FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son: 1. Representación. Esta función tiene que ver con la definición pura de la autoridad formal. Una organización esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El ³administrador´ en todo momento esta representando a la organización. 2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de hombres. El deberá conducir la labor de la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la operatoria. Aquí debemos recordar que la ³organización formal´ dota al administrador de ³autoridad´ y así dicho hombre se convierte en ³jefe´. En este punto estamos hablando de tal asignación pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero ³líder´; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organización informal. Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la ³jefatura´ y el ³ liderazgo´ tendrá el 100 % de la conducción del grupo dado que hará uso ³autoridad´ que le otorga la jerarquía formal y el ³poder´ que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organización, por consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades operativas en directa relación a de los objetivos deseados
De
no cumplimentar dicha gestión, la organización, se encontraría actuando en forma
reactiva (reacciona en función del estímulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estímulo exterior. La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurálgico de la organización, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen término esta tarea. El ³administrador´ es el único hombre que tiene dicha capacidad. 4. Enlace. Muchas veces en diversas películas de guerra se ve a un Oficial que cumple la función de ³Oficial de Enlace´ operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicación y coordinación. El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de ³hombre de enlace´ con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayoría de ellas tiene su epicentro de acción dentro de la organización; su cabeza está en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales. El ejecutivo, además de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Información. El administrador es un cazador de datos e información. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada información; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulación; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurálgico de donde emanarán las decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la información es el combustible indispensable de tal gestión. y calidad de ella dependerá en gran parte el éxito.
De
la cantidad, oportunidad
6. Distribuidor.
La información que dispone en ³administrador´ no es para su exclusivo uso.
Dicho
elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea. Por ende, el administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la función que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la información a sus colaboradores director e indirectos sabiendo que de no ser así le estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que él tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organización, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualización de la problemática exterior y cómo se interpreta ésta a la luz del ³plan estratégico´. 7. Vocero. el ³administrador´, se constituye en el vocero oficial de la compañía. La voz de le organización, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, más allá de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicación de la organización. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrínsecas características de personalidad. 8. Intrapreneur. El ³administrador´ es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que ³no´ se puede hacer aquello; que ³no´ se tiene el presupuesto necesario; que ³no´ es lógica tal o cual medida; que el mercado ³no´ va a responder; etc.. El ³administrador´ es un soñador que embriaga a la organización con su sueño, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano.
Para ello el ³administrador´ debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participación de sus colaboradores. Así mismo muchas veces debe modular su plan en pequeños proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfacción de los objetivos máximos. 9. Administrador de conflictos. La organización; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estímulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organización vive una continua crisis dado que la modificación del status quo es lo único que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos
conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de
turno, hecho que permite que la cuestión se torne de tal magnitud que alcance proporciones críticas; aún al administrador más capaz y habilidoso les resulta imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organización en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teoría de la Ra cionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solución a los conflictos. De
no cumplirse con tal misión, la organización caería en un profundo caos que la
paralizaría y desintegraría por completo, impidiendo así el logro de los objetivos propuestos. 10. Facilitador de recursos. Esta función tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión. La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organización. 11. Negociador.
Una gran parte del tiempo disponible del ³administrador´ estará comprometido con la ³negociación´. Dado
que es él la persona que puede disponer de los recursos de la organización el peso
de la negociación siempre pasará por sus hombros. Por tanto, dicha gestión pasa a ser una rutina de la función. La negociación podrá ser con factores externos o internos, por problemas estratégicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organización es responsabilidad del ³administrador´, por ende, él estará comprometido en la resolución del conflicto. Las funciones que antes detallamos, no pretende ser un listado acabado de las innumerables tareas que realiza un ³administrador´ en una organización moderna. El concepto de ³administrador´ clásico ya caducó. Este se asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando de una función eminentemente dinámica, competitiva y exigente. El ³administrador´ actual se debe asociar al Capitán de buque en el medio de una violenta tormenta, donde además de lidiar con la problemática interna de su organización debe evaluar el contexto y tomar decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado. Ninguna función dentro de la organización tiene la importancia como la del ³administrador´. Es él único responsable de llevar a destino a la empresa.
TIPOS DE GERENTES NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN GERENTES DE PRIMERA LÍNEA Las personas responsables del trabajo de las demás que ocupan el nivel más bajo de una organización, se llaman gerentes de primera línea o primer nivel. Los gerentes de primera línea dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos ejemplos de gerentes de primera línea serían el jefe o el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un departamento de investigación y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia, los gerentes de primera línea reciben el nombre de supervisores. El director de una escuela también es
un gerente de primer nivel, al igual que le manager de un equipo de béisbol de ligas mayores.
GERENTES MEDIOS Los gerentes de niveles medios dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y, en ocasiones, también las de empleados de operaciones. La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus patrones.
ALTA GERENCIA La alta gerencia está compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequeña y es la responsable de administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de ejecutivos. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno. Algunos cargos típicos de la alta gerencia son ³director general ejecutivo´, ³director´ y ³subdirector´.
GERENTES GENERALES Y GERENTES FUNCIONALES Otra de las clasificaciones de los gerentes depende del alcance de las actividades que administran. Con frecuencia, una organización se describe como un conjunto de funciones. En este sentido, una función es un conjunto de actividades similares. Por ejemplo, la función de mercadotecnia suele estar compuesta por actividades relacionadas con ventas, promociones, distribución e investigación de mercados. En Coca Cola, la función de mercadotecnia es la responsable de los anuncios de televisión y la función de investigación y desarrollo es la responsable de la fórmula especial de la coca. En las universidades, el departamento de actividades deportivas es una función,
porque las actividades de sus miembros son diferentes, por decir algo, de las actividades de los miembros del departamento de física.
Gerentes funcionales El gerente funcional sólo es responsable de un área funcional, por ejemplo, la producción, la mercadotecnia o las finanzas.
Gerentes generales el gerente general dirige una unidad compleja, por ejemplo, una compañía, . Este gerente es responsable de todas las actividades de esa unidad, por ejemplo, de su producción, mercadotecnia y finanzas. Una pequeña empresa quizá sólo tenga un gerente general (director o subdirector ejecutivo), pero una organización grande puede tener varios, cada uno de ellos a la cabeza de una división relativamente independiente. Por ejemplo, en una compañía grande, del ramo de los alimentos, podría haber una división de abarrotes, con un gerente general responsable de cada una de ellas. Al igual que el director general de una pequeña empresa, cada una de las ca bezas de estas divisiones sería responsable de todas las actividades de la unidad. Es importante recordar que tanto los gerentes generales como los gerentes de funciones planifican, organizan, dirigen y controlan relaciones, con el tiempo. diferencia radica en el alcance de las actividades que supervisan
De
nueva cuenta, la