Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dala Dalam m suat suatu u orga organi nisa sasi si baik baik yang yang bero berori rient entas asii komers komersia iall maup maupun un sosi sosial al,, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information processing system). aksudnya, seluru! anggota dalam suatu organisasi ber!arap dapat memperole! informasi yang lebi! banyak, lebi! baik dan tepat "aktu. #nformasi yang yang dida didapa patt memu memung ngki kink nkan an seti setiap ap angg anggot otaa orga organi nisa sasi si dapa dapatt mela melaks ksana anaka kan n peker$aannya secara lebi! pasti informasi pada dasarnya dibutu!kan ole! semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu suatu organisasi. organisasi. Orang-orang dalam tataran mana$emen membutu!kan informasi untuk membuat suatu kebi$akan orga organi nisa sasi si atau ataupu pun n guna guna meng mengata atasi si konf konfli lik k yang yang ter$ ter$ad adii di dalam dalam orga organi nisa sasi si.. %edangkan karya"an (ba"a!an) membutu!kan informasi tentang $aminan keamanan, $aminan sosial dan kese!atan, i&in cuti dan sebagainya. '. Fungsi egulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organi organisas sasi. i. ada ada semua semua lembaga lembaga atau organisa organisasi, si, ada dua !al yang berpenga berpengaru! ru! ter!adap fungsi regulatif ini, yaitu: 1 *tas *tasan an atau atau oran orangg-or orang ang yang berada berada dala dalam m tata tatara ran n mana mana$em $emen en yait yaitu u mere mereka ka yang yang memi memili liki ki ke"e ke"ena nang ngan an untu untuk k meng mengen enda dali lika kan n semu semuaa info inform rmas asii yang yang disa disamp mpai aikan kan.. Disa Disamp mpin ing g itu itu mere mereka ka $uga $uga memp mempuny unyai ai ke"en ke"enan anga gan n untuk untuk memberikan instruksi atau perinta!, se!ingga dalam struktur organisasi kemungkinan mere mereka ka ditem ditempat patka kan n pada pada lapi lapiss atas atas (pos (posit itio ion n of aut! aut!or orit ity) y) supay supayaa perin perinta ta!! perinta!nya dilaksanakan sebagaimana semestinya. se mestinya. +amun demikian, sikap ba"a!an untuk men$alankan perinta! banyak bergantung pada: 1 Keabsa! Keabsa!an an pimp pimpina inan n dalam dalam penyampa penyampaika ikan n peri perinta! nta!.. ' Kekuata Kekuatan n pim pimpin pinan an dalam dalam memberi memberi sanksi sanksi.. Kepe Keperrcay cayaan aan ba"a ba"a!a !an n ter!a er!ada dap p atas atasan an seba sebaga gaii seor seoran ang g pem pemimpi impin n sekaligus sebagai pribadi. ingka ingkatt kredib kredibili ilitas tas pesan pesan yang yang diter diterima ima ba"a ba"a!an. !an. ' /erk /erkai aita tan n dengan dengan pesan pesan atau atau messag message. e. esa esan-p n-pes esan an regul regulat atif if pada pada dasar dasarnya nya berorientasi pada ker$a. *rtinya, ba"a!an membutu!kan kepastian peraturan peraturan tentang peker$aan yang bole! dan tidak bole! untuk dilaksanakan.
. Fungsi ersuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan ke"enangan tidak akan selalu memba"a !asil sesuai dengan yang di!arapkan. *danya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebi! suka untuk mempersuasi ba"a!annya daripada memberi perinta!. %ebab peker$aan yang dilakukan secara sukarela ole! karya"an akan meng!asilkan kepedulian yang lebi! besar dibanding kalau pimpinan sering memperli!atkan kekuasaan dan ke"enangannya. . Fungsi #ntegratif %etiap organisasi berusa!a menyediakan saluran yang memungkinkan karya"an dapat dilaksanakan tugas dan peker$aan dengan baik. *da dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan k!usus dalam organisasi tersebut (ne"sletter, buletin) dan laporan kema$uan oraganisasi0 $uga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istira!at ker$a, pertandingan ola!raga ataupun kegiatan darma"isata. elaksanaan aktiitas ini akan menumbu!kan keinginan untuk berpartisipasi yang lebi! besar dalam diri karya"an ter!adap organisasi. ema!ami Komunikasi dalam Organisasi 2aya komunikasi atau communication style akan memberikan pengeta!uan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. %ementara pada pengaru! kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengka$i $enis-$enis kekuasaan yang digunakan ole! orang-orang dalam tataran mana$emen se"aktu mereka mencoba mempengaru!i kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan dia$ak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tu$uan kita se!ubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memili! orang yang tepat untuk dia$ak ker$asama dan bagaimana kita memili! saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut. 2aya Komunikasi. 2aya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a speciali&ed set of inte3personal be!aiors t!at are used in a gien situation). asing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan !arapan dari penerima (receier). 2aya Komunikasi yang akan kita pela$ari adala! sbb: 1.
!e 4ontrolling style
2aya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu ke!endak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu ara! atau one-"ay communications. i!ak-pi!ak yang memakai controlling style of communication ini, lebi! memusatkan per!atian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk ber!arap pesan. ereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan per!atian untuk berbagi pesan. ereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan per!atian pada umpan balik, kecuali $ika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. ara komunikator satu ara! tersebut tidak k!a"atir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi $ustru berusa!a menggunakan ke"enangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematu!i pandangan-pandangannya. esan-pesan yag berasal dari komunikator satu ara! ini, tidak berusa!a 5men$ual6 gagasan agar dibicarakan bersama namun lebi! pada usa!a men$elaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. !e controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya beker$a dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. +amun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak $arang bernada negatif se!ingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. '.
!e 78ualitarian style *spek penting gaya komunikasi ini iala! adanya landasan kesamaan. !e e8ualitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan erbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua ara! (t"o-"ay traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. *rtinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adala! orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina !ubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup !ubungan ker$a. !e e8ualitarian style ini akan memuda!kan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memeli!ara empati dan ker$a sama, k!ususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan ter!adap suatu permasala!an yang kompleks. 2aya komunikasi ini pula yang men$amin berlangsungnya tindakan s!are9berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
.
!e %tructuring style
2aya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan erbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perinta! yang !arus dilaksanakan, pen$ad"alan tugas dan peker$aan serta struktur organisasi. engirim pesan (sender) lebi! memberi per!atian kepada keinginan untuk mempengaru!i orang lain dengan $alan berbagi informasi tentang tu$uan organisasi, $ad"al ker$a, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. %togdill dan 4oons dari !e /ureau of /usiness esearc! of O!io %tate niersity, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama %truktur #nisiasi atau #nitiating %tructure. %togdill dan 4oons men$elaskan mereka ba!"a pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adala! orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan erbal guna lebi! memantapkan tu$uan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan $a"aban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul. .
!e Dynamic style 2aya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender mema!ami ba!"a lingkungan peker$aannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). !e dynamic style of communication ini sering dipakai ataupun superisor yang memba"a para "iraniaga (salesmen atau sales"omen). u$uan utama gaya komunikasi yang agresif ini adala! mestimulasi atau merangsang peker$a9karya"an untuk beker$a dengan lebi! cepat dan lebi! baik. 2aya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan ba!"a karya"an atau ba"a!an mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masala! yang kritis tersebut.
;.
!e elinguis!ing style 2aya komunikasi ini lebi! mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perinta!, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai !ak untuk memberi perinta! dan mengontrol orang lain. esan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang beker$a sama dengan orang-orang yang berpengeta!uan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung $a"ab atas semua tugas atau peker$aan yang dibebankannya.
<.
!e =it!dra"al style *kibat yang muncul $ika gaya ini digunakan adala! melema!nya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang di!adapi ole! orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adala! ketika seseorang mengatakan: >%aya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini?. ernyataan ini bermakna ba!"a ia mencoba melepaskan diri dari tanggung $a"ab, tetapi $uga mengindikasikan suatu keinginan untuk meng!indari berkomunikasi dengan orang lain. Ole! karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. 2ambaran umum yang diperole! dari uraian di atas adala! ba!"a t!e e8ualitarian style of communicationmerupakan gaya komunikasi yang ideal. %ementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguis!ing dapat digunakan secara strategis untuk meng!asilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terak!ir: controlling dan "it!dra"al mempunyai kecenderungan meng!alangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat
eferensi : ulyana, eori Komunikasi-modul 1@, '@@A ifta! !o!a, erilaku Organisasi, 1BB< Onong c!yana 7ffendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, '@@1 onald *dler dan 2eorge odman, nderstanding Cuman 4ommunication, 1BB %te"ard E.ubbs dan %ylia oss, Cuman 4ommunication, 1BB
