GH·OD·9HQWDQD·$\XGDo.

Aparece información sobre cómo acceder a la ayuda.

19. Haga clic en la pestaña n,QGLFHo.


20. Teclee impresión.

La lista de entradas de índice se actualiza.

21. Haga clic en el botón n%XVFDUo.

Los paneles 2 y 3 muestran los resultados de la búsqueda.

22. Seleccione n,PSULPLU·XQ·7HPD·GH·OD·$\XGDo

debajo de n(OLMD·XQ·7HPD··(QFRQWUDGRV o.

Aparecen instrucciones paso a paso.

Figura 1.32: Pedir ayuda al Asistente para Ayuda


M1–45


Paso a Paso


23. Haga clic en el texto n3DQHO·GH·'HVSOD]DPLHQWRo en el panel

de la derecha.

El submenú que se abre muestra un panel de desplazamiento.

24. Haga clic en la pestaña n$VLVWHQWH·SDUD·$\XGDo. 25. Teclee Imprimir una hoja de cálculo.

Vea la Figura 1.32.

26. Haga clic en el botón n%XVFDUo. 27. Seleccione n6ROXFLÁQ·GH·3UREOHPDV·DO·,PSULPLUo

debajo de n6HOHFFLRQH·XQ·7HPD·SDUD·0RVWUDUORo.

28. Haga clic en el botón n&HUUDUo.

Se cierra el cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft Excel.

29. Haga clic en el botón n1XHYRo. 30. Seleccione n$UFKLYRo a n,PSULPLUo. 31. Haga clic en el botón n$\XGDo del cuadro de diálogo.

Se abre el cuadro de diálogo Imprimir. El puntero se convierte en un puntero de ayuda (un signo de interrogación).

32. Haga clic en n6HOHFFLÁQo debajo de n,PSULPLUo.

Aparece una explicación de la opción.

33. Haga clic en el cuadro de explicación.

Para cerrarlo.

34. Haga clic con el botón derecho del ratón en el campo n1RPEUHo.

Se abre un menú de atajo.

35. Seleccione nr4X¸·HV·(VWR"o.

Una Información de Pantalla le explica cómo seleccionar una impresora. Vea la Figura 1.30.


Para cerrar el cuadro de diálogo.

37. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo. 38. Cierre todas las ventanas que estén abiertas en el escritorio.

M1–46

Ya ha finalizado este módulo.



Revisión del Módulo Verdadero o Falso 1.

El área de trabajo más pequeña de un libro de trabajo de Excel es la celda.

2.

Una hoja de cálculo consta de más de 16,7 millones de celdas.

3.

Al pulsar la tecla Fin el selector de celda se sitúa en la celda A1.

4.

Las barras de herramientas son conjuntos de botones de acción rápida.

5.

Mantenga pulsada la tecla Mayúsculas para seleccionar rangos de celdas no contiguos.

Opción Múltiple 6.

Excel ajusta automáticamente el ancho de columna de: a. Los rótulos. b. Los valores. c. Las fórmulas. d. Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

7.

Es posible acceder a la ayuda sensible al contexto: a. Pulsando F1. b. Pulsando Mayúsculas + F1. c. Haciendo clic en el botón del signo de interrogación de un cuadro de diálogo. d. Todas las respuestas anteriores son correctas.


M1–47


Guía de Estudio Esta guía le presenta los temas que debería dominar al finalizar este módulo. Como repaso, evalúe su comprensión en cada uno de ellos:

Tema

Navegar por Excel Explorar los Menús Seleccionar Varias Celdas Crear una Hoja de Cálculo Editar una Hoja de Cálculo Usar una Plantilla Utilizar la Ayuda

Dominado

❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Necesito Repasar

❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo siguiente: Cree una hoja de cálculo que muestre los meses de un trimestre en la fila superior y los nombres de los productos en la primera columna. A continuación, utilice el botón AutoSuma para añadir filas y columnas de valores, y aplique el formato de moneda tanto a la primera fila de valores como a la del total. Si es necesario, utilice la característica Autoajustar a la Selección para que el ancho de las columnas se ajuste a los valores.

M1–48


Introducción a


MÓDULO

2 Fórmulas y Formatos Las fórmulas manipulan un rango de valores de la hoja de cálculo para calcular y mostrar resultados.

NH-02EX2KW.SPS



M2–2


Módulo 2 Fórmulas y Formatos

Para Empezar: Fórmulas y Formatos

L

as fórmulas se utilizan para calcular el resultado de un rango de datos numéricos definido. Cuando se escribe una fórmula, se debe utilizar la sintaxis correcta. Todas las fórmulas empiezan con el símbolo igual a (=), que indica a Excel que las entradas que se realicen a continuación se utilizarán en algún tipo de cálculo. Las fórmulas también requieren una serie de argumentos y de operadores matemáticos válidos. Los argumentos son direcciones de celda, mientras que los operadores informan al programa cómo debe calcular los argumentos. Por ejemplo, si quisiera dividir el valor de C5 entre el valor de C10, la sintaxis adecuada sería =C5/C10. La barra diagonal (/) actúa como un operador de división por lo que indica que los valores deben dividirse.

bres, realizan sumas y promedios. A continuación del nombre aparecen los argumentos, incluidos entre paréntesis. Por eso la fórmula =SUMA(C5:C7) ejecuta el mismo cálculo que =C5+C6+C7; el rango de las direcciones de celda (separadas por dos puntos) define los argumentos.

Aunque es posible introducir fórmulas explícitas, como =C5+C6+C7, Excel incorpora funciones que pueden realizar muchos tipos de cálculos. El nombre de la función refleja el tipo de cálculo que va a realizar. Por ejemplo, =SUMA y =PROMEDIO, tal y como indican sus nom-

Una vez haya finalizado este módulo, comprenderá mejor cómo utilizar fórmulas para calcular valores numéricos en sus hojas de cálculo. Después, podrá aplicar formatos para exponer con mayor claridad lo que representan los números.

Una vez introducidas las fórmulas en la hoja de trabajo para calcular los resultados, debería aplicar formato numérico para aclarar lo que representan las cifras, como por ejemplo si los valores indican cantidades en pesetas o bien porcentajes. Excel puede mostrar cualquier tipo de dato (monetario, científico, etc.) de distintas maneras. Sin embargo, es aconsejable no excederse con el formato, ya que podría dificultar la lectura y comprensión de su hoja de cálculo.

Figura 2.1: Crear una fórmula


M2–3



M2–4




A.

Crear una Fórmula

B.

Usar Funciones

C.

Usar la Paleta de Fórmulas

D.

Usar la Función SI

E.

Usar AutoSuma

F.

Usar los Comandos de Rellenar

G.

Crear Referencias Absolutas

H.

Formatear Valores

I.

Usar Autoformato


M2–5



Crear una Fórmula Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Las fórmulas de Excel son potentes y flexibles. Si comete un error al insertar los datos, todo lo que tiene que hacer es volver a introducir ese número en particular y las fórmulas volverán a calcular todos los valores de la hoja de cálculo de forma automática.

1. No incluya la dirección de celda que contiene la fórmula dentro de los argumentos de la propia fórmula, puesto que ello crea una referencia circular y Excel muestra un mensaje de error.

Es importante entender algunos conceptos básicos acerca de las fórmulas antes de empezar a crearlas: •

•

•

En primer lugar, debe teclear el símbolo de igual a (=). Esto informa a Excel de que está introduciendo una operación matemática, o fórmula, en la celda y no un valor o rótulo. A continuación, puede escribir las referencias a las celdas (los operandos) y separar los operandos con operadores de cálculo. No incluya ningún espacio en las fórmulas. Si pulsa la barra espaciadora al introducir una fórmula, Excel le mostrará un mensaje de error y le indicará que debe corregirlo.

2. Si utiliza el teclado numérico para introducir números y símbolos matemáticos, pulse la tecla Bloq. Num. para activarlo y desactivarlo. 3. Cada operador de fórmula debe ser un operador matemático válido. 4. Las celdas contienen fórmulas, aunque sólo muestran los resultados.

Operadores de Fórmulas Válidos

Introduzca primero los valores en la hoja de cálculo y después las fórmulas, ya que crear fórmulas basadas en celdas vacías es confuso y el programa le mostrará un mensaje de error. Por ejemplo, si introduce una función de división en una celda que no contiene ningún valor, Excel le devolverá el mensaje de error (#DIV/0!) en la celda.

+

Suma

-

Resta

/

División

*

Multiplicación

El orden apropiado para introducir los componentes de una fórmula consiste en los siguientes pasos: 1) teclear el símbolo de igual a (=); 2) introducir un operando; 3) teclear un operador matemático (como +, -, / ó *) 4) introducir otro operando. Por ejemplo: =C5+(B6+D5)-E5/F5*F6. Excel calcula la fórmula utilizando el orden de precedencia de los operadores.

Figura 2.2: Una fórmula básica

M2–6



Figura 2.3: Crear una fórmula

Ejercicio A: Crear una Fórmula Paso a Paso

T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. 2. Cierre todos los archivos que estén abiertos. 3. Haga clic en n9HUo a n%DUUDV·GH·+HUUDPLHQWDVo a n3HUVRQDOL]DUo.

Se abre el cuadro de diálogo Personalizar.

4. Haga clic en la pestaña n2SFLRQHVo. 5. Seleccione n5HVWDEOHFHU·PLV·'DWRVo debajo de n0HQÆV·\·%DUUDV·3HUVRQDOL]DGDVo.

Para restablecer la configuración predeterminada de las barras de herramientas.

6. Haga clic en n6¼o. 7. Haga clic en n&HUUDUo.


Se restablecen las barras de herramientas.

M2–7


Figura 2.4: Sumar el total de los valores

Paso a Paso

8. Haga clic en el botón n$EULUo.


Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

9. Haga clic en la flecha n%XVFDU·HQo.

Se abre una lista jerárquica.

10. Seleccione n7HPSo.

Para ver el contenido de la carpeta Temp.

11. Haga doble clic en n9HQWDV[OVo.

Para abrir el libro de trabajo.


Va a crear una fórmula.

13. Pulse n o.

Este signo informa a Excel que está introduciendo una fórmula.

14. Haga clic en la celda n&o. 15. Pulse no.

Utilice el signo de suma del teclado numérico.

16. Haga clic en la celda n&o. 17. Pulse no.

M2–8



Paso a Paso


18. Haga clic en la celda n&o. 19. Pulse no. 20. Haga clic en la celda n&o.

La fórmula aparece de la siguiente manera: =C5+C6+C7+C8. Vea la Figura 2.2.

21. Haga clic en el botón n,QWURo.

Se encuentra en la Barra de Fórmulas. La fórmula realiza el cálculo y muestra el total. Vea la Figura 2.4.

22. Haga clic en la celda n&o. 23. Teclee 17250 n,QWURo.

El total se actualiza inmediatamente. Vea la Figura 2.3.


O pulse Control + Z. Para deshacer la última acción

25. Haga clic en el botón n*XDUGDUo. 26. Deje este archivo abierto.


Para guardar su trabajo. Lo va a utilizar en el próximo ejercicio.

M2–9



Usar Funciones Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Aunque puede escribir una fórmula explícita, como =C5+C6+C7+C8, para calcular un total, resulta mucho más eficaz el uso de las funciones. Una función es una operación matemática ya ensamblada que incluye el símbolo de igual a, los operadores y los paréntesis que contienen las referencias de las celdas. Excel tiene varias categorías de funciones, entre ellas lógicas, matemáticas y estadísticas.

1. Los argumentos de las funciones deben incluirse entre paréntesis. El paréntesis de apertura tiene que introducirlo manualmente; sin embargo, Excel añade el de cierre automáticamente una vez confirmada la entrada.

Las fórmulas utilizan el método de la referencia relativa cuando calculan los resultados. Por ejemplo, si una fórmula de la hoja de trabajo calcula la suma de las cuatro celdas situadas justo encima de ella, calculará el mismo número de celdas en la misma dirección si se copia en cualquier otro lugar de la hoja de trabajo. No obstante, al copiar una fórmula, ésta no se duplica exactamente, sino que las direcciones de celdas relativas se ajustan cuando se mueve la fórmula. Una fórmula expresada en lenguaje natural le permite utilizar los rótulos de las filas y columnas de la hoja de cálculo para calcular los resultados. Por ejemplo, si tiene una columna de valores debajo del rótulo del mes “Enero”, en lugar de especificar las diferentes direcciones de celda, puede usar la función =SUMA y el rótulo “Enero” como argumento, es decir, =SUMA(Enero).

2. Puede utilizar las funciones =MAX y =MIN para mostrar los valores máximos y mínimos encontrados en un rango seleccionado.

3.

Haga clic en el botón Copiar, o pulse las teclas Control + C, para copiar en el portapapeles el contenido de cualquier celda seleccionada, incluyendo las fórmulas.

4.

Haga clic en el botón Pegar, o pulse las teclas Control + V, para pegar el contenido del último elemento copiado o cortado en el portapapeles en cualquiera de las celdas seleccionadas.

Figura 2.5: Etiquetar las funciones

M2–10



Figura 2.6: Una fórmula en lenguaje natural

Ejercicio B: Usar Funciones Paso a Paso


T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la celda n%o. 3. Teclee Mínimo n,QWURo Máximo n,QWURo Suma n,QWURo.

Son los rótulos para las funciones. Vea la Figura 2.5.

4. Haga clic en la celda n&o. 5. Teclee =MIN(. 6. Haga clic sin soltar en la celda n&o. 7. Arrastre hacia abajo hasta la celda n(o.


No teclee el punto.

Para seleccionar el rango. Vea la Figura 2.7.

M2–11


Figura 2.7: Definir los argumentos

Paso a Paso


8. Pulse n,QWURo.

La fórmula se completa. La función =MIN devuelve el valor mínimo encontrado en el rango.

9. Teclee =MAX(. 10. Haga clic sin soltar en la celda n&o.

No teclee el punto.

11. Arrastre hacia abajo hasta la celda n(o. 12. Pulse n,QWURo.

La función =MAX devuelve el valor máximo encontrado en el rango.

13. Teclee =CONTAR(. 14. Haga clic sin soltar en la celda n&o. 15. Arrastre hacia abajo hasta la celda n*o. 16. Pulse n,QWURo.

M2–12

La función =CONTAR devuelve el número de entradas encontrado en el rango.



Paso a Paso


17. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n&o. 18. Seleccione n(GLFLÁQo a n%RUUDUo a n&RQWHQLGRo.

O pulse la tecla Suprimir. Las etiquetas y las funciones se eliminan.

19. Haga clic en la celda n&o. 20. Pulse n6XSULPLUo.

Para eliminar el contenido actual.

21. Haga clic en la n%DUUD·GH·)ÁUPXODVo. 22. Teclee =SUMA(C5..C8).

No teclee el punto del final. Esta función suma los valores. Vea la Figura 2.8.

23. Haga clic en el botón n,QWURGXFLUo.

Excel completa la fórmula. Aparece un resultado.

Figura 2.8: Introducir una función mediante la Barra de Fórmulas


M2–13


Paso a Paso


24. Haga clic en el botón n&RSLDUo.

O pulse Control + C. Puede ser que el botón esté oculto debajo del botón Más Botones en la barra de herramientas Estándar. La fórmula se copia en el portapapeles.

25. Haga clic en la celda n'o. 26. Haga clic en el botón n3HJDUo.


O pulse Control + V. Fíjese en la Barra de Fórmulas; los argumentos de la formula se han ajustado de acuerdo con la nueva dirección de la celda. Para deshacer la última acción.

28. Haga clic en la celda n&o. 29. Seleccione n&&o en la n%DUUD·GH·)ÁUPXODVo.

Va a editar la fórmula.

30. Teclee Enero n,QWURo.

Este es un ejemplo de una fórmula en lenguaje natural.


Se ha utilizado el rótulo de la columna como el argumento de la función. Vea la Figura 2.6.

32. Guarde su trabajo. 33. Permanezca en esta pantalla.

M2–14






M2–15



Usar la Paleta de Fórmulas Conceptos del Ejercicio La Paleta de Fórmulas le permite crear sentencias matemáticas en un proceso paso a paso. Una vez activado el cuadro de diálogo Pegar Función, Excel le pide que especifique una función. Dicho cuadro de diálogo le permite seleccionar una categoría de la función y a continuación la función específica. Después, mediante la Paleta de Fórmulas puede editar los argumentos (condiciones necesarias para completar la fórmula), en este caso, las direcciones de celdas. Puede utilizar la característica AutoCalcular para comprobar el resultado de una fórmula antes de crearla. Simplemente seleccione el rango de las celdas que contienen la información que desea autocalcular, haga clic con el botón derecho del ratón en el área AutoCalcular en la Barra de Estado y seleccione el método de cálculo del menú de atajo. El predefinido es Suma, aunque puede escoger entre cinco opciones: Promedio, Cuenta, Cuenta Núm., Máx (valor máximo) y Mín (valor mínimo).


Haga clic en el botón Pegar Función o seleccione la opción Función del menú Insertar para abrir la Barra de Fórmulas.

2. Puede desplazarse rápidamente por los nombres de las categorías y de las funciones del cuadro de diálogo Pegar Función haciendo clic en la lista apropiada y pulsando la primera letra de la categoría o nombre de la función que le interesa.

Figura 2.9: Utilizar la característica AutoCalcular

M2–16



Figura 2.10: Utilizar la función PROMEDIO

Ejercicio C: Usar la Paleta de Fórmulas Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la celda n%o. 3. Teclee Promedio n7DEo. 4. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n&o. 5. Haga clic con el botón derecho del ratón en el área n$XWR&DOFXODUo.


Se encuentra en el extremo derecho de la barra de estado y ahora muestra “Suma=85900.” Se abre un menú de atajo.

M2–17


Figura 2.11: Seleccionar una función

Paso a Paso


6. Seleccione n3URPHGLRo.

Ahora AutoCalcular muestra “Promedio =214750.” Siempre puede comprobar las fórmulas más comunes antes de introducirlas en la hoja de trabajo. Vea la Figura 2.9.

7. Haga clic con el botón derecho del ratón en el área n$XWR&DOFXODUo.


8. Seleccione n6XPDo.

Aparece la suma del rango seleccionado.

9. Haga clic en la celda n&o. 10. Haga clic en el botón n3HJDU·)XQFLÁQo. Puede ser que el botón esté oculto debajo del botón Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre el cuadro de diálogo Pegar Función. 11. Si es necesario, haga clic en n1R·QR·PH·3URSRUFLRQH·$\XGD·HQ·(VWH·0RPHQWRo

en el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo.

M2–18



Paso a Paso


12. Seleccione n(VWDG¼VWLFDVo debajo de n&DWHJRU¼D·GH·OD·)XQFLÁQo.


13. Seleccione n3520(',2o debajo de n1RPEUH·GH·OD·)XQFLÁQo.

Vea la Figura 2.11.


La paleta de Fórmulas aparece debajo de la Barra de Fórmulas. No obstante, los argumentos en el campo “Número1” son incorrectos.

15. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo después de n1ÆPHURo. 16. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n&o.

Es el rango correcto para los argumentos de la fórmula.

Figura 2.12: Especificar los argumentos de una fórmula


M2–19


Paso a Paso


17. Pulse n,QWURo.

La paleta de Fórmulas vuelve a aparecer y muestra el rango de las celdas correcto. Los argumentos aparecen tanto en el campo “Número1” de la paleta de Fórmulas como entre los dos paréntesis de la función. Vea la Figura 2.12.


La fórmula se completa y muestra un resultado. Vea la Figura 2.10.

19. Guarde su trabajo. 20. Deje este archivo abierto.

M2–20






M2–21



Usar la Función SI Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Puede utilizar la fórmula de la función lógica SI para verificar los datos y obtener diferentes informes en función de los resultados. Cuando se utiliza SI en una fórmula, éste comprueba las condiciones especificadas en una celda o rango y muestra el resultado de acuerdo con el resultado anterior.

1. La sintaxis de una función lógica SI es: =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si _falso). El argumento prueba_lógica es la condición que se está evaluando en una determinada celda. Si la comprobación resulta ser verdadera, la función SI realiza el cálculo y muestra el argumento valor_si_verdadero. Si resulta ser falsa, muestra y calcula el argumento valor_si_falso.

Una fórmula con la función SI consta de tres argumentos: “prueba_lógica”, una sentencia “valor_si_ verdadero” y una sentencia “valor_si_falso”. Si las condiciones pasan la comprobación y son verdaderas, SI muestra un resultado. En caso contrario, si las condiciones resultan ser falsas, SI muestra un resultado alternativo.

2. Asegúrese de que no comete errores tipográficos ni de sintaxis a la hora de escribir fórmulas con la función SI, puesto que Excel le mostraría un mensaje de error.

Es posible utilizar una función SI para introducir texto y cadenas vacías en las celdas. Por ejemplo, puede escribir una fórmula con la función SI para comprobar el contenido de una celda y a continuación introducir una cadena de texto determinada o dejar la celda en blanco. El texto y las cadenas vacías aparecen designadas mediante comillas (“”). Lo que se escribe (o no) entre dichas comillas aparece en la celda una vez finalizada la comprobación.

Figura 2.13: Introducir una cadena de texto para la función SI

M2–22



Figura 2.14: Actualizar la función AHORA

Ejercicio D: Usar la Función SI Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la pestaña n+RMDo.

Se activa una hoja de trabajo en forma de factura.

3. Haga clic en la celda n$o. 4. Teclee 1 n7DEo. 5. Teclee =SI(A10=“”;””;”Disco Duro 1,2 GB”) n7DEo.


La cadena de texto, “Disco Duro 1,2 GB” aparece en la celda B10. Puesto que existe una entrada en A10, la función SI ha encontrado que la condición es Falsa. Vea la Figura 2.13.

M2–23


Paso a Paso


6. Teclee =SI(A10=“”;””0;25595) n7DEo. 7. Teclee 100 n7DEo.

Aparece la cantidad 25595 en la celda C10 porque la celda A10 contiene una entrada. Para introducir un valor en la celda D10.

8. Teclee =SI(A10=“”;””;C10*D10) n,QWURo.

Se calcula un precio total en E10 porque A10 contiene una entrada.

9. Haga clic en la celda n$o. 10. Pulse n6XSULPLUo.

Las entradas de las celdas B10, C10 y E10 desaparecen. Como la celda A10 está vacía, las fórmulas SI muestran cadenas vacías en lugar de texto o resultados de cálculos.

11. Teclee 1 n7DEo.

Vuelven a aparecer las entradas ya que la celda A10 contiene una entrada. Vea la Figura 2.15.

12. Haga clic en la celda n%o.

Figura 2.15: Comprobar condiciones con las funciones SI

M2–24



Figura 2.16: Encontrar la fecha futura para la función AHORA

Paso a Paso


13. Seleccione n,QVHUWDUo a n)XQFLÁQo.

Se abre el cuadro de diálogo Pegar Función.

14. Seleccione n)HFKD·\·+RUDo debajo de n&DWHJRU¼D·GH·OD·)XQFLÁQo. 15. Seleccione n$+25$o debajo de n1RPEUH·GH·OD·)XQFLÁQo. 16. Haga clic en n$FHSWDUo.

Aparece la paleta de Fórmulas.

17. Haga clic en n$FHSWDUo. 18. Haga clic a la derecha de la n)XQFLÁQo en la n3DOHWD·GH·)ÁUPXODVo.

Quiere averiguar cuál será la fecha dentro de 200 días.

19. Teclee +200 después de n $+25$ o.

Vea la Figura 2.16.

20. Pulse n,QWURo.

Se ajusta la fecha. La función AHORA actualizará la hora y fecha cuando se ejecute el cálculo.


M2–25


Paso a Paso


21. Haga clic en la celda n&o. 22. Seleccione n,QVHUWDUo a n)XQFLÁQo.

Quiere insertar la función de fecha.

23. Seleccione n)HFKD·\·+RUDo debajo de n&DWHJRU¼D·GH·OD·)XQFLÁQo. 24. Seleccione n)(&+$o debajo de n1RPEUH·GH·OD·)XQFLÁQo. 25. Haga clic en n$FHSWDUo.

Aparece la Paleta de Fórmulas.

26. Teclee el año actual n7DEo. 27. Teclee el mes actual n7DEo.

Tecléelo con números.

28. Teclee el día actual n7DEo. 29. Pulse n,QWURo. 30. Haga clic a la derecha de la n)XQFLÁQo en la n3DOHWD·GH·)ÁUPXODVo.

Se introduce la fecha en la celda C7. Quiere averiguar cuál fue la fecha hace 200 días.

31. Teclee -200 después de n )(&+$ o. 32. Pulse n,QWURo.

La fecha se ajusta.

33. Haga clic en la celda n$o. 34. Pulse n6XSULPLUo. 35. Teclee 1 n,QWURo.

La función AHORA muestra la fecha actual. Vea la Figura 2.14.


M2–26






M2–27



Usar AutoSuma Conceptos del Ejercicio El botón AutoSuma, situado en la barra de herramientas Estándar, introduce automáticamente la función =SUMA() en una celda o rango seleccionado. Cuando sólo se selecciona una celda, AutoSuma inserta los argumentos y después espera a que el usuario confirme la entrada, mientras que cuando se selecciona un rango, AutoSuma calcula automáticamente las filas y columnas. La característica AutoSuma intenta encontrar primero valores por encima de la fórmula de la celda seleccionada y después a su izquierda. Si no encuentra valores en ninguno de los dos lados, los paréntesis permanecen vacíos. Si hay valores encima o a la izquierda, Excel intenta seleccionar la columna de valores más cercana y después inserta el rango de argumentos más cercano a la función =SUMA. Si el rango seleccionado no es la suma que busca, simplemente seleccione el rango de las celdas que desea calcular antes de utilizar AutoSuma.

M2–28


Haga doble clic en el botón AutoSuma para completar automáticamente la suma de una fila o columna de valores. Si selecciona un rango de celdas de fórmulas, sólo tendrá que hacer clic en el botón AutoSuma una vez.

2. Cuando el resultado de una suma, o de otra función, es demasiado largo para que quepa totalmente en el ancho de columna estándar, Excel ajusta la columna de forma automática.



Figura 2.17: Utilizar la característica AutoSuma

Ejercicio E: Usar AutoSuma Paso a Paso

T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la pestaña n+RMDo. 3. Haga clic en la celda n&o. 4. Pulse n6XSULPLUo. 5. Haga clic en el botón n$XWR6XPDo.

La función =SUMA se sitúa en la celda y un marco de selecciona selecciona los valores situados directamente encima.

6. Pulse n7DEo.

Aparece un resultado en la celda C9.

7. Haga doble clic en el botón n$XWR6XPDo.

La operación se completa en un solo paso.

8. Haga clic en la celda n(o.


M2–29


Paso a Paso


9. Mantenga pulsada n&RQWUROo. 10. Seleccione desde la celda n)o hasta la celda n)o. 11. Suelte n&RQWUROo. 12. Haga clic en el botón n$XWR6XPDo.

Se calcula el resto de los totales. Vea la Figura 2.17.


Se encuentra en la flecha Más Botones situada al final de la barra de herramientas Estándar. Se deshace la última acción.

14. Haga clic en el botón n5HKDFHUo.

El botón Rehacer se encuentra en Más Botones en la barra de herramientas Estándar.

15. Pulse n6XSULPLUo. 16. Haga clic en la celda n'o. 17. Pulse n6XSULPLUo.

Para eliminar el total.


M2–30






M2–31


Antes de Empezar el Ejercicio F

Usar los Comandos de Rellenar Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Puede utilizar los comandos de Rellenar o la característica AutoLlenado para introducir fórmulas similares en decenas o cientos de celdas.

Pulse las teclas Control + J para rellenar hacia abajo o Control + D para rellenar hacia la derecha. Las opciones Hacia Abajo y Hacia la Derecha también se encuentran en el submenú Rellenar, ubicado en el menú Edición.

Los dos comandos de Rellenar (Rellenar Hacia Abajo y Rellenar Hacia la Derecha) colocan una copia de una fórmula en las celdas situadas a la derecha o debajo de la celda de un rango seleccionado. Para ello, las celdas deben ser adyacentes y continuas. Antes de utilizar los comandos de Rellenar, es preciso haber seleccionado el rango deseado. Debe empezar el rango con la celda que contiene la fórmula en la esquina superior izquierda del rango, no con la celda en blanco situada a su derecha o debajo. A continuación, puede utilizar el teclado o el menú Edición para seleccionar hacia dónde quiere rellenar las celdas. Excel determina qué comando es el aplicable en cada caso. Por ejemplo, si selecciona una fila de celdas, la opción Rellenar Hacia Abajo no es aplicable. Excel completa la operación situando una copia de la fórmula original en otras celdas del rango. También es posible utilizar la característica AutoLlenado para insertar fórmulas en hojas de cálculo más pequeñas mediante el manejador del mismo nombre, que se encuentra en la esquina inferior derecha del selector de la celda. Al arrastrarlo a las celdas adyacentes, éste las rellena automáticamente con una progresión de fórmulas, rótulos o valores lógicos.

Figura 2.18: El comando Rellenar

M2–32



Figura 2.19: Utilizar la característica AutoLlenado

Ejercicio F: Usar los Comandos de Rellenar Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n'o. 3. Seleccione n(GLFLÁQo a n5HOOHQDUo a n+DFLD·OD·'HUHFKDo. 4. Arrastre el manejador de n$XWR/OHQDGRo hasta n)o.

O pulse Control + D. Se introducen las sumas y los promedios a la derecha. Vea la Figura 2.18. Las columnas restantes se suman y se realizan los promedios. Aparece un error en F10 pero ya lo arreglará más tarde.

5. Haga clic en la celda n)o.


M2–33


Paso a Paso


6. Haga doble clic en el botón n$XWR6XPDo.

Se calcula un total para la fila.

7. Seleccione desde la celda n)o hasta la celda n)o. 8. Seleccione n(GLFLÁQo a n5HOOHQDUo a n+DFLD·$EDMRo. 9. Arrastre el manejador de n$XWR/OHQDGRo hasta n)o.

O pulse Control + J. Se introduce una suma debajo. Se suman las filas restantes. Vea la Figura 2.19.


M2–34






M2–35


Antes de Empezar el Ejercicio G

Crear Referencias Absolutas Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Sólo hay tres tipos de referencias de celda: relativas, absolutas y mixtas. Por defecto, las fórmulas de Excel utilizan la referencia relativa. Puesto que las referencias son relativas a la posición de la fórmula, éstas se actualizan cuando se copian o mueven fórmulas. Por ejemplo, si copia o mueve la fórmula =C6/C7 una celda hacia la derecha, la nueva fórmula será =D6/D7.

1. Pulse la tecla F4 para alternar entre los tipos de referencia de celda mientras edita los argumentos en el cuadro de contenido y en las celdas de la hoja de trabajo.

Por el contrario, las referencias absolutas, indicadas mediante el signo del dólar ($) delante de la designación de la fila o columna que sea absoluta, no se actualizan cuando se copian o mueven. Hacen referencia a la misma dirección de celda sin tener en cuenta dónde se encuentra la fórmula en la hoja de trabajo, de manera que si copia la fórmula =C10/$B$9 una celda a la derecha, ésta se convierte en =D10/$B$9. Sólo se ajusta la parte relativa de la fórmula y la referencia absoluta permanece fija en una dirección de celda específica.

2. Aplique una referencia absoluta a los argumentos de la fórmula antes de copiarla en las celdas adyacentes. Excel mostrará un mensaje de error si no puede calcular un resultado, aunque los argumentos de la formula puedan ser válidos.

Una referencia mixta es una combinación de referencias relativas y absolutas. Por ejemplo, A$8 o $C12.

Figura 2.20: Aplicar Referencias Absolutas

M2–36



Figura 2.21: Mover la referencia absoluta de la celda

Ejercicio G: Crear Referencias Absolutas Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la celda n*o. 3. Pulse n o. 4. Haga clic en la celda n)o. 5. Pulse no.

La barra diagonal es el operador de la división.

6. Haga clic en la celda n)o.

Ahora la fórmula de G5 indica: =F5/F9.

7. Pulse la tecla n)o.

Se aplica la referencia absoluta a la dirección de la celda. Vea la Figura. 2.20.


M2–37


Figura 2.22: Referencias absolutas

Paso a Paso

8. Haga clic en el botón n,QWURGXFLUo. 9. Arrastre el manejador de n$XWR/OHQDGRo hasta n*o. 10. Haga clic en la celda n*o. 11. Haga clic sin soltar en el borde del n6HOHFWRU·GH·&HOGDo.


Aparece un equivalente decimal. La fórmula se introduce en las celdas restantes y muestra un resultado. Vea la Figura 2.22. Para seleccionar la celda. Para mover la celda a una ubicación diferente. El icono del ratón se convierte en un puntero.

12. Arrastre la celda hasta n*o.

La Referencia Absoluta se ha movido a una nueva dirección de celda. La fórmula sigue siendo la misma.


Para cambiar los datos.


Los datos han cambiado y la celda G10 refleja los cambios en la celda C6. Vea la Figura 2.21.

M2–38



Paso a Paso


15. Haga clic en el botón n'HVKDFHUo dos veces. 16. Guarde su trabajo. 17. Deje este archivo abierto.



M2–39


Antes de Empezar el Ejercicio H

Formatear Valores Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Una vez introducidos los valores en la hoja de cálculo, puede formatearlos para clarificar su significado. En función del tipo de información de los mismos, es posible aplicarles el formato de moneda o bien el financiero.

1. Seleccione la opción Celdas del menú Formato, o pulse las teclas Control + 1, para abrir el cuadro de diálogo Formato de Celdas.

Es aconsejable no excederse al aplicar formato a una hoja de cálculo, así como que resulte lo más fácil de leer posible. Como norma general, es preferible aplicar el formato de moneda (símbolos monetarios y separadores de millares) a las primeras y últimas filas de valores de la hoja de cálculo, y el formato financiero a los valores intermedios. Puede utilizar dos métodos para formatear los números de su hoja de cálculo. Tal vez el más fácil sea el uso de los botones Estilo Moneda, Estilo Porcentual y Estilo Millares de la barra de herramientas Formato. Sin embargo, si estas herramientas no le proporcionan los resultados esperados, puede acceder al cuadro de diálogo Formato de Celdas y escoger entre un amplio rango de formatos numéricos. Asimismo, es posible aumentar la productividad personalizando su propio estilo. El cuadro de diálogo Estilo le permite personalizar la Alineación, la Fuente, el Borde, las Texturas y la Protección. Puede añadir un estilo, actual o nuevo, o bien eliminarlo. Por ejemplo, en lugar de aplicar un determinado formato al texto, puede crear su propio estilo según sus necesidades y aplicarlo en cualquier momento.

2.

Haga clic en el botón Estilo Moneda para aplicar el formato de moneda (símbolo monetario y separadores de millares) a los números seleccionados.

3.

Haga clic en el botón Estilo Porcentual para aplicar el formato de porcentaje (signo de porcentaje) a los números seleccionados.

4.

Haga clic en el botón Estilo Millares para aplicar el formato de separación por puntos a los números seleccionados.

5.

Haga clic en los botones Aumentar Decimales y Disminuir Decimales para alternar el número de posiciones decimales.

Figura 2.23: El cuadro de diálogo Formato de Celdas

M2–40



Figura 2.24: Dar formato a los valores de una hoja de cálculo

Ejercicio H: Formatear Valores Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la celda n&o. 3. Haga clic mientras pulsa la tecla Mayúsculas en la celda n)o. 4. Seleccione n)RUPDWRo a n&HOGDVo. 5. Si es necesario, haga clic en la pestaña n1ÆPHURo.

Se selecciona un rango continuo. O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diálogo Formato de Celdas. Vea la Figura 2.23. Para actualizar el cuadro de diálogo.

6. Seleccione n0RQHGDo debajo de n&DWHJRU¼Do. 7. Seleccione n·3WD o debajo de n1ÆPHURV·1HJDWLYRVo. 8. Haga clic en n$FHSWDUo.


Es el tercer código de la lista. El estilo de moneda se aplica al rango de valores seleccionado.

M2–41


Figura 2.25: Convertir valores en porcentajes

Paso a Paso


9. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o. 10. Haga clic en el botón n(VWLOR·0LOODUHVo.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. Los valores se formatean con los separadores de punto solamente.

11. Seleccione desde n*o hasta n*o. 12. Haga clic en el botón n(VWLOR·3RUFHQWXDOo.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. Los valores se formatean como porcentajes. Vea la Figura 2.25.

13. Seleccione desde n&o hasta n)o. 14. Haga clic en el botón n(VWLOR·0RQHGDo dentro de n0±V·%RWRQHVo.

M2–42

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Formato. El símbolo monetario y los separadores de punto se aplican a los valores restantes.



Paso a Paso


15. Haga clic en el botón n'HVKDFHUo. 16. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n)o. 17. Haga clic en el botón n&RSLDU·)RUPDWRo. 18. Haga clic y arrastre desde la celda n&o hasta la celda n)o.

Se encuentra en la flecha Más Botones al final de la barra de herramientas Estándar. La característica Copiar Formato copia el formato de las celdas seleccionadas en las celdas que quiera.

19. Si la celda n)o muestra los signos (#) porque el formato del número excede el ancho de la columna, seleccione n)RUPDWRo a n&ROXPQDo a n$XWRDMXVWDU·D·OD·6HOHFFLÁQo.

Para mejorar su aspecto.


Para visualizar los cambios.

21. Guarde su trabajo.

Vea la Figura 2.24.

22. Haga clic en la celda n%o. 23. Seleccione n)RUPDWRo a n&HOGDVo.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Celdas.

24. Haga clic en la pestaña n%RUGHVo. 25. Seleccione n&RQWRUQRo debajo de n3UHHVWDEOHFLGRVo. 26. Haga clic en la pestaña n7UDPDVo. 27. Seleccione la segunda opción en la quinta fila debajo de n&RORUo. 28. Haga clic en n$FHSWDUo.

Es un color gris. Para aplicar sombreado a la celda. El borde y el sombreado se aplican a la celda.

29. Haga clic en n'HVKDFHUo. 30. Haga clic en n*XDUGDUo. 31. Deje este archivo abierto.



M2–43


Antes de Empezar el Ejercicio I

Usar Autoformato Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

El término formato hace referencia al cambio de apariencia de una hoja de cálculo. Esto incluye variaciones en el tipo de letra, el estilo y la alineación. Aunque es posible formatear los rótulos y los valores de distintas maneras, también puede utilizar la característica Autoformato para aplicar formatos predefinidos a su hoja de cálculo.

1. La opción Autoformato se encuentra en el menú Formato. 2.

Haga clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Autoformato para ver otras opciones de formato.

El proceso es fácil. Primero, debe seleccionar el área de la hoja de cálculo que desea formatear y a continuación elegir uno de los formatos predefinidos del cuadro de diálogo Autoformato. Después de aplicar el formato, haga clic fuera de la hoja de cálculo para ver los cambios. Si no le convence, puede deshacer los cambios y la información aparecerá como estaba antes.

M2–44



Figura 2.26: Un AutoFormato tridimensional

Ejercicio I: Usar Autoformato Paso a Paso

T T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n*o. 3. Seleccione n)RUPDWRo a n$XWR)RUPDWRo.

Se abre el cuadro de diálogo AutoFormato.

4. Desplácese para seleccionar n&RQWDELOLGDG·o.

Aparece el nuevo formato.

5. Haga clic en n2SFLRQHVo. 6. Haga clic en n1ÆPHURo debajo de n)RUPDWRV·SDUD·$SOLFDUo.


Para eliminar la marca de selección de la casilla de verificación. El estilo de moneda del ejemplo desaparece. Vea la Figura 2.27.

M2–45


Figura 2.27: El cuadro de diálogo AutoFormato

Paso a Paso


7. Haga clic en n%RUGHVo.

Para eliminar la marca de la casilla de verificación. Los bordes del ejemplo desaparecen. Puede añadir y sustraer cualquier opción que le interese.

8. Desplácese para seleccionar n(IHFWRV·'·o. 9. Haga clic en n1ÆPHURo debajo de n)RUPDWRV·SDUD·$SOLFDUo.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

10. Haga clic en n%RUGHVo debajo de n)RUPDWRV·SDUD·$SOLFDUo. 11. Haga clic en n$FHSWDUo.

M2–46

Se aplica el formato a la hoja de trabajo.



Paso a Paso



Para ver los cambios. Vea la Figura 2.26.

13. Guarde su trabajo. 14. Cierre el archivo.



M2–47



M2–48




Primero debe teclear un punto para informar a Excel de que va a crear una fórmula.

2.

Por defecto, todas las fórmulas utilizan referencias relativas en sus argumentos.

3.

Cuando se mueve o copia una fórmula, las referencias absolutas nunca varían.

4.

No es posible deshacer un Autoformato y regresar al formato anterior.

5.

Al hacer doble clic en el botón AutoSuma automáticamente se suma una fila o columna de valores.


Puede aplicar referencias absolutas al argumento de una dirección de celda pulsando: a. F2. b. F4. c. F6. d. F7.

7.

¿Cuál de los siguientes símbolos designa una referencia absoluta? a. #. b. &. c. $. d. !.


M2–49



Tema

Crear una Fórmula Usar Funciones Usar la Paleta de Fórmulas Usar la Función SI Usar AutoSuma Usar los Comandos de Rellenar Crear Referencias Absolutas Formatear Valores Usar Autoformato

Dominado

❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Necesito Repasar

❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo siguiente: Cree una hoja de cálculo para controlar las ventas trimestrales de los productos de su empresa. A continuación, utilice fórmulas explícitas, funciones o la Paleta de Fórmulas para calcular los totales y los porcentajes. Por último, calcule cualquier porcentaje utilizando una fórmula que requiera referencias absolutas en los argumentos de dirección de celda.

M2–50


Introducción a


MÓDULO

3 Presentación Preliminar e Impresión Excel le permite ver la presentación preliminar de sus documentos antes de imprimirlos para poder modificar su diseño y así conseguir un mayor impacto en su presentación.

NH-03EX2KW.SPS



M3–2


Módulo 3 Presentación Preliminar e Impresión

Para Empezar: Vista Previa e Impresión

A

unque existen muchos métodos de comunicación que permiten compartir datos, el más práctico de todos ellos es mediante la impresión de una hoja de cálculo. No obstante, a pesar de ser la manera más frecuente de comunicación, Excel también incorpora opciones para compartir los documentos a través de coreo electrónico o bien como páginas Web. Puesto que Excel es un programa de Windows, su entorno gráfico le permite ver el documento exactamente como se imprimirá, como se verá en la Web o como se abrirá como parte del correo electrónico. Es posible mejorar la apariencia del producto impreso, página web o correo electrónico mediante algunas técnicas básicas. Es fundamental llevar a cabo una revisión ortográfica antes de utilizar el documento para cualquiera de las opciones anteriores, puesto que los errores tipográficos distraen a los lectores de los datos que se están presentando. Afortunadamente, la caracte-

rística Ortografía de Excel corrige de manera efectiva los errores ortográficos. Los encabezados y pies de página, situados en la parte superior e inferior de la hoja impresa, pueden contener información importante referida al documento. Si lo desea, puede incluir la fecha y la hora de la preparación del documento, un título descriptivo e incluso números de página en caso de tratarse de documentos extensos. Es importante escoger correctamente el lugar donde va a colocar los datos en la hoja de cálculo para conseguir el impacto deseado. Es posible centrar, aumentar o reducir el tamaño de impresión del informe. Así pues, se puede aumentar de tamaño de una hoja de cálculo pequeña para causar mayor impacto y escalar una más extensa para que quepa en una cantidad inferior de páginas. Su habilidad en el uso de la presentación preliminar y de la impresión le darán muchas posibilidades de crear documentos impactantes.

Figura 3.1: Previsualizar una página Web


M3–3



M3–4




A.

Revisar la Ortografía

B.

Establecer Opciones de Impresión

C.

Crear Encabezados y Pies de Página

D.

Usar Características de Web

E.

Utilizar Características de E-mail


M3–5



Revisar la Ortografía Conceptos del Ejercicio Es importante utilizar la característica Ortografía antes de imprimir una hoja de cálculo, puesto que los errores ortográficos pueden distraer durante su lectura. Cuando utiliza el revisor ortográfico, Excel busca palabras incorrectas, o que no se encuentran en su diccionario y propone una serie de sugerencias. Por ejemplo, un nombre puede estar correctamente escrito pero no estar incluido en el diccionario. Entonces, puede seleccionar una de las ocho opciones disponibles para corregir el problema: Omitir, Omitir Todas, Cambiar, Cambiar Todas, Agregar, Sugerir, Autocorrección y Deshacer. Cuando selecciona la opción Omitir el corrector ignora la palabra seleccionada, pero la seguirá seleccionando las demás veces que la encuentre. Cuando selecciona la opción Ignorar Todas, el corrector ignora todas las ocurrencias de esa palabra en la hoja de trabajo. También puede utilizar el botón Autocorrección para añadir aquellas palabras que suele escribir incorrectamente. Una vez incluida una palabra en la Autocorrección, el corrector la corregirá cada vez que la teclee incorrectamente y pulse la barra espaciadora.


Para activar el corrector ortográfico, haga clic en el botón Ortografía, seleccione la opción Ortografía del menú Herramientas o bien pulse F7.

2. Cuando el selector de celda se encuentra en cualquier celda, se revisa toda la hoja de trabajo. Sin embargo, si selecciona un rango de celdas específico, sólo se revisarán los datos de ese rango. 3. Es posible añadir las palabras que utiliza con más frecuencia en el diccionario personalizado haciendo clic en el botón Agregar cuando la palabra en cuestión aparece en la lista No Está en el Diccionario.

Excel 2000 ha añadido la opción Idioma del Diccionario en el cuadro de diálogo Ortografía. Por ejemplo, cuando utilice la lengua inglesa, podrá cambiar el idioma para revisar la ortografía de los dialectos británico, australiano, canadiense y americano.

Figura 3.2: El cuadro de diálogo Ortografía

M3–6



Figura 3.3: Corregir palabras con errores ortográficos

Ejercicio A: Revisar la Ortografía Paso a Paso

T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. n9HUo a Seleccione 2. n%DUUDV·GH·+HUUDPLHQWDVo a n3HUVRQDOL]DUo. 3. Seleccione n5HVWDEOHFHU·PLV·'DWRVo debajo de n0HQÆV·\·%DUUDV·3HUVRQDOL]DGRVo.


Para restablecer las barras de herramientas predeterminadas.

4. Haga clic en n6¼o. 5. Haga clic en n&HUUDUo.

Para restablecer las barras de herramientas.

6. Haga clic en el botón n$EULUo.

Se abre el cuadro de diálogo Abrir.


M3–7


Figura 3.4: Seleccionar una palabra del campo Sugerencias

Paso a Paso


7. Seleccione n7HPSo después de n%XVFDU·HQo.

Se abre la carpeta Temp.


Para abrir la hoja de cálculo.

9. Haga clic en el botón n2UWRJUDI¼Do.

El botón Ortografía se encuentra dentro de Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre el cuadro de diálogo Ortografía. La palabra Enero no está bien escrita. Vea la Figura 3.2.

10. Haga clic en n&DPELDUo.

Se corrige la palabra. La siguiente palabra, Marzo, tampoco está escrita correctamente.


La palabra se corrige.

12. Seleccione n0RQLWRUHVo en el campo n6XJHUHQFLDVo.

Vea la Figura 3.4.

M3–8



Paso a Paso



Se corrige la palabra.

14. Haga clic en n$FHSWDUo. 15. Haga clic en la celda n%o. 16. Teclee Los puntos claves a tenre en cuenta son la ortografía y la precicion. n,QWURo.

17. Teclee No todo el mudno sabe escribir y deletrear corectamente. n,QWURo.

18. Seleccione n+HUUDPLHQWDVo a n$XWRFRUUHFFLÁQo.

Asegúrese de que teclea el texto con los errores ortográficos. A medida que lo hace, Excel los corrige automáticamente gracias a la característica AutoCorrección.

Mientras teclea este texto, no se corrigen los errores automáticamente. Los va a corregir con la característica Autocorrección. Puede ser que necesite ampliar el menú. Se abre el cuadro de diálogo Autocorregir: Español (España - Alfab. Tradicional).

Figura 3.5: Introducir una palabra en la Autocorrección


M3–9


Paso a Paso 19. Teclee mudno debajo de n5HHPSOD]DUo.


Para introducir esta palabra que suele escribir erróneamente y quiere que se corrija automáticamente. Vea la Figura 3.5.

20. Pulse n7DEo. 21. Teclee mundo.

Para introducir la palabra correcta que deberá sustituir la incorrecta mientras la teclea.

22. Haga clic en el botón n$JUHJDUo.

Ambas palabras se añaden a la Autocorrección para un uso futuro.

23. Teclee corectamente.

Para añadir una segunda palabra a la AutoCorrección.

24. Pulse n7DEo. 25. Teclee correctamente. 26. Haga clic en el botón n$JUHJDUo.

Ambas palabras se añaden a la Autocorrección para un uso futuro.


Vuelve a aparecer la hoja de cálculo Ventas3.xls.

28. Delete la celda n%o. 29. Teclee No todo el mundo sabe escribir y deletrear correctamente. n,QWURo.

Mientras teclea, se corrigen los errores automáticamente. Vea la Figura 3.3.

30. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n%o. 31. Pulse n6XSULPLUo.

Para eliminar el contenido de la celda.

32. Guarde su trabajo. 33. Seleccione n$UFKLYRo a n&HUUDUo.

M3–10

Ya ha completado este ejercicio.





M3–11



Establecer Opciones de Impresión Conceptos del Ejercicio Cuando crea una hoja de cálculo, la orientación predeterminada del documento es la Vertical, de modo que el lado más estrecho del papel queda en posición horizontal. La orientación Horizontal sitúa el lado más ancho del papel en posición horizontal. Es posible determinar dónde empezará a imprimirse el documento en el papel modificando los márgenes. La configuración de margen estándar es de 0,70 cm para los márgenes izquierdo y derecho, 0,60 para el superior y 0,50 para el inferior. Por defecto, la hoja de trabajo aparece en la esquina superior izquierda de la página impresa. Es posible mejorar la apariencia del documento centrando la hoja de trabajo entre los márgenes. La impresión puede centrarse tanto horizontal como verticalmente en la página. Puede escalar o ajustar el tamaño de la imagen impresa. Una escala más pequeña facilita la inclusión de más información en menos páginas, mientras que un porcentaje de escala mayor aumenta el tamaño de la imagen impresa. Por ejemplo, una escala del 200% aumenta la imagen al doble de su tamaño. Por defecto, Excel imprime la hoja de trabajo activa. Si quiere imprimir todo la hoja de cálculo, secciones específicas o determinadas páginas, deberá seleccionar las opciones adecuadas en el cuadro de diálogo Imprimir.


Haga clic en el botón Vista Preliminar o seleccione la opción Vista Preliminar del menú Archivo para activar el modo Vista Preliminar.

2.

Ajuste el tamaño de las columnas de la hoja de trabajo en la ventana Vista Preliminar arrastrando los marcadores de columna. El ancho de columna actual aparece en la Barra de Estado.

3.

El botón Imprimir procesa y envía el documento a la impresora inmediatamente.

4. Seleccione la opción Imprimir del menú Archivo o pulse Control + P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir. 5. Haga clic en la pestaña Hoja en el cuadro de diálogo Configurar Página para configurar la calidad de impresión (como Líneas de División, Blanco y Negro, Calidad de Borrador y Títulos de Filas y Columnas). 6. Para insertar y eliminar saltos de página, seleccione la columna o fila donde quiere insertar el salto de página y a continuación seleccione Insertar a Salto de Página. El salto de página se insertará encima de la fila seleccionada o a la izquierda de la columna seleccionada.

Figura 3.6: Seleccionar la opción de Orientación Horizontal

M3–12



Figura 3.7: Previsualizar la hoja de trabajo

Ejercicio B: Establecer Opciones de Impresión Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. 2. Haga clic en el botón n$EULUo. 3.

Seleccione n7HPSo después de n%XVFDU·HQo.

Se abre el cuadro de diálogo Abrir. Se abre la carpeta Temp.

4. Haga doble clic en n$XWR[OVo.

Se abre la hoja de cálculo Auto3.xls.

5. Seleccione desde n%o hasta n(o.

Para seleccionar un rango de celdas.

6. Seleccione n$UFKLYRo a n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo a n(VWDEOHFHU·$UHD·GH·,PSUHVLÁQo.


Para imprimir solamente el rango de celdas seleccionado.

M3–13


Figura 3.8: Previsualizar la página en la orientación horizontal

Paso a Paso


7. Haga clic en el botón n9LVWD·3UHOLPLQDUo.

Se encuentra en la flecha Más Botones en la barra de herramientas Estándar. Se abre la ventana Vista Preliminar.

8. Haga clic en n&RQILJXUDUo.

Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página.

9. Compruebe que la pestaña n3±JLQDo está seleccionada. 10. Seleccione n+RUL]RQWDOo debajo de n2ULHQWDFLÁQo.

Vea la Figura 3.6. Para cambiar la orientación de la página.


La página aparece orientada horizontalmente. Vea la Figura 3.8.



13. Haga clic en la pestaña n0±UJHQHVo.


14. Haga doble clic en el campo n6XSHULRUo.


M3–14



Paso a Paso


15. Teclee 5 n7DEo 5 n,QWURo.

Se cierra el cuadro de diálogo y los márgenes superior e inferior se establecen en 5 cm.

16. Haga clic en n0±UJHQHVo.

Aparecen los marcadores de los márgenes y de las columnas en la página.

17. Haga clic sin soltar en el marcador de margen superior izquierdo. 18. Arrastre el marcador hasta situarlo en no cm. 19. Deje de pulsar el botón del ratón.

El puntero se convierte en una barra vertical cruzada por una doble flecha horizontal. La barra de estado muestra el aumento del margen izquierdo. La hoja de trabajo se ajusta al nuevo margen.

20. Haga clic sin soltar en el marcador de margen superior derecho.

Figura 3.9: Definir nuevos márgenes


M3–15


Figura 3.10: Ajustar la escala

Paso a Paso 21. Arrastre el marcador hasta situarlo en no cm. 22. Haga clic en n&RQILJXUDUo. 23. Haga clic en n+RUL]RQWDOPHQWHo debajo de n&HQWUDU·HQ·OD·3±JLQDo. 24. Haga clic en n9HUWLFDOPHQWHo debajo de n&HQWUDU·HQ·OD·3±JLQDo.


Vea la Figura 3.9. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página. Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación. Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.


La hoja de trabajo se centra en las páginas.



27. Haga clic en la pestaña n3±JLQDo.


28. Seleccione el valor del campo n$MXVWDU·DOo debajo de n(VFDODo.

M3–16



Paso a Paso


29. Teclee 125.

Para ajustar la escala.


La imagen de la hoja de trabajo aumenta al 125%. Vea la Figura 3.10.



32. Haga clic en la pestaña n0±UJHQHVo.


33. Haga doble clic en el campo n6XSHULRUo. 34. Teclee 2,5 n7DEo 2,5 n7DEo 2,5 n7DEo 2,5 n,QWURo.

La configuración de los márgenes se vuelve a definir.

35. Haga clic en n&LHUUHo. 36. Seleccione n$UFKLYRo a n&RQILJXUDU·3±JLQDo. 37. Seleccione la pestaña n+RMDo.

Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página. El cuadro de diálogo Configurar Página se actualiza.

Figura 3.11: Seleccionar un encabezado de fila


M3–17


Paso a Paso 38. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo después de n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo. 39. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n(o. 40. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo.


El cuadro de diálogo Configurar Página se cierra. Para seleccionar el rango de celdas a imprimir. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página.

41. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo después de n5HSHWLU·)LODV·HQ·([WUHPR·6XSHULRUo.

42. Haga clic en el encabezado de la fila no. 43. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo. 44. Haga clic en el botón n9LVWD·3UHOLPLQDUo.

Para definir la fila a repetir por encima. Se selecciona toda la fila. Vea la Figura 3.11. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página. Vea la Figura 3.7.

45. Haga clic en n&HUUDUo. 46. Seleccione n$UFKLYRo a n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo a n%RUUDU·$UHD·GH·,PSUHVLÁQo.


M3–18






M3–19



Crear Encabezados y Pies de Página Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Los encabezados y pies de página permiten personalizar el documento, además de añadir información importante. Los encabezados aparecen en la parte superior de cada página impresa y los pies de página en la inferior.

Los cuadros de diálogo Encabezado y Pie de Página contienen una serie de botones (siete en total) que le permiten introducir la fecha, la hora, los números de página y los códigos del nombre del archivo en el documento.

Los encabezados y pies de página están divididos en tres secciones: izquierda, central y derecha. La información que se introduce en dichas secciones aparece en el área correspondiente de la página. Por ejemplo, si escribe “Informe Principal” en la sección izquierda del cuadro de diálogo Encabezado, este texto aparecerá en la esquina superior izquierda de cada una de las páginas impresas.

Figura 3.12: Crear un encabezado personalizado

M3–20



Figura 3.13: Imprimir un documento

Ejercicio C: Crear Encabezados y Pies de Página Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n$XWR[OVo está abierto. 2. Compruebe que están seleccionadas desde la celda n%o hasta la celda n(o. 3. Seleccione n$UFKLYRo a n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo a n(VWDEOHFHU·$UHD·GH·,PSUHVLÁQo.

4. Seleccione n$UFKLYRo a n&RQILJXUDU·3±JLQDo.

Para imprimir solamente el rango de celdas seleccionado. Se abre el cuadro de diálogo Configurar Página.

5. Haga clic en la pestaña n(QFDEH]DGR·\·3LH·GH·3±JLQDo.


El cuadro de diálogo se actualiza. El encabezado y el pie de página predeterminados (ninguno) aparecen en las áreas de ejemplo.

M3–21


Figura 3.14: Introducir el título del encabezado

Paso a Paso


6. Haga clic en n3HUVRQDOL]DU·(QFDEH]DGRo.

7. Haga clic en el botón n)XHQWHo.

Se abre el cuadro de diálogo Encabezado. Vea la Figura 3.12. El cursor parpadea en el área de la sección izquierda. Se abre el cuadro de diálogo Fuente.

8. Seleccione n7LPHV·1HZ·5RPDQo debajo de n)XHQWHo.

Para cambiar la fuente.

9. Seleccione n1HJULWDo debajo de n(VWLORo.

Para cambiar el estilo de la fuente.

10. Seleccione no debajo de n7DPDÀRo.

Para cambiar el tamaño de la fuente. El área de previsualización muestra los cambios de fuente.

11. Haga clic en n$FHSWDUo. 12. Teclee Venta de automóviles.

Vea la Figura 3.14.

13. Pulse n7DEo dos veces.

El cursor se sitúa en el área de la sección derecha.

14. Haga clic en el botón n)HFKDo. 15. Haga clic en n$FHSWDUo.

Se inserta un código de fecha. Las nuevas entradas de encabezado aparecen en el área de ejemplo superior.

16. Haga clic en n3HUVRQDOL]DU·3LH·GH·3±JLQDo.

M3–22

Se abre el cuadro de diálogo Pie de Página.



Paso a Paso


17. Pulse n7DEo. 18. Haga clic en el botón n1ÆPHUR·GH·3±JLQDo.

Se inserta un código de página.

19. Haga clic en el área n6HFFLÁQ·'HUHFKDo. 20. Haga clic en el botón n+RUDo.

Se inserta un código horario. Vea la Figura 3.15.


Regresa al cuadro de diálogo Configurar Página.

22. Haga clic en n9LVWD·3UHOLPLQDUo.

El nuevo encabezado y pie de página aparecen en el documento en la ventana Vista Preliminar.

23. Haga clic en n&HUUDUo. 24. Seleccione n$UFKLYRo a n,PSULPLUo. 25. Seleccione n6HOHFFLÁQo debajo de n,PSULPLUo.

O pulse Control + P. Se abre el cuadro de diálogo Imprimir. Para seleccionar solamente el rango seleccionado a imprimir.

26. Haga doble clic en el campo n1ÆPHUR·GH·&RSLDVo. 27. Teclee 2.

Para imprimir dos copias.

Figura 3.15: Insertar la hora en el pie de página personalizado


M3–23


Paso a Paso


28. Haga clic en n9LVWD·3UHYLDo.

El documento aparece en la ventana Vista preliminar. Puede hacer los ajustes finales antes de imprimir.

29. Haga clic en n,PSULPLUo.

Un cuadro de diálogo le informa de que se está imprimiendo el documento.


Se cancela el trabajo de impresión. Vea la Figura 3.13.

31. Seleccione n$UFKLYRo a n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo a n%RUUDU·$UHD·GH·,PSUHVLÁQo.

Para borrar el área de impresión.

32. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo. 33. Guarde su trabajo. 34. Deje este archivo abierto.

M3–24






M3–25



Usar Características de Web Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Excel 2000 le permite crear y guardar una hoja de trabajo como una página Web que incluya gráficos, informes de tabla dinámica, texto y cualquier otro elemento de Excel.

1. Para insertar un hipervínculo, pulse Control + K o haga clic con el botón derecho del ratón en la celda y seleccione la opción Hipervínculo del menú de atajo. Los hipervínculos pueden vincularse a un archivo o a una página Web, a una determinada ubicación o a una dirección de correo electrónico.

Cuando guarda una hoja de trabajo como una página Web, debe elegir entre agregarle funcionalidad interactiva o no interactiva. La primera permite a los usuarios que abren la página Web interactuar con ella sumando y organizando los datos, modificando el formato de la hoja de cálculo, etc. En cambio, si ésta no es interactiva los usuarios solamente podrán ver los datos incluidos en la página Web sin realizar ningún cambio. Para ver una hoja de trabajo en la Web, seleccione Archivo a Vista Previa de la Página Web y de esta manera Internet Explorer mostrará la hoja de trabajo como una página Web.

2. Guarde la hoja de cálculo como formato de Excel antes de guardarlo como una página Web para editar la hoja de trabajo.

Para completar satisfactoriamente este ejercicio debe tener instalado Internet Explorer 4.01 o una versión posterior y tenerlo correctamente configurado en su sistema.

Excel también puede crear hipervínculos dentro de una hoja de trabajo e hipervínculos que ejecuten otra hoja de cálculo, otra hoja de trabajo, una aplicación de Office en su sistema o una aplicación en Internet. Excel crea hipervínculos utilizando el texto de una celda, un gráfico o una fórmula.

Figura 3.16: Insertar un hipervínculo a una imagen

M3–26



Figura 3.17: Dar formato a una página Web

Ejercicio D: Usar Características de Web Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n$XWR[OVo está abierto. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón en n&RQFHVLRQDULR·6DQWDQDo. 3. Seleccione n+LSHUY¼QFXORo.

Se abre un menú de atajo. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo.

4. Seleccione n$UFKLYR·R·3±JLQD·:HE·([LVWHQWHo

debajo de n9LQFXODU·Do. 5. Haga clic en el botón n$UFKLYRo debajo de n%XVFDUo. 6. Seleccione n7HPSo después de n%XVFDU·HQo. 7. Haga doble clic en n&DOF[OVo.


Vea la Figura 3.16. Se abre el cuadro de diálogo Vincular a Archivo. Para abrir la carpeta Temp. El cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo vuelve a aparecer.

M3–27


Figura 3.18: Seleccionar un hipervínculo

Paso a Paso



Concesionario Santana le vincula con la hoja de cálculo Calc3.xls.

9. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo. 10. Sitúe el cursor en n&RQFHVLRQDULR·6DQWDQDo.

11. Haga clic en la imagen n&RQFHVLRQDULR·6DQWDQDo.

No haga clic con el botón del ratón. El cursor se convierte en una mano y muestra la referencia de la URL. Vea la Figura 3.18. El hipervínculo Calc3.xls.

abre

la

hoja

de

cálculo

12. Si es necesario, haga clic y arrastre la n%DUUD·:HEo por encima de la n%DUUD·GH·)ÁUPXODVo

13. Haga clic en la celda n&o. 14. Seleccione n,QVHUWDUo a n+LSHUY¼QFXORo.

M3–28

Para insertar un nuevo hipervínculo. O pulse Control + Alt + K. Se abre el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo.



Paso a Paso


15. Haga clic en el botón n$UFKLYRo debajo de n%XVFDUo.

Se abre el cuadro de diálogo Vincular a Archivo.

16. Haga doble clic en n$XWR[OVo.

Para vincular al archivo Auto3.xls.


El hipervínculo Auto3.xls se sitúa en la celda C7.

18. Haga clic con el botón derecho del ratón en n$XWR[OVo. 19. Seleccione n+LSHUY¼QFXORo a n0RGLILFDU·+LSHUY¼QFXORo. 20. Si es necesario, haga clic en el botón n,QIRUPDFLÁQ·GH·3DQWDOODo. 21. Teclee Buscar por la base de datos de autos..

Se abre un menú de atajo. Se abre el cuadro de diálogo Modificar Hipervínculo. Para establecer una información de pantalla en el hipervínculo. Este mensaje aparecerá cada vez que sitúe el puntero en el hipervínculo.

22. Haga clic en n$FHSWDUo dos veces.

Regresa a la hoja de cálculo Calc3.xls.

23. Haga clic en n$XWR[OVo.

El hipervínculo le vincula a la hoja de cálculo Auto3.xls.

24. Seleccione n$UFKLYRo a n9LVWD·3UHYLD·GH·OD·3±JLQD·:HEo.

El archivo se abre en su navegador predeterminado. En este caso es Internet Explorer.

Figura 3.19: Ver una hoja de trabajo de Excel como una página Web


M3–29


Figura 3.20: Organizar la página Web en orden descendente

Paso a Paso


25. Haga clic en el botón n0D[LPL]DUo.

Vea la Figura 3.19.

26. Seleccione n$UFKLYRo a n&HUUDUo.

Se cierra Internet Explorer.

27. Seleccione n$UFKLYRo a n*XDUGDU·&RPR·3±JLQD·:HEo.

28. Haga clic en el botón n3XEOLFDUo.

Se abre el cuadro de diálogo Guardar Como. Quiere guardar la hoja de trabajo como una página Web. Se abre el cuadro de diálogo Publicar como Página Web.

29. Si es necesario, haga clic en n1R·QR·PH·3URSRUFLRQH·$\XGD·HQ·(VWH·0RPHQWRo

en el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo. 30. Haga clic en la flecha de n(OHJLUo.

Se abre la lista Elegir.

31. Seleccione n(OHPHQWRV·HQ·+RMD·o.

Sólo los elementos de la hoja uno aparecerán como página Web.

32. Seleccione n$JUHJDU·,QWHUDFWLYLGDG·FRQo debajo

de n2SFLRQHV·GH·3UHVHQWDFLÁQo. 33. Haga clic en el botón n3XEOLFDUo.

M3–30

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación. Para publicar su hoja de trabajo como una página Web.



Paso a Paso


34. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo.

Para salir de Excel.

35. Haga clic en n6¼·D·7RGRo.

Microsoft Excel se cierra y aparece el escritorio.

36. Haga doble clic en la carpeta n7HPSo.


37. Haga doble clic en n3±JLQDKWPo.

Se abre la página Web en Internet Explorer.

38. Si es necesario, maximice la ventana. 39. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n(o. 40. Haga clic en el botón n2UGHQ·'HVFHQGHQWHo. 41. Seleccione n0DUFDo.

Se abre un menú de atajo. Para organizar la marca de automóviles en orden descendente. Vea la Figura 3.20.

42. Haga clic en el botón n&XDGUR·GH·+HUUDPLHQWDV·GH·3URSLHGDGHVo.

Se abre el cuadro de diálogo Cuadro de Herramientas de Propiedades. 43. Haga clic en el botón n&XUVLYDo.

Para dar formato al estilo de la fuente.

44. Haga clic en la flecha n&RORU·GH·)XHQWHo.

Para cambiar el color de la fuente.

45. Seleccione n5RMRo. 46. Haga clic en el botón n&HUUDUo en la n&XDGUR·GH·+HUUDPLHQWDV·GH·3URSLHGDGHVo.

Se cierra el cuadro de diálogo Cuadro de Herramientas de Propiedades. Vea la Figura 3.17. 47. Seleccione n$UFKLYRo a n&HUUDUo.

Para cerrar la ventana de Internet Explorer. La ventana Temp vuelve a aparecer.

48. Haga doble clic en n$XWR[OVo. 49. Haga clic en un área en blanco para deseleccionarlo. 50. Deje este archivo abierto.



M3–31



Utilizar Características de E-mail Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Si quiere permitir a otros usuarios leer o editar su hoja de cálculo, puede o bien imprimir una copia o bien enviar una copia electrónica (e-mail) de su hoja de cálculo.

1.

Haga clic en el botón Correo Electrónico para abrir la barra Dirección.

Antes de enviar un mensaje, primero debe dirigirlo. Excel es una especie de oficina de correos real, donde es preciso especificar la dirección correcta antes de entregarla a la persona a quien se envía.

2.

Haga clic en el botón Para en el área Dirección para abrir la Libreta de Direcciones y escoger un Destinatario del Mensaje.

3.

Haga clic en el botón Opciones... para acceder a las opciones de correo electrónico. El cuadro de diálogo Opciones le permite personalizar su mensaje.

El proceso a seguir es el siguiente: primero debe seleccionar el Destinatario de Correo, Destinatario de Correo (como Datos Adjuntos), o el Destinatario de Distribución del menú Enviar A. Cuando se abre la ventana Nuevo Mensaje, escoja un destinatario de la Libreta de Direcciones para añadirlo en la lista de Destinatarios del Mensaje o simplemente teclee la dirección correcta del destinatario en el campo Para. Una vez que ha informado a Excel de cómo y a quién quiere enviar el correo electrónico, tan sólo debe hacer clic en el botón Enviar esta Hoja y Excel enviará el mensaje tal y como le ha solicitado.

Para completar satisfactoriamente este ejercicio su ordenador debe estar configurado correctamente con hardware y software de red y usted debe estar conectado a MS Mail o a un servicio de correo electrónico equivalente. Este ejercicio ha sido desarrollado con un servidor de correo electrónico Microsoft Exchange 5.5. Consulte con su administrador de correo, de red o su documentación de usuario para obtener más información. También es posible realizar este ejercicio con un correo cliente y una conexión a Internet, pero en dicho caso, le aparecerán cuadros de diálogo que no están recogidos en este ejercicio.

Figura 3.21: Enviar un correo electrónico

M3–32



Figura 3.22: Abrir un documento adjunto

Ejercicio E: Utilizar Características de E-mail Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n$XWR[OVo está abierto. 2. Seleccione n$UFKLYRo a n(QYLDU·$o a n'HVWLQDWDULR·GH·&RUUHRo.

Aparece el área Dirección. Vea la Figura 3.21.

3. Seleccione el botón n3DUDo. 4. Si le pide que introduzca su contraseña, hágalo. 5. Seleccione su nombre en el panel de la izquierda.

Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar Nombres. Para enviarse a si mismo un mensaje en este ejercicio.

6. Haga clic en el botón n3DUD!o.

Su nombre se añade al panel Destinatarios del Mensaje.


Vuelve a aparecer Auto3.xls.


M3–33


Figura 3.23: Visualizar las opciones de correo

Paso a Paso


8. Seleccione n$XWR[OVo en el campo situado al lado de n$VXQWRo. 9. Teclee Listado de Automóviles. 10. Haga clic en el botón n2SFLRQHVo.

11. Haga clic en el botón n&HUUDUo. 12. Haga clic en el botón n,PSRUWDQFLD·$OWDo.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Mensaje. Puede cambiar las opciones de correo electrónico según sus necesidades. Fíjese que Normal aparece al lado de Importancia. Más tarde lo cambiará. Vea la Figura 3.23. Regresa a la hoja de cálculo Auto3.xls. Para etiquetar su mensaje.

13. Haga clic en el botón n2SFLRQHVo.

Importancia: Normal ha cambiado a Alta.

14. Haga clic en el botón n&HUUDUo.

Regresa a la hoja de trabajo Auto3.xls.

M3–34



Paso a Paso


15. Haga clic en el botón n(QYLDU·HVWD·+RMDo. 16. Haga clic en el botón n0LQLPL]DUo.

Se envía el mensaje. Excel se minimiza y aparece el escritorio.

17. Haga doble clic en n0LFURVRIW·2XWORRNo.

Se abre la ventana de Microsoft Outlook.

18. Haga clic en el botón n%DQGHMD·GH·(QWUDGDo. 19. Haga doble clic en el mensaje n/LVWDGR·GH·$XWRPÁYLOHVo.

La ventana Bandeja de Entrada indica que tiene un mensaje nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Listado de Automóviles y aparece el nuevo mensaje.

Figura 3.24: Ir a Excel mediante la Barra de Tareas


M3–35


Figura 3.25: Seleccionar una carpeta para agregar la hoja de cálculo

Paso a Paso 20. Desplácese por la ventana para ver el mensaje. 21. Haga clic en el botón n&HUUDUo en la ventana n0HQVDMHo. 22. Haga clic en el botón n0LFURVRIW·([FHOo en la n%DUUD·GH·7DUHDVo.


Cuando envía un correo desde Excel, el formato varía. Se cierra el cuadro de diálogo Listado de Automóviles.

Se abre la ventana Auto3.xls. Vea la Figura 3.24.

23. Seleccione n$UFKLYRo a n(QYLDU·$o a n'HVWLQDWDULR·GH·&RUUHR·FRPR·'DWRV·$GMXQWRV o.

Se abre la ventana Auto3.xls. La hoja de cálculo Auto3.xls aparece como un archivo adjunto al mensaje de correo electrónico. 24. Haga clic en el botón n3DUDo.

M3–36



Paso a Paso


25. Haga doble clic en su nombre en el panel de la izquierda para añadirlo al panel n'HVWLQDWDULRV·GHO·0HQVDMHo.

Para enviarse un mensaje a si mismo.

26. Haga clic en n$FHSWDUo. 27. Haga clic en el botón n(QYLDUo.

El mensaje se envía.

28. Haga clic en el botón n%DQGHMD·GH·(QWUDGDo en la n%DUUD·GH·7DUHDVo. 29. Haga doble clic en n$XWR[OVo.

Para ver su nuevo mensaje.

30. Haga clic en el botón n&HUUDUo en la ventana n$XWR[OVo.

Aparece la ventana Bandeja de Entrada.

31. Haga clic en el botón n0LFURVRIW·([FHOo en la n%DUUD·GH·7DUHDVo.

Aparece la ventana Auto3.xls.

32. Seleccione n$UFKLYRo a n(QYLDU·$o a n&DUSHWD·GH·([FKDQJHo.

33. Haga clic en el n6LJQR·3RVLWLYRo a la izquierda de su buzón.

Puede ser que necesite ampliar el submenú. Se abre el cuadro de diálogo Enviar a Carpeta de Exchange. El buzón se expande y muestra la estructura jerárquica. Vea la Figura 3.25.

34. Haga clic en la carpeta n%DQGHMD·GH·(QWUDGDo.

Para dar un destino al archivo.


El archivo se envía a la Bandeja de Entrada.

36. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo. 37. Haga clic en n6¼o.

Para guardar la hoja de cálculo.

38. Haga doble clic en el nuevo mensaje.

Vea la Figura 3.22.

39. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo en la ventana de n([FHOo. 40. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo en la ventana de n2XWORRNo.



M3–37



M3–38




Al revisar la ortografía, el botón Omitir Todas ignora la palabra seleccionada cada vez que aparece en el documento.

2.

El revisor ortográfico solamente revisa las palabras mal escritas de las celdas activas.

3.

Sólo se pueden modificar los márgenes utilizando el cuadro de diálogo Configurar Página.

4.

Excel le proporciona siete herramientas para insertar códigos de encabezados y pies de página.

5.

Es posible dar formato al texto del encabezado y del pie de página.

Opción Múltiple 6. ¿Qué código inserta la fecha en un encabezado o pie de página? a. &(D). b. &[Fecha]. c. @{Día}. d. ^[Fecha]. 7.

Cuando quiera enviar un mensaje por correo electrónico, primero debe … a. Abrir Microsoft Outlook. b. Utilizar el Destinatario de Correo (como Datos Adjuntos). c. Usar el Destinatario de Correo. d. Las respuestas b y c son correctas.


M3–39



Tema

Revisar la Ortografía Establecer Opciones de Impresión Crear Encabezados y Pies de Página Usar Características de Web Utilizar Características de E-mail

Dominado

❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Necesito Repasar

❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo siguiente: Cree una hoja de cálculo para controlar el ingreso trimestral del alquiler de un bloque de apartamentos. A continuación, compruebe la ortografía del documento, oriente la hoja de cálculo para que se imprima horizontalmente y cree encabezados y pies de página que contengan la fecha, la hora y el nombre de la empresa. Después, centre y ajuste el tamaño de la impresión para mejorar la presentación del documento. Por último, visualice su página como una página Web y envíela por correo electrónico a un amigo.

M3–40


Introducción a


MÓDULO

4 Gráficos y Objetos Los gráficos facilitan la comprensión de datos numéricos complejos. Excel le permite transformar los datos en gráficos y mapas con facilidad y rapidez.

NH-04EX2KW.SPS



M4–2


Módulo 4 Gráficos y Objetos

Para Empezar: Gráficos y Mapas

E

s más fácil comprender la información numérica de una hoja de cálculo si está representada de forma gráfica. Por ello, Excel dispone de una extensa variedad de tipos de gráficos apropiados para cada tipo de dato, clasificados en los siguientes grupos: • Gráficos Lineales: conectan cada valor de una serie en una línea. Son gráficos comúnmente utilizados en los negocios para pronosticar tendencias en el tiempo y para revisar pautas. • Gráficos de Barras: utilizan barras verticales u horizontales para representar una serie de valores. El número de valores presentados en el gráfico determina la altura y anchura de la barra. Por lo general, los gráficos de barras se utilizan para comparar valores de elementos en un momento determinado y para demostrar tendencias de datos en el tiempo.

• Gráficos de Barras Apiladas: apilan los valores correspondientes de cada serie verticalmente. Su función es mostrar la cantidad total de la serie así como la relación de cada valor con respecto a toda la serie. • Gráficos Circulares: muestran la contribución relativa de cada uno de los valores a toda la serie. Son útiles para representar porcentajes de una sola serie. Es posible desplazar una parte del gráfico circular para centrar la atención sobre esa sección.(Vea la Figura 4.1). • Mapa: es un tipo especializado de gráfico geográfico. Asigne un mapa a una región para indicar un determinado valor. Los colores y las tramas representan los valores de un mapa. Normalmente, los mapas se utilizan para realizar análisis estadísticos así como para controlar cambios en la población o en los datos de ventas.

Figura 4.1: Un gráfico circular de Excel


M4–3



M4–4




A.

Usar el Asistente para Gráficos

B.

Editar un Gráfico

C.

Crear un Gráfico Circular

D.

Crear un Mapa

E.

Dibujar e Insertar Objetos


M4–5



Usar el Asistente para Gráficos Conceptos del Ejercicio Los gráficos son representaciones visuales de datos dentro de una hoja de trabajo. Por ejemplo, en lugar de analizar y comparar las ventas trimestrales (datos) en una hoja de trabajo, los gráficos proporcionan imágenes más atrayentes que muestran los resultados al momento. Excel crea gráficos en una hoja de trabajo utilizando Gráficos Incorporados u Hojas de Gráficos. Un Gráfico Incorporado es un objeto que se encuentra en la hoja de trabajo de origen utilizada para mostrar uno o más gráficos. Una Hoja de Gráfico es un gráfico que se encuentra en una hoja de trabajo aparte. Utilice una hoja de gráfico para reflejar datos complejos o para ahorrar espacio de trabajo. Para crear un gráfico, seleccione los valores y los rótulos que quiere representar en el mismo. A continuación, seleccione el Asistente para Gráficos que le guiará a través del proceso de creación del gráfico. Si en algún momento precisa modificar los valores o los rótulos, sencillamente realice los cambios pertinentes en los datos y Excel actualizará la información automáticamente.


Haga clic en el botón Asistente para Gráficos o seleccione la opción Gráfico del menú Insertar para abrir el Asistente para Gráficos. (Vea la Figura 4.2).

2.

Haga clic en el botón Siguiente en cualquier cuadro de diálogo del Asistente para Gráficos para proceder al siguiente paso de la creación del gráfico.

3.

Haga clic en el botón Atrás en cualquier cuadro de diálogo del Asistente para Gráficos para regresar al paso anterior.

Figura 4.2: Utilizar el Asistente para Gráficos

M4–6



Figura 4.3: Modificar la ubicación de un gráfico

Ejercicio A: Usar el Asistente para Gráficos Paso a Paso

T T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que Excel 2000 está abierto. Seleccione n9HUo a 2. n%DUUDV·GH·+HUUDPLHQWDVo a n3HUVRQDOL]DUo.


3. Si es necesario, haga clic en la pestaña n2SFLRQHVo.


4. Seleccione n5HVWDEOHFHU·PLV·'DWRVo debajo de n0HQÆV·\·%DUUDV·3HUVRQDOL]DGDVo.

Para restablecer las barras de herramientas predeterminadas.

5. Haga clic en n6¼o. 6. Haga clic en n&HUUDUo. 7. Haga clic en el botón n$EULUo.


Las barras de herramientas se restablecen. Se abre el cuadro de diálogo Abrir.

M4–7


Figura 4.4: Previsualizar un gráfico de ejemplo

Paso a Paso


8. Seleccione n7HPSo después de n%XVFDU·HQo.



Para abrir el documento.

10. Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n(o. 11. Seleccione n,QVHUWDUo a n*U±ILFRo.

Para seleccionar un rango de celdas para crear un gráfico. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 1 de 4 - Tipo de Gráfico. Vea la Figura 4.2.

12. Si es necesario, haga clic en n1R·QR·PH·3URSRUFLRQH·$\XGD·HQ·(VWH·0RPHQWRo

en el n$\XGDQWH·GH·2IILFHo. 13. Seleccione n5DGLDOo debajo de n7LSR·GH·*U±ILFRo.

M4–8

El área Subtipo de Gráfico muestra los tipos de gráficos disponibles.



Paso a Paso


14. Haga clic sin soltar en el botón n3UHVLRQDU·SDUD·9HU·0XHVWUDo.

15. Deje de pulsar el botón del ratón. 16. Haga clic en la pestaña n7LSRV·3HUVRQDOL]DGRVo. 17. Seleccione n&ROXPQDV·HQ·3URIXQGLGDGo. 18. En el panel n7LSR·GH·*U±ILFRo, desplácese para seleccionar n7XERVo.

El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta cómo aparece el gráfico. Vea la Figura 4.4. El cuadro de diálogo se actualiza. Aparece el Subtipo de Gráfico. El cuadro de diálogo se actualiza y muestra los gráficos incorporados de Excel. El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta este tipo de gráfico. El cuadro de diálogo se actualiza. El área Muestra presenta otro gráfico incorporado.

19. Haga clic en la pestaña n7LSRV·(VW±QGDUo. 20. Seleccione n&ROXPQDVo debajo de n7LSR·GH·*U±ILFRo. 21. Haga clic en n&ROXPQD·$JUXSDGDo debajo de n6XEWLSR·GH·*U±ILFRo. 22. Haga clic en n6LJXLHQWH!o.

Es la primera opción en la primera fila. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 2 de 4 - Datos de Origen.

Figura 4.5: Presentar la serie de datos por columnas


M4–9


Figura 4.6: Resituar un gráfico en la página

Paso a Paso 23. Seleccione n)LODVo después de n6HULHV·HQo. 24. Haga clic en la pestaña n6HULHo. 25. Seleccione n3HQWLXP·,,o debajo de n6HULHo. 26. Haga clic en n6LJXLHQWH!o. 27. Si es necesario, haga clic en la pestaña n7¼WXORVo.


Para presentar la serie de datos columna a columna. Vea la Figura 4.5. El cuadro de diálogo se actualiza. Las direcciones de celda se actualizan en los campos Nombre y Valores. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 3 de 4 - Opciones de Gráfico. El cuadro de diálogo se actualiza. Aparecen los títulos del gráfico.

28. Haga clic en el campo n7¼WXOR·GHO·*U±ILFRo. 29. Teclee Ventas Primer Trimestre n7DEo. 30. Haga clic en la pestaña n/H\HQGDo.

M4–10

Para introducir el título. El gráfico se actualiza en el área Muestra. El cuadro de diálogo se actualiza.



Paso a Paso


31. Seleccione n$EDMRo debajo de n8ELFDFLÁQo.

La leyenda aparece debajo del gráfico.

32. Haga clic en n6LJXLHQWH!o.

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 4 de 4 - Ubicación del Gráfico.

33. Seleccione n&RPR·2EMHWRHQo.

Para situar el gráfico en su propia hoja de trabajo.

34. Haga clic en n)LQDOL]DUo.

El gráfico se sitúa en la hoja de trabajo y la barra de menús Gráfico reemplaza la barra de menús de la hoja de cálculo.

35. Si la barra de herramientas n*U±ILFRo aparece, haga clic en el botón n&HUUDUo de la misma. 36. Haga clic y arrastre la n%DUUD·GH·*U±ILFRo para situarla debajo de la barra de herramientas n(VW±QGDUo. 37. Haga clic sin soltar en un área en blanco dentro del gráfico.

El puntero se convierte en una flecha de mover.

38. Arrastre el gráfico hasta que su esquina superior izquierda ocupe la celda n%o.

Vea la Figura 4.6.

39. Haga clic sin soltar en la esquina inferior derecha.

El puntero se convierte en una flecha de tamaño.

40. Arrastre hacia abajo hasta la celda n)o.

Para aumentar el tamaño del gráfico.

41. Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico.


42. Seleccione n8ELFDFLÁQo.

Se abre el cuadro de diálogo Ubicación del Gráfico.

43. Seleccione n(Q·XQD·+RMD·1XHYDo. 44. Haga clic en n$FHSWDUo.

El gráfico se sitúa en una hoja aparte. Vea la Figura 4.3.




M4–11



Editar un Gráfico Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Los gráficos constan de una serie de objetos (las partes que comprenden un gráfico), que incluyen el área de datos, las columnas, los ejes y los cuadros de texto.

1.

Haga clic en la flecha de Objetos del Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para ver una lista de los objetos de gráfico.

2.

Haga clic en el botón Formato de Área de Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para acceder al cuadro de diálogo Formato del Área del Gráfico.

Para modificar cualquier objeto del gráfico, primero debe seleccionarlo; a continuación, hacer clic en el centro del objeto hasta que aparezcan manejadores de selección a su alrededor y, por último, hacer clic con el botón derecho del ratón para abrir un menú de atajo sensible al contexto que le permitirá acceder a las diferentes opciones disponibles. También puede utilizar la lista Objetos del Gráfico en la barra de herramientas Gráfico para seleccionar cualquier objeto de gráfico definido. En ocasiones, los datos de un gráfico no tienen ningún sentido si no van acompañados de un texto descriptivo, por lo que es necesario incluir un título y una leyenda para explicar qué representan el gráfico y la serie de datos. Es esencial mantener la claridad del gráfico y de las hojas de trabajo. Si no tiene cuidado con la disposición del título, subtítulo y leyenda, anulará la finalidad de la representación de datos por medio de un gráfico.

Figura 4.7: El cuadro de diálogo Opciones de Gráfico

M4–12



Figura 4.8: Personalizar el gráfico

Ejercicio B: Editar un Gráfico Paso a Paso


T T T

5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la leyenda. 3. Seleccione n%RUUDUo.

Está viendo en gráfico en una hoja de gráfico. Se abre un menú de atajo. Aparecen manejadores alrededor de la leyenda. La leyenda desaparece.

4. Seleccione n*U±ILFRo a n2SFLRQHV·GH·*U±ILFRo.

5. Haga clic en la pestaña n/¼QHDV·GH·'LYLVLÁQo.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Gráfico. Vea la Figura 4.7. El cuadro de diálogo se actualiza.

6. Si es necesario, seleccione n/¼QHDV·GH·'LYLVLÁQ·3ULQFLSDOHVo

debajo de n(MH·GH·&DWHJRU¼DV·; o.

Se añaden líneas de división principales en el eje X de la serie.



M4–13


Figura 4.9: Cambiar el Tipo de Gráfico

Paso a Paso


8. Seleccione n*U±ILFRo a n7LSR·GH·*U±ILFRo.

Se abre el cuadro de diálogo Tipo de Gráfico.

9. Seleccione n&ROXPQD·'o debajo de n6XEWLSR·GH·*U±ILFRo. 10. Seleccione n)RUPDWR·3UHGHWHUPLQDGRo debajo de n2SFLRQHVo. 11. Haga clic en n$FHSWDUo. 12. Haga clic con el botón derecho del ratón en la leyenda. 13. Seleccione n%RUUDUo.

El gráfico Columna 3D es la primera opción de la última fila. Quiere restablecer el formato predeterminado de este tipo de gráfico. El gráfico aparece como un gráfico Columna 3D. Vea la Figura 4.9. Se abre un menú de atajo. Aparecen manejadores alrededor de la leyenda. La leyenda desaparece.

14. Seleccione n*U±ILFRo a n2SFLRQHV·GH·*U±ILFRo.

15. Haga clic en la pestaña n7¼WXORVo.

M4–14

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Gráfico. El cuadro de diálogo se actualiza.



Paso a Paso


16. Haga clic en el campo n7¼WXOR·GHO·*U±ILFRo. 17. Teclee Ventas Primer Trimestre n7DEo.

Para añadir un título al gráfico.

18. Haga clic en la pestaña n/¼QHDV·GH·'LYLVLÁQo.


19. Seleccione n/¼QHDV·GH·'LYLVLÁQ·3ULQFLSDOHVo

debajo de n(MH·GH·&DWHJRU¼DV·; o.

Se añaden líneas de división principales en el eje de la serie X.

20. Haga clic en n$FHSWDUo. 21. Seleccione n*U±ILFRo a n$JUHJDU·'DWRVo.

22. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo.

Podría ser que necesitara ampliar el menú. Se abre el cuadro de diálogo Agregar Datos. Vea la Figura 4.10. El cuadro de diálogo Agregar Datos se contrae.

Figura 4.10: Agregar datos a un gráfico


M4–15


Figura 4.11: Cambiar la vista en 3D

Paso a Paso


23. Haga clic en la pestaña n+RMDo.

Para ver la hoja de trabajo.

24. Seleccione desde la celda n&o hasta la celda n(o.

Este rango contiene los rótulos de los meses.

25. Haga clic en el botón n6HOHFWRU·GH·5DQJRVo. 26. Haga clic en n$FHSWDUo.

El cuadro de diálogo Agregar Datos se maximiza. Los números situados a lo largo del Eje de Categorías se reemplazan con rótulos.

27. Seleccione n)RUPDWRo a n$UHD·GH·)RUPDWR·6HOHFFLRQDGDo.

28. Haga clic en la pestaña n)XHQWHo.

O pulse Control + 1. Se abre el cuadro de diálogo Formato del Área del Gráfico. El cuadro de diálogo se actualiza.

29. Seleccione n7LPHV·1HZ·5RPDQo debajo de n)XHQWHo. 30. Seleccione n1HJULWDo debajo de n(VWLORo.

M4–16



Paso a Paso


31. Seleccione no debajo de n7DPDÀRo. 32. Haga clic en n$FHSWDUo.

El nuevo formato se aplica al texto del gráfico.

33. Seleccione n*U±ILFRo a n9LVWD·HQ·'o.

Se abre el cuadro de diálogo Vista en 3D. Vea la Figura 4.11.

34. Teclee 25.

Para introducir un valor en el cuadro Elevación.

35. Haga clic en n$SOLFDUo.

La elevación del gráfico cambia.

36. Haga clic en el botón de rotación nHQ·6HQWLGR·GH·ODV·$JXMDV·GHO·5HORMo

dos veces.

La rotación del gráfico varía.


El cuadro de diálogo se cierra. Se aplican los nuevos ángulos.

38. Haga clic en los n3ODQRV·/DWHUDOHVo del gráfico.

Aparecen manejadores alrededor del plano lateral del gráfico.

Figura 4.12: Girar el gráfico manualmente


M4–17


Figura 4.13: Cambiar los Efectos de Relleno

Paso a Paso 39. Haga clic en la n(VTXLQDo superior derecha del gráfico.


El puntero se convierte en una cruz. Vea la Figura 4.12.

40. Haga clic sin soltar en la n(VTXLQDo superior derecha del gráfico. 41. Arrastre la n(VTXLQDo superior derecha hacia la izquierda de n9HQWDV·3ULPHU·7ULPHVWUHo. 42. Deje de pulsar el botón del ratón. 43. Haga clic con el botón derecho del ratón en las columnas n$PDULOORo.

Para cambiar la orientación del gráfico. El gráfico rota en sentido contrario a las agujas del reloj. Se abre un menú de atajo.

44. Seleccione n)RUPDWR·GH·6HULHV·GH·'DWRVo.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Series de Datos.

45. Seleccione n5RMRo debajo de n$UHDo.

Para cambiar el color de la columna.

46. Haga clic en la pestaña n)RUPDVo.


M4–18



Paso a Paso


47. Seleccione no debajo de n)RUPD·GH·OD·&ROXPQDo.

Para cambiar la apariencia de la columna.


El gráfico se actualiza y muestra los cambios.

49. Haga clic con el botón derecho del ratón en la columna n$]XOo.


50. Seleccione n)RUPDWR·GH·6HULHV·GH·'DWRVo.

51. Haga clic en la pestaña n7UDPDVo. 52. Seleccione n(IHFWRV·GH·5HOOHQRo debajo de n$UHDo.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Series de Datos. El cuadro de diálogo se actualiza. Se abre el cuadro de diálogo Efectos de Relleno. Vea la Figura 4.13.

53. Haga clic en la pestaña n7H[WXUDo. 54. Seleccione n0±UPRO·%ODQFRo debajo de n7H[WXUDo.

Es la segunda opción en la segunda fila.

55. Haga clic en n$FHSWDUo dos veces.

Reaparece el gráfico y puede ver los cambios.

56. Haga clic en un área en gris fuera de la página.

Vea la Figura 4.8.




M4–19



Crear un Gráfico Circular Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Es posible modificar la perspectiva de un gráfico tridimensional para mostrarlo en ángulos más interesantes. En primer lugar, debe crear un gráfico tal como se describe en los ejercicios anteriores y, a continuación, seleccionar un tipo de gráfico tridimensional (Vea la Figura 4.14), ya que Excel no puede girar un gráfico de dos dimensiones.

1. Cuando haga clic en cualquiera de las intersecciones de los ejes para mostrar los manejadores de rotación, aparecerá la palabra “Esquinas” en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la Barra de Fórmulas. También puede seleccionar dicha opción en la lista Objetos del Gráfico para verificar que ha seleccionado el área del gráfico correcta.

Al hacer clic en una de las esquinas o vértices del gráfico, aparecen manejadores de rotación en los que es posible hacer clic y arrastrar para girar el gráfico. Excel no lo redibuja hasta que ha acabado de arrastrar el manejador, aunque sí es posible ver un esquema del gráfico mientras arrastra el puntero del ratón. Puede abrir el cuadro de diálogo Vista en 3D para controlar la elevación, giro y perspectiva de la vista del gráfico. Si no le convencen los resultados, haga clic en el botón Predeterminado para restablecer la posición y el ángulo originales del gráfico.

2. Haga clic en el botón Aplicar en el cuadro de diálogo Vista en 3D para aplicar los nuevos ángulos de giro sin cerrar el cuadro de diálogo. Esto le permite ver el gráfico a medida que los ángulos de giro varían. Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los nuevos ángulos y cerrar el cuadro de diálogo. 3. Es posible introducir números enteros positivos o negativos en el campo Elevación, pero solamente números positivos en los campos Giro y Perspectiva del cuadro de diálogo Vista en 3D.

Figura 4.14: Un gráfico circular seccionado con efecto 3D

M4–20



Figura 4.15: Ajustar un gráfico circular 3D

Ejercicio C: Crear un Gráfico Circular Paso a Paso

T T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la pestaña n+RMDo. 3.

Seleccione desde la celda n%o hasta la celda n&o.

4. Seleccione n,QVHUWDUo a n*U±ILFRo. 5. Seleccione n&LUFXODUo debajo de n7LSR·GH·*U±ILFRo.

Regresa a la hoja de trabajo. Va a presentar este rango en un gráfico circular. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para Gráficos - Paso 1 de 4 - Opciones de Gráfico. Aparecen los subtipos de gráfico circular.

6. Seleccione n&LUFXODU·6HFFLRQDGR·FRQ·(IHFWR·'o

debajo de n6XEWLSR·GH·*U±ILFRo.


Es la segunda opción en la segunda fila. Vea la Figura 4.14.

M4–21


Figura 4.16: Añadir rótulos de datos a un gráfico circular

Paso a Paso



El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos Paso 2 de 4 - Datos de Origen se actualiza.

8. Compruebe que n&ROXPQDVo está seleccionado después de n6HULHV·HQo. 9. Haga clic en n6LJXLHQWH!o.

El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos Paso 3 de 4 - Opciones de Gráfico se actualiza.

10. Haga clic en la pestaña n5ÁWXORV·GH·'DWRVo. 11. Seleccione n0RVWUDU·5ÁWXOR·\·3RUFHQWDMHo

debajo de n5ÁWXORV·GH·'DWRVo.

El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos se actualiza. Vea la Figura 4.16.

12. Haga clic en la pestaña n7¼WXORVo. 13. Haga clic en el campo n7¼WXOR·GHO·*U±ILFRo.

Para introducir el título del gráfico.

14. Teclee Ventas de Enero. 15. Haga clic en la pestaña n/H\HQGDo.

M4–22




Paso a Paso


16. Haga clic en n0RVWUDU·/H\HQGDo.

Para eliminar la marca de selección de la casilla de verificación. La leyenda desaparece del gráfico circular.


El cuadro de diálogo Asistente para Gráficos Paso 4 de 4 - Ubicación del Gráfico se actualiza.

18. Seleccione n(Q·XQD·+RMD·1XHYDo. 19. Teclee Ventas de Enero.

También es posible asignar un nombre a la hoja del gráfico.

20. Haga clic en n)LQDOL]DUo.

Se crea el gráfico y se sitúa en la hoja del gráfico.

21. Haga clic en el segmento n0RQLWRUHVo hasta que aparezcan manejadores a Importante: haga clic hasta que sólo se selecsu alrededor. cione este segmento. Vea la Figura 4.17.

Figura 4.17: Seleccionar un único segmento del gráfico circular


M4–23


Paso a Paso


22. Haga clic sin soltar en el segmento n0RQLWRUHVo. 23. Arrastre el segmento hacia la izquierda unos 0,5 cm. 24. Haga clic con el botón derecho del ratón en el segmento n0RQLWRUHVo.


25. Seleccione n)RUPDWR·GH·3XQWR·GH·'DWRVo.

Se abre el cuadro de diálogo Formato de Punto de Datos.

26. Haga clic en la pestaña n2SFLRQHVo.


27. Haga doble clic en el campo n*UDGRVo después de n$QJXOR·GHO·3ULPHU·6HFWRUo.

Para cambiar el ángulo del segmento.


El gráfico circular gira de izquierda a derecha. Vea la Figura 4.15.

29. Haga clic en n9LVWD·3UHOLPLQDUo. 30. Haga clic en n,PSULPLUo. 31. Haga clic en n$FHSWDUo. 32. Haga clic en n&DQFHODUo. 33. Guarde su trabajo. 34. Permanezca en esta pantalla.

M4–24






M4–25



Crear un Mapa Conceptos del Ejercicio Un mapa es un gráfico geográfico especializado. A diferencia de otros tipos de gráficos, que sitúan las series de datos en barras o líneas, un mapa representa la asignación de un valor a una región geográfica, como un país o provincia. Puede utilizar un mapa para realizar un análisis estadístico, controlar los cambios en la población o bien en la distribución y venta de un producto.


Seleccione el rango de datos del mapa que quiere representar en el gráfico y, a continuación, haga clic en el botón Mapa.

Antes de crear el mapa debe teclear el rango de los datos a representar, que debe estar formado por un mínimo de dos columnas. La primera columna debe contener los nombres o códigos de las regiones y la segunda los valores que quiere asignarle a cada región. Excel utiliza la segunda columna de valores como un rango desde el que puede asignar un color o una trama a cada región.

Microsoft Map es una aplicación OLE (Object Linking and Embedding o Vincular e Incrustar Objetos) que se instala como parte de Microsoft Office 2000. Esta característica sólo estará disponible si ha optado por instalarla durante el proceso de instalación de Office 2000.

M4–26



Figura 4.18: Insertar un mapa como objeto

Ejercicio D: Crear un Mapa Paso a Paso

T T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1. Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto. 2. Haga clic en la pestaña n+RMDo.

Se activa la hoja de trabajo.

3. Teclee Estado n,QWURo AZ n,QWURo CA n,QWURo MI n,QWURo NY n,QWURo.

Son los nombres y códigos de los estados.

4. Haga clic en la celda n%o. 5. Teclee Ventas n,QWURo 125 n,QWURo 150 n,QWURo 125 n,QWURo 175 n,QWURo.

Son los valores que determinarán el código de color y de trama asignado a cada uno de los estados.

6. Seleccione desde la celda n$o hasta la celda n%o.


M4–27


Figura 4.19: Personalizar la barra de herramientas Estándar

Paso a Paso 7. Haga clic en el botón n0±V·%RWRQHVo en la barra de herramientas n(VW±QGDUo.


Aparece un menú de atajo de la barra de herramientas Estándar.

8. Seleccione n$JUHJDU·R·4XLWDU·%RWRQHVo.

9. Desplácese hacia abajo para seleccionar n3HUVRQDOL]DUo.

10. Haga clic en la pestaña n&RPDQGRVo. 11. Seleccione n,QVHUWDUo debajo de n&DWHJRU¼DVo. 12. Debajo de n&RPDQGRVo desplácese para seleccionar n0DSDo.

M4–28

Se abre un menú de atajo mostrando los botones de la barra de herramientas Estándar que es posible agregar o quitar. Se abre el cuadro de diálogo Personalizar. Quiere agregar un botón a la barra de herramientas Estándar. Vea la Figura 4.19. El cuadro de diálogo Personalizar se actualiza. Aparecen los comandos asociados para la categoría Insertar. Quiere agregar este botón a la barra de herramientas Estándar.



Paso a Paso


13. Haga clic sin soltar en el icono n0DSDo. 14. Arrastre el icono n0DSDo a la barra de herramientas n(VW±QGDUo a la derecha del botón n*XDUGDUo. 15. Suelte el botón del ratón.

Una barra vertical negra muestra la nueva posición del botón. Se sitúa el botón Mapa.

16. Haga clic en el botón n&HUUDUo en el cuadro de diálogo n3HUVRQDOL]DUo. 17. Haga clic en el botón n0DSDo.

El puntero se convierte en una cruz.

18. Desplácese hacia abajo y haga clic y arrastre desde la esquina superior izquierda de la celda n&o hasta la esquina inferior derecha de la celda n*o.

Aparece un mapa de América del Norte y se abre el cuadro de diálogo Control de Microsoft Map. Vea la Figura 4.20.

Figura 4.20: Crear un mapa


M4–29


Figura 4.21: Ocultar el título del mapa

Paso a Paso


19. Si es necesario, arrastre el cuadro de diálogo n&RQWURO·GH·0LFURVRIW·0DSo para ver el mapa bien. 20. Arrastre el botón n6RPEUHDGR·SRU·&DWHJRU¼Do sobre el botón n6RPEUHDGR·SRU·9DORUHVo en el

cuadro de la derecha. 21. Haga clic en el botón n&HUUDUo del cuadro de diálogo n&RQWURO·GH·0LFURVRIW·0DSo. 22. Haga doble clic en la leyenda.

23. Teclee Ventas por Estado n7DEo n7DEo.

M4–30

El mapa y la leyenda se actualizan.

Para cerrar el cuadro de diálogo. Se encuentra en la esquina inferior derecha del área del mapa. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del Formato. La pestaña Opciones de Leyenda está activa. Para introducir un nuevo título y seleccionar el texto del subtítulo.



Paso a Paso


24. Pulse la tecla n6XSULPLUo.

Para eliminar el subtítulo.


Para actualizar la leyenda.

26. Haga clic con el botón derecho del ratón en n$P¸ULFD·GHO·1RUWHo.


27. Seleccione n2FXOWDUo.

Para ocultar el título. Vea la Figura 4.21.

28. Haga doble clic en el mapa.

Se abre el cuadro de diálogo Elementos del Mapa.

29. Haga clic en la casilla de verificación de n&DQDG±o. 30. Haga clic en la casilla de verificación de n/DJRV·GH·&DQDG±o. 31. Haga clic en la casilla de verificación de n0¸[LFRo. 32. Haga clic en la casilla de verificación de n&DUUHWHUDV·GH·(VWDGRV·8QLGRVo. 33. Haga clic en la casilla de verificación de n3ULQFLSDOHV·&LXGDGHV·GH·(VWDGRVo.

Para eliminar la marca de selección de la casilla de verificación. Para eliminar la marca de selección de la casilla de verificación. Para eliminar la marca de selección de la casilla de verificación. Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.

Compruebe que hay una marca de selección en la casilla de verificación.


El mapa se actualiza.

35. Haga clic en el botón n$JDUUDGRUo.

Se encuentra en la barra de herramientas Mapa.

36. Haga clic sin soltar en el mapa. 37. Arrastre hacia arriba y hacia la izquierda hasta que el mapa esté completamente visible. 38. Haga clic en la celda n%o.

Asegúrese de que la leyenda no se superpone sobre el mapa. Para salir de la aplicación Microsoft Map. Vea la Figura 4.18.




M4–31



Dibujar e Insertar Objetos Conceptos del Ejercicio

Trucos y Consejos

Es posible personalizar la hoja de trabajo utilizando la opción Insertar a Imagen para insertar un objeto (dibujo), así como la barra de herramientas Dibujo para dibujarlo.

1. Debe seleccionar un objeto antes de poder modificarlo. Aparecerán manejadores alrededor del mismo que le permitirán modificarlo según crea conveniente.

La opción Insertar a Imagen le permite insertar Imágenes Prediseñadas, imágenes Desde Archivo, Autoformas, Organigrama, WordArt e imágenes Desde Escáner o Cámara en una hoja de trabajo. La barra de herramientas Dibujo incluye una serie de herramientas para crear líneas, flechas, rectángulos, elipses y cuadros de texto. También hay varias paletas que le permiten controlar el grosor de la línea, los estilos de flecha, las sombras y las formas tridimensionales. Al seleccionar una determinada herramienta de dibujo, el puntero del ratón se convierte en una cruz. A continuación, haga clic y arrastre para dibujar el objeto. Cuando dicho objeto aparece en la hoja de trabajo, va acompañado de una serie de manejadores de selección a su alrededor. Es preciso seleccionar un objeto antes de aplicarle otros atributos, como por ejemplo sombras o un efecto tridimensional.

2.

Haga clic en el botón Sombra en la barra de herramientas Dibujo para abrir la paleta de estilos de sombra.

3.

Haga clic en el botón Estilo de Línea para abrir la paleta de estilos de línea.

4.

Haga clic en el botón Estilo de Flecha para abrir la paleta de estilos de flecha.

5.

Haga clic en el botón Vista Preliminar para visualizar el gráfico en la ventana Vista Preliminar.

Figura 4.22: La barra de herramientas Dibujo

M4–32



Figura 4.23: Previsualizar un trabajo de impresión

Ejercicio E: Dibujar e Insertar Objetos Paso a Paso

T T T


5 4 3 2 1

Nivel de Dificultad

1.

Compruebe que n9HQWDV[OVo está abierto.

2.

Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier barra de herramientas.

3.

Seleccione n'LEXMRo.

4.

Se abre un menú de atajo. Aparece la barra de herramientas Dibujo. Vea la Figura 4.22.

Seleccione la herramienta n&XDGUR·GH·7H[WRo.

5.

Haga clic sin soltar en la esquina superior izquierda de la celda n%o.

6.

Arrástrela hasta la esquina inferior derecha de la celda n'o.



Cuando deja de pulsar el botón del ratón, aparece un cuadro de texto.

M4–33


Figura 4.24: Añadir una sombra a un cuadro de texto

Paso a Paso


7.

Teclee Aumento de Ventas - 20%.

8.

Haga clic en el botón n&HQWUDUo.

El texto se centra. Puede ser que necesite hacer clic en el botón Más Botones.

9.

Haga clic en el botón n6RPEUDo.

Se despliega una paleta de sombras. Vea la Figura 4.24.

10. Seleccione n6RPEUD·(VWLOR·o.

Es el segundo estilo en la cuarta fila. El estilo seleccionado se aplica al cuadro de texto.

11. Haga clic en el botón n'o.

Se abre una paleta de formas tridimensionales.

M4–34



Paso a Paso


12. Seleccione n'·(VWLOR·o.

Es el tercer estilo en la tercera fila. El estilo seleccionado se aplica al cuadro de texto.

13. Seleccione la herramienta n)OHFKDo.


14. Haga clic sin soltar a la izquierda de la celda n'o. 15. Arrástrela hacia arriba y hacia la derecha hasta el centro de la celda n'o. 16. Haga clic en el botón n(VWLOR·GH·/¼QHDo.

Cuando deje de pulsar el botón del ratón, la flecha debe apuntar hacia el mapa. Se abre una paleta de estilos de línea.

Figura 4.25: El cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada


M4–35


Figura 4.26: Redimensionar un objeto insertado

Paso a Paso


17. Seleccione el estilo de línea n·SWRo.

El grosor de la línea de la flecha aumenta.

18. Haga clic en el botón n(VWLOR·GH·)OHFKDo. 19. Seleccione n(VWLOR·GH·)OHFKD·o.

Se abre una paleta de estilos de flecha. La flecha se actualiza.

20. Haga clic en la celda n+o. 21. Seleccione n,QVHUWDUo a n,PDJHQo a n,P±JHQHV·3UHGLVHÀDGDVo.

22. Seleccione el icono n1HJRFLRVo.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada. Vea la Figura 4.25. El cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada se actualiza.

23. Desplácese para seleccionar n7UDEDMDU·SDUD·&RQVHJXLU·0HWDVo.

M4–36

Es la quinta opción en la primera fila. Se abre un menú de atajo.



Paso a Paso


24. Seleccione n,QVHUWDU·&OLSo. 25. Haga clic en el botón n&HUUDUo del cuadro de diálogo n,QVHUWDU·,PDJHQ·3UHGLVHÀDGDo.

El cuadro de diálogo Insertar Imagen Prediseñada se cierra.

26. Arrastre el clipart n7UDEDMDU·SDUD·&RQVHJXLU·0HWDVo

hasta que la esquina superior derecha se sitúe en la celda n,o. 27. Haga clic en el manejador inferior izquierdo y arrástrelo hasta la celda n,o.

El clipart Trabajar para Conseguir Metas adopta un nuevo tamaño. Vea la Figura 4.26.

28. Haga clic y arrastre el clipart n7UDEDMDU·SDUD·&RQVHJXLU·0HWDVo

hasta la celda n*o.

Figura 4.27: Añadir un color al fondo


M4–37


Paso a Paso


29. Haga clic en la celda n'o. 30. Haga clic en el botón n,QVHUWDU·:RUG$UWo.

Se abre el cuadro de diálogo Galería de WordArt.

31. Haga clic en la segunda opción en la cuarta fila.

Para seleccionar un estilo de WordArt.


Se abre el cuadro Modificar Texto de WordArt.

33. Teclee Ventas en Estados Unidos. 34. Haga clic en la flecha n7DPDÀRo.

Para cambiar el tamaño de la fuente.

35. Seleccione no.

El tamaño de la fuente cambia a 24 puntos.


Se inserta el texto Ventas en Estados Unidos como un objeto en la hoja de trabajo.

37. Haga clic en el botón n&HUUDUo de la barra n:RUG$UWo.

La barra de herramientas WordArt se cierra.

38. Centre n9HQWDV·HQ·(VWDGRV·8QLGRVo en el mapa. 39. Seleccione desde la celda n$o hasta la celda n,o. 40. Haga clic en la flecha del botón n&RORU·GH·5HOOHQRo. 41. Seleccione n7XUTXHVDo.

Para seleccionar un rango de celdas al que añadir un color de fondo. Se despliega una paleta de colores. Vea la Figura 4.27. Es el quinto color en la cuarta fila.

42. Seleccione n$UFKLYRo a n$UHD·GH·,PSUHVLÁQo

a n(VWDEOHFHU·$UHD·GH·,PSUHVLÁQo.

Para establecer un área de impresión para su hoja de trabajo.

43. Haga clic en el botón n9LVWD·3UHOLPLQDUo. 44. Haga clic en n&HUUDUo.

Para cerrar la Vista Preliminar y volver a la hoja de trabajo.

45. Haga clic en el clipart n7UDEDMDU·SDUD·&RQVHJXLU·0HWDVo y

pulse la tecla n6XSULPLUo.

M4–38

El clipart Trabajar para Conseguir Metas desaparece.



Paso a Paso


46. Haga clic en el botón n9LVWD·3UHOLPLQDUo. 47. Haga clic en el botón n=RRPo.

Vea la Figura 4.23.

48. Haga clic en el botón n,PSULPLUo.

Se abre el cuadro de diálogo Imprimir.

49. Haga clic en n$FHSWDUo. 50. Haga clic en n&DQFHODUo. 51. Guarde su trabajo. 52. Cierre el archivo. 53. Seleccione n$UFKLYRo a n6DOLUo.


No es necesario que guarde los cambios. Ya ha finalizado este módulo.

M4–39



M4–40




El gráfico predeterminado de Excel es el de columnas.

2.

No es posible modificar la ubicación de la leyenda de un gráfico.

3.

Los gráficos incrustados no se actualizan automáticamente cuando los valores de la hoja de cálculo varían.

4.

Excel sólo requiere una columna de datos para la creación de un mapa.

5.

Puede colocar gráficos en la misma hoja de trabajo o en una hoja de gráfico.


¿Cuál de las siguientes afirmaciones referentes a los gráficos bidimensionales no es verdadera? a. Es posible ajustar su tamaño. b. Puede cambiar la posición de la leyenda. c. Se pueden girar. d. Es posible añadirles texto y elementos gráficos.

7.

¿Qué aparece en la lista Objetos del Gráfico cuando se muestran los manejadores de giro? a. Guías. b. Esquinas. c. Giro. d. Manejadores.


M4–41



Tema

Usar el Asistente para Gráficos Editar un Gráfico Crear un Gráfico Circular Crear un Mapa Dibujar e Insertar Objetos

Dominado

❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Necesito Repasar

❑ ❑ ❑ ❑ ❑

Para probar su comprensión de los conceptos presentados en este módulo, intente lo siguiente: Cree una hoja de cálculo que controle las ventas trimestrales de por lo menos cinco productos. A continuación, utilice el Asistente para Gráficos para crear un gráfico de datos y añada títulos y leyendas para aclarar lo que representan dichos datos. Por último, cree un gráfico circular que controle las ventas de un producto durante un mes y separe el segmento mayor del resto.

M4–42


Excel Basico - Avanzado

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