Flujo de procesos Financieros en SAP.pdf

2.- DIRECCIÓN DE FINANZAS

Sistema Intermunicipal de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado 1. DIRECCION:

Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos

INVENTARIO DE PROCESOS Manual de Pr ocedimientos

4. NOMBRE DEL PROYECTO: 6. LÍDER DEL PROYECTO:

Director de Finanzas

7. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección S E8R V I C I O S

No . 1

1P0R. O C E D I M IE N T O S

DE NO M INACIN

DE N O M I N A CI N : Recaudacióndirectaencajas

Enefectivo

Con cheque

Registrarp ago

05

Entregarr ecibocer tificado

Verificar adeudo

03

Recibirpago

04

Registrarp ago

05


Recibiralusuario 02

Verificar adeudo

03

Recibirpago

04

Registrarp ago

05


Cerrarcaja 02

Contar dinero

03

Entregar dinero o embalaje

Contardinero,voucherycheques 02

Preparar embalaje de SEGURITEC

03

Registrar valores en SAP

04

Entregar va lores a per sonal de S EGURITEC

05

Entregar talones de cobro

Elaborarresguardodefondodecaja 02

Dotar de morralla a sucursales

03

Preparar cajas de cobro diarias

04

Solicitar morralla a Institución Crediticia

Verificarensistemacantidadrecibida 02

Elaborar embalaje

03

Realizar transferencia electrónica de cheques recibidos

04

Elaborar reportes

01

CobranzaenSORIANA

RecibirlostalonescobradosenInstituciónCrediticia 02

Aplicar cada pago en SAP

03

Verificar aplicación efectiva en SAP

04

Archivar recibos

05

Aplicar tratamiento posterior obligatorio

01

00

Recibir al usuario

02

01

CobranzaenInstitucionesCrediticias

REVISIÓN No.

Recibirpago

04

01

Cortedecajaprincipal

Agosto 2014

03

01

Prepararcajasdecobro

11. FECHA DE ELABORACIÓN:

Verificar adeudo

01

Cortedecajatotal

RecaudaciónIndirecta

02

01

Cortesdecajaparcial

DENOMINACI N

Recibiralusuario

01

Contarjetadedébitoocrédito

02

No . 01

Recabartalonesdecobro

02

Recibir talones cobrados en S ORIANA

03


04

Verificar aplicación efectiva en SAP

05

Archivar recibos

06


VERSIÓN No.

01

H O JA :

DE :

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos

INVENTARIO DE PROCESOS 4. NOMBRE DEL PROYECTO:

Manual de Pr ocedimientos

6. LÍDER DEL PROYECTO:


7. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección S E8R V I C I O S

No.

1P0R. O C E D I M I E N T O S

DE NOM INACIN

DE N O M I N A CI N :

No.

Por domiciliación en Banco BBVA BANCOMER

01

Por domiciliación en Banco BANAMEX

Atencióndeusuarios


REVISIÓN No.

03

Generar próximos pagos a vencer al día siguiente

04

Enviar al Banco próximos cobros a v encer

05

Aplicar los cobros ya depositados

Extraer archivos de consulta de día anterior

02

Cargar archivos de respuesta

03

Generar próximos pagos a vencer

04

Enviar al Banco próximos cobros a v encer

05

Aplicar los cobros ya depositados

Extraer archivo de cobranza del día anterior 02

Imprimir estado de cuenta del día

03

Aplicar el archivo de cobranza ya depositado

01

Usuariosquepresentanpagosnoaplicados

Agosto 2014

Cargar a rchivos co nsultados

01

Porcobrosenminisúper

3

02

01

Por Lote de pagos vía electrónica

00

01

DENOMINACI N Extraer archivos de consulta de día anterior

Recibirarchivosporcorreoelectrónico 02

Aplicar lote de pagos

03

Archiva ficha de depósito

Recibirusuario 02

Verificar ap licación d e pa go

03

Verificar tratamiento posterior obligatorio

VERSIÓN No.

01

H O JA :

D E:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS 4. NOMBRE DEL PROYECTO:

Manual de Procedimientos

6. NOMBRE DEL SERVICIO:

Recaudación directa en cajas

7. TIPO DE SERVICIO:

En efectivo

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9. PROCEDIMIENTO: Recibir al usuario

11. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

10. No. 01

12. PUESTO Y/O AREA

1.1 Recibe al usuario amablemente

13. INSUMO

Cajero

14. SALIDA

Recibo de cobro

1.2 Solicita recibo de cobro 1.3 Escanea recibo de cobro

Verificar adeudo

02

Usuario recibido

2.1 Verifica monto en la pantalla, si coincide con el recibo pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 2.2

Cajero

Recibo de cobro/ Escáner

2.2 Informa al usuario sobre la diferencia

2.3 Solicita aprobación de usuario para liquidar su adeudo, si aprueba pasa al punto 3.1, en caso contrario pasa al punto 2.4 2.4 Verifica que el usuario desee abonar al adeudo, de ser así pasa al punto 3.1, de lo contrario pasa al punto 2.5 2.5 Recomienda al usuario acudir al departamento de aclaraciones para una mejor atención 2.6 Entrega recibo al usuario y pasa al punto 5.5

Recibir pago

03

Adeudo verificado

3.1 Solicita a usuario monto en ef ectivo para liquidar saldo

Cajero

2.2 Revisa denominación de billetes y/o monedas recibidas

Adeudo verificado/ Monto en efectivo/ Anexo "Manual

2.3 Verifica puntos de recomendación del Banco de México para detectar billetes falsos, "Manual o listado de B de M" si resulta o resultan sospechosamente falsos pasa al punto 2.4 en caso contrario pasa al punto 4.1

o listado de B de M"

2.4 Informa al usuario que no puede recibir billetes que resultaron falsos 2.5 Regresa billetes falsos a usuario

Pago recibido

2.6 Informa al usuario otras alternativas de pago, véase código GFI/DTR/SIN/01/02 y código GFI/DTR/SIN/01/03

Registrar pago

04

4.1Ingresaenelsistemaeltotaldeef ectivorecibido

Cajero

Pagorecibido

4.2 Verifica monto recibido contra saldo, si hay sobrante pasa al punto 4.3 si es exacto pasa al punto 4.4 4.3 Regresa sobrante a usuario con menor morralla posible y pasa al punto 4.4 4.4 Liquida el saldo en sistema SAP

Entregar recibo certificado

05

Pago registrado

5.1 Certifica recibo con impresión

Cajero

Pago registrado/ Recibo

5.2 Arranca el talón separable de recibo

de cobro

5.3 Entrega recibo certificado al usuario por la cantidad cobrada 5.4 Guarda talón para archivo 5.5 Despide amablemente al usuario Recibo certificado


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Con cheque

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P RO C E DI M I E NT O : Recibiralusuario

1 1 .DE S CR I P CI Ó ND EL AACT I V I D AD

10. No.

1 2 .P UE S T OY / OARE A

01 1.1Recibealusuarioamablemente

Cajero

1 3 .I N SU M O

1 4 .S AL I D A

Recibodecobro/Escáner/

Solicita 1.2 recibo cobro de

SAP

1.3 Escanea recibo cobro de

Verificar adeudo

02

Usuario recibido

Cajero

2.1 Verifica monto en la pantalla, si coincide con el recibo pasa al punto 3.1, en caso contrario, pasa al punto 2.2

SAP

2.2 Informa al usuario que existe diferencia

2.3 Solicita aprobación de usuario para liquidar su adeudo, si lo aprueba pasa al punto 3.1, en caso contrario pasa al punto 2.4 2.4 Verifica que el usuario desee abonar al adeudo, de ser así pasa al punto 3.1, en caso contrario pasa al punto 2.5 2.5 Recomienda al usuario acudir al Departamento de Aclaraciones para una mejor atención 2.6 Entrega recibo al usuario pasa y al punto 5.4

Recibirpago

03

Adeudo verif icado

3.1Solicitachequecertif icadoanombredeSIAPA

Cajero

SAP/Chequecertif icado

3.2 Verifica cheque certificado si es correcto pasa al punto 3.4, en caso contrario pasa al punto 3.3 3.3 Informa al usuario de los requisitos para pagar con cheque y pasa al punto 5.4 3.4 Introduce la cantidad que contiene el cheque 3.5 Introduce los últimos 4 dígitos del número de cuenta del cheque Pago de recibo efectuado Registrar pago

04

4.1 Verifica diferencia de depósito contra saldo, si existe pasa al punto 4.2, en caso contrario, pasa al punto 4.4

Cajero

SAP/C hequec ertificado/ Recibo de cobro

4.2 Informa al usuario cantidad faltante 4.3 Informa al usuario otras alternativas de pago, véase código GFI/DTR/SIN/01/01 y código GFI/DTR/SIN/01/03 4.4 Coloca recibo el en certif icadora la

Pago registrado

4.5 Certifica recibo de cobro con im presión

Entregarrecibocertif icado

05 5.1Arrancaeltalónseparabledelrecibo

Cajero

Recibodecobro

5.2 Guarda talón para archivo 5.3 Entrega recibo certificado por la cantidad cobrada 5.4 Despide amablemente usuario al

Recibo certif icado entregado


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Con tarjeta de débito o crédito

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P RO C E DI M I E NT O : Recibiralusuario


10. No.


01 1.1Recibealusuarioamablemente

Cajero

1 3 .I N SU M O

Solicita 1.2 recibo cobro de

SAP

1.3 Escanea recibo cobro de

Verificar adeudo

02

1 4 .S AL I D A

Recibodecobro/Escáner/ Usuario atendido

2.1 Verifica monto en la pantalla, si coincide con el recibo pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 2.2

Cajero

SAP

2.2 Informa al usuario sobre la diferencia

2.3 Solicita aprobación de usuario para liquidar su adeudo, si es así, pasa al punto 3.1, en caso contrario, pasa al punto 2.4 2.4 Verifica que el usuario desee abonar al adeudo, de ser así pasa al punto 3.1, en caso contrario pasa al punto 2.5 2.5R ecomiendaalusuarioacudiralDepartamentodeAclaracionespara

Adeudoverif icado

una mejor atención 2.6 Entrega recibo al usuario y pasa al punto 5.4

Recibirpago

03

3.1Solicitatarjetabancariadedébitoodecréditoalusuario

Cajero

SAP/Tarjetadedébitoo

3.2Solicitaidentificaciónof icialalusuario

crédito/terminaldeBanco

3.3 Recibe tarjeta de débito o crédito bancaria e i dentificación oficial 3.4 Desliza la tarjeta en la terminal 3.5 Digita los últimos 4 dígitos del número de la tarjeta 3.6 Teclea el importe a cobrar en la terminal

3.7 Verifica respuesta, si es aceptada pasa al punto 3.9, en caso contrario pasa al punto 3.8 3.8 Informa al usuario otras alternativas de pago, véase código GFI/DTR/SIN/01/01 y código GFI/DTR/SIN/01/02 3.9 Recaba firma de usuario en voucher bancario

Registrarpago

04

3.10Compruebafirmadeusuariocontraidentificaciónoficial

Pagoderecibo

3.11 Entrega copia de voucher, tarjeta e identif icación

efectuado

4.1IntroducealsistemaSAPelimportepagado

Cajero

SAP/Tarjetadedébitoo

4.2IntroduceaSAPlosúltimos4dígitosdel numerodelatarjetausada

crédito/Recibodecobro

4.3 Coloca el recibo en la certificadora 4.4 Certifica recibo de cobro con impresión

Entregarrecibocertif icado

Pago registrado

05 5.1Arrancaeltalónseparabledelrecibo

Cajero

Recibodecobro

5.2 Guarda talón para archivo 5.3 Entrega recibo certificado por la cantidad cobrada 5.4 Despide amablemente usuario al

Recibo certif icado entregado


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Corte de caja parcial

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P RO C ED I M I E NT O : Cerrar caja

10. No. 01

1 1 .DE S CR I PC I Ó NDEL AAC T I V I D AD

1 2 .P U ES T OY/ OAR EA

1.1 Verifica cantidad de dinero, en billetes de denominaciones grandes, si cree que es demasiado pasa al punto 1.3 en caso contrario pasa al punto 1.2

1 3 .I NS UM O

Cajero

1.2 Continua cobrando y posteriormente regresa al punto 1.1 Cierra 1.3 cobro caja de

Contardinero

02

1 4 .S AL I DA

Efectivo

Caja cerrada

2.1Seleccionalosbilletesdedenominaciónmayorde50pesos

Cajero

SAP

2.2 Tabula la cantidad recibida 2.3 Registra en SAP en la transacción "Corte Parcial" Registro de dinero en SAP

Entregardinerooembalaje

03 3.1Imprimetabulardedinerocontado

Cajero

SAP/Efectivo/Ficha

3.2 Enliga dinero y tabulador cuando es cajero de Centro Operativo González Gallo y pasa al punto 3.8 , en caso contrario pasa al punto 3.3

de depósito de SERFIN/ Ficha de control

3.3 Elabora f icha de depósito de serfin

de SEGURITEC

3.4 Elabora ficha de control de la empresa SEGURITEC 3.5 Ingresa dinero, tabular y ficha de depósito en bolsa de traslado de valores de SEGURITEC 3.6 Sella bolsa con adhesivo i ntegrado 3.7 Ingresa bolsa en caja jumbo de seguridad 3.8 Enliga tabulador con dinero 3.9 Entrega tabulador dinero y a Cajero Principal

Dinero o embalaje entregado


Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO: Corte

de caja total

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .P RO C ED I M I E NT O : Contardinero,voucherycheques

1 1 .D ES C RI P CI Ó NDEL AACT I VI DAD

10. No.

1 2 .P U ES T OY/ OAR E A

011.1Cierracajaparaatenciónapúblico

Cajero

1 3 .I NS U M O

1 4 .S AL I DA

SAP/Ef ectivo/Cheques/

Saca 1.2 f ondo caja de

Vouchers

1.3 Tabula cheques y voucher 1.4 Tabula efectivo 1.5 Registra en SAP cantidades recibidas

1.6 Verifica tabulares contra sistema si coincide pasa al punto 2.1 en caso contrario pasa al punto 1.7 1.7 Realiza conteo nuevo de todo en busca de error, si lo encuentra pasa al punto 2.1 en caso contrario pasa al punto 1.8 1.8Reponecantidadfaltanteóentregacantidadsobranteypasaalpunto2.1

PrepararembalajedeSEGURITEC

Valorescontados

02 2.1ElaborafichadedepósitodeSERFIN

Cajero

Fichadedepósitode

2.2ElaborafichadedepósitodeSEGURITEC

SERFIN/Fichadedepósito

2.3Ingresadinero,tabularyfichadedepósitoSERFINenbolsaderesguardo

deSEGURITEC/

de valores de SEGURITEC 2.4 Ingresa cheques en bolsa de resguardo de valores SEGURITEC 2.5 Cierra bolsa de traslado de valores SEGURITEC 2.6S ellabolsasdetrasladodevaloresdeSEGURITECconadhesivointegrado

RegistrarvaloresenSAP

03 3.1IngresaaFormaResguardodeValoresdeSAP

EmbalajedeSEGURITEC

Cajero

SAP/Embalajede

3.2Ingresaref erenciadefichadetrasladodevaloresdeSEGURITEC

SEGURITEC

3.3 Ingresa datos de cajero 3.4 Ingresa importe de depósito 3.5 Registra control en ficha de depósito de SEGURITEC Valores registrados en SAP Entregar valores a personal de

04

4.1 Compara personal de SEGURITEC que se presenta contra catálogo de

Cajero

Catalogodef irmasde

firmas de SEGURITEC si coincide pasa al punto 4.3 en caso contrario pasa al punto 4.2

SEGURITEC

SEGURITEC

4.2 Niega acceso al personal de SEGURITEC, por sospechar de su veracidad 4.3 Permite acceso a personal de SEGURITEC 4.4 Abre caja fuerte 4.5 Entrega bolsas que contiene caja fuerte

Valores entregados a

4.6 Recaba firma de recibido de personal de SEGURITEC

personalde

4.7 Recibe original de valores entregados

Entregar talones de cobro

05

SEGURITEC

Cajero

5.1 Acumula talones recibidos

Talonesderecibo

5.2 Suma talones recibidos 5.3 Enliga talones recibidos 5.4 Entrega talones recibidos y enligados a Auxiliar General 5.5 Traslada talones recibidos a ofici nas centrales 5.6 Entrega talones a auxiliar de Ingresos Talones archivados

5.7 Registra talones recibidos 5.8 Archiva talones recibidos


Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO: Preparar

cajas de cobro

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P RO C ED I M I E NT O : Elaborarresguardodef ondodecaja


10. No.


01 1.1Recibesolicituddefondodecajadepartedelcajero

CajeroPrincipal

1 3 .I N SU M O

1 4 .S AL I D A

Valedecaja

1.2 Entrega cantidad solicitada 1.3 Elabora vale de caja 1.4 Recaba firma de cajero 1.5 Archiva vale caja de

Prepararcajasdecobrodiarias

Vale caja deelaborado

2.1Abrecajafuerte 02

CajeroPrincipal

Efectivoparacobros

2.2 Extrae fondos de caja 2.3 Prepara morralla para sucursales 2.4 Entrega fondos de caja a cada cajero Cajas de cobro preparadas Dotar d e morralla a sucursales

03 3.1 Recibe solicitud vía t elefónica de cambio de denominaciones de dinero de las dif erentes sucursales

Cajero Principal/

Morralla/ Vales de Caja

Auxiliar General

3.2 Cuenta cantidad en denominaciones solicitadas 3.3 Elabora vale de caja por cantidad solicitada 3.4 Recaba firma de Auxiliar General 3.5 Entrega morralla a Auxiliar General 3.6 Entrega morralla a cajeros de sucursal 3.7 Recaba dinero en denominación grande 3.8 Entrega dinero recabado a Cajero Principal 3.9EntregavaledecajafirmadoconanterioridadaAuxiliarGeneral

Morralladesucursales entregada

SolicitarmorrallaaInstitución crediticia

04 4.1Solicitamorrallavíatelef ónicaaSANTANDER

CajeroPrincipal/Auxiliar

4.2 Elabora solicitud de morralla por escrito

Morralla

General

4.3 Recaba firma de Gerente de Finanzas 4.4 Envía vía fax documento firmado 4.5 Entrega documento a Auxiliar General 4.6 Acude a sucursal bancaria 4.7 Entrega solicitud de morralla original

Morralla para cajas

4.8 Recibe morralla Cajero Principal por parte de personal de SEGURITEC


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

4. NOMBRE DEL PROYECTO:





Corte de caja principal

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O CE D I M I EN T O : Verif icarensistemacantidad

1 1 .D ES C RI PC I Ó NDEL AAC T I V I DAD

10. No.


1.1IngresaasistemaSAP 01

recibida

CajeroPrincipal

1 3 .I NS U M O

1 4 .S AL I DA

SAP

1.2Ingresaareporteestadodecajas

1.3 Revisa que se encuentren todas las cajas cerradas si es así pasa al punto 1.5 en caso contrario pasa al punto 1.4 1.4 Espera a que cierren las cajas que se encuentran abiertas 1.5 Recaba todos los voucher, cheques y efectivo de oficinas centrales

1.6 Verifica que coincida cantidades recibidas contra reporte de SAP en Contabilización por caja y lote de pagos si es así pasa al punto 2.1 en caso contrario pasa al punto 1.7 1.7 Busca error de diferencia

1.8 Verifica si es posible modificarlo en sistema si es así pasa al punto 1.10 en caso contrario pasa al punto 1.9

Tabular correcto

1.9 Manda aclaración vía telefónica al área de contabilidad 1.10 Corrige error en sistema SAP

Elaborarembalaje

02

2.1Ingresaenbolsaef ectivoenbolsadetrasladodevalores

CajeroPrincipal

FichadedepósitoSERFIN/

2.2 Elabora ficha de depósito de Serf in

Ficha de traslado SEGURITEC

2.3 Firma ficha de depósito 2.4 Ingresa a bolsa con valores . 2.6 Elabora ficha de deposito 2.7Ingresabolsadetrasladodevaloresacajaf uerte

Realizartransf erenciaelectrónicade

Embalajeentregado

03 3.1Recabachequesrecibidosencajas

chequesrecibidos

CajeroPrincipal

3.2SeparanloschequesdeBanamexydeotrosbancos

Cheques/Internet/ Escánerparacheques

3.3 Realizan tabular con l os totales de BANAMEX y otros bancos 3.4 Ingresa a página de banco para hacer depósitos 3.5 Ingresa datos de depósito 3.6 Ingresa cheque en escáner para depósito electrónico 3.7 Guarda cheques 3.8 Imprime reporte 3.9EntregareportesychequesunavezporsemanaapersonaldeBANAMEX

Reportesde

3.10Elaborareportedechequesrecibidosenformato"HojasemanalBanamex"

Elaborar reportes

04

transferencias

CajeroP rincipal

4.1 Imprime reporte corte de caja

Reportes

4.2 Entrega reporte a Auxiliar 4.3 Recaba firma de cada cajera y aclaraciones en su caso 4.4 Entrega a Cajero Principal Archivo

4.5 Archiva documentos


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos




Recaudación indirecta


Cobranza en Instituciones Crediticias

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .P RO C ED I M I E NT O : Recibir los talones cobrados en

1 1 .D E SC RI P CI Ó ND EL AACT I VI D AD

10. No.


01 1.1 Recibe talones cobrados por banco de personal de la Institución Crediticia

Institución Crediticia

Auxiliar de Ingresos

1 3 .I N SU M O

1 4 .SAL I D A

Talones de cobro

1.2 Sella de recibido a la Institución que entrega talones de cobro

1.3 Verifica que coincidan los talones con la caratula enviada por el banco si es así pasa al punto 2.1 en caso contrario pasa al punto 1.4 1.4 Llama vía telefónica a Banco

1.5 Solicita aclaración por diferencia de caratula contra t alones 1.6 Realiza anotación en carátula enviada por el banco 1.7 Registra fecha, hora y nombre de personal de banco que aclaró Talones recibidos


02

2.1 Ingresa a SAP


Talones de cobro/ SAP

2.2 Ingresa a la transacción "Lote de Pagos" 2.3 Asigna clave de reconciliación 2.4 Escanea talón de cobro 2.5 Registra cantidad recibida por el banco 2.6 Ejecuta generar archivo 2.7 Ingresa a la transacción "Interfaz" 2.8 Busca la clave de reconciliación utilizada en el punto 2.3 2.9 Ingresa días de depósito de banco 2.10 Ejecuta transacción

VerificaraplicaciónefectivaenSAP

Pagos aplicados

03 3.1Ingresaalatransacción"FP05"

AuxiliardeIngresos

SAP/Talóndepago

3.2 Verifica que se apliquen los pagos, si es así pasa al punto 4.1 en caso contrario pasa al punto 3.3 3.3 Verifica el status en el que pasa, si es clarificación pasa al punto 3.5 en caso contrario pasa al punto 3.4 3.4 Ejecuta cerrar ya que no había sido cerrado correctamente en interfaz 3.5 Ingresa a tratamiento posterior 3.6 Ejecuta clarificar 3.7 Aplica pago realizado por el usuario en banco Aplicación de pago realizada Archivar recibos

04

4.1 Registra clave de asignación de lote en formato "Recaudación de recibos "


4.2Registradatosdellotedetalonescobradosylacantidad

Talón de pago/ Caja de archivo/Formato

4.3Enligatalonescapturadospordía

"Recaudaciónderecibos"

4.4 Archiva en caja de archivo denominada "Bancos" 4.5 Archiva caratula de banco en carpeta correspondiente a cada Banco 4.6 Envía copia de caratula a Contabilidad Talones de pago y caratulas archivados Aplicar tratamiento posterior obligatorio

05

5.1 Recibe información vía telefónica de los Bancos respecto de recibos


extraviados, así como sucursaly monto

SAP/ Formato

"Recaudación de recibos"

5.2 Ingresa a la transacción FP05 5.3 Modifica clave de reconciliación 5.4 Registra en SAP sucursal de extravío y cantidad 5.5 Modifica fecha contable, fecha valor y fecha de contabilización 5.6 Indica número de cuenta de depósito 5.7 Ingresa lote de pago m anual

5.8 Verifica que sea Sociedad 1000 si es así pasa al punto 5.10 en caso contrario pasa al punto 5.9 5.9 Ingresa la Sociedad 1000

5.10 Verifica que sea moneda nacional si es así pasa al punto 5.12 en caso contrario pasa al punto 5.11 5.11 Ingresa moneda nacional 5.12 Ingresa cantidad reportada por SORIANA 5.13 Guarda cambios en sistema SAP 5.14 Cierra clave de reconciliación 5.15 Ejecuta contabilizar 5.17Registraclavedereconciliación,cantidadynúmeroderecibosenf ormato

Tratamientoposterior

"Recaudación recibos" de


aplicado Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

DE: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Cobranza en SORIANA

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .P RO C E DI M I E NT O : Recabartalonesdecobro

1 1 .DE S CR I P C I Ó NDEL AAC T I V I D AD

10. No.

1 2 .PU E ST OY/ OAR E A

01 1.1Acudeaof icinaadministrativadeSoriana

AuxiliarGeneral

1 3 .I NS U M O

1 4 .S AL I D A

Talonesdecobro

1.2 Solicita talones de pago 1.3 Recibe talones de pago y carátula 1.4 Traslada talones y carátula a oficinas centrales 1.5 Entrega talones de cobro y carátula a Auxiliar de I ngresos Talones de cobro recabados Recibir lostalonescobradosen el

02 2.1 Recibe talones cobradospor Soriana de Auxiliar General

Asistente de Ingresos

Talones de cobro

2.2 Verifica que coincidan los talones con la caratula enviada por Soriana si es así, pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 2.3

banco

recabados

2.3 Llama vía telefónica a Soriana 2.4 Solicita aclaración por diferencia de caratula contra t alones 2.5 Realiza anotación en carátula enviada por Soriana 2.6 Registra fecha, hora y nombre de personal de Soriana que aclaró

2.7 Verifica en caratula talones extraviados si es así pasa al punto 6.1 en caso contrario pasa al punto 3.1


03

3.1 Ingresa a SAP

Talones recibidos


Talones de cobro/ SAP

3.2 Ingresa a la transacción "Lote de Pagos" 3.3 Asigna clave de reconciliación 3.4 Escanea talón de cobro 3.5 Registra cantidad recibida por Soriana 3.6 Ejecuta generar archivo 3.7 Ingresa a la transacción "Interfaz" 3.8 Busca la clave de reconciliación utilizada en el punto 2.3 3.9 Ingresa días de depósito de Soriana 3.10 Ejecuta transacción

Verificaraplicaciónef ectivaenSAP

Pagos aplicados

04 4.1Ingresaalatransacción"FP05"

AsistentedeIngresos

SAP/Talóndepago

4.2 Verifica que se apliquen los pagos, si es así pasa al punto 5.1 en caso contrario pasa al punto 4.3 4.3 Verifica el status en el que pasa, si es clarificación, pasa al punto 4.5 en caso contrario pasa al punto 4.4 4.4 Ejecuta cerrar ya que no había sido cerrado correctamente en interfaz 4.5 Ingresa a tratamiento posterior 4.6 Ejecuta clarificar 4.7 Aplica pago realizado por el usuario en Soriana Aplicación de pago realizada Archivar recibos

05

5.1 Registra clave de asignación de lote en formato "Recaudación de recibos "


5.2Registradatosdellotedetalonescobradosylacantidad

Talón de pago/ Caja de archivo/Formato

5.3Enligatalonescapturadospordía

"Recaudaciónderecibos"

5.4 Archiva en caja de archivo denominada "Bancos" 5.5 Archiva caratula de Soriana en carpeta correspondiente 5.6 Envía copia de caratula a Contabilidad Talones de pago y caratulas archivados


06

6.1 Ingresa a la transacción FP05


SAP/ Formato "Recaudación de recibos"

6.2 Modifica clave de reconciliación 6.3 Registra en SAP sucursal de extravío y cantidad 6.4 Modifica fecha contable, fecha val or y fecha de contabilización 6.5 Indica número de cuenta de depósito 6.6 Ingresa lote de pago m anual

6.7 Verifica que sea Sociedad 1000 si es así pasa al punto 6.9 en caso contrario pasa al punto 6.8 6.8 Ingresa la Sociedad 1000

6.9 Verifica que sea moneda nacional si es así pasa al punto 6.11 en caso contrario pasa al punto 6.10 6.10 Ingresa moneda nacional


Agosto 2014

RE VI S I Ó NNo.

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

D E: 2

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Cobranza en SORIANA

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O C E D IM I E N T O :

1 1 .D E SC R I P C IÓ ND EL AA C T IV I D A D

10. No.

1 2 .P U E ST OY/ OA R E A

6.11IngresacantidadreportadaporSORIANA

1 3 .I N S U M O

1 4 .S A L I D A

AsistentedeIngresos

6.12 Guarda cambios en sistema SAP 6.13 Cierra clave de reconciliación 6.14 Ejecuta contabilizar 6.15 Aplica nueva clave de reconciliación 6.16Registraclavedereconciliación,cantidadynúmeroderecibosenformato

Tratamientoposterior

"Recaudación recibos" de


verificado

Agosto 2014

R E V IS I Ó NN o.

00

V E R S IÓ NN o.

01

H O JA : 2

DE :2

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos







8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .PR O CE D I M I EN T O : Extraer archivos de consulta del día

1 1 .DE S CR I P C I Ó ND EL AAC T I V I D AD

10. No.

1 2 .P UE S T OY / OAR EA

01 1.1 Ingresa a CASH WINDOWS mediante módem telefónico

anterior


1.2 Introduce tarjeta de usuario NIP y

1 3 .I NS U M O

1 4 .S AL I DA

Internet/ Tarjeta de usuario bancario/

1.3 Crea consulta de archivos de respuesta 1.4 Extrae archivos de consulta

Archivos de consulta extraídos

Cargar archivos consultados

2.1 Ingresa SAP a 02


SAP

2.2 Ejecuta la transacción ZFI_MOVBANCO 2.3 Carga archivos extraídos en paso anterior

Generapróximospagosavenceral

Archivos cargados

033.1EjecutalatransacciónZFI_DOMIGEN

díasiguiente

AsistentedeIngresos

SAP/Archivoscargados

3.2SeleccionalaopcióndeBancoBANCOMER 3.3 Ejecuta transacción antes de las de 2la tarde

Pagos vencer a generados

Enviara lB ancop róximoscobrosa

04 4.1Ingresaa CASHW INDOWSmediantemódemt elefónico

vencer

AsistentedeIngresos

4.2 Introduce tarjeta de usuario NIP y

Internet/S AP/T arjetade usuario bancario/ Pagos a

4.3 Crea envío de archivo de cobros

vencer generados

4.4 Carga archivo de cobro generado en el punto 3.3 4.5 Envía archivo a Banco a través de CASH WINDOWS

Próximos cobros enviados

Aplicar cobros depositados

05

5.1 Ingresa a CASH WINDOWS mediante módem telefónico


5.2IntroducetarjetadeusuarioyNIP

Internet/ SAP/ Tarjeta de

usuariobancario/Hoja

5.3 Imprime estado de cuenta

de cálculo"Control de

5.4 Verifica estado de cuenta, si existe liquidación de cobranza pasa al punto 5.6 en caso contrario pasa al punto 5.5

lotes de pagos"

5.5 Espera al día siguiente para registrar

5.6 Verifica que coincida la liquidación de estado de cuenta contra archivo del día anterior, si es así, pasa al punto 5.9 en caso contrario pasa al punto 5.7 5.7 Analiza diferencia 5.8 Cuadra resultado 5.9 Aplica lote de pagos a cuenta correspondiente en SAP 5.10 Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total recibido en formato "Control de lotes de pagos"

Cobros depositados

5.11 Archiva estado de cuenta con datos registrados


Agosto 2014

aplicados

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos







8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O CE D I M I EN T O : Extraer archivosde consulta del día


10. No.


01 1.1 Ingresa página de Internet BANAMEX EMPRESARIAL

anterior


1.2 Introduce nombre de usuario NIP y

1 3 .I NS UM O

1 4 .S AL I DA

Internet/ Hoja de cálculo "Nuevos

1.3 Extrae archivos de respuesta del día

BANAMEX"

1.4 Descomprime archivos extraídos 1.5Guardaarchivos encarpeta"Nuevos BANAMEX"

Archivos deconsulta extraídos

Cargararchivosconsultados

022.1IngresaaSAP

AsistentedeIngresos

Archivosdeconsulta

2.2Ejecuta latransacciónZFI_MOVBANCO

extraídos/SAP

2.3 Carga archivos extraídos en paso anterior Archivos cargados

Generapróximospagosavenceral

033.1EjecutalatransacciónZFI_DOMIGEN

díasiguiente

AsistentedeIngresos

Archivoscargados/SAP

3.2SeleccionalaopcióndeBancoBANAMEX 3.3 Ejecuta transacción antes de las 2 de la tarde Pagos por vencer generados

Enviar al Bancopróximoscobrosa

044.1 Ingresap áginade Internet BANAMEX EMPRESARIAL

vencer


4.2 Introducenombre de usuario NIP y

Pagospor vencer generados/ Internet

4.3 Envía cargos vía electrónica al Banco

Cobros próximos enviados

Aplicar cobros depositados

05

5.1 Ingresa página de Internet BANAMEX EMPRESARIAL


5.2IntroducenombredeusuarioyNIP

Internet/ Cobros próximos/

Hojadecálculo "Control


de lotes de pagos"

5.4 Verifica estado de cuenta, si existe liquidación de cobranza pasa al punto 5.6 en caso contrario pasa al punto 5.5 5.5 Espera al día siguiente para registrar

5.6 Verifica que coincida la liquidación de estado de cuenta contra archivo del día , si es así, pasa al punto 5.9 en caso contrario pasa al punto 5.7 5.7 Analiza diferencia 5.8 Cuadra resultado 5.9 Aplica lote de pagos a cuenta correspondiente en SAP 5.10 Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total recibido en formato "Control de lotes de pagos"

Cobros depositados



Agosto 2014

aplicados

RE V I S I Ó NNo.

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Lote de pagos vía electrónica

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P RO CE DI M I E N T O : Extraerarchivosdecobranza


10. No.


01 1.1IngresavíaInternetapáginadeBanco

Asistentedeingresos

1.2Consultacobranzadeldíaanterior

1 3 .I N SU M O

1 4 .S AL I D A

Internet/Hojadecálculo "pagoselectrónicos"

1.3 Exporta a archivo de texto 1.4 Guarda archivo en carpeta "Pagos electrónicos" 1.5 Carga archivo en macro REFORMATV2_2.XLS Archivos de cobranza extraídos Imprimirestadodecuentadeldía

2.1Consultaestadodecuenta 02

Asistentedeingresos


Internet/Archivosde cobranza extraídos

2.3 Verifica que coincida depósito contra cobranza, si es así pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 2.4 2.4 Analiza diferencia 2.5 Busca depósitos pagos o

Aplicar archivo de cobranza ya depositado

03

Estado de cuenta impreso

3.1 Ingresa a SAP

Asistente de ingresos

3.2EjecutalatransacciónZCA_PAGOS-Interf aces->LotedePagos

Estado de cuenta impreso/

SAP/Hojadecálculo

3.3 Carga lote de pagos electrónicos

"Control de pagos"

3.4 Procesa lote de pagos electrónicos

3.5 Verifica que coincida el total contra deposito si es así pasa al punto 3.8 en caso contrario pasa al punto 3.6 3.6 Analiza diferencia 3.7 Elimina lote procesado y regresa al punto 1.5 3.8Registranombredelote,f echadecaptura,númerodepagosytotalenformato

Archivodecobranza

"Control de lotes de pagos"

aplicado ya depositado



Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos






Por cobros en mini súper

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O C E D I M I E N T O : Recibirarchivosporcorreo

1 1 .D E SC R I P C IÓ ND EL AA C T IV I D A D

10. No.

1 2 .P U E S T OY/ OA R E A

011.1Ingresaacorreoelectrónico

electrónico

AsistentedeIngresos

1 3 .I N S U M O

1 4 .SA L ID A

Hojadecálculo"pagos

1.2 Abre archivo

electrónicos"/ SAP

1.4 Guarda archivo en carpeta "Pagos electrónicos" 1.5 Carga archivo en macro REFORMATV2_2.XLS 1.6 Imprime archivo 1.7 Entrega copia a Asistente de ingresos Archiva 1.8

Aplicar lote de pagos

02

Archivos recibidos

2.1 Ingresa a SAP


2.2EjecutalatransacciónZCA_PAGOS-Interfaces->LotedePagos

SAP/ Hoja de cálculo

"Controllotedepagos"/

2.3 Carga lote de pagos electrónicos

Archivos recibidos

2.4 Procesa lote de pagos electrónicos

2.5 Verifica que coincida el total contra deposito si es así pasa al punto 2.8 en caso contrario pasa al punto 2.6 2.6 Analiza diferencia 2.7 Elimina lote procesado y regresa al punto 1.5 2.8 Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total en formato "Control de lotes de pagos"

Lotes de pago aplicados

2.9 Archiva impresión de total de lote

Archiva ficha de deposito

3.1 Recibe ficha de depósito y talones de cobro


recibido Sella de3.2

Lote de pagos aplicados/

SAP

3.3 Busca estado de cuenta correspondiente al día de depósito

3.4 Verifica que coincida estado de cuenta contra ficha de deposito si es así pasa al punto 3.6 en caso contrario pasa al punto 3.5 3.5Solicitaaadministracióndeminisúperaclaraciónpordiferenciaypasaal3.1

Fichadedepósito

3.6 Archiva ficha de deposito talones y recibidos


Agosto 2014

archivada

R E V IS I Ó NN o.

00

V E R S IÓ NN o.

01

H O JA : 1

DE :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos




Atención de usuarios


Usuarios que presentan pagos no aplicados

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .P RO CE DI M I E N T O : Recibir a usuario

1 1 .D ES CR I PC I Ó NDEL AAC T I V I DAD

10. No.


Recibe a usuario 011.1


1 3 .I N SU M O

1 4 .S ALI D A

Recibo de pago

1.2 Atiende solicitud de usuario 1.3 Solicita recibo de cobro y ti cket de pago Usuario atendido Verificaraplicacióndepago

2.1Recibedocumentación

AsistentedeIngresos

SAP/recibodepago

2.2 Ingresa a la Transacción FPL9 para búsqueda de pagos aplicados 2.3 Ingresa cuenta contrato

2.4 Verifica que este aplicado el pago en SAP, si es así pasa al punto 3.6 en caso contrario pasa al punto 2.5 2.5 Ingresa a la transacción FP05 2.6 Busca clave de reconciliación según la institución receptora

2.7 Verifica estado de pago, si se encuentra en contabilizaciones realizadas pasa al punto 2.8, si se encuentra en tratamiento posterior obligatorio pasa al punto 3.1 2.8 Solicita al usuario copias de la documentación 2.9 Explica al usuario el procedimiento 2.10 Despide a usuario 2.11 Reporta a la institución receptora pago no reportado Pago verificado

Verificartratamientoposterior obligatorio

3.1Ingresaatratamientoposterior

AsistentedeIngresos

SAP/Recibodepago

3.2Ejecutaclarificar 3.3 Ingresa cuenta contrato 3.4 Ejecuta contabilizar 3.5 Solicita copias a usuario 3.6 Informa a usuario que ya fue aplicado su pago 3.7 Despide usuario a


Tratamiento posterior

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos

DIAGRAMA DE FLUJO 4. NOMBRE DEL PROYECTO:




7. TIPO DE SERVICIO

En efectivo

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9. REPRESENTACIÓN GRÁFICA:

CAJERO

CAJERO

CAJERO

Recibe al usuario amablemente

Ingresa en el sistema el total de efectivo recibido

Guarda talón para archivo

Solicita recibo de cobro

¿Existe diferencia de monto recibido contra saldo?

Despide amablemente al usuario

INICIO

C

SI

NO

Escanea recibo de cobro

¿Coincide monto contra recibo escaneado?

E

F

Liquida el saldo en sistema SAP

SI

FIN

Certifica recibo de cobro con impresión

A

NO Informa al usuario que existe diferencia

¿Aprueba el usuario el pago?

Arranca el talón separable del recibo

SI

A

E

Regresa sobrante a usuario con menor morralla posible

Entrega recibo certificado al usuario por la cantidad cobrada

NO

F

¿El usuario desea abonar al adeudo?

NO NO

B D B

SI

A

Solicita a usuario monto en efectivo para liquidar saldo

Revisa denominación de billetes y/o monedas recibidas

¿Los billetes recibidos resultan sospechosame nte falsos ?


Informa al usuario que no puede recibir billetes que resultaron falsos

Recomienda al usuario acudir al Departamento de Aclaraciones para su mejor atención

Regresa billetes falsos a usuario

Entrega recibo al usuario

SI

Agosto 2014

Informa al usuario otras alternativas de pago, véase código GFI/DTR/ SIN/01/02 y código GFI/DTR/ SIN/01/03

D C

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Con cheque


CAJERO

CAJERO

CAJERO


Introduce los últimos 4 dígitos del número de cuenta del cheque

Entrega recibo certificado por la cantidad cobrada


¿Existe diferencia de saldo contra pago?


INICIO

C

SI

E

NO



Coloca el recibo en la certificadora

SI

FIN


A

NO Informa al usuario que existe diferencia


D ¿Aprueba el usuario el pago?

SI

A Guarda talón para archivo

Informa al usuario de los requisitos para pagar con cheque

NO


NO

B C B

SI

A

Solicita cheque certificado a nombre de SIAPA

¿Esta correcto el cheque certificado?


NO

Informa al usuario cantidad faltante

D Entrega recibo al usuario

SI Introduce la cantidad que contiene el cheque


E

Agosto 2014


C

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Con tarjeta de débito o crédito


CAJERO

CAJERO

CAJERO

CAJERO


Desliza la tarjeta en la terminal

Entrega copia de voucher, tarjeta e identificación

Entrega recibo certificado por la cantidad cobrada


Digita los últimos 4 dígitos del número de la tarjeta

Introduce al sistema SAP el importe pagado

INICIO

C


Introduce a SAP los últimos 4 dígitos del numero de la tarjeta usada

Teclea el importe a cobrar en la terminal


SI

A

¿Es aceptado el cargo?


NO

D

FIN

Coloca el recibo en la certificadora

NO SI Informa al usuario que existe diferencia

¿Aprueba el usuario el pago?

SI

A

NO

B

NO


SI


Recaba firma de usuario en voucher bancario

A

Solicita tarjeta bancaria de débito o de crédito al usuario


Comprueba firma de usuario contra identificación oficial

Guarda talón para archivo

B


D

Solicita identificación oficial al usuario


Entrega recibo al usuario

Recibe tarjeta de débito o crédito bancaria e identificación oficial


C

Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Corte de caja parcial


CAJERO

CAJERO

INICIO

Ingresa dinero, tabular y ficha de depósito en bolsa de traslado de valores de SEGURITEC

B ¿Hay demasiado dinero en caja?

NO

A

SI

Sella bolsa con adhesivo integrado

Cierra caja de cobro

Ingresa bolsa en caja jumbo de seguridad

Selecciona los billetes de denominación mayor de 50 pesos

C

Enliga con tabulador dinero Tabula la cantidad recibida Entrega tabulador y dinero a Cajero Principal Registra en SAP en la transacción "Corte Parcial" FIN

Imprime tabular de dinero contado

¿Es cajero de González gallo?

SI

C

NO

A

Elabora ficha de depósito de serfin Continua cobrando Elabora ficha de control de la empresa SEGURITEC


Agosto 2014

REVISIÓN No.

B

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Corte de caja total


CAJERO

CAJERO

CAJERO

CAJERO

Elabora ficha de depósito de SEGURITEC

Registra control en ficha de depósito de SEGURITEC

Acumula talones recibidos

INICIO

Cierra caja para atención a público

Saca fondo de caja

Ingresa dinero, tabular y ficha de depósito SERFIN en bolsa de resguardo.

Compara personal de SEGURITEC que se presenta.

Ingresa cheques en bolsa de resguardo de valores SEGURITEC

Niega acceso al personal de SEGURITEC, por sospechar de su veracidad

Cierra bolsa de traslado de valores SEGURITEC

Permite acceso a personal de SEGURITEC

SI

Suma talones recibidos

B

NO Tabula cheques y voucher

Enliga talones recibidos

B Tabula efectivo

Registra en SAP cantidades recibidas

¿Coincide tabulares contra sistema?

Sella bolsas de traslado de valores de SEGURITEC con adhesivo integrado

SI

A

SI

A

Entrega talones recibidos y enligados a Auxiliar General

Traslada talones recibidos a oficinas centrales

Abre caja fuerte

Entrega talones a auxiliar de Ingresos

Entrega bolsas que contiene caja fuerte

Ingresa a Forma Resguardo de Valores de SAP

NO

¿Encuentra NO error?

Repone cantidad faltante ó entrega cantidad sobrante

Recaba firma de recibido de personal de SEGURITEC

Ingresa referencia de ficha de traslado de valores de SEGURITEC

Registra talones recibidos

Archiva talones recibidos

Ingresa datos de cajero A

Elabora ficha de depósito de SERFIN


Agosto 2014

FIN Ingresa importe de depósito

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Preparar cajas de cobro


CAJERO PRINCIPAL

CAJERO PRINCIPAL/

CAJERO PRINCIPAL/

AUXILIAR GENERAL

AUXILIAR GENERAL

INICIO

Recibe solicitud vía telefónica de cambio de denominaciones de dinero de las diferentes sucursales

Recibe solicitud de fondo de caja de parte del cajero

Entrega cantidad solicitada Cuenta cantidad en denominaciones solicitadas

Solicita morralla vía telefónica a SANTANDER

Elabora solicitud de morralla por escrito

Recaba firma de Gerente de Finanzas

Elabora vale de caja Elabora vale de caja por cantidad solicitada

Envía vía fax documento firmado

Recaba firma de cajero Recaba firma de Auxiliar General

Entrega documento a Auxiliar General

Archiva vale de caja Entrega morralla a Auxiliar General

Acude a sucursal bancaria

Abre caja fuerte Entrega morralla a cajeros de sucursal

Entrega solicitud de morralla srcinal

Extrae fondos de caja Recaba dinero en demonación grande

Prepara morralla para sucursales Entrega dinero recabado a Cajero Principal

Recibe morralla Cajero Principal por parte de personal de SEGURITEC

Entrega fondos de caja a cada cajero

FIN Entrega vale de caja firmado con anterioridad a Auxiliar General


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Corte de caja principal


CAJERO

CAJERO

CAJERO

CAJERO

PRINCIPAL

PRINCIPAL

PRINCIPAL

PRINCIPAL

Corrige error en sistema SAP

Separan los cheques de Banamex y de otros bancos

Imprime reporte corte de caja

B

Ingresa en bolsa efectivo en bolsa de traslado de valores

Realizan tabular con los totales de BANAMEX y otros bancos

Entrega reporte a Auxiliar

A

Elabora ficha de depósito de Serfin

Ingresa a página de banco para hacer depósitos

Recaba firma de cada cajera y aclaraciones en su caso

Firma ficha de depósito

Ingresa datos de depósito

Entrega a Cajero Principal

Ingresa cheque en scaner para depósito electrónico

Archiva documentos

Guarda cheques

FIN

INICIO

Ingresa a sistema SAP

Ingresa a reporte estado de cajas

Revisa que se encuentren todas las cajas cerradas

SI

NO Espera a que cierren las cajas que se encuentran abiertas A Recaba todos los voucher, cheques y efectivo de oficinas centrales

Verifica que coincida cantidades recibidas contra reporte de SAP

Ingresa a bolsa con valores

SI

B

Sella bolsa con valores con autoadhesivo integrado

NO Elabora ficha de deposito

Busca error de diferencia

Verifica si es posible modificarlo en sistema

SI

C

Imprime reporte

Ingresa bolsa de traslado de valores a caja fuerte

Entrega reportes y cheques una vez por semana a personal de BANAMEX

NO Manda aclaración vía telefónica al área de contabilidad


Agosto 2014

Elabora reporte de cheques recibidos en formato "Hoja semanal Banamex"

Recaba cheques recibidos en cajas

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO



AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

INGRESOS

INGRESOS

INGRESOS

INGRESOS

Ingresa a SAP

Ingresa a la transacción "FP05"

Ingresa a la transacción "Lote de Pagos"

Verifica que se apliquen los pagos

Asigna clave de reconciliación

Verifica el status en el que pasa, si es clarificación.

INICIO

Recibe talones cobrados por banco de personal de la Institución Crediticia

Registra clave de asignación de lote en formato "Recaudación de recibos "

A

Sella de recibido a la Institución que entrega talones de cobro

SI

Registra datos del lote de talones cobrados y la cantidad

B

NO Verifica que coincidan los talones con la caratula enviada por el banco

SI

A

NO

NO

Ejecuta cerrar ya que no había sido cerrado

Escanea talón de cobro

Llama vía

Enliga talones capturados por día

C

telefónica a Banco

Archiva en caja de archivo denominada

correctamente interfaz en

"Bancos" C

Solicita aclaración por diferencia de caratula contra talones

Realiza anotación en carátula enviada por el banco

Registra fecha, hora y nombre de personal de banco que aclaró

Registra cantidad recibida por el banco

Ingresa a tratamiento posterior

Archiva caratula de banco en carpeta correspondiente a cada Banco

Ejecuta generar archivo

Ejecuta clarificar

Envía copia de caratula a Sección de Contabilidad

Ingresa a la transacción "Interfaz"

Aplica pago realizado por el usuario en banco

2

Busca la clave de reconciliación utilizada

Ingresa días de depósito de banco

Ejecuta transacción


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO



AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

INGRESOS

INGRESOS

1

Recibe información vía telefónica de los Bancos respecto de recibos

Verifica que sea moneda nacional A

B

NO

Ingresa a la transacción FP05

Ingresa moneda nacional

Modifica clave de reconciliación

Ingresa cantidad reportada por SORIANA

B

Registra en SAP sucursal de extravío y cantidad

Guarda cambios en sistema SAP

Modifica fecha contable, fecha valor y fecha de contabilización

Cierra clave de reconciliación

Indica número de cuenta de depósito

Ejecuta contabilizar

Registra clave de reconciliación, cantidad y número de recibos en formato

Ingresa lote de pago manual

Verifica que sea Sociedad 1000

SI

A

FIN

NO

Ingresa la Sociedad 1000


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Cobranza en SORIANA


AUXILIAR

AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

GENERAL

INGRESOS

INGRESOS

Acude a oficina administrativa de Soriana

Recibe talones cobrados por Soriana de Auxiliar General

Ingresa a SAP

Solicita talones de pago

Verifica que coincidan los talones con la caratula enviada por Soriana

AUXILIAR DE INGRESOS

INICIO

Ingresa a la transacción "FP05"

A

SI

Ingresa a la transacción "Lote de Pagos"

A

Verifica que se apliquen los pagos

SI

C

NO NO Recibe talones de pago y carátula

Asigna clave de reconciliación

Llama vía telefónica a Soriana

Verifica el status en el que pasa

D

NO Traslada talones y carátula a oficinas centrales

Solicita aclaración por diferencia de caratula contra talones

Escanea talón de cobro

Ejecuta cerrar ya que no había sido cerrado correctamente en interfaz D

Entrega talones de cobro y carátula a Auxiliar de Ingresos

Realiza anotación en carátula enviada por Soriana

Registra cantidad recibida por Soriana

NO

Registra fecha, hora y nombre de personal de Soriana que aclaró

B

SI

Ejecuta generar archivo

Ingresa a la transacción "Interfaz"

Verifica en caratula talones extraviados


Ejecuta clarificar

Aplica pago realizado por el usuario en Soriana

Busca la clave de reconciliación utilizada 2

Ingresa días de depósito de Soriana

Ejecuta transacción


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Cobranza en SORIANA


AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

AUXILIAR DE

INGRESOS

INGRESOS

INGRESOS


Verifica que sea moneda nacional

1

Registra clave de asignación de lote en formato "Recaudación de recibos "

E

B

Registra datos del lote de talones cobrados y la cantidad

F

NO

Modifica clave de reconciliación

Ingresa moneda nacional

Enliga talones capturados por día

Registra en SAP sucursal de extravío y cantidad

Ingresa cantidad reportada por SORIANA

Archiva en caja de archivo denominada

Modifica fecha contable, fecha valor y fecha de

"Bancos"

contabilización

Archiva caratula de Soriana en carpeta correspondiente

Indica número de cuenta de depósito

Cierra clave de reconciliación

Envía copia de caratula a Sección de Contabilidad

Ingresa lote de pago manual

Ejecuta contabilizar

F

Verifica que sea Sociedad 1000

Guarda cambios en sistema SAP

SI

E

Aplica nueva clave de reconciliación

NO Registra clave de reconciliación, cantidad y número de recibos en formato

Ingresa la Sociedad 1000

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTEDE DE AUXILIAR

GERENCIA INGRESOS


AUXILIAR DE ASISTENTE DE

GERENCIA INGRESOS

GERENCIA INGRESOS

Ingresa a CASH WINDOWS mediante módem telefónico

Ejecuta transacción antes de las 2 de la tarde

¿Existe liquidación de cobranza?

Introduce tarjeta de usuario y NIP


¿Coincide la liquidación de estado de cuenta contra archivo?

Crea consulta de archivos de respuesta


Extrae archivos de consulta

Crea envío de archivo de cobros

Ingresa a SAP

Carga archivo de cobro generado

AUXILIAR DE ASISTENTE DE GERENCIA INGRESOS

INICIO

NO

A

NO

B

A

SI

SI

Espera al día siguiente para registrar

C

Aplica lote de pagos a cuenta correspondiente en SAP

B

Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total recibido en formato

Analiza diferencia

Archiva estado de cuenta con datos registrados Ejecuta la transacción ZFI_MOVBANCO

Envía archivo a Banco a través de CASH WINDOWS

Carga archivos extraidos en paso anterior


Ejecuta la transacción ZFI_DOMIGEN


Selecciona la opción de Banco BANCOMER

Imprime estado de cuenta

Cuadra resultado

FIN C


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO




GERENCIA INGRESOS

ASISTENTE DE AUXILIAR DE

AUXILIAR ASISTENTEDE DE GERENCIA INGRESOS

GERENCIA INGRESOS

Ingresa página de Internet BANAMEX EMPRESARIAL

Selecciona la opción de Banco BANAMEX

Cuadra resultado

Introduce nombre de usuario y NIP

Ejecuta transacción antes de las 2 de la tarde

Aplica lote de pagos a cuenta correspondiente en SAP

Extrae archivos de respuesta del día

Ingresa página de Internet BANAMEX EMPRESARIAL

Descomprime archivos extraidos

Introduce nombre de usuario y NIP

Guarda archivos en carpeta "Nuevos BANAMEX"


Ingresa a SAP

Verifica estado de cuenta

Ejecuta la transacción ZFI_MOVBANCO

Espera al día siguiente para registrar

INICIO

B

Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total recibido en formato

Archiva estado de cuenta con datos registrados

FIN

SI

A

NO

A Carga archivos extraidos en paso anterior

Ejecuta la transacción ZFI_DOMIGEN

Verifica que coincida la liquidación de estado de cuenta contra archivo

SI

B

NO

Analiza diferencia


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Lote de pagos vía electrónica


AUXILIAR ASISTENTEDE DE GERENCIA INGRESOS

AUXILIAR DEDE ASISTENTE GERENCIA INGRESOS


INICIO

Ingresa vía Internet a página de Banco

Ejecuta la transacción ZCA_PAGOSInterfaces-> Lote de Pagos

Consulta cobranza del día anterior

Carga lote de pagos electrónicos

Analiza diferencia

Exporta a archivo de texto

Procesa lote de pagos electrónicos

Busca depósitos o pagos

Guarda archivo

¿Coincide total

en carpeta "Pagos electrónicos"

contra depósito?

A

B

C Carga archivo en macro REFORMATV2_2. XLS

Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total en formato "Control de lotes de pagos"

B

Consulta estado de cuenta Archiva estado de cuenta con datos registrados

Analiza diferencia


Elimina lote procesado

FIN ¿Coincide depósito contra cobranza?

NO

A

SI

C

Ingresa a SAP


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos





7. TIPO DE SERVICIO

Por cobros en mini súper


ASISTENTEDE DE AUXILIAR GERENCIA INGRESOS

AUXILIAR DE ASISTENTE DE INGRESOS INGRESOS


AUXILIAR ASISTENTEDE DE INGRESOS INGRESOS

INICIO

Ingresa a correo electrónico

Procesa lote de pagos electrónicos

Abre archivo

¿Coincide total contra depósitos?

Recibe ficha de depósito y talones de cobro

NO

A

Sella de recibido

D

Busca estado de cuenta correspondiente al día de depósito

SI Guarda archivo en carpeta "Pagos electrónicos"

Registra nombre de lote, fecha de captura, número de pagos y total en formato "Control de lotes de pagos"

B Carga archivo en macro REFORMATV2_2.

¿Coincide estado de cuenta contra ficha de depósito?

XLS Archiva impresión de total de lote

NO

C

SI

Imprime archivo

Archiva ficha de deposito y talones recibidos

Entrega copia a Auxiliar de ingresos

Archiva FIN

A

Ingresa a SAP

Ejecuta la transacción ZCA_PAGOSInterfaces-> Lote de Pagos

Analiza diferencia

C

Elimina lote procesado

Solicita a administración de mini súper aclaración por diferencia

B

D

Carga lote de pagos electrónicos


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Ingresos




Atención de usuarios

7. TIPO DE SERVICIO

Usuarios que presentan pagos no aplicados





Busca clave de reconciliación según la institución receptora

B

INICIO

Recibe a usuario

¿Se encuentra pago en contabilizacion es?

Atiende solicitud de usuario

SI

NO Solicita recibo de cobro y ticket de pago

Solicita al usuario copias de la documentación

B

C Explica al usuario el procedimiento


Recibe

Despide a usuario

documentación

Ejecuta clarificar

Ingresa a la Transacción FPL9 para búsqueda de pagos aplicados

Ingresa cuenta contrato

Ingresa cuenta contrato

¿Está aplicado el pago en SAP?

Reporta a la institución receptora pago no reportado

C Ejecuta contabilizar

SI

A

Solicita copias a usuario

NO

A

Informa a usuario que ya fue aplicado su pago


Despide a usuario

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Egresos y Control Presupuestal



6. LIDER DEL PROYECTO:

Subdirector

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 10. SERVICIOS

No . 01

12. PROCEDIMIENTOS

DENOMINACIÓN

D E N O M IN A CI Ó N : Fondos fijos

Restitución de fondos fijos

Modificación de fondos fijos

Cancelación de fondos fijos

02

03

Depósitos de la recaudación diaria

Depósitos en cajas, bancos y lotes de pago

ConciliaciónBancaria

Conciliaciónbancariaregistroautomático

Conciliación bancaria registro manual

04

Registro faltantes o sobrantes en caja

Faltantes o sobrantes en caja general

general sucursales y

05

01

Recibir oficio autorizado con vale

02

Dar de alta al deudor

03

Generar Spool para pago asignación fondo fijo

01

Recibir relación de facturas

02

Requisitos fiscales provisión SAP

03

General spool para pago de restitución de fondo fijo

01

Recibir documentación

02

Actualizar el fondo en sistema SAP

03

Generar Spool para pago modificación fondo fijo

01


02

Actualizar el fondo en SAP

03

Cancelación del fondo fijo

01

Recibir relación de recaudación

02

Capturar depósitos de recaudacion en SAP

03

Generar póliza contable

01

Capturar có digos d e ope ración ba ncarios

02

Extraer de internet movimientos bancarios

03

Capturar mo vimientos bancarios

04

Compensar movimientos contables

05

Elaborar conciliación bancaria

01

Capturar movimientos bancarios

02


03


01

y sucursales

02

Recabar acta de diferencia en bancos Contabilizar acta de diferencia en bancos

03

Archivar documentación

Registro comisiones, intereses bancarios y

Comisiones e intereses bancarios , traspasos

01

Capturar códigos de operación bancarios

traspasos entre cuentas ba ncarias p ropias

entre cuentas bancarias propias registro

02


03


04


05


Comisiones e intereses bancarios , traspasos

01

Captura movimientos bancarios

entre cuentas bancarias propias registro

02


manual

03


automatico

06

DENOMINACIÓN

No.

Asignación de fondos fijos

Cuentas por cobrar

Gastos por comprobar

01

Descuentosaempleados


Agosto 2014

REVISIÓN No.

Recibir vale autorizado 02

Recepcion de facturas para la comprobacion del gasto

03

Determinar diferencia de facturas

04

Revisar cuenta del acreedor

01

00

Recibir documentación de descuentos 02

Registrar contablemente los deudores diversos

03

Conciliacion de saldos

VERSIÓN No.

01

H O JA :0 1

DE :0 5


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería Egresos y Control Presupuestal

3. SECCIÓN:




Subdirector


No .

12. PROCEDIMIENTOS

DENOMINACIÓN

DE NO M I NA C I Ó N:

DENOMINACIÓN

No.

RecuperacióndeDerechos

01

Registrar derechosdeaguadeomisionNacional del Agua yComision Estatal del Agua

02

Elaborar declaraciones y provision del ingreos por derechos de agua

03 04

Generar archivo para registro y control de derechos Provision de d ecoluciones por u so o apr ovechamientos de a gua de comision nacional del agua y comision estatal del agua

05

Compensar cu enta por la dev olucion del uso o apr ovechamiento del ag ua comision nacional del agua y comision estatal del agua

Recuperación de Unidades de Riego

Registro de Ingresos diversos

RegistrodeConvenios

Registrode seguros por recuperar

07A

ctivos Fijos

01

Registrar un idades d e ri ego

02

Notificacion de adeudos a unidades de riego

03

Revisar cuenta del deudor

01

Regristrar ingresos diversos

02

Elaborar factura

03

Revisar cuenta del deudor

01

Registrarconveniosalargoplazodefactibilidades

02

Reclasificar convenios de largo a corto plazo

03

Revisar, controlar y resguardar los pagares de factibilidades

01

Altas por compra

Conciliar cu enta d e se guros

03

Compensar cuenta d eudores

01

Recibir solicitud asignación de activo fijo 02 03

BajasdeActivoFijo

01

Traspasos de Activos Fijos

Cierre de módulo de activos fijos

08

Registro contable control de obras en proceso


Recepcion y servicios de obras en proceso

Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

Registrarprovisiones porsiniestros

02

Asignar datos maestros Verificar factura de activo fijo Recibirdocumentosprobatorios

02

Contabilizar baja de activo

03

Archivar baja de activo

01

Realizar traspaso de Obras

02

Realizar traspasos de Activos

03

Archivar t raspasode a ctivo

01

Efectuar cambio de índices de inflación

02

Realizar cálculo de a ctualización

03

Realizar cálculo de d epreciación

01

Recibir solicitud de alta 02

Recepcion de d ocumentos

03

Revision de documentos

04

Agregar datos maestros

05

Verificacion de factura en SAP, transacción MIRO

06 07

Realizar contabilización de A ctivo Cierre contable de obras

08

Programacion de pago de facturas de obras

09

Control físico de expedientes de obras

VERSIÓN No.

01

HOJA: 02

DE: 05


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Subdirector


No .

12. PROCEDIMIENTOS

DENOMINACIÓN

D E N O MI N AC I Ó N :

DENOMINACIÓN

No.

Retenciones a c ontratistas de obras

01

Conciliar retenciones para Secretaria de la Función Pública

‘09

10

CreditosBanc arios

Créditosenmonedanacional

Pago a proveedores

02

Conciliar retenciones p ara el instituto de capa citación de

03

la industria de la construcción ICIC Pagar retenciones ICIC y SEFUPU

01

Pagoaproveedoresconchequeo

Calcular monto a pagar

03

Complementar provisión de pago

04

Afectacion del importe pagado

05

Compensar pa rtidas p agadas

06

Reclasificar adeudos a largo plazo

07

Elaborar informe trimestral

08

Archivar documentacion

01

transferenciae lectronica

Revisarvencimientos

02

Obtenciondef acturas 02 03

Revisarrequisitosfiscalesy controlesa dministrativos Comparar datos de factura contra datos de pedido y contabilización

Elaboración de pólizas e i mpresión de cheques

04

Generar spool

05

Pago por transferencia electronica

01

parapagoaproveedores

02

Pago a proveedores con factoraje financiero

Generar p ólizas y cheques Recabarfirmasautorizadasparagirarcheques

03

Entrega ch eque a l proveedor

04

Relación de cheques pagados

01

Recibirfa cturas

02

Revisar requisitos fiscales y cont roles adm inistrativos

03

Comparar datos de factura contra datos de pedido y contabilización

04

Clasificar fa cturas po r ven cimiento

05

Revisar cuales facturas se tienen que publicar

06

Publicar por internet facturas por pagar

07

Realizar consultas sobre el status de las facturas publicadas

11

12

PagoporServicios

08

Contabilizar traspaso de acreedor

09

Quitar b loqueod e p ago

10

Informar fechas de vencimiento de p ago

01


02

Revisar requisitos fiscales y administrativos

03

Provisionar en SAP

04

Generar sp ool para impresión de ch eque

05

Elaborar constancia de r etenciones

Pago a acreedores, proveedores, funcionarios y

01

Recibirfa cturas

empleados

02

Revisar facturas

03

Registrar en SAP

04

Generar Spool para impresión de ch eque

Pagodehonorariosanotificadores

Pago Comisión Federal de Electricidad

Pago de servicios de energía eléctrica

01

02 03


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

Provisionar mensualmente consumo estimado de energía Recibir facturas Contabilizar consumos de energía

01

HO JA:0 3

D E :0 5


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Subdirector

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 10. SERVICIOS

No.

12. PROCEDIMIENTOS

DENOMI NACI N

DEN OM I NACIN :

DENOMI NACI N

No.

PagodedepósitosenGarantíaCFE

01

Recibir documentación para turnarla al área de mantenimiento

Pago de aportaciones, penalizaciones y ajustes

02

Registrar solicitud en b ase de datos para pago del deposito

03

Realizar provisión de pago

01

por lecturas CFE

Recibir documentación para turnarla al área de mantenimiento

02

Registrar solicitud en base de datos para pago de

03


01

Calcular IVA Acreditable

02

Calcular IVA Trasladado

03

Determinacion sa ldo de IV A del periodo

04

Calcular devolucion de IVA

01

Calcular 2% sobre nóminas

02

Llenar formatod e p ago

03

Presentarp ago

01

Recibir documentos

02

Generarr ecibo

03

Depósito de ingresos diversos

la aportación, penalización o ajuste por lectura

13

EnterodeImpuestosporpagar

EnterodeImpuestoalValorAgregado

2% sobre nóminas

14

15

Ingresosdiversos

Recepcióndepagosdeingresosdiversos

Nómina

Contabilizacióndenomina

01

Cheques de nómina

Contabilizacion de ordenes de pago

Recibirsolicitudparapagodenómina

02

Generar archivo txt con datos de n ómina

03

Conciliar datos d e archivo txt contra cifras enviadas por nominas

04

Correr p roceso de S AP en forma de p rueba

05

Generar respaldo y solicitar presupuesto

06

Proceso en linea y contabilizacion

01

Recibir solicitud para impresión de cheques

02

Generar documento para pago con cheque en txt

03

Conciliar archivo txt contra reporte de cheques

04

Solicitar impresión de cheques

01

Recibir certificado de no adeudo y ordenes de pago de finiquitos, gastos funerarios , nominas especiales

Cancelarchequesdenomina


Agosto 2014

REVISIÓN No.

02

Generar archivo txt con datos de nomina

03

Generar documento SAP para solicitar presupuesto

04

Proceso en linea y contabilizacion

01

00

Recibirmemoramdum 02

Revisar conceptos

03

Transferir archivos a SAP

04

Contabilizar y verificar aplicación contable

VERSIÓN No.

01

H O JA :0 4

D E :0 5


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Subdirector


No . 16

DE NO M I NA C IÓ N : Procesodecompensacion EM/RF

12. PROCEDIMIENTOS

DENOMINACIÓN Transferirdatos de saldosporpagarde

01

proveedores de un mes a otro

17

Control de documentación para su clasificación

Archivo de polizas de cheque

y digitalización

Pólizas de factoraje y transferencias

Facturas fiscales

DENOMINACIÓN

No.

Concluir procesos de cierre que afecten provisiones y pagos de facturas a proveedores

02

Elaborar proceso de compensacion EM/RF en test

03 04

Revisar el saldo desglosado por pedido Generar proceso definitivo para preparar la contabilizacion

05

Contabilzar documentos

01


02

Escanear documentación

03

Elaborar re lación ge neral de doc umentos

04


05

Respaldar in formación en C D

01


02


03

Elaborar re lación ge neral de doc umentos

04


05

Respaldar información en CD

01

Recibir facturas fiscales srcinales

02

Recepción de facturas expedidas en centros operativos y secciones

03

Archivar facturas expedidas


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:

Egresos y Control Presupuestal DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS


Manual de procedimientos


Fondos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9. PROCEDIMIENTO: Recibir oficio autorizado con vale

10. No. 01



de Sección 11. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

12. PUESTO Y/O AREA

1.1 Recibe oficio con firmas de autorización junto con el vale de caja del Área solicitante 1.2 Verifica que la documentación este completa y autorizada en caso

Contador

13. INSUMO

contrario pasa al punto 1.3 si es positivo pasa al punto 1.4 1.3 Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente 1.4 Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ 1.5 Crea un número de documento SAP y entrega documentación para pago a cuentas por pagar

Dar de alta al deudor

Generar spool para pago asignación fondo fijo

02

03

2.1 Da de alta al deudor para poder generar registro 2.2 Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ 2.3 Crea un número de documento SAP para generar spool

3.1Recibevaledecajacondocumentaciónsoporte 3.2 Ejecuta transacción en SAP F110 3.3 Captura parámetros para generar spool si no coincide con la cuenta por pagar pasa al punto 3.4 si coincide pasa al punto 3.5 3.4 Ejecuta transacción FBL1N para modificar parámetros y pasa al punto 3.5 3.5 Entrega documentación y numero de spool para impresión de cheque a

14. SALIDA

Oficio o vale de caja/ SAP

Documento contable

Contador

Vale de caja/ SAP Deudor dado de alta

Asistente de ContabilidadValedecaja/ SAP

Spool generado para impresión de cheque

Elaboración de pólizas y cheques para pago a proveedores


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9. PROCEDIMIENTO:



de Sección

10. No.

1 1D . ES C RI PC I Ó NDEL AAC T I V I DAD

Recibir relación de facturas

01

1.1 Recibe documentación autorizada del área correspondiente 1.2 Verifica que la documentación se encuentra completa y autorizada, de ser así pasa al punto 2.1 en caso contrario pasa al punto 1.3

12. PUESTO Y/O AREA

Requisitos fiscales provisión SAP

02

1 3I.NS UM O

14. SALIDA

Contador

Facturas

2.1 Revisa que contenga la factura nombre del Organismo siapa, domicilio, RFC, fecha, importes, determinación de IVA, importe con letra, que contenga datos de impresión nombre del proveedor, razón social, domicilio, ruc, cedula de identificación fiscal , v igencia de impresión, datos de impresor auto, folio 2.2 Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ se genera documento contable en SAP para pago 2.3 Entrega documentación a cuentas por pagar

Contador

Facturas SAP-FBCJ

3.1 Recibe f acturas correspondiente para restitución 3.2 Ejecuta transacción en SAP F110 3.3 Captura parámetros para generar spool si no coincide con la cuenta por pagar pasa al pasa al punto 3.4 si coincide pasa al punto 3.5 3.4 Ejecuta transacción FBL1N para modificar parámetros 3.5 Entrega documentación y numero de spool para impresión de cheque a Elaboración de pólizas y cheques para pago a proveedores

Asistente de Contabilidad

1.3 Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente

Generar spool de impresión para pago de restitución


03

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

Documentación completa

Registro de fondo fijo

Facturas SAP- F110


00

V E RS I Ó NN o.

01

H O J A :1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9. PROCEDIMIENTO: Recepción de documentación

Actualizar el fondo en sistema SAP

Generar spool para modificación de fondo fijo



10. No.

1 1D . ES C RI P CI Ó NDEL AACT I V I DAD

01

1.1 Recibe oficio del área solicitante con fi rmas de autorización 1.2 Verifica que la documentación este completa y que el oficio contenga las firmas autorizadas por el Director de Fi nanzas y los Jefes de cada área, de ser así para al punto 2.1, en caso contrario pasa al punto 1.3 1.3 Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente

Contador

2.1 Verifica que el oficio contenga el nuevo importe autorizado, de ser así pasa al punto 2.2, en caso contrario pasa al punto 1.3 2.2 Captura variación del fondo fijo en la transacción de SAP FBCJ 2.3 Crea un número de documento en SAP 2.4 Entrega documentación a cuentas por pagar

Contador

02

03


de Sección 12. PUESTO Y/O AREA

3.1 Recibe documentación comprobatoria 3.2 Ejecuta transacción en SAP F110 3.3 Captura parámetros para generar spool si no coincide con la cuenta por pagar pasa al punto 3.4 si coincide pasa al punto 3.5 3.4 Ejecuta transacción FBL1N para modificar parámetros 3.5 Entrega documentación y numero de spool para impresión de cheque a Elaboración de pólizas y cheques para pago a proveedores

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

1 3I.NS U M O

14. SALIDA

Oficio/ Vale de caja

Documentación completa

Vale caja / SAP

Fondo actualizado en SAP


Vale caja / SAP


00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9. PROCEDIMIENTO:

7. TIPO DE SERVICIO: Cancelación de fondos fijos

de Sección

10. No.


Recepción de documentación

01

1.1 Recibe documentación autorizada del área correspondiente o en su caso facturas fiscales 1.2 Verifica que la petición de la cancelación este completa y autorizada

Actualización del fondo fijo en SAP

02

2.1 Verifica que el respaldo documental para la cancelación sean facturas fiscales que contengan nombre del organismo siapa , domicilio, RFC, fecha, importe con numero y letra, datos impresos del proveedor nombre, razón social, domicilio RFC, cedula de identificación fiscal, vigencia de impresión, datos de impresor autorizado, folio si es correcto pasa la punto 2.2 en caso contrario pasa al punto 1.3 2.2 Verifica que la documentación contenga las firmas de autorización para la cancelación del fondo fijo cuando es por medio de oficio 2.3 Prepara la documentación y los datos para l a transacción en SAP de la cancelación del fondo

Cancelación del fondo fijo

03

3.1 Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ 3.2 Genera documento contable en SAP para la cancelación del fondo fijo 3.3 Entrega de efectivo si procede a la Caja General de pagos para su registro y deposito correspondiente, creando documento contable 3.4 Genera asistente de caja un acuse de recibo por el monto 3.5 Entrega comprobación de fondo cancelado al deudor

12. PUESTO Y/O AREA

1 3 .I N S UM O

Contador

Oficio o facturas

Contador

Oficio

Contador/ Asistente de Cajas

Documento contable FBCJ-SAP

1 4 .SAL I DA

en caso contrario pasa al punto 1.3 si es positivo pasa al punto 2.1 1.3 Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente Documentación completa

Documento contable


Agosto 2014

REVISIÓN No.

Fondo fijo cancelado

00

VERSIÓN No.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Depósitos de la recaudación diaria


Depósitos de cajas, bancos y lotes de pagos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R OC ED I MI E N T O: R ecibir r elación de recaudación

Capturar depósitos de recaudación en SAP

Generarpólizacontable


10. No.

1 1 .D E S C RI P C I ÓND EL AA C T I V I D A D

1 2 . P U E S T O Y / O A RE A

01 1.1 Recibe relación de recaudación diaria de la Sección de ingresos de efectivo, cheques, bancos y lotes de pago (Oxxo, Soriana, Cámara de comercio, 7-Eleven, caja popular oblatos, telecomm) 1.2 Revisa fichas de deposito de la compañía de traslado de valores de efectivo, cheques y depósitos de cadenas comerciales y bancarios 1.3 Verifica que las fichas estén completas a las descritas en la relación de recaudación, si es positivo pasa al punto 2.1, si es negativo pasa al punto 1.4 1.4 Devuelve la documentación a la sección de ingresos para corregir las diferencias 1.5 Revisa los depósitos bancarios contra la relación de recaudación

Contador

02 2.1 Revisa la correcta aplicación de los cajeros a la cuenta de mayor re sguardo devaloresylotedepagoenSAPtransacciónFBL3N 2.2Capturamovimientosdetrasladodevaloresydepósitosdelotesdepago en SAP transacción FB50 2.3 Concilia los movimientos de registro del sistema SAP contra lo capturado por los cajeros si es correcto pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 1.4

Contador

03 3.1GenerapólizadeingresosdiariaentransacciónSAPFBV2 3.2RecibedelaSeccióndeIngresosfichasdedepósitocertificadasdebancos por traslado el de valores. 3.3Anexafichasdedepósitosalaspólizasdeingresos 3.4 Compensa movimientos concluidos rc . va ngresos zas e

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o .

1 3 . I N S U MO

1 4 . S AL I D A

Reporte de ingresos / Fichas de traslado de valores/ SAP

Relación de recaudación recibida

Fichas de registro detrasladodevalores/ SAP Conciliación de movimientos de caja

Contador

Pólizaderegistro confichade deposito certificada adjunta/SAP egngreso sero

00

V E RS I ÓNN o .

01

H OJ A : 1

DE :1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Conciliación Bancaria

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Capturarcódigosdeoperación bancarios

7. TIPO DE SERVICIO: Conciliación bancaria registro automático

de Sección

10. No.

1 1 .D E SC RI P CI Ó ND EL AACT I VI DAD

1 2 . P U ES TO Y/O AR EA

01 1.1Ingresaenwebalapaginadeinternet delbancocorrespondiente 1.2Introduceclavesbancariascorrespondientesparaingresar 1.3 Busca en web del banco correspondiente códigos de operación bancarios

Contador

13 . I N SU M O

14. SALIDA

Relacióncódigos de operación/ SAP/ Internet

1.4 Solicita en banco correspondiente relación de códigos de operación bancarios 1.5 Imprime códigos de operación 1.6 captura en sistema SAP en transacción ZFI_CTABTE códigos de operación bancarios






02

03

04

05

Tabla códigos de operación

2.1 Ingresa en web a la pagina de internet del banco correspondiente 2.2Introduceclavesbancariascorrespondientesparaingresar 2.3 Extrae movim ientos del día correspondiente de las cuentas bancarias 2.4Imprimemovimientosdeldíacorrespondientedelascuentasbancarias 2.5 Exporta movimientos del día a hoja de cálculo "movimientos bancarios" 2.6 Guarda movimientos del día

Contador

3.1 Procesa en macro de Excel archivo de banco 3.2 Revisa en sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN archivo de banco 3.3 Revisa total de movi mientos por banco de hoja de Excel contra total de sistema SAP 3.4 Transfiere a sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN movimientos bancarios, para generar registro contable 3.5 Revisa saldos bancarios en sistema SAP mediante transacción FS10N

Contador

4.1 Compensa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción F- 13 4.2 Compensa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción F-03 4.3Revisam ovimientosc ontablese nsistemaSAPmediantetransacciónFBL3N

5.1 Recaba estados de cuenta en las diferentes instituciones bancarias 5.2RevisasaldosbancariosensistemaSAPmediantetransacciónFS10N 5.3 Concilia que el resultado de la FS10N sea igual al saldo bancario de estado de cuenta, si es correcto pasa al punto 5.4 en caso contrario pasa al punto 5.2 5.4 Imprimedel sistemaSAP l atransacción FBL3N movimientos nocompensados 5.5 Elabora hoja de cálculo "conciliación bancaria" 5.6Imprimeconciliaciónbancariaelaboradaenhojadecálculo"conciliación" 5.7 Recaba firmas en conciliación bancaria 5.8Elaboraenhojadecálculofirmasdeelaboradocontador,revisadojefede Sección de contabilidad y autorizado Tesorero 5.9 Archiva en carpeta por Cuenta Bancaria

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

Movimientos bancarios/ Internet/Hojadecálculo Movimientos bancarios Archivode movimiento bancarios

Archivodemovimientos bancarios/Hoja de cálculo/ SAP Movimientos bancarios contabilizados

Contador

Compensación de movimientos/ SAP Documentocontable compensado

Contador

00

Estadosdecuenta/ cortesdeestadosde cuenta/ hoja de cálculo "Movimientos contables"/ Hoja de cálculo "Conciliación"/ SAP Documentode Conciliación Bancaria autorizada

V ER S I Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Capturamovimientosbancarios



de Sección

10. No.

1 1 .D ES C RI P CI Ó NDEL AACT I V I DAD


01 1.1Entraenwebalapaginadeinternetdelbancocorrespondiente 1.2Introduceclavesbancariascorrespondientesparaingresar 1.3 Extrae movim ientos del día correspondiente de las cuentas bancarias 1.4 Imprime movimientos del día de las cuentas bancarias

Contador

1 3 .I NS U M O

1.5 Captura movimientos en sistema SAP mediante la t ransacción FB50 1.6 Contabiliza movimiento en sistema SAP mediante la transacción FB50 1.7RevisasaldosbancariosensistemaSAPmediantetransacciónFS10N


Elaborar conciliaciónbancaria


02

2.1 Compensa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción F.13 2.2CompensamovimientoscontablesensistemaSAPmediantetransacciónF -03 2.3Revisa movimientoscontablesensistemaSAPmediantetransacciónFBL3N

03 3.1 Recaba estados de cuenta enlas diferentes instituciones bancarias 3.2RevisasaldosbancariosensistemaSAPmediantetransacciónFS10N 3.3 Concilia que el resultado de la FS10N sea igual al saldo bancario de estado de cuenta, si es correcto pasa al punto 3.4 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.4 Imprime del sistema SAP la transacción FBL3N movimientos no compensados 3.5Elaborahojadecálculo"conciliaciónbancaria" 3.6Imprimeconciliaciónbancariaelaboradaenhojadecálculo"conciliación" 3.7Recabafirmasenconciliación bancariaelaboraenhojadecálculofirmasde elaborado contador, revisado jefe de sección de contabilidad y autorizado Tesorero 3.8 Archiva en carpeta por Cuenta Bancaria

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

1 4 .S AL I DA

Movimientosbancarios/ SAP/Internet

Documentocontable

Contador

Contador

Compensación de movimientos/ SAP

Documentocontable

Movimientos bancarios/ movimientosSIAPA/ SAP/ Hoja de cálculo "Conciliación bancaria"

Documentode ConciliaciónBancaria autorizada

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro faltantes o sobrantes en caja g eneral y sucursales

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Recabaractadediferenciaen bancos


Faltantes o sobrantes en caja general y sucursales

de Sección 1 1 .D E SC RI P CI Ó ND EL AACT I VI DAD

10. No.


01 1.1RevisamovimientosensistemaSAPentransacciónFBL3N 1.2Solicitaapersonalencargadode cajasgeneralesactasdefaltanteosobrante 1.3Recibeactadediferenciadefaltanteosobranteenbancoconsucomprobante

Contador

1 3 .I NS U M O

1 4 .S ALI D A

Actasdediferencia enbanco/SAP fichabancaria

correspondiente

Contabilizaractadediferenciaen banco


02 2.1ContabilizafaltantesensistemaSAPentransacciónFB65 2.2ContabilizafichadeabonoensistemaSAPentransacciónFB60 2.3ContabilizasobranteensistemaSAPentransacciónFB60 2.4Contabilizaf altanteensistemaSAPentransacciónFB65 2.5 Genera documentos contables 2.6CompensamovimientosensistemaSAPentransacciónF.03 2.7 Revisa movimientos en sistema SAP en t ransacción FBL3N

03

Contador

Actadediferencia enbancos/Fichade abono/Actadetraslado devalores/SAP Documentocontable

3.1 Imprime listado de documentos generados en sistema SAP en transacción FB03 3.2Ordenadocumentospornúmeroconsecutivo 3.3 Entrega documento contable aarchivo

Contador

Acta de diferencia en bancos/ ficha de abono/ Actadetrasladode valores Documentos contables archivados


Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

00

V E RS I Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro de comisiones, intereses bancarios y traspasos entre cuentas bancarias propias

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Capturarcódigosdeoperación bancarios


Comisiones e intereses bancarios, traspasos entre cuentas bancarias propias registro automático

de Sección

10. No.



01 1.1Ingresaaweb,alapaginadeinternet delbancocorrespondiente 1.2Introduceclavesbancariascorrespondientesparaingresar 1.3Buscaenwebdelbancocorrespondientecódigosdeoperaciónbancarios

Contador

1 3 .I N SU M O

1 4 .S AL I D A

Relacióncódigosde operación/Internet/ SAP

1.4Solicitaenbancocorrespondienterelacióndecódigosdeoperaciónbancarios 1.5 Imprime códigos operación de 1.6 Captura en sistema SAP en transacción ZFI_CTABTE códigos de operación bancarios

Extraerdeinternet movimientos bancarios

Capturarmovimientosbancarios

Compensarmovimientoscontables



02 2.1Ingresaawebalapaginadeinternet del bancocorrespondiente 2.2Introduceclavesbancariascorrespondientesparaingresar 2.3Extraemovimientosdeldíacorrespondientedelascuentasbancarias 2.4Imprimemovimientosdeldíadelascuentasbancarias 2.5Exportamovimientosdeldíaahojadecálculocomisiones 2.6 Guarda movimientos del día

Contador

04 4.1CompensamovimientosensistemaSAPmediantetransacciónF. 13 4.2CompensamovimientosensistemaSAPmediantetransacciónF -03 4.3Revisam ovimientosdepartidasabiertasensistemaSAPmediantetransacción FBL3N 5.1 Imprime listado de documentos generados 5.2Ordenadocumentospornúmeroconsecutivo 5.3Entregadocumentoscontablesparaarchivo

Agosto 2014

Movimientos bancarios/ Internet/Hojadecálculo "comisiones" Archivode movimientocontables

03 3.1ProcesaenmacrodeExcelarchivodebanco 3.2 Revisa e n sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN archivo de banco 3.3 Revisa total de movimientos por bancode hoja de Excel contra total de sistema SAP 3.4Contabilizaens istemaS APentransacciónZFI_INTBANm ovimientosbancarios 3.5 Revisa movi mientos bancarios en sistema SAP mediante transacción FBL3N

05

Tablacódigosde operación

Contador

Archivodemovimientos bancarios/Hoja de cálculo "comisiones"/ SAP Documentocontable

Contador

Compensaciónde movimientos/SAP Documentocontable

Contador y Asistente de FinanzasyAsistente decontabilidad

R EV I SI Ó NN o.

00

Movimientos bancarios

V E RS I Ó NNo.

Documentocontable archivado

01

H O J A: 1

DE:1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro de comisiones, interese bancarios y traspasos entre cuentas bancarias 7. TIPO DE SERVICIO: Comisiones e i ntereses bancarios, t raspasos entre cuentas bancarias propias registro manual propias

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO CE DI M I E N T O : Capturamovimientosbancarios

de Sección

10. No. 01



1.1IngresaaWebalapaginadeinternetdelbancocorrespondiente 1.2Introduceclavesbancariasparaingresar 1.3 Extrae movim ientos del día correspondiente de las cuentas bancarias

Contador

1 3 .I N S UM O

1 4 .SAL I D A

Movimientosbancarios/ Internet/SAP

1.4 Imprime movim ientos del día de las cuentas bancarias 1.5 Captura movimientos en sistema SAP mediante la transacción FB50 1.6 Contabiliza movimiento en sistema SAP mediante la transacción FB50 1.7 Revisa movim ientos bancarios en programa SAP mediante transacción FBL3N Documento contable Compensar movimientos contables



02

03

2.1 Compensa movimientos en sistema SAP mediante transacción F .13 2.2CompensamovimientosensistemaSAPmediantetransacciónF -03 2.3Revisa movimientos departidasabiertasensistemaSAPmediantetransacción FBL3N 3.1 Imprime listado de documentos generados en sistema SAP en transacción FB03 3.2Ordenadocumentospornumeroconsecutivo 3.3 Entrega documentos para archivo

Agosto 2014

RE V I S I Ó NN o.

Contador

Compensación de movimientos/SAP Documentocontable compensado

Contador y Asistente de Finanzas Asistente y decontabilidad

movimientos bancarios/ SAP Documentos contables archivados

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Recibirvaleautorizado

Recepción de facturas para la comprobacióndelgasto


10. No.


01 1.1Recibevale deláreacorrespondiente 1.2 Verifica que el documento venga con datos y firmas de autorización completos, si es correcto, pasa al punto 1.3 en caso contrario pasa al

12 . P UES TO Y/ O AREA SupervisorContable

03

Revisar cuenta del acreedor

04 4.1 Compensa cuentadel acreedor en la transacción F-44y SAP genera documento contable 4.2 Entrega el v ale correspondiente al acreedor 4.3 Archiva documentación

3.1 Determina diferencias de la cuenta por cobrar contra las facturas, si no existen pasa al punto 3.2 en caso contrario pasa al punto 3.3 3.2 Registra los gastos generados y cancela la cuenta por cobrar 3.3 Verifica si la diferencia es a favor o en contra, si es a favor pasa al punto 3.4, en caso contrario pasa al punto 3.5 3.4 Crea una cuenta por pagar en la transacción F-43 y SAP genera documento contable 3.5 Crear una cuenta por cobrar en la transacción F-43 y SAP genera documento contable

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

Comprobantes de gastos revisados

Póliza de Cheque

Compensación de Movimientos

V ER S I Ó NN o.

14. SALIDA

Documentocontable de registro de cuenta por cobrar

Facturas

Supervisor Contable

Supervisor Contable

1 3 . I NSU MO

ValedeCaja

punto 1.4 1.3 Captura la cuenta por cobrar al deudor en la transacción F-43 1.4 Devuelve vale para su corrección al área correspondiente. 1.5 Entrega de documento a cuentas por pagar para impresión de cheque y trámite de pago Supervisor Contable 02 2.1 Recibe documentación del área correspondiente para comprobar gastos del vale. 2.2 Revisa que contenga la factura nombre del Organismo Siapa, domicilio, fecha, importes, determinación de IVA, importe con letra, que contenga datos de datos de impresión nombre del proveedor, razón social, domicilio, RFC, cedula de identificación fiscal , vigencia de impresión, datos de impresor autorizado, folio si es positivo pasa al punto 3.1 en caso contrario pasa al punto 2.3 2.3 Devolver f acturas al área correspondiente

Determinar diferencias de facturas


Gastos a comprobar

de Sección

01

Documento contable de registro de comprobación de gastos

Documento contable archivado

H O J A:

D E:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O :


Descuentos a empleados

1 2 . P U E STO Y/O AR E A

13 . I N SU M O

de Sección

10. No.


Recibir documentación de descuentos

01

1.1 Recibe documentación de descuento d el área de relaciones laborales 1.2 Revisa los conceptos por los cuales serealizará eldescuentoalempleadoy el soporte documental del mismo

Registrar contablemente los deudores diversos

02

2.1 Ejecuta la transacción F-43 en SAP 2.2 Crea provisión en la transacción F-43 en SAP de la cuenta por cobrar con el número de acreedor que corresponde al empleado, registrando una descripción del concepto de descuento en la provisión para la conciliación posterior del concepto con los datos de la provisión proporcionada por la sección de nóminas. 2.3 Genera documento contable de la transacción

Conciliación de saldos

03

Supervisor Contable

Oficio/ Memorándum

14. SALIDA Recepción de descuento

1.3 Entrega acuse de recibo al área de relaciones laborales


3.1 Verifica que los saldos de la provisión registrada por Contabilidad sea igual a la provisión determinada por Sección de Nóminas dentro de la transacción FBL1N, de ser positivo pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.2 Notifica al área de nóminas que diferencias encuentra en su provisión con base al documento enviado por relaciones laborales 3.3 Concilia los saldos de l a transacción FBL1N 3.4 Compensa los saldos de la cuenta del deudor en la transacción F-44 3.5 Genera documento contable de la compensación de la cuenta 3.6 Archiva documento contable

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

Supervisor Contable

Documentación recibida F-43

Supervisor Contable

Documentación contable

00

V E RS I Ó NNo.

01

Documento contable decuentaporcobrar

Compensación y Archivo de documentos contables

H O J A:

DE:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Registrar Derechos y devoluciones de (CNA)Comisión Nacional del Agua y (CEA)Comisión Estatal del Agua


Recuperación de derechos

de Sección

10. No.


1 2 .P U ES T OY / OAR EA

Supervisor Contable 01 1.1 Recibe documentación con cif ras por el uso o aprovechamientos del agua de la Dirección Técnica 1.2 Verifica que la documentación venga con datos y firmas de autorización

1 3 .I N SU M O

1 4 .SAL I DA

Oficios/ SAP

completos, si es correcto, pasa al punto 1.3, en caso contrario pasa al punto 1.4

Elaborar declaraciones y provisión del ingreso por derechos de agua

Genera archivo para registro y controldeDerechos

Provisión de Devoluciones por us o aprovechamiento o del agua de (CNA)Comisión Nacional del Agua y (CEA)Comisión Estatal del Agua

02

1.3 Crea una cuenta por pagar en la transacción FB-60 y SAP genera documento contable 1.4 Devolve documentación para su corrección a l a Dirección Técnica 1.5 Entrega de documento a cuentas por pagar para impresión de cheque y trámite de pago 2.1 Elabora declaraciones en formato fiscal del SAT No.10 2.2 Provisiona ingreso por derechos de agua en la transacción F-50 y SAP genera documento contable 2.3 Anexa al cheque im preso formatos de declaraciones, para su pago correspondiente

03 3.1 Genera archivo en Excel "CNA TARIFAS" para registro y control de los derechosdeaguadeComisiónNacionaldelAguayComisiónEstataldelAgua 3.2 Concilia documento recibido contra archivo de Excel 3.3 Archiva documento contable

4.1 Crea una cuenta por cobrar en la transacción F70 y SAP genera documento 04 contable 4.2 Elabora factura en la transacción ZFI_FACINT y SAP genera documento contable 4.3 Entrega de documento a Caja de ingresos diversos para su firma y revi sión 4.4 Entrega de factura deudor al

Compensar Cue nta por la Devolución del usooaprovechamientodel agua de(CNA)ComisiónNacionaldelAgua y(CEA)ComisiónEstataldelAgua

05 5.1 Compensa cuenta en la transacción F-32 y SAP genera documento contable 5.2 Elabora archivoen Excel para registroy control de las diferentes unidades de riego 5.3Archivadocumento contable


Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

Documento contable de cuentas por cobrar

SupervisorCo ntable

DeclaraciónFis cal

Documento contable Declaraciones y fiscales

Supervisor contable

Supervisor contable

Oficios/ Hoja de cálculo Oficios y documentos "CNATARIFAS" contablesconciliados

Cheque recibido Documento contable cuentas de por cobrar

Factura elaborada

Supervisor contable

Compensación de documento/ SAP Archivodedocumentos

00

V ER S I Ó NNo.

01

HO JA:

DE:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:

Jefe de Sección

9 .P R O CE D I M I EN T O : RegistrarU nidadesdeRiego

10. No.


1 1 .DE S CR I P C I Ó ND EL AACT I V I D AD

1 2 .PU E ST OY / OARE A

SupervisorContable 01 1.1RecibedocumentacióndelDepartamentodeAbastecimiento 1.2 Verificar que el documento venga con datos y firmas de autorización completos, si es correcto, pasa al punto 1.3, en caso contrario pasa al

Recuperación de unidades de riego

1 3 .I N SU M O

Documento contable de cuentasporcobrar

punto 2.1 1.3CreaunacuentaporcobrarenlatransacciónFB70ySAPgeneradocumento contable Notificación de Adeudos a U nidades deRiego

Revisar cuenta del Deudor


02 2.1 Elabora oficio para notificar adeudos a las diferentes Unidades de Riego 2.2Entregadeoficiosaláreacorrespondiente 2.3 Registra el pago en la transacción FB70 y elaborar factura en l a transacción ZFI_FACINT y SAP genera documento contable 2.4 Entrega de documento a Cuentas por pagar ,Caja de ingresos diversos 2.5 Entrega de factura deudor al

03 3.1 Compensa cuenta en la transacción F-32 y SAP genera documento contable 3.2ElaboraarchivoenExcel "UNIDADESDE RIEGO DISTRITO 13" pararegistroy control de las diferentes unidades de riego 3.3 Archiva documento contable

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

1 4 .S AL I DA

Oficios

Supervisor Contable

Oficios

Documento contable de cuenta por cobrar

Supervisor Contable

Compensación de movimientos Archivo

00

V E RS I Ó NN o.

01

H O JA:

DE :

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C E DI M I E N T O : RegistrarIngresosDiversos


Registro de ingresos diversos

de Sección

10. No.

1 1 .D E SC R I P CI Ó ND EL AACT I VI D AD

1 2 . P UE S TO Y /O ARE A

01 1.1Recibedocumentacióndeáreascorrespondientes 1.2 Verifica que el documento venga con datos y firmas de autorización completos, si es correcto pasa al punto 1.4, en caso contrario pasa al

SupervisorContable

13. I N SU M O

punto 1.3 1.3 Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente 1.4 Captura la cuenta por cobrar en la transacción FB70 y SAP genera documento contable

ElaborarFactura

Revisar cuenta del Deudor


02

03

Documento contable de cuentas por cobrar

2.1ElaborafacturaenlatransacciónZFI_FACINT y SAP 2.2 Entrega de documento a Cuentas por pagar, Caja de ingresos diversos para firma y revisión 2.3 Entrega de factura al deudor

Supervisor Contable

3.1 Compensa cuenta en la transacción F-32 3.2 Genera documento contable de compensación 3.3 Elabora archivo en Excel para registro y control de las dif erentes unidades de riego 3.4 Archiva documento contable y copia de factura fiscal

Supervisor Contable

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

14. SALIDA

OficioMemorándum/ SAP

Documento contable de cuentas por cobrar/ SAP Factura elaborada

Compensación de movimientos/ SAP

Archivo de documentos

00

V ER S I Ó NNo.

01

H O JA:

DE :

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : RegistrarConveniosaLargoPlazo de Factibilidades


Registro de convenios

de Sección

10. No.


12 . P UE S T O Y / O ARE A

01 1.1RecibEdocumentodeláreadeFactibilidades 1.2 Verifica que la documentación este completa y autorizada, si es correcto pasa al punto 1.3 y en caso contrario pasa al punto 1.4

SupervisorContabley Asistente de área

13 . I N S UM O

1.3 Registra en la t ransacción FB50 los movimientos mayores a un año largo plazo y SAP genera documento contable 1.4 Devuelve documentación al área de Factibilidades

Reclasificar Convenios de Largo a CortoPlazo

Resguardar los pagarés de Factibilidades


02 2.1 Registra en la transacción FB50 el traspaso de largo a corto plazo de los documentosquesevanvenciendoy SAPgeneradocumentocontable 2.2 Genera archivo en Excel " CONVENIOS A LARGO PLAZO" de los convenios recibidos a largo plazo 2.3 Archiva documentación

03

3.1 Recibe documento del área correspondiente 3.2 Verifica que la documentación este completa y autorizada, si es correcto pasa al punto 3.3 y en caso contrario pasa al punto 3.4 3.3 Genera archivo en Excel " PAGARES FACTIBILIDADES2008"de los pagares recibidos para control y resguardo 3.4 Devuelve documentación al área correspondiente. 3.5 Resguardo de pagarés en caja fuerte de la sección 3.6 Entrega archivo de Excel junto con pagares a la sección de i ngresos

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

14. SALIDA

Convenio SAP FB50

Documento contable

Supervisor Contable

Convenio/ SAP/ Hoja de Excel "convenios a largo plazo" Documento contable

Supervisor Contable/ Asistente de área

Pagares/ Hoja de calculo "pagares factibilidades 2008"

Archivo generado

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA:

DE :

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Registrar Provisiones por Siniestros

7. TIPO DE SERVICIO: Registro

de Seguros por Recuperar

de Sección

10. No.

1 1 .D ES C RI P CI Ó NDEL AAC T I V I DAD

1 2 . P U ES TO Y/O AR E A

01 1.1 Recibe documentación del Departamento de Patrimonio 1.2 Verifica que la documentación este completa y autorizada, si es correcto pasa al punto 1.3 y en caso contrario pasa al punto1.4

Supervisor Contable

13 . I N S UM O

1.3 Registra la provisión de la cuenta por cobrar en la transacción FB70 de SAP y genera documento contable. 1.4 Devuelve documentación al Departamento de Patrimonio

Conciliar cuenta de seguros

Compensar cuenta deudores


02 2.1 Genera auxiliar de la cuenta de deudor diversoexternoen la transacción FBL5N 2.2 Revisa movi mientos contra documentos recibidos del Departamento de patrimonio 2.3 Archivar documentos generados

03

3.1 Compensa los saldos de la cuenta del deudor en la t ransacción F-32 3.2Generadocumentocontabledelacompensacióndelacuentad edeudores 3.3 Archiva documento contable

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

14. SALIDA

Oficios/ Memorándum/ SAP

Documento contable

Supervisor Contable

Documentocontable SAP

Auxiliar cuenta deudores

Supervisor Contable

Auxiliar cuenta deudores SAP Archivo

00

V ER S I Ó NNo.

01

HO JA:

DE :

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .P R O C E D I M I E N T O : Recibir solicitud

10. No. 01


Altas por compras

de Sección 1 1 .D ES C RI P CI Ó NDEL AACT I V I DAD

12 . P UE S T O Y / O A RE A

1.1Recibepeticióndeasignación numerodeactivof ijopormediode correo electrónico del área que lo requiera 1.2 Revisa que contenga la autorización debida de la gerencia de finanzas 1.3 Revisa que la petición cumpla con el criterio para ser considerado como una

AsistentedeContabilidad yContador

13 . I N S UM O

compra de activo fijo 1.3 Revisa que la petición contenga los datos de centro de costos de quien lo solicita, costo unitario, descripción del bien

Asignar datos maestros

Verificafacturaencontabilidad


02

2.1 Verifica de acuerdo al costo unitario de la petición, si el valor es mayor de 6000 mil pesos pasa al punto 2.2 si es menor pasa al punto 2.3 2.2 Asigna clase de activo fijo y pasa al punto 2.4 2.3 Asigna clase de activo fijo de poco valor 2.4 Captura los datos de descripción del bien , centro de costo, tipo de depreciación, dentro del sistema SAP en l a transacción AS01 2.5 Obtiene número de activ o asignado 2.6 Envía a presupuesto la petición recibida impresa con la anotación del numero de activo fijo asignado por el sistema SAP

Solicitud recibida

Asistente de Contabilidad y Contador

RE V I S I Ó NN o.

SAP/ Solicitud recibida

Datos maestros asignados

Contador 03 3.1Recibedeegresosrelacióndepólizadechequespagados q uecontiene las facturas srcinales 3.2 Verifica que pólizas contengan facturas de los activos fijos asignados, de ser así, pasa al punto 3.3, en caso contrario pasa al punto 3.8 3.3 Retira factura srcinal 3.4 Fotocopia factura srcinal 3.5 Elabora relación de facturas srcinales que quedaran a resguardo de Patrimonio 3.6 Envía a Patrimonio las f acturas srcinales, copia fotostática y relación de facturas 3.7 Recaba sello y firma de recibido de Patrimonio 3.8 Anexa las copias de las facturas selladas a las pólizas de cheques pagados 3.9 Entrega relación de pólizas de cheques pagados al archivo de contabilidad

Agosto 2014

14. SALIDA

Correodeasignación/ Internet

00

Factura

Factura verificada

V E RS I Ó NNo.

01

HO JA: 1

DE : 1

Sistema Intermunicipal de los Ser vicios de Agua Potable y Alcantarillado 1. DIRECCION:

Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O CE D I M I EN T O : Recibir documentos probatorios

10. No. 01


Bajas de Activo Fijo

de Sección 1 1 .DE S CR I P C I Ó ND EL AAC T I V I D AD


1.1 Recibe de la sección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles, petición de baja mediante acta o memorándum, el cual contiene numero de inventario 1.2 Identifica que el acta o memorándum contenga anexo los antecedentes que ocasionan la baja, como pueden ser acta por robo o memorándum solicitando la


1 3 .I NS U M O

14. SALIDA

Acta o memorándum

baja por obsolescencia 1.3 Revisa el numero de inventario para agregar el número de Activo fij o Documentos probatorios recibidos Contabilizar baja de Activo

02

Asistente de Contabilidad 2.1 Verifica el srcen de la baja si es con ingreso pasa al punto 2.2 , si es una Contador y baja sin ingresos pasa al punto 2.4 2.2 Realiza contabilización de la baja con ingreso por medio del programa SAP mediante la transacción F-92 2.3 Envía a Egresos para recepción del efectiv o o cheque otorgado ya sea por la aseguradora o deudor y pasa al punto 3.1 2.4 Realiza contabilización de l a baja sin ingresos por medio del programa SAP mediante la transacción ABAVN

Documentos recibidos/ SAP

Archivar baja de activo

03

3.1 Imprime documento srcinado en sistema SAP de la baja realizada Asistente de Contabilidad yContador 3.2 Verifica los datos de la baja, si son correctos pasa al punto 3.3, en caso contrario pasa al punto 2.2 3.3 Archiva documento baja de

Documento de baja de activo

Baja de activo contabilizada


Agosto 2014

R E VI S I Ó NNo.

00

V ER SI Ó NN o.

Baja archivada

01

H O JA: 1

DE : 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .P R O CE DI M I EN T O : Realizar traspaso de obras

10. No. 01

7. TIPO DE SERVICIO: Traspasos

de Activo Fijo

de Sección 1 1 .D E SC R I P CI Ó ND EL AACT I VI D AD

1 2. PUE STO Y/ O AREA

1.1 Recibe de la sección de programas especiales los fi niquitos de obras terminadas 1.2 Revisa que contenga las fi rmas de aceptación, supervisión y visto bueno del personal responsable

13 . I NSUMO


14. SALIDA

Finiquitos

Traspaso efectuado

1.3 Realiza traspaso en sistema SAP, mediante transacción CJ88 Realizar traspasos de Activos

Archivar traspaso de activo


02

03

2.1 Recibe solicitud de traspaso de activo fijo 2.2 Verifica el srcen del traspaso, si es por cambio de centro de costo pasa al punto 2.3 si es por cambio de fondo pasa al punto 2.4 2.3 Recibe modificación de estructura con los centros de costos validos y pasa al al punto 2.5 2.4 Recibe notificación de las diferentes áreas del organismo, la necesidad de incrementar el valor de algún activo 2.5 Captura la transacción ABUMN, dentro del sistema SAP

Contador

3.1 Imprime documento srcinado en sistema SAP del traspaso realizado 3.2 Verifica los datos de traspaso, si son correctos pasa al punto 3.3, en caso contrario pasa al punto 2.5 3.3 Archiva documento de traspaso

Contador

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

Solicitud de traspaso/ SAP

Traspaso efectuado

Documentode baja de activo Traspaso archivado

00

V ER SI Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E: 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C E DI M I E N T O : Efectuar cambio de índices de inflación

10. No. 01

7. TIPO DE SERVICIO: Cierre

de módulos de activos fijos

de Sección 1 1 .DE S CR I P C I Ó ND EL AACT I V I D AD 1.1 Obtiene de Internet el índice de inf lación 1.2 Captura índice en mandantes 100 y 110 en el sistema SAP mediante transacción SPRO 1.3 Solicita por medio de correo electrónico a Tecnologías de Información se

1 2 . P U ES TO Y/O AR EA Asistente de contabilidady Contador

1 3. I NS U M O

actualice la tabla que contiene los índices a el sistema productivo mandante 300 1.4 Revisa que las modificaciones se efectuaron

Realizar calculo de actualización

Realizar calculo de depreciación

02

03

14. SALIDA

Índice inflación/ Internet/ SAP

Confirmación de cambios

2.1 Corre la transacción J1AI a modo de prueba, dentro del sistema SAP 2.2 Corrobora que no existan errores 2.3 Corre transacción J1AI en línea 2.4 Revisa el avance en el sistema SAP, en transacción SM35, hasta que finalice

Asistente de contabilidady Contador

3.1 Corre transacción AFAB a modo de prueba, dentro del sistema SAP 3.2 Revisa que todo este correcto 3.3 Corre transacción AFAB en línea 3.4 Revisa avance en la transacción SM35, en el sistema SAP 3.5 Contabiliza en transacción SM37, en el sistema SAP 3.6 Concilia saldo con el modulo de contabilidad general

Asistente de contabilidad y Contador

Confirmación de cambios/ SAP Calculo efectuado

Calculo efectuado/ SAP

Cierre efectuado


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro contable y control de obras en proceso



8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O C E D I M I E N T O : Recibir solicitud de alta

1 1 .D E SC R I P C IÓ ND EL AA C T IV ID A D

10. No. 01


1.1 Recibe correo electronico SAP de la seccion de Supervisión de Obras 1.2 Clasifica partida presupuestal del comunicado de la seccion de Supervisión

Asistente de contabilidad

1 3 .I N S U M O

1 4 .SA L ID A

Correo de asignacion

y Contador

de Obras Solicitud recibida

1.3 Acuse de recibo de la solicitud al sección de Supervisión de Obras Recibirdocumentos

02 2.1.Recibe del Deptode Obras oProgramas Especiales relacióndedocumentos

Contador

Facturas/ Contratos/

2.2.Clasificadeladocumentaciónrecibidaencontratos,convenios,a nticipos,

Convenios

estimaciones y finiquitos. 2.3.Capturaenhojadeexceli nfo_recepcion_obras2008paraconsulta

Datoscontables

posterior del jefe de la sección de contabilidad 2.4. Confirma que la documentación recibida sea la que este plasmada en la relación Revisardocumentos

03

3.1.Revisa requisitos fiscales:Razon Social,RFC,fecha,dirección,cedulade

Contador

SAP/Facturas/ Contratos

IdentificaciónFiscal,leyenda"efectosfiscalesalpago",pagoenunasola

Convenios

exhibición, fecha de impresión, datos del impresor, sub total, IVA, total y retenciones 3.2. Revisa datos de la obra; nombre de la obra, asignación de la obra, periodo de ejecución de los trabajos y calculo de retenciones. 3.3.Revisadocumentodepedido;enlatransacciónME23N.,elementoPEP,datos

Datoscapturados

factura importe la de e

obras de

3.4. Sella de recibido tanto la relación como copia de cada una de las facturas 3.5. Entrega copia de la relación sellada y copia sellada de la factura al mensajero de Programas Especiales y/o Depto de Obras Agregar datos maestros

04

4.1 Revisa la creación de un activo de obras en proceso por parte de la sección

Asistente

Correo de asignación/ SAP

de contabilidad y

de supervisión de Obras 4.2 Revisa que el elemento pep corresponda al contrato dentro del sistema SAP

Contador Activo modificado

en la transacción ME23N 4.3 Agrega los datos maestros faltantes en los activos fijos de obras en proceso en el sistema SAP en la transacción CJ02, datos faltantes como son centro de costos, tipo de obra, numero de contrato y vida útil para la amortización

VerificacarfacturaenS AP,la transacción MIRO

05 5.1Recibelaf acturaestimaciónparav erificarlaenlatransacciónMIRO enSAP

5.2 Coteja que los datos de la factura coincidan con los ingresados en SAP, si es así pasa al punto 5.4, en caso contrario pasa al punto 5.3

moduladorderedes/ contador

Facturas

5.3 Regresa la factura estimación al Departamento de Obras para su corrección por el contratista. 5.4 Determina la fecha de pago y se captura la fecha en la transacción MIRO 5.5 Captura el monto de las retenciones de la Secretaria de la Función Publica y de la Cámara de la Industria de la construcción que correspondan a la factura estimación en la transacción MIRO 4.6 Se ejecuta la transacción MIRO con los datos ingresados y cotejados para que el SAP genere un numero de documento para generar el spool para la impresión del Numero documento

cheque al momento del vencimiento de pago de la factura estimación.

Realizar contabilización de Activo

06

6.1 Revisa contabilizaciones en la cuenta contable 5111069 Servicios de Obras en

Contador

Activomodificado/ SAP

el sistema SAP transacción FS10N y FBL3N 6.2 Realiza traspaso de la cuenta 5111069 Servicios de Obras al Activo en proceso en el sistema SAP transacción CJ88

Activo Contabilizado

6.3 Verifica la contabilización en el activo en proceso, mediante el sistema SAP transacción AS03


Agosto 2014

R E V IS IÓ NN o.

00

V E R S IÓ NN o.

01

H O JA : 1

D E: 2


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO: Recepcion y servicios de obras en proceso

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .P R O C E D I M IE N T O : Efectuar cierre contable de

10. No. 07

obras

1 1 .D E SC R I P C IÓ ND EL AA C T IV ID A D


7.1 Realiza contablemente reclasificacion de cuentas de gastos y obras en

1 3 .I N S U M O

contador

1 4 .S A L I D A

Finiquitos

proceso contra activo definitivo 7.2 Coteja que el finiquito de termino a la obra y pregunta al departamento de obras o programas especiales para realizar el cierre 7.3 Realiza cierre definitivo en SAP transaccion CJ088 7.4 Envía al Departamento de Patrimonio la relación de equipos que serán considerados como activo fijo 7.5 Recibe del Departamento de Patrimonio relación de equipos que serán considerados o inventariados como activos diferentes a la obra finiquitada de la relación enviada anteriormente 7.6 Asigna números de activo fijo según procedimiento

Programar pago de facturas de

08

obras

8.1 Captura en hoja de cálculo "Record de pagos" el número de contrato de la obra,

Modulador de Redes

Hojas de calculo

nombre de la obra, contratista, centro de costo, número de activo o gasto, costo de

yContador

"record de pagos" y "pago contratista"/

la obra, fecha programada del término de la obra, elemento PEP, importe de pagos ya realizados al contratista con anterioridad, convenios posteriores a la firma del contrato para vigilar lo que se va ejerciendo en monto y tiempo en cada obra esté apegado a lo contratado 8.2 Captura en hoja de cálculo "Pago contratista publicación", nombre del contratista, número de factura, fecha de ingreso de la factura a la Sección de Contabilidad, fecha programada de pago, monto a pagar, alcance liquido que se 8.3 Determina la fecha de pago, forma de pago y fondo para hacerlo con los datos obtenidos

8.4 Verifica si es pago por factoraje, de ser así pasa al punto 8.5 en caso contrario pasa al punto 8.6 8.5 Entrega las facturas al modulo de cuentas por pagar los días lunes y jueves de cada semana para que apliquen procedimiento de pago con factoraje financiero

8.6 Verifica si se descontó al vencimiento por parte del constructor, de ser así pasa al punto 8.7 en caso contrario pasa al punto 8.8 8.7 Pasa la factura al modulo de cuentas por pagar para generar el spool y la factura se paga por fondo SIAPA 8.8 Pasa la factura a la caja para generar el cheque y la factura se paga por fondo Federal 8.9 Captura en hoja de calculo "pago contratista tesorería" el numero de contrato, nombre del contratista, numero de factura, número de estimación , fecha de pago, forma de pago, status 8.10 Envía datos a la tesorería para que sean cubiertos financieramente los pagos en relación por correo electronico

Efectuar control físico de expedientes de obras

09

8.11 Envía datos vía Lotus al Departamento de Informática para la publicación de los

Pago generado

pagos a contratistas en la página WEB del SIAPA

para contratista

9.1 Prepara en carpeta con perforación para archivo en broche tipo Baco de color

Asistente de área

Documentación revisada

azul el cual es identificado en la pestaña con los datos de numero de contrato y nombre del contratista 9.2 Archiva en la carpeta copias del contrato, fianza de anticipo, fianza de cumplimiento, carta de retenciones icic, catalogo de conceptos y calendario de obra pago de estimaciones , facturas, finiquitos, cartas solicitud del constructor, en caso de existir anexos al contrato, se archivan en el los convenios para aumentar el monto del contrato, para extender el tiempo de entrega, ademdums archivo de documentos

9.3 Revisa la correcta relación entre la carpeta y los documentos archivados

de obras


Agosto 2014

R E V IS IÓ NN o.

00

V E R S IÓ NN o.

01

HO J A:2

D E :2


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .P RO CE DI M I E N T O : Conciliar retenciones para la Secretaria de la Función Publica


Retenciones a contratistas de obras

de Sección

10. No.



01 1.1 Elabora hoja de cálculo "Pagos SEPUFU" por cada mes del año en la cual se captura el número de contrato, nombre del contratista, número de factura, número de estimación, monto retenido y programa al que pertenece para la retención al

Modulador de Redes

13. I N SU M O

SEPUFU 1.2 Ejecuta transacción FS10N en SAP cuenta 2103002 1.3 Concilia información de la hoja de cálculo "Pagos SEPUFU" contra resultado de la transacción FS10N 1.4 Imprime hoja de calculo pagos SEPUFU y documento de transacción FS10N Conciliar retenciones para el InstitutodeCapacitaciónde l a Industria de la Construcción ICIC

Pago retenciones ICIC y Sefupu


02

03

2.1 Genera hoja de cálculo "Pagos ICIC" por cada mes del año en la cual se captura el númerodecontrato, nombredel contratista, númerodefactura, númerode estimación, monto retenido y programa al que pertenece el contrato, para la retención del ICIC 2.2 Ejecuta la transacción FS10N en SAP 2.3 Concilia la información de l a hoja de cálculo "Pagos ICIC" contra resultado de la transacción FS10N 2.4 Imprime hoja de cálculo "Pagos ICIC" y documento de transacción FS10N 3.1 Imprime hoja de cálculo "Pagos ICIC" y documento de transacción FS10N, si existen diferencias pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.2 Entrega a cuentas por pagar para generar spool de impresión de cheque para pago de ésta retención 3.3 Aclara, realizando el registro correspondiente y pasa al punto 3.2

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

14. SALIDA

Hoja de cálculo "Pagos SEFUPU"/ SAP

conciliacion de retenciones

modulador de redes Hoja de Calculo "Pagos ICIC"/ SAP

conciliacion de retenciones Modulador de Redes y Asistente de Tesorería

Hoja de Calculo "Pagos ICIC"/ SAP Comprobante pago Archivo

00

V ER SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Créditos Bancarios


Jefe de Sección

9 .P RO C E DI M I E NT O :

10. No.




Revisar vencimientos

01

Calcularmontoapagar

1.2 Obtiene en Diario Oficial de la Federación el valor de la Tasa para el cálculo intereses 1.3 Compara la tasa publicada en el Diario Oficial de la Federación contra la tasa aplicada por el banco, si coincide pasa al punto 2.1 caso contrario pasa al punto 1.4 1.4 Solicita al banco corrija el error Asistente de contabilidad 02 2.1Calculaelmontoapagar 2.2 Verifica importe a pagar con banco correspondiente si coincide pasa al punto 2.3 en caso contrario pasa al punto 2.5 2.3 Elabora informe de crédito, monto y f echa de traspaso 2.4 Entrega a Departamento de tesorería 2.5 Solicita al banco correspondiente realice la corrección del cálculo

Complementar provisión de pago

03

Afectación del importe pagado

04

Créditos en Moneda nacional

13. I N SU M O

de los "Créditos Bancarios" Tasas de interés a aplicar a créditos bancarios Base de datos "Créditos Bancarios"/

Montos a pagar actualizados Informe de montos a pagar


Base de datos "Créditos Bancarios"/ SAP

4.1 Solicita copia de estado de cuenta bancaria al Departamento de Tesorería 4.2 Recibe copia del estado de cuenta bancario 4.3 Verifica que coincidan l os importes de provisión contra cargos bancarios, si es así, pasa al punto 4.4 en caso contrario pasa al punto 4.5 4.4 Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción F-43 para hacer la afectación presupuestal y pasa al punto 5.1 4.5 Realiza aclaración vía telefónica con el banco correspondiente


Base de datos "Créditos bancarios"/ Estado de cuenta bancario /SAP

5.1 Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FBL1N 5.2 Visualiza información 5.3 Imprime pantalla 5.4 Marca partidas a compensar 5.5 Entrega a Departamento de Tesorería


3.1 Revisa importe de provisión contra importe a pagar, si coincide pasa al punto 4.1 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.2 Define diferencia para completar provisión 3.3 Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FB60 para Provisionar la diferencia generada

Documento contable de cuenta por pagar

3.4 Contabiliza diferencia de provisión de pago

Compensar partidas pagadas

Reclasificar adeudos a largo plazo

Elaborar informe trimestral

05

06

07

Afectación presupuestal de documento contable

SAP

Pantallas impresas donde se identifican las partidas a compensar

6.1 Identif ica monto a reclasificar en base de datos "Créditos Bancarios" 6.2 Genera una cédula con datos del movimiento de reclasificación 6.3 Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FB01 para reclasificar el monto correspondiente al mes en curso


7.1 Elabora informe de pagos realizados durante el trimestre 7.2 Entrega a Jefe de Sección de Contabilidad 7.3 Compara contra estados financieros si esta correcto pasa al punto 7.7 en caso contrario pasa al punto 7.4 7.4 Realiza observaciones 7.5 Entrega a Asistente de Contabilidad 7.6 Realiza correcciones y pasa al punto 7.2 7.7 Entrega a Contador para que elabore memorándum para entregar de informe 7.8 Recaba firma de Director de Finanzas 7.9 Entrega a Chofer 7.10 Entrega memorándum con informe t rimestral a Secretaría de Finanzas 7.11 Recaba sello y firma de recibido en copia de memorándum 7.12 Regresa copia de m emorándum entregado

Asistente de Contabilidad/ JefedeSecciónde Contabilidad/ Contador/Chofer

Base de datos "Créditos Bancarios"/ SAP Documento contable de cuenta por pagar de largo a corto plazo Base de datos "Créditos bancarios"

informe Trimestral de estado de deuda y

7.13 Archiva documentación Archivar documentación


08

14. SALIDA

1.1 Verifica vencimientos de pagos y solicita información de cálculos a la si Asistente se ven de contabilidad Tabla de amortizaciones/ diario oficial de la institución bancaria si se vence el mismo día pasa al punto 1.2 en caso Federación /Base de datos contrario pasa la punto 1.4

memorándum para entrega de informe

8.1 Ingresa a base de datos "Créditos Bancarios" 8.2 Imprime cedulas para provisiones 8.3 Imprime cedulas para reclasificaciones 8.4 Archiva en carpeta de "Créditos Bancarios" por periodo

Agosto 2014


Base de datos "Créditos bancarios" documentos de soporte del pago de créditos archivados

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Obtención de facturas

Revisar requisitos fiscales y controles administrativos

10. No. 01

02

Pago a proveedores con cheque o transferencia electrónica


de Sección 1 1 .DE SC R I P CI Ó ND EL AACT I V I D AD

1 2 . P U E STO Y / O ARE A

1.1 Obtiene listado de facturas entregadas en Oficialía de partes así como facturas srcinales 1.2 Revisa que las facturas según listado estén completas, en

Asistente de Contabilidad/ Contador

caso de hacer falta alguna pasa al punto 1.3 caso contrario pasa al punto 2.1 1.3 Notifica a Of icialía de Partes para que realice la modificación o en su caso adjunte documento faltante 2.1 Revisa requisitos fiscales de las facturas: nombre del siapa, domicilio fiscal, rfc, fecha , importes con numero y l etra, IVA determinado , que las facturas también contengan los datos impresos del proveedor nombre, domicilio fiscal , rfc, cedula de identificación fiscal, datos del impresor, folio, vigencia de impresión si es positivo pasa al punto 2.4 en caso contrario pasa al punto 2.2 2.2 Entrega factura al proveedor señalando error

1 3 . IN S UM O

Obtención de facturas srcinales Asistente de Contabilidad/ Contador/

Facturas

2.3 Recibe del proveedor la factura que sustituirá a la que contiene errores y pasa al punto 2.1 2.4 Entrega facturas para revisión de correcta aplicación contable según pedido a contador Comparar datos de factura contra datos de pedido y contabilización

Generarspool

03

Factura revisada

3.1 Verifica la correcta aplicación contable según el pedido, si es correcto pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al 3.2 3.2 Notifica al área correspondiente el error para que corrija y pasa al punto 3.1 3.3 Entrega facturas para su contabilización 3.4 Ejecuta en sistema SAP la transacción MIRO para verificar y contabilizar las facturas, si la verificación es positiva pasa al punto 3.5 en caso contrario pasa al 3.2 3.5 Genera documento contable

04 4.1Separalasfacturasportipodepago 4.2 Ordena por número de proveedor en forma ascendente 4.3 Separa por fecha de vencimiento

Contador

Facturas/S AP

Registro contable de Cuenta por pagar

AsistentedeContabilidad

Facturas/ SAP

4.4 Revisa el tipo de pago, si es vía transferencia pasa al punto 5.1 , si es vía cheque pasa al 4.5 4.5 Cerífica que el plazo de pago esté vencido, si es positivo pasa al punto 4.6 caso contrario pasa al punto 4.3 4.6 Ejecuta en sistema SAP la transacción F110 4.7 Captura parámetros para generar spool 4.8 Entrega a asistente de cajero f acturas y número de spool para impresión de cheques Pago por transferencia electrónica


05

orden de impresión de cheque para pago


5.1 Ejecuta en sistema SAP la transacción F110 5.2 Captura parámetros 5.3 Genera archivo TXT 5.4 Imprime desglose de pagos a realizar 5.5 Entrega facturas y nombre de archivo a Tesorería

Agosto 2014

14. SALIDA

Listado de Facturas/ Facturas

SAP

Archivo TXT para pago por transferencia Archivo texto para pago por transferencia

RE V I S I Ó NNo.

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O J A :1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Generarpólizasy cheques


Elaboración de pólizas e impresión de cheques para pago a proveedores

de Sección

10. No.


12 . PUES TO Y/ O AREA

Asistentedecajas 01 1.1RecibedecuentasporpagarNo. despooly facturasoriginalespara imprimir cheques 1.2 Imprime póliza y cheque en transacción SP01 en SAP 1.3 Verifica que la impresión esté correcta, de ser así pasa al punto 2.1

13 . IN SUMO

SAP Póliza contable y cheque impreso

en caso contrario pasa al punto 1.2

Recabar firmas autorizadas para girar cheques

Entrega cheque al proveedor

Relación de cheques pagados


02

03

04

2.1 Recaba firma de enterado de cuentas por pagar de la póliza elaborada 2.2 Recaba firma de revisión dela póliza de parte del jefe de sección 2.3 Recaba firmas autorizadas y registradas por el banco del cheque por parte de Tesorería 2.4 Recaba firmas autorizadas y registradas por el banco por parte de presupuestos o Director de finanzas. 2.5 Recibe cheques fondeados de parte de Tesorería para su entrega a proveedores 2.6 Regresa a caja para su entrega al acreedor

3.1 Verifica que esté elaborado el cheque, de ser así pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.2 Verifica estatus de pago en la transacción FBL1N, e informa al proveedor de fecha probable de pago 3.3 Entrega al acreedor su cheque contra entrega de su contra recibo correspondiente o identifi cación oficial

4.1 Ordena numéricamente las pólizas de cheque entregados con sus facturas 4.2 Elabora una relación en hoja de cálculo de los cheques pagados 4.3 Protege las facturas pagadas con sus respectivas pólizas con la leyenda SIAPA 4.4 Entrega la relación y los documentos a asistente de contabilidad para su archivo

Agosto 2014

14. SALIDA

Facturas/

R E VI S I Ó NNo.

Asistente de caja

Póliza y cheque impreso

Cheques firmados cubiertos con fondos

Asistente de cajas

Cheques firmados y con fondos

Pólizas de cheques con firma de recibidos por parte del proveedor Asistente de cajas

Pólizas de cheque con firma de recibido

Relación de cheques para archivo

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO CE DI M I E N T O : Recibirfacturas

10. No. 01



de Sección 1 1 .D E SC RI P CI Ó ND EL AACT I VI DAD

1.1Recogelasfacturasdepositadasencajafuerte 1.2 Revisa que las facturas según listado estén completas, en caso de hacer falta alguna pasa al punto 1.3 caso contrario pasa al

1 2 .PU E ST OY / OAR E A AsistentedeContabilidad

1 3 .I NS UM O

14. SALIDA

Facturas

punto 2.1 1.3 Notifica a Oficialía de Partes para que realice la modificación correspondiente según sea el caso y pasa al 1.2

Revisar requisitos fiscales y controles administrativos

Comparar datos de factura contra datos de pedido y contabilización

Clasificar facturas por vencimiento

Revisar cuales facturas se tienen quepublicar

02

03

04

05

2.1 Revisa requisitos fiscales de las facturas tales como: impresos en el formato, el nombre de quien expide el documento, domicil io, RFC, cedula de identificación fiscal, IVA desglosado, folio y vigencia, si es correcto pasa al punto 2.4 caso contrario 2.2 2.2 Entrega factura al proveedor señalando error 2.3 Recibe del proveedor la factura que sustituirá a la que contiene errores y pasa al punto 2.1 2.4 Revisa que la factura contenga los datos de SIAPA como son, nombre, domicilio, RFC, fecha, y que los importes y cálculos sean correctos, si no lo son pasa al punto 2.2, en caso contrario pasa al punto 2.5 2.5Entregafacturaspararevisióndecorrectaaplicacióncontableenpedido

Facturas

Facturarevisada

Facturas/ SAP

4.1 Separa las facturas por tipo de pago 4.2 Ordena por número de acreedor en forma ascendente 4.3 Separa por fecha de vencimiento

Facturas

Realizar consultas por internet

07

Cuenta por pagar


Facturas clasificadas

5.1 Ejecuta en SAP la transacción FBL1N para consultar las facturas que se tienen quepublicar 5.2 Imprime la pantalla de la consulta 5.3 Separa las facturas a publicar 5.4 Registra la información hoja de cálculo "Control factoraje" 5.5 Verifica que la factura a pagar contenga retenciones, si es así pasa al punto 5.6 en caso contrario pasa al punto 5.8 5.6 Ejecuta en SAP la transacción FB65 para realizar un abono que corresponde a la retención marcada en la factura 5.7 Captura parámetros para generar documento contable 5.8 Imprime resumen de la hoja de cálculo "Control de f actoraje" 5.9 Ejecuta en SAP la transacción FBL1N para bloquear el pago de las f acturas publicadas 5.10 Resguarda facturas publicadas

06 6.1Accesaporinternet alapaginadeNAFINSA 6.2Capturalainformacióncorrespondientealas facturas queseponenen disposicióndesercobradasporlosproveedoresycontratistas 6.3 Imprime reporte de facturas publicadas 6.4Complementainformaciónenhojadecálculo"Controldefactoraje"



Asistente de Contabilidad 3.1 verifica la correcta aplicación contable en pedido, si es correcto pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al 3.2 3.2 Notifica al área correspondiente el error para que corrija y pasa al punto 3.1 3.3 Entrega facturas para su contabilización 3.4 Ejecuta en sistema SAP la transacción MIRO para verificar y contabilizar las facturas, si la verificación es positiva pasa al punto 3.5 en caso contrario pasa al 3.2 3.5 Genera documento contable

Publicarporinternet lasfacturas porpagar

sobre es Status de las facturas publicadas

Relación de facturas


resumen facturas de a publicar

AsistentedeContabilidad

7.1 Accesa por internet a la pagina de NAFINSA 7.2 Verifica variaciones en los status de las facturas, si hay variaciones pasa al punto 7.3 caso contrario 7.7 7.3 Imprime reporte por tipo de variación encontrada 7.4 Revisa si hay facturas cobradas, de ser así, pasa al punto 8.1 en caso contrario pasa al 7.5 7.5 Revisa si hay facturas vencidas que no se cobraron, si es así pasa al punto 8.1 en caso contrario pasa al punto 7.6 7.6Registraenhojadecálculo"Controldefactoraje"loscambiosenelestatus 7.7 Termina consulta Agosto 2014 R E VI S I Ó NN o.

Facturas/ Hoja de cálculo "Control de factoraje"/ SAP

SAP/ Facturas/ Hojade cálculo "Control de factoraje"/Internet Facturaspublicadas


SAP/ Facturas/ Hoja de cálculo "Control de factoraje"/ Internet

Reportedeestatus 00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 2

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO CE DI M I E N T O : Contabilizar traspasode acreedor



de Sección

10. No.



08 8.1 Ejecuta en sistema SAP la t ransacción F-51 para traspasar el adeudo del proveedor a la i nstitución en que se descuenta el documento 8.2 Captura los parámetros


1 3 .I N S UM O

8.3 Genera documento contable 8.4 Imprime documento 8.5 Anexa a las facturas 8.6 Entrega facturas para archivar

Quitar bloqueo de pago

Informar fechas de vencimiento de pago


09

Traspaso contabilizado de cuentas por pagar

9.1 Revisa en archivo de Excel "Control" que la factura este vencida 9.2EjecutaensistemaSAPlatransacciónFBL1Nparaquitarelbloqueodepago 9.3 Modifica parámetros 9.4Entregafacturasparatramitarpagoporchequeotransferencia

10 10.1 Extrae información de base de datos "Control factoraje" de las hojas "adeudoBanamex"y"adeudoVeporMas" 10.2Creaarchivototalizandoporelbancodelimportetotalapagar 10.3 Envía por correo electrónico la información para que se realicen los pagos departamento al tesorería de

Agosto 2014

14. SALIDA

Reporte de estatus SAP

RE V I S I Ó NN o.


hoja de calculo "control"/ SAP Modificación de parámetros

Asistente de Contabilidad Base de datos / asistente de tesorería "adeudo Banamex" y "adeudoveporMas"/ Internet pagar a

00

V E RS I Ó NNo.

01

Archivodeimportes

HO JA: 2

D E: 2

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago por servicios

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .PR O CE D I M I E NT O : Recibirdocumentación


Pago por honorarios a notificadores

de Sección

10. No.


12. P U E ST O Y / O A R E A

Contador 01 1.1Recibelos recibos ofacturasdehonorariosasí comohojasdecálculodelos departamentos de cobranza de todos los centros operativos 1.2 Verifica que los folios de los recibos no sean consecutivos a los pagados con anterioridad al mismo notificador, que contengan la relación de

1 3. I NS U M O

notificaciones que respaldan el recibo y copia del contrato de servicios del notificador, si es correcto pasa al punto 1.4 caso contrario pasa al 1.3 1.3 Regresa recibos al área correspondiente para su cambio 1.4 Registra información en hoja de cálculo "Notificadores" 1.5 Entrega los recibos y soporte para revisión y registro a cuentas por pagar Revisar requisitos fiscales y administrativos

ProvisionarenSAP


2.1 Revisa que el recibo contenga los datos correctos a nombre de SIAPA, nombre, domicilio fiscal, RFC, fecha de expedición, monto e IVA desglosado, retenciones, concepto de pago y firma autógrafa de quien lo expide. 2.2 Verifica datos del contrato de prestación de servicios, que corresponda al nombre de quien expide el recibo, la vigencia del contrato, fecha en que se firmó el contrato, firma del prestador de servicios o representante legal igual a la que firma el recibo o factura , que las fechas de la relación de notificaciones SAP esté dentro de la vigencia del contrato o contenga copia del contrato a que corresponden las fechas, si es correcto pasa al punto 2.4 en caso contrario pasa al punto 2.3 2.3 Regresa el recibo o f actura al área correspondiente para corrección y pasa al punto 1.1 2.4 Prepara documentación para Provisionar en SAP


03 3.1Capturadatos delreciboof acturaentransacciónSAPFB60 3.2 Ejecuta la transacción FB60 simular contabilización para comprobar y verificar si tiene presupuesto si es así pasa al punto 3.4 en caso contrario pasa al punto 3.3 3.3Envía relación o im presión del mensaje de error de SAP al área de presupuestos manifestando el centro gestor para que sea cubierto el monto asignado a dicha área 3.4 Ejecuta en sistema SAP la transacción FB60 para realizar provisión y genera documento contable para generar spool


02

14. SALIDA

Recibos, facturas/ Hoja de cálculo "Notificadores"

Recibos/ Copia de contrato de prestación de servicios

Requisitos fiscales y administrativos revisados

SAP

Documento provisionado

Generar spool para impresión decheque

Elaborar constancia de retenciones


04 4.1 Conforme a la fecha de vencimiento los días lunes se programan lospagosdelasemanacorrespondiente 4.2 Ordena por numero de acreedor de manera ascendente 4.3 Revisa en SAP transacción FBL1N que se encuentre en fecha de vencimiento vigente y no tengan bloqueos del sistema 4.4 Captura parámetros para generar el spool en transacción F110 4.5 Ejecuta en el sistema SAP Transacción F110 4.6 La transacción genera un número de spool que se entrega junto con la factura a pagar para la i mpresión de cheque a la caja de pago a proveedores

Asistente de Contabilidad /Contador

05 5.1 Recibe cheque generado y recibo de honorarios 5.2 Llena el formato 37-A con los datos del notifi cador y los importes de retención 5.3 Recaba las firma de representante legal del siapa y sello de l a dependencia 5.4 Regresa la documentación a caja quien al momento de la entrega del cheque deberá recabar la firma del notificador en la constancia

asistente contabilidad / asistente de caja

Agosto 2014

R E VI S I Ó NN o.

SAP

Spool generado para impresión de cheque Recibo honorarios

Constancia retenciones

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago por servicios

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .P RO C ED I M I E NT O : Recibirfacturas

10. No. 01

Pago a acreedores, proveedores, funcionarios y empleados


de Sección 1 1 .D ES C RI P CI Ó NDEL AACT I V I DAD

1.1Recibelarelaciónyfacturasdelasáreascorrespondientes 1.2 Verifica que estén todas las facturas de la relación si es correcto pasa al punto 1.4 caso contrario pasa al 1.3

1 2 .P U ES T OY/ OAR E A Contador/Asistentede Contabilidad/ Contador

1 3 .I NS UM O

1 4 .S ALI D A

Facturas

1.3 Regresa facturas al área correspondiente para corrección 1.4 Entrega las facturas para su revisión y pago a cuentas por pagar Recepción de factura Revisarfacturas

Registrar en SAP

Generar spool para impresión de cheque


02

03

2.1Revisarequisitosfiscalesdelasfacturas:nombredelsiapa, AsistentedeContabilidad/ domicilio fiscal, rfc, fecha , importes con numero y letra, IVA determinado , que las f acturas también contengan los datos impresos del proveedor nombre, domicilio fiscal , rfc, cedula de identificación fiscal, datos del impresor, folio, vigencia de impresión 2.2 Verifica que la factura contenga los datos de SIAPA, fecha de expedición, monto e IVA desglosado, retenciones concepto de pago y firma autógrafa de quien lo expide, de ser así pasa al punto 2.4 en caso contrario pasa al punto 2.3 2.3 Regresa los recibos o facturas al área correspondiente para corrección 2.4PreparadocumentaciónparaProvisionarenSAP

3.1 Captura datos del recibo o factura en transacción SAP FB60 3.2 EjecutalatransacciónFB60simularcontabilizaciónparaverificarsisetiene presupuesto si es así pasa al punto 3.4 en caso contrario pasa al punto 3.3 3.3 Envía relación o impresión del mensaje de error de SAP al área de presupuestos manifestando el centro gestor para que sea cubierto el monto asignado a dicha área 3.4 Ejecuta en sistema SAP la transacción FB60 para realizar provisión y genera documento contable para generar spool

04 4.1 Conforme a la fecha de vencimiento los días lunes se revisa el archivo de cuentasporpagarparaprogramarlosdelasemanaquecorresponde 4.2 Ordena por numero de acreedor de manera ascendente 4.3 Revisa en SAP transacción FBL1N que se encuentre en fecha de vencimiento vigente y no tengan bloqueos del sistema 4.4 Captura parámetros para generar el spool en transacción F110 4.5 Ejecuta en el sistema SAP Transacción F110 4.6 La transacción genera un número de spool que se entrega junto con las facturasapagarparalaimpresióndechequealacajadepagoaproveedores

Agosto 2014

R E VI S I Ó NNo.

Facturas

Facturasrevisadas


Facturas revisadas/ SAP

Pago provisionado


SAP

Spoolgenerado

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago Comisión Federal de Electricidad (CFE)

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C E DI M I E N T O : Provisionar mensualmente consumo estimado de energía



de Sección

10. No.

1 1 .D E SC RI P CI Ó ND EL AACT I VI D AD

1 2 . P UE S TO Y /O AR EA

01 1.1 Estima una provisión mensual tomando como base el acumulado anual del año anterior de energía eléctrica y determina importe proporcional a los meses transcu rridos.

Contador

1 3. I NS U M O

1.2 Identifica los centros de costos de los consumos de acuerdo al reporte de hoja de cálculo ACUMCF_08 1.3 Provisiona en SAP en la transacción FB60 lo estimado por centro de costos del consumo de energía eléctrica al cierre de m es Recibirfacturas

Contabilizar consumos de energía


02

03

2.1RecibedelaCFE,relacióndefacturasdeenergíaparapagoporsucursal correspondiente 2.2 Verifica que la factura contengan datos correctos del usuario SIAPA, si está correcto pasa la 2.4 en caso contrario pasa al 2.3 2.3 Regresa recibo incorrecto a CFE con señalamiento de error 2.4 Entrega recibos al Departamento de Plantas, Pozos y Cárcamos para su revisión y visto bueno 2.5 Registra en hoja de cálculo ACUMCF_08 Nombre, número de servicio, consumo, IVA kwh, factor de potencia, demanda facturada mensual, cargo o abono por factor de potencia 2.6 Registra en la factura número de centro de costos que le corresponde

3.1 Anula provisión estimada en sistema SAP en la transacción F08 una vez cerradoelperíodocontableanterioryprovisionadalaenergíareal 3.2 Separa por cada sucursal CFE las facturas por centro de costos para totalizar el consumo e IVA por cada uno 3.3 Provisiona en SAP en la transacción FB60 las facturas por consumo de energía eléctrica 3.4 Contabiliza en SAP en la transacción FB65 un crédito apli cado por energía eléctrica 3.5 Genera documento para registro de pago 3.6 Entrega a asistente de caja de pagos para impresión de cheques y proceso de pago.

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

14. SALIDA

Hoja de cálculo "ACUMCF_08" SAP

Registro de provisión

Contador

Facturasrecibidas/ Hoja de cálculo "ACUMCF_08"

Facturas revisadas

Contador

Factura registrada/ SAP

Documento contabilizado

00

V ER S I Ó NNo.

01

H O JA: 1

D E: 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O CE D I M I E NT O : RecibirDocumentaciónparaturnarla al área de mantenimiento


Pago de depósitos en garantía CFE

de Sección 1 1 .DE S CR I P C I Ó NDEL AAC T I V I D AD

10. No.

1 2 . P U E STO Y / O A RE A

01 1.1RecibeoficiodeCFEconsolicituddepagodedepositoengarantía 1.2 Avisa al área de Mantenimiento de Plantas, Pozos y Cárcamos de la solicitud 1.3 Entrega oficio a las áreas de Mantenimiento Plantas Pozos y Cárcamos para su

Contador

13 . I N SU M O

Recepción de oficio y

revisión y autorización

Registrar solicitud en base de datos para pago del deposito



2

14. SALIDA

Oficio

entrega al área correspondiente

2.1 Recibe memorándum de Área de Mantenimiento Plantas Pozos y Cárcamos 2.2 Revisa que contenga las autorizaciones correspondientes 2.3 Registra datos del memorándum en hoja de cálculo ACUMCF_08

03 3.1 Ejecuta sistema SAP en transacción FB60 3.2 Captura datos de hoja de cálculo ACUMCF_08 en transacción SAP FB60 3.3 Genera documento contable para registrar movimiento en Depósito en Garantía y Proveedor 3.4 Entrega al asistente de caja el documento para la i mpresión de cheque y proceso de pago.

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

Contador

Hoja de cálculo "ACUMCF_08" oficio registrado

Contador

SAP/ Hoja de cálculo "ACUMCF_08"


00

V E RS I Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .P R O CE D I M I EN T O : Recibir documentacion para turnarla aláreademantenimiento


Pago de aportaciones, penalizaciones y ajustes por lecturas CFE

de Sección

10. No.



01 1.1 Recibe oficio de CFE con solicitud de pago de aportaciones, penalizaciones o ajustesporlecturas 1.2 Avisa al área de Mantenimiento Plantas, Pozos y Cárcamos de la solicitud

Contador

13 . I N S UM O

1.3 Entrega oficio a las áreas de Mantenimiento Plantas, Pozos y Cárcamos para su revisión

Registrar solicitud en base de datos la aportación, penalización o ajuste porlectura

02 2.1 Recibe memorándum de área de mantenimiento plantas pozos y cárcamos 2.2 Revisa que contenga las autorizaciones correspondientes 2.3Registrad atosdelmemorándumenhojadecálculoACUMCF_08

Realizarprovisióndepago

033.1EjecutasistemaSAPentransacciónFB60 3.2 Captura datos de hoja de cálculo ACUMCF_08 en transacción SAP FB60 3.3 Genera documento contable 3.4 Entrega al asistente de caja el documento para la i mpresión de cheque y proceso de pago.


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

14. SALIDA

Oficio de solicitud de CFE

Recepción de oficio y entrega al área correspondiente Contador

Hojadecálculo "ACUMCF_08" oficio registrado

Contador

SAP/ Hoja de cálculo "ACUMCF_08" Documento contabilizado

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Entero de Impuestos por pagar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C E DI M I E N T O : Calcular IVA acreditable

7. TIPO DE SERVICIO: Entero

de Impuesto al Valor Agregado

12 . P UE S T O Y / O ARE A

1 3 . IN S U M O

de Sección

10. No.


01 1.1Realiza compensación manualde facturas cobradas duranteelperiodo correspondiente a f actoraje, comisiones bancarias , restituciones y gastos porcomprobar,transacciónF-03enelsistemaSAP 1.2 Ejecuta transacción F-38 en el sistema SAP para revisar las facturas que ya


14. SALIDA

Estados de cuenta banco/ SAP

fueron descontadas de nuestras cuentas bancarias a modo de prueba 1.3 Ejecuta transacción F-38 en el sistema SAP para contabilizarlas facturas que ya fueron descontadas de nuestras cuentas bancarias en línea

Determinación de IVA Acreditable

Calcular IVA tr asladado

02

2.1 Ejecuta transacción SAP ZCA_INGUSO y ZCA_INGCONC, para corroborar los importes que obtuvimos de ingresos y que tasa de IVA le s corresponde 2.2 Identifica en hoja de cálculo, l os ingresos por tasa y determina el valor del IVA trasladado del periodo 2.3 Contabiliza en la transacción F-90 en el sistema SAP, el importe correspondiente a el IVA determinado


Informe de Ingresos/ SAP

Determinación saldo de IVA del periodo

03

3.1 Verificar el saldo de IVA del periodo, si el IVA acreditable es mayor que el trasladado pasa al punto 3.2 , pero si el IVA trasladado es mayor que el IVA acreditable pasa al punto 3.3 3.2 Efectúa contabilización para registrar el saldo a favor de IVA del periodo y pasa al punto 4.7 3.3 Efectúa contabilización para registrar el saldo a pagar de IVA del periodo 3.4 Verifica si el resultado registra un saldo a favor pasa al punto 3.5, si el resultado registra un saldo a pagar pasa al punto 3.6 3.5 Realiza tramite para solicitar devolución de saldos a favor de IVA 3.6 Realiza tramite para efectuar pago de saldo a cargo de IVA


Registro IVA Trasladado

Calcular devolución de IVA

04 4.1 Realiza en hoja de cálculo resumen de los pagos descontados en nuestros estados de cuenta, con el f in de identificar las partidas que contienen IVA 4.2 Determina los proveedores a los que se l es pagó durante el periodo que llevan

Registro IVA trasladado

IVA acreditable determinado


Hoja de calculo/ Internet

IVA 4.3 Ordena de mayor a menor importe, hasta completar el 85% del valor del I VA acreditable del periodo 4.4 Captura el resumen realizado en el sistema de la SHCP 4.5 Envía copias fotostáticas de los 5 principales proveedores, a Hacienda 4.6 Llena formato 32 "Solicitud de devolución de I VA" 4.7 Presenta tramite en las oficinas de Hacienda 4.8 Atiende requerimientos de información de Hacienda para darle seguimiento a la solicitud 4.9 Contabiliza los im portes recibidos por concepto de devolución


Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

Registro de devolución

00

V E RS I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Impuestos por pagar

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Calcular 2% sobre nominas


2% sobre nominas

de Sección

10. No.



01 1.1 Determina base del calculo de acuerdo a los registros en SAP de la nomina transacciónFS10Nenhojadecalculo 2%ISN2008 1.2Realizaajustescorrespondientespararegistrarelimporteapagarp or concepto de este impuesto


1 3 .I NS U M O

1 4 .S AL I DA

Registro contable/ SAP/Hojadecálculo "2%"

1.3 Realiza calculo aplicando el 2% a la base gravable de este impuesto y prepara datos para llenar formato de pago 1.4Entregacálculo,pararevisióndelacoordinadoradeContabilidad

Llenarformatodepago

02 2.1Entraapaginadeinternet w ww. Sepaf.jalisco.gob.mx quecorrespondeala SecretariadeFinanzasdelEstadodeJalisco 2.2 Busca link pago 2% sobre nominas 2.3 Ingresa numero de usuario y contraseña asignado como firma electrónica por la Secretaria de Finanzas de Jalisco a SIAPA para autentificar usuario 2.3 llena en el formato l os datos correspondientes a nombre, domicilio fiscal, rfc, municipio, giro o actividad, numero de cuenta estatal, recaudadora tipo de declaración, importe gravado. Importe exento e impuesto a cargo, periodo al que correspondeelpagoynumerodeempleadosbasedelcalculo.

Presentarpago

03


3.1Imprimeelformatodedeclaracióndeimpuestosestatales 3.2 Entrega documentación a departamento de tesorería para que sea presentado el pago por transferencia bancaria a la Sepaf 3.3 Imprime formato de pago electrónico recibo oficial-forma universal única de la Secretaria de Finanzas por el pago realizado del impuesto que contiene los folios delaSecretariadeFinanzas yfoliodelbancoquedacertificaciónalpago efectuado 3.4 Archiva el comprobante de pago realizado

Agosto 2014

RE V I S I Ó NN o.

Determinacióndel 2% ISN Asistentede contabilidad

Internet

formatodepago Contador

formatol leno

recibodepago

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Ingresos diversos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Recibir documentos

10. No. 01


Recepción de pagos de ingresos diversos

de Sección 1 1 .DE S CR I P CI Ó ND EL AACT I V I D AD


1.1 Recibe documento contable y constancia que genera la recepción del pago 1.2 Recibe dinero o cheque certificado de pago de parte del deudor por el monto establecido

Asistente de Cajas

13 . I N SU M O

1.3 Ejecuta en SAP transacción FBCJ para registra el pago donde se capturan los datos de los documentos generadores del mi smo

Genera recibo

Depositodeingresosdiversos


02

2.1 Registra datos generales del deudor para generar su recibo, en SAP, en la transacción FBCJ 2.2 Revisa que los datos sean correctos para imprimir el recibo 2.3 Imprime el recibo 2.4 Entrega al deudor como comprobante del pago

03 3.1Realizacortedecajadeingresosdiversos 3.2 Clasifica l os ingresos percibidos en efectivo y en cheques 3.3 Referencia los cheques en la parte posterior mediante anotación mecanográfica del numero de cuenta bancaria al que serán depositados 3.4 Elabora ficha de deposito por el dinero en efectivo en el que se especifica el numero de la cuenta bancaria a la que serán depositado y el monto del deposito 3.5 Realiza deposito en el banco correspondiente recibiendo la ficha del deposito realizado 3.6 Registra en SAP transacción FBCJ-GASTO el deposito 3.7 Revisa que las cuentas, gasto e ingresos cada mes estén en ceros de manera conciliatoria para comprobar que se realizo bien el deposito del ingresos diverso

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

14. SALIDA

Documento contable/ SAP

Documento contable capturado

Asistente de Cajas

documento contable capturado/ SAP Recibo generado

AsistentedeCajas

Fichas de deposito/ Cheques/ SAP

Depósitos de ingresos diversos realizados

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nómina


Jefe de Sección

9 .P R O CE D I M I EN T O : Recibir solicitud para pago de nómina

10. No.

Contabilización de nómina


1 1 .D ES C RI PC I Ó NDEL AAC T I V I DAD

1 2 . P U ES TO Y/O AR E A

Contador 01 1.1 RecibE EL memorándum de la sección de nóminas solicitando generar el pago de la la nómina general. 1.2 Verifica los montos registrados en el memorándum contra la relación de cifras de cifras enviadas para generar los cheques y depósitos, si es correcto

13 . I N SU M O

pasa al punto 1.4 en caso contrario pasa al punto 1.3 1.3 Devuelve a la sección de nóminas para su corrección 1.4 Entrega acuse de recibo al departamento de nóminas

Generar archivo txt con datos de nómina

Conciliar datos de archivo txt contra cifras enviadas por nóminas

Correr proceso de SAP en forma de prueba

Generar respaldo y solicitar presupuesto

Recepción memorándum de pago de nóminas

02 2.1 Accesa al sistema de nóminas ADAM 2.2GeneralapólizacontabledelanóminaenADAMentransacciónNS3020y transacción NS9040 2.3 Genera el archivo ext erno de nómina en ADAM en la transacción NS9040

Contador

Contador

04 4.1 Entra en el sistema SAP para generar el archivo en forma de prueba enlatransacciónZFI_INTNOM 4.2 Visualiza el documento y ver que los cargos y l os abonos sean los mismos 4.3 Verifica en el reporte de SAP diferentes partidas, con la finalidad de garantizar que los datos pasaron correctos de txt a SAP, si es correcto pasa al punto 4.4 si no pasa al punto 1.3 4.4 Copia el documento a un archivo de Excel

Contador

05

5.1 Abre el archivo de Excel para acomodar las columnas para su revisión 5.2 Aplica fórmulas al archivopara revisar el importe que por cada cuenta de

SistemaADAM

Archivo txt de nómina

3.1 Abre archivo txt que contiene las cifras del reporte de nóminas 3.2 Corrige o integra datos que hagan falta 3.3 Revisa las cif ras de sueldos y salarios por pagar, pensiones del estado y otras que sean relevantes para verificar contra el reporte de nóminas que el traspaso a txt este correcto, si es correcto pasa al punto 4.1 sino pasa al 1.3

03

Relacióndecifras archivo txt Reporte de nóminas conciliadas

SAP

Probar procesos de registro Contador

Archivodenóminas Excel

mayor se aplicará contablemente 5.3 Revisa algunos centros de costos para ver que no tengan variaciones importantes en comparación con quincenas anteriores, si es correcto pasa al punto 5.4, sino pasa al punto 1.3 5.4 Aclara con la sección de nóminas las partidas que generaron duda, si es correcto pasa al punto 5.5 sino al 1.3 5.5 Envía el archivo a presupuestos por medio de correo SAP para que a l as partidas de gastos les designen el importe que corresponda 5.6 Designa el presupuesto si es correcto pasa al punto 6.1 sino pasa al punto 1.3 Proceso en línea y contabilización


06

6.1 Genera archivo definitivo en la transacción ZFI_INTNOM 6.2 Verifica importe global de cargos y abonos, si es correcto pasa al punto 6.3 sino pasa al punto 5.1 6.3 Da la aplicación en el recuadro para la generar el documento contable si es correcto pasa al punto 6.6, sino al punto 6.4 6.4 Entra en SAP en la transacción SM35 para revisar el archivo y corregir el renglón que ocasión el error 6.5 Indica el icono para contabilizar el documento 6.6 Escribe en el reporte los números de documentos que se generaron para su archivo 6.7 Entrega a FOPSEP y presupuesto copia de los reportes de nóminas para su manejo

Agosto 2014

14. SALIDA

Memorándum de solicitud de pago de nominas

R EV I SI Ó NN o.

Solicitud de presupuesto

Contador

SAP

Nómina contabilizada

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O J A: 1

D E: 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nómina

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Recibir solicitud para impresión de cheques


Cheques de nómina

de Sección

10. No.



01 1.1 Recibe memorándum de la sección de nóminas en donde solicitan la generación dechequesdenómina 1.2 Verifica el importe registrado en el memorándum y cantidad de cheques a elaborar contra reporte de cheques anexo, si no es correcto

Contador

1 3. I NS U M O

pasa al punto 1.3 si es correcto pasa al punto 1.4 1.3 Devuelve a la sección de nóminas para su corrección 1.4 Entrega acuse de recibo al departamento de nóminas

Generar documento para pago con cheque en txt

Conciliar archivo txt contra reporte de cheques

Solicitar impresión de cheques

Recepción de nómina

02 2.1 Accesa al sistema de nóminas ADAM 2.2 Entra en la transacción MA522 para trabajar con el archivo de la póliza que se genero de nóminas en ADAM 2.3 Genera archivo externo con transacción"call Ichsap" para crear la interface de empleados para pago con cheques

03

04

14. SALIDA

Memorándum para la generación de cheques de nómina

Contador

SAP/ADAM

Archivo txt

3.1 Abre archivo txt que contiene la relación de cheques a generar 3.2 Corrige fecha para la impresión de los cheques,de acuerdoa la fecha de pago 3.3 Revisa el importe de los cheques contra reporte de nóminas, si es correcto pasa al punto 4.1 sino pasa al 1.3

Contador

4.1 Entra al sistema SAP para generar el archivo en forma de prueba en la transacción ZFI_INTCHE para visualizar los datos 4.2 Ve el documento y verificar que el importe total a pagar es correcto asi como el número de cheques a generar, si es correcto pasa al punto 4.3 si no pasa al punto 1.3 4.3 Regresa al menú de SAP para generar el archivo definitivo en la m isma transacción 4.4 Presiona el recuadro para generar el documento contable 4.5 Anota el numero de documento en el reporte de nóminas para su archivo

Contador

Archivotxt

Verificación de cheques general contra reporte de nóminas SAP

Solicitar impresión de cheques para su pago

4.6 Entrega datos del documento contablea cuentas por pagarpara generar spool cheques de nómina


Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

DE : 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Ordenes de Pago


Jefe de Sección

9 .P R O CE D I M I EN T O : Recibir certif icado de no adeudo y ordenes de pago de finiquitos, gastos funerarios, nominas especiales

10. No.


1 1 .D E SC R I P CI Ó ND EL AACT I VI D AD

Contabilización de ordenes de pago


01 1.1 Recibir certificado de no adeudo para archivo, el cual contiene importes

Contador/nóminas

a descontar al empleado por concepto de faltas, retardos y prestamos

1 3 .I N S UM O

de orden de pago

1.2 Recibir orden de pago por finiquitos 1.3 Revisar los datos de la orden de pago contra el certificado de no adeudo en caso de que los datos sean correctos pasa al punto 1.4 en caso contrario pasa al punto 1.3 1.3Devolveralaseccióndenóminasparasucorrección 1.4Entregaacusedereciboaldepartamentodenóminas

Generararchivotxtcondatosde nómina

GenerardocumentoSAPpara solicitarpresupuesto

Procesoenlíneaycontabilización


1 4 .S AL I D A

Memorandum

Recepciónde memorandumdeorden de pago

2.1 Contador 02AccesaralsistemadenóminasADAM 2.2GenerarelarchivoexternodenóminaenADAMenlatransacciónNS9040 para pasar a txt 2.3Abrirarchivotxtquecontienelascifrasdelaordendepago 2.4Revisarlascifrasdelosconceptosdenóminaqueseafectanconelfiniquito como son el aguinaldo, prima vacacional, prima de antigüedad, importe de im puestos por pagar y conceptos a descontar al empleado de acuerdo al certif icado de no adeudo, si es correcto pasa al punto 3.1 sino pasa al punto 1.3

03 3.1EntrarenelsistemaSAPparagenerarelarchivoenformadeprueba enlatransacciónZFI_INTNOM 3.2 Visualizar el documento y verificar que el total de cargos y abonos sea correcto 3.3ImprimireldocumentodeSAPparasolicitarpresupuestos,siescorrectopasa al punto 5.1 sino pasa al 2.4

044.1GenerararchivodefinitivoenlatransacciónZFI_INTNOM 4.2 Verificar im porte global de cargos y abonos, si es correcto pasa al punto 5.3 sino pasa al punto 2.4 4.3 Dar la aplicación en el recuadro para la generar el documento contable, si es correcto pasa al punto 6.5, sino al punto 6.4 4.4 Entrar en SAP en la transacción SM35 para revisar el archivo y corregir el renglón que ocasinó el error 4.5 Escribir en el reporte el número de documento que se generó para su archivo 4.6 Entregar la orden depago para generar el(los) cheque(s) correspondiente( s) 4.7Entregardatosdeldocumentocontableacuentasporpagarparagenerarel spool paralaimpresióndechequesdenóminaydemásprocesosdepago

Agosto 2014

RE V I S I Ó NNo.

SistemaADAM/ SAP Archivotxtcondatos delaordendepago

Contador

SAP

Solicituddepresupuesto

Contador

SAP

Ordendepago contabilizada

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O JA: 1

D E: 1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nomina

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P R O CE DI M I E N T O : Recibirmemorandum

10. No. 01


Cancelar cheques de nómina

de Sección 1 1 .DE S CR I PC I Ó NDEL AAC T I V I D AD

1 2 .PU E ST OY / OARE A

1.1Recibememorándumdelaseccióndenóminasqueincluyeloscheques originales cancelar a 1.2 Checa que los cheques anexos sean de acuerdo al memorándum recibido 1.3 Revisa que incluya anexo el reporte de los conceptos de nómina y

Contador

1 3 .I N S UM O

que correspondan al empleado, si no es correcto pasa al punto 1.4, si es correcto pasa al punto 2.1 1.4Hablaconlaseccióndenóminasparaaclararlasdudasoensudefectoque corrija el memorándum

Revisarconceptos

TransferirarchivosaSAP

Contabilizaryverificaraplicación contable

02

2.1Revisalaintegracióndelosconceptosdenóminacontralaaplicacióncontable 2.2 Elabora archivo en excel que incluya los movimi entos a las cuentas de mayor asi como la referencia del número de cheque y el nombre del empleado 2.3 Apica al trabajador los conceptos que sean por prestamos a cuenta del mismo 2.4Grabaarchivoenexcelygeneraralmismotiempodocumentodetxtparala transferencia a SAP

1 4 .SAL I D A

Memorandumde cancelación de cheques


Contador

SAP

Documentacióncorrecta

03 3.1EntraenelsistemaSAPenlatransacciónZFI_INTNOM paracreararchivocon documento txt denominado "icansap" en forma de prueba 3.2 Revisa que cargos y abonos sean correctos 3.3 Revisa que el documento no marque ningún error, si es corrercto pasa al punto 3.4, sino pasa al 2.1 3.4Presionaelrecuadrocorrespondienteagenerardocumentocontablepor interface nóminas de

Contador

04 4.1EntraenSAPalatransacciónSM35paraconcluirconelproceso 4.2Anotaenel documentoel coceptogeneral porcancelacióndechequesde nómina del m es que corresponda 4.3 Checa en SAP en l a transacción FBL1N que sea correcta la aplicación contable a terceros como es: pensiones del estado, sindicatos y préstamos a

Contador

SAP

Procesoderegistro SAP en

SAP

cuenta del trabajador 4.4 Entrega documentos para su archivo


Agosto 2014


R EV I SI Ó NN o.

00

V E RS I Ó NN o.

01

HO JA: 1

D E :1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Proceso de compensación EM/RF

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C ED I M I E NT O : Concluir procesos de cierre que afecten provisiones y pagos de facturas a proveedores


Trasferir datos de saldos por pagar de proveedores de un mes a otro

de Sección

10. No.



Contador 01 1.1 Cierra el 2° día hábil de cada mes la aplicación de material(m)en la transacción S_ALR_87003642, para que almacenes y los distintos departamento ya no realicen ninguna aplicación que afecte el proceso de compensación para cierre de mes 1.2 Revisa el saldo de la cuenta de compensación en la transacción FS10N,

1 3 .I N S UM O

1 4 .SAL I D A

SAP

si el saldo se considera elevado pasa al 1.3, sino al 2.1 1.3 Verifica con cuentas por pagar que movimientos faltan por afectar de la recepción de las f acturas de proveedores que disminuyen el saldo de la cuenta decompensación,sielimporteporaplicaresconsiderable,esnecesarioesperarque querealicelasaplicaciónescorrespondientesparaquedisminuyaelsaldo

Elaborarprocesodecompensación EM/RF en test

Revisarels aldodeslgosadopor pedido

Generarprocesodefinitivopara preparar la contabilización

Contabilizardocumentos


Procesosrelacionados cerrados

Contador 02 2.1Verificaenlat ransaccionFS10Nelsaldoquesetieneparagenerarelproceso 2.2 Entra en SAP en la transacción F.19 para realizar el análisis de los saldos por cada pedido de acuerdo al mes de cierre que corresponda 2.3 Ejecuta el archivo en test y esperar a que concluya y verificando que no de mensaje de error 2.4 Revisa que el saldo que genero el proceso sea el mismo que el de la transacción FS10N, si es correcto pasa al punto 3.1, si no pasa al punto 2.5 2.5 Revisa entre las dos transacciones (FS10N Y f. 19) en donde esta la dif erencia para analizarla, corregirla y

Contador 03 3.1IntegraenelarchivodeSAPlacolumnade"documentodecompras"para obtenerelsubtotaldelacuentaporcadapedido 3.2 Suprime el reporte para obtener únicamente el global por cada pedido para revisar los saldos 3.3 Revisa que el saldo de cada pedido sea un abono, si alguno presenta un cargo pasa al punto 3.4, sino pasa al 4.1 3.4 Ingresa al pedido en el mismo reporte o en la transacción ME2N para identificar el problema. 3.5 Informa a cuentas por pagar y jefe inmediato para ver posibles soluciones 3.6 Verifica con cuentas por pagar y la sección o departamento involucrado si se realizó la corrección de la información, si es correcto pasa al punto 4.1 pasa al punto 2.2

SAP

Proceso concluido

SAP

Información correcta por pedido

Contador 04 4.1ImprimereportedefinitivodelatransacciónFS10N 4.2 Genera proceso F.19 aplicando el recuadro "Generar contabilizaciones" 4.3 Suprime reporte por cada pedido para imprirlo como soporte de los movimientos 4.4 Checa que no mande ningún mensaje de error e imprimir el documento 4.5 Revisa la aplicación contable en el mes de cierre así como la aplicación que se que se genera para principios del siguiente mes, si es correcto pasa al punto 5.1 si no pasa al punto 3.3

SAP

05 5.1IngresaenlatransacciónSM35paraterminarelproceso 5.2 Imprime la relación de los documentos contables que se generaron por el proceso 5.3Integratodoslosdocumentosyentregarlosparasuarchivo

SAP

Agosto 2014

R E VI S I Ó NNo.

Proceso definitivo concluido

Contador

Contabilizaciónconcluida

00

V ER S I Ó NN o.

01

H O J A :1

D E :1


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Control de documentación para su clasificac ión digitalización y archivo

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe 9 .PR O C ED I M I E NT O : Recibirdocumentación


Archivo de pólizas de cheque

de Sección

10. No.



Asistentedeárea 01 1.1Reciberelacióndepólizasdechequepagados del áreadeactivos 1.2 Verifica que las relaciones estén completas si es así pasa al punto 1.4 en caso contrario pasa al punto 1.3

1 3 .I NS U M O

1 4 .SAL I DA

Pólizas decheques pagados

1.3 Señala fal tantes y regresa relacion de cheques pagados 1.4 Firma de recibido en cada una de las relaciones 1.5 Revisa en la póliza de cheque documento srcinal número de póliza nombre del proveedor y los montos 1.6 Verifica si contiene IVA desglosado, de ser así pasa al punto 2.1 , en caso de no contener IVA desglosado o corresponden a gastos por comprobar, reembolsos, pagos de pensión alimenticia pasa al punto 4.3

Escaneardocumentación

Elaborar Relación general de documentos


02

03 3.1 Genera re lación general de las pólizas de cheques pagados de forma consecutiva por el numero de cheque 3.2 Identifica que documentos fueron escaneados y guardados digitalmente y cuales solo fueron archivados sin ser escaneados 3.3 Ordena los documentos por numeración consecutiva y cuenta bancaria para archivo su físico

04

c



2.1 Preparaenlíneaelescáner conlaterminalcomputadora deusodearchivo 2.2Escaneadocumentos demaneraindividual asignándole u nnumeroque corresponde numero al de cheque 2.3 Archiva de manera digital en la base de datos conforme al numero asignado en e escaneo, l fecha,cuentabancariadelaquefueexpedidoelcheque

4.1 Prepara el lefort identificando por escrito año, mes, cuenta bancaria y numero consecutivo 4.2 Perfora la documentación conforme las argollas del lefort 4.3 Archiva de m anera consecutivo progresiva 4.4 Coloca el lefort en los anaqueles de archivo físico clasifi cado por fechas y uentas bancarias

05 5.1 Selecciona en el sistema de computo el programa de respaldo de información e CD n 5.2 Genera archivo de respaldo en CD 5.3 Identifica en la caratula del CD el contenido de la información respaldada 5.4 Archivo respaldos de CD en

Agosto 2014

R EV I SI Ó NN o.

Documentación recibida

Asistente deárea

pólizas decheques pagadosy revisados/ Escáner Archivodigital

Asistente de área

Póliza de cheque/ Archivo digital

Relacion documentos de

Asistente de área

Pólizas de cheque

Archivo

Asistente de área

Archivo digital/ DVD and Roxio CD easy creator 6 Respaldo CD en

00

V E RS I Ó NN o.

01

HO JA: 1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO CE DI M I E N T O :

7. TIPO DE SERVICIO: Pólizas de factoraje y transferencias

de Sección

10. No.



Recibirdocumentación

01

1.1Recibepólizasdetransferenciao factorajedeláreadecuentasporpagar 1.2Revisaenlapólizadetransferenciao factorajenúmerodepoliza, documento srcinal nombre del proveedor fecha de descuento e im porte


02

2.1 Prepara en línea el escáner con la terminal computadora de uso de archivo 2.2Escaneadocumentosdemaneraindividualasignándoleunnumeroque corresponde al numero de transferencias o factoraje. 2.3 Archiva de manera digital en la base de datos conforme al numero asignado en el escaneo, fecha, transferencia factoraje. o

1 3 .I N S UM O

Asistentedeárea

Pólizasdetransferencia/ Pólizasdefactoraje

Asistente de área

Documentación recibida/ Escáner

1.3Clasificalaspólizasdeacuerdoalpago

Documentaciónrecibida

Elaborarrelacióngeneralde documentos

03 3.1Genera relacióngeneraldelastransferenciasy factorajesdef orma consecutivaporelnumerodedocumento 3.2Identificaquedocumentosfueronescaneadosy guardadosdigitalmente 3.3Ordenalosdocumentospornumeraciónconsecutivadefactorajeotrasferencia


04



4.1 Prepara el lefort identificando por escrito año, mes transferencia o factoraje y numero consecutivo. 4.2 Perfora la documentación conforme las argollas de lefort 4.3 Archiva de manera consecutiva progresiva 4.4 Coloca el lefort en los anaqueles de archivo físico clasifi cado por fechas factoraje transferencias o

05 5.1 Selecciona en el sistema de computo el programa de respaldo de información e CD n 5.2 Genera respaldo CD en 5.3 Identifica en la caratula del CD el contenido de la información respaldada 5.4 Archivo respaldos de CD en

Agosto 2014

1 4 .SAL I D A

RE V I S I Ó NN o.

Archivo digital

Asistentedeárea

Pólizasdetransferencia/ Pólizasdefactoraje/ Archivodigital

Asistente de área

Relacionde Pólizasdetransferenciay Pólizasdefactoraje

Pólizas de transferencia / Pólizas de factoraje

Archivo de documentos

Asistente de área

Archivo digital/ DVD and Roxio CD easy creator 6 Respaldo CD en

00

V E RS I Ó NNo.

01

H O J A :1

D E :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe 9 .P RO C E DI M I E NT O : Recibir facturas fiscales originales

Recepcióndef acturas expedidas encentrosoperativosysecciones

Archivar facturas expedidas


10. No. 01

1 1 .D ES C RI PC I Ó NDELAAC T I V I DAD

1.1 Recibe facturas fiscales en blanco y en original del almacén general firmando de recibido en vale de salida 1.2 Revisa la numeración entregada para cada sección y centros operativos, fecha de vigencia de impresión y datos fiscales 1.3Clasificaporcadasecciónycentrooperativoconformealanumeraciónyserie 1.4Resguardalasfacturasfiscales,parasuentregaalasseccionesycentros operativos cuando lo solicitan por escrito

02 2.1Recibeoficiodef acturas f iscales expedidas ocanceladas porlas secciones ycentrosoperativos 2.2 Revisa que las facturas fiscales expedidas contengan fecha de expedición importe, vigencia y respaldo documental, de ser asi pasa al punto 3.1 y en contrario pasa al punto 2.3 2.3Señalaerroresofaltantesynotificaporescritoalcentrooseccion 2.4Cotejaquelasfacturascanceladascontengantodoslostantosenoriginal

03


Facturas fiscales

de Sección

R EV I SI Ó NN o.

1 3 .I NS UM O Facturas originales

1 4 .S AL I DA

Facturasoriginales revisadasyrecibidas

sección/ jefeseccion/ asistente área

3.1 Verifica que las facturas expedidas contengan los datos de nombre del usuario, fecha de expedición , importe de los servicios desglosado, de ser asi pasa al punto 3.3 en caso contrario pasa al punto 3.2 3.2 Realiza oficio al centro operativo o sección manifestando las inconsistencias encontradas en la factura recibiendo acuse de recibo 3.3 Captura en hoja de cálculo "facturas fiscales", los datos del nombre del usuario fecha de expedición, numero de factura, Importe 3.4 Elabora carpeta para archivo de cada sección y centro operativo 3.5Archivaporcadasecciónocentrooperativolasfacturasexpedidaspornumero consecutivo

Agosto 2014

1 2 .P U ES T OY/ OAR EA Asistente de Área/ jefe seccion/ asistente seccion o centro

Facturas expedidas

Recepciondefacturas expedidas

Asistente de Área

Facturas expedidas o canceladas/ Hoja de cálculo "Facturas fiscales"

Facturasarchivadas

00

VE R SI Ó NN o.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE CONTABILIDAD

CONTADOR

INICIO

Recibe oficio con firmas de autorización junto con el vale de caja del Área solicitante

¿Está completa y autorizada?

Recibe vale de caja con documentación soporte

NO

Ejecuta transacción en SAP F110

A

Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ

¿Coinciden parámetros con la cuenta por pagar?

Crea un número de documento SAP y entrega documentación para pago cuentas por pagar

Entrega documentación y numero de spool para impresión de cheque

Da de alta al deudor para poder generar registro

FIN

NO

B

SI C


B

Ejecuta transacción FBL1N para modificar parámetros

Crea un número de documento SAP para gegerar spool

C A

Devuelve documentación para su corrección al área correspondiente


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE

CONTADOR

CONTABILIDAD

INICIO

Recibe documentación autorizada del área correspondiente

¿La documentación es completa y autorizada?

Recibe facturas correspondiente para restitución

NO


A

SI Revisa que contenga la factura requisitos fiscales


NO

B

SI C

Captura la provisión del documento en SAP en la transacción FBCJ se genera documento contable en SAP para pago


FIN Entrega documentación a cuentas por pagar

A

B



C


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE

CONTADOR

CONTABILIDAD

INICIO

Recibe oficio del area solicitante con firmas de autorización

¿La documentación está completa y autorizada?

Recibe documentación comprobatoria

NO

A

NO

A


SI ¿El oficio contiene el nuevo importe autorizado?


NO

B

SI SI C

Captura variación del fondo fijo en la transacción de SAP FBCJ


Crea un número de documento en SAP FIN

Entrega documentación a cuentas por pagar

B A



C


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Fondos fijos

7. TIPO DE SERVICIO

Cancelación de fondos fijos


CONTADOR

CONTADOR

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

INICIO

Recibe documentación autorizada del área correspondiente o en su caso facturas fiscales

¿Está completa y autorizada la solicitud de cancelación?

Genera documento contable en SAP para la cancelación del fondo fijo

Entrega comprobación de fondo cancelado al deudor NO

A

NO

A

SI ¿Es correcta la documentación recibida según requisitos fiscales?

Genera acuse de recibo por el monto

Entrega de efectivo si procede a la Caja General de pagos para su registro y deposito correspondiente, creando documento contable

FIN

SI Verifica que la documentación contenga las firmas de autorización para la cancelación del fondo fijo cuando es por medio de oficio

A


Prepara la documentación y los datos para la transacción en SAP de la cancelación del fondo



Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Depósitos de la rec audación diaria

7. TIPO DE SERVICIO

Depósitos de cajas, bancos y lotes de pagos


CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Recibe relacion de recaudacion diaria de la Seccion de ingresos

Recibe de la Sección de Ingresos fichas de depósito certificadas de bancos por el traslado de valores.

Revisa fichas de deposito de la compañía de traslado de valores de efectivo, cheques y depositos de cadenas comerciales y bancarios

Anexa fichas de depósitos a las pólizas de ingresos

Compensa movimientos concluidos

¿Estan completas las fichas descritas en relación a recaudación?

A

Archiva Pólizas de Ingresos Revisa la correcta aplicación de los cajeros a la cuenta de mayor resguardo de valores y lote de pago en SAP transaccion FBL3N

FIN

Captura movimientos de traslado de valores y depósitos de lotes de pago en SAP transacción FB50

¿Es correcto lo capturado contra lo conciliado?

A

NO

Devuelve la documentación a Ingresos para corrección de diferencias

A

SI Genera poliza de ingresos diaria en transaccion SAP

Revisa los depositos

FBV2


Agosto 2014

REVISIÓN No.

bancarios contra la relacion de recaudacion

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Conciliación bancaria registro automático


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

Revisa saldos bancarios en sistema SAP mediante transacción FS10N

Archiva en carpeta por Cuenta Bancaria

Imprime movimientos del día correspondiente de las cuentas bancarias

Recaba estados de cuenta en las diferentes instituciones bancarias

FIN

Exporta movimientos del día a hoja de cálculo "movimientos bancarios"


Guarda movimientos del día

¿Es igual saldo bancario a la transacción?

INICIO

Ingresa en web a la pagina de internet del banco correspondiente

Extrae movimientos del día correspondiente de las cuentas bancarias

Introduce claves bancarias correspondientes para ingresar

Busca en web del banco correspondiente códigos de operación bancarios

Solicita en banco correspondiente relación de códigos de operación bancarios

NO

SI Imprime códigos de operación

Captura en sistema SAP en transacción ZFI_CTABTE códigos de operación bancarios

Revisa en sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN archivo de banco

Elabora hoja de cálculo "conciliación bancaria"

Revisa total de movimientos por banco de hoja de Excel contra total de sistema SAP

Ingresa en web a la pagina de internet del banco correspondiente



Imprime del sistema SAP la transacción FBL3N movimientos no compensados

Procesa en macro de Excel archivo de banco

Recaba firmas en conciliación bancaria

Transfiere a sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN movimientos bancarios, para generar registro contable

Agosto 2014

REVISIÓN No.

Elabora en hoja de cálculo firmas de elaborado contador, revisado jefeContabilida de Seccióny de autorizado Tesorero

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO



CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Entra en web a la pagina de internet del banco correspondiente

Compensa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción F.13



Imprime movimientos del día de las cuentas bancarias

Compensa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción F-03

Recaba estados de cuenta en las diferentes instituciones bancarias


NO

El resultado es igual al saldo bancario ? Revisa movimientos contables en sistema SAP mediante transacción FBL3N

Captura movimientos en sistema SAP mediante la transacción FB50

SI Imprime del sistema SAP la transacción FBL3N movimientos no compensados

Elabora hoja de cálculo "conciliación bancaria"

Contabiliza movimiento en sistema SAP mediante la transacción FB50

Imprime conciliación bancaria elaborada en hoja de cálculo "conciliación"


Recaba firmas en conciliación bancaria

Archiva en carpeta por Cuenta Bancaria

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro faltantes o sobrantes en caja general y sucursales

7. TIPO DE SERVICIO

Faltantes o sobrantes en caja general y sucursales


CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Revisa movimientos en sistema SAP en transacción FBL3N

Genera documentos contables

Solicita a personal encargado de cajas generales actas de faltante o sobrante

Compensa movimientos en sistema SAP en transacción F.03

Revisa movimientos en sistema SAP en transacción FBL3N

Recibe acta de diferencia de faltante o sobrante en banco con su comprobante

Imprime listado de documentos

Contabiliza faltantes en sistema SAP en transacción FB65

generados en sistema SAP en transacción FB03

Contabiliza ficha de abono en sistema SAP en transacción FB60

Ordena documentos por número consecutivo

Contabiliza sobrante en sistema SAP en transacción FB60

Entrega documento contable a archivo

Contabiliza faltante en sistema SAP en transacción FB65


Agosto 2014

REVISIÓN No.

FIN

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro de comisiones, i ntereses bancarios y traspasos entre cuentas bancarias propias

7. TIPO DE SERVICIO

Comisiones e intereses bancarios, traspasos entre cuentas bancarias propias registro automático


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR YASISTENTE DE FINANZAS Y ASISTENTE DE CONTABILIDAD

INICIO

Ingresa a web, a la pagina de internet del banco correspondiente


Busca en web del banco correspondiente códigos de operación bancarios

Solicita en banco correspondiente relación de códigos de operación bancarios

Imprime códigos de operación


Ingresa a web a la pagina de internet del banco correspondiente


Revisa movimientos bancarios en sistema SAP mediante transacción FBL3N



Compensa movimientos en sistema SAP mediante transacción F.13

Exporta movimientos del día a hoja de cálculo comisiones

Compensa movimientos en sistema SAP mediante transacción F-03

Imprime listado de documentos generados

Ordena documentos por número consecutivo

Entrega documentos contables para archivo

FIN

Guarda movimientos del día

Revisa movimientos de partidas abiertas en sistema SAP mediante transacción FBL3N

Procesa en macro de Excel archivo de banco

Revisa en sistema SAP mediante transacción ZFI_INTBAN archivo de banco

Revisa total de movimientos por banco de hoja de Excel contra total de sistema SAP

Contabiliza en sistema SAP en transacción ZFI_INTBAN movimientos bancarios


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Registro de comisiones, i nterese bancarios y traspasos entre cuentas bancarias propias

7. TIPO DE SERVICIO

Comisiones e intereses bancarios, traspasos entre cuentas bancarias propias registro manual


CONTADOR YASISTENTE DE CONTADOR

CONTADOR

FINANZAS Y ASISTENTE DE CONTABILIDAD

Compensa movimientos en sistema SAP mediante transacción F.13

Imprime listado de documentos generados en sistema SAP en transacción FB03

Compensa movimientos en sistema SAP mediante transacción F-03

Ordena documentos por numero consecutivo

INICIO

Ingresa a Web a la pagina de internet del banco correspondiente

Introduce claves bancarias para ingresar


Revisa movimientos de partidas abiertas en sistema SAP mediante transacción FBL3N

Entrega documentos para archivo


FIN

Captura movimientos en sistema SAP mediante la transacción FB50


Contabiliza movimiento en sistema SAP mediante la transacción FB50

Revisa movimientos bancarios en programa SAP mediante transacción FBL3N


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Gastos a comprobar


SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE

INICIO

Recibe vale del área correspondiente

Revisa la documentación ?

NO

B

SI Verifica que el documento venga completo?

NO

A

D

Determina las diferencias ?

Compensa cuenta del acreedor en la transacción F-44 y SAP genera documento contable

Entrega el vale correspondiente al acreedor

SI SI

Captura la cuenta por cobrar al deudor en la transacción F-43

Registra los gastos generados y cancela la cuenta por cobrar

Entrega de documento a cuentas por pagar para impresión de cheque y trámite de pago

Verifica la diferencia ?

Archiva documentación

NO

NO

FIN

C

SI Recibe documentación del área correspondiente para comprobar gastos del vale.

Crea una cuenta por pagar en la transacción F-43 y SAP genera documento contable

C

Crear una cuenta por cobrar en la transacción F-43 y SAP genera documento contable

D


A

B

Devuelve vale para su corrección al área correspondiente.

Devolver facturas al área correspondiente

Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Descuentos a empleados


SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE

Los saldos de contabilidad son los mismos a los de nominas ?

Notifica al área de nóminas que diferencias encuentra en su provisión con base al documento enviado por relaciones laborales

INICIO

Recibe documentación de descuento del área de relaciones laborales

Revisa los conceptos por los cuales se realizará el descuento al empleado y el soporte documental del mismo

Entrega acuse de recibo al área de relaciones laborales

Ejecuta la transacción F-43 en SAP

Crea provisión en la transacción F43 en SAP de la cuenta por cobrar con el número de acreedor que corresponde al empleado

NO

SI Concilia los saldos de la transacción FBL1N

Compensa los saldos de la cuenta del deudor en la transacción F-44

Genera documento contable de la compensación de la cuenta

Archiva documento contable

FIN Genera documento contable de la transacción


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Recuperación de derechos


SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE

INICIO

Recibe documentación con cifras por el uso o aprovechamientos del agua de la Gerencia Técnica

Crea una cuenta por pagar en la transacción FB-60 y SAP genera documento

Crea una cuenta por cobrar en la transacción F70 y SAP genera documento contable

SI

La documentación esta completa?

Entrega de documento a cuentas por pagar para impresión de cheque y trámite de pago

NO Devolve documentación para su corrección a la Gerencia Técnica

Elabora declaraciones en formato fiscal del SAT No.10

Elabora factura en la transacción ZFI_FACINT y SAP genera documento contable

Entrega de documento a Caja de ingresos diversos para su firma y revisión

Provisiona ingreso por derechos de agua en la transacción F-50 y SAP genera documento contable

Anexa al cheque impreso formatos de declaraciones, para su pago correspondiente

Genera archivo en Excel "CNA TARIFAS" para registro y control

Entrega de factura al deudor

Compensa cuenta en la transacción F-32 y SAP genera documento contable

Elabora archivo en Excel para registro y control de las diferentes unidades de riego

Concilia documento recibido contra archivo de Excel


FIN



Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Recuperación de unidades de riego


SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

INICIO

Recibe documentación del Departamento de Abastecimiento


Los documentos están completos?

Compensa cuenta en la transacción F-32 y SAP genera documento contable

NO

Crea una cuenta por cobrar en la transacción FB70 y SAP genera documento contable

Elabora archivo en Excel "UNIDADES DE RIEGO DISTRITO 13" para registro y control de las diferentes unidades de riego

SI

Elabora oficio para notificar adeudos a las diferentes Unidades de Riego


Entrega de oficios al área correspondiente

FIN

Registra el pago en la transacción FB70 y elaborar factura en la transacción ZFI_FACINT y SAP genera documento contable

Entrega de documento a Cuentas por pagar Caja de ingresos diversos


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Registro de ingresos diversos


SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE


A

INICIO

Recibe documentación de áreas correspondientes

Los documentos están completos?

NO

A

Compensa cuenta en la transacción F-32


SI

Captura la cuenta por cobrar en la transacción FB70 y SAP genera documento contable

Genera documento contable de compensación

Elabora archivo en Excel para Elabora factura en la transacción ZFI_FACINT y SAP

registro y control de las diferentes unidades de riego

Entrega de documento a Cuentas por pagar, Caja de ingresos diversos para firma y revisión

Archiva documento contable y copia de factura fiscal

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Registro de convenios


SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE

CONTABLE

Registra en la transacción FB50 los movimientos mayores a un año largo plazo y SAP genera documento contable

Recibe documento del área correspondiente

Genera archivo en Excel " PAGARES FACTIBILIDADES 2008"de los pagares recibidos para control y resguardo

INICIO

RecibE documento del área de Factibilidades

SI

SI La documentación esta revisada y completa ?

La información esta completa y autorizada ?

Devuelve documentación al área de Factibilidades

NO Devuelve documentación al área de Factibilidades

Resguardo de pagarés en caja fuerte de la sección

NO Devuelve documentación al área correspondiente.

Registra en la transacción FB50 el traspaso de largo a corto plazo de los documentos que se van venciendo y SAP genera documento contable

Entrega archivo de Excel junto con pagares a la sección de ingresos

FIN Genera archivo en Excel " CONVENIOS A LARGO PLAZO" de los convenios recibidos a largo plazo



Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cuentas por cobrar

7. TIPO DE SERVICIO

Registro de Seguros por Recuperar


SUPERVISOR

SUPERVISOR

CONTABLE

CONTABLE

INICIO

Recibe documentación del Departamento de Patrimonio

La documentación esta completa y autorizada ?

SI

NO

Registra la provisión de la cuenta por cobrar en la transacción FB70 de SAP y genera documento contable.

Genera auxiliar de la cuenta de deudor diverso externo en la transacción FBL5N

Devuelve documentación al Departamento de Patrimonio

Revisa movimientos contra documentos recibidos del Departamento de patrimonio

Compensa los saldos de la cuenta del deudor en la transacción F-32

Genera documento contable de la compensación de la cuenta de deudores


FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

7. TIPO DE SERVICIO

Altas por compras


ASISTENTE DE CONTABILIDAD Y CONTADOR


CONTADOR

Envía a presupuesto la petición recibida con número de activo fijo asignado por SAP

Recibe de egresos relación de póliza de cheques que contiene las facturas srcinales

CONTADOR

INICIO

Recibe petición de asignación numero de activo fijo por medio de correo electrónico del área que lo requiera

Recaba sello y firma de recibido de Patrimonio C

¿Las pólizas contienen facturas de los activos fijos asignados?

Revisa que contenga la autorización debida de la Gerencia de Finanzas

A

Revisa que la petición cumpla con criterio de compra de activo fijo

B

¿El valor es menor a 6000 pesos?

NO

C

SI Entrega relación de pólizas de cheques pagados al archivo de contabilidad

Retira factura srcinal

Asigna clase de activo fijo

Revisa que petición contenga datos de centro de costos, costo unitario y descripción

Anexa las copias de las facturas selladas a las pólizas de cheques pagados

Fotocopia factura srcinal

FIN

Elabora relación de facturas srcinales que quedaran a resguardo de Patrimonio

A

Envía a Patrimonio facturas srcinales, copias y relación de facturas

SI

Asigna clase de activo fijo de poco valor B Captura descripción del bien, centro de costo en SAP, transacción AS01

Obtiene número de activo asignado


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

7. TIPO DE SERVICIO

Bajas de Activo Fijo




INICIO

Recibe petición de baja mediante acta o memorándum

A

Identifica antecedentes que ocasionan la baja

Realiza contabilización de la baja con ingreso por medio del programa SAP

Revisa el número de inventario para agregar el número de Activo fijo

¿Es baja sin ingreso?

Envía a egresos para recepción del efectivo o cheque de aseguradora o deudor

NO

A B

SI C Realiza la contabilización de baja sin ingresos en SAP B Imprime documento srcinado en sistema SAP de la baja realizada

¿Son correctos los datos de la baja?

NO

C

SI

Archiva documento de baja

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

7. TIPO DE SERVICIO

Traspasos de Activo Fijo



CONTADOR

CONTADOR

Recibe de Programas Especiales finiquitos de obras terminadas

Recibe solicitud de traspaso de activo fijo

A

Revisa que contenga firmas de aceptación, supervisión y visto bueno

¿Es por cambio de centro de costos?

INICIO

NO

A

Recibe modificación de estructura con los centros de costos validos

SI Recibe notificación de las diferentes áreas del organismo, la necesidad de incrementar el valor de un activo

Realiza traspaso en sistema SAP, mediante transacción CJ88

B

B Captura la transacción ABUMN, dentro del sistema SAP

Imprime documento srcinado en sistema SAP del traspaso realizado

¿Origen de traslado es por cambio de fondo?

NO

B

SI

Archiva documento de traspaso

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Activos fijos

7. TIPO DE SERVICIO

Cierre de módulos de activos fijos




INICIO

Obtiene de Internet el índice de inflación

Corre transacción AFAB a modo de prueba, dentro del sistema SAP

Captura índice en mandantes 100 y 110 en el sistema SAP

Revisa que todo este correcto

Solicita vía correo electrónico a Tecnologías de Información actualización de tabla de índices

Corre transacción AFAB en línea

Revisa avance en la transacción SM35, en el sistema SAP

Revisa que las modificaciones se efectuaron

Contabiliza en transacción SM37, en el sistema SAP

Corre la transacción J1AI a modo de prueba, dentro del sistema SAP

Concilia saldo con el modulo de contabilidad general Corrobora que no existan errores

FIN Corre transacción J1AI en línea

Revisa el avance en el sistema SAP, en transacción SM35, hasta que finalice


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO




CONTADOR

CONTADOR

MODULADOR DE RESDES Y CONTADOR

Recibe del Depto de Obras o Programas Especiales relación de documentos

Entrega copia de la relación sellada y copia sellada de la factura a Departamento de Obras

Recibe la factura estimación para verificarla en la transacción MIRO en SAP

INICIO

Recibe correo electrónico SAP de la Sección de Supervisión de Obras

Clasifica partida presupuestal del comunicado de la Sección de Supervisión de Obras

Revisa la creación de un activo de obras en proceso por parte de Supervisión de Obras

Clasifica la documentación recibida

Captura en hoja de cálculo info_recepción_ob nras2008 para consulta posterior del Jefe de Contabilidad

Acuse de recibo de la solicitud al sección de Supervisión de Obras

Revisa que elemento PEP corresponda al contrato en SAP

Agregafaltantes datos maestros en activos fijos de obras en proceso en el sistema SAP

Confirma que la documentación recibida sea la que este plasmada en la relación

¿Coinciden datos de la factura contra los ingresados en SAP?

NO

A

SI Determina la fecha de pago y se captura la fecha en la transacción MIRO

Captura monto de retenciones de la SEFUPU y CIC

Se ejecuta la transacción MIRO con los datos ingresados y cotejados para que el SAP genere número de documento para spool

Revisa requisitos fiscales

Revisa datos de la obra 2

Revisa documento de pedido; en la transacción ME23N., elemento PEP, datos e importe de la factura

A

Sella de recibido tanto la relación como copia de cada una de las

Regresa la factura estimación al

facturas


Agosto 2014

REVISIÓN No.

Departamento de Obras para su corrección por el contratista

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO



CONTADOR

MODULADOR DE REDES Y CONTADOR

CONTADOR



1

Revisa contabilizaciones en la cuenta contable correspondiente en el sistema SAP

Realiza traspaso de la cuenta 5111069 Servicios de Obras al Activo en proceso en el sistema SAP transacción CJ88

Verifica la contabilización en el activo en proceso, mediante el sistema SAP

Recibe del Departamento de Patrimonio relación de equipos que serán considerados o inventariados como activos diferentes

Asigna números de activo fijo según procedimiento

Captura en hoja de cálculo "Record de pagos" Datos de la obra contratada

Envía datos a la tesorería para que sean cubiertos financieramente los pagos vía correo electrónico

Captura en hoja de cálculo "Pago contratista publicación" Datos de contratista

Determina la fecha de pago, forma de pago y fondo para hacerlo con los datos obtenidos

¿Es pago por factoraje?

B

SI

C

NO ¿Se descontó al vencimiento por parte del constructor?

Realiza contablemente reclasificación de cuentas de gastos y obras en proceso contra acto definitivo

SI

Envía datos vía Lotus al Departamento de Informática para la publicación de los pagos a contratistas en la página WEB del SIAPA

Prepara carpeta con datos de numero de contrato y nombre del contratista

Archiva copias del contrato, fianza anticipo, fianza de cumplimiento y demas documentos relativos al mismo

Revisa la correcta relación entre la carpeta y los documentos archivados

FIN

NO Pasa la factura a la caja para generar el cheque y la factura se paga por fondo Federal

Coteja que el finiquito de termino a la obra y pregunta al departamento de obras o programas especiales para realizar el cierre

B Captura en hoja de calculo "pago contratista tesorería" datos de pago realizado

Entrega las facturas al modulo de cuentas por pagar para que apliquen procedimiento de pago con factoraje financiero

Realiza cierre definitivo en SAP transacción CJ088

C Envía a Patrimonio relación de equipos que serán considerados como activo fijo


Pasa la factura al modulo de cuentas por pagar para generar el spool y la factura se paga por fondo SIAPA

Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Retenciones a contratistas de obras


MODULADOR DE

MODULADOR DE REDES Y

REDES

ASISTENTE DE TESORERÍA

INICIO

¿Existen diferencias entre ICIC y transacción FS10N?

Elabora hoja de cálculo "Pagos SEPUFU" por cada mes del año

SI

NO

Ejecuta transacción FS10N en SAP cuenta 2103002

A

B

Entrega a cuentas por pagar para generar spool de impresión de cheque para pago de ésta retención

Concilia información de la hoja de cálculo "Pagos SEPUFU" contra resultado de la transacción FS10N

FIN

Imprime hoja de calculo pagos SEPUFU y documento de transacción FS10N

Genera hoja de cálculo "Pagos ICIC" por cada mes del año

Ejecuta la transacción FS10N en SAP

A

Concilia la información de la hoja de cálculo "Pagos ICIC" contra resultado de la transacción FS10N

Aclara, realizando el registro correspondiente

B Imprime hoja de cálculo "Pagos ICIC" y documento de transacción FS10N


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Créditos Bancarios

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción F-43 para hacer la afectación presupuestal

Elabora informe de pagos realizados durante el trimestre

INICIO

Elabora informe de crédito, monto y fecha de traspaso

Verifica vencimiento de pagos ?

Solicita copia de estado de cuenta bancaria al Departamento de Tesorería

SI Obtiene en Diario Oficial de la Federación el valor de la Tasa para el cálculo intereses

Entrega a Departamento de tesorería

Recibe copia del estado de cuenta bancario

NO

Revisa importe de provisión contra importe a pagar ?

Compara la tasa publicada ?

SI

SI Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FBL1N

Verifica que coincidan los importes ?

B

Entrega a Jefe de Sección de Contabilidad

2 Visualiza información

NO

Solicita al banco corrija el error

NO

SI

NO

Define diferencia para completar provisión SI

Realiza aclaración vía telefónica con el banco correspondiente

Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FB60 para Provisionar la diferencia generada

Calcula el monto a pagar

Imprime pantalla

Marca partidas a compensar

Contabiliza diferencia de provisión de pago

Entrega a Departamento de Tesorería

Verifica importe a pagar

Identifica monto a reclasificar en base de datos "Créditos Bancarios"

NO

Solicita al banco correspondiente realice la corrección del cálculo

Genera una cédula con datos del movimiento de reclasificación

Ingresa a sistema SAP y ejecuta la transacción FB01 para reclasificar el monto correspondiente al mes en curso


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Créditos Bancarios

7. TIPO DE SERVICIO



JEFE DE

CONTADOR

CHOFER

ASISTENTE DE

CONTADOR

SECCIÓN

CONTABILIDAD

1

Compara contra estados financieros ?

NO

A

Recaba firma de Gerente de Finanzas

Entrega memorándum con informe trimestral a Secretaría de Finanzas

Entrega a Chofer

Recaba sello y firma de recibido en copia de memorándum

Ingresa a base de datos "Créditos Bancarios"


SI Entrega a Contador para que elabore memorándum para entregar de informe

Imprime cedulas para provisiones

Imprime cedulas para reclasificaciones

Regresa copia de memorándum entregado

A

Archiva en carpeta de "Créditos Bancarios" por periodo

Realiza observaciones

FIN

Entrega a Asistente de Contabilidad

Realiza correcciones

B


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

Pago a proveedores con cheque o transferencia electrónica

7. TIPO DE SERVICIO


ASISTENTE DE

CONTADOR

CONTABILIDAD

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Separa las facturas por tipo de pago

Ejecuta en sistema SAP la transacción F110

INICIO

Obtiene listado de facturas entregadas en Oficialía de partes así como facturas srcinales

Esta correcta la aplicación contable? A NO

Revisa las facturas ?

Notifica al área correspondiente el error para que corrija

NO

A

B

D Ordena por número de proveedor en forma ascendente C

SI

Notifica a Oficialía de Partes para que realice la modificación o en su caso adjunte documento faltante

SI

Captura parámetros

SI

Entrega facturas para su contabilización

Separa por fecha de vencimiento

Genera archivo TXT

Revisa el tipo

Imprime desglose

de pago?

de pagos a realizar

NO Verifica y contabiliza las facturas?

Revisa requisitos fiscales ?

NO

Venció el plazo del cheque?

B

SI

SI

Genera documento contable

Ejecuta en sistema SAP la transacción F110

NO

C

Entrega facturas y nombre de archivo a Tesorería

NO SI

Entrega factura al proveedor señalando error

Recibe del proveedor la factura que sustituirá a la que contiene errores

FIN

Captura parámetros para generar spool

SI

Entrega a asistente de cajero facturas y número de spool para impresión de cheques Entrega facturas para revisión de correcta aplicación contable según pedido a contador


Agosto 2014

D

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

7. TIPO DE SERVICIO

Elaboración de pólizas e impresión de cheques para pago a proveedores


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CAJAS

CAJAS

CAJAS

Recibe cheques fondeados de parte de Tesorería para su entrega a proveedores

Ordena numéricamente las pólizas de cheque entregados con sus facturas

INICIO

Recibe de cuentas por pagar No. de spool y facturas srcinales para imprimir cheques

Imprime póliza y cheque en transacción SP01 en SAP

NO

Regresa a caja para su entrega al acreedor

Elabora una relación en hoja de cálculo de los cheques pagados

Esta elaborado el cheque?

La impresión esta correcta ?

Protege las facturas pagadas con sus respectivas pólizas con la leyenda SIAPA

SI Verifica estatus de pago en la transacción FBL1N, e informa al proveedor de fecha probable de pago

Recaba firma de enterado de cuentas por pagar de la póliza elaborada

Recaba firma de revisión de la póliza de parte del jefe de sección

SI Entrega la relación y los documentos a asistente de contabilidad para su archivo

Entrega al acreedor su cheque contra entrega de su contra recibo correspondiente o identificación oficial

Recaba firmas autorizadas y registradas por el banco del cheque por parte de Tesorería

FIN

Recaba firmas autorizadas y registradas por el banco por parte de presupuestos o Gerente de finanzas.


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CAJAS

CAJAS

A

Separa las facturas por tipo de pago

Contiene retenciones?

A

Ordena por número de acreedor en forma ascendente

INICIO B

Recoge las facturas depositadas en caja fuerte

Revisa requisitos fiscales ?

SI Están completas las facturas ?

NO

SI Contienen los datos de SIAPA?

NO

SI

Notifica a Oficialía de Partes para que realice la modificación correspondiente

Entrega facturas para revisión de correcta aplicación contable en pedido

SI

NO

Ejecuta en SAP la transacción FB65 para realizar un abono que corresponde a la retención marcada en la factura

Separa por fecha de vencimiento Captura parámetros para generar documento contable

Ejecuta en SAP la transacción FBL1N para consultar las facturas que se tienen que publicar

D verifica la correcta aplicación contable en pedido?

Imprime resumen de la hoja de cálculo "Control de factoraje"

A E

NO Notifica al área correspondiente el error para que corrija

Entrega factura al proveedor señalando error

NO

Ejecuta en SAP la transacción FBL1N para bloquear el pago de las facturas publicadas

Imprime la pantalla de la consulta SI

D Recibe del proveedor la factura que sustituirá a la que contiene errores

Separa las facturas a publicar

Verifica y contabiliza las facturas ?

Resguarda facturas publicadas

Registra la información hoja de cálculo "Control factoraje"

B

1

E SI



Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago a proveedores

7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

1 G

Accesa por internet a la pagina de NAFINSA

Ejecuta en sistema SAP la transacción F-51 para traspasar el adeudo del proveedor a la institución en que se descuenta el documento

Registra en hoja de cálculo "Control de factoraje" los cambios en el estatus

Captura la información correspondiente a las facturas que se ponen en disposición de ser cobradas por los proveedores y contratistas

Modifica parámetros

Entrega facturas para tramitar pago por cheque o transferencia

F Captura los parámetros

Extrae información de base de datos "Control factoraje" de las hojas "adeudo Banamex" y "adeudo Ve por Mas"

Termina consulta Imprime reporte de facturas publicadas


Complementa información en hoja de cálculo "Control de factoraje"

Imprime documento

Envía por correo electrónico la información para que se realicen los pagos al departamento de tesorería

Anexa a las facturas

Accesa por internet a la pagina de NAFINSA NO Verifica status de variaciones de las facturas ?

Crea archivo totalizando por el banco del importe total a pagar

NO

Entrega facturas para archivar

F FIN

SI

Revisa en archivo de Excel "Control" que la factura este vencida

Imprime reporte por tipo de variación encontrada

Hay facturas cobradas ?

SI

G

SI

G

Ejecuta en sistema SAP la transacción FBL1N para quitar el bloqueo de pago

NO Hay facturas vencidas no cobradas ?


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago por servicios

7. TIPO DE SERVICIO

Pago por honorarios a notificadores


CONTADOR

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Captura datos del recibo o factura en transacción SAP FB60

Captura parámetros para generar el spool en transacción F110

Verifica si tiene presupuesto ?

Ejecuta en el sistema SAP Transacción F110

INICIO

B

Recibe los recibos o facturas de honorarios así como hojas de cálculo de los departamentos de cobranza de todos los centros operativos

Revisa que el recibo contenga los datos correctos a nombre de SIAPA

Verifica datos ?

Verifica que los folios de los recibos no sean consecutivos a los pagados con anterioridad ?

NO

A NO Envía relación o impresión del mensaje de error de SAP al área de presupuestos

SI Prepara documentación para Provisionar en SAP

La transacción genera un número de spool que se entrega junto con la factura a pagar para la impresión de cheque a la caja de pago a proveedores

SI

NO Regresa recibos al área correspondiente para su cambio

Ejecuta en sistema SAP la

A SI

Registra información en hoja de cálculo "Notificadores"

transacción FB60 para realizar provisión y genera documento contable para generar spool

Regresa el recibo o factura al área correspondiente para corrección

Recibe cheque generado y recibo de honorarios

Llena el formato 37-A con los datos del notificador y los importes de retención

Conforme a la fecha de vencimiento los días lunes se programan los pagos de la semana correspondiente

B Entrega los recibos y soporte para revisión y registro a cuentas por pagar

Recaba las firma de representante legal del siapa y sello de la dependencia

Ordena por numero de acreedor de manera ascendente

Regresa la documentación a caja quien al momento de la entrega del cheque deberá recabar la firma del notificador en la constancia

Revisa en SAP transacción FBL1N que se encuentre en fecha de vencimiento vigente y no tengan bloqueos del sistema

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Pago por servicios

7. TIPO DE SERVICIO

Pago a acreedores, proveedores, funcionarios y empleados


CONTADOR

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

INICIO

NO

Recibe la relación y facturas de las áreas correspondientes

Revisa requisitos fiscales de las facturas

Verifica que estén todas las facturas de la relación ?

Contiene los datos de SIAPA?

SI

SI

Entrega las facturas para su revisión y pago a cuentas por pagar

Prepara documentación para Provisionar en SAP

Regresa facturas al área correspondiente para corrección

Conforme a la fecha de vencimiento se revisa el archivo de cuentas por pagar para programar los de la semana que corresponde NO

A

Ordena por numero de acreedor de manera ascendente

Revisa en SAP transacción FBL1N que se encuentre en fecha de vencimiento vigente y no tengan bloqueos del sistema

Captura datos del recibo o factura en transacción SAP FB60

Tiene presupuesto ?

NO

B Captura parámetros para generar el spool en transacción F110

SI Ejecuta en sistema SAP la transacción FB60 para realizar provisión y genera documento contable para generar spool

Ejecuta en el sistema SAP Transacción F110

Genera la transacción un número de spool que se entrega junto con las facturas a pagar para la impresión de cheque a la caja de pago a proveedores

A

Regresa los recibos o facturas al área correspondiente para corrección

B

FIN Envía relación o impresión del mensaje de error de SAP al área de presupuestos


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO



CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

Registra en la factura número de centro de costos que le corresponde

Genera documento para registro de pago

INICIO

Estima una provisión mensual tomando como base el acumulado anual del año

Identifica los centros de costos de los consumos de acuerdo al reporte de hoja de cálculo ACUMCF_08

Provisiona en SAP en la transacción FB60 lo estimado por centro de costos del consumo de energía eléctrica al cierre de mes

FIN

Separa por cada sucursal CFE las facturas por centro de costos para totalizar el consumo e IVA por cada uno

Recibe de la CFE, relación de facturas de energía para pago por sucursal correspondiente

Provisiona en SAP en la transacción FB60 las facturas por consumo de energía eléctrica

La factura contiene los datos correctos de SIAPA ?

Contabiliza en SAP en la transacción FB65 un crédito aplicado por energía electrica

NO Regresa recibo incorrecto a CFE con señalamiento de error

Entrega a asistente de caja de pagos para impresión de cheques y proceso de pago

Anula provisión estimada en sistema SAP en la transacción F08 una vez cerrado el período contable anterior y provisionada la energía real

SI

Entrega recibos al Departamento de Plantas, Pozos y Cárcamos para su revisión y visto bueno

Registra en hoja de cálculo ACUMCF_08


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Pago de depósitos en garantía CFE


CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Recibe oficio de CFE con solicitud de pago de deposito en garantía

Registra datos del memorándum en hoja de cálculo ACUMCF_08

Ejecuta sistema SAP en transacción FB60

Avisa al área de Mantenimiento de Plantas, Pozos y Cárcamos de la solicitud

Captura datos de hoja de cálculo ACUMCF_08 en transacción SAP FB60

Entrega oficio a las áreas de Mantenimiento Plantas Pozos y Cárcamos para su revisión y autorización

Genera documento contable para registrar movimiento en Depósito en Garantía y Proveedor

Recibe memorándum de Área de Mantenimiento Plantas Pozos y Cárcamos

Entrega al asistente de caja el documento para la impresión de cheque y proceso de pago.

Revisa que contenga las autorizaciones correspondientes

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Pago de aportaciones, penalizaciones y ajustes por lecturas CFE


CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Recibe oficio de CFE con solicitud de pago de aportaciones, penalizaciones o ajustes por lecturas

Registra datos del memorándum en hoja de cálculo ACUMCF_08

Ejecuta sistema SAP en transacción FB60

Avisa al área de Mantenimiento Plantas, Pozos y Cárcamos de la solicitud

Captura datos de hoja de cálculo ACUMCF_08 en transacción SAP FB60

Entrega oficio a las áreas de Mantenimiento Plantas, Pozos y Cárcamos para su revisión

Genera documento contable Recibe memorándum de área de mantenimiento plantas pozos y cárcamos

Entrega al asistente de caja el documento para la impresión de cheque y proceso de pago.

Revisa que contenga las autorizaciones correspondientes FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Entero de Impuestos por pagar

7. TIPO DE SERVICIO

Entero de Impuesto al Valor Agregado





Realiza compensación manual de facturas cobradas durante el periodo correspondiente a factoraje

Contabiliza en la transacción F-90 en el sistema SAP, el importe correspondiente a el IVA determinado

Realiza en hoja de cálculo resumen de los pagos descontados en nuestros estados de cuenta, con el fin de identificar las partidas que contienen IVA

Ejecuta transacción F-38 en el sistema SAP para revisar las facturas que ya fueron descontadas de nuestras cuentas bancarias a modo de prueba

Verifica el saldo del IVA acreditable ?


INICIO

Ejecuta transacción SAP ZCA_INGUSO y ZCA_INGCONC, para corroborar los importes que obtuvimos de ingresos y que tasa de IVA les corresponde

Identifica en hoja de cálculo, los ingresos por tasa y determina el valor del IVA trasladado del periodo


Agosto 2014

Atiende requerimientos de información de Hacienda para darle seguimiento a la solicitud

Contabiliza los importes recibidos por concepto de devolución

Ordena de mayor a menor importe, hasta completar el 85% del valor del IVA acreditable del periodo

NO

Ejecuta transacción F-38 en el sistema SAP para contabilizarlas facturas que ya fueron descontadas de nuestras cuentas bancarias en línea

A

Determina los proveedores a los que se les pagó durante el periodo que llevan IVA

SI

Efectúa contabilización para registrar el saldo a favor de IVA del periodo

Presenta tramite en las oficinas de Hacienda

A

FIN

Captura el resumen realizado en el sistema de la SHCP

Efectúa contabilización para registrar el saldo a pagar de IVA del periodo

Envía copias fotostáticas de los 5 principales proveedores, a Hacienda

Verifica un saldo a favor a pagar ? NO Realiza tramite para solicitar devolución de saldos a favor de IVA

Llena formato 32 "Solicitud de devolución de IVA"

SI

Realiza tramite para efectuar pago de saldo a cargo de IVA

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Impuestos por pagar

7. TIPO DE SERVICIO

2% sobre nominas



ASISTENTE DE

CONTADOR

CONTABILIDAD

INICIO

Determina base del calculo de acuerdo a los registros en SAP de la nomina transacción FS10N en hoja de calculo 2% ISN2008

Entra a pagina de internet www. Sefin.jalisco.gob. mx que corresponde a la Secretaria de Finanzas del Estado de Jalisco

Realiza ajustes correspondientes para registrar el importe a pagar por concepto de este impuesto

Busca link pago 2% sobre nominas

Realiza calculo aplicando el 2% a la base gravable de este impuesto y prepara datos para llenar formato de pago

Entrega cálculo, para revisión de la coordinadora de Contabilidad

Imprime el formato de declaración de impuestos estatales

Entrega documentación a departamento de tesorería para que sea presentado el pago por transferencia bancaria a la Secretaria de Finanzas

Ingresa numero de usuario y contraseña asignado como firma electrónica por la Secretaria de Finanzas de Jalisco a SIAPA para autentificar usuario

Imprime formato de pago electrónico recibo oficial-forma universal única de la Secretaria de Finanzas

Llena el formato con los datos correspondiente

Archiva el comprobante de pago realizado

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Ingresos diversos

7. TIPO DE SERVICIO

Recepción de pagos de ingresos diversos


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CAJAS

CAJAS

CAJAS

INICIO

Recibe documento contable y constancia que genera la recepción del pago

Recibe dinero o cheque certificado de pago de parte del deudor por el monto establecido

Ejecuta en SAP transacción FBCJ para registra el pago donde se capturan los datos de los documentos generadores del mismo

Registra datos generales del deudor para generar su recibo, en SAP, en la transacción FBCJ

Revisa que los datos sean correctos para imprimir el recibo

Entrega al deudor como comprobante del pago

Realiza deposito en el banco correspondiente recibiendo la ficha del deposito realizado

Realiza corte de caja de ingresos diversos

Clasifica los ingresos percibidos en efectivo y en cheques

Referencia los cheques en la parte posterior mediante anotación mecanográfica del numero de cuenta bancaria al que serán depositados

Registra en SAP transacción FBCJGASTO el deposito

Revisa que las cuentas, gasto e ingresos cada mes estén en ceros de manera conciliatoria para comprobar que se realizo bien el deposito del ingresos diverso

FIN Elabora ficha de deposito por el dinero en efectivo en el que se especifica el numero de la cuenta bancaria a la que serán depositado y el monto del deposito

Imprime el recibo


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nómina

7. TIPO DE SERVICIO

Contabilización de nómina


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

INICIO

B Recibe memorándum de la sección de nóminas solicitando generar el pago de la nómina general.

Abre archivo txt que contiene las cifras del reporte de nóminas

Corrige o integra datos que hagan falta

Verifica los montos registrados ? NO

A

Devuelve a la sección de nóminas para su corrección

Tienen variaciones los centros de costo ?

Entra en el sistema SAP para

Genera la póliza contable de la nómina en ADAM en transacción NS3020 y transacción NS9040

SI

A

NO

Aclara las partidas ?

NO

A

NO Entra en SAP en la transacción SM35 para revisar el archivo y corregir el renglón que ocasión el error

SI

SI

Visualiza el documento y ver que los cargos y los abonos sean los mismos

Envía el archivo a presupuestos por medio de correo SAP para que a las partidas de gastos les designen el importe que corresponda NO

A

SI Genera el archivo externo de nómina en ADAM en la transacción NS9040

B

SI

SI

generar el archivo en forma de prueba en la transacción ZFI_INTNOM

Verifica en reporte SAP diferentes partidas?

NO

Es correcto el documento contable ?

SI

Accesa al sistema de nóminas ADAM

Es correcto el importe global y abonos ?

Aplica fórmulas al archivo para revisar el importe que por cada cuenta de mayor se aplicará contablemente

Revisa las cifras de sueldos y salarios por pagar

Entrega acuse de recibo al departamento de nóminas

Genera archivo definitivo en la transacción ZFI_INTNOM

Abre el archivo de Excel para acomodar las columnas para su revisión

Indica el icono para contabilizar el documento

Escribe en el reporte los números de documentos que se generaron para su archivo

El presupuesto es el correcto ?

Copia el documento a un archivo de Excel

NO

A

Entrega a FOPSEP y presupuesto copia de los reportes de nóminas para su manejo

FIN


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nómina

7. TIPO DE SERVICIO

Cheques de nómina


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

INICIO

Recibe memorándum de la sección de nóminas en donde solicitan la generación de cheques de nómina

Abre archivo txt que contiene la relación de cheques a generar

Es correcto el importe registrado ?

Corrige fecha para la impresión de los cheques, de acuerdo a la fecha de pago

Presiona el recuadro para generar el documento contable

Anota el numero de documento en el reporte de nóminas para su archivo

NO Devuelve a la sección de nóminas para su corrección

Es correcto el importe de los cheques ?

NO

Entrega datos del documento contable a cuentas por pagar para generar spool cheques de nómina

A

SI A

SI

Entra al sistema SAP para generar el archivo en forma de prueba en la transacción ZFI_INTCHE para visualizar los datos

Entrega acuse de recibo al departamento de nóminas

Accesa al sistema de nóminas ADAM

El importe a pagar y los cheques son los correctos ?

FIN

NO

A

SI

Entra en la transacción MA522 para trabajar con el archivo de la póliza que se genero de nóminas en ADAM

Regresa al menú de SAP para generar el archivo definitivo en la misma transacción

Genera archivo externo con transacción"call Ichsap" para crear la interface de empleados para pago con cheques


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Ordenes de Pago

7. TIPO DE SERVICIO

Contabilización de Ordenes de pago


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

Entra en el sistema SAP para generar el archivo en forma de prueba en la transacción ZFI_INTNOM

Entrega la orden de pago para generar el (los) cheque(s) correspondiente(s)

INICIO

Recibe certificado de no adeudo para archivo, el cual contiene importes a descontar al empleado por concepto de faltas, retardos y prestamos

Visualiza el documento y verificar que el total de cargos y abonos sea correcto

Recibe orden de pago por finiquitos

Son correctos los datos ?

A

Entrega datos del documento contable a cuentas por pagar para generar el spool para la impresión de cheques de nómina y demás procesos de pago

Esta correcto el documento SAP ?

NO

B

NO Devuelve a la sección de nóminas para su corrección

FIN

SI Genera archivo definitivo en la transacción ZFI_INTNOM

SI

SI Accesa al sistema de nóminas ADAM

Esta correcto importe global de cargos y abonos ?

NO

B

SI Genera el archivo externo de nómina en ADAM en la transacción NS9040 para pasar a txt

Es correcta la aplicación para generar documento ? NO

Abre archivo txt que contiene las cifras de la orden de pago

Entra en SAP en la transacción SM35 para revisar el archivo y corregir el renglón que ocasión el error

SI

B

Estan Escribe en el reporte el número de documento que se generó para su archivo

correctas cifras ?las

NO

A


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Nomina

7. TIPO DE SERVICIO

Cancelar cheques de nómina


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

Recibe memorándum de la sección de nóminas que incluye los cheques srcinales a cancelar

Apica al trabajador los conceptos que sean por prestamos a cuenta del mismo

Entra en SAP a la transacción SM35 para concluir con el proceso

Checa que los cheques anexos sean de acuerdo al memorándum recibido

Graba archivo en excel y generar al mismo tiempo documento de txt para la transferencia a SAP

INICIO

Incluye anexo el reporte de los conceptos de nomina?

Checa en SAP en la transacción FBL1N que sea correcta la aplicación

Entra en el

NO Habla con la sección de nóminas para aclarar las dudas o en su defecto que corrija el memorándum

Anota en el documento el concepto general por cancelación de cheques de nómina del mes que corresponda

SI

sistema SAP en la transacción ZFI_INTNOM para crear archivo con documento txt denominado "icansap" en forma de prueba

Entrega documentos para su archivo

Revisa que cargos y abonos sean correctos

A Revisa la integración de los conceptos de nómina contra la aplicación contable

El documento marca algún error ?

FIN

SI

A

NO Elabora archivo en excel que incluya los movimientos a las cuentas de mayor asi como la referencia del número de cheque y el nombre del empleado


Agosto 2014

REVISIÓN No.

Presiona el recuadro correspondiente a generar documento contable por interface de nóminas

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Proceso de compensación EM/RF

Trasferir datos de saldos por pagar de proveedores de un mes a otro

7. TIPO DE SERVICIO


CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

CONTADOR

Informa a cuentas por pagar y jefe inmediato para ver posibles soluciones

Ingresa en la transacción SM35 para terminar el proceso

INICIO

El saldo es el mismo que el de la transacción ?

Cierra el 2° día hábil de cada mes la aplicación de material (m) en la transacción S_ALR_87003642

NO Revisa entre las dos transacciones (FS10N Y f.19) en donde esta la diferencia para analizarla, y corregirla

El saldo es elevado y correcto ?

Se realizo la corrección de las cuentas por pagar ?

SI

NO

Imprime la relación de los documentos contables que se generaron por el proceso

B

SI SI Verifica con cuentas por pagar que movimientos faltan por afectar de la recepción de las facturas de

NO

proveedores que disminuyen el saldo de la cuenta de compensación

Verifica en la transaccion FS10N el saldo que se tiene para generar el proceso

Integra en el archivo de SAP la columna de "documento de compras" para obtener el subtotal

Suprime el reporte para obtener únicamente el global por cada pedido para revisar los saldos

Revisa que el saldo de cada pedido sea un abono ?

NO

A

SI

Ingresa al pedido en el mismo reporte o en la transacción ME2N para identificar el problema.

SI

Suprime reporte por cada pedido para imprirlo como soporte de los movimientos

Checa que no mande ningún mensaje de error e imprimir el documento

Revisa la aplicación contable ?

NO

error


FIN

Genera proceso F.19 aplicando el recuadro "Generar contabilizaciones"

B

Ejecuta el archivo en test y esperar a que concluya y verificando que no de mensaje de

Integra todos los documentos y entregarlos para su archivo

de la cuenta por cada pedido

B

Entra en SAP en la transacción F.19 para realizar el análisis de los saldos por cada pedido de acuerdo al mes de cierre que corresponda

A

Imprime reporte definitivo de la transacción FS10N

B

Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Control de documentación para su clasificación digitalización y archivo

7. TIPO DE SERVICIO

Archivo de pólizas de cheque


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ÁREA

ÁREA

ÁREA

ÁREA

INICIO

Recibe relación de pólizas de cheque pagados del área de activos

Archiva de manera digital en la base de datos conforme al numero asignado en el escaneo, fecha, cuenta bancaria de la que fue expedido el cheque

Verifica que las relaciones estén completas ?

Archivo de respaldos en CD

NO Señala faltantes y regresa relacion de cheques pagados

Firma de recibido en cada una de las relaciones

FIN Archiva de manera consecutivo progresiva

Identifica que documentos fueron escaneados y guardados digitalmente y cuales solo fueron archivados sin ser escaneados

Revisa en la póliza de cheque documento srcinal número de póliza nombre del proveedor y los montos

Tiene IVA desglosado ?

Perfora la documentación conforme las argollas del lefort

Genera relación general de las pólizas de cheques pagados de forma consecutiva por el numero de cheque

SI

NO

A

Identifica en la caratula del CD el contenido de la información respaldada

Prepara el lefort identificando por escrito año, mes, cuenta bancaria y numero consecutivo

Coloca el lefort en los anaqueles de archivo físico clasificado por fechas y cuentas bancarias

Selecciona en el sistema de computo el programa de respaldo de información en CD

Ordena los documentos por numeración consecutiva y cuenta bancaria para su archivo físico

SI

Prepara en línea el escáner con la terminal computadora de uso de archivo

Genera archivo de respaldo en CD

Escanea documentos de manera individual asignándole un numero queal corresponde numero de cheque


Agosto 2014

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Pólizas de factoraje y transferencias


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ÁREA

ÁREA

ÁREA

Genera relación general de las transferencias y factorajes de forma consecutiva por el numero de documento

Selecciona en el sistema de computo el programa de respaldo de información En Cd

INICIO

Recibe pólizas de transferencia o factoraje del área de cuentas por pagar

Revisa en la póliza de transferencia o factoraje número de póliza, documento srcinal nombre del proveedor fecha de descuento e importe

Identifica que documentos fueron escaneados y guardados digitalmente

Genera respaldo en CD

Identifica en la caratula del CD el contenido de la información respaldada

Ordena los documentos por numeración consecutiva de factoraje o

Clasifica las pólizas de acuerdo al pago

trasferencia Archivo de respaldos en CD Prepara el lefort identificando por escrito año, mes transferencia o factoraje y numero consecutivo.

Prepara en línea el escáner con la terminal computadora de uso de archivo

Escanea documentos de manera individual asignándole un numero que corresponde al numero de transferencias o factoraje.

Perfora la documentación conforme las argollas de lefort

Archiva de manera consecutiva progresiva

Archiva de manera digital en la base de datos conforme al numero asignado en el escaneo, fecha, transferencia o factoraje.


Agosto 2014

FIN

Coloca el lefort en los anaqueles de archivo físico clasificado por fechas factoraje o transferencias

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Facturas fiscales


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ÁREA

ÁREA

ÁREA

Están bien las facturas?

Elabora carpeta para archivo de cada sección y centro operativo

INICIO

Recibe facturas fiscales en blanco y en srcinal del almacén general firmando de recibido en vale de salida

NO Señala errores o faltantes y notifica por escrito al centro o seccion

Revisa la numeración entregada para cada sección y centros operativos, fecha de vigencia de impresión y datos fiscales

Coteja que las facturas canceladas contengan todos los tantos en srcinal

es ? NO Realiza oficio al centro operativo o sección manifestando las inconsistencias encontradas en la factura recibiendo acuse de recibo

Resguarda las facturas fiscales, para su entrega a las secciones y centros operativos cuando lo solicitan por escrito

Captura en hoja de cálculo "facturas fiscales", los datos del nombre del usuario fecha de expedición, numero de factura, Importe

Recibe oficio de facturas fiscales expedidas o canceladas por las secciones y centros operativos

Agosto 2014

FIN

Tienen todos los datos correspondient

Clasifica por cada sección y centro operativo conforme a la numeración y serie


SI

Archiva por cada sección o centro operativo las facturas expedidas por numero consecutivo

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:




6. LÍDER DEL PROYECTO:

Gerente de Finanzas

7. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección S E8RV I CI O S

No . 1

2

1P0R. O C ED I M I E NT O S

D ENO M I NAC I Ó N

D E NO M I NAC I Ó N: Elaboracióndepresupuesto

No .

Anual

ControldelPresupuesto

01

PrepararsistemaSAPparacargadeinf ormación

DENOMINACIÓN

Determinarlametodología,políticasyformatos 02

Informar a las áreas del procedimiento

03

Apoyar a las áreas para el llen ado de los formatos

04

Evaluar los proyectos de inversión

05 06

Entregar el Anteproyecto operativo p or cada área Consolidar el ante proyecto de pr esupuesto del SIAPA

01

Abrirperiodo

Anual Operativo y de Inversión

02

Crearpos icionespre supuestales

03

Crear centros gestores

04

Crear fondos

05

Crear programas presupuestarios

06

Crear rango de números

07

Crear versión de presupuesto

08

Hacer derivaciones para programas presupuestarios

09

Verificar consistencia

01

Cargar información por centro gestor y posición presupuestal del Presupuesto Autorizado

02

Correr la reestructura de la carga de presupuesto

03

Revisar el Avance Financiero de los proyectos de inversión

04

Realizar revisiones mensuales del presupuesto ejercido vs. el autorizado.

3

ModificacionesalPresupuesto

Realizarlasmodif icacionesrespectoalos

01

ingresosyegresos

Revisarmetasdecobranza 02

Identificarahorrosdepartidasdeegresos

03

Identif icar ahorros en proyectos de inversión

04

Realizar tran sferencias entre centros gestores y posiciones presupuestales

Cierre de Ejercicio

4

Preparar sistema SAP para arrastre de

01

comprometidos

Determinar pasiv o para siguiente ejercicio

02

Determinarsolicitudesdepedidoypedidosremanente para el siguiente ejercicio

5

PlandeCostos

DeacuerdoalEstadodeResultadosProf orma

03

Realizarela rrastre

04

Verif icarc ifras

01

Definireltechopresupuestalparaelplandecostos 02

Realizar el reparto por centro y clase de costos

03

Cargar la información por centro y clase de costo

04

Realizar la revisión de los costos reales vs. el plan de costos mensual

6

Asistencia a l as unidades organizacionales delSIAPA

Asesoría para asegurar e l c umplimiento de las políticasestablecidas

01

Transferir p artidas de gasto entre centros gestores

02 03

Transf erirpartidasdegastoentreposicionespresupuestales Asesorar a las áreas en el cambio de proyectos de inversión

04

Asesorar e n sustitución de activ os

05

Asesorar en los procedimientos para la ad quisición de bienes y servicios

7

Recursos Financieros del fondo de ahorro

Administración de los Recursos

01

FOPSEP

Estados Financieros


Agosto 2014

REVISIÓN No.

Recibir documentación de alta y modificaciones préstamos 02

Realizar Baja como socio de caja de ahorro

03

Tramitar préstamos de a tasa baja de Fondo de Ahorro

04

Tramitar préstamos a tasa alta de Fondo de Ahorro

05

Recibir pagos anticipados

06

Afectar sistema de Nómina

01

00

Registrar Operaciones

02 03

Realizar Conciliaciones Bancarias Conciliar saldos de ahorro y préstamos

04

Emitir Estados Financieros

05

Repartir utilidades a los socios

VERSIÓN No.

01

H O JA: 1

DE : 1

Vr.07.01

Sistema Intermunicipal de los ServicIos de Agua Potable y Alcantarillado 1. DIRECCION:

Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Elaboración de presupuesto

7. TIPO DE SERVICIO: Anual

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9. PROCEDIMIENTO: Determinar la metodología, políticas y


10. No. 01

1.1 Revisa Jefe de Sección la m etodología actual

12. PUESTO Y/O AREA Jefe de Sección

1.2 Define Dirección de Finanzas si se continúa con la metodología actual, si es así pasa al punto 1.3, en caso contrario pasa al punto 1.9

formatos

13. INSUMO

14. SALIDA

Información Financiera Políticas actuales Formatos actuales

1.3 Analiza Jefe de Sección variables macroeconómicas

Modelo Tarifario

1.4 Analiza cierre de ejercicio actual 1.5 Establece parámetros en base al modelo tarifario 1.6 Define las políticas de presupuestación 1.7 Define los formatos 1.8 Elabora un manual de presupuestación 1.9 Presenta a Dirección General para su validación

Manual de

1.10 Redefine la metodología, políticas y formatos, si es así pasa al punto 2.1, en caso contrario regresa al punto 1.6 Informar a las áreas del

02

procedimiento

2.1 Determina el mecanismo de información de las áreas

Presupuestación

Jefe de Sección

2.2 Informa atravésdedocumentoa lasáreasel mecanismo del

Manual de Presupuestación

presupuesto

Calendario de Reuniones con Gerencias

2.3 Determina fecha para realizar reuniones con las áreas

Apoyar a las áreas para el llenado

03

de formatos

3.1 . Realiza reunión por Direccion para explicar detalladamente procedimiento

Jefe de Sección

Manual de Presupuestación

3.2 Revisa políticas de presupuestación

Gerencias

3.4 Explica con guía el llenado de formato de proyectos de inversión

04

4.1 Recibe Proyecto de Inversión de Gerencias

tos operativos y de inversión revisados por

3.3 Explica con guía el llenado de formato de presupuesto operativo

Evaluar los proyectos de inversión

Formatos de Presupues-

Jefe de Sección

Formatos de

4.2 Analiza Proyectos de Inversión

Evaluación de

4.3 Valida llenado de formatos, " Cuestionario, si es correcto pasa al punto 4.6, en caso contrario pasa al punto 4.4

Proyectos/ Hoja de cálculo "Banco de Proyectos"

4.4 Realiza recomendaciones 4.5 Envia al área solicitante y regresa al punto 4.1 4.6 Vacía información en hoja d e calculo " Banco de P royectos " 4.7 Evalúa en base a la metodología actual 4.8 Obtiene un índice valor Banco de Proyectos

4.9 Presenta al Comité de P resupuestación

Entregar el ateproyecto operativo

05

por cada área

Jefe de Sección

5.1 Recibe anteproyecto operativo por cada área 5.2 Analiza anteproyecto

Formato de Presupuesto

5.3 Valida el techo presupuestal, " Presupuesto operativo, si es correcto pasa al punto 5.6, en caso contrario pasa al punto 5.4

Operativo

5.4 Revisa justificaciones 5.5 Envía al área solicitante y regresa al punto 5.1

Anteproyecto de

5.6 Integra al presupuesto global operativo

Consolidar el anteproyecto de presupuesto del SIAPA

06

PresupuestoOperativo

6.1 Vacía información en hoja d e cálculo "Presupuesto Operativo"

Jefe de Sección

Anteproyectos de

6.2 Integra la propuesta de plantilla y su costo de personal

plantilla/ Hoja de cálculo

6.3 Integra los proyectos de inversión autorizados por el Comité de

"Presupuestooperativo"/

Presupuestación

Proyecto de inversión y

Anteproyecto de

servicio de deuda

Presupuesto SIAPA

6.4 Integra el servicio de deuda presupuestada 6.5 Presenta a la Dirección de Finanzas


ago-14

REV ISIÓNNo.

00

V ER SIÓNNo.

01

HOJ A: 1

D E: 1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Control del Presupuesto


Preparar sistema SAP para carga de información

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9. PROCEDIMIENTO: Abrir periodo


10. No. 01

12. PUESTO Y/O AREA

1.1. Ingresa al mandante 100 a la transacción FMIR

13. INSUMO

Jefe de Sección

14. SALIDA

Sistema SAP

1.2. Crea entrada nueva con datos del siguiente ejercicio fiscal 1.3. Manda transporte a productivo

Crear posiciones presupuestales

02

Creación ejercicio fiscal

2.1. Ingresa al mandante 300 a la transac ción FMCI_COPY_NEXT_YEAR

Jefe de Sección

Sistema SAP

2.2. Define la entidad CP 1000 y el ejercicio fiscal vigente del cual se desea realizar copia 2.3. Deshabilita en el sistema la opción "ejecución test"

Crear fondos

03

2.4. Ejecuta

Creación posiciones

2.5. Guarda

presupuestales

3.1 Define nuevos fondos

Jefe de Sección

Listado de fondos

Jefe de Sección

Proyectos autorizados

Jefe de Sección

Sistema SAP

3.2 Ingresa al mandante 100 y en el 300 a la transacción FM51 3.3 Libera fondos Creación de fondos Crear programas presupuestarios

04

4.1 Define proyectos de operación y de inversión 4.2 Ingresa al mandante 300 a la transacción FMMEASURE 4.3 Hace la derivaciones correspondientes

Creación de Prog. Presupuestarios Crear rango de números

05

5.1 Ingresa al mandante 300 a la transacción FMEDNR, FMLINR 5.2 Elige la opción "Modificar Intervalo"

Creación de

5.3 Copia cada línea modificando el ejercicio

Crear versión de presupuesto

06

rango de números

Jefe de Sección

6.1 Ingresa al mandante 100 a la transacción FMBOSTAT

Sistema SAP

6.2 Elige la opción "Entrada nueva con año fiscal nuevo"

Creación de

6.3 Graba cambios

versión

6.4 Manda el transporte Hacer derivaciones para programas

07

presupuestarios

Jefe de Sección

7.1 Identifica proyectos de inversión 7.2 dentifica proyecto de inversión con su estructura presupuestal

Listado de

7.3 Ingresa al mandante 100 y al 300 a la transacción FMDERIVER

Proyectos de Inversión

7.4 Captura el proyecto junto con su estructura presupuestal

Creación de las derivaciones de proyectos de inversión

Verificar Consistencia

08

8.1 Ingresa al mandante 100 a la transacción SPRO seguir la ruta anexa

Jefe de Sección

Sistema SAP

8.2 Selecciona línea del ejercicio anterior

Consistencias verificadas

8.3 Realiza Copia 8.4 Cambia de Ejercicio 8.5 Guarda cambios 8.6 Hace el Transporte


ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O J A :1

DE :1

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:


DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS 4. NOMBRE DEL PROYECTO: 6. NOMBRE DEL SERVICIO:


7. TIPO DE SERVICIO:Anual


Operativo y de Inversión

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9.PR OCEDI MIEN T O: Cargar información por centro

11.D ESCR IPC IÓNDELAAC T IVID AD

10. No. 01

12.PUEST OY/ OAREA

1.1. Realiza el reparto por centro gestor y posición presupuestal en hoja de cálculo

gestoryposiciónpresupuestal

1.2.Conviertearchivoaformatodetexto

delPresupuestoAutorizado

1.3.IngresaalatransacciónFMBBC

HojadeCálculo

delpresupuesto

14.SAL IDA

Presupuesto

conrepartopresupuestal/

1.4. Captura con toda su estructura presupuestal

Correrlareestructuradelacarga

13.IN SU MO

Jefe de Sección

022.1.Ingresaenelmandante300alatransacciónFMAVCREINIT

JefedeSección

cargado en sistema

Sistema SAP

SAP

SistemaSAP

Presupuesto

2.2.Digitael Ejercicioareestructurar

Reestructurado

2.3. Marca opción "Ejecutar"

Revisarelavancefinancierodelos proyectos de inversión

3.1.AsignaelPresupuestoporProyecto 03

JefedeSección

SistemaSAP

Proyectos

3.2. Revisa el presupuesto comprometido del proyecto mensualmente

Presupuestal de

3.3. Revisa el presupuesto ejercido del proyecto mensualmente

Proyectos

3.4. Genera informe

Realizarrevisionesmensuales del presupuesto ejercido vs. autorizado

04 4.1.AsignaelPresupuestoOperativo 4.2. Revisa el presupuesto comprometido operativo mensualmente

JefedeSección

Presupuesto Autorizado, comprometido

(FMRP_RW_

BUDCON)

yejercido. .

Reporte mensual depresupuesto

Sistema SAP

4.3. . . Revisa el presupuesto operativo mensualmente 4.4. Genera informe


ago-14

R EV ISIÓNNo.

00

V ER SIÓNNo.

01

H OJ A: 1

D E: 1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Modificaciones al presupuesto

7. TIPO DE SERVICIO: Realizar

las modificaciones respecto a los

ingresos y egresos 8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9.PROCE DIM IENT O: Revisarmetasdecobranza

11 .DE S CRIPCIÓNDELAACTIV IDA D

10. No.

1 2 .PUE ST OY/OARE A

01 1.1.Determinalasmetasdecobranzamensuales

1 3 .INSUM O

JefedeSección

1 4 .S ALIDA

Presupuestode

1.2.Entraalmandante300enlatransacciónZCA_INGCONC

Cobranza

1.3. Consulta la cobranza del mes

Reporte de Cobranza

1.4. Revisa las variaciones

Reporte de Variaciones

Real

de metas de cobranza

1.5. Envia la información a la Dirección Comercial y a la Dirección Técnica

Identificar Ahorros de partidas de

02

egresos

2.1. Entra a la transacción FMRP_RW_BUDCON para verificar el presupuesto comprometido contra elautorizado

Jefe de Sección/

Sistema SAP


2.2. Verifica que se hayan realizado todas las compras del año, si excede, pasa al punto 2.3. de lo contrario regresa al punto 2.1. 2.3. Revisa si la partida global no excede al presupuesto autorizado, si es positivo pasa al punto 2.5, de lo contrario, se pasa al 2.4. 2.4. Pide autorización al Consejo una vez que se identificaron los ahorros y los

Presupuesto

faltantes

Autorizado Modificado

2.5. Realiza transferencia de la partida con ahorro a la partida con insuficiencia

Identifacar Ahorros en proyectos

03

deinversión

3.1. Verif ica en la transacción FMRP_RW_BUDCON, el presupuesto c omprometido contraelautorizadodelosproyectosdeinversión

Jefe de Sección/

Sistema SAP

GerentedeFinanzas

3.2. Verificar que se haya concluído el proyecto. Si esto es así, pasa al punto 3.3. de lo contrario se regresa al punto 3.1. 3.3. Verifica el costo del proyecto,Si el proyecto fue menor al presupuesto autorizado, pasa al punto 3.5. de lo contrario, pasa al siguiente punto 3.4. Pide autorización al Consejo para modificar los montos de los proyectos

Presupuesto de Proyectos

incluir onuevos

Autorizado Modificado

3.5. Hace la transferencia de un proyecto con ahorro a otro con insuficiencia

Realizar transferencias entre centros gestores y posiciones presupuestales

04

4.1. Recibe a través de correo SAP petición de transferencia

Jefe de Sección

4.2. Verifica la viabilidad de la petición, si es viable, pasa al punto 4.5 en caso contrario pasa al punto 4.3

Sistema SAP

4.3. Rechaza solicitud, haciendo recomendación al área solicitante para que

Transferencias

modifique su solicitud

de presupuesto

4.4 Hace recomendación al área solicitante para que modifique su solicitud 4.5. Entra a la transacción FMBBC 4.6. Realiza transferencia 4.7. Confirma al área de que su solicitud fue aceptada,


ago-14

RE VIS IÓNNo.

00

V E RS IÓNNo.

01

HOJA:1

DE :1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cierre de Ejercicio


Preparar sistema SAP para arrastre de comprometidos

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .PROCEDIM IENTO: Determinarpasivoparasiguiente

1 1 .DE SCRIPCIÓNDELAACT IV IDAD

10. No.

1 2 .PUES TOY/ OAREA

011.1.Cierraelejerciciof iscal

ejercicio

JefedeSección

1 3 .INS UMO

1 4 .SA LIDA

SAP

1.2.IngresaalatransacciónFBL1N 1.3. Determina el pasivo del ejercicio anterior

Pasivo ejercicio actual

1.3. Identifica el folio de los documentos a transferir al si guiente ejercicio 1.4. Captura en la transacción FMJ2 los documentos 1.5. Ejecuta el arrastre Determinarsolicitudesdepedidoy

02 2.1.IngresaalatransacciónFMRP_RW_BUDCON

pedidos remanentes

2.2. Elige el importe total comprometido

paraelsi guienteejercicio

2.3. Eligel asp artidasi ndividuales

Jef edeSección

SAP

2.4. Filtra solicitudes de pedido y pedidos

Remanente de solicitudes

2.5. Revisa importe y folio de los documentos

pedido y pedidos

2.6. Exporta a excel folio de documentos

Hacerelarrastre

03 3.1.IngresaalatransacciónFMJ2

Jef edeSección

SAP

3.2. Captura los documentos de pasivo, de solicitudes de pedido y pedido a transferir 3.3. Ejecuta en "test" para revisión de errores

Arraste de documentos ejercicio

3.4. Identifica errores

anterior

3.5. . . Corrige errores 3.6. . . Ejecutar en f ormato real

Verif icarc if ras

04

4.1.I ngresaa lat ransacciónFMRP_RW_BUDCON" presupuestoejercicio

Jef edeS ección

SAP

fiscal próximo" 4.2. Elige el importe total comprometido 4.3. Elige las partidas individuales

Cifras

4.4. Verifica contra las partidas que se debieron arrastrar

verificadas

4.5. Realiza ajuste para carga de presupuesto autorizado


ago-14

REV IS IÓNNo.

00

V ERSIÓNNo.

01

HOJA:1

D E: 1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:


DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS 4. NOMBRE DEL PROYECTO: 6. NOMBRE DEL SERVICIO:



Plan de Costos

De acuerdo al Estado de Resultados Proforma

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9.PROCEDIMIENT O:

Definir techopresupuestal para

11.D ESCR IPC IÓNDELAAC T IVID AD

10. No.

01

plandecostos

1 2.PU EST OY/ OAREA

1.1. ObtienedelaSección deContabilidad el EstadodeResultados p roforma

JefedeSección

13.INSUM O

14.SALI DA

SAP

Metasde gastospor

paraelejerciciosiguiente

concepto

1.2. Establece metas de facturación 1.3. Establece metas de gastos por concepto Realizar el repartopor centroy clase de costo

02 2.1. Preparahojade cálculoenbaseal historial parael repartoconforme a

AnalistadeContabilidad

porcentajes planes o de trabajo de oproducción

Archivodetextolisto SAP

para cargarse en sap

2.2. Revisa contra el presupuesto total 2.3. Prepara el archivo como hoja de texto con nombre "plan cecos.txt"

Cargarlainformaciónporcentro

03 3.1.Ingresaalmandante300,versiónenInglésopciónEN

yclasedecosto

AnalistadeContabilidad

SAP

plandecostos

3.2.IngresaalatransacciónLSMW

cargado en el SAP

3.3. Carga el archivo "plan cecos.txt" en el SAP "ver anexo No. X"

Realizar revisión la real del vs el plan de costos mensual

04

Analista de Contabilidad

4.1. Ingresa a la transacción S_ALR_87013611

SAP Variaciones mayores al 10% revisadas

4.2. Emite el informe en SAP conforme al periodo a revisar 4.3. . . Si existen variaciones ma ores al 10%,, notifica a las áreas


ago-14

REV ISIÓNNo.

00

V ER SIÓNNo.

01

H OJ A: 1

D E: 1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Asistencia a las unidades organizacionales del SIAPA

7. TIPO DE SERVICIO: Asesoría

para asegurar el cumplimiento

de las políticas establecidas 8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .PROCE DIM IE NT O:

1 1.DES CRIPCIÓNDELAACTIV IDA D

10. No.

1 2 .PUES T OY/ OA RE A

1 3 .I NS UM O

1 4.S ALIDA

Jefe de Sección Transferir presupuesto de partidas

01

1.1. Recibe solicitud a través de correo SAP la transferencia entre centros gestores

Sistema SAP

1.2. Verifica la viabilidad de la solicitud, si es viable pasa al punto 1.3 en caso contrario pasa al punto 1.5

de gasto entre centros gestores

Recomendación a área o confirmación de

1.3. Entra a la transacción FMBBC para realizar la transferencia

su solicitud.

1.4. Confirma al área que su solicitud fue aceptada 1.5. Hace una recomendación al área para que revise su solicitud

Transf erencia de partidasentre

02

posiciones presupuestales

2.1. Recibe solicitud a t ravésde c orreo S AP la transf erencia entre posiciones

Jefe de S ección

presupuestales

Sistema SAP

Recomendación a

2.2. Verifica la viabilidad de la transferencia solicitada, si es viable pasa al punto 2.3. en caso contrario pasa al punto 2.5

área o confirmación de su solicitud.

2.3 Entra a la transacción FMBBC, se realiza la transferencia 2.4 Se confirma al área de que su solicitud f ue aceptada 2.5 Hace una recomendación al área para que revise su solicitud Sustitucióndeactivos

03

3.1.DeterminaelProgramadeSustitucióndeActivos

Jef edeSección Hoja de Cálculo con

3.2. Recibe la solicitud de cambio de un activo autorizado por otro no contemplado

3.3. Verifica viabilidad, si es asi, pasa al punto 3.4, en caso contrario pasa al Punto 3.6

control de números de activo

3.4.Hace elcambio de activo se y le da unnúmero

Cambio de Activo

autorizado poruno no

3.5. Confirma al área de que su solicitud fue aceptada

contemplado

3.6. Hace una recomendación al área de que revise su solicitud Asesorar en el procedimiento para la adquisición de bienes y servicios

04

Jefe de Sección

4.1 Revisa la posición presupuestal a afectar

4.2. Verifica el procedimiento de la compra de un bien o servicio si es por procedimiento de solicitud de pedido pasa al punto 4.3, si es por vale de caja pasa al punto 4.4

Sistema Sap Adquisición de bien o

4.3 Canaliza al Departamento de Adquisiciones

servicio

4.4 Canaliza a la Sección de Contabilidad para que le otorguen el vale de caja


ago-14

REV ISI ÓNNo.

00

V ERSIÓNNo.

01

HOJA :1

DE :1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Recursos Financieros del fondo de ahorro FOPSEP



8. RESPONSABLE DEL SERVICIO:Jefe de Sección 9 .PROCEDIM IENTO:

1 1 .DES CRIPCIÓNDELAA CT IVIDAD

10. No.

1 2 .PUES T OY/ OA RE A

1 3 .INS UM O

1 4 .SA LIDA

Asistente de Caja Recibir documentación de altas y

01

1.1. Recibe solicitud de alta y modific aciones de ahorro

Formatos de alta y

1.2. Verifica que la solicitud sea correcta, si es así pasa al punto no.1.3. , de lo contrario regresa al punto no. 1.1

modificaciones al ahorro

modificación

1.3.Realizaelmovimientodentrodelsistemadenómina

Altaomodif icación

para que se refleje en l a siguiente quincena

Baja como socio de caja de ahorro

02

en el ahorro

2.1. Recibe solicitud de baja

Asistente de Caja

2.2. Revisa que el ahorro del socio sea mayor a sus adeudos así como que no esté respondiendo como aval en el préstamo de otro socio, si esto es así pasa al punto 2.5, de lo contrario pasa al punto 2.3

Carta de Baja como socio Sistema SAP

Baja de la caja de ahorro

2.3.Rechaza la baja hasta que se lleve a cabo el pago del adeudo 2.4.Recibe pago del adeudo 2.5.Llena una carta de baja con los datos del cliente conteniendo su saldo 2.6. Da de baja su adeudo y ahorro así como antigüedad de la persona en el sistema 2.7. Envía baja a la Sección de Prestaciones del Depto de Recursos Humanos informando de la baja . . 2.8.Elabora recibo de pago para socio 2.9. . . Elabora cheque 2.10. Entrega Cheque 2.11. Recaba firma de recibo

Tramitar préstamosdel Fondo de

03 3.1. Recibe solicitud de préstamo a tasa baja por parte del socio

Asistente de Caja

Hoja de Cálculo

3.2. Revisa que cumpla con los requisitos básicos establecidos Si procede pasa al punto 3.3, en caso contrario pasa al punto 3.12 3.3. Revisa si cuenta con adeudo, si es asi pasa al punto 3.4 en caso contrario pasa al punto 3.5. 3.4. Reestructura el adeudo siempre y cuanto tenga pagado al menos el 50% del monto de préstamo, de lo contrario pasa al punto 3.12

Ahorro a Tasa Baja

de control FOPSEP Listados con préstamos otorgados

3.5. Calcula el i mporte y condiciones de préstamo 3.6. Envía solicitud a Jefe de Recursos Humanos 3.7. Recaba Firma del socio 3.8. Registra en hoja de cálculo para asignarle un número de folio 3.9. Elabora pagaré 3.10. Elabora depósito bancario electrónico 3.11. Emite Listados 3.12 Rechaza solicitud Tramitarpréstamosdetasaalta

04 4.1.Recibesolicituddepréstamoatasaalta

AsistentedeCaja

HojadeCálculo

4.2. Verifica que no esté sobregirado y la capacidad de pago para determinar importe de préstamo y pasa al punto 4.3, en caso contrario pasa al punto 3.12

(fondorevolvente)

de control FOPSEP Listados con préstamos otorgados

4.3. Recaba firma del socio 4.4. Entrega efectivo al socio 4.5. Emite el listado

Recibirpagosanticipados

05 5.1.Recibepagoenventanilla

AsistentedeCaja

Hoja de Cálculo

5.2. Elabora recibo

control de FOPSEP

5.3. Aplica en sistema

Depósito bancario de

5.4. Envía depósito Banco a

Afectar sistema de Nómina

06

pago anticipado

6.1. Ingresa al Sistema SAP

Asistente de Caja

Sistema SAP

6.2. Capturar los movimientos en el infotipo 45

Reporte de deudores con afectación a nómina

6.3. Emite Reportes


ago-14

REV IS IÓNNo.

00

V ERSIÓNNo.

01

HOJA:1

DE :1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO:Estados

Financieros FOPSEP

8. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Jefe de Sección 9 .PROCEDIMI ENTO:

Registrodeoperaciones

10. No.

11 .DE S CRIPCIÓNDELAACTIV IDA D

1 2 .PUE ST OY/ OAREA

01 1.1. Recabainf ormacióndemovimientosdelmes

1 3 .INS UM O

AsistentedeCaja

1 4 .S ALIDA

Inf ormacióngenerada

1.2.Registraenhojadecálculotodoslosmovimientos

HojadeTrabajodelmes

enelmesyHojade

1.3.Archivasoportederegistroseinformación

actualizada

CálculodeControl FOPSEP

Realizar conciliaciones bancarias

02

2.1. Obtiene Estados de Cuenta Bancarios 2.2. Realiza los registros c ontables correspondientes a bancos

Asistente de Caja

Información generada

2.3.ConcilialossaldoscontablescontralosEstadosdeCuentaBancarios

enelmesyHojade

2.4.Identif icadif erenciasporchequesentránsitoyotros

Conciliacionesbancarias delmes

CálculodeControl

2.5.Elaboraelf ormatodeconciliaciónbancaria

FOPSEP

2.6. Realiza las correcciones contables o en con el Banco Conciliar saldos de ahorro y

03

préstamos

3.1. Emite listados de ahorro y préstamos una vez capturados en el sistema 3.2. E laboralosregistroscontablescorrespondientes

AsistentedeCaja

Inf ormacióngenerada

3.3.Emitelistadosdeloef ectivamentecobradoennómina

Conciliaciónentre

enelmesyHojade

3.4.Realizalascorreccionescontables

los saldos de ahorro y

CálculodeControl

préstamos

FOPSEP Emitir Estados Financieros

04

4.1. . . Registra operaciones 4.2. Elabora conciliaciones bancarias, de ahorro y de préstamos, intereses

Asistente de Caja

Información generada

4.3. Realiza correcciones

en el mes y Hoja de

4.4. Emite Estado de Resultados y Balance General

Cálculo de Control

Repartir utilidades a los socios

05

Balance General

5.1. Genera Estado de Resultados mensual y acumulado 5.2. Establece la utilidad mensual por intereses de préstamos e inversiones

Asistente de Caja

Información generada en el mes y Hoja de

5.3. Emite el saldo del ahorro por socio mensual del mes anterior más ahorro del mes menos bajas de ahorro

Cálculo de Control

5.4.Obtieneunf actordelautilidadentreeltotaldelahorro

FOPSEP

Reparto de utilidades

5.5. Multiplica f actor por el ahorro 5.6. Realiza el procedimiento cada mes 5.7. Suma cada mes para sacar la totalidad del interés del periodo a repartir


Estado de Resultados

FOPSEP

4.5. Turna al Jefe de Sección

ago-14

REV ISIÓNNo.

los asocios de la caja

00

V ERSIÓNNo.

01

HOJA :1

D E: 1

Vr.07.01 . .


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:



Manual de Procedimiento


Presupuesto

7. TIPO DE SERVICIO

Anual


JEFE DE DIRECTOR DE SECCIÓN Y FINANZAS Y JEFE GERENTE DE DE SECCION

JEFE DE SECCIÓN Y

JEFE DE DIRECTOR DE SECCIÓN Y GERENTE DE

DIRECTOR DE

GERENTE DIRECTORDE DE FINANZAS FINANZAS

FINANZAS

JEFE DE SECCIÓN

FINANZAS Y JEFE

FINANZAS JEFE GERENTEY DE DE SECCION

DE SECCION

FINANZAS

FINANZAS

Analiza variables macroeconómicas

Informa a través de documento a las áreas el mecanismo del presupuesto

Analiza cierre de ejercicio actual

Determina fecha para realizar reuniones con las áreas

JEFE DE SECCION

INICIO

Revisa Jefedede Revisa Jefe Sección Seccióncon conel Gerente de Director la Finanzas la metodología metodología actual

¿Continúa metodología actual?

NO

A SI

Realiza reunión Realiza reunión conGerencia Director para por para explicar explicar detalladamente detalladamente procedimiento procedimiento

Revisa políticas de presupuestación

Establece parámetros en base a modelo tarifario

Explica con guía el llenado de formato de presupuesto operativo

B

Define las políticas de presupuestación

Explica con guía el llenado de formato de proyectos de inversión

Define los formatos

1 Elabora Manual de Presupuestación A Presenta Presentaaa Dirección General Director para su paraevaluación su validación

¿Redefine políticas, metodologías y formatos?

NO

B

SI Determina el mecanismo de información de las áreas


ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Presupuesto

7. TIPO DE SERVICIO

Anual


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DEDE DIRECTOR SECCIÓN Y GERENTE DE SECCION FINANZAS

JEFE DE SECCIÓN

Recibe anteproyecto operativo por cada área

Vacía información en hoja de cálculo "Presupuesto Operativo"

Analiza anteproyecto

Integra la propuesta de plantilla y su costo de personal

FINANZAS Y JEFE DE

1

D Recibe proyecto de Recibe proyecto deInversión inversión de de Gerencias Dirección

F Analiza proyectos de Inversión

¿Es correcto el llenado del cuestionario?

NO

Es correcto Techo Presupuestal?

C

SI

NO

Integra los proyectos de inversión autorizados por el Comité de Presupuestación

E

SI

Vacía información en hoja de cálculo

Integra al presupuesto global operativo

“Banco de Proyectos”

Integra el servicio de deuda presupuestada

Evalúa en base a metodología actual

Presenta aalala Presenta Gerencia de Dirección de Finanzas Finanzas

E Obtiene un índice valor

FIN Revisa justificaciones y envía al área solicitante

Presenta al Comité de Presupuestación F

C

Realiza recomendaciones y envía al área solicitante

D 10. FECHA DE ELABORACIÓN:

ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Preparar sistema SAP para carga de información


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

Ingresa al mandante 100 a la transacción FMIR

Libera fondos

Graba cambios

Guarda cambios

Crea entrada nueva con datos del siguiente ejercicio fiscal

Define proyectos de operación y de inversión

Manda el transporte

Hace el Transporte

Manda transporte a productivo

Ingresa al mandante 300 a la transacción FMMEASURE

Identifica proyectos de inversión

FIN

Ingresa al mandante 300 a la transacción FMCI_COPY_NE XT_YEAR

derivaciones correspondientes

INICIO

Define la entidad CP 1000 y el ejercicio fiscal vigente del cual se desea realizar copia

Deshabilita en el sistema la opción "ejecución test"

Ejecuta y guarda

Define nuevos fondos

Ingresa al mandante 100 y en el 300 a la transacción FM51


dentifica proyecto de inversión con su estructura presupuestal

Hace la

ago-14

Ingresa al mandante 300 a la transacción FMEDNR, FMLINR

Ingresa al mandante 100 y al 300 a la transacción FMDERIVER

Elige la opción "Modificar Intervalo"

Captura el proyecto junto con su estructura presupuestal

Copia cada línea modificando el ejercicio

Ingresa al mandante 100 a la transacción SPRO seguir la ruta anexa

Ingresa al mandante 100 a la transacción FMBOSTAT

Selecciona línea del ejercicio anterior

Elige la opción "Entrada nueva con año fiscal nuevo"

Copia y Cambia de Ejercicio

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Anual Operativo y de Inversión


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

INICIO

Realiza el reparto por centro gestor y posición presupuestal en hoja de cálculo

Revisa el presupuesto ejercido del proyecto mensualmente

Convierte archivo a formato de texto

Genera informe

Ingresa a la transacción FMBBC

Asigna el Presupuesto Operativo

Captura con toda

Revisa el

su estructura presupuestal

presupuesto comprometido operativo mensualmente (FMRP_RW_BUD CON)

Ingresa en el mandante 300 a la transacción FMAVCREINIT

Revisa el presupuesto operativo mensualmente

Digita el Ejercicio a reestructurar Genera informe

Marca opción "Ejecutar" FIN

Asigna el Presupuesto por Proyecto

Revisa el presupuesto comprometido del proyecto mensualmente


ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Modificaciones al presupuesto

Realizar las modificaciones respecto a los ingresos y egresos

7. TIPO DE SERVICIO


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

Entra a la transacción FMRP_RW_BUD CON para verificar el presupuesto comprometido contra el autorizado

Verifica en la transacción FMRP_RW_BUD CON, el presupuesto comprometido contra el autorizado de los proyectos de inversión

Director de GERENTE DE FINANZAS Finanzas

INICIO

Determina las metas de cobranza mensuales

Entra al mandante 300 en la transacción ZCA_INGCONC

A

¿Exceden las compras del año?

C

NO

B

Pide autorización al Consejo una vez que se identificaron los ahorros y los faltantes

A ¿Se concluyó el proyecto?

Consulta la cobranza del mes

NO

C

D

NO

D

Pide autorización al Consejo para modificar los montos de los proyectos o incluir nuevos

NO

E

SI SI ¿Se excede la partida global?

Revisa las variaciones

NO

B

¿El costo del proyecto es menor?

SI Hace la transferencia de un proyecto con ahorro a otro con insuficiencia

Realiza transferencia de la partida con ahorro a la partida con insuficiencia

Envia la Envía la información a la información a llas Gerencia Direcciones Comercial y a la Comercial Técnica y Técnica Gerencia

Recibe a través de correo SAP petición de transferencia

Realiza transferencia de la partida con ahorro a la partida con insuficiencia

E

¿Es viable la petición realizada?

Rechaza solicitud, haciendo recomendación al área solicitante para que modifique su solicitud

SI Entra a la transacción FMBBC

Hace recomendación al área solicitante para que

Realiza transferencia

modifique su solicitud

Confirma al área de que su solicitud fue aceptada, 10. FECHA DE ELABORACIÓN:

ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

FIN

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Cierre de Ejercicio

Preparar sistema SAP para arrastre de comprometidos

7. TIPO DE SERVICIO


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

Cierra el ejercicio fiscal

Elige las partidas individuales

Corrige errores

Ingresa a la transacción FBL1N

Filtra solicitudes de pedido y pedidos

Ejecutar en formato real

Determina el pasivo del ejercicio anterior

Revisa importe y folio de los documentos

Identifica el folio de los documentos a transferir al siguiente ejercicio

Exporta a excel folio de documentos

Captura en la transacción FMJ2 los documentos

Ingresa a la transacción FMJ2

INICIO

Ingresa a la transacción FMRP_RW_BUD CON

REVISIÓN No.

Elige las partidas individuales

Verifica contra las partidas que se debieron arrastrar

errores

Realiza ajuste para carga de presupuesto autorizado

Identifica errores

FIN

Ejecuta en "test" para revisión de

Elige el importe total comprometido ago-14

Elige el importe total comprometido

Captura los documentos de pasivo, de solicitudes de pedido y pedido a transferir

Ejecuta el arrastre


Ingresa a la transacción FMRP_RW_BUD CON "presupuesto ejercicio fiscal próximo"

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Plan de Costos

7. TIPO DE SERVICIO

De acuerdo al Estado de Resultados Proforma


JEFE DE

ANALISTA DE

ANALISTA DE

SECCIÓN

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Prepara hoja de cálculo en base al historial para el reparto conforme a porcentajes o planes de trabajo o de producción

Emite el informe en SAP conforme al periodo a revisar

INICIO

Obtiene de la Sección de Contabilidad el Estado de Resultados proforma para el ejercicio siguiente

Establece metas de facturación

Revisa contra el presupuesto total

Establece metas de gastos por concepto

Prepara el archivo como hoja de texto con nombre "plan cecos.txt"

Si existen variaciones mayores al 10%, notifica a las áreas

FIN

Ingresa al mandante 300, versión en Inglés opción EN

Ingresa a la transacción LSMW

Carga el archivo "plan cecos.txt" en el SAP "ver anexo No. X"

Ingresa a la transacción S_ALR_87013611


ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:





Asistencia a las unidades organizacionales del SIAPA

7. TIPO DE SERVICIO

Asesoría para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas


JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE SECCIÓN

Se confirma al área de que su solicitud fue aceptada

B

Determina el Programa de Sustitución de Activos

Canaliza a la Sección de Contabilidad para que le otorguen el vale de caja

INICIO

Recibe solicitud a través de correo SAP la transferencia entre centros gestores

¿Es viable la solicitud?

NO

A

SI Entra a la transacción FMBBC para realizar la transferencia

Hace la solicitud de cambio de un activo autorizado por otro no contemplado

Confirma al área que su solicitud fue aceptada

¿Es viable la solicitud?

NO

A

NO

B

SI Recibe solicitud a través de correo SAP la transferencia entre posiciones presupuestales

¿Es viable la transferencia?

Hace el cambio de activo y se le da un número

NO

A

Confirma al área de que su solicitud fue aceptada

SI Entra a la transacción FMBBC, se realiza la transferencia

Revisa la posición presupuestal a afectar

¿Es solicitud de pedido? A SI Hace una recomendación al área para que revise su solicitud 10. FECHA DE ELABORACIÓN:

ago-14

Canaliza al Departamento de Adquisiciones REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

FIN

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE CAJA

ASISTENTE DE CAJA

ASISTENTE DE CAJA

ASISTENTE DE CAJA

.Elabora recibo de pago para socio

Envía solicitud a Envía solicitud a la Subdirección Jefe de Recursos de Recursos Humanos Humanos

Entrega efectivo al socio

Elabora cheque

Recaba Firma del socio

Emite el listado

Entrega Cheque

Registra en hoja de cálculo para asignarle un número de folio

Recibe pago en ventanilla

INICIO

A Recibe solicitud de alta y modificaciones de ahorro

¿Es correcta la solicitud?

NO

A

SI Realiza el movimiento dentro del sistema de nómina para que se refleje en la siguiente quincena

Recaba firma de

Elabora recibo y

Elabora pagaré

recibo

aplica en sistema

Recibe solicitud de baja

¿El ahorro es mayor al adeudo?

NO

B

Recibe solicitud de préstamo a tasa baja por parte del socio

¿Cumple con requisitos? Llena una carta de baja con los datos del cliente conteniendo su saldo

NO

C

NO

D

Emite Listados

Capturar los movimientos en el infotipo 45

Recibe solicitud de préstamo a tasa alta

Emite Reportes

SI

¿Cuenta con adeudo?

Da de baja su adeudo y ahorro así como antigüedad de la persona en el sistema

SI

¿Reestructura el adeudo si cuenta con el 50% pagado del préstamo?

Envía Envíabaja Bajaa ala Sección de lPrestacionesdel de Prestaciones la Subdirección Departamento de de Recursos Recursos Humanos Humanos informando delala informando de baja


Envía depósito a Banco Ingresa al Sistema SAP

Elabora depósito bancario electrónico

NO

C

¿Se encuentra sobregirado?

SI

C

FIN

NO SI

D Recaba firma del socio

Calcula el importe y condiciones de préstamo

ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

1

01

H O JA1:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO



ASISTENTE DE CAJA

1

B

Rechaza la baja hasta que se lleve a cabo el pago del adeudo

Recibe pago del adeudo

C

Rechaza solicitud


ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA2:

DE2:

Vr.07.01


Finanzas

2. SUBDIRECCION:

Tesorería

3. SECCIÓN:






7. TIPO DE SERVICIO

Estados Financieros FOPSEP


ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

ASISTENTE DE

CAJA

CAJA

CAJA

CAJA

Realiza las correcciones contables o en con el Banco

Emite Estado de Resultados y Balance General

Realiza el procedimiento cada mes

Emite listados de ahorro y préstamos una vez capturados en el sistema

Turna al Jefe de Sección

Archiva soporte de registros e información

Elabora los registros contables correspondientes

Genera Estado de Resultados mensual y acumulado

Obtiene Estados de Cuenta Bancarios

Emite listados de lo efectivamente cobrado en nómina

Establece la utilidad mensual por intereses de préstamos e inversiones

Realiza los registros contables correspondientes a bancos

Realiza las correcciones contables

Concilia los saldos contables contra los Estados de Cuenta Bancarios

Registra operaciones

INICIO

Recaba información de movimientos del mes

Registra en hoja de cálculo todos los movimientos

FIN

Emite el saldo del ahorro por socio mensual del mes anterior más ahorro del mes menos bajas de ahorro

Obtiene un factor de la utilidad entre el total del ahorro Elabora conciliaciones bancarias, de ahorro y de préstamos, intereses

Identifica diferencias por cheques en tránsito y otros

Elabora el formato de conciliación bancaria


Suma cada mes para sacar la totalidad del interés del periodo a repartir

Multiplica factor por el ahorro

Realiza correcciones

ago-14

REVISIÓN No.

00

VERSIÓN No.

01

H O JA1:

DE1:

Vr.07.01

Flujo de procesos Financieros en SAP.pdf

Recommend Documents