UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA Y AUDITORIA
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
SIAF - SAG
SEMINARIO DE INTEGRACIÓN PROFESIONAL LICENCIADO CARLOS HUMBERTO HERNÄNDEZ PRADO GRUPO DOS JORNADA VESPERTINA Edificio S-6, Salón 207 Guatemala, enero, 2006.
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Contaduría Pública y Auditoria Seminario de Integración Profesional Lic. Carlos Humberto Hernández Prado
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
2001 14476 14476 2001 14691 14691 2001 14973 14973 2001 15844 15844 2001 16155 16155
Pérez Carias, Carias, Luis Luis Fernando Fernando Gonzalez Gonzalez Lemus, Lemus, Osbin Osbin Ottoniel Ottoniel Alvarado Alvarado Pérez, Pérez, Billy Billy Marlon Marlon López Castillo, Castillo, José José Luis Luis Pérez Zapón, Zapón, María María Gabriela Gabriela
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Contaduría Pública y Auditoria Seminario de Integración Profesional Lic. Carlos Humberto Hernández Prado
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
2001 14476 14476 2001 14691 14691 2001 14973 14973 2001 15844 15844 2001 16155 16155
Pérez Carias, Carias, Luis Luis Fernando Fernando Gonzalez Gonzalez Lemus, Lemus, Osbin Osbin Ottoniel Ottoniel Alvarado Alvarado Pérez, Pérez, Billy Billy Marlon Marlon López Castillo, Castillo, José José Luis Luis Pérez Zapón, Zapón, María María Gabriela Gabriela
Integrantes del Grupo
Luis Fernando Pérez Carias 2001 14476
Osbin Ottoniel González Lemus 2001 14691
Billy Marlon Alvarado Pérez 2001 14973
José Luis López Castillo 2001 15844
María Gabriela Pérez Zapón 2001 16155 (Coordinadora)
Índice INTRODUCCIÓN
CAPITULO I: ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Y ESTRUCTURA DEL REGIMEN FINANCIERO 1.1 Definiciones De Administración Pública 1.2 Organización Del Sector Público 1.2.1 Administración Central 1.2.1.1 Organismo Legislativo 1.2.1.2 Organismo Judicial 1.2.1.3 Organismo Ejecutivo 1.2.2 Entidades Descentralizadas 1.3 Régimen de administración financiera 1.3.1 Unidad de administración financiera 1.3.1.1 Estructura Organizativa 1.3.1.2 Funciones Generales de la Unidad de Administración Financiera 1.3.1.3 Unidad de Normas 1.3.1.4 Unidad de Informática 1.3.1.5 Área de Presupuesto 1.3.1.6 Área de Contabilidad 1.3.1.7 Área de Tesorería
01 01 02 02 02 03 03 03 07 07 08 09 09 10 11 12
CAPITULO II: SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6 2.6.1
Antecedentes Primera etapa (SIAF I) Segunda etapa (SIAF II) Tercera etapa (SIAF III) Definición Características Objetivos Alcances Implantación del sistema integrado de administración Financiera Ámbito de operación Formulación del presupuesto Programación de la ejecución Descentralización operativa Sistema de pagos Red informática. Arquitectura del SIAF Centralización
14 15 15 15 17 17 18 18 19 19 19 20 20 20 21 21 21
2.6.2 Tecnología Web para la intranet e Internet. 2.6.3 Reingeniería de procesos 2.7 Operación del SIAF en entidades descentralizadas. 2.8 Los sistemas integrados administrativos y de gestión 2.8.1 Sistema integrado de gestión 2.8.2 Sistema desconcentrado de gestión. 2.8.3 Sistema de contabilidad integrada gubernamental 2.8.3.1 La información que alimenta el SICOIN 2.8.3.2 Como recibe la información el SICOIN 2.8.3.3 Donde se registra la información de SICOIN 2.8.3.4 Sistema electrónico de licitaciones y adquisiciones de Guatemala 2.8.4 El sistema nacional de inversión pública SNIP 2.8.5 Sistema de nomina y registro de personal 2.8.6 Sistema integrado a administración financiera municipal SIAF – MUNI. 2.9 Logros y dificultades obtenidos de la implementación del SIAF 2.9.1 Logros 2.9.2 Dificultades 2.10 Otros aspectos relevantes de SIAF 2.10.1 El proceso de desconcentración 2.10.2 Las salidas de información 2.10.3 La informática y el SIAF 2.10.4 La modernización de la contraloría general de cuentas -CGC-. 2.10.5 El mejoramiento en la recaudación tributaria 2.10.6 La capacitación 2.10.7 La formulación de leyes 2.10.8 El saneamiento de las finanzas públicas 2.10.9 Transparencia en el uso de los recursos 2.10.10 El mejoramiento de la calidad del gasto público. 2.11 Aspectos a futuro
21 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 28 28 28 29 29 31 32 32 32 32 33 33 33 34 34 34 35 35
CAPITULO III: SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6
Antecedentes Definición Objetivos Alcance Aspectos relevantes del SAG Misión Componentes Arquitectura del sistema Sistema integrado, rápido y flexible Soporte para el desarrollo de una institución eficiente y transparente Organización macro
38 38 39 39 40 40 40 41 41 41 42
3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.7 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.8.5 3.9 3.9.1 3.9.2 3.9.3
Control gubernamental Órgano rector del control gubernamental Control interno gubernamental Auditoria interna gubernamental Control externo gubernamental Auditoria externa gubernamental Marco legal y normativo Normas generales de control interno Normas de control interno para los sistemas de administración general Normas de control interno de administración de personal Normas de control interno de presupuesto Normas de control interno de tesorería Normas de control interno de contabilidad integrada Normas de auditoria gubernamental Normas relativas a la planificación de la auditoria gubernamental Normas relativas a la ejecución de la auditoria Normas relativas al informe de auditoria gubernamental
42 43 44 44 45 46 47 48 48 54 57 61 66 71 73 75 77
CAPITULO IV: CASO PRÁCTICO 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
Enunciado Presupuesto anual Programación presupuestaria trimestral Ejecución de comprobantes únicos de registros (CUR'S) Registros contables Envió de CUR’S a tesorería nacional Pago al beneficiario
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA APENDICE (Cuestionario)
80 80 81 83 84 85 86
Introducción Durante su preparación profesional el Contador Público y Auditor deberá plantearse situaciones que aunque sean hipotéticas, deben estar apegadas a casos reales en los que puede poner en práctica no solo los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias, sino también su experiencia obtenida en el campo laboral. En virtud de lo anterior, se hace necesario que el Contador Público y Auditor desarrolle su habilidad investigadora principalmente sobre aquellos temas o problemas que se constituyen un potencial campo de acción. Cuando hablamos del sector publico, inmediatamente viene a nuestra mente una característica básica que identifica a cualquier sistema de información financiera utilizado por el Estado en general. Tal característica puede resumirse en la frase: Ejecución presupuestaria. La ejecución presupuestaria, es tan importante para el Estado y su administración que podríamos concluir en que su misma contabilidad se ha convertido en un gigantesco sistema de control presupuestario. El Estado de Guatemala ha tratado de crear sistemas que le permitan administrar de una manera adecuada su ejecución presupuestaria sustentada en principios de control interno, y que a la vez faciliten la tarea de fiscalización tanto interna como externa de cada institución. Como resultado de lo anterior, surge el proyecto de Reforma a la Administración Financiera (Proyecto BM-PNUD-GUA 95-006), auspiciado y financiado por el Banco Mundial, y aprobado por el Estado de Guatemala, en el que se especifica que el Sistema de Administración Financiera (SIAF), estará acompañado por el desarrollo del Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG), el cual ayudara a asegurar la integridad y confiabilidad de todas las operaciones de administración financiera del sector publico guatemalteco. El Sistema de Administración Financiera y Control (SIAFSAG), esta respaldado por leyes y reglamentos que faciliten la administración financiera y el control gubernamental, dentro de la llamada Modernización del Estado. Es un proyecto que ya esta en marcha y que todo Contador Publico y Auditor debe conocer de ser posible íntimamente.
Para efectos de presentar los resultados de la investigación realizada, elaboramos el presente informe que contiene en su primer capitulo, información general relacionada con la organización del sector público y estructura del régimen financiero, en dicho. En el segundo capitulo, damos a conocer los datos relevantes relacionados con el sistema integrado de administración financiera (SIAF), para luego en el tercer capitulo hacer referencia al funcionamiento, componentes
y normas del sistema de auditoria
gubernamental (SAG). En el cuarto capítulo presentamos con el objetivo de ilustrar la forma como opera el sistema, un caso practico que representa la teoría aplicada a la práctica. Y por ultimo, presentamos nuestras conclusiones y recomendaciones relativas a la investigación.
CAPITULO I
ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Y ESTRUCTURA DEL REGIMEN FINANCIERO
1.1
DEFINICIONES DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Para la administración pública existe una gran variedad de definiciones, y entre las de mayor aceptación encontramos las siguientes: a)
Wondrow Wilson dice que administración pública es la parte más sostenible del gobierno en acción, es el ejecutivo operante, es el más visible aspecto del gobierno.
b)
Luther Gulich dice: La administración pública se refiere a realizar objetivos definidos y que la administración pública es una ciencia que nos da un sistema de conocimientos con los cuales los hombres pueden: Predecir efectos, entender relaciones, y influir en los resultados. Esto es en cualquier situación en que haya personas trabajando conjuntamente, en forma organizada, para un propósito común.
c)
Leonard de White, define la administración publica con un sentido amplio y concreto y dice que consiste en las operaciones que tienen como propósito la realización o el cumplimiento de la política pública: Un sistema de administración pública es el conjunto de leyes, reglamentos, practica, relaciones, códigos y costumbres que prevalecen en un momento y sitio determinados para la realización y ejecución de la política pública.
1.2
ORGANIZACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO Los poderes del Estado en Guatemala se integran por el Poder Legislativo el cual se ejerce a través del Congreso de la República; el Poder Ejecutivo a cargo del señor Presidente de la República y su Consejo de Ministros; y el Poder Judicial a cargo de los Tribunales de Justicia. Estos poderes nacen en la Constitución Política de la República de Guatemala (artículo 141), estableciéndose que
la soberanía del Estado de
Guatemala radica en el pueblo de Guatemala, quien la delega para su ejercicio, en los Organismos Legislativo, Ejecutivo y Judicial. La subordinación entre los mismos es prohibida.
Geográficamente el país se divide en 8 regiones, las cuales integran un total de 22 departamentos. Esta división permite a través del clasificador geográfico, identificar el lugar hacia donde se destinan los bienes y servicios del sector público. Respecto al Sector Público se conforma por la administración central, entidades descentralizadas y gobiernos locales.
1.2.1 Administración Central integrada por el Organismo Judicial, Organismo Legislativo, y el Organismo Legislativo integrado por Ministerios, Presidencia, Secretarías, Obligaciones del Estado a cargo del Tesoro, Deuda Pública, Contraloría General de Cuentas, Procuraduría General de la Nación, Ministerio Público, Tribunal Supremo Electoral.
1.2.1.1 Organismo Legislativo Su base legal esta regulada en la Constitución, y sus autoridades son el Pleno del Congreso, Junta Directiva, Presidente del Congreso y Comisión Permanente. La estructura orgánica del mismo esta integrada por sus autoridades superiores y además por las Comisiones de Trabajo y el Sector Administrativo
1.2.1.2 Organismo Judicial La estructura del Organismo Judicial esta compuesta por tres tipos de unidades, que son: Las unidades con función judicial de jurisdicción ordinaria, las unidades de funciones judiciales de jurisdicción privativa y las unidades de apoyo o con funciones administrativas. Dentro del Organismo Judicial se encuentra la unidad administrativa que esta formada por el Presidente del Organismo Judicial, la Secretaria General de la Presidencia del Organismo Judicial, la Secretaría Privada, la Supervisión General de Tribunales, el Departamento Financiero, el Archivo General de Protocolos, el Archivo General de Tribunales, el Departamento de Estadística, el Departamento de Personal, la Junta General de Prisiones, los Patronatos de Cárceles y Liberados, el Servicio Medico Forense, el Almacén Judicial, la Biblioteca, el Departamento de Procesamiento de Datos, y, el Departamento de Servicios Generales
1.2.1.3 Organismo Ejecutivo Es el Organismo principal de la administración del Estado y por eso le esta encomendada la función administrativa preferentemente; pero no hay que olvidar que el Organismo Ejecutivo además de ejercer la función administrativa, también ejerce la función política o de Gobierno, funciones que es muy difícil deslindar, pues si el gobierno procura la realización de los fines del Estado, la administración se encamina directamente a realizarlos. El Organismo Ejecutivo esta integrado por el Presidente de la República, el Vicepresidente de la República, los Ministerios de Estado.
1.2.2 Entidades Descentralizadas En nuestro país existe un conjunto numeroso de personas públicas estatales que poseen amplia descentralización administrativa, a las que se les denomina entidades autónomas o entidades semiautónomas.
Dichas entidades tienen a su cargo
actividades muy diversas como lo son: Servicios públicos, actividades bancarias, industriales, comerciales, educación, etc.; o sea que contribuyen con la administración pública y constituyen un sector muy importante de la administración de nuestro país. Estas entidades descentralizadas autónomas y semiautónomas, poseen amplias facultades de administración, pero están sometidas a un contralor relativamente intenso del Organismo Ejecutivo. Dichas entidades se rigen por las disposiciones pertinentes de la Constitución, varias disposiciones legales de carácter general y sus respectivas leyes orgánicas.
1.3
RÉGIMEN DE ADMINISTRACION FINANCIERA La administración financiera guatemalteca nace a partir de la obligación fundamental del Estado establecida en la Constitución Política de “mantener dentro de la política económica, una relación congruente entre el gasto público y la producción nacional”, sin embargo en el régimen financiero la Carta Magna se regula en forma genérica, los aspectos siguientes: 1. Contenido del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (estimación de todos los ingresos a obtener y el detalle de los gastos e inversiones por realizar).
2. Contenido de la Ley Orgánica del Presupuesto (en sus fases de formulación, ejecución y liquidación, prohibición de trasladar recursos de inversión a funcionamiento, deuda pública, remuneración de empleados públicos, etc.) 3. Principio de legalidad, estableciendo que corresponde únicamente al Congreso de la República decretar impuestos ordinarios y extraordinarios, arbitrios y contribuciones especiales conforme a las necesidades del Estado, determinar las bases de recaudación. 4. Fuente de inversiones y gastos del Estado, en el sentido de que toda ley que implique inversiones y gastos del Estado, debe indicar la fuente donde se tomarán los fondos destinados a cubrirlos, así como también previo a la ampliación del presupuesto, debe contarse con la opinión favorable del Organismo Ejecutivo, de ser contraria, las ampliaciones podrán ser aprobadas por el Congreso pero únicamente con el voto de por lo menos dos terceras partes del número total de diputados que integren dicho Organismo. 5. Rendición de cuentas del Estado, la cual debe efectuarse por el Organismo Ejecutivo ante el Organismo Legislativo, asimismo la liquidación presupuestaria debe someterse a conocimiento del ente fiscalizador que es la Contraloría General de Cuentas quien a su vez rendirá informe y emitirá dictamen ante el Congreso de la República, para que éste último luego de conocidos proceda a la aprobación o improbación de la liquidación anual del presupuesto. 6. Fondo de Garantía que permita financiar programas de desarrollo económico y social constituido por recursos de organizaciones no lucrativas del sector privado, entidades descentralizadas o autónomas, aportes privados nacionales o internacionales. 7. Principio de capacidad de pago, en el sentido de que el sistema tributario debe ser justo y equitativo, por lo que se ordena que en la estructuración de toda ley tributaria deberá observarse el principio de capacidad de pago.
Por su parte la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97, regula entre otros aspectos, los siguientes:
Título
Capítulo
Referencia contenido Artículos Ámbito de aplicación de la ley, Desconcentración de la administración financiera,
Disposiciones Generales
Rendición de cuentas del servidor público, Comisión técnica de finanzas públicas, Ejercicio fiscal. Vinculación plan-presupuesto, Atribuciones del órgano rector, Disposiciones generales
Presupuesto de ingresos, egresos, naturaleza y destino
de
los
egresos,
base
contable
(devengado), ejecución del presupuesto, control y fiscalización de los presupuestos, uso de las economías. Estructura de la ley anual de presupuesto
Sistema Presupuestario
(ingresos, egresos, disposiciones generales), Régimen
Formulación del presupuesto,
presupuestario Ejecución del presupuesto, de los
Evaluación presupuestaria,
organismos del Liquidación presupuestaria, Estado
Régimen
presupuestario
de
las
Entidades
Descentralizadas y Autónomas, Régimen presupuestario de las municipalidades. Atribuciones del órgano rector, análisis Sistema de Contabilidad
financieros, coordinación con municipios, cuentas
Integrada Gubernamental
incobrables,
aceptación
y
aprobación
de
donaciones. Atribuciones del órgano rector, programa anual de Sistema de Tesorería Sistema de Crédito Público
caja, letras de tesorería, fondos rotativos, rendición de informes de entidades financieras. Ámbito legal, Atribuciones del órgano rector, Deuda pública de mediano y largo plazo, Autorización del crédito público, Presupuestación de la deuda pública, Pago de la deuda pública, Opiniones técnicas,
Título
Capítulo
Referencia contenido Artículos Condicionalidad, Reestructuración de la deuda, Nulidad de las operaciones, Colocación de los títulos, Rescate de títulos, Suspensión de desembolsos. Remuneraciones de empleados y funcionarios
Régimen de remuneración de funcionarios y empleados públicos
públicos, Retribuciones y servicios no devengados, Gastos de representación, Dietas. Fianzas,
Disposiciones finales y complementarias
Disposiciones posteriores a través de los entes rectores, Derogatoria.
En forma complementaria a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Presupuesto, la Ley que aprueba el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada ejercicio fiscal, establece normas de ejecución presupuestaria dentro de las cuales vale mencionar: El Decreto No. 75-2005 Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2006, el cual contiene remuneraciones del personal temporal, Jornales, Puestos vacantes, Economías presupuestarias en el grupo de servicios personales, Liquidación de prestaciones a personal en el exterior, Economías presupuestarias de la deuda pública, Insuficiencia en créditos presupuestarios, pago por servicios y cuotas de seguridad social, Transferencia de recursos a comunidades y organizaciones no gubernamentales, Disposiciones que afecten el presupuesto de ingresos, Desembolsos por concepto de aportes constitucionales y leyes ordinarias, Anticipo de recursos para devengar y pagar, Pago de obligaciones exigibles, Compra de bienes inmuebles, Componentes de inversión, Programa de inversión física y financiera para el ejercicio fiscal, Desembolsos a favor de los Consejos Departamentales de Desarrollo Urbano y Rural, Responsables de los resultados del presupuesto, Responsables de la ejecución presupuestaria, Informe de ejecución presupuestaria, Transferencia de utilidades y/o dividendos, Donaciones en especie, Exoneración del IVA, Actualización de activos, Cierre de cuentas monetarias,
Pago de las obligaciones del Estado, Constitución y manejo de cuentas de depósitos monetarios, Cuentas especiales para préstamos y donaciones, Saldos de efectivo, Letras de tesorería, Incumplimiento del pago de deuda por las municipalidades, Gestión del financiamiento reembolsable, Informes de cooperación externa Fideicomisos, etc. Además de lo anterior Institucionalmente forma parte del marco financiero, el rol que desempeñan las Unidades de Administración Financiera y las Unidades de Auditoria Interna. Así tenemos a continuación la organización y funciones de las UDAF
1.3.1 UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA 1.3.1.1 Estructura Organizativa
Grafica 01: Unidad de Administración Financiera – UDAF -
1.3.1.2 Funciones Generales de la Unidad de Administración Financiera: a)
Elaborar las propuestas de la política financiera y someterlas a consideración de las autoridades superiores de la Institución.
b)
Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de sus órganos rectores.
c)
Emitir las normas complementarias que considere necesarias para la administración eficaz y eficiente del
Sistema Integrado de Administración
Financiera. d)
Coordinar y dirigir la formulación del presupuesto de la Institución, así como la programación financiera para su ejecución, de acuerdo a las normas establecidas en la Ley Orgánica del Presupuesto, su Reglamento y las disposiciones complementarias que se emitan.
e) Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro de la ejecución del presupuesto en las etapas del compromiso, devengado y pagado en la ejecución de los gastos y del
devengado y percibido en la ejecución de los ingresos, de acuerdo a lo
establecido en las normas y procedimientos vigentes. f)
Analizar y enviar para su consideración a las autoridades superiores, los estados financieros que permitan efectuar el seguimiento y evaluación de la política financiera y conocer la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial y los resultados económicos y financieros de la Institución.
g)
Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme a la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, le corresponde aprobar a la Institución y gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas las que le compete aprobar al Organismo Ejecutivo.
h)
Establecer normas para el manejo y control de los Fondos Rotativos, tomando en cuenta el Manual aprobado por el Ministerio de Finanzas Públicas mediante Acuerdo Ministerial 6-98.
i)
Darle seguimiento y control al cumplimiento de la ejecución física y financiera del presupuesto.
j) Presentar a las Autoridades de la Institución los informes de la gestión física y financiera del presupuesto que coadyuven a la toma de decisiones y de su envío al Organismo Ejecutivo. k) Supervisar, controlar y apoyar la gestión administrativo financiera de las unidades ejecutoras de la Institución. l) Someter a consideración y aprobación de las Autoridades de la Institución, la programación de cuotas de compromiso, devengado y pago.
1.3.1.3 Unidad de Normas a) Realizar estudios y proponer normas
tendientes
a
mejorar la técnica del
presupuesto por programas aplicado en la institución y de acuerdo a las normas establecidas por la Dirección Técnica del Presupuesto. b) Diseñar y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos internos, relativos a las fases de formulación, programación de la ejecución y evaluación del presupuesto de la Institución. c) Adecuar y mantener actualizados los manuales y la metodología contables, así como la periodicidad y estructura de los estados financieros a producir por la Institución, según su naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental dictadas por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. d) Diseñar y mantener actualizadas las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del Área de Tesorería, de acuerdo a las normas establecidas por la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas. e) Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el Sistema de Cuenta Única. f) Diseñar y mantener actualizados los reglamentos, instructivos y procedimientos en las fases de programación y control de los flujos financieros de la Institución. g) Evaluar el grado de aplicación de las normas, sistemas y procedimientos para la formulación del presupuesto, la programación de la ejecución, el procesamiento contable, ejecución de los pagos y las coherencias de las salidas del Sistema Integrado de Administración Financiera.
1.3.1.4 Unidad de Informática a) Analizar, planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de sistemas de información complementarias al SICOIN, así como la
utilización y
mantenimiento de los recursos de computación y su respectiva documentación. b) Mantener comunicación con la Dirección de Informática del Ministerio de Finanzas Públicas, que está a cargo del mantenimiento y actualización del SICOIN.
c) Dar mantenimiento y actualización a los procesos de las Areas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, en el marco del Sistema Integrado de Administración Financiera, que esta operando en la Institución y conforme al Sistema Central, y recibir las nuevas aplicaciones. d) Informar sobre la utilización y rendimiento de los equipos para poder planificar y programar el crecimiento de la configuración existente o la adquisición de nuevos equipos según sea el caso. e) Elaborar un calendario de mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y de sus condiciones de seguridad conforme a contratos de servicio que realice con los proveedores de los mismos. f) Asistir a los usuarios del sistema en todos los reportes y requerimientos de atención. g) Contar con mecanismos de respaldo de datos, seguros y confiables, y ampliamente probados y comprobados en su utilización y restauración. h) Definir conjuntamente con los entes rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera los roles para sus usuarios. i) Tener participación activa, directa y conjunta con los entes rectores del SICOIN (DTP, TN y DCE) en las actividades de cierre y apertura tanto presupuestarias como contables. j) Efectuar el respaldo diario de la información procesada en el SICOIN.
1.3.1.5 Área de Presupuesto Estructura Organizativa
Grafica 02: Organigrama del área de presupuesto Funciones Generales del Área de Presupuesto:
a)
Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de Administración Financiera de la
b)
Institución.
Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el Organismo Ejecutivo para la formulación, programación de la ejecución y evaluación del presupuesto de la Institución.
c)
Elaborar y proponer a las Autoridades Superiores la política presupuestaria específica de la Institución, de acuerdo con los lineamientos de política presupuestaria dictados por el Organismo Ejecutivo.
d)
Dictar las normas técnicas complementarias a las establecidas por el Organismo Ejecutivo para la formulación, programación de la ejecución, modificaciones y evaluación del presupuesto de la Institución.
e)
Coordinar la formulación del proyecto de presupuesto de la Institución.
f)
En coordinación con el Área de Tesorería, someter a la Jefatura, de la Unidad de Administración Financiera, la programación de la ejecución financiera del presupuesto.
g)
Presentar a consideración de la Autoridad Superior o
aprobar, según lo
determine la reglamentación interna, las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades ejecutoras de los respectivos programas.
1.3.1.6 Área de Contabilidad Estructura Organizativa
Grafica 03: Organigrama del área de contabilidad Funciones Generales del Área de Contabilidad:
a)
Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de Administración Financiera de la Institución.
b)
Aplicar conforme a su naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información, la metodología contable y la periodicidad, estructura y características de los estados contables financieros a producir por la Institución, de acuerdo a las normas de contabilidad integrada gubernamental que dicte la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
c)
Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en el SICOIN de la ejecución presupuestaria de gastos e ingresos.
d)
Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validación y aprobación en el SICOIN de las operaciones de origen extra-presupuestario.
e)
Efectuar los análisis necesarios sobre los estados financieros y producir los informes para la toma de decisiones y para su envío al Ministerio de Finanzas Públicas.
f)
Administrar el Sistema Integrado de Administración Financiera, que permita conocer en tiempo real la gestión presupuestaria, de caja y patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la Institución.
g)
Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la Institución.
1.3.1.7 Área de Tesorería Estructura Organizativa
Grafica 04: Organigrama del área de tesorería Funciones Generales del Área de Tesorería:
a)
Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de Administración Financiera de la Institución.
b)
Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el Organismo Ejecutivo en operaciones de Tesorería.
c)
Elaborar, juntamente con el Área de Presupuesto la programación de la ejecución del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Institución.
d)
Aprobar y someter a consideración del Jefe de la Unidad de Administración Financiera, el programa mensualizado de caja elaborado por la Unidad de Programación Financiera.
e) f)
Administrar el Sistema de Caja Única de la Institución. Emitir opinión previa sobre las inversiones temporales de fondos que realice la Institución.
g)
Proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma de decisiones y envío de información al Organismo Ejecutivo.
CAPITULO II
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - SIAF -
2.1
ANTECEDENTES El proceso de reestructuración de la administración pública se inserta en un programa de reforma que tiene como propósito fundamental ponerla al servicio de la comunidad, a través de procesos de centralización normativa y desconcentración operativa, para que la comunidad pueda ejercer un control social sobre la actuación de los funcionarios públicos, así como de una racionalización de los procesos de captación y uso de los recursos públicos, a través de la modernización de los sistemas administrativos y de control de la administración pública. Por ello, se hizo indispensable desarrollar una reforma integrada de la administración financiera y de la auditoría gubernamental que comprendiera los aspectos relativos a los ingresos y gastos públicos, programación presupuestaria, operaciones y registros contables y financieros, procedimientos para adquisiciones, pagos ágiles, seguros y transparentes, así como medidas efectivas y oportunas de control interno y externo. La base legal de la reforma fue el Acuerdo Gubernativo 217- 95, de fecha 17/05/95, mediante el cual se crea el Proyecto de Reforma de la Administración Financiera, denominado “Sistema Integrado de Administración Financiera y Control” (SIAFSAG), que comprende los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público, adquisiciones y auditoría, para ejecutarse en todas las dependencias del Sector Público no Financiero. El proyecto se está ejecutando en tres etapas, aprobándose para la primera etapa (SIAF I), ya finalizada, un convenio de préstamo con el Banco Mundial, mediante Decreto 89-95, de fecha 15/11/95, la segunda etapa (SIAF II), cuyo convenio de préstamo fue aprobado mediante Decreto 46-98, de fecha 19/08/98, el cual también ya ha terminado; actualmente se esta ejecutando la tercera etapa (SIAF III) el cual ha iniciado operaciones a partir de marzo del año 2003. Un aspecto preponderante en el éxito de la reforma financiera ha sido el apoyo incondicional que cada Gobierno ha brindado a la modernización del Estado y sobre todo al proyecto SIAF-SAG para que se logren los objetivos planteados en cada una de las etapas.
2.1.1 Primera Etapa (SIAF I) La primera etapa del Proyecto, que se inició en el primer semestre de 1996, fue programada para cuatro años y se ejecutó en tres años. En esta, se elaboraron el diseño conceptual y el funcional informático, se contrataron profesionales de amplia experiencia en la implantación de sistemas integrados de administración financiera en la región y se iniciaron los desarrollos informáticos base del proceso de implantación, los clasificadores básicos y se formuló el presupuesto del año 1998 con la metodología de presupuesto por resultados. A partir de enero de 1998, con vigencia de la nueva Ley Orgánica del Presupuesto, se inicia la operación del Sistema Integrado de Contabilidad Gubernamental (SICOIN), con un nuevo software, donde 34 unidades financieras de la administración central comenzaron a operar los registros de la ejecución del presupuesto y a transmitir esa información electrónicamente hacia el Ministerio de Finanzas Públicas. Los objetivos del Proyecto en su primera etapa (SIAF I) fueron el fortalecimiento de la eficiencia, la responsabilidad y transparencia de las funciones de administración financiera y control del sector público central, a través de la organización e implementación del SIAF y el SAG y el mejoramiento de la prestación de los servicios públicos, a través de la desconcentración de las responsabilidades primarias y de administración de los recursos financieros de los ministerios, fortaleciendo las capacidades de administración financiera del Gobierno, restaurando así la confianza en la integridad y competencia del Sector Público.
2.1.2 Segunda Etapa (SIAF II) En 1998 se inicia de la segunda etapa de ejecución del Proyecto (SIAF II), iniciando con la implantación del sistema que se desarrolla a partir de enero de 1998 con la reingeniería
de
procesos
y
procedimientos
en
dependencias
involucradas
pertenecientes al Ministerio de Finanzas, el control de percepción de recursos a través de la conciliación bancaria, el flujo diario de información con entidades de recaudación y bancarias. En mayo de 1,998, el gobierno central por medio del Ministerio de Finanzas Publicas y la Contraloría General de Cuentas y con recursos financieros de Banco Mundial, diseña el modelo conceptual del Sistema Integrado de Administración Financiera y control SIAF-SAG, como instrumento de apoyo al proceso de
descentralización y organiza los sistemas y procedimientos con el objeto que la población logre obtener los servicios públicos en las mejores condiciones de cantidad, calidad y menor costo. En esta segunda etapa se tiene el objetivo de continuar el proceso de expansión de las reformas de la administración financiera y el control iniciadas durante la ejecución del SIAF I, a fin de incrementar la eficiencia y transparencia de la administración financiera y el control del Sector Público, fortalecer la prestación de los servicios públicos a través de la desconcentración de la administración de los recursos financieros de los ministerios y mejorar la ejecución de la inversión pública.
2.1.3 Tercera Etapa (SIAF III) Esta etapa inicia en julio de 2002 y se caracteriza porque se le ha dado altísima prioridad a la creación del SIAF – Muni, y a la modernización del sistema de recursos humanos a nivel nacional. El documento de proyecto contempla con especial atención, lo siguiente: a)
Extensión de la reforma de la administración financiera a las 331 municipalidades,
b)
Desarrollo e integración de un sistema de información de recursos humanos, que contenga un sistema de liquidación de nomina y ficha de funcionario público,
A partir de esta etapa, el proyecto pretende ampliar y profundizar las reformas con el objeto de incrementar la efectividad, eficiencia y transparencia de la administración financiera y control del sector público. Los dos proyectos de administración financiera anteriores han efectuado reformas importantes en las operaciones financieras del gobierno central, creando un sistema que integra a varios subsistemas clave (formulación y ejecución del presupuesto, contabilidad, administración de efectivo, administración de deuda, inversión pública) en un sistema unificado de registro único de información y control de administración, el cual proporciona a los funcionarios de gobierno información en tiempo real y permite una mejora significativa en la ejecución y supervisión de las operaciones financieras del gobierno. El proyecto propuesto profundizaría las reformas en los subsistemas (incluyendo contrataciones, la elaboración de presupuesto multi-anual y mayor enfoque en los indicadores de
desempeño y resultados), extendería el sistema hasta abarcar a las agencias y fondos sociales restantes dentro del gobierno central (y a los niveles más bajos de ejecución presupuestaria dentro de las agencias del gobierno central), diseñaría y apoyaría la implementación de sistemas compatibles en los 331 gobiernos municipales, como componente importante del esfuerzo de descentralización en Guatemala, desarrollaría e integraría un subsistema de información de administración de recursos humanos (especialmente antecedentes laborales y de pago) en el sistema en general, seguiría fortaleciendo la institución suprema de auditoría externa (la Contraloría General de Cuentas – CGC) y promovería varias iniciativas de E-gobierno.
2.2
DEFINICION El sistema integrado de Administración Financiera, es un sistema de Organización Gubernamental que tiene como objetivo descentralizar y agilizar las funciones administrativas, operativas y financieras de las entidades que componen el aparato estatal, su funcionamiento es presidido por el Ministerio de Finanzas Publicas, quien contara con las unidades de control de los componentes básicos de este modelo: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Crédito Publico e Inversión Publica. El Sistema Integrado de Administración Financiera basa su funcionamiento operativo en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), Sistema que integra las operaciones de Presupuesto, Contabilidad Patrimonial y Tesorería, con el fin de proporcionar información en tiempo real, para la correcta toma de decisiones
2.3
CARACTERISTICAS Centralización Normativa y Desconcentración Operacional: El SIAF esta organizado de tal forma que a nivel central el ministerio de Finanzas Publicas define las políticas, normas y procedimientos. a)
Universalidad: Todos los aspectos de la gestión pública vinculados a los sistemas financieros, administrativos y de control forman parte del SIAF.
b)
Unidad: En cuanto al ámbito de aplicación, el SIAF es obligatorio para la administración gubernamental central y entes descentralizados y autónomos.
c)
Responsabilidad: Todos los funcionarios públicos sin distinción de jerarquías son responsables de sus actos en el ejercicio de la función pública y el SIAF, Será organizado para la evaluación de esta obligación.
d)
Transparencia: La transparencia en las operaciones presupuestaria es el aspecto relevante del SIAF, ya que la ejecución del presupuesto es de exhibición publica.
e)
Eficiencia: El SIAF esta organizado para asistir en la determinación, programación y seguimiento de las metas que garanticen el cumplimiento de los objetivos del programa de gobierno en los aspectos vinculados a la producción de bienes y servicios del sector publico.
f)
Economía: El sector publico produce bienes y servicios a través de relaciones insumos – producto y esta combinación debe realizarse al menor costo posible, por lo cual el SIAF pone especial énfasis en el control del costo de producción de los programas y proyectos del sector publico.
2.3
OBJETIVOS El principal objetivo para el desarrollo del Sistema Integrado de Administración Financiera y Control es generar capacidad en el sector público que permita: a)
Fortalecer el sistema democrático y generar un ambiente de confianza en las instituciones públicas y funcionarios.
b)
Fortalecer el control social aportando los insumos que permitan conocer y evaluar la gestión publica.
c)
Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y uso eficaz y eficiente de los recursos públicos.
d)
Disponer de información útil, oportuna y confiable a todos los niveles de la administración pública.
2.4
e)
Fortalecer la capacidad administrativa.
f)
Realizar la gestión de los recursos públicos con transparencia.
ALCANCES El proceso de reforma se ha iniciado con fortalecer los sistemas financieros, administrativos y de control en el ámbito central, a los entes rectores del Ministerio de Finanzas Públicas (Dirección Técnica de Presupuesto, Dirección de Contabilidad del
Estado, Tesorería Nacional, Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Informática) y la Contraloría General de Cuentas así como a seis instituciones seleccionadas, Ministerio de Finanzas Públicas, Salud Pública y Asistencia Social, Educación, Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, Relaciones Exteriores y la Contraloría General de Cuentas. En cuanto a los sistemas, se ha definido como prioridad el fortalecimiento y desarrollo del
presupuesto,
la
contabilidad,
tesorería,
crédito
publico,
contrataciones,
administración de bienes, inversión publica, control interno.
2.5 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2.5.1 Ámbito de operación El SIAF está implantado en toda la administración central desde 1998, operando en tiempo real en todas las etapas del proceso presupuestario en los entes rectores y otras direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas y en 43 ministerios y secretarías; se tienen 138 Unidades Ejecutoras las cuales ejecutan el Presupuesto directamente desde donde se origina el gasto. Además se cuenta con 26 entidades descentralizadas y autónomas quienes han asumido la reforma financiera con el apoyo directo del Proyecto. En el año 2004 se cambia la tecnología de cliente servidor a una tecnología basada en la WEB, centralizando el sistema en una sola base de datos para todo el Sector Público No Financiero -SPNF-.
2.5.2 Formulación del Presupuesto A través del SIAF, el presupuesto se formula por resultados, fijando metas físicas y financieras, en forma desconcentrada por cada uno de los ministerios y secretarías. Los proyectos de presupuesto institucionales se consolidan y con ellos se formula el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado. Actualmente el Gobierno ha adoptado la política de trabajar con un presupuesto multianual en donde se fijan techos presupuestarios y se formularán los años 2006, 2007 y 2008, el presupuesto esta basado en una red programática por resultados con el enfoque multianual. También se contará con el seguimiento a los indicadores de gestión que permitirá medir en todo momento el grado de avance de las políticas y objetivos fijados por el Gobierno.
2.5.3 Programación de la ejecución El presupuesto es dinámico, programándose su ejecución trimestralmente, y en función del balance entre el ritmo de la captación de recursos y la ejecución del gasto se fijan cuotas trimestrales para la ejecución de compromisos y mensuales para el gasto devengado y su pago. Se ha ido ajustando la programación del gasto permitiendo que se manejen herramienta como el Programa Mensualizado de Caja y los flujos de caja con lo cual se pueden hacer pronósticos de las estacionalidades de la caja y priorizar en determinados momentos los principales gastos del Gobierno.
2.5.4 Descentralización operativa Tanto la programación de cuotas, como las solicitudes de modificaciones y ejecución presupuestaria son solicitadas, cuando corresponde, y operadas por las instituciones ejecutoras y aprobadas en forma electrónica desde la Dirección Técnica de Presupuesto en tiempo real. Cada ministerio y secretaría ejecuta su presupuesto en tiempo real y en forma desconcentrada, por intermedio de Unidades de Administración Financiera (UDAF), las cuales han sido capacitadas y dotadas de herramientas informáticas y de comunicaciones, organización y procedimientos y perfiles de puestos. En estos momentos, la administración financiera se está desconcentrando desde las UDAF ministeriales hacia sus unidades ejecutoras (Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social con 83 unidades ejecutoras, Ministerio de Educación cuenta con 37 unidades ejecutoras, Ministerio de Comunicaciones e Infraestructura 15 y la Presidencia de la República 3 unidades ejecutoras). Se han creado las firmas electrónicas, eliminando el papel físico para ciertas operaciones como es el soporte de los documentos hacia el Ministerio de Finanzas Públicas, los cuales ya no son requeridos para el pago y simplemente basta con la información electrónica que ha sido procesada con los niveles de seguridad en el sistema informático.
2.5.5 Sistema de pagos Con las cuotas periódicas aprobadas en el sistema, cada ente ejecutor prioriza sus pagos y éstos se realizan a través del sistema bancario por órdenes de acreditamiento en cuenta por parte de la Tesorería Nacional, dentro de las 72 horas de recibida la información electrónica de la ejecución presupuestaria; se ha eliminado el papel físico, en cambio se tienen firmas electrónicas que son validadas automáticamente por el sistema.
2.5.6 Red informática. En la solución tecnológica implementada en la tercera fase del SIAF se ha diseñado una arquitectura tecnológica efectiva e innovadora, la cual ha permitido cobertura nacional, escalabilidad, disponibilidad de 7x24x365, seguridad, mejora el mantenimiento, sostenibilidad, facilita la administración del sistema y reduce los costos sustancialmente.
2.6
ARQUITECTURA DEL SIAF
2.6.1 Centralización La información del sistema permanece en el sitio central lo cual permite garantizar máxima disponibilidad, estabilidad, seguridad y manejabilidad. La base de datos está centralizada y operando sobre equipos ubicados en el centro de cómputo del Ministerio de Finanzas Públicas. El acceso a la información centralizada es accedida mediante la infraestructura de comunicaciones actual, la cual interconecta a las entidades del Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas con enlaces a través de la Internet.
2.6.2 Tecnología Web para la Intranet e Internet. Accesibilidad del sistema hacia dentro y fuera, eliminando costos de instalación y mantenimiento de estaciones de trabajo locales o remotas utilizando únicamente un navegador de Internet para acceder al sistema, y optimizando la infraestructura de comunicaciones. Las aplicaciones han sido desarrolladas mediante las herramientas de Microsoft Visual .NET operando sobre el entorno de trabajo Microsoft .NET. Las aplicaciones son accedidas a través de servicios de publicación basados en Microsoft Internet Information 6.0 sobre plataforma de MS Windows 2003 Advanced Server y MS Windows 2003 Server. El Ministerio de Finanzas Públicas ha sido objeto de un proceso de reingeniería administrativa donde se han eliminado pasos, firmas y simplificando procedimientos, evolucionando hacia una oficina sin papeles. De 130 pasos en tramitar un pago, se evolucionó a 4, en su mayoría automáticos, los documentos de respaldo quedan en las unidades ejecutoras, eliminando ineficiencias, disminuyendo los costos y la corrupción.
2.6.3 Reingeniería de procesos La Tesorería Nacional se está organizando como un Banco del Tesoro, su gestión se basa en la programación diaria, semanal y mensual de los flujos de fondos. El SIAF ha firmado convenio con la red privada del sistema bancario a través de la cual se comunican todos los Bancos y el Banco de Guatemala. Se han abierto cuentas de la Tesorería Nacional en cada uno de los bancos del sistema y a través de su red se reciben diariamente los ingresos los cuales son validados automáticamente con la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Por la misma vía, viajan las órdenes de la Tesorería para el acreditamiento en cuenta de los pagos a los proveedores y servidores públicos. Los proveedores pueden acceder por Internet para consultar el estado de sus facturas y de los pagos realizados a su favor a través del sistema bancario, simplemente se requiere del NIT (número de identificación tributaria) y un PIN que da la Tesorería Nacional. No se emiten cheques para pago de proveedores, ni para el pago de las nóminas, todo se hace a través de acreditamiento en cuenta bancaria. Se estima que el Gobierno de la República se ha ahorrado anualmente cerca de $ 2.500.000 (dos millones quinientos mil dólares), al no haber emitido cheques para hacer los pagos, estos procesos han mejorado la transparencia y a su vez reducido la corrupción al trasladar los pagos directamente con abono en cuenta corriente utilizando el sistema bancario, eliminando con esto la discrecionalidad de los pagos. Los Bancos remiten en forma electrónica información diaria de los movimientos de las cuentas monetarias de la Tesorería y el sistema las concilia automáticamente, con lo cual la Tesorería conoce todos los días a primera hora los saldos con que cuenta para realizar sus flujos de caja y hacer las proyecciones de corto plazo. La Tesorería Nacional opera a través de la Cuenta Única, para lo cual se eliminaron más de 1.200 cuentas del Gobierno que mantenían en el sistema bancario, la mayoría con saldos ociosos y que no daban ningún beneficio al Gobierno por mantener saldos en dichas cuentas; esto hacía que hubiese corrupción al manejar cuentas corrientes en los bancos y que las mismas no fueran autorizadas por la Tesorería Nacional y que no hubiera control alguno.
2.7
OPERACIÓN DEL SIAF EN ENTIDADES DESCENTRALIZADAS. A partir del año 2000, la modernización se fue expandiendo a todo el sector público no financiero y es así que el SIAF está operando en la actualidad en 26 Entidades Descentralizadas y Autónomas, las cuales son: Instituto Nacional de Bosques –INAB-, Instituto Nacional de Estadística –INE-, Zona Libre de Industria y Comercio –ZOLIC-, Instituto de Comercialización Agrícola -INDECA-, Empresa Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA-, Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícola –ICTA-, Comité Olímpico Guatemalteco, Registro General de la Propiedad, Instituto Técnico de Capacitación y Productividad –INTECAP-, Empresa Portuaria Quetzal –EPQ-, Fondo de Tierras – FONTIERRAS-, Superintendencia de Administración Tributaria –SAT., Organismo Judicial –OJ-, Ministerio Público –MP-, Congreso de la República, Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala –CONFEDE-, Consejo de Protección de la Antigua Guatemala –CNPAG-, Instituto de Fomento Municipal –INFOM-, Empresa Portuaria Nacional Santo Tomás de Castilla -EMPORNAC-, Empresa de Telecomunicaciones – GUATEL-, Empresa Portuaria Nacional Champerico –EPNAC-, Instituto Nacional de Administración Pública –INAP-, Instituto Guatemalteco de Turismo –INGUAT-, Academia de Lenguas Mayas de Guatemala –ALMG-, Municipalidad de Guatemala, Municipalidad de Quetzaltenango.
2.8
LOS SISTEMAS INTEGRADOS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN Para fortalecer la administración de los ministerios y secretarías, se ha dotado a las UDAF de manuales de organización y funciones y se ha desarrollado un software, que integra los sistemas de inventario de activos fijos al SIAF. Asimismo, el módulo de Administración de Fondos Rotativos, con lo cual se registra el 100% de la ejecución del presupuesto que se venía ejecutando a través de asignaciones periódicas que se dan a los Ministerios y secretarías para que suplan necesidades menores y que facilitan la ejecución con una mayor velocidad. Se está diseñando el sistema de compras del Estado, el cual integrará un catálogo moderno de bienes y permitirá administrar los bienes del Estado con una mayor eficiencia e integrados totalmente al sistema financiero, generando las depreciaciones y demás que conlleven a una contabilidad moderna y actualizada en tiempo real.
2.8.1 Sistema Integrado de Gestión El seguimiento de las variables financieras, se hace a través de la contabilidad integrada, que registra y genera información sobre la ejecución presupuestaria, la contabilidad patrimonial y la ejecución de los flujos de fondos de tesorería. El modelo de la gestión es interpretado por indicadores que reflejan el comportamiento de las variables con información que generan los sistemas de registro físico y financiero y que permiten realizar la evaluación sobre la propia marcha de la gestión. La información de la marcha de las variables de la gestión se transforma en un proceso dinámico, para asistir a los diversos niveles del ejecutivo nacional en su proceso de toma de decisiones, así la información que proporciona el sistema integrado de información financiera (SIAF) a través de la programación y posterior control de la ejecución presupuestaria, de la contabilidad patrimonial y de los flujos de fondo, indica sobre el comportamiento de las variables económicas y monetarias, lo que garantizara la medición de los impactos de la gestión publica a nivel regional, del sector publico y de la economía en su conjunto a través del sistema de cuentas nacionales. Por lo tanto, el SIAF genera información gerencial a las instituciones, para la toma de decisiones en el ajuste de los presupuestos y los programas operativos e información a los organismos centrales, así mismo garantiza información oportuna al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, pero su objetivo principal es generar un sistema de rendición de cuentas a la propia comunidad.
2.8.2 Sistema Desconcentrado de Gestión. El modelo de gestión representado en el SIAF, se orienta hacia la descentralización en la toma de decisiones del sector publico, para esos efectos se organizo el SIAF – Central, donde se definen las políticas, las normas de funcionamiento de los sistemas y se procesa la información agregada al sector publico, el SIAF – Central esta destinado a apoyar la gestión estratégica de la presidencia la república y la gestión logística de la coordinación superior del poder ejecutivo. El SIAF – Local, a través de las unidades de administración financiera (UDAF) creadas en cada institución, es réplica de la mayor parte de los elementos del SIAF – central, ya que incluye el sistema presupuestario, la contabilidad integrada, tesorería, adquisiciones y administración de bienes y personal.
En el ámbito de cada una de las instituciones, las UDAF apoyan la gestión estratégica de los ministros, presidentes y directores de entes, así como la gestión logística de los comités de directores y gerentes. El SIAF se constituye en instrumento para el ejercicio del control de gestión global y funcional de cada institución. Las UDAF, operan de forma desagregada en los programas y unidades desconcentradas, que se constituyen en la célula básica en la toma de decisiones de bienes y servicios e inversiones.
2.8.3 Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental Realiza el registro de las transacciones de la administración central y entidades descentralizadas, generando información en tiempo real de la ejecución presupuestaria, la contabilidad patrimonial y de los flujos de fondos. La ley orgánica del presupuesto establece que sistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que permite el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el ejercicio del control.
2.8.3.1 La Información que Alimenta el SICOIN Para su operación, el SICOIN necesita: a)
Del Modulo del Presupuesto: Asignaciones presupuestarias de gastos aprobados por la gestión, por categorías programáticas, renglones por objeto del gasto y fuentes del financiamiento.
Asignaciones Presupuestarias de Ingresos
aprobadas por la gestión, por categorías programáticas y rubros de ingresos. Modificaciones presupuestarias de la gestión. b)
Del modulo de Contabilidad Gubernamental: Balance general desagregado; transacciones directas o electrónicas de los SIAF locales; ingresos, cuando los registros no están desconcentrados en las respectivas unidades (Privativos, DJRI, SAT y SIAF locales); ajustes por conciliaciones bancarias.
c)
Del modulo de Tesorería: Información de movimientos bancarios; pagos directos; cuotas mensuales de pagos; donaciones financieras y otros ingresos.
2.8.3.2 Como Recibe la Información el SICOIN El SICOIN recibe la información de las transacciones a través de medios electrónicos o físicos, tales como Internet y canales digitales, los ministerios, secretarias y demás instituciones de la administración central, registran sus transacciones en un software especial construido para los SIAF – Locales, obtienen su ejecución presupuestaria, para luego transmitir por medios electrónicos su información al SIAF central, donde automáticamente la contabilidad del estado obtiene el movimiento global de la administración central, la tesorería nacional dispone de los insumos necesarios para lograr pago de sueldos y a proveedores del estado
2.8.3.3 Donde se Registra la Información de SICOIN Los registros básicos del sistema de contabilidad integrada en la administración central son realizados en el SIAF central del ministerio de finanzas públicas, en los ministerios y organismos o en los propios programas y unidades desconcentradas, dependiendo del grado de desarrollo del proceso de implantación. Por otra parte, debe señalarse que los sistemas básicos que integran el SICOIN tienen distinto tratamiento de acuerdo al nivel de desconcentración institucional. Los sistemas de presupuesto y tesorería, tanto como en el proceso de programación como de ejecución, alcanza a todos los niveles de la organización, así en la administración central se procesan datos y se obtiene información presupuestaria en el ámbito de programas, subprogramas, proyectos, actividades y obras en función de los clasificadores presupuestarios y por fuente de financiamiento y del manejo de flujo de fondos, para cada uno de los ministerios y organismos. En función de lo anterior el SICOIN por tratarse de un sistema integrado e independiente del nivel de desconcentración, donde se realicen los registros básicos, genera la salida de información del presupuesto y de tesorería en el ámbito de programas y proyectos, ministerios, organismos de la administración central, pero, las salidas de la contabilidad patrimonial, son exclusivamente en el ámbito de la administración central.
2.8.3.4 Sistema electrónico de licitaciones y adquisiciones de Guatemala GUATECOMPRAS El e-Procurement, es el uso de medios electrónicos para comprar y contratar bienes y servicios. Este sistema se publicó a partir del año 2003, pero hasta el año 2004 se hizo obligatorio al entrar el nuevo Gobierno y que definitivamente se tomó la bandera de transparentar la gestión pública, es de uso obligatorio incluyendo a las 331 municipalidades. Por medio de GUATECOMPRAS, las entidades del sector público pueden publicar y gestionar sus compras, contrataciones y enajenaciones. Actualmente existen más de 500 unidades compradoras; el 100% del gobierno nacional (centralizado, descentralizado y autónomo); 220 municipalidades; 6 organismos internacionales (BM, BID, UNOPS, PNUD, Comisión Europea, GTZ); 8 entidades privadas no lucrativas. Se espera que para finales del año 2005 esté masificado el uso de Guatecompras incluyendo al sector privado. A abril de 2005 se han hecho adjudicaciones y transparentado las compras por 200 millones de dólares. El lema de Guatecompras es Todo a la vista de todos, ya que permite publicar todas las compras o contrataciones, las preguntas de los proveedores y sus respectivas respuestas, los montos y proveedores adjudicados. Esto aumenta la transparencia y eficiencia en el gasto público al aumentar la oferta, al mismo tiempo que reduce la corrupción. El sistema comprende varios módulos siendo los más importantes: Compras por Concurso, Registro de adjudicaciones, Registro de Proveedores, Concursos por categoría, Registro de compradores, Denuncias, Estadísticas, Sanciones a proveedores, Seguimiento de Contratos, Contratos Abiertos y Compras Directas, Enajenaciones, Ofertas Electrónicas, Compras por Subasta Inversa, Compras por Concurso B2B. Se ha firmado un convenio con Acción Ciudadana, Organización No Gubernamental y representante de Transparencia Internacional en Guatemala, para dar seguimiento puntual a los concursos publicados en Guatecompras así como el apoyo en la publicación de aquellos concursos que son publicados en otros medios y no en Guatecompras.
2.8.4 El Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP El Proyecto apoyó a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia – SEGEPLAN- y al Ministerio de Finanzas Públicas, en la organización del Sistema Nacional de Inversión Pública, para lo cual se diseñó una nueva normatividad, el diseño de manuales normalizados para el sector público del Gobierno, seguimiento y evaluación de proyectos y la organización de un sistema de seguimiento de proyectos integrado al SIAF. El sistema está operando en tecnología WEB y es administrado por SEGEPLAN quien es el responsable de la inversión pública de Guatemala.
2.8.5 Sistema de Nomina y Registro de Personal Se ha desarrollado el software basado en tecnología WEB, integrado al SIAF el cual está basado en sistema descentralizado de liquidación de nómina para el Gobierno Central, el cual moderniza el sistema actual y se actualiza la base de datos de los funcionarios públicos; se ha fortalecido la funcionalidad de los entes rectores y se ha apoyado la elaboración de una nueva Ley de servicio civil que modernice el sistema de Recursos Humanos para el Gobierno. A través del nuevo sistema se está depurando la información del empleado público y no permitirá la duplicidad de plazas o el cobro por plazas que no existen.
2.8.6 Sistema Integrado a Administración Financiera Municipal SIAF – MUNI. Al 31 de diciembre del año 2004 se han capacitado cerca de 1500 personas en lo que es el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal, entre los cuales se encuentran Tesoreros Municipales, Oficiales de Tesorería Municipal y Auditores Gubernamentales, la capacitación es sobre los procedimientos y utilización de la herramienta como apoyo a la gestión administrativa y financiera municipal. A partir de enero del año 2004, se dio inicio a una serie de reformas en el ámbito municipal, promoviendo y asesorando sobre la utilización de la teoría del presupuesto por programas, en donde se formula, ejecuta y liquida según la red de producción municipal, y se ha desarrollado una herramienta informática denominada SIAFITOMUNI, que ya ha sido avalada técnicamente con la Contraloría General de Cuentas. Como resultado de este primer esfuerzo se tienen 321 municipalidades trabajando con esta herramienta. Dicha herramienta permite rendir los informes correspondientes de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Municipio.
Para mejorar la auditoria social, se ha desarrollado e implementado el portal de transparencia municipal; este portal permite la consulta de la ejecución del presupuesto de cualquier municipalidad del país a través de informes consolidados mensualmente, esto es supervisado directamente por la Contraloría General de Cuentas, quien es el ente encargado de hacer cumplir la normatividad. Se ha implantado en 50 municipalidades el SIAF-MUNI, que contempla los principales módulos para la gestión municipal, entre otros Receptoría, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Registro Civil, Servicios Públicos, Endeudamiento Municipal, Proyectos, Impuesto a la propiedad, etc. Esto ha permitido mejorar la prestación de servicios y hacer una mejor gestión de los ingresos teniendo control sobre las morosidades de los servicios.
2.9
LOGROS Y DIFICULTADES OBTENIDOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIAF
2.9.1 Logros La conceptualización del sistema integrado de Información a desarrollar, se apoya en los enunciados de la teoría general de sistemas, cuyo objetivo es producir información para la toma de decisiones por los diferentes niveles gerenciales.
Bajo estas
consideraciones, la contabilidad gubernamental permite el registro sistemático de los hechos económicos del sector público. En resumen podemos mencionar que destacan como logros alcanzados, los siguientes: 1.
Saneamiento de las finanzas públicas.
2. Adopción del marco conceptual y metodológico del presupuesto por
programas. 3.
Transparencia en las operaciones presupuestarias.
4.
Mejora de la calidad del Gasto Público.
5.
Fortalecimiento de la gerencia pública.
6.
Registro de los ingreso y los egresos.
7.
Fortalecimiento del Sistema de crédito público.
Otros logros específicos son:
1.
Generación del Sistema de Gerencia de Proyectos –SIGEPRO- y sistema Integrado Administrativo –SIAD-.
2.
Se ha tenido la experiencia que al implementarse el Sistema Integrado de Administración Financiera, los Estados Financieros se obtienen en cualquier momento.
3.
Se obtienen reportes de la Ejecución Presupuestaria de acuerdo a la clasificación presupuestaria que se necesite aplicar.
4.
Se cuenta con información oportuna tanto de ingresos como egresos, incluyendo los recursos externos.
5.
Se responsabilizó en forma directa a cada Institución por su ejecución presupuestaria, permitiendo consultar en forma analítica y consolidada información de la ejecución presupuestaria de años anteriores.
6.
Se implementó el sistema gerencial de la Caja Pública, ejecutándose los gastos del gobierno en función de los ingresos percibidos.
7.
Se descentralizaron los procesos de pago mediante transferencias bancarias electrónicas directas a los beneficiarios del Estado, bajo normas y procedimientos de seguridad documentaria e informática.
8.
Se implementó y consolidó el Sistema de Información de Contabilidad Integrada (SICOIN), con una base común para los usuarios que proporcionan información financiera oportuna, confiable y en tiempo real.
9.
Tesorería Nacional se convirtió en el único ente pagador y Órgano Rector del Sistema de Tesorería Gubernamental, apoyando técnicamente a las Unidades de Administración Financiera (UDAFS) del Gobierno Central.
10. Se usan comunicaciones electrónicas para las transferencias de fondos y para el
intercambio de información con el Banco de Guatemala, el sistema bancario nacional y la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 11. Se descentralizaron los pagos sin ningún costo para el gobierno, suscribiéndose
convenios de servicios con dieciséis bancos del sistema que administran el 80% de las agencias bancarias de la República, cubriéndose el 100% de proveedores, contratistas, municipalidades, jubilados y pensionados del Estado y la deuda pública externa, así como el 70% de personal del Gobierno. 12. A partir del año 1998 el pago de las obligaciones del Estado se honra en el término
de veinticuatro horas posteriores al ingreso del CUR a la Tesorería Nacional, en comparación con un tiempo indefinido en el año 1995, y seis días en 1996 y 1997.
13. Se implementó la “Ruta Crítica del CUR”, que registra los tiempos y movimientos de
los CUR desde que se emiten en las Unidades de Administración Financiera (UDAFS) hasta que los paga la Tesorería Nacional y son cobrados por los beneficiarios.
Los proveedores y contratistas disponen de la página Web para su
consulta. 14. Se aperturaron cuentas de recaudo a nombre del Tesoro y cuentas especiales para
el registro y monitoreo de los préstamos y donaciones provenientes del exterior. 15. El pago de las obligaciones del Estado se hace sin discrecionalidad, con
transparencia, dinamismo y eficiencia. 16. Como medio para consolidar la modernización de la Tesorería Nacional, se viene
desarrollando desde 1998 un programa permanente, y universal de formación profesional, con base en diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC). 17. Se aplican las Normas Generales de Control Interno del Sistema de Auditoria
Gubernamental (SAG), emitidas por la Contraloría General de Cuentas. 18. Se ha facilitado a distintos niveles como entidades del Gobierno, Órganos de
Prensa, Investigadores, Congreso de la República, Contraloría General de Cuentas y otros, el acceso a la información generada por el sistema que ha contribuido a la mayor transparencia en la gestión del gasto público
2.9.2 Dificultades Las dificultades posteriores
a la implementación del SIAF, básicamente se resumen
en: 1.
Sobrecarga del sistema, dado el número de usuarios,
2.
Dificultad para efectuar registros extra-presupuestarios, tales como depósitos a favor de terceros, cobro del impuesto al valor agregado desde el punto de vista de agente retenedor (caso: Empresa Portuaria Quetzal).
3.
Necesidad de ampliar el campo de descripción de los comprobantes únicos de registro de la ejecución presupuestaria de gastos, y comprobantes contables.
2.11
OTROS ASPECTOS RELEVANTES DE SIAF
2.10.1 El Proceso de Desconcentración El proceso de implantación del SIAF se plantea en forma integral, ya que contempla una serie de etapas para desarrollar los sistemas de presupuestos, contabilidad, tesorería, contrataciones y administración de bienes, en sus aspectos organizacionales, administrativos y de los sistemas de información que los apoyan.
2.10.2 Las Salidas de Información El SIAF busca aportar información necesaria y oportuna para apoyar las decisiones de los diversos niveles de la gestión publica así como un sistema de rendición de cuentas al público.
En función de ello las salidas de información del SIAF están siendo
adecuadas en cuanto al tipo, adición o incremento y oportunidad de la información atendiendo las necesidades de cada uno de los niveles de usuarios, así para los niveles operativos y mandos medios, la información se presenta con un mayor grado de restricción y normalmente acceden al sistema en forma directa a través de la red computarizada.
2.10.4
La Informática y el SIAF El diseño del SIAF se basa en la aplicación de los modernos sistemas de procesamiento electrónico, de lo contrario, sería imposible lograr la integración de los sistemas financieros, su procesamiento en tiempo real y asistir de información agregada a los diversos niveles de administración sin la ayuda de sistemas computacionales el diseño y construcción del SIAF, están basados en plataformas informáticas tales como ORACLE y UNIX, estos productos no cambian con mucha frecuencia, lo que facilita la capacitación y permite que las personas involucradas con el desarrollo y mantenimiento de los sistemas que componen el SIAF, se mantengan al día en las nuevas versiones del mercado. La implantación del SIAF se realiza a través de software con lenguajes de cuarta generación, ambientes estructurados y el hardware más moderno, garantizando la flexibilidad de esos instrumentos para que se puedan adaptar al desarrollo tecnológico en el futuro. Para los usuarios finales es muy fácil comunicarse con el computador a través de interfaces gráficas, tales como Windows, lo que les permite acceder a la información sin tener que usar complejas técnicas de la base de datos.
2.10.4 La Modernización de la Contraloría General de Cuentas -CGC-. Fortalecimiento de la auditoria externa, incluyendo la elaboración y emisión de nuevas regulaciones, el diseño y uso de planes nacionales de auditoria. Reestructuración de la CGC, la elaboración de manuales organizacionales y la reingeniería del proceso de negocios (con mayor enfoque en tecnología de información moderna, ajuste de funciones y mejor supervisión de las operaciones internas de la CGC). El desarrollo e implementación de un sistema interno de información administrativa para rastrear planes y resultados de auditorias Fortalecimiento de las oficinas de auditoria interna (UDAIs) en los ministerios y otras entidades.
2.10.5 El mejoramiento en la Recaudación Tributaria A través de la comunicación electrónica que se tiene entre los sistemas de información del SIAF y la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, se ha estado apoyando la fiscalización de la SAT hacia los contribuyentes que son proveedores del Estado y que por consiguiente es muy fácil hacer el cruce entre las bases de datos para evitar la evasión de los impuestos que deben pagar estos contribuyentes al fisco; esto es un gran logro ya que nuestro sistema está basado en el Número de Identificación Tributaria -NIT- y se pueden validar directamente las facturas que se hayan emitido por venta de servicios o bienes al Sector Público No Financiero.
2.10.6 La Capacitación Para apoyar el proceso de modernización de la administración financiera el Proyecto SIAF-SAG ha debido realizar un gran esfuerzo de capacitación a través de seminarios, talleres, cursos y el adiestramiento en el trabajo. Para ello, cuenta con un laboratorio de capacitación con 20 computadoras donde se imparten cursos prácticos sobre los diversos sistemas. Se ha formado como parte de los procesos de inducción y capacitación alrededor de 23.000 servidores públicos. Asimismo, la capacitación se ha llevado a las universidades y otros estamentos que tienen que ver con el proceso de modernización del Estado. Se están haciendo convenios con entidades estatales para que ellos sean los que den sostenibilidad a los programas de capacitación continua en todo lo que se refiere a los sistemas de gestión pública, que alcanzan al Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas y los Gobiernos Municipales.
2.10.7 La Formulación de Leyes El Proyecto, ha contribuido a la formulación de proyectos de ley que han servido de base al proceso de modernización: la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento, y propuestas de otros proyectos como la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Ley de Probidad y Responsabilidades, Ley de Administración de Bienes y Servicios, Ley del Sistema Integrado de Administración Financiera, Ley de Código Municipal. La reforma de la administración financiera ha sido estructural, ha significado replantear una nueva forma de la administración de las finanzas públicas, y los productos obtenidos son resultado de un trabajo en equipo con el Ministerio de finanzas Públicas; Contraloría General de Cuentas; Comisión Presidencial para la Reforma del Estado, la Descentralización y la Participación Ciudadana -COPRE-; Organismo Internacionales y participación ciudadana; con lo cual se ha estado constituyendo un capital humano y profesional excepcional que garantizará el mantenimiento y dará la sostenibilidad a la reforma en todos los ámbitos.
2.10.8 El Saneamiento de las Finanzas Públicas El Gobierno ha mantenido una política de saneamiento de las finanzas públicas, depurándose y reduciéndose la deuda flotante del Gobierno frente a proveedores, lo que provocaba que los primeros cuatro meses de una gestión los recursos se dedicaran a atender los compromisos adquiridos de ejercicios anteriores. El presupuesto se ejecuta del 1 de enero al 31 de diciembre y se deben pagar todos los devengados en que se haya incurrido durante este periodo, quedando saldadas las obligaciones completamente.
2.10.9 Transparencia en el uso de los recursos A partir de mayo del año 2004, se restableció la página de transparencia fiscal, la cual se puede consultar a través de Internet por cualquier usuario que tenga acceso a la WEB, la información que está publicada es acumulado por año a partir del año 1998 hasta la fecha y se actualiza cada mes para el año vigente; esto ayuda a transparentar la gestión de la administración pública al hacer de conocimiento general la ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado y la información de la deuda pública del Gobierno Central.
Existen más de 1000 usuarios activos en el SICOIN WEB y unos 4000 pasivos que corresponden a los usuarios que son proveedores del Estado y los medios de comunicación quienes tienen acceso directo para consultar en el sistema de información. Los proveedores del Estado consultan sus facturas sobre los servicios prestados o venta de bienes, y saben exactamente cuánto tiempo ha demorado el proceso de pago y en dónde se encuentra; los señores de la prensa escrita y hablada tienen acceso directo con un usuario que se llama prensa y su contraseña también es prensa, y pueden consultar cualquier transferencia o la situación del gasto público según los requerimientos y detalle. A los comunicadores se les impartió una inducción sobre el manejo del sistema de información y ellos acceden directamente al sistema, lo mismo que los diputados y asesores técnicos del Congreso de la República.
2.10.10 El Mejoramiento de la calidad del gasto público. En los últimos años, el Ministerio de Finanzas Públicas inició un proceso de racionalización del sistema de adquisiciones del Estado, así se descentralizaron las compras y se inició el pago oportuno a los proveedores, lo que ha significado que el costo de las compras de productos de uso masivo para los hospitales y escuelas se redujeran considerablemente hasta llegar a reducirse en un 50% en promedio. Esto se agrega a la reducción de gastos operativos motivados por el proceso de reingeniería y de eliminación de cheques, lo que ha permitido al Gobierno aplicar los recursos escasos a una mejor prestación de servicios.
2.11
ASPECTOS A FUTURO Para dar continuidad al programa de la modernización del Sistema Integrado de Administración Financiera y con una visión futurista, con el propósito de contribuir a fortalecer la descentralización y transparencia del gasto público, se introducirán las siguientes mejoras en su sistema de gestión institucional para consolidar la eficacia de las funciones y la asignación de recursos en el sector público; acciones inmersas en los objetivos de la descentralización del Organismo Ejecutivo, Ley General de Descentralización (Decreto Número 14-2002) cuyo objetivo es promover en forma sistemática la descentralización económica administrativa para lograr un adecuado desarrollo del país, en forma progresiva y regulada. En resumen se persigue:
1. Ampliar los códigos correspondientes a la fuente de financiamiento específica. 2.
Incorporar dentro de la estructura presupuestaria, el campo en forma separada de la actividad.
3.
Incorporar un nuevo clasificador de políticas, que permita conocer en forma inmediata las asignaciones programadas a favor de las mismas.
4.
Implementar un Plan de Seguridad para la transferencia electrónica de fondos utilizando la red privada del Sistema Bancario “BANCARED”, para los pagos de planillas y obligaciones a favor de proveedores y contratistas del Estado; debido a que el plan de seguridad actual presenta algunas debilidades que deben superarse y reforzarse.
5.
Estructurar un Plan de Contingencia para el sistema de pagos, en previsión de fallas graves en el sistema informático SICOIN y acontecimientos eventuales.
6.
Implantar el cambio de plataforma tecnológica y actualización del software, basado en la oficina sin papeles y la tecnología de “Tres Capas” ya que el SICOIN-SIAF adolece de ciertas debilidades que se solucionarán con el apoyo del programa SIAF III 2003-2006.
7.
Implantar en la totalidad de las Unidades de Administración Financiera (UDAFS) de la Presidencia de la República, Ministerios, Secretarías de Estado y otros entes, el Programa Mensualizado de Caja (PMC) como medio para lograr una programación real de los recursos que afectan las disponibilidades de la Caja Pública.
8.
Continuar con el proceso de consolidación del Sistema de Cuenta Única del Tesoro, registrando y controlando todas las cuentas corrientes del Gobierno Central y de las entidades descentralizadas que reciben aportes del Tesoro, incluyendo el manejo de los préstamos y donaciones.
9.
Proporcionar asistencia técnica sistemática y capacitación continua
a los
funcionarios de las UDAFS en el Módulo de Tesorería, ejerciendo una rectoría activa y mejorando las relaciones y el diálogo con las UDAFS para asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. 10. Actualización del equipo de cómputo y software cuya reposición es urgente ante los
avances tecnológicos, para imprimir mayor seguridad y transparencia en las transacciones a través de la intranet del Gobierno. 11. Efectuar diagnósticos sobre el sistema financiero y replicar el Módulo de Tesorería
del sistema SIAF en las entidades descentralizadas basada en la plataforma
informática de “Tres Capas”, apoyando al sistema integrado SIAF MUNI en los municipios seleccionados. 12. Consolidación del “Portal de Transparencia Fiscal” aportando los indicadores
económicos que son competencia de Tesorería Nacional. 13. Organizar como un soporte a la transparencia, un programa de Archivos de
Seguridad Digitalización de Documentos y Correspondencia que permita disponer de un sistema de control y respaldo para los documentos que se manejan en la Tesorería Nacional. 14. Realizar una auditoria de sistemas y procesos, con énfasis en las operaciones de
caja, para fortalecer la administración de los recursos financieros con mayor efectividad, transparencia y seguridad. 15. Consolidar el sistema de pago con abono en cuenta corriente utilizando el sistema
bancario, dando cobertura a todo el sector público no financiero especialmente planillas cuyo treinta por ciento aún se paga mediante métodos tradicionales, cheque en el caso del Magisterio Nacional. 16. Generalizar el proceso de apertura de cuentas de depósitos monetarios no girables
con cheque para el registro y seguimiento de los recursos externos otorgados por organismos financiadores.
CAPITULO III
SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL - SAG 3.1
ANTECEDENTES El SAG surge como efecto de que la Contraloría General de Cuentas de la Nación, debe dar cumplimiento a la función de organismo rector de control, por mandamiento cons constititu tuci cion onal al;; y que que por por lo tant tanto o es nece necesa sari rio o prop propor orci cion onar arle le norm normas as,, leye leyess y reglamentos que no-solo le permita, sino que le obligue a poner en práctica sistemas dinámi dinámicos cos de fiscal fiscaliza izació ción, n, median mediante te la utiliz utilizaci ación ón de técnic técnicas as y proced procedimi imient entos os modernos de auditaría gubernamental, para determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de los programas desarrollados por la administración pública, no-solo por medio de la verificación de los registros contables, sino también mediante la evaluación de los resultados obtenidos en comparación con los objetivos institucionales, sectoriales y hasta nacionales. El SAG se origina del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria (Acuerdos (Acuerdos de Paz) específicamente específicamente en los puntos 19 y del 43 al 46, donde el gobierno gobierno de Guatemala acepta modernizar la gestión publica.
3.2
DEFINICIÓN Es un sistema de control gubernamental que se basa en un modelo de control y auditoria integral, que abarca los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrim patrimoni oniale ales, s, de legali legalidad dad,, de gestió gestión, n, la evalua evaluació ción n de progra programas mas,, proyec proyectos tos,, operaciones y resultados, fundamentado en criterios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y de protección y conservación de los recursos naturales y del medio ambiente. El SAG pretende demostrar además de que las operaciones y la gestión publica son correctas y ejecutadas con criterios de eficiencia, efectividad, economía, equidad y protección al medio ambiente y dentro del marco legal correspondiente, los efectos que han producido esas acciones en la economía y el bienestar social, su concordancia con la razón de ser de la entidad examinada, y su ajuste con las políticas, planes y programas de gobierno.
3.3
OBJETIVOS El SAG SAG tien tiene e obje objetitivo voss que que pers persig igue uen n demo demost stra rarr de una una mane manera ra prof profes esio iona nall e independiente: a)
Si se han obtenido los beneficios adecuados por los montos invertidos;
b)
Si los ingresos han sido depositados íntegramente, conforme fueron recibidos;
c)
Si las instituciones publicas han cumplido con los procedimientos legales en la contratación, adquisición o venta de bienes y servicios;
d)
Si los activos se encuentran protegidos convenientemente contra deterioro o robo;
e)
Si los estados financieros y demás información financiera, son imparcialmente presentados de acuerdo a las normas legales, a los PCGA, y aquellos que surgen surgen del diseño diseño e implan implantac tación ión de sistem sistemas as integr integrado adoss de admini administr straci ación ón financiera y control;
f)
Si los programas y proyectos del modernización del Estado han sido ejecutados en los niveles correspondientes y dentro de los ámbitos que exigen los acuerdos de paz;
g)
Si los planes y programas han sido ejecutados atendiendo los objetivos, políticas y proyectos del gobierno, y los recursos involucrados han sido utilizados en forma eficiente, efectiva y económica;
h)
Si el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal ha sido ejecutado conforme a los objetivos, planes y programas para los cuales fue solicitado; y
i)
Si las responsabilidades ejecutivas y operativas se ejecutan en un marco de transparencia, apoyado en un proceso ágil de rendición de cunetas para todos los niveles.
3.4
ALCANCE El campo de acción del SAG abarca los ingresos, egresos, intereses hacendarios y económicos de los organismos del Estado, instituciones autónomas y descentralizadas, muni munici cipa palilida dade dess y sus sus empr empres esas as y demá demáss enti entida dade dess que que conf confor orma man n el Esta Estado do.. Comprende los aspectos presupuestarios, económicos, patrimoniales, de legalidad, de gestión y la evaluación de programas, proyectos, operaciones y su resultado.
3.5
ASPECTOS RELEVANTES DEL SAG
3.5.1 Misión Modernizar la administración financiera del Gobierno de Guatemala, desarrollando e impulsando un Sistema Integrado de Administración Financiera y de Control del sector público no financiero, para contribuir a la transparencia y calidad del gasto. Como parte del proceso de modernización del Estado de Guatemala, la Contraloría General de Cuentas, como Órgano Rector del Control Gubernamental, ha desarrollado el “Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)” dentro del marco del Proyecto “Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF -SAG)”, que por medio de tecnología de punta y herramientas gerenciales apropiadas, facilita la planificación, ejecuc ejecución ión,, comuni comunicac cación ión de result resultado ados, s, el contro controll de la gestió gestión n del person personal al y la generac generación ión de inform informaci ación ón gerenc gerencial ial para para la toma toma de decisi decisione oness sobre sobre el contro controll gubernamental en forma oportuna.
3.5.2 Componentes El Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) es una herramienta diseñada para apoyar el proceso de Control Gubernamental, por lo que su principal característica es ser Simple de entender y fácil de aplicar. Los procesos de modernización del estado, exige la existencia de un sistema de control gubernamental robusto y amigable que acompañe y complemente la ideología de un Estado en constante modernización y cambio en el marco de un mercado globalizado. Dentro de los componentes de este sistema tenemos: 1.
Planificación Anual
2.
Planificación Específica
3.
Ejecución de la Planificación
4.
Comunicación de Resultados
5.
Probidad
6. Administración de Personal 7.
Control de Nombramientos
8.
Nómina de Subsidios
9.
Nómina de Viáticos
la Auditoría 10. Asistentes y Guías de la
11. Centro de Profesionalización Gubernamental (CEPROG) 12. Otros Servicios
Probidad
Gobierno Central
Delegaciones
Auditoría
CENDOF: Centro de Documentación Fiscal
CIG: Centro de Información Gubernamental.
3.5.3 Arquitectura del sistema Desarrollado sobre Oracle 8i, el sistema está preparado para migrar hacia la tecnología de tres capas sin que esto requiera inversión adicional. Los componentes del sistema proveen de una interfase amigable orientada a un manejo sencillo e intuitivo.
3.5.4 Sistema Integrado, Rápido y Flexible En el contexto actual, la velocidad y oportunidad de información es un aspecto importante a considerar en la toma de decisiones. La oportunidad y rapidez con que se acceda a los datos para generar información de tipo gerencial, es uno de los principales objetivos del Sistema de Auditoría Gubernamental, para brindar las opciones y controles necesarios para el seguimiento y ejecución de actividades, en un ambiente amigable para el usuario.
3.5.5 Soporte para el desarrollo de una Institución eficiente y transparente La satisfacción de este objetivo general busca promover el alcance de la eficiencia, efectividad y economía en las operaciones y procedimientos de los componentes dentro del proceso de control gubernamental que la Contraloría General de Cuentas debe desempeñar, por lo tanto, se opera a partir de la definición de los siguientes principios de carácter general: 1.
Desconcentración Operacional
2.
Centralización Normativa
3.
Transparencia
4.
Eficacia
5.
Uniformidad
3.5.6 Organización Macro El Sistema de Auditoría Gubernamental cuenta con una base de datos estructurada y documental que se procesa y actualiza todas las operaciones de la Contraloría General de Cuentas en línea, de tal forma que refleje información oportuna, necesaria para facilitar los procesos relacionados con la función de Control Gubernamental de la Institución. El Sistema de Auditoría Gubernamental integra el funcionamiento de cada uno de los aspectos que brindan soporte a la institución como: la capacitación continua, la actualización de metodologías, la aplicación de normas vigentes para el proceso de auditorias, la administración adecuada del recurso humano y el componente informático que provee las herramientas te cronológicas adecuadas para agilizar el proceso de control gubernamental de una manera eficiente y transparente.
3.6
CONTROL GUBERNAMENTAL El control gubernamental comprende el control de la administración pública y la fiscalización de los bienes y recursos del Estado.
El control gubernamental esta
integrado por el control interno, como una responsabilidad de la administración de cada institución y organismo del sector publico, y el control externo como una atribución constitucional de la Contraloría General de Cuentas de la Nación. El control gubernamental cumple una función reguladora y de retro-alimentación tanto en el SIAF como en los sistemas de administración general. Tiene los propósitos siguientes: a)
Contribuir al fortalecimiento de la capacidad Gerencial del Estado para ejecutar con eficacia y eficiencia las decisiones y políticas de gobierno;
b)
Coadyuvar a la transparencia de la gestión publica; y
c)
Promover la responsabilidad de los servidores públicos para que puedan dar cuenta, de manera amplia y oportuna, so solo por la regularidad en el manejo de los bienes y recursos, sino también por los resultados obtenidos en su gestión.
Como mencionamos anteriormente, el sistema de control gubernamental esta integrado por:
a)
El sistema de control interno a cargo de las mismas entidades sujetas a control, que comprende la auditoria interna y todos los instrumentos de control, incorporados en el plan de organización, en los sistemas financieros, administrativos y operacionales y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada institución; y
b)
El sistema de control externo posterior que se ejerce por medio de la auditoría externa.
3.6.1 Órgano Rector del Control Gubernamental Las funciones de órgano rector del control gubernamental corresponden a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, y representa la máxima autoridad de auditoria del Estado.
Por definición constitucional, la Contraloría goza de autonomía funcional,
administrativa y financiera; y es poseedora con exclusividad la función fiscalizadora de los ingresos, egresos e intereses hacendarios y económicos de todos los organismos, entes e instituciones que conforman el Estado. Bajo su fiscalización se encuentran las entidades autónomas y descentralizadas, del municipio y demás instituciones que conforman el sector publico; de todas las personas o entidades que reciban fondos del Estado o haga colectas publicas; de las empresas cuyo capital esta constituido con aportaciones del Estado, bajo cualquier denominación, los contratistas de obras publicas y cualquier persona nacional o extranjera que por delegación del Estado invierta o administre fondos públicos. Corresponde a la Contraloría establecer el sistema de control gubernamental, por medio de la emisión de normas técnicas básicas de control interno que de manera preventiva aseguren el uso debido de los fondos estatales y la emisión y desarrollo de las normas de auditoria gubernamental, para garantizar la uniformidad y el nivel de calidad de la misma. También le corresponde promover la efectividad de la auditoria interna, emitir el reglamento de contratación de firmas de auditoria externa o consultoría especializada para auditoria y emitir los demás reglamentos básicos para el desarrollo del control externo.
3.6.2 Control Interno Gubernamental El control interno gubernamental es el conjunto compuesto por la estructura organizacional, los sistemas de información tanto físicos como financieros y las normas y procedimientos de los diferentes sistemas, que en coordinación con las normas técnicas de control interno, cada organismo o institución del Estado adopta con el fin de: a)
Garantizar el acatamiento de la normativa básica y secundaria o especifica que regula sus operaciones,
b)
Proteger y salvaguarda sus bienes y recursos contra errores, irregularidades y posibles delitos en el uso e inversión de los mismos,
c)
Asegurar el mayor grado de utilidad, oportunidad, pertinencia, confiabilidad, verificabilidad, razonabilidad y comprensibilidad del flujo de información financiera administrativa y operativa, con el propósito de: •
Ser utilizada por los niveles de gerencia publica en la planificación, dirección y control,
•
Ser utilizada en el proceso de transparencia de la gestión, y
•
Ser utilizada como base a los servidores públicos para dar cuenta publica sobre la forma en que se han administrado los recursos y sobre los resultados obtenidos.
d)
Promover, en concordancia con las políticas prescritas, la efectividad, economicidad y eficiencia de las operaciones o actividades, en función del logro de loa objetivos y metas programadas y presupuestadas,
3.6.3 Auditoria Interna Gubernamental La auditoria interna gubernamental es responsabilidad de una unidad especializada de cada institución pública y es ejercida de manera independiente de las operaciones que audita. La unidad de auditoria interna debe cumplir una función asesore y deberá depender de la máxima autoridad de cada entidad pública, de la cual obtendrá su respaldo y respeto al principio de independencia; a quien reportará y apoyará en defensa de los intereses del Estado. Los informe preparados por la auditoria interna que contengan comentarios, conclusiones y recomendaciones retroalimentan la gestión de la institución publica que se trate, procurando mejorar:
a)
La eficacia de los sistemas de gestión financiera y administrativa,
b)
La efectividad de los controles internos establecidos en dichos sistemas,
c)
El grado de confiabilidad y utilidad de la información generada por los sistemas, y
d)
La eficiencia de las operaciones.
Copia de los informes serán enviadas a la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Las actividades de auditoria interna están basadas en las normas de auditoria gubernamental creadas para el efecto, y para alcanzar los resultados esperados, su desarrollo será progresivo, teniendo prioridad la evaluación de la eficacia de los sistemas de administración, información y control interno. Con el propósito de asegurar la imparcialidad y eficacia en su función evaluadora, la auditoria interna gubernamental actúa de manera a posteriori a la ejecución de las operaciones del ente correspondiente, de modo que ni defina ni incida en a definición de los resultados finales de las mismas. La Unidad de Auditoria Interna tiene acceso sin ningún tipo de restricción a los registros, documentos y operaciones de la institución; y, formula en concordancia con la Contraloría General de Cuentas de la Nación, el plan general de auditoría interna de mediano o largo plazo y el programa anual de operaciones. Además, debe contar con auditores profesionales y profesionales de otras disciplinas, según sea la naturaleza de las operaciones de la institución, y disponer de los recursos materiales necesarios para llevar a cabo su programa anual de operaciones.
3.6.4 Control Externo Gubernamental El ejercicio del control externo gubernamental corresponde a la Contraloría General de Cuentas de la Nación y se fundamenta principalmente en la presunción de legalidad de los actos de la administración pública, de probidad de los servidores públicos y el logro de los resultados previstos.
El control externo es técnico y
constructivo y en
coordinación con los objetivos estratégicos de control gubernamental, está orientado a: a)
Mejorar la eficiencia en la captación, manejo e inversión de los bienes y recursos del Estado y de las operaciones, actividades programadas y proyectos de las entidades u organismos sujetos al control gubernamental.
b)
Mejorar la confiabilidad de la información financiera, administrativa u operativa que se genere en la captación, manejo e inversión de los bienes y recursos del Estado.
c)
Mejorar los procedimientos para que toda autoridad o ejecutivo rinda oportunamente cuenta pública de los resultados de su gestión.
d)
Mejorar la capacidad administrativa de las entidades u organismos sujetos al control gubernamental, ara impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los bienes y recursos del Estado.
Para asegurar su imparcialidad y eficacia, el control externo gubernamental actúa con posterioridad a la ejecución de las operaciones de los entes públicos; utilizando como medio técnico para el ejercicio de dicho control, el sistema de auditoría externa gubernamental con un enfoque integral.
3.6.5 Auditoria Externa Gubernamental La auditoria externa gubernamental tiene por objetivo determinar: a)
Si la gestión gubernamental ha obtenido resultados apropiados por los recursos públicos invertidos y si los planes, programas y operaciones del gobierno se han ejecutado de conformidad con las políticas trazadas y en concordancia con criterios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y de protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente.
b)
Si los estados financieros y demás información financiera son presentados de acuerdo con la legislación vigente y aplicable y con las normas y metodologías internacionales de aceptación general adaptadas al SIAF.
c)
Si el sistema integrado de gestión financiera y administrativa y los controles internos incorporados en ellos, son apropiados para lograr la efectividad en la captación de los ingresos públicos y el adecuado manejo, uso e inversión de los recursos.
Dentro de este marco, el alcance de la auditoría externa gubernamental cubre los aspectos siguientes: a)
Evaluación de los resultados de la gestión gubernamental de las entidades u organismos públicos, considerando la inversión de los recursos y el desempeño de la gestión.
b)
Examen de los estados financieros o presupuestarios que elaboren las entidades publicas, para determinar su presentación razonable.
c)
Evaluación de entes públicos, de la eficacia y cumplimiento de los sistemas integrados de administración financiera, información general y administración general, y de la efectividad de los controles internos.
Los informes son comunicados a: a)
El Congreso de la República para apoyar su función fiscalizadora.
b)
La administración de los respectivos entes públicos, para la mejora de sistemas y procedimientos.
c)
La Presidencia de la República, ministerios sectoriales y especializados y al Banco de Guatemala para la toma de decisiones y ajustes de planes y programas.
d)
Los órganos rectores para el ajuste o mejora de la normativa básica.
e)
Los órganos competentes para la investigación y sanción de servidores públicos.
f)
Los organismos de administración de justicia para el tratamiento judicial a los servidores públicos, cuando fuere el caso.
3.7
MARCO LEGAL Y NORMATIVO Las leyes y acuerdos relacionados con el SAG son las siguientes: a)
Ley Orgánica del Presupuesto
b)
Ley de Probidad y Responsabilidades
c)
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas
d)
Ley del Organismo Ejecutivo
e)
Acuerdos emitidos por la Contraloría General de Cuentas.
Considerando que de una y otra manera, las leyes mencionadas son de conocimiento público, por lo menos en su contenido general. En tal virtud, nos permitimos hacer mención únicamente de los Acuerdos emitidos por la Contraloría General de Cuentas de la Nación.
3.8
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO El 27 de mayo de 1998 mediante el acuerdo No. A-15/98, la Contraloría General de Cuentas de la Nación aprobó las Normas Generales de Control Interno relacionadas con administración general, administración de personal, presupuesto, tesorería y contabilidad integrada; en cuyo texto se han tomado diversas declaraciones técnicas, tanto de la profesión a nivel nacional, como de autores destacados en el ámbito internacional, así como de los organismos especializados que regulan la materia. Las normas son las siguientes:
3.8.1 Normas de Control Interno para los sistemas de Administración General Los sistemas de administración se definirán y se ajustaran en función de los objetivos institucionales, evitando la duplicidad de objetivos, funciones y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de unidades administrativas.
La filosofía de la
administración publica bajo el nuevo enfoque de los sistemas integrados de administración financiera y control gubernamental, se basa en la centralización normativa y descentralización operativa.
En lo que se refiere a administración
financiera, el órgano rector es el Ministerio de Finanzas Publicas, mientras que en lo referente a control, como ya dijimos, el órgano rector es la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Esta norma esta compuesta por las declaraciones técnicas siguientes: Enfoques y Principios Generales de Administración Declara que las instituciones publicas deben crear los procedimientos necesarios que garanticen transparencia en las operaciones cotidianas, así como para
que los
resultados que se obtengan de las operaciones sean bajo criterios de eficiencia, efectividad, economía, equidad, ecología, en concordancia con los objetivos institucionales. Organización Interna de las Entidades Declara que toda institución pública debe organizarse internamente en función de sus objetivos, la naturaleza de sus actividades y operaciones, los sistemas integrados de administración y finanzas, los principios generales de administración, las leyes generales y especificas aplicables y las normas generales de control interno gubernamental.
Toda institución en la medida de las circunstancias, puede optar
conceptos de gerencia tomando en cuenta el tipo de institución y su desarrollo como los que se plantean a continuación: Gerencia por Excepción El máximo ejecutivo, en los distintos niveles será responsable de decidir sobre asuntos extraordinarios que no se puedan resolver en los niveles inferiores, dirigiendo su atención al análisis y solución de asuntos significativos y trascendentales que beneficien la institución en su conjunto. Gerencia por Resultados Significa que se deben establecer objetivos y metas, definir las políticas como guías de acción, establecer planes a corto, mediano y largo plazo y desarrollarlos mediante la programación de la ejecución presupuestaria, poner en ejecución el presupuesto, dirigir y motiva la personal para ejecutar las operaciones y controlar las actividades de acuerdo al presupuesto especifico. Esta modalidad podrá aplicarse al conjunto o a una parte de la organización. Unidad de Mando Establece que todo empleado o servidor público será responsable únicamente ante su jefe inmediato superior. Delegación de Autoridad Implica que la autoridad será fijada en los distintos niveles de mando, de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo de su competencia: por lo que los ejecutivos de los niveles superiores deberán delegar la autoridad necesaria a los niveles inferiores, para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir la funciones o responsabilidades que les sean asignadas. Asignación de Funciones y Responsabilidades Significa que serán establecidos en forma clara y por escrito, para cada puesto de trabajo, las funciones y responsabilidades; considerando: El objetivo del puesto, el detalle de las funciones y responsabilidades principales asignadas, el nivel de autoridad asignado, la relación de quienes dependen y al quien reporta, cargos y funciones que ejercerá.
Separación de Funciones Incompatibles Indica que los ejecutivos deben limitar las funciones de las unidades y la de sus servidores, de tal manera que exista independencia y una adecuada separación de las funciones de autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y el control de las operaciones. Canales de Comunicación Toda institución debe establecer y mantener líneas definidas y reciprocas de comunicación entre las deferentes unidades administrativas que sean accesibles a todos los niveles de la institución, y que permitan la toma de decisiones gerenciales oportunas, así como la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que conlleve a un proceso transparente de rendición de cuentas. Supervisión Directa La estructura organizacional adoptada por cada institución debe permitir que la dirección, coordinación y mandos intermedios tengan una suficiente y adecuada supervisión sobre la ejecución de sus actividades para garantizar la calidad de las operaciones desde el inicio hasta el final del proceso administrativo. Procedimiento para Autorización y Registro de Operaciones Establece que para todos los niveles de la organización deben emitirse por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones de la institución, sean estas financieras, administrativas u operativas, de tal manera que cada servidos publico cuente con los apoyos y la evidencia necesaria para rendir cuentas de las responsabilidades inherentes. Documentos de Respaldo Implica que toda transacción, cualquiera que sea su naturaleza, que realicen las instituciones publicas, beben contar con los documentos de respaldo necesarios y suficientes que demuestren que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control.
Dichos documentos deberán contener la
información adecuada por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis.
Control y Uso de Formularios Prenumerados Toda institución debe establecer los criterios que permitan el uso permanente de formularios prenumerados en forma correlativa, independientemente del medio utilizado para su producción. En el desempeño de las formas debe constar la referencia al número de copias y el destino de cada una de ellas, y las firmas de autorización requeridas. Archivo de Documentación Todos los documentos de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice toda institución deben archivarse siguiendo un orden lógico de fácil acceso y utilización; y será conservada adecuadamente preservándola de cualquier contingencia, por el tiempo mínimo que señalan las normas legales correspondientes. Cuando se trate de información archivada en medios magnéticos, deberá tomarse las medidas de seguridad y protección necesarias para evitar la perdida, deterioro, sustracción o daño intencional. Rectoría de los Sistemas de Control interno Implica que la jurisdicción que corresponde ejercer a una institución sobre otra, incluirá la promoción y vigilancia de la implantación y funcionamiento del ambiente de control interno de la entidad bajo supervisión; la que a su vez proporcionara las facilidades necesarias al ente que ejerce jurisdicción, con el objeto de que el primero realice el control y seguimiento correspondiente de las operaciones tanto administrativas como financieras. Responsabilidad por la Jurisdicción y Administración Descentralizada El máximo ejecutivo de cada institución será responsable por la jurisdicción que debe ejercer respecto de otras entidades, para garantizar el cumplimiento de los sistemas bajo su responsabilidad normativa y de control. Normas para el Funcionamiento de los Sistemas El máximo ejecutivo de casa entidad será responsable de emitir los reglamentos y normas especificas que regirán el funcionamiento de los sistemas operativos y de administración, en el marco de las leyes generales y especificas, los sistemas
integrados y las normas básicas que dicten los órganos rectores, las políticas definidas por la máxima autoridad de la institución y las normas de generales de control interno. Unidad de Organización y Métodos Cuando la naturaleza y la magnitud de la institución lo justifique, deberá existir una unidad de apoyo a la máxima autoridad ejecutiva de la misma que tendrá, entre otras, la función del diseño e implementación de los sistemas operativos y de los reglamentos específicos para el buen funcionamiento de los sistemas integrados de administración y finanzas, de información y de control interno. Filosofía del Control Interno La filosofía del control interno debe originarse de la definición de la visión y la misión de la entidad, así como los estándares o valores corporativos que regirán el comportamiento de los funcionarios y servidores públicos. La administración debe planear además, la estrategia para su desarrollo, implantación, seguimiento y actualización. Administración del Ente Público Toda institución incorporara a su gestión los elementos del proceso administrativo, de tal modo que se puedan comprobar, evaluar y medir los beneficios de cada uno de ellos. Funcionamiento de la Alta Dirección Independientemente de la forma en que este constituida, la función de la alta dirección es fundamental en las decisiones y conducción de las operaciones, así como para la creación de comités o comisiones que ejecuten y controlen áreas especificas con objetivos bien definidos que guarden relación con la visión y la misión de la entidad. Instrucciones por Escrito Toda entidad publica debe garantizar que toda orden, política y procedimiento dictados por los distintos niveles jerárquicos, sean entendidos y aplicados conforme fueron diseñados, por lo que deben darse a conocer por escrito, divulgándose hasta los niveles necesarios: evitando ordenes verbales, considerando que estas diluyen la
responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos y propician el debilitamiento de los controles internos y el proceso de rendición de cuentas. Archivos Todas las unidades administrativas de la institución deben crear y mantener archivos ordenados de manera lógica, definiendo su contenido, de modo que sea fácil localizar la información. También debe adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes correspondientes. Informes Periódicos Los informes internos y externos deben producirse en forma oportuna y en concordancia con las necesidades de los distintos niveles ejecutivos, su campo de acción y la autoridad asignada; para el control y consolidación que efectúen otros organismos, y especialmente para la rendición de cuentas.
Deben proveer a la
administración de información especifica para cada nivel, de modo que coadyuve el proceso de toma de decisiones oportunas y eficaces. Ambiente Efectivo de Control Interno Será responsabilidad de la máxima autoridad de todas las entidades publicas, crear un ambiente optimo de trabajo, así como diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno institucional, que considere criterios específicos relacionados con el control de la legalidad, el control de la oportunidad, controles preventivos, controles detectores, controles prácticos, control funcional, controles generales y controles específicos. Control y Seguimiento de Fianzas de Obras Para el registro y seguimiento de las fianzas constituidas por los contratistas de obras, deberá crearse una unidad encargada de velar por el cumplimiento de las mismas. Por otra parte, en los contratos que se suscriban entre las instituciones publicas y los contratistas de obras, deberán quedar definidos los procedimientos para hacer efectivas las garantías constituidas en caso de incumplimiento.
3.8.2 Normas de Control Interno de Administración de Personal La administración de personal tiene como objetivo lograr la eficiencia en el desempeño de la función pública. Las declaraciones técnicas contenidas dentro de esta norma son las siguientes: Clasificación de Puestos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal: Toda institución pública deberá establecer los puestos con los respectivos requisitos mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración. En la formulación presupuestaria se determinaran los requerimientos de personal para cumplir con la misión institucional de cada entidad, determinando el monto del rubro de servicios personales en el proyecto de presupuesto anual, en relación con las políticas gubernamentales relativas. Selección de Personal: Cada institución seleccionará su personal considerando los requisitos exigidos en su manual de clasificación de puestos y tomando en cuenta los impedimentos legales y éticos para el desempeño de los mismos, por motivos de parentesco u otras razones, según señalen las leyes aplicables y el reglamento interno de trabajo de la entidad. Unidad de Personal: Todas las unidades de personal de las entidades publicas, desempeñaran un programa anual de capacitación, según sus necesidades y de acuerdo al plan de capacitación continua organizado por los organismos rectores del sistema
integrado de
administración financiera y control. Capacitación del los Recursos Humanos: Todo servidor publico será responsable de mantener actualizados sus conocimientos; lo cual se vera apoyado por los sistemas de administración de personal establecidos tanto a nivel general como a nivel de la respectiva institución. Programa SIAF – SAG El Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección de Recursos Humanos, y la Contraloría General de Cuentas de la Nación, a través de la Escuela de Control Gubernamental, implementaran cursos de actualización y capacitación a funcionarios y
empleados públicos, sobre el sistema integrado de administración financiera y control, por medio de metodologías, tales como: Acciones de sensibilización, talleres básicos, seminarios y talleres técnicos y de formación de docentes, con el fin de que los sistemas sean del conocimiento de toda la administración publica, para su correcta aplicación. Evaluación de Personal Establece que periódicamente deberá evaluarse el trabajo de los servidores públicos, y exigir que su rendimiento sea igual o mayor a los establecidos en los manuales de funciones de cada puesto, tarea o actividad. Cada supervisor o jefe de unidad será responsable de la evaluación del personal a su cargo. Prohibición de Recibir Beneficios Diferentes a los Pactados con la Entidad Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada con la institución, el servidor público quedara obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud, sin buscar o recibir otros beneficios personales relacionados con el desempeño de sus funciones. Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos Ningún servidor público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o mas remuneraciones, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. De la misma manera, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración pactada o la oficial que corresponde al puesto, ni recibir pagos por puestos no desempeñados. Control de Asistencia Toda institución pública establecerá los procedimientos pertinentes para el control de asistencia, asegurando la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo todos los servidores. El control se ejerce por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal de acuerdo con los sistemas diseñados para el efecto. Vacaciones Los supervisores o jefes de las unidades administrativas de toda entidad, de acuerdo con el área encargada de personal, deben elaborar cada año un plan de vacaciones
para todos los servidores públicos, el cual una vez aprobado debe recomendar su cumplimiento. El derecho de las vacaciones no admite compensación monetaria. Rotación de Personal En cada institución publica deberá establecerse en forma sistemática, la rotación de los servidores vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y recursos de la institución, para lo cual el personal debe estar suficientemente capacitado para poder ocupar los puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones o se han retirado de la institución. Caución (Fianzas) Los funcionarios y empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado o que asimismo intervengan en la fiscalización, control y vigilancia de los mismos, deben caucionar su responsabilidad mediante una fianza. Declaración de Probidad Los funcionarios y empleados públicos, no importando los montos de su sueldo deben al asumir sus cargos presentar una declaración jurada de bienes y deudas. Promoción Al promover a los servidores públicos deben observarse los requisitos de: Antigüedad, capacidad, desempeño, nivel de instrucción, cursos aprobados en la capacitación impartida por los órganos rectores del sistema integrado de administración financiera y control, y los que se establezcan en los manuales de puestos y salarios. Motivación Las autoridades superiores de cada entidad del sector publico deben proporcionar los mecanismos para que todos los servidores públicos sean motivados a ejecutar su trabajo con la mayor eficiencia y eficacia. Ética Los servidores públicos, en el desempeño de sus labores deben observar en su conducta individual de comportamiento los principios de: Lealtad, vocación de servicio,
probidad, honradez, responsabilidad, competencia, efectividad, eficiencia, valor cívico, transparencia y discreción. Sentido de Grupo Todos los empleados públicos deben colaborar con la institución donde se desempeñan, participando en la toma de decisiones e integrándose a grupos de trabajo que busquen el logro de los objetivos de la unidad administrativa correspondiente. Inducción a los Objetivos Institucionales Todos los empleados públicos deben identificarse con la filosofía, objetivos y metas de la institución para lograr sus propios fines y contribuir al desarrollo de la institución.
3.8.3 Normas de Control Interno de Presupuesto Este debe de formular el proyecto de presupuesto anual, definir las políticas, prioridades y orientaciones globales de recursos y gastos, asimismo deberá estimar los montos y fuentes de los recursos financieros para cada gestión en la producción de bienes y servicios, definiendo las metas a alcanzarse y las normas con las que se evaluara la ejecución presupuestaria. Separación de las Fases del Proceso Presupuestario: Deberá contemplarse las fases de: Formulación, programación de la ejecución, ejecución y evaluación de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Finanzas Publicas, a través de la Dirección Técnica del Presupuesto. Marco Normativo: La formulación del presupuesto debe estar acorde con la Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento, el manual de planificación y programación presupuestaria, así como las normas que emita la Dirección Técnica del Presupuesto. Elaboración de los Anteproyectos del Presupuesto: Estos deben proyectarse sobre bases objetivas de cálculo.
Concretización de Resultados: Comprende los resultados que se esperan alcanzar en un periodo dado en formulación del presupuesto. Condicionantes: Cuando estas sean de carácter externo y puedan afectar el logro de los resultados que se deseen alcanzar, deberán indicarse con claridad y preverse las alternativas de acción a tomar, para evitar que se afecten los resultados. Programación de la Ejecución Presupuestaria: Esta está a cargo de los organismos o entidades públicas la cual deberá ser presentada a la Dirección Técnica del Presupuesto para poder ser aprobada por el Congreso de la República. Presentación del Proyecto General de Ingresos y Egresos: Esta está a cargo del Organismo Ejecutivo, quien deberá acompañar asimismo la exposición de motivos en la que se incluyen la relación de políticas, objetivos y metas que se propone alcanzar y la metodología utilizada en la estimación de recursos, así como la explicación de los efectos que este tendrá en la economía. Programación de los Egresos: Esta deberá ser trimestral, en lo que se refiere al gasto comprometido, y mensual en lo que respecta al gasto devengado. Dicha programación será realizada por la Dirección Técnica del Presupuesto y comunicada a los organismos involucrados, antes del inicio del respectivo trimestre. Viáticos y Gastos Conexos: Para dichos gastos se deberá utilizar el Reglamento General de Viáticos vigente y en ultima instancia el reglamento especifico aprobado por la autoridad máxima de la institución. Tales gastos serán liquidados dentro de los ocho días hábiles a la fecha de haberse cumplido la comisión, para lo cual se debe presentar la documentación que sustente y compruebe su realización.
Aplicación del Saldo de Caja: Este debe realizarse con base al saldo del ejercicio anterior. Registro de Ejecución Presupuestaria: Toda entidad pública llevara un sistema de registro apropiado a través del sistema de contabilidad integrado, para el control de la ejecución presupuestaria. Control Previo a la Ejecución: Solo podrá darse curso al registro y posterior pago de gastos con la certificación de la Unidad de Administración Financiera. Control Interno Posterior: Esta evaluación corresponde a la Unidad de Auditoría Interna de cada institución. Informe de la Ejecución de Inversión: Este informe deberá ser presentado en los primeros diez días hábiles de cada mes a la Secretaria General de Planificación Económica, indicando el avance físico y financiero de los proyectos, con el fin de actualizar los datos del sistema nacional de información y seguimiento de proyectos. Transferencias a los Organismos no Gubernamentales: Para que se den dichas transferencias los organismos del Estado deberán exigir a estas instituciones que acompañen a cada solicitud de desembolso financiero, el plan de trabajo a ejecutar en el periodo, asimismo se deberá especificar el destino que se dará a los recursos transferidos, así como el informe técnico financiero de las actividades realizadas y metas logradas con el desembolso anterior. Asignaciones Presupuestarias Constitucionales: Esta función corresponde al Ministerio de Finanzas Publicas. Inversión en Obras Públicas: La ejecución presupuestaria y aplicación a la contabilidad patrimonial del ejercicio, por la construcción de obras se ejecutara al presentarse el certificado de avance de la obra.
Anticipos Financieros: Estos solo podrán otorgarse en obras, en bienes por fabricar localmente y en servicios de consultoría. Estado de Ejecución Presupuestaria: Este estado deberá ser preparado mensual, trimestral y anualmente, y deben incluir información sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados y realizados, los cobros a recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, así como los saldos por ejecutar y si existieren compromisos contingentes. Evaluación de la Ejecución Presupuestaria: Esta está a cargo de cada organismo o ente publico independientemente de la que efectúe el Ministerio de Finanzas Publicas. Liquidación del Ejercicio Presupuestario: El presupuesto de ingresos y egresos se cierra al 31 de diciembre de cada año. Gastos Comprometidos no Devengados: El responsable de verificar y analizar dichos gastos que quedaron al 31 de diciembre de cada año es el director del presupuesto o el jefe de la UDAF. Gastos Devengados y no Pagados: La programación de dichos gastos será responsabilidad del jefe de la unidad de administración financiera en coordinación con la Tesorería Nacional. Presupuesto de los Entes Descentralizados y Autónomos: Los presupuestos anuales de ingresos y egresos deberán ser presentados al Ministerio de Finanzas Publicas y el Organismo Ejecutivo será el encargado de aprobarlos antes del 15 de diciembre de cada año.
Consolidación de Información de las Municipalidades: Esta información deberá ser remitida en punto de acta, al Ministerio de Finanzas Publica, al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas de la Nación. Techo Financiero del Presupuesto: Todas las entidades del sector público, deben programar su presupuesto con base a los montos máximos aprobados en el presupuesto general de ingresos y egresos de cada año.
3.8.4 Normas de Control Interno de Tesorería El sistema de tesorería tiene como fin administrar la recaudación de los ingresos, y la programación y ejecución del pago de las obligaciones previamente adquiridas por las dependencias del Estado, asimismo administrar los excedentes financieros o colocar títulos en el mercado, para cubrir las deficiencias transitorias de caja. Contiene las declaraciones técnicas que a continuación se enumeran: Independencia de la Unidad de Administración Financiera: Cada una de estas unidades que se haya creado en las entidades públicas deberán estar ubicadas jerárquicamente a escala superior, a fin de garantizarles la independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los recursos asignados. Registro y Uso de Formularios: Todo ingreso será registrado el mismo día que se origina, para lo cual deberán utilizarse los formularios establecidos en el SIAF. Depósitos Inmediatos e Intactos de los Ingresos: Las entidades publicas que tengan a su cargo la recaudación de ingresos del Estado deberán depositarlos íntegramente y a mas tardar dentro de las veinticuatro horas después de recibido. Documentos de Soporte en las Entidades Ejecutoras: Todo desembolso será adecuadamente documentado y al momento del pago, dichos documentos deberán inutilizarse con un sello de “Cancelado”.
Control Interno Previo: El máximo ejecutivo de cada entidad publica será el responsable de establecer los métodos, medidas, procedimientos de control previo que se consideren oportunos, para verificar la propiedad, legalidad y conformidad de cada transacción. Control Interno Concurrente: Establece que el máximo ejecutivo de cada institución pública será responsable de establecer los niveles de supervisión, los métodos, medidas y procedimientos de control, para garantizar que los bienes o servicios recibidos concuerdan con las especificaciones iniciales. Control Interno Posterior: Esta evaluación corresponde a la Unidad de Auditoría Interna de cada institución. Programación de Pagos: Dicha programación deberá realizarse en forma trimestral, y en lo que respecta a lo devengado, en forma mensual. Autorización de Desembolsos: La autorización deberá hacerla un empleado independiente. Creación y Manejo de Fondos de Caja Chica: Dichos fondos deben ser exclusivamente para gastos menores y para tal efecto deberán establecerse los conceptos de gastos y el monto máximo autorizado. Todo documento que respalde un gasto de caja chica, debe ser justificado y autorizado por el jefe inmediato y contener la firma de “recibí conforme”. Para la reposición del fondo de caja chica deberá elaborarse un listado detallado de las cuentas que afectan lo gastado, y el total que suman los comprobantes. Fondo Rotativo: Dichos fondos deben ser manejados a través de una cuenta corriente en el Banco de Guatemala a nombre de la entidad respectiva.
Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores: Estos deberán ser en forma periódica y practicados por empleados públicos independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. Los auditores internos realizaran las evaluaciones independientes de los procesos para determinar su eficiencia y efectividad, así como la conformidad a las leyes y demás reglamentos pertinentes. Apertura de Cuentas Bancarias: Estas cuentas deben ser autorizadas por la Tesorería Nacional y ser abierta a nombre de la entidad y en número limitado de cuentas. Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias: Los empleados encargados de los fondos deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios. Firmas Mancomunadas: Para la emisión de ciertos cheques deben llevarse firmas mancomunadas de dos funcionarios autorizados para el efecto. Flujo de Caja: Para la elaboración de dicho informe, todas las entidades públicas utilizaran formularios uniformes y la unidad de tesorería de cada unidad será responsable de integrar las necesidades de efectivo de las demás unidades. Desembolsos con Cheque: Este enunciado establece que todos los pagos serán realizados con cheque. Sistema Bancario: La Tesorería Nacional, a través de medios electrónicos estará interconectada con el Banco de Guatemala y los bancos del sistema con el objeto de tener el control de recaudaciones, gastos y cualquier otra transacción autorizada que se realice en el movimiento de fondos públicos.
Pagos por Equipo de Transporte: No se podrá efectuar ningún pago por concepto de equipo de transporte del manual de planeación y programación presupuestaria del sector público, sin que la compra de los mismos, hayan sido programadas y debidamente autorizadas por la Dirección Técnica del Presupuesto. Pagos por Servicios: Las instituciones del gobierno central, entidades descentralizadas y autónomas, organismos y entes con independencia económica y funcional deberán pagar en forma oportuna las cuotas de seguridad social, los servicios de energía eléctrica, agua, teléfono, transporte y otros gastos similares, con cargo a las asignaciones para estos conceptos contempladas en sus presupuestos. Sistema de Cuenta Única: La Tesorería Nacional, por medio del sistema de cuenta única habilitada para administrar eficientemente los fondos, bajo la cuenta, “Fondo Común Gobierno de la República”, en el Banco de Guatemala; efectuara sus operaciones bancarias de pagos, mediante la autorización de transferencias directas a los beneficiarios previamente programados. Autorización y Registro de Inversiones: La Tesorería Nacional, es responsable de fijar los procedimientos y criterios para la autorización de transacciones relativas a inversiones; en el sistema integrado de contabilidad, y deberá mantener registros y controles consistentes que muestren las características de las inversiones realizadas. Custodia y Manejo de Inversiones en Valores Mobiliarios: Las entidades que tengas inversiones en valores, respaldadas con la debida documentación, deberán asegurar su custodia y eventuales riesgos, colocándolos en los bancos o entidades financieras que protejan esta clase de activos.
Verificación Física de Inversiones: Los empleados públicos, a quienes no corresponde la custodia y contabilización de las inversiones, realizaran constataciones físicas periódicas de dichas inversiones que mantengan las entidades. Autorización y Registro de Valores por Cobrar: En las entidades públicas que correspondan, se deberán implantar los mecanismos necesarios que garanticen que el otorgamiento de crédito, sea concordante con los objetivos de la institución y se establecerán registros detallados y clasificados de los valores por cobrar, de conformidad con los principios y guías de contabilidad. Personal Temporal y Servicios Profesionales: Para la comprobación fehaciente de la prestación del servicio profesional o técnico, las unidades de administración financiera deberán efectuar una evaluación del cumplimiento de los términos de referencia contenidos en el contrato suscrito para el efecto. Seguimiento y Control del Flujo de Tesorería: La Tesorería Nacional, efectuara el seguimiento y control de los flujos de caja y saldos bancarios programados durante el año, y con base a evaluaciones de los resultados obtenidos, adoptara las medidas necesarias para corregir las desviaciones que se presenten. Manuales de Funciones: La máxima autoridad de la Tesorería Nacional, es responsable por el diseño e implantación de manuales operativos que contengan procedimientos formales a ser utilizados en sus operaciones, buscando la uniformidad en la comunicación de políticas y otras practicas necesarias. Informe a Presentar: El tesorero nacional presentara diariamente, al ministro de finanzas públicas, un informe del flujo de caja, considerando las mejores alternativas para el fortalecimiento de las finanzas públicas.
Convenios y Contratos con el Sistema Bancario Nacional: La SAT elaborara y suscribirá los contratos que autorice a los bancos del sistema nacional, para la recaudación de los fondos del Estado, mismos que serán conservados bajo estrictas medidas de seguridad.
3.8.5 Normas de Control Interno de Contabilidad Integrada El sistema de contabilidad integrada, abarcara las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, así como el destino y fuente de los datos expresados en términos de moneda de curso legal. Contabilidad Integrada: Todas las entidades del sector público deben utilizar el sistema de contabilidad gubernamental integrada. El sistema se sujetara a los preceptos legales emitidos para el efecto, y se regirá por las normas y manuales que emita la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, como órgano rector del SIAF. Registro Contables: El sistema de contabilidad integrada efectuara los registros de las transacciones a través de formularios, o en forma electrónica; la matriz de conversión, a partir de la ejecución presupuestaria, alimentara los diarios mayores generales, mayores auxiliares de las cuentas patrimoniales, de balance y resultados, y los flujos de tesorería de los componentes del SIAF – Central del Ministerio de Finanzas Públicas y cuando corresponda, de las entidades descentralizadas. Procedimientos de Registro: Todas las actividades públicas aplicaran los clasificadores presupuestarios y el plan de cuentas patrimoniales único. Asimismo, este plan incluye los niveles necesarios de desagregacion, para obtener cualquier información financiera agregada o desagregada. Información Gerencial: El sistema de contabilidad integrada generara información relevante para la toma de decisiones a los distintos niveles de gestión pública, entre los cuales están: Ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, estados contables, movimientos y situación del tesoro, informes sobre cuentas nacionales y otros.
Separación de Funciones: Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna persona deberá estar en situación de controlar los registros y al mismo tiempo controlar las operaciones que originan los asientos de registro.
Las funciones para el inicio,
autorización, contabilización de transacciones y de custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organización de cada entidad. Capacidad del Personal: El personal de la Dirección de Contabilidad del Estado, como el de las unidades de contabilidad de las entidades públicas, deben cumplir con los requisitos mínimos de conocimiento, de tal manera que estén en condiciones de manejar, y, especialmente, de explotar el sistema, para aprovechar la información que produce dicho sistema. Seguridades del Sistema: El sistema de contabilidad integrada basado en tecnología de avanzada, mantiene una base de datos transparente de registro de las transacciones en cada una de las etapas, permitiendo organizar las entradas autorizadas a través de una terminal, así como de todo el proceso e información. Autorización de la Imputación Contable: La Dirección de Contabilidad del Estado, definirá los niveles de autorización para el registro de las transacciones, en cada uno de los niveles. Control Interno Previo: Todas las instituciones públicas dentro del proceso de registro de transacciones, con base a los lineamientos y normas respectivas emitidas por la Dirección de Contabilidad del Estado, establecerán los métodos y medidas que se aplicaran en la documentación que ingrese para ser procesada por el sistema de contabilidad, verificando la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto. El control será ejecutado por el personal responsable del tramite normal de las operaciones.
Control Interno Concurrente: Las jefaturas de las unidades de administración financiera, establecerán y aplicaran mecanismos y procedimientos de supervisión permanentes durante la ejecución de las operaciones y en el proceso de registro, para asegurarse del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, técnicas y normativas. Control Interno Posterior: La evaluación de los procesos, sistemas, de las operaciones y sus resultados, en forma posterior a su ejecución, corresponde a la unidad de auditoría interna de cada institución. Archivos de Soporte: Todas las entidades públicas deben archivar la documentación de soporte de los registros de las transacciones financieras, siguiendo un orden lógico de manera que sea fácil su localización, en un lugar adecuado. Se adoptaran las medidas de seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, manteniéndolos por el tiempo que establezca la normativa respectiva. Todas las unidades de administración financiera deben conservar la evidencia documental que respalda las operaciones que dieron origen a los registros contables, evitando que no salga de la institución por el tiempo que señalan las disposiciones legales, con el fin de que al efectuarse revisiones, exámenes de auditoría e investigaciones, la documentación se encuentre en las unidades respectivas, y se evite además, que sean utilizados dos veces. Información Financiera del Gobierno: El sistema contable implantado y normado por la Dirección de Contabilidad del Estado, será el único medio oficial de información financiera derivado de las operaciones de la administración central y de las entidades descentralizadas dependientes del tesoro nacional. Control Contable de la Ejecución Presupuestaria: El sistema de contabilidad integrada deberá proveer un control contable de la ejecución presupuestaria.
En cuanto a los gastos, deberá registrar las asignaciones
presupuestarias, las modificaciones autorizadas, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y los saldos devengados no pagados.
En cuento a los recursos o ingresos, deberá registrar las estimaciones presupuestarias, los recursos devengados y los saldos por cobrar. Conciliaciones de Saldos: En toda entidad, los empleados asignados a la unidad de contabilidad que no tengan relación con la función de registro contable del efectivo, deudores y acreedores, elaboraran conciliaciones de las cuentas de saldos de caja, bancos, de valores por cobrar y obligaciones, dentro de los diez días hábiles del mes siguiente con el fin de revelar errores o la existencia de transacciones no registradas oportunamente. Igualmente, deberán efectuar conciliaciones periódicas de los registros auxiliares con el mayor general. Confirmación de Saldos: La Dirección de Contabilidad del Estado definirá para el SIAF – Central, y para cada institución, a través de la unidad de administración financiera, quienes deben comprobar, en forma independiente, el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de cada entidad, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. Verificación Física de Valores por Cobrar: Los valores por cobrar de cada entidad deberán ser verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva, por servidores independientes de su registro y custodia y del manejo del efectivo. Tal verificación incluirá la comprobación de la legalidad de los documentos de soporte y de las medidas de seguridad.
Los valores contados
físicamente, deberán ser comparados con los respectivos registros contables para determinar la corrección o incorrección de la información, con el fin de tomar las medidas correctivas correspondientes. Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y Pagar: Los derechos y obligaciones de cada entidad, se deberán clasificar por fechas de antigüedad y de vencimiento, respectivamente; un empleado independiente del manejo de los fondos, créditos y obligaciones, deberá realizar análisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar.
Cierre del Ejercicio Contable: El ejercicio contable es el año calendario; por tanto, todas las entidades públicas deberán efectuar el cierre de sus operaciones al 31 de diciembre de cada año. Liquidación del Presupuesto: Todas las instituciones públicas, deben presentar dentro de los tres primeros meses del año siguiente, a la Dirección de Contabilidad del Estado, la liquidación del presupuesto anual y someterlo al conocimiento de la Contraloría General de Cuentas de la Nación para su examen y dictamen correspondiente. De la misma manera las entidades descentralizadas
y
autónomas,
deben
presentar
su
respectiva
liquidación
presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas de la Nación en el mismo plazo indicado anteriormente. Rendición de Cuentas: El sistema contable será el medio de rendición de cuentas para demostrar la transparencia y destino de los recursos utilizados en las intituciones y de los servidores públicos y cualquier persona autorizada que recaude, reciba o custodie fondos del Estado. Presentación de Estados Financieros: La Dirección de Contabilidad del Estado, preparara los estados financieros del gobierno central; y las entidades descentralizadas, por su parte, presentaran a la Dirección de Contabilidad del Estado, los estados financieros anuales dentro de las condiciones y plazos señalados por la ley. Propiedad de la Documentación Contable: Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de esta. La documentación contable es propiedad de la entidad respectiva y, por ningún motivo, los servidores o exservidores podrán sustraer total o parcialmente ninguna documentación de una institución.
3.9
Normas de Auditoria Gubernamental Mediante el Acuerdo A-16/98 del 27 de mayo de 1998, el Contralor General de Cuentas, acuerda aprobar, publicar y poner en vigencia las Normas de Auditoria Gubernamental, las cuales son de observancia obligatoria, por parte de todos los auditores de la Contraloría General de Cuentas, los órganos de auditoria Interna de las entidades sujetas al SIAF-SAG, y de las firmas de auditoria externa contratadas por la CGC. Asimismo aplican para otros profesionales o especialistas que participen en el proceso de la auditoria gubernamental. Las Normas de Auditoria Gubernamental, son los requisitos de orden personal y profesional que cada auditor debe llenar para poder desempeñar adecuadamente su trabajo y que al mismo tiempo llene los requisitos de calidad. Las Normas de Auditoria Gubernamental se clasifican en la forma siguiente: a)
Normas Generales: las cuales comprenden un entrenamiento técnico y capacidad profesional, independencia mental y cuidado profesional, reserva, participación de profesionales y otros especialistas, y control de calidad.
b)
Normas Relativas a la Planificación de la Auditoria Gubernamental: aquí se incluye la planificación general, la planificación especifica, programas de auditoria y archivo permanente.
c)
Normas Relativas a la Ejecución de la Auditoria Gubernamental: comprende el estudio y evaluación del control interno, cumplimiento con las reglamentaciones legales, una adecuada supervisión de la auditoria y una adecuada evidencia de auditoria, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta compromiso.
d)
Normas Relativas al Informe de Auditoria Gubernamental: comprende su redacción adecuada, oportunidad del mismo, presentación y contenido del informe.
Haciendo énfasis en las normas anteriores se resalta que el auditor debe: a)
Poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y la competencia profesional necesarios para la ejecución del trabajo a realizar.
b)
Adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se debe mantener libre de cualquier situación que pudiere señalarse
como incompatible son su integridad y objetividad. El auditor deberá abstenerse de participar en la realización de una auditoria, en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos. Tampoco el auditor deberá de realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo, ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen. c)
Actuar con debido cuidado profesional, a efecto de cumplir con las normas de auditoria durante la ejecución de su trabajo, y en la elaboración del informe, es decir que debe aplicar correctamente las pruebas y procedimientos de auditoría, tanto durante la auditoria como en la elaboración del respectivo informe.
d)
Mantener absoluta reserva respecto de la información que conozca en el transcurso de su trabajo, es decir que el auditor debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética Profesional.
Cuando se utilicen a otros profesionales o especialistas en campos distintos al de la auditoría, será la Contraloría General de Cuentas la encargada de integrar a dicho equipo. De ser pertinente, los resultados obtenidos de dichos profesionales se incluirán en el informe o como anexos al mismo. Para que el resultado de la auditoría cumpla con los requisitos de calidad, la Contraloría General de Cuentas debe establecer y mantener un adecuado sistema de control interno de calidad, que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de auditoría. Por lo general un sistema interno de control de calidad, comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a los controles generales y de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos, selección, capacitación y entrenamiento de los auditores, y cualidades personales; los controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión; y los controles después de culminada la auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos .
3.9.1 Normas Relativas a la Planificación de la Auditoría Gubernamental Para desarrollar una auditoría eficiente, es esencial que se haga una planeación del trabajo por lo cual la planeación deberá desarrollar la estrategia de auditoría y conducir a decisiones apropiadas a cerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría. Así mismo la planeación de auditoría es el proceso de identificar que debe hacerse, por quien y cuando. Aun cuando la planeación debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes originales, si durante la aplicación de los procedimientos de auditoría se encuentra ante circunstancias no previstas, pero siempre las razones de cambio significativas deben quedar documentadas. Esta norma contiene las declaraciones siguientes: Planificación General: Este es el documento que contiene el conjunto de actividades de la auditoría y el universo de entidades o áreas según correspondan a examinar durante el periodo de un año. La contraloría General de cuentas deberá planificar sus actividades de auditoría a través de sus planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y así mismo deberá evaluar periódicamente la ejecución de sus planes. La estructura del contenido de los planes deberá guardar armonía con los objetivos y lineamientos de políticas institucionales del plan nacional que apruebe la contraloría. Planificación Específica: El Trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado, con el fin de asegurar la realización de una auditoría de alta calidad, y así mismo deberá estar basado en el conocimiento de la actividad que se desarrolla en la entidad, así como en las disposiciones legales que la afecta. En el proceso de planificación deberá obtenerse la información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad. Al concluir la recolección y estudio de información, el auditor deberá documentar su trabajo mediante descripción de las actividades de la entidad, las cuales deberán quedar plasmadas en forma resumida en los papeles de trabajo. Emisión de un memorándum de planificación, el cual deberá contener: a) b) c)
Objetivos del examen Alcance del examen Descripciones de las actividades
d)
Normativa aplicable a la entidad
e)
Informes a emitir y fecha de entrega.
f)
Identificación de áreas criticas, definiendo el tipo de pruebas a aplicar
g)
Puntos de atención, es decir situaciones importantes a tener en cuenta.
h)
Personal, que conforman el equipo de auditoría
i)
Funcionarios de la entidad a examinar
j)
Presupuesto de tiempo por categorías, áreas y visitas
k)
Participación de otros profesionales o especialistas
l)
Aspectos denunciados
Programas de Auditoria: Estos comprenden una relación ordenada y sistemática de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que conduzcan a obtener evidencia competente y suficiente para lograr los objetivos establecidos. Para cada auditoría gubernamental, deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su desarrollo. La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor. Archivo Permanente: Este contiene los aspectos legales relacionados y la estructura orgánica con sus políticas administrativas y financieras. Por lo cual para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo. El archivo permanente básicamente contiene información relacionada con: a)
Ley Orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
b)
Organigrama de la entidad.
c)
Reglamento de organización y funciones
d)
Manual de Organización y funciones
e)
Flujo-gramas de las principales actividades de la entidad
f)
Plan operativo institucional
g)
Presupuesto institucional
h)
Estados financieros
i)
Informes de auditoría
j)
Denuncias
k)
Plan anual de control
l)
Informes de evaluación del plan anual
m)
Resumen de las decisiones importantes adoptadas por la dirección de la entidad
n)
Resoluciones y acuerdos
o)
Convenios y tratados trascendentales
La responsabilidad de la adecuada organización de dicho archivo corresponde a la jefatura de auditoría gubernamental y a las jefaturas de auditoría interna de las entidades sujetas a fiscalización. Limitaciones al Alcance: Esta norma no aplica a las firmas de auditoria externa, dado que estas realizan las auditorias que previamente se convengan con la contraloría general de cuentas; y en tal sentido, su compromiso se limita a mantener el archivo correspondiente a las auditorias que se hayan realizado en armonía con la normativa vigente.
3.9.2 Normas Relativas a la Ejecución de la Auditoria Estudio y Evaluación del Control Interno: Dicho proceso lo lleva a cabo el consejo de administración más alto, el cual es diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, los cuales deben comprender la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y administrativa, observancia de los reglamentos aplicables. Para cumplir con dichos objetivos se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno, para identificar las áreas mas criticas que requieren un examen mucho mas profundo, así como determinar su grado de confiabilidad, afín de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de procedimientos de auditoria. La administración de la entidad es la responsable de implantar y mantener un eficaz control interno. Los elementos de control interno son: a)
Ambiente de Control
b)
Evaluación de riesgos
c)
Los sistemas integrados de contabilidad e información
d)
Las actividades de control
e)
Supervisión y seguimiento del ambiente y estructura del control
Evidencia de Auditoria: Con respecto a la evidencia de auditoría, esta debe reunir las características siguientes: a)
Suficiencia. La cual debe ser objetiva y convincente que baste para sustentar los hallazgos, observaciones y recomendaciones del auditor, es decir que los hechos revelados deben estar satisfactoriamente comprobados.
b)
Competencia: Para este propósito la evidencia debe ser valida y confiable.
c)
Pertinente: Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso, es decir que será pertinente si guarda una relación lógica y clara con el hecho ocurrido.
La evidencia se puede clasificar de la siguiente manera: a)
Evidencia Física: Es la obtenida mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos.
b)
Evidencia Documental: Esta se obtiene mediante documentos como cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas, documentos de la administración relacionada con su desempeño.
c)
Evidencia Testimonial: Es la obtenida mediante las declaraciones de otras personas.
d)
Evidencia Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de sus componentes.
Papeles de Trabajos: Estos constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por lo cual, deberán contener la evidencia necesaria para sustentar los hallazgos, opiniones y observaciones que se presenten en el informe. El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de labor efectuada y las observaciones efectuadas en forma de papeles de trabajo. Los papeles de trabajo son propiedad de la Contraloría General de Cuentas y en su caso de las firmas de auditoría externa. El auditor deberá cuidar la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter confidencial de la información contenida en los mismos.
Comunicación preliminar de observaciones: El auditor deberá comunicar oportunamente las observaciones a los funcionarios de la entidad, sobre los errores detectados en el examen de auditoría y asegurar la eficiencia de la acción correctiva. Carta de Representación: Este es el documento por el cual el titular o funcionarios de niveles gerenciales de la entidad auditada, reconocen haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Si el titular de los niveles gerenciales se rehusar a proporcionar dicha carta al auditor, este deberá revelarlo en el informe de auditoría.
3.9.3 NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL Este grupo de normas establece los criterios técnicos para el contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría gubernamental relacionado con las auditorias de gestión, financieras, y exámenes especiales, asegurando la uniformidad en su denominación y estructura. Forma Escrita: Se recomienda ampliamente las discusiones sobre hallazgos, juicios, observaciones y/o recomendaciones, con las personas responsables de la entidad auditada. Sin embargo deberá prepararse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado a cabo esas discusiones. La comunicación se efectúa por escrito, debiendo acreditarse su recepción. Oportunidad del Informe: El informe debe ser oportuno, a fin de que sea de la mayor utilidad posible, para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la auditoría. Un informe preparado meticulosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones, si se recibe demasiado tarde. Los informes deben emitirse lo más pronto posible para que su información pueda ser utilizada oportunamente por los funcionarios de la administración y los interesados.
Presentación del Informe: El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.
En el informe no deben omitirse asuntos
importantes, tampoco deben utilizarse palabras o conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erróneas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles pude confundir al usuario e incluso ocultar el objetivo principal del informe. Para que un informe sea conciso, no debe ser mas extenso de lo necesario parta transmitir su mensaje. Requiere: Un adecuado uso de las palabras, según su significado, excluyendo las innecesarias. La inclusión de detalles específicos, cuando fuere necesario, a juicio del auditor. Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados. Contenido del Informe: Al finalizar el trabajo, el auditor debe elaborar un informe de auditoría, en el cual expondrá apropiadamente los resultados del examen, señalando que se realizo de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental. El informe deberá contener, la estructura siguiente: Carátula, nombramiento de auditoría, hoja de contenido del informe, introducción, resumen ejecutivo, información relativa a la entidad examinada Antecedentes y base legal, Relación de las personas comprendidas en las observaciones, Información financiera, económica y presupuestaria, Información relativa al examen, párrafo introductoria, motivo del examen, naturaleza y objetivos, alcance, comunicación de observaciones, Hallazgos. Debe estructurarse en condición, criterio, causa, efecto y recomendaciones (acción correctiva), Anexos, Firma. Seguimiento de Recomendaciones: Como una de las acciones principales, el auditor debe efectuar un seguimiento de los hallazgos y recomendaciones significativos detectados por anteriores auditorias que podrían afectar el objetivo de la misma. La finalidad es determinada si se emprendiere acciones correctivas por parte de los funcionarios de las organizaciones auditadas.
Responsables: El seguimiento a las recomendaciones será responsabilidad de las unidades de auditoría interna de los entes públicos y de las auditorias externas al ejecutar los exámenes. Información: Al concluir el seguimiento se producirá una lista de recomendaciones que se encuentran pendientes de ejecutar, lo que constituirá el punto de partida para el siguiente examen. Dichas recomendaciones deberán tomarse en cuenta para el diseño del plan anual de auditoría.
CAPITULO IV
CASO PRÁCTICO 4.1
ENUNCIADO Con el propósito de comprender la teoría aplicada a la práctica en cuanto a las herramientas utilizadas en el Sistema Integrado de Administración Financiera específicamente en la ejecución del gasto, presentamos un caso practico que fue elaborado sobre datos ficticios únicamente para hacer una representación de la manera en que opera el sistema. El caso en particular que se presenta es del Ministerio de Educación, el cual ejecuta proyectos de educación tales como: Construcción de escuelas, compra de mobiliario y equipo y compra de útiles escolares, entre otros.
4.2
PRESUPUESTO ANUAL Al igual que las demás instituciones del Estado el Ministerio de Economía presentó su presupuesto anual, el cual fue revisado por la Dirección Técnica del Presupuesto y aprobado por el Congreso de la República para el año 2004, y quedó como sigue:
MINISTERIO DE ECONOMIA PRESUPUESTO ANUAL AÑO 2004 (En Quetzales)
PG SP PY A/O REN 01 00 000 01 000 011 013 014 015 029 063 071 072
UBG FTE
DESCRIPCIÓN Actividades Centrales Sin Subprograma Sin Proyecto Dirección Superior
APROBADO 2001
Servicios Personales
0100 0100 0100 0100 0100 0100 0100 0100
11 11 11 11 11 11 11 11
Personal Permanente Comp. por antigüedad al personal permanente Comp. por calidad prof. al personal permanente Comp. Específicos al personal permanente Otras remuneraciones de personal temporal Gastos de Representación en el interior Aguinaldo Bonificación Anual (Bono 14)
2,400.000.00 28,250.00 22,500.00 200,000.00 900,000.00 450,000.00 200,000.00 200,000.00
MINISTERIO DE ECONOMIA PRESUPUESTO SOCIAL ANUAL AÑO 2004 (En Quetzales)
PC
SP
PY
A/O REN 073
UBG FTE DESCRIPCION 0100
11
APROBADO 2001
Bono Vacacional Total Fuente
100
4.3
.25,000.00 4,425,750.00
Servicios no Personales
113
0100
11
Telefonía
122
0100
11
Impresión, encuadernación y reproducción
131
0100
11
Viáticos en el exterior
700,000.00
133
0100
11
Viáticos en el Interior
1,750,000.00
141 153
0100 0100
11 11
Transporte de personas Arrend. de máquinas y equipo de oficina Total Fuente
235,000.00 30,000.00 3,030,000.00
200 211 241 244 262
0100 0100 0100 0100
291 292 299
0100 11 0100 11 0100 11
300 322 323 328
0100 0100 0100
11 11 11 11
Materiales y Suministros Alirnentos para personas Papel de escritorio Productos de artes gráficas Combustibles y lubricantes
Útiles de oficina Útiles de limpieza y productos sanitarios Otros materiales y suministros Total Fuente Propiedad, Planta y Equipo e intangibles 11 Equipo de Oficina 11 Equipo médico -sanitario y de laboratorio 11 Equipo de cómputo Total Fuente Total Financiamiento
230,000.00 85,000.00
40,000.00 35,000.00 3,000.00 100,000.00 28,000.00 25,000.00 5,000.00 236,000.00 200,000.00 900,000.00 50,000.00 1,150,000.00 8,841,750.00
PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL Trimestralmente cada institución envía a la Dirección Técnica del Presupuesto (DTP), la solicitud de programación presupuestaria, para que sea aprobada para los siguientes tres meses. Para el trimestre de enero a marzo 2001 envió el Ministerio de Economía su Programación Presupuestaria Trimestral, indicando el monto solicitado en cada mes, tomando en cuenta contratos, compromisos y otros. Posteriormente ésta programación fue aprobada por la Comisión para la Ejecución del Presupuesto (COPEP), y ejecutada como se indica:
MINISTERIO DE ECONOMIA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL AÑO 2004 (En Quetzales)
COD. DESCRIPCIÓN Actividades Centrales Dirección Superior 011 Personal Permanente. O 13 Comp. Por antigüedad al personal perm. 014 Comp. Por calidad prof. al personal penn. 015 Comp. Específicos al personal permanente 029 Otras remuneraciones de personal temporal 063 Gastos de Representación en el interior 071 Aguinaldo 072 Bonificación Anual (Bono 14) 073 Bono Vacacional 3 Servicios no Personales 113 Telefonía
TRIMESTRE
MES 1
MES 2
MES 3
600,000.00 7,059.00 5,625.00 50,000.01 195,000.00 270,000.00 0 0 0
200,000.00 2,353.00 1,875.00 16,666.67 80,000.00 50,000.00 0 0 0
200,000.00 2,353.00 1,875.00 16,666.67 82,000.00 20,000.00 0 0 0
200,000.00 2,353.00 1,875.00 16,666.67 .33,000.00 100,000.00 0 0 0
60,000.00
20,000.00
20,000.00
20,000.00
MINISTERIO DE ECONOMIA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA TRIMESTRAL AÑO 2004 (En Quetzales)
COD. 122 131 133 141 153
DESCRIPCIÓN Impresión, encuadernación y reprod. Viáticos en el exterior Viáticos en el Interior Transporte de personas Arrend. De máquinas y eq. de oficina
TRIMESTRE
MES 1
MES 2
MES 3
26,000.00 570,000.00 1,050,000.00 58,500.00 7,500.00
6,000.00 500,000.00 100,000.00 19,500.00 2,500.00
10,000.00 30,000.00 700,000.00 19,500.00 2,500.00
10,000.00 40,000.00 250,000.00 19,500.00 2,500.00
10,000.00 9,000.00 500.00 25,000.00 8,000.00 6,000.00 1,250.00
3,333.33 5,000.00 200.00 7,500.00 4,000.00 2,000.00 400.00
3,333.33 2,000.00 150.00 10,000.00 2,000.00 2,000.00 450.00
3,333.34 2,000.00 150.00 7,500.00 2,000.00 2,000.00 400.00
50,000.00 0 300,000.00 300,000.00 10,000.00 0 3,319,434.01 1,32I,328.00
20,000.00 0 0 1,144,828.00
30,000.00
Materiales y Suministros
211 241 244 262 291 292 299
Alimentos para personas Papel de escritorio Productos de artes gráficas Combustibles y lubricantes Útiles de oficina Útiles de limpieza y prod. Sanitarios Otros materiales y suministros Propiedad Planta y Equipo
322 323 328
Equipo de Oficina Eq. médico -sanitario y de laboratorio Equipo de cómputo TOTAL
10,000.00 853,278.01
4.4
EJECUCIÓN DE COMPROBANTES ÚNICOS DE REGISTROS (CUR'S) Para ejecutar el gastó se elaboran Comprobantes Únicos de Registros (Cur's), que se utilizan para solicitar los pagos al Ministerio de Finanzas Públicas de acuerdo a lo autorizado en la Programación Presupuestaria Trimestral. El Ministerio de Economía durante los primeros días del mes de enero solicitó los siguientes Comprobantes Únicos de Registro para pago de sueldos y proveedores.
4.5
REGISTROS CONTABLES Las partidas contables que genera cada CUR son clasificadas como Gastos Corrientes y generan una Póliza de Diario en la Contabilidad del Estado, y quedan registradas de la manera siguiente:
DEBE CUR No. 1 Para registra sueldos pagados al personal permanente 010000001011 Personal Permanente 010000001015 Complementos Específicos al Personal Permanente 111200000000 Bancos CUR No. 2 Para registra la compra de equipo para laboratorios de cinco institutos experimentales 010000001323 Equipo Medico-sanitario y de Laboratorio 111200000000 Bancos
4.6
HABER
1,039.00 475.00 1,514.00
300,000.00 300,000.00
ENVIO DE CUR’S A TESORERÍA NACIONAL Todo comprobante debe ser aprobado y registrado en la Contabilidad del Estado, y enviado a la Tesorería Nacional para que efectúe el pago correspondiente. Por cada CUR se emite una Orden Única de Pago, como las que se muestran a continuación.
4.7
PAGO AL BENEFICIARIO La Tesorería Nacional mediante la Orden Única de Pago autoriza a la institución bancaria que corresponda, efectuar el pago por medio de acreditamiento en cuenta de depósitos, de la misma manera ocurre con el pago de sueldos al personal; evitando así el trabajo de emitir cheques, a la vez que minimiza el tiempo y costos.
Conclusiones 1 El Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF – SAG), consiste en un sof softwar tware e multi ultim módul ódulos os que que ha sido sido desa desarr rrol olllado ado por por el Est Estado, ado, específicamente por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas cuyos objetivos principales son la descentralización y la transparencia en el manejo manejo de los recurso recursoss públic públicos. os. Sin embargo embargo su implem implement entaci ación ón se ha visto visto entorpecida por las mismas autoridades del organismo ejecutivo, por mantenerse aun un medio saturado de corrupción. obstante te que el Sistem Sistema a Integr Integrado ado de Admini Administr straci ación ón Financ Financiera iera y Contro Controll 2 No obstan persigue persigue la transparencia transparencia en la utilización utilización de los recursos y promueve promueve la rendición rendición de cuentas; aun existe hermetismo hermetismo o bloqueo bloqueo de parte de los órganos órganos rectores, en cuanto a dar a conocer los avances del proyecto, y, por otro lado considerando que la información disponibles es muy poca y de difícil acceso aun para estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas, y mucho más para otras personas, vedando con ello el derecho del pueblo de estar informado.
3 Al finalizar la investigación, pudimos comprobar que el SIAF SIAF – SAG teóricamente ha sido bien enfocado puesto que busca lograr y asegurar la integridad y confiabilidad de todas todas las operac operacion iones es admini administr strati ativas vas y financ financier ieras as del sector sector públic público, o, sin embargo, no deja de ser ideal o utópico, puesto que en realidad no podemos opinar en cuanto al cumplimiento de los objetivos y principios del mismo, tanto de parte de los organismos encargados de la administración y ejecución de los recursos, como del organismo rector del control gubernamental, considerando de en ambos lados existe imperante un ambiente de corrupción.
Recomendaciones 1 Considerand Considerando o que el Sistema Sistema Integrado Integrado de Administra Administración ción Financiera Financiera y Control Control promueve la eficiencia y la eficacia en el gasto público, lo cual debe ser de interés para para todo todoss lo guat guatem emal alte teco cos, s, es nece necesa sari rio o que que el proy proyec ecto to SIAF SIAF – SAG SAG se reencause adecuadamente y se convierta no solo en un proyecto del Organismo Ejecutivo, sino en un proyecto de nación en donde tengan participación, además de los organismos rectores, el Congreso de la República, el Organismo Judicial, la Universidad de San Carlos de Guatemala y las universidades privadas, la iniciativa privada organizada y la sociedad civil en general; y procurar su implementación a todo nivel lo más pronto posible.
2 Que tanto los órganos rectores del SIAF – SAF, como la Comisión de Transparencia instituyan a la par del proyecto, un eficiente sistema de comunicación para dar a conocer los avances o contratiempos y sus razones; así también que exista acceso a la documentación del software.
3 Que se de cumplimiento al enunciado del Control Externo Gubernamental que dice que “representa el derecho de los ciudadanos de conocer a través de una fuente independiente, la forma como el gobernante ha manejado e invertido los recursos públ públic icos os y los los resul resulta tado doss que que ha obte obteni nido do en térm términ inos os de bene benefifici cios os para para la sociedad” para que esta misma sociedad haga valer y promueva el cumplimiento literal de los enunciados contenidos en la parte teórica y normativa del Sistema Integrado de Administración Financiera y Control.
Bibliografía 1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-15/98 Normas Generales de Control Interno, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
2 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-16/98 Normas de Auditoría Gubernamental, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, Acuerdo A-17/98 Normas Auditoria Interna, mayo de 1998, Guatemala: segunda edición, febrero de 1999.
4 ELCIRA ASUNCION RIVAS RUIZ, Análisis del Sistema Integrado de Administración Financiera en la Ejecución del Gasto Público, Guatemala: octubre de 2002.
5 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS, CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS, Y BANCO MUNDIAL, Proyecto Sistema Integrado de Administración y Financiera y Control (Modelo Conceptual), Guatemala: mayo de 1998.
6 RAUL ANTONIO CHICAS HERNANDEZ, Apuntes de Derecho Administrativo, Guatemala: segunda edición, marzo de 1989.
7 VICTOR ALBERTO HENANDEZ CUEVAS, La Auditoría Interna Gubernamental su Papel en la Implantación, Desarrollo y Aplicación del SIAF – SAG, noviembre de 2002.