GRUPOS Y CONVENCIONES 1

GRUPOS Y CONVENCIONES

CONTEXTO DE LA REFERENCIA

• 1 Antecedentes históricos de los eventos • 2 Clasificación y características • 3 Importancia económica, social y promocional • 4 Instituciones y organismos auxiliares • 5 identificación de las necesidades del mercado • 6 Fases para la realización de

Planeación y organización de eventos

• 1 Planeación y organización: Justificación, tipo de evento, objetivos, participantes • 2 Elección del lugar • 3 Programa General: Pre-evento, Post-evento, acompañantes • 4 Determinación de los eventos a incluir • 5 Integración del comité organizador: estructura orgánica y funciones • 6 Investigación y Análisis de prestadores

Estrategias de Comercializa ción

• 1 Medios electrónicos 2 Medios impresos • 3 Exteriores 4 Promoción de ventas • 5 Relaciones públicas • 6 Venta personal • 7 Publicity • 8 Tele marketing • 9 Artículos promocionales 10 Otros medios

Presupuesto del evento

• 1 Procedimiento base para la elaboración del evento 2 Sistemas para la captura de información: manuales y automatizados • 3 Análisis de costos y gastos: directos, indirectos, fijos, variables, otros 4 Políticas de precios y tarifas: Margen de utilidad, precio de venta 5 Practica, planeación y organización de

GENERALIDADES DE LOS GRUPOS Y CONVENCIONES

ANTECEDENTES HISTORICOS • Dentro de los antecedentes de esta actividad nos podemos remontar a los que dieron origen a la actividad turística, con los griegos trasladándose por razones religiosas y por sus famosas competiciones. En realidad, el movimiento turístico fue mas importante con los romanos con sus viajes a templos,

ANTECEDENTES HISTORICOS

• Al caer el imperio romano, no retomo fuerza este movimiento sino hasta el Medioevo, esta vez en grupo. Con las cruzadas esta actividad se incrementó con los soldados, peregrinos y mercaderes. • Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad se consolidó, surgiendo centros


• Jóvenes ingleses, los viajes a las termales y los baños en el mar. • La revolución industrial transformo transformo totalmente totalment e el escenario presentado no solo los adelantos tecnológicos, si no la posibilidad de tener tiempo libre, con una clase media mas numerosa, y ocuparlo en

ANTECEDENTES HISTORICOS • El año de 1841 marca un hito importante en la industria de los viajes y precisamente en el desarrollo de los grupos y convenciones cuando Thomas Cook llevo a cabo el primer viaje grupal organizado. Con sus important importantes es aportaciones al turismo y en conjunto con Henry Wells se le considera el padre de los viajes


• El fin de la guerra no solo trajo condiciones apropiadas para realizar los viajes (mejor nivel de vida, vacaciones pagadas, paz social, devaluación de las monedas europeas), si no una serie de adelantos tecnológicos que facilitaron el desarrollo del turismo

Conceptos y definiciones. • Convención: reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en un lugar y fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto. • Congreso: es la reunión de un grupo de personas que comparten, como en el caso anterior, intereses similares. En la mayoría de los casos, este termino se aplica a reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo

Conceptos y definiciones. • Conferencia: es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es común agregar al nombre la magnitud geográfica que tiene (regional, mundial, etc.) • Simposio: es la reunión de un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o

Conceptos y definiciones. • Jornada: es una reunión de trabajo de investigación, de estudio o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente. • Seminario: es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios var ios

Conceptos y definiciones. • Coloquio: es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador. • Mesa redonda: reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la guía y

Conceptos y definiciones. • Panel o foro: reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante controlado y guiado por un presidente. En el panel los ponentes los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos. • Tribuna libre: reunión en la que un limitado número participantes intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cual no interviene o interfiere.

Conceptos y definiciones. • Brain storm: su formato es similar al panel, con la diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten ideas planteadas por los participantes en forma libre y espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr soluciones creativas. • Buzz group o debate: reunión de 15 a 20 personas en asamblea general, para tratar o discutir uno o varios temas bajo la guía y control de un presidente. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusión.

Conceptos y definiciones.

• Carrefour o workshop: son reuniones de un numero limitado de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos pueden ser temas de discusión para otras reuniones. • Salón: es el tipo de reunión apoyada por una exposición gráfica o pictórica acerca de

Conceptos y definiciones. • Sede: lugar o destino donde se llevará a cabo la reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial y algunas veces hasta en un medio de transporte, como un barco. • Hotel-sede: es el hotel principal designado por los organizadores, seleccionado por sus instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la mayoría de las actividades. Por lo regular se alojarán aquí los integrantes del comité

Conceptos y definiciones. • Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para dar apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los delegados, se puede utilizar alguno para eventos sociales integrados al programa. • Salones: son los salones para juntas, convenciones, y banquetes en general de los hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud del evento. • Habitación sencilla: cuarto ocupado por una

Conceptos y definiciones. • Habitación doble: cuarto ocupado por dos adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la cuádruple. • Suite: habitación con un pequeño recibidor independiente, variando su tamaño para la junior, máster o presidencial. • Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel mantiene abierta para que los organizadores autoricen cargos por concepto de consumos

Conceptos y definiciones. • Cuenta individual: es la cuenta que estará a cargo de cada uno de los participantes, el cual deberá establecer una forma de crédito a su llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que los organizadores garanticen el pago. Lo usual es que exista, dentro de las facilidades del PMS, una cuenta de renta y consumos autorizados y otra de extras.

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Conceptos y definiciones. Americano modificado: se incluye el desayuno y la comida o cena, de acuerdo a las necesidades del huésped. Continental: se incluye solo el desayuno ya sea continental o americano. Europeo: solo se incluye el cargo de la habitación, sin alimentos. Rack rate: es la tarifa publica general. Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con descuento ofrecida a agencias de viajes u

Conceptos y definiciones. • Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifa ofrecida para un evento, por lo general no es comisionable. • Bloqueo: reservación temporal para los salones, cuartos, espacios aéreos o restaurantes, condicionada a un tiempo límite para su realización y garantía. • Garantía: condiciones de carácter económico que establece el hotel, línea aérea, agencia de viajes, restaurante o prestador de servicios en

Conceptos y definiciones. • Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para el registro y asignación de habitación para los asistentes a la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera anticipada. • VIP: persona muy importante para la cual se requiere un trato especial. • ETA: estimated time of arrival • ETD: estimated time of departure • PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.

Conceptos y definiciones. • Paquete: excursión que incluye una serie de servicios como transporte aéreo, hospedaje, traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo a las necesidades del pasajero o la oferta realizada por las agencias mayoristas. • Traslado: servicio de transportación local usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o a ciertos puntos de interés. • A/V: servicios de equipo audiovisual.


• Supervisores: personal profesional experimentado que se responsabiliza de las acciones y desempeño de los edecanes. • Traductores: personal altamente calificado para interpretar o traducir simultáneamente un discurso de un idioma a otro. • Secretarias parlamentarias: personal profesional que ejerce trabajos secretariales en uno o mas

Conceptos y definiciones. • Proyector de películas: equipo para proyectar películas de 16 a 8 mm con o sin sonido. • Proyector de transparencias o filminas: o carrusel un poco en desuso debido a las avances de la computación. • Proyector de acetatos: equipo que muestra copias de diagramas o dibujos previamente elaborados. • Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestra artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc. • Pizarrón: tablero donde se puede escribir o dibujar con c on plumones o gises.


• Rotafolios: caballete donde se montan hojas de gran tamaño donde se realizaran anotaciones, diseños o cuadros con marcadores de tinta y que se pueden desmontar o doblar hacia atrás. • Videocasetera y receptor: equipo de televisión donde se mostraran videos previamente preparados. • Pódium: mueble donde se apoya un ponente

Conceptos y definiciones. • Presídium: espacio designado en una sala para ciertas personas designadas previamente, usualmente con una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visión del auditorio, adaptada con mesas con paños, sillas, micrófonos, rótulos de identificación, etc. • Señalamientos: rótulos indicativos e informativos en diversas áreas del hotel o centro de convenciones para dirigir o informar a los participantes de los servicios o eventos.


• Plano de montaje: diagrama que indica a los representantes del hotel o centro de convenciones el montaje de los diversos eventos. • Teleconferencias: proyección de conferencias a través del sistema de circuito cerrado cerrado de una sala a otras o a otros puntos distantes.

Tipos de eventos

• En forma básica existen dos tipos de grupos y convenciones: • Los podemos clasificar desde el punto de vista del mercado • Y desde el punto de vista del objetivo

Desde el punto de vista del mercado

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Asociaciones de ejecutivos Sociedades profesionales Organizaciones fraternales Asociaciones científicas Asociaciones militares Uniones laborales Organismos femeniles

Desde el punto del objetivo

• Convenciones corporativas: convenciones, seminarios, juntas de ventas. • Convenciones institucionales o convenciones asociaciones: congresos, conferencias, grupos turísticos, grupos deportivos

Viajes de incentivo • Los viajes de incentivo o premiación que mucha empresas ofrecen y organizan en el año, de acuerdo con sus propias metas u objetivos, son distintas de las convenciones como las hemos descrito anteriormente, ya que son dirigidas a un grupo cerrado de participantes, que son los trabajadores de la empresa que han destacado en la consecución de dichas metas.

Importancia de los grupos y convenciones. • Los grupos y convenciones ya sean en su forma de viajes de incentivo o conferencias y congresos tienen una gran importancia para la economía de los países en el caso de nuestro país este alcanza hasta un 15% del flujo turístico y en algunos países europeos hasta un 60%, representando una importante fuente de divisas, empleos directos e indirectos, motor de la

El profesional de los grupos y convenciones en la actividad turística.

PERFIL • Conocimiento y habilidad para ser capaz de conocer a detalle los elementos económicos, políticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realización de una reunión • Consciente de la inversión que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunión. • Actitud positiva para afrontar las situaciones que

PERFIL • Contar con los conocimientos y experiencia de la profesión necesarios para organizar los mas mínimos detalles de un evento. • Nunca dar nada por hecho, manteniendo una supervisión estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecución. • Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo

PERFIL • Debe saber trabajar en equipo y ser un comunicador excelente para transmitir las instrucciones clara y concisamen concisamente te evitando errores. • Saber elegir a sus s us colaboradores buscando gente capaz y eficiente • Nunca perder de vista los detalles pequeños. • Saber conjugar los objetivos de la asociación o

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Conocer los antecedentes de la empresa o asociación que efectuará el evento • Estar totalmente enterado de los objetivos de la reunión. • Obtener el listado de los participantes y organizar los traslados, hospedaje y alimentación. • Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas. • Reservar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Coordinar la logística del registro, eventos, banquetes así como de las actividades adicionales al objetivo principal de la reunión. • Ofrecer actividades alternativas para los acompañantes. • Manejar las emergencias que surjan.

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lujo, con pancartas a color con el logo del evento ev ento Los mejores tours del destino especializados para grupos, convenciones y viajes de integración Renta de autobuses, camioneta y vehículos ejecutivos, a disposición debidamente requisitados ante la SCT con conductores especializados en la zona Mesas de hospitalidad y servicio a clientes personalizadas para sus grupos con personal bilingüe Apoyo de predocumentación para grupos y convenciones Teléfono de emergencia 24 horas en atención a grupos y convenciones Servicios especializados para VIPs Organización de actividades de integración empresarial

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GRUPOS Y CONVENCIONES Degustación de café de exportación de la zona Pruebas gastronómicas de productos de la región y catación de mezcales Clases de comida oaxaqueña, de lo mejor del mar y comida internacional Nuestras famosas noches tema: casino, pirata, mexicana, lunadas, beach party, entre otras Oaxaca Tradicional: Calenda y Guelaguetza Reservación y cenas especiales en los mejores restaurantes, bares y discoteques de la zona Contrataciones de grupos musicales, mariachi, marimba, bandas, trios, jazz y ballet folklóricos Shows cómicos y animadores Fuegos pirotécnicos artesanales Regalos típicos y arreglos florales Renta de radios de comunicación dentro del desarrollo turístico y sus alrededores Renta de equipo audiovisual Montaje y decoración de escenarios y stands para exposiciones Servicio de edecanes, modelos, demostradoras, traductores, extras y servicios secretariales Sistema de reservación SABRE y ventas de boletaje nacional e internacional Renta e instalación de computadoras, impresoras, redes e internet Renta de equipo de fotocopiado y scaners Deportes acuáticos: buceo, pesca, viajes de snorquel, kayak de río y mar Renta de motos acuáticas, bananas y balsas inflables Deportes extremos: rafting nivel I, II y IV, tirolesa, bicicleta de montaña y escalada en roca

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Grupos y Convenciones Carlson Wagonlit Travel dispone de un departamento especialmente dedicado a la organización y manejo de sus viajes de grupos, incentivos, convenciones y congresos con el respaldo de más de 75 años de experiencia en México. Misión: Ser un socio de negocios estratégico que brinda servicios integrales en la organización y coordinación de juntas de trabajo, convenciones, viajes de incentivo y eventos especiales mediante esquemas de trabajo armados a la medida de nuestros clientes, permitiéndoles optimizar su proceso actual y alcanzar sus objetivos tanto cualitativos como cuantitativos. CWT presenta una propuesta de valor única: "Proporcionar un servicio de alta alt a calidad en cada proyecto asegurando precios competitivos y buscando siempre la satisfacción tanto de la corporación, como de sus participantes. Eficiencia y profesionalismo durante el proceso integral, desde la organización del proyecto hasta el cierre del mismo". Nuestros Servicios: Convenciones (hasta 300 participantes) Sesiones de trabajo y/o capacitación Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes) Eventos Especiales (hasta 300 participantes) Lanzamiento de Productos Inscripción a Congresos Nacionales e Internacionales

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Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes) Selección del destino y manejo del presupuesto del evento. Organización de Viajes de Inspección. Servicios de alojamiento. Contratación de los salones y/o centros de convenciones. Transportación aérea (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.). Transportación terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.). Asesoría y selección de menús. Selección de restaurantes. Iluminación, ambientación y escenografía. Fiestas tema. Shows y artistas. Servicios adicionales como edecanes, florería, gafetes, mantas, etc. Tours. Actividades recreativas


Qué es MPI? Meeting Professionals International, de origen Norteamericano, se fundó en 1972 y se ha convertido en la Asociación líder mundial que actualmente integra a más de 19,000 profesionales de la industria de reuniones, congresos y convenciones en 60 países (60 Capítulos y 4 Clubes), de 3 Continentes (América, Europa y Asia). Grandes oportunidades para la identificación y captación de negocios. Oportunidad de convertirse en un profesional con reconocimiento internacional a través de programas de certificación. Profesionalización a través de programas educativos y Networking a todos los niveles. Entrenamiento para desarrollar el liderazgo. Noticias e información actualizada de las tendencias y comportamiento del mercado a través de su páginas web y boletines mensuales.

CENTROS EN MEXICO

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Centros de congresos y convenciones

..\acapulco_ce.pdf ..\guadalajara_ce.pdf ..\df_ce.pdf ..\monterrey_ce.pdf ..\cancun_ce.pdf

PRINCIPALES CENTROS A NIVEL INTERNACIONAL

• Convention Centers: International Congress Center Berlin; exhibit • • •

space, 1,728,000 square feet; number of meeting rooms, 80; (011) 49-30-3038-3000; www.icc-berlin.de Berliner Congress Center; exhibit space, 108,000 square feet; number of meeting rooms, 23; (011) 49-30-23-80-67-50; www.bcc-berlin.de Estrel Convention Center; exhibit space, 62,000 square feet; number of meeting rooms, 49; (011) 49-30-68-31-0; www.estrel.com Axica Conference & Meetings Center, exhibit space, 9,040 square feet; number of meeting rooms, seven; (011) 49-30-20 24-16

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Formulación del plan de trabajo (ruta crítica) Determinación de objetivos Fijación de políticas y procedimientos Presupuesto Selección del lema y del logo Coordinación del programa Selección de ponentes Determinación de áreas necesarias Determinación de equipos, montajes y

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Formulación del plan de trabajo (ruta crítica) Cotización de transportación, hospedaje, alimentación, eventos. Fam trip contratación de proveedores Promoción y publicidad y relaciones públicas Propuesta y elección de alimentos y bebidas Variedad y entretenimiento Decoración y ambientación

Formulación del plan de trabajo (ruta crítica)

Listado de participantes Reservaciones Logística de traslado Organización del registro Apertura y autorización de cuentas maestras Supervisión de sesiones, eventos, comidas, montajes, equipos, materiales, personal • Eventos adicionales para acompañantes • Organización del check out • • • • • •

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones

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El proceso administrativo es la base para la organización y desarrollo de las convenciones de acuerdo a las siguientes etapas: • Mecánica a) pr prev evis isiión ón:: que se pu pued ede e ha hace cer? r? b) Pl Pla ane nea aci ció ón: que se va a hac acer er? ?

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones

• Dinámica a) In Inte tegr grac ació ión: n: co con n que que y con con qu quie ien n se se va va a hacer? b) Dir irec ecci ción ón:: ve verr que que se ha haga ga c) Control: como se hi hizzo?

Previsión • Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras para planear lo que se va a hacer. • En este paso se realizaran las siguientes actividades: • Fijación de objetivos de la reunión • Investigar los factores pasados, presente y futuro que influirán la reunión

Integración de comités. • La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de integración. • Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. • Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo

Integración de comités. • Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas, detalles o

Clasificación de comités. • Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de subcomité. • Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un

Clasificación • Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico • Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se llevarán a cabo. • Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes. • Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades.

Clasificación • Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención. • Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido • Comité de recepción y hospitalidad: su papel

Clasificación • Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los detalles del viaje. • Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores. • Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos.

Funciones y obligaciones de cada comité • El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es que el ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación. • Presidencia: es ocupada por los mas altos ejecutivos de la empresa u organización con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende las desiciones respecto a la integración de su

Funciones y obligaciones de cada comité

• Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informará de su contratación al presidente y al comité organizador del evento. • Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas y contable para realizar el control c ontrol financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del

Funciones y obligaciones de cada comité • Presidente de comité: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume cada comité, la integración de esos comités debe ser prerrogativa del OPR. • Gerentes de subcomité: es el encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas dentro del funciograma del comité correspondiente. La designación es

Coordinación de comités • Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los objetivos, para lograr esto la comunicación será fundamental. Para este fin debe programar en fechas predeterminadas sus reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes de progreso. Las reuniones deben reunir las siguientes

Coordinación de comités • Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los involucrados. • Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos. • Proveer café y refrescos o coffee break • Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolios, plumones, hojas, lápices, etc. • No permitir personas extrañas al fin

Análisis de las características del evento y sus objetivos.

Determinación de los objetivos del evento • Todo evento sea pequeño o grande, nacional o internacional tiene un fin, causa, justificación o razón de realizarse. La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva y su establecimiento es la base para definir los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y será la base del proceso administrativo a seguir y definirán las dediciones importantes como la sede, el

Determinación de los objetivos del evento • Los objetivos pueden ser generales o particulares. • Por generales se entienden aquellos que están por encima de los otros y que abarcan de forma mas amplia los interés fundamentales de la empresa o asociación que organiza la reunión. • Los objetivos generales pueden ser educativos,

Determinación de los objetivos del evento

• Los particulares varían según el punto de vista del organizador o de los asistentes. • El conocimiento de tales diferencias es de singular relevancia, pues su omisión o desconocimiento afectará el resultado de la reunión. A continuación detallamos ejemplos de

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Determinación de los objetivos del evento Para la asociación:

Imagen Ingresos Prestigio Para la empresa:

Cumplimiento de las leyes • Nuevos productos • Relaciones industriales y publicas

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Para el asociado:

Educación y capacitación Interrelaciones Foro de exposición Para el empleado

Capacitación y mejora personal • Ampliación de elementos de ventas • Ascenso y

Selección de la sede • Existen una serie de factores que inciden en la decisión de donde se llevará a cabo la reunión, una de los primeros factores a considerar es el presupuesto. • En base a los fondos disponibles se podrá decidir si el lugar estará cerca o lejos de la mayoría de los convencionistas para determinar cuanto se podrá desembolsar

Selección de la sede • Otros factores importantes para tomar esta decisión son: • Información histórica acerca de convencione convencioness anteriores • Procedencia de la mayoría de los participantes y la ubicación estratégica de la ciudad sede • Numero de participantes y disponibilidad de hoteles con espacio suficiente en términos de hospedaje y salones de convenciones.

Selección de la sede • Tipo de ubicación, ya sea playa, ciudad, campestre. • Favorece el ambiente al objetivo de la convención o de los participantes? • Es adecuado de acuerdo al tipo de convencionistas • Viajaran con acompañantes o familiares • Se ajusta el lugar a las posibilidades económicas de los asistentes?

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Selección de la sede El clima imperante será adecuado? Posee toda la infraestructura necesaria? El transporte local es adecuado? Existe un ambiente socio-político socio-político estable? Los nativos tienen una buena relación con la empresa o institución?

Viaje de inspección i nspección • A pesar de que normalmente las empresas cuentan con el apoyo de una agencia de viajes de incentivos o de profesionales en la organización de congresos y convenciones c onvenciones quienes, regularmente, conocen los diversos lugares donde se llevan a cabo las convenciones, el gerente de convenciones de la empresa o institución deberá realizar un viaje de

Viaje de inspección i nspección • En esta visita, que se realizará al menos con un año de anticipación se verificará lo siguiente: • Estado general de las instalaciones, habitaciones, salones, restaurantes • Calidad de los servicios que ofrece el hotel • Numero, tamaño y equipamiento de los salones • Infraestructura del sitio

Viaje de inspección i nspección • • a) b) c) d)

Planes de construcciones o modificaciones al edificio. En cuanto al alojamiento Num Nu mer ero o de de cua cuart rtos os di disp spon onib ible less Clasi sifficación por titip po Cant Ca ntid idad ad de cu cuar arto toss con con do doss cam camas as o kin king g siz size e Horrar Ho ario ioss de lle lega gada da y sal alid ida a

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Viaje de inspección i nspección En cuanto a los salones Cantidad y capacidad Equipo audiovisual disponible Áreas de servicio y registro Estacionamiento Estacionam iento disponible Servicio de cocina y de meseros

Planeación. • Si en la previsión se establece lo que se puede hacer, Planeación es la determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas de trabajo para lograr los objetivos previamente trazados, aquí se establece el rumbo que se tomará, estableciendo las reglas, políticas y procedimientos que ayudaran a alcanzar el objetivo, el orden de las operaciones y la determinación de los tiempos y presupuestos

Planeación. • En todo proceso de planeación existen tres principios que hay que tener en cuenta: • Principio de precisión: la planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas • Principios de flexibilidad: debe haber un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control • Principio de unidad: se debe diseñar una

Formulación del programa tentativo

• En esta fase se establecen los planes, o la secuencia de acciones y tiempos, que harán har án que se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del OPR quien deberá establecer toda acción posible que afectárá el resultado de la reunión. • Las revisiones a este programa y los consecuentes cambios agruparan de forma lógica diversas acciones que por sus caracteristicas y objetivos deben estar


• Una vez realizadas las revisiones, las acciones se agruparan bajo una serie de subtitulos que permitan agruparlas para alcanzar cada objetivo especifico, por ejemplo, muchas acciones dentro del plan general de trabajo se agruparan bajo subtitulos, como programa técnicocientifico, programa programa social, de promoción,


• De acuerdo a la magnitud del evento, al número de asistentes esperados, a la cantidad de colaboradores, al presupuesto asignado y al conocimiento y profesionalismo profesionalism o del comité organizador la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo los diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités

Formulación del presupuesto • Una de las mas grandes e importantes responsabilidades del OPR para lograr el éxito de la reunión es la cuantificación económica de cada una de las acciones que se realizarán. • El presupuesto es la elaboración de planes para un periodo determinado y a futuro en términos contables. Determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para

Clases de presupuesto

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De egresos e ingresos De tiempo, espacio y productos Gasto de capital Efectivo Balance

Clases de presupuesto • También podemos clasificarlos según el tipo de reunión, ya que en las convenciones empresariales, el gasto es absorbido por la empresa de acuerdo al budget elaborado en forma general por la empresa al inicio de sus ejercicio en la partida destinada a reuniones. • Las condiciones generales de la empresa, su situación económica y el tipo de reunión que se celebrará determinan el presupuesto asignado.

Clases de presupuesto • Mientras que en la mayoría de las reuniones de asociaciones y organismos similares, el presupuesto se sujeta a la reunión. • El programa general de trabajo se cuantifica, determinándose así, el presupuesto necesario para ejercerlo. El tipo de reunión, así como sus programas y acciones a efectuar así como su recuperación, son los determinantes del monto

Elaboración de presupuestos • Toda acción que muestre una valoración contable se debe incluir en el presupuesto. Por norma general, los presupuestos se dividen en dos renglones principales: • Egresos • Ingresos

Egresos • También conocidos como gastos o inversiones, los egresos debe representar toda la valoración contable que satisface el logro de servicios y elementos materiales en función directa de la reunión. • Los diversos renglones y la cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionaran la totalidad de egresos

Ingresos • Los ingresos deben representar toda valoración contable para el beneficio económico vinculado directamente con la realización del evento, los cuales pueden provenir de: • Cuotas de inscripción o registro, cuotas de acompañantes, cuotas especiales, subsidios o contribuciones, patrocinios y

Elaboración de cotizaciones • Una de las actividades primordiales es determinar los precios de los traslados, transportación, hospedaje, alimentación, eventos, equipo, etc. • Es necesario negociar los mejores precios para el hospedaje de los participantes y tratar de obtener precios razonables para los banquetes, fiestas, cócteles, etc. • Adicionalmente, es muy importante negociar los servicios extras y espacio para exhibiciones por

Elaboración de cotizaciones

GRUPOS Y CONVENCIONES 1

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