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Autor: José Acevedo Sánchez
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RECOPILAR todo, fuera de tu mente
COSAS
ACÉRCATE
COSAS «ENTRADA»
PROCESAR vaciar el buzón de «Entrada» rápida y regularmente VÍA
:10 – :40 segundos c/u (O MEJOR)
300 – 400 veces diarias
Hacer
UNCA RESA A TRADA»
ENCE IBA
¿Qué es? ¿Requiere acción?
No
Sí 1
¿Cuál es el resultado deseado?
2
¿Qué habrá sucedido cuando esto se haya terminado? Descríbalo en tiempo pasado. ¿Mult i-pas o? ¡Es proyect o!
Hacer
¿Siguiente cci hace en 2 inutos? ¡Hazlo ya!
O
se
Delegar
¿Cuál es la acción siguiente? i esto fuera lo único que tuvieras que hacer, cuál sería la siguiente actividad física que realizarías?
¿Realmente eres la persona idónea para hacerlo?
Diferir
¿Debe hacerse un día específico o simp simp ement emente e lo antes posible?
ORGANIZAR los resultados de tus pensamientos No - hay acción aún LLENE A DIARIO
Sí - requiere acción, pero diferido
aterial de consulta
REFERENCIA
Fuera de vista
uz s
/
@LLAMADAS
AUTO AUT O – CORREO @OFICINA
por contexto
@COMPUTADORA @COMPUTADORA
@WEB
@MANDADOS
@CASA
( ) Indica lugar
Disco uro
Planes
5 Carp. de Viaje
@AGENDAS
REVISAR Tan a menudo como sea necesario para conservar la mente vacía A diario
Semanalmente
+ por contexto
“Cosas” sueltas y notas e reuniones
Ocasionalmente
uz s
/
HACER Al momento, intuitivamente, apoyado por las cuatro fases previas, influido por la realidad de la situación actual Primero por CONTEXTO luego por TIEMPO DISPONIBLE luego por ENERGÍA DISPONIBLE finalmente, por PRIORIDAD
Tres opciones en cualquier momento
O
TRABAJO PREDEFINIDO Req. Discip ina DEFINIENDO (conozca TODO su trabajo) CONFORME APAREZCA
O
Puede atraparte “lo urgente”)
50,000+ pies (La Vida) 40,000 pies (Visión a 3-5 años) 30,000 pies Metas a 1-2 años 20,000 pies (Áreas de de responsabilidad) 10,000 pies (Proyectos Actuales) PISTA (Acciones Actuales)
REENFOCAR ¿DEMASIADO ESTRÉS?
¿Cuál de estos te va a ayudar a estar más claro y focalizado?
Siempre tenga una herramienta de recopilación cerca
Sólo use su cesto de «Entrada» como tal, no su casa, oficina, cocc e o ma et co etín ín
Decida los resultados y las acciones tan pronto como parecen as cosas
Haz la mayoría de las Finaliza las reuniones acciones de 2 min. clarificando resultados, inmediatamente, si real- Acciones Siguientes y mente quier quieres es acer os resp re spon onsa sa es
Use su ca ca en ar ario io úni úni-amente para cosas que on imprescindibles que e hagan ese día
Liste Acciones Siguientes reales, no “cosas” vagas o Proyectos disfrazados
Pon TOD TODOS OS tus tus ca ca os ueltos de múltiples acciones en la lista de Proyectos
Use y con íe en tus listas para recordarte, no en los materiales de apoyo de Proyectos
Haz tu revisión emanal... semanalmente
No permita que papelitos y notas de reuniones se dejen in procesar Revisaa tus E evacio Revis evaciones nes Mayores por Resultados y Siguientes Acciones
rganízate con Eficacia – Diagrama de Flujo de Trabajo Avanzado – Creado por Scott Moehring y Paul Garrett, basado en «Organízate con Eficacia» por David Allen http://www.dav idco.com