Organización y Sistemas Contables
TEMA 2: FUNCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar llevar a cabo cabo el trabaj trabajo o de los emplea empleados dos.. Exist Existen en básicame básicamente nte dos tipos tipos de decisiones decisiones que llevan a cabo los empleados empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, primera, se requiere de un mayor conocimiento conocimiento tanto tanto del funcio funcionam namien iento to operat operativo ivo como como de criter criterios ios solida solidamen mente te adquiri adquiridos dos en el desempeño desempeño del caro. !eneralment !eneralmentee las decisiones decisiones no rutinarias, rutinarias, no son susceptibles susceptibles de estandari"ación. El seundo tipo de decisiones, las rutinarias, rutinarias, son totalmente totalmente factibles de que sean estandari"adas, con el objeto de que la compañ#a no vea improvisada su acción ante $ec$os de la misma naturale"a. %na empresa establece procedimientos a seuir, para reular la actuación de todos los empleados. empleados. &os procedimien procedimientos tos son aplicables aplicables por lo eneral a las decisiones decisiones de tipo rutina rutinario rio.. &os procedim procedimien ientos tos contable contabless son todas las activida actividades des que reali" reali"an an los emplead empleados os del depart departame amento nto de contabi contabilid lidad ad y que están están soport soportado adoss por difere diferente ntess conocim conocimien ientos tos y teor#a teor#a de la profes profesión ión contable. contable. &os procedim procedimien ientos tos se estand estandari ari"an "an básicamente por las siuientes ra"ones: 'onsistencia en la actuación ante situaciones similares (elamentación de la actuación de los empleados )euridad de la eficiencia de todos los procesos
El objetivo final siempre será funcionara con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES. &a ora orani ni"a "aci ción ón admi admini nist stra rati tiva va en una comp compañ añ#a #a puede puede esta establ blec ecer erse se a trav trav*s *s de la clasificación de los procedimientos en dos rupos: +. Proced Procedimi imient entos os contabl contables es . Proced Procedimi imient entos os no contab contables les
Procedimiento cont!"#e. )on todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utili"an para el rei reist stro ro de las las tran transa sacc ccio iones nes u opera operaci cion ones es que real reali" i"aa la empr empres esaa en los los libr libros os de contabilidad. Alunos ejemplos de procedimientos contables son los siuientes: (ecepción de inventarios -entas de productos abricación de productos (eistro de estimaciones
CP. Carlos Palacios
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Organización y Sistemas Contables /estrucción de inventarios
En la siuiente tabla se muestras alunas cuentas de los estados financieros y los procedimientos que se pueden utili"ar para los reistros de las transacciones. Principales procedimientos aplicables para algunas cuentas de los estados financieros. Rubro/Cuenta Caja Bancos Fondos fijos Cuentas por cobrar
1. 2. 3. 4. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 1.
"nersiones temporales
2. 1. 2.
"nentarios
3. 4. $. %. 1. 1. 2. 3. 4.
Prepagos &ctios fijos
Cuentas por pagar
Prestamos bancarios "mpuestos pagar
$. %. (. 1. 2.
3. 1. 2. por 1. 2.
Procedimiento aplicable Procedimiento para el registro de los desembolsos realizados por caja Procedimiento de arqueo de caja Procedimiento para autorización de desembolsos Procedimiento para transferencia de fondos Procedimiento para el reembolso de fondo Procedimiento para el pago de gastos por el fondo Procedimiento para registrar entas a cr!dito Procedimiento para arqueo de cuentas por cobrar Procedimiento para registrar cuentas por cobrar descontados en bancos Procedimiento para registro del cobro Procedimiento para aplicar la regla de costo o mercado el mas bajo a las inersiones Procedimiento para compra # enta de inersiones temporales Procedimiento para registrar las entradas de materia prima al almac!n Procedimiento para contabilizar las transferencias de materia primar entre almacenes Procedimiento para registrar las transferencias de materia prima a la producción Procedimiento para registrar la terminación de productos Procedimiento para aluar los inentarios de materia prima Procedimiento para registrar los inentarios en transito Procedimiento para el registro de los gastos prepago # su amortización Procedimiento para el registro de las compras de actios fijos Procedimiento para registrar el gasto por depreciación del ejercicio Procedimiento para el manejo de las construcciones en proceso Procedimiento para registrar los actios bajo contratos de arrendamiento financiero Procedimiento para la desincorporaci'n de actios en desuso Procedimiento para la enta de actios fijos de la empresa Procedimiento para adquisiciones de ma#ores Procedimiento para circulación # confirmar saldos con los proeedores Procedimiento para el registro de notas de debito # cr!dito a proeedores Procedimiento para ajustar los saldos con proeedores del e)terior Procedimiento para el registro del pasio # acumulación de intereses Procedimiento para la renoación de prestamos bancarios Procedimiento para el calculo de la estimación mensual por concepto de impuesto Procedimiento para el calculo # presentación de la declaración de impuesto
Procedimiento no cont!"#e. CP. Carlos Palacios
Organización y Sistemas Contables En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros0 alunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siuientes: Procedimiento para cambiar datos de cuenta corriente Procedimiento para contratación de empleados Procedimiento para cambio de $orario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
T$CNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES. El proceso de diriir un departamento contable requiere que se disponan de las $erramientas de tipo erencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. %na de las fallas mas comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se descono"ca la forma en la cual reali"aba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, un erente debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo reali"ado por los empleados0 es decir, proceder establecer formalmente los procedimientos que ser reali"a en la empresa. 1ormalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o maneras. &a más com2n para llevar a cabo esta tarea es a trav*s de la implantación de manuales de procedimientos. Podemos distinuir las siuientes t*cnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa: 3emorandums 4nstructivos 'irculares 3anuales 1arrativos
Memor!nd%m. )on comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de al2n funcionario. En alunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorando, lo cual es una practica errónea.
Intr%cti&o. )on documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento especifico.
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Circ%#!re. )on instrumentos que comunican a un ran n2mero de personas, situaciones o u#as de acción para casos espec#ficos.
M!n%!#e. )on por excelencia los documentos orani"ativos y $erramientas erenciales utili"ados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. 'onsisten en la orani"ación lóica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actuali"able. /entro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a trav*s de narrativos denominados re'on!"#e(!cci)n. Esta forma de describir los procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que reali"a. En la parte i"quierda del narrativo, se detalla el caro de la persona responsable del procedimiento y en la columna derec$a el detalle numerado en forma consecutiva de lo que se reali"a. En la siuiente tabla se muestra un ejemplo
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Organización y Sistemas Contables Ejemplo de procedimiento bajo el esquema de responsable/acción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ASUN! CAP%U&! PUN! APR!A"! P!R
"escripción de procedimientos % Sección de 'acturación 0erente general
Procedimiento*
'acturación a clientes
!bjeti)o*
E1plicar el proceso seguido en la facturación de productos a clientes
Codificación*
SEP2A'2++$
Responsable
Acción
&sistente de facturación
P#g. No. $ de $ 'ec(a de )igencia* +,/+Sustitue P#g. "e fec(a*
1. ,ecibir documentos del departamento de operaciones- referentes al despaco de material /autorizaciones de entrega de material- solicitud de proceso- órdenes de compra # notas de entrega0. 2. Cequear que la información recibida del despaco sea correcta- es decir concuerden los datos especificados en las autorizaciones de entrega # notas de entrega /ilos- mezcla # espesor0 3. ranscribir la información en el formato de factura- asignndole el respecto nmero correlatio- as5 como tambi!n el código del cliente. 4. "mprimir la factura en original # tres copias- ane)ar junto a sus respectios documentos # entregar al gerente de administración # finanzas para su reisión # aprobación
*otorizado+endedo r
&sistente de facturación
$. 6ntregar factura original /cliente0 # copia azul /acuse de recibo0 al cliente %. &rciar copia rosada de la factura en cuentas por cobrar- entregar copia amarilla para la contabilización # arciar una fotocopia en el correlatio (. &rciar los documentos recibidos de soporte para le elaboración de la factura7 la solicitud de proceso junto a la nota de entrega # la autorización de entrega de material en carpeta 89olicitudes de proceso # autorizaciones de entrega: # las ordenes de compra en carpeta 8;rdenes de compra:.
N!rr!ti&o. Estos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen. &a t*cnica de responsable7acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos. Lo n!rr!ti&o '%eden er %ti#i*!do '!r! doc%ment!r in+orm!ci)n
,%e e #e&!nt!d! '!r! %n item! de# c%!# e et! re!#i*!ndo !#-n !n/#ii. CP. Carlos Palacios
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Organización y Sistemas Contables )euidamente se muestra un narrativo elaborado por el equipo de trabajo de 'onsultores !erenciales ).A., el cual describe los m*todos de costo de inventarios que deben conocer todos los consultores asistentes que reali"an trabajos en el área de evaluación de inventarios de sus clientes:
Ejemplo de un narrativo CONSULTORES GERENCIALES, S.A.
Objetivo:
Explicar los métodos de costeo de inventario que deben ser conocidos por los consultores de la empresa. Los métodos de costeo de los inventarios mas importantes son los siguientes:
Costo especifico:
Este tipo de método es utilizado cuando las partidas de inventario son mnimas ! tienen un alto valor monetario su moviemiento fsico no es grande. Por esta caractersticas" el costo de cada partida fsica es f#cilmente determinable ! requiere que la empresa mantenga registros detallados para cada inventario.
Costo promedio:
$entro de este tipo de valuaci%n de inventarios se pueden identificar los siguientes tipo:
Costo promedio simple Costo promedio ponderado Costo promedio m%vil
Para calcular el costo promedio simple" se deber# sumar los costos unitarios de cada una de las compras" mas el costo unitario del inventario inicial se divide entre el numero de compras inclu!endo el inventario inicial como una compra mas" ! se obtiene as" el costo unitario promedio. Para el calculo del costo promedio ponderado" se calcula el total de costo de las compras mas el valor del inventario inicial ! este monto se divide entre las unidades disponibles antes de las ventas& el costo as obtenido" se utilizara para valoras el inventario final ! las unidades vendidas. El calculo del costo promedio m%vil" requiere que se tenga un estricto control sobre los inventarios" ba'o un esquema de registro perpetuo" que consiste en recalcular el costo promedio ponderado de las unidades después de cada compra. Las ventas son costeadas con base en la fec(a del ultimo promedio ponderado que se (a!a calculado. PEPS:
)Primero que entra" primero que sale*" consiste en valorar las salidas de inventario al costo de las primeras compras" quedando el inventario al costo de las ultimas compras.
UEPS:
)Ultimo que entre" primero que sale*" consiste en valorar las salidas de inventario al costo de las ultimas compras" quedando el inventario al costo de las compras mas antiguas.
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PRE0UNTAS DE REPASO +. 'uál es la ra"ón por la cual las empresas establecen plantes para documentar los procesos que llevan a cabo los empleados; . 'uáles son las ra"ones básicas por las cuales se estandari"an los procedimientos; 5. 'uál es la definición de los siuientes t*rminos; Procedimiento Procedimiento contable Procedimiento no contable 6. /e al menos cinco ejemplos de: Procedimientos contables Procedimientos no contables 8. . 'uál es la t*cnica más utili"ada para describir procedimientos; ?. 'uáles son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa; +@. 'uáles son los objetivos por los cuales se documentan los procedimientos;
PROBLEMA En el tema desarrollado se explico la manera de describir procedimientos a trav*s de narrativos denominados responsable7acción. Preguntas a (edacte en forma detallada bajo el esquema de responsable7acción, el procedimiento para costear los inventarios y mercanc#as vendidas, enumeradas en el tema. Asuma todos los datos necesarios que considere conveniente.
CP. Carlos Palacios
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