TEMA 5. GENERADORES DE REPORTES Martha Beatriz Chávez Terán
DEFINICIÓN •
•
•
Un generador de reportes es un software que permite crear un listado de datos a partir de una base de datos. Este listado tendrá una lógica y una utilidad o aplicación a una o más situaciones en específico. El generador de reportes, genera informes impresos, en formato Web o formato convencional, los cuales se podrán distribuir de distintas maneras entre los usuarios que los solicitan (Generalmente (Generalmente supervisores, jefes de departamento, gerentes de nivel medio y en algunas ocasiones gerentes de nivel superior o ejecutivos).
•
CARACTERÍSTICAS DE LOS REPORTES Por lo regular los reportes son estáticos, algunos son dinámicos, es decir, como vimos en el tema pasado, los MIS, los DSS y los EIS pueden generar reportes programados periódicos, donde ya está especificado el diseño de la salida. Y pueden generar reportes a medida, los cuales contarán con los componentes adecuados para generar el informe de manera dinámica, de acuerdo a los criterios que marque el usuario.
•
También hay generadores de reportes que permiten la creación de gráficas e incluso tablas dinámicas.
USUARIOS DE REPORTES •
•
Los reportes o informes generalmente están pensados para usuarios finales tomadores de decisiones, que no ingresan datos a la base de datos, sino que requieren ver los datos ya existentes en distintos formatos o formas de organizar los mismos. Por lo tanto, será de gran importancia conocer las necesidades de los usuarios finales para identificar qué tipos de reportes son los que debemos diseñar y generar.
LA BASE DE DATOS •
•
Antes que nada, debemos identificar de cuál o cuáles bases de datos se obtendrán los resultados para los reportes. Se tiene que analizar, junto con los usuarios, cuáles son sus necesidades de información y generar o diseñar las vistas correspondientes, las cuales nos van a indicar de qué tablas se están obteniendo los datos, si requieren algún tratamiento o formato especial, si se entregarán a detalle o con distintos niveles de agrupación, subtotales y totales, (lo que llamamos nivel de sumarización o agregación).
EJEMPLO DE UNA BASE DE DATOS PEQUEÑA CON TABLAS Y RELACIONES
LA BASE DE DATOS •
•
¿Qué tipo de gestor de base de datos vamos a usar?, depende del generador de reportes. Algunos generadores se adaptan a casi cualquier gestor de base de datos, otros en cambio estarán habilitados para conectar sólo con cierto grupo o tipo de gestores de bases de datos. La mayoría de los SGBD incluye sus propios generadores de reportes.
DISEÑO •
•
Como mencioné antes, una de las cosas más importantes es conocer qué bases de datos servirán de fuente de datos y diseñar las vistas de usuario a partir de las cuales se pueden generar los reportes. Las vistas de usuario, son consultas a la base de datos donde queda grabado, de qué tablas necesitamos los datos, qué campos de cada tabla, si se realizará alguna agrupación, filtro, ordenación, etc.
DISEÑO •
•
•
Otro tema a considerar en el diseño, es la estructura del reporte, es decir, qué contenidos tendrá en cada sección, desde el encabezado del reporte, los datos que irán en el detalle, las cabeceras de cada columna del detalle, valores de agrupación o sumarización, pie de página, pie del reporte, etc. Un reporte tiene que ser muy claro y fácil de entender para el usuario final. Dependiendo de las necesidades de cada nivel gerencial, se establecerán los campos de agrupación y los de detalle.
ESTRUCTURA DEL REPORTE
RESULTADO La estructura anterior se logra con uso de una consulta y un asistente de informes, sin necesidad de diseñar el reporte desde cero. El resultado se aprecia en estas imágenes. Izquierda: primera página. Observe los elementos de la estructura. Abajo se observa el total del informe y el pie de página.
EJEMPLOS DE REPORTES
VENTAS POR PRODUCTO EN UN MES Observe que se obtienen subt otales de ventas del prod ucto en un mes específico. También se obt iene el t otal de ventas de todo el reporte. Utili dad: Este reporte permite ver qué product o se está vendiendo m ás durante ci erta temporada del año. Ad emás permi te ver en res um en las ventas de un mes.
VENTAS TRIMESTRALES POR PRODUCTO Observe que se obti enen subtot ales por cada producto y por c ada mes del tri mestre, así como un total del trimestre por producto. También podemos v er un tot al por c ada mes y el gran tot al que abarca todo lo de los produ ctos y de todos los meses del trimestre
REPORTE POR EMPRESA TRIMESTRAL Observe que se obtienen subt otales por c ada empresa cliente y por cada mes del tr imestr e, así como un total del trimestre por empresa cliente. También podemos ver un t otal por cada mes y el gran total. Utilidad: Analizar los clientes a los que más vendemos, en qué period o nos s oli cit an más pedidos . Total de ventas por m es y por trimestre
RESUMEN CON AGRUPACIÓN En este reporte, se hacen co rtes o agrupaciones por fecha de pedido y a la vez muestra los pro duct os vendidos en dicha fecha indicando categoría e importe de la venta de cada producto. Al fi nal po dem os ob ser var alg un as funciones de sumarización como: suma del d ía, promedio del día, el impo rte mínimo y el máximo d e productos. Utilidad: Promedio de ventas por día, pro ducto que nos generó más ing resos por día, etc.
RESUMEN CON AGRUPACIÓN Otra sección del reporte anterior. Se muestran más product os vendidos en un día, donde se puede apreciar más la util idad del reporte
REPORTE MAESTRO - DETALLE •
•
•
•
Un reporte maestro detalle, permite mostrar ciertos datos que son comunes a un mismo caso en la sección maestro, y una serie de registros en detalle relacionados con la sección maestro. Un ejemplo típico podría ser, los datos de una materia como maestro y todo el listado de alumnos con su respectiva calificación como detalle. El final del reporte y que pertenece al maestro, podría ser el promedio de calificaciones, la calificación más alta y la calificación más baja. En la siguiente diapositiva veremos un ejemplo muy común de reporte maestro – detalle: una factura, nota de remisión, ticket, etc.
REPORTE MAESTRO DETALLE En la sección del maestro, se muestran datos generales de la factura como datos del cliente, del vendedor, fechas, folio de factura, etc. En el detalle se muestra cada producto vendido, indicando datos del producto, cantidad vendida, precio del producto y subtotal.
Otros elementos de la sección maestro, son el subtotal de la factura, el impuesto y el total que deberá pagar el cliente.
REPORTES DINÁMICOS •
•
•
Se trata de aplicaciones que permiten a los tomadores de decisiones, elegir qué características tendrá el reporte que desean generar. Estos reportes de cierta forma ya están preetablecidos, simplemente se le da a los usuarios la posibilidad de elegir el tipo de reporte a mostrar. También hay reportes que se podrían generar en el momento, cuando es posible enviar ciertos parámetros y se generan de acuerdo a las condiciones que establece el usuario. En la imagen podemos ver un formulario que creará un formulario de acuerdo a los
EJEMPLO DE REPORTE DINÁMICO
GENERACIÓN DE GRÁFICOS •
•
•
Los generadores de reportes más completos incluyen la posibilidad de generar gráficos a partir de ellos. La ventaja de los gráficos, es que permiten un análisis rápido con sólo ver una imagen. En el siguiente ejemplo, exportaremos un informe para generar una gráfica en Excel.
REPORTE
GRÁFICA Ventas por empleado $25,000.00
$20,000.00
$15,000.00
$10,000.00
$5,000.00
$0.00 Francisco Chaves
María González
Juan Carlos Rivas
María Jesús Cuesta TRIM 1
TRIM 2
Pilar Pinilla Gallego
TRIM 3
TRIM 4
Humberto Acevedo
Jesús Escolar
Luis Bonifaz
HERRAMIENTAS PARA GENERAR REPORTES •
•
•
•
•
•
Existen muchas, desde las que acceden a bases de datos de forma externa, hasta las que vienen incluidas con IDEs o con los propios SGBD. Hay generadores para reportes del tipo Windows form o para ambientes Web. Dependiendo de la herramienta, se contará con asistentes más completos o componentes que permitirán generar informes más complejos. La ventaja de usar generadores de reportes robustos, es que permiten mejorar la apariencia y diseño de los reportes de una manera relativamente sencilla. Los generadores de reportes menos robustos, generan reportes de forma rápida, pero no hay muchas opciones para el mejoramiento del diseño preestablecido que genera el software. En todos los casos, logramos reportes de muy buena calidad, sin escribir código SQL. El cual sí será necesario para informes más complejos o precisos.
CONCLUSIÓN •
•
•
•
•
•
Los informes o reportes son de gran importancia en la toma de decisiones. Requieren un análisis previo y un plan para su desarrollo. Se debe considerar las necesidades de información de distintos usuarios para generar los reportes convenientes a cada caso. Es importante elegir un SGBD y un reporteador adecuado a los conocimientos del desarrollador y complejidad de los reportes, características de las herramientas, etc. Los generadores de reportes ahorran muchas horas de trabajo, sin embargo siempre es bueno saber usar el lenguaje SQL para que sea posible crear reportes más adecuados y personalizados que los generados con un asistente. Los sistemas empresariales como ERP incluyen sus propios generadores de reportes, pero a veces requiere saber de lenguaje de programación y lenguaje SQL para personalizarlos.
