Guia Excel Avanzado 2013

Microsoft Excel 2010 Módulo Avanzado

I

INDICE

REQUERIMIENTOS

1

PRÁCTICO Nº 1: “FUNCIONES DE BÚSQUEDA BÚSQUEDA DE VALORES EN UNA LISTA”

1

Uso de funciones para buscar valores en una lista.

1

PRÁCTICO Nº 2: “VALIDACIÓN DE DATOS”

5

Técnicas útiles para la captura de datos.

5

Diferentes tipos de validaciones.

5

Evitando duplicados con Validación de Datos.

8

PRÁCTICO Nº 3: “PROYECCIONES “PROY ECCIONES USANDO TABLAS TABLAS DE DATOS”

10

Búsqueda de un valor que resuelva una fórmula.

10

Proyección de cifras usando una Tabla de Datos.

12

Tabla de una variable.

13

Uso de una tabla de dos variables.

14

Práctico Nº 6: “Manejo de Base de Datos”

16

Práctico de Importación de Texto en Excel.

16

Asistente para importar texto.

16

Base de datos (Listas).

19

La lista como base de datos.

19

Aspectos a tener en cuenta al crear una lista de datos.

19

Ordenar datos.

20

Ordenamiento sencillo.

20

Ordenamiento con varios niveles (criterios).

20

Ordenar columnas de derecha a izquierda en una lista.

22

Ordenar datos seleccionados.

22

Filtros.

23

Filtrar datos utilizando filtro automático.

23

Eliminar Filtros.

24

Usar criterios personalizados en el Filtro Automático.

25

Filtro Avanzado.

26

II

Práctico Filtro Avanzado:

26

Subtotales.

27

Mostrar subtotales automáticos.

27

Práctico de Subtotales

27

Ocultar y mostrar los datos en una lista con subtotales.

28

Quitar los subtotales.

28

PRÁCTICO Nº 7: “TABLAS DINÁMICAS”

29

Definición y aplicaciones de una tabla t abla dinámica.

29

Caso práctico: creación de una tabla dinámica.

30

Pivotear campos en una tabla dinámica.

32

Propiedades de los campos en una tabla dinámica.

32

Casos Prácticos de Tablas Dinámicas.

33

PRÁCTICO Nº 8 “FUNCIONES “FUNCI ONES PARA BASES DE DATOS” D ATOS” Práctico de funciones de base de datos

43 44

III

Requerimientos Algunas de las funciones usadas en esta parte de la materia, requieren tener instalado el Service Pack 1 del Office 2010. Este paquete es un conjunto de actualizaciones gratuitas que se bajan desde la página web de Microsoft.

Práctico Nº 1: “Funciones de Búsqueda de Valores en una u na Lista” 1)

Transcriba los datos siguientes en las l as posiciones (Filas y Columnas) observadas en la imagen i magen mostrada a continuación. Tener en cuenta que los datos numéricos remarcados en negrita surgen de fórmulas o funciones.

2)

En la celda C22 insertar la función que obtenga la alícuota correspondiente a la “Utilidad Neta antes de Imp.” . Para ello se debe utilizar la función BUSCARV. Uso de funciones para buscar valores en una lista.

Una de la formas de buscar valores en una lista es a través de la búsqueda y referencia. Con esta característica es posible utilizar una fórmula dentro de la hoja de cálculo para buscar un elemento (en este caso la alícuota correspondiente) que esté asociado con otro elemento dentro de la misma lista. El elemento de información utilizado para buscar otro elemento de información se denomina valor de búsqueda ó valor buscado (en este caso el importe de la “Utilidad Neta antes de Imp.” de la celda C20). Una vez que se tiene el valor de búsqueda en la celda de una hoja de cálculo, se podrá usar la función BUSCARV para buscar valores en la lista. La función BUSCARV compara el valor de búsqueda con todos los elementos de la primera columna de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila. Para usar la función BUSCARV puede usar el comando Insertar Función desde la ficha Fórmulas ó escribirla directamente en una celda. Dentro de las funciones existe una categoría para todas las funciones de Búsqueda y Referencia.

1|

Cr. Celso Hugo Picco

Valor buscado en la primera columna de la tabla de alícuotas.

La celda C22 contiene la fórmula

=BUSCARV(C20;E6:F10;2;VERDADERO).

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en ; indicador _columnas; ordenado) 







El argumento valor_buscado indica el valor que se desea buscar en la primera columna de la lista. En el caso que se esta analizando este argumento esta dado por la celda C20 que contiene el valor de la Utilidad neta que se busca en la primera columna de la “Tabla de alícuotas”. El argumento matriz_buscar_en especifica el rango que contiene toda la lista. En el caso que se está analizando este argumento está dado por el rango de celdas E6:F10. Siempre la primera columna de esta matriz es en la que se efectúa la búsqueda. Al hablar de matriz, Excel nos está indicando que la selección debe hacerse de corrido, como un rango de celdas contiguas. Entonces no se admite la selección con celdas discontinuas a través de CTRL Clic. El argumento indicador _columnas identifica la posición de la columna que contiene el valor que se desea que se devuelva como resultado. En el caso que se está analizando este argumento está dado por el nº 2, porque se busca un alícuota que se encuentra en la segunda columna de la matriz. El argumento ordenado informa a Excel de cómo comparar el valor de búsqueda en la primera columna. Al escribir VERDADERO ó dejarlo en blanco, se buscará un resultado aproximado para dicho valor de búsqueda. Si se escribe la palabra FALSO se buscará el resultado exacto. Si la tabla de búsqueda está configurada de manera que los valores de búsqueda estén en la primera fila y no en la primera columna, se puede usar la función BUSCARH en lugar de BUSCARV.

La función BUSCARV en la celda C22 compara el valor de búsqueda en la celda C20 con la primera columna de la lista (rango E6:F10) para buscar la alícuota asociada en la columna alícuota (columna 2). BUSCARV devuelve el valor 11% porque el valor de búsqueda 18.971,00 se encuentra entre 12.000 y 25.000 en la lista. Para usar de esta forma la función BUSCARV, asigne el valor VERDADERO al cuarto argumento (Ordenado), que indicará a Excel que busque una correspondencia aproximada y produzca el valor asociado. Debido a que la búsqueda informa sobre cualquier correspondencia aproximada para el valor buscado, se deberá organizar la lista de modo que los valores de la primera columna aparezcan en orden ascendente. Esto se debe a que el proceso de búsqueda se detiene en el primer valor que sea mayor que el valor buscado, retrocede una posición y a continuación devuelve el valor asociado.

2|


Introducir los valores de comparación comparación en orden ascendente para hacer una búsqueda aproximada.

3)

¿Qué sucedería si la cantidad de unidades vendidas fuese de 500 (celda C7)? La Utilidad –350,00 es decir se transforma en pérdida. Neta antes de Imp. es –350,00 Este valor (-350,00) no se encuentra dentro de la primera columna de la “Tabla de Alícuotas”. Por lo que la función que se encuentra en la celda C22 muestra un mensaje de error #N/A. Dicho mensaje de error se refiere a que un valor que se necesita, no está disponible.

4)

Utilizar la función SI para complementar complementar la función BUSCARV, BUSCARV, de tal modo que si la utilidad neta es negativa (Pérdida) inserte en la celda C22 el valor 0%. La función quedará construida de la siguiente forma:

=SI(C20<0;0;BUSCARV(C2 =SI(C20<0;0;BUSCARV(C20;E6:F10;2; 0;E6:F10;2;VERDADERO)) VERDADERO)) Argumentos donde se analiza que SI la Utilidad Neta (C20) NO es negativa (>=0) se debe insertar como alícuota el resultado de la búsqueda de la Utilidad Neta en la Tabla de alícuotas. Argumento donde se analiza que SI la Utilidad Neta (C20) es negativa (<0) se debe insertar como alícuota el valor 0. Debido a que es obvio que a las pérdidas no se les calcula impuesto.

3|


5)

Cuando existe resultado negativo, los rótulos de las celdas B20 y B26 siguen diciendo “Utilidad Neta.....” por lo que debe construirse una fórmula, de modo tal que, SI el resultado en negativo escriba el rótulo “Pérdida del ejercicio” , y si el resultado es positivo escriba los rótulos “Utilidad Neta.....”. A continuación podemos ver cuales son las fórmulas correctas para las celdas B20 y B26:

B20 : =SI(C20<0;"Pérdida Neta antes de Imp.";"Utilidad Neta antes de Imp.") B26 : =SI(C20<0;"Pérdida del ejercicio";"Utilidad Neta después del Imp.")

6)

Guardar el libro con el nombre Resultado.xlsx

Para cuando los datos se distribuyen a lo largo de filas, la función a utilizar es BUSCARH. Los parámetros son similares a los de BUSCARV, obviamente trabajando en filas en lugar de columnas. Se recomienda ver el asistente para pegar funciones para comprender su utilización.

4|


Práctico Nº 2: “Validación de Datos” Técnicas útiles para la captura de datos.

La herramienta de Validación de Datos es muy útil para limitar los errores de entrada de datos especificando el tipo de datos que la celda o rango de celdas debe permitir alojar. Por ejemplo, si una celda es usada para el “número de mes”, se puede indicar que solo admita valores entre 1 y 12. 12. Para establecer una validación de datos se selecciona el rango de celdas a validar y luego se usa el comando Validación de Datos dentro de la ficha Datos. Al hacer clic en la flecha hacia abajo tendrá más opciones.

Al ingresar a Validación de datos se presenta este cuadro de diálogo y en él se definen:   

los datos permitidos y los topes a los que se someten los datos a ingresar (Configuración). un mensaje que aparecerá al seleccionar la celda validada (Mensaje de entrada). un mensaje que aparecerá si se introducen datos no válidos (Mensaje de error).

En este caso se observa la validación para ingresar números de meses en una celda.

Diferentes tipos de validaciones.

1. La ficha Configuración

5|


Permitir números dentro de los límites a) En el cuadro Permitir, se selecciona Número entero o Decimal. b) En el cuadro Datos se hace clic en el tipo de restricción que se desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, se hace clic en entre. c) Luego se ingresan el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

Permitir valores de una lista a) En una celda se puede desplegar una lista conteniendo que valores se permiten ingresar en esa celda. Como ejemplo se pueden desplegar las tasas de IVA permitidas para un producto a vender. b) En el cuadro Permitir, se hace clic en Lista. c) En el cuadro Fuente se establece de donde se obtienen los datos para rellenar la lista: 





Para definir la lista manualmente, se escriben los valores separados por punto y coma. Ejemplo: permitir solamente los nombres de 3 vendedores. Para utilizar un rango de celdas ubicadas en la misma hoja o en otra hoja del mismo libro, se seleccionan las celdas en la hoja de cálculo cálculo y se presiona ENTRAR. ENTRAR. Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, se escribe el signo igual (=) seguido del nombre del rango.

d) Si se quiere usar la lista desplegable deberá estar activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

Permitir fechas y horas dentro de un período concreto Para esto se pueden seguir los siguientes pasos: a) En el cuadro Permitir, hacer clic en Fecha u Hora. b) En el cuadro Datos, hacer clic en el tipo de restricción que se desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, determinado, hacer clic en mayor que. c) Escribir luego la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir.

Permitir texto de una longitud específica Un ejemplo de uso sería cargar números de Cuit, se sabe que tienen una cantidad fija de caracteres. Se deben seguir los siguientes pasos: a) En el cuadro Permitir, hacer clic en Longitud del texto . b) En el cuadro Datos, hacer clic en el tipo de restricción que se desee. c) Escriba la longitud máxima, mínima o específica que se desee permitir.

Calcular qué se permite según el contenido c ontenido de otra celda a) En el cuadro Permitir, hacer clic en el tipo de datos deseado. b) En el cuadro Datos, hacer clic en el tipo de restricción que se desee. c) En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, hacer clic en la celda que se desee utilizar para especificar qué se permite. Por ejemplo, si se desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto, hacer clic en Decimal para Permitir, hacer clic en menor o igual que para Datos y, en el cuadro Máximo, hacer clic en la celda que contenga la cantidad presupuestada.

Utilizar una fórmula para calcular lo que se s e permite a) En el cuadro Permitir, hacer clic en Personalizada.

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b) En el cuadro Fórmula, introducir una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la celda que sea menor a la suma total de un rango determinado de celdas, se podría escribir la fórmula personalizada personalizada =SUMA(A1:A3)>C1. =SUMA(A1:A3)>C1. En este caso el valor introducido en la celda C1 debe ser menor a la suma de los valores de las celdas del rango A1:A3.

Especificar si la celda se puede dejar en blanco: 



Si se desea permitir valores v alores en blanco (nulos), hay que activar la casilla de verificación Omitir blancos . Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Nota: Si los valores permitidos permitidos se basan en en un rango de celdas con con un nombre definido definido y existe una celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

2. La ficha Mensaje Entrante Para mostrar un mensaje de introducción opcional cuando se haga clic en la celda, se debe hacer clic en la ficha Mensaje entrante y asegurarse que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda . Se ingresa el título y el texto que aparecerá la hacer clic en esa celda.

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3. La ficha Mensaje de error Se especificará como se desea que Excel responda cuando se introduzcan datos que no superaron las reglas de validación establecidos en la ficha Configuración. a) Se debe hacer clic en la ficha Mensaje de error y asegurarse que esté activada la casilla de s e introducen datos no válidos . verificación Mostrar mensaje de error si se b) Seleccionar una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: 





Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introducción de datos no válidos, haga clic en Información. El cuadro que aparece ante un valor no válido contiene el botón Aceptar. Este botón Aceptar permitirá ingresar a la celda ese valor no válido. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la introducción de datos no válidos, haga clic en Advertencia. El cuadro que aparece advierte que se introdujo un valor no válido, aparecen los botones Si y No para confirmar o descartar el valor no válido. Para evitar la introducción de datos no válidos, haga clic en Detener.

c) Escriba el título y el texto del mensaje.

Nota: Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada predeterminada el título será "Microsoft Excel" Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda."

Evitando duplicados con Validación de Datos.

Como se recalcó antes, es posible validar datos mediante fórmulas. Esto se verifica en el siguiente ejemplo: En una hoja de Excel se registran los números de catálogo de los productos en un recuento de inventario. El objetivo es evitar que el mismo producto sea anotado en dos líneas, es decir que se registre repetido. Por lo tanto se desea que en el momento de anotar un número de catálogo, Excel nos advierta en caso que exista otra línea con este mismo número. Esto se puede lograr con Validación de Datos .

Se elabora ésta hoja dónde se anotara el recuento de inventario.

8|


Se hace clic en la primera celda en la columna A dónde se ingresará el primer número de catálogo (celda A4) y se selecciona el comando Validación de Datos de la ficha Datos. Se elige la opción "Personalizada" y en la sección fórmula se escribe lo siguiente:

=CONTAR.SI($A$4:$A$30;A4)=1

El rango $A$4:$A$30 incluye todas las celdas dónde se ingresarán los números de catálogo. Se recomienda utilizar Nombres para señalar el rango. Cada vez que se registre un número de catálogo en la columna A, Excel contará cuántas veces aparece en el rango señalado. Si aparece más de una vez, el resultado de la función será 2 o más y por lo tanto no se cumplirá la condición de la fórmula

=CONTAR.SI($A$4:$A$20;A4)=1 Al intentar registrar un valor v alor ya existente aparecerá un mensaje de error. error. Este método tiene un inconveniente. Si se copia el número de catálogo, por ejemplo desde otra hoja, en lugar de escribirlo manualmente, manualmente, Excel no reconocerá la duplicación y aceptará el registro.

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Práctico Nº 3: “Proyecciones usando tablas tablas de datos” Búsqueda de un valor que resuelva una fórmula.

Con frecuencia se conoce el resultado que se desea obtener de una fórmula, pero se ignora la variable que necesita la fórmula para llegar a dicho resultado. Para resolver ese tipo de casos se puede utilizar la herramienta búsqueda de objetivos. Cuando emplea la búsqueda de objetivos, Excel varía el valor en una celda específica hasta que la fórmula que depende de ella produzca el resultado deseado. La búsqueda de objetivos evita perder tiempo realizando análisis de ensayo y error. Para encontrar un valor específico para una celda determinada, ajustando el valor de otra celda, se usa el comando Buscar Objetivo que se encuentra en la ficha Datos bajo el grupo Análisis Y si .

Antes de aplicar Buscar Objetivo, se debe tener el modelo armado en Excel.

1)

Abrir el archivo RESULTADO.xlsx creado anteriormente. anteriormente.

2)

Se requiere buscar buscar el valor de “Unidades Vendidas” (celda C7) que iguale a cero la “Utilidad Neta” (celda C20).

Valor que la fórmula debe alcanzar

Referencia de la celda que contiene la variable que se desea ajustar hasta alcanzar el objetivo.

Referencia de la celda que contiene el dato que será modificado hasta encontrar el resultado buscado.

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

 



11 |

Una celda cambiante debe contener un valor del que dependa, directa o indirectamente, la fórmula contenida en el cuadro “Definir la celda”. Una celda cambiante no puede contener una fórmula. Dependiendo de la complejidad de la fórmula ó del valor esperado de esa fórmula, Excel puede no encontrar una solución que satisfaga el valor esperado. Al finalizar la búsqueda de objetivos, Excel presentará los resultados en la hoja de cálculo y en el cuadro de diálogo “Estado de la búsqueda de objetivo”. Para conservar los valores de la solución en la hoja de cálculo, se elige el botón “Aceptar”; “ Aceptar”; para restablecer valores originales, se elige el botón “Cancelar”.


Proyección de cifras usando una Tabla de Datos.

3)

Hacer una copia de la Hoja1 y renombrar la copia como Tablas1.

4)

Modificar la cantidad de unidades vendidas (celda C7) en 900.

5)

Calcular cual sería la Utilidad Neta después de Impuesto, si el Precio de Venta unitario adoptase los siguientes valores. Ingresar en la hoja de cálculo Tablas1 los siguientes valores.

En la celda C30 hacer referencia a la celda que contiene la fórmula que va a cambiar cuando se adopten los nuevos valores. Observar la barra de fórmula en la imagen donde se puede ver que se está referenciando a la celda C26 correspondiente a la Utilidad Neta.

Valores a proyectar.

Tras introducir fórmulas en la hoja de cálculo, se puede realizar un análisis de “¿qué sucedería si.....? ” usando una tabla de datos para ver cómo al cambiar algunos de los valores se afecta a los resultados de las fórmulas. Una tabla de datos es un rango de celdas en el que se muestran los resultados obtenidos al sustituir diferentes valores en una o en varias fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: 

Tablas de una variable: Se introduce diferentes valores para una variable a fin de ver su



efecto en una o varias fórmulas. Tablas de dos variables: Se introducen diferentes valores para dos variables a fin ver el efecto en una fórmula.

Ambos tipos de tablas se acceden desde la ficha Datos, grupo Análisis Y si, comando Tabla de

Datos.

12 |


Tabla de una variable.

Para ver cómo afectan los cambios realizados en una variable, a una o varias fórmulas, se debe utilizar la herramienta Tabla para una variable. Se busca proyectar que impacto tendrá sobre la “Utilidad Neta después de Impuesto” una serie de precios alternativos, o estimados, introducidos en la columna B (estas son las variables de este modelo). La celda C30 contiene la fórmula o referencia a la fórmula que calcula la “Utilidad Neta después de Impuesto” Impuesto” (=C26). Estos precios estimados van a sustituir al valor de la celda C9 (celda de entrada) que contiene el precio de venta original. original. Los diferentes “Resultados Netos” resultantes aparecerán en las celdas situadas debajo de la fórmula de la celda C30. Se debe seleccionar el rango rectangular que contiene la fórmula y las variables (B30:C35).

Al elegir la opción Tabla se debe especificar la celda C9 como “Celda de entrada (columna)” porque las variables a proyectar se encuentran todas en la misma columna (columna (columna B).

Después de elegir el botón “Aceptar” aparecerán los siguientes resultados en la tabla. El comando Tabla calcula estos valores y los agrega a la hoja de cálculo.

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Las variables también pueden estar distribuidas en filas, lo que deberá indicarse en el comando Tabla de Datos.

Una tabla con una fila de variables que serán substituidas en una “Celda de entrada (fila). Una tabla con una columna de variables que serán substituidas en una “Celda de entrada (columna). (columna).

Uso de una tabla de dos variables.

Además de introducir valores de variable en una columna, como en el caso anterior, al mismo tiempo también se puede introducir valores de otra variable en la parte superior de la tabla, distribuidos a lo largo de una fila. Esto permitirá proyectar como los cambios realizados en dos variables afectan a una fórmula. En este tipo de tabla se puede incluir varios valores para cada una de las dos variables, pero sólo se puede usar una fórmula para obtener resultados proyectados. La herramienta Tabla de Datos de Excel permite trabajar con hasta dos variables y en este modelo se trabaja de la siguiente forma:

1) Hacer una copia de la hoja de cálculo Hoja1 y renombrar la copia como Tablas2. 2) Calcular cual sería la Utilidad Neta después de Impuesto, cuando se varía además del Precio de Venta unitario, la Cantidad de unidades vendidas. Ingresar en la hoja de cálculo Tablas2 los siguientes valores:

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En las imágenes siguientes se observa que la hoja de cálculo está configurada de manera que los Precios de Venta proyectados introducidos en el rango C31:C35 sustituyan al valor de la Celda de entrada (columna) C9. Las Unidades vendidas introducidas en el rango D30:H30 sustituirán al valor de la Celda de entrada (fila) C7. La celda C30 contiene la fórmula o referencia a la fórmula que calcula la “Utilidad Neta antes de Impuesto” Impuesto”.

Estos valores se encuentran en una fila y se substituyen en la Celda de entrada (fila) C7.

Estos valores se encuentran en una columna y se substituyen en la Celda de entrada (columna) C9. Para configurar una tabla de dos variables, primero se debe introducir una fórmula que haga referencia, directa o indirectamente, a dos celdas de entrada (C30). A continuación se debe introducir un conjunto de variables debajo de la fórmula y otro a la derecha de la fórmula. Se selecciona toda la tabla (celdas C30:H35) como en el gráfico anterior, luego se elige el comando Tabla de datos del grupo Análisis Y si

D

Especificar Especificar la Celda de entrada (fila) y la Celda de entrada (columna). Al elegir el botón “Aceptar” aparecerán los siguientes resultados en la tabla.

El comando Tabla calcula estos valores y los agrega a la hoja de cálculo.

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Práctico Nº 6: “Manejo de Base de Datos” En este práctico se usará el término Base de Datos, pero esto no significa que Excel realice tantas funciones como un Gestor de Bases de Datos (como Microsoft Access). Son herramientas con objetivos y utilidades diferentes. Se puede usar la potencia de cálculo de Excel sobre datos que estén almacenados en Bases de Datos y hacer nuevos cálculos, generar más información, graficarla, etc. Excel tiene la posibilidad de obtener datos desde bases de datos, consultas, archivos de texto, hojas de cálculos, etc. A esos datos importados se podrán aplicar diversas herramientas comunes en bases de datos como Ordenar y Filtrar, como así también trabajar esos datos con funciones específicas de bases de datos, Tablas y Gráficos Dinámicos, herramienta en la que Excel fue precursora. Para trabajar con bases de datos externas, Excel brinda la posibilidad de importar los datos dentro de las hojas ó hacer una conexión a esas bases de datos. Para conectarse a una base de datos externa se deben poseer permisos de acceso a dicha base y, (dependiendo de la versión de Windows), algunos servicios instalados en el equipo. El proceso de importación de datos puede hacerse desde la ficha Datos, usando las herramientas específicas según el origen de los datos a importar.

La importación de datos desde archivos de textos (cuyas extensiones pueden ser txt, prn, csv ), ), se puede hacer de dos maneras, aunque con un resultado un tanto final diferente. 1.

2.

Como se dijo antes, la importación de un archivo de texto se puede hacer desde la ficha Datos, comando Desde texto. En este caso los datos importados se ubicarán en una hoja nueva dentro del libro actual . También la importación de archivos de texto puede realizarse con el comando Abrir ubicado en la ficha Archivo. En este caso los datos importados se ubicarán en un libro nuevo, con el mismo formato al importado. Es decir que al guardar habrá que elegir el tipo Libro de Excel (*.xlsx) del comando Guardar Como.

Cualquiera sea el método elegido para importar textos, se usará un asistente que sirve de guía en cada paso. Práctico de Importación de Texto en Excel.

Se procederá a importar los datos de ventas contenidos en el archivo Ventas.prn. Esos datos deberán importarse dentro del archivo Empresa.xlsx

1)

Ingresar a Excel e importar los datos desde archivo Ventas.prn. Si usa el comando Abrir debe tener en cuenta que al no ser un archivo de Excel, debe cambiar el tipo de archivos a Todos los archivos (*.*) ó a la opción Archivos de Texto (*.prn *.txt *.csv) y deberá luego insertar los datos en el libro Empresa.xlsx, por ejemplo, copiando la hoja importada. Asistente para para importar importar texto. texto.

Cuando se selecciona un archivo de texto para abrirlo como hoja de cálculo, Excel examinará el archivo en busca de un formato que pueda reconocer, esto es, si los datos se encuentran en filas y columnas. Si el formato es reconocido como compatible, automáticamente abre el cuadro de diálogo Asistente para importar texto . Este mismo asistente es el que se usa para importar texto desde la ficha Datos. El asistente consta de tres pasos.

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En el paso 1 de 3 el asistente detecta si las columnas están separadas por algún carácter especial (coma, punto y coma, tabulación, entre otros). Otra forma de identificar las columnas es si ellas tienen ancho fijo. Se solicita también desde que fila se comienza la importación, dado que no necesariamente los datos importantes comienzan comienzan siempre en la fila 1. El origen del archivo muestra como Excel esta interpretando el archivo. En ciertas ocasiones se puede presentar un origen de archivo no convencional, (por ejemplo de países asiáticos). Si se conoce el origen del archivo y se presentan estas situaciones extrañas, hay que cambiar ese origen por alguno de los estándares como por ejemplo el último de la lista llamado 1252: Europeo Occidental ó el segundo llamado Windows (ANSI).

En el paso 2 de 3 Excel detecta los saltos de columnas, que están indicados con las flechas.

Reubicar saltos de columnas

Insertar nuevos saltos de columna

Frecuentemente, como se muestra en el gráfico anterior, es necesario agregar en forma manual los saltos de columnas haciendo clic en la posición donde se quiera ubicar el salto (en este caso separar las Unidades de la Fecha de Venta), o arrastrando un salto existente a una nueva ubicación (en este caso hace falta delimitar correctamente la columna de Cod.Prod. con Unidades).

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Para eliminar un salto de columna basta con hacer doble clic en él. El paso 3 de 3 de asistente permite modificar los formatos de las columnas. En este caso al hablar de formatos, se entiende como formatos a los tipos de datos.

El botón Avanzadas permite cambiar los signos de puntuación y la ubicación del signo menos en los valores negativos. Para elegir los símbolos correctos de puntuación hay que ver con que símbolos vienen los valores numéricos que se están importando, la vista previa que se muestra en la parte inferior del cuadro permite hacer eso. Al hacer clic en finalizar se importarán los datos en la hoja de cálculo. Recordar que los datos son necesarios en una hoja dentro del archivo Empresa.xlsx

2)

La hoja importada será llamada Ventas.

3)

Preparación de los datos: a menudo los datos importados pueden ser ampliados, e

inclusive, crear nuevos datos utilizando funciones de Excel. En este caso se deben insertar tres columnas: a. Una columna a la derecha de Cod.Vendedor Cod.Vendedor para los nombres de los vendedores. vendedores. b. Otra columna a la derecha de Cod.Prod. para los nombres de los productos. c.

Una nueva columna a la derecha de Unidades. Esta columna contendrá los precios de los artículos y estará con formato moneda y 2 decimales.

d. Obtener como última columna el Total de Venta, que surge de multiplicar las Unidades Vendidas por el Precio de Venta. Esta columna tiene formato de Moneda, símbolo $ y 2 decimales.

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Base de datos (Listas).

La lista es la forma de guardar datos en una hoja de cálculo. También se puede denominar como Tabla. Una lista o tabla consta de una serie de filas rotuladas que contiene datos similares. Por ejemplo, una lista puede ser un listado de proveedores y sus direcciones, o bien una base de datos de facturas de compra. Las listas en Excel suelen considerarse como bases de datos simples, donde las columnas son campos y las filas son los registros.

La primera fila contiene los rótulos (nombre) de columnas.

Las filas que conforman una lista contienen conjuntos de datos similares (registros).

Las celdas de la misma columna contienen datos similares (campos).

La lista como base de datos.

La lista importada se puede considerar como una simple base de datos, donde las filas constituyen los registros y las columnas constituyen los campos. No es necesario hacer nada especial a la lista importada previamente, para convertirla en una base de datos. Cuando se realiza la mayoría de las tareas de la base de datos, tal como ordenar, obtener subtotales, etc., la lista se considera automáticamente en Excel como una base de datos. Aspectos a tener en en cuenta al crear una lista de datos.

Excel cuenta con una serie de características automáticas que facilitan la administración y el análisis de los datos que conforman una lista. A fin de aprovechar al máximo estas características, se debe introducir filas y columnas en una lista l ista siguiendo las siguientes pautas. Tamaño y ubicación de la lista. 





Procurar no tener más de una lista en una hoja de cálculo ya que algunas características administrativas, tales como aplicación de filtros, sólo se puede usar en una sola lista dentro de la hoja de cálculo. Dejar al menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Esto ayudará a que Excel seleccione la lista de forma automática cuando se ordene, filtre o se inserte subtotales automáticos. automáticos. Para obtener resultados óptimos, evitar guardar otros datos importantes en la misma hoja donde se encuentra la lista.

Los rótulos (títulos) de las columnas.

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





Crear rótulos para las columnas en la primera fila de la lista. Excel usará los rótulos para crear informes, buscar y organizar datos. No es necesario que la lista (y sus títulos) t ítulos) comiencen comiencen desde la fila 1. Usar un estilo de fuente, tipo de datos, alineación formato, diseño, borde o empleo de mayúsculas diferente al del formato formato asignado a los datos de la lista. Usar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los rótulos, si desea separar los rótulos de los datos. No usar filas en blanco, ni líneas punteadas.

El contenido de las filas y columnas.  

 

Diseñar la lista de modo que todas las filas tengan elementos similares dentro de la misma columna. columna. No insertar espacios extras al principio de una celda ya que afectarían los procesos de ordenación y búsqueda. Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna. Eliminar filas y columnas en blanco, ya que ellas obstaculizan ciertas tareas en la lista de datos, como filtrar y ordenar.

Fórmulas. 

Se pueden usar fórmulas para calcular los valores de las columnas, al igual que se hace con cualquier otra celda de la hoja de cálculo. Al ordenar o buscar valores en una lista, Excel utiliza los resultados que las fórmulas proporcionan, no las fórmulas propiamente dichas.

Ordenar datos.

Excel permite organizar los datos ordenándolos en forma alfabética, alfabética, numérica o cronológica. Cuando se ordena una lista, Excel reorganiza las filas según el contenido de la columna elegida para ordenar. La columna a ordenar puede ser una o un grupo de columnas, llamadas “criterios”. Se puede seleccionar un criterio de ordenación ascendente o descendente. El criterio de ordenación constituye la forma de organización de datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio de ordenación ascendente, los números se ordenan del 1 al 9; el texto de la A a la Z, y las fechas en orden cronológico. cronológico. En el orden descendente, los números se ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas de la más antigua a la más reciente.

Ordenamiento sencillo.

Para ordenar una lista entera de acuerdo al contenido de una columna, basta seleccionar una sola celda de dicha columna y seleccionar los comandos de ordenación sencilla ubicados ubicados en la ficha Datos. Por ejemplo si se selecciona una celda de la columna FechaVenta. Al invocar los comandos de ordenación sencilla, toda la lista se ordenará por FechaVenta. FechaVenta. Si la lista tiene rótulos de columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenación. Ordenamiento con varios niveles (criterios).

Para ordenar por más de un criterio, es decir, por más de una columna, se usa el comando Ordenar, ubicado en la ficha Datos. Esto permite seleccionar más de un criterio de orden, que se especificarán en el cuadro que aparece al invocar el comando Ordenar como niveles. Si la lista tiene rótulos de columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenación y los utiliza para ayudarle a elegir el nivel de ordenamiento. ordenamiento. 1. Se ordenará la lista de Ventas por Nombre de Vendedor y luego por Nombre de Producto. Al haber dos criterios, se deben especificar dos niveles. En ambos casos se ordenará según el valor de la celda y ascendente (de A a Z).

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hacer una copia de la hoja Ventas, el nombre de la copia es “Ordenar” 2. Se deberá hacer

La lista se ordenará primero por Nombre de Vendedor y luego por Nombre de Producto, el siguiente grafico muestra el resultado.

Al coincidir entre filas el Nombre del Vendedor, Excel ordenará por el segundo nivel, o sea por Nombre de producto. 3. Guardar el archivo Empresa.xlsx

Excel permite, además de ordenar una lista por el valor que contiene, ordenar por color de celda, color de fuente y por el ícono de la celda. Para cada caso el criterio de ordenación se elegirá con comandos diferentes. Si Microsoft Excel no selecciona automáticamente todos los datos que se desean ordenar, se debe seleccionar manualmente manualmente y elegir de nuevo el comando Ordenar.

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Ordenar columnas de derecha a izquierda en una lista.

Con el comando Ordenar se puede ordenar columnas en lugar de filas. Se debe seleccionar el botón “Opciones” del cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, marcar la opción opción “Ordenar de izquierda a derecha” y luego presionar el botón “Aceptar”. A continuación seleccionar las filas que se desea ordenar en los cuadro de criterios.

Ordenar datos seleccionados.

Para ordenar solo un subconjunto de filas u ordenar datos de una sola columna de una lista, primero se debe elegir las filas o las columnas que desee ordenar antes de utilizar el comando Ordenar. Si se selecciona datos en una sola columna o en una sola fila, Excel Excel solicitará que se confirme si sólo se desea ordenar las celdas seleccionadas. Si selecciona la opción “Continuar con la selección actual” y concluye la ordenación, Excel ordena sólo los datos seleccionados y deja intactos los datos que se encuentran alrededor.

Si se agrega una nueva fila con datos (un nuevo registro), Microsoft Excel NO ORDENA el nuevo registro automáticamente, automáticamente, por lo que habrá que ejecutar nuevamente el comando Ordenar.

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Filtros.

La filtración constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y trabajar con ellos. Cuando se filtra una lista, Excel muestra sólo las filas que contienen cierto valor o que cumplen un conjunto de condiciones llamadas criterios de filtro . A diferencia de la ordenación, la aplicación de filtros no reorganiza las listas. La aplicación de filtros oculta provisionalmente provisionalmente las filas que no se desea mostrar. Por ejemplo, todas las filas de la siguiente lista están ocultas, salvo las que contienen Gloria en la columna “Nombre “Nombre de Vendedor” Vendedor” y Acolchados 2 Plazas en la columna “Producto “Producto”. ”.

Existen dos maneras del filtrar listas en Microsoft Excel: 



Utilizar el Filtro automático (Autofiltro) para realizar filtros rápidos, haciendo coincidir el contenido de la celda, o bien, usando criterios sencillos de comparación, como “ mostrar filas donde las Unidades son superiores a 500 ”. Este ”. Este tipo de filtro se aplica sobre la misma lista de datos. Utilizar el Filtro avanzado para filtrar datos basados en criterios complejos o calculados. También se puede utilizar el Filtro avanzado para copiar automáticamente en otro lugar los datos que satisfagan criterios especificados.

Filtrar datos utilizando filtro automático.

El filtro automático permite mostrar un subconjunto de la lista con sólo unos pocos pocos clics del mouse. Cuando Cuando se selecciona el comando Filtro en la ficha Datos, Excel coloca flechas desplegables directamente directamente en los rótulos de columna de la lista. Al hacer clic en una flecha aparecerá una lista que permite establecer que elementos deseamos filtrar. Según el tipo de datos existentes en la columna, Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto . Se puede usar el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números a buscar para luego usarlos como criterios para filtrar. Se deben activar y desactivar las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos. Se puede usar criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas. específicas. Para seleccionar según valores, se debe desactivar la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego se seleccionan únicamente los 









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

valores que se desean ver. Aceptar para ver los resultados. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?).

Aplicado algún filtro, Excel ocultará instantáneamente todas las filas que no contienen un valor coincidente con el criterio del filtro seleccionado. Además, al lado del nombre de la columna, cambia la flecha por un ícono representativo de que esa columna tiene un filtro aplicado.

Práctico de Filtro Se pueden obtener más filtros, aplicando criterios sobre otras columnas. El orden de aplicación de los filtros no afectará el resultado final. Por ejemplo: se desea mostrar las ventas de sábanas que hizo la vendedora Gloria. Antes de aplicar los filtros se creará una copia de la hoja Ventas cuyo nombre será Sábanas de Gloria. En la ficha Datos usamos el comando Filtro. Se establece el criterio sobre el nombre del vendedor, seleccionando solo Gloria. Luego en el filtro del campo Producto se hizo una búsqueda de la palabra sábana. Esto es muy útil cuando existe un catálogo muy amplio de productos con palabras similares.

El resultado se verá como el siguiente gráfico.

Eliminar Filtros. Para eliminar los criterios de filtro se debe elegir el comando “Borrar filtro de… ” dentro de la lista que aparece al desplegar las opciones de filtro.

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Para Eliminar todos los filtros de todas las columnas: hacer clic en el botón Filtro dentro de la ficha Datos. Esto implica desactivar totalmente la herramienta Filtro de la presente lista de datos. Usar criterios personalizados en el Filtro Automático.

1. Hacer una copia de la hoja Ventas y nombrarla como Antonio y Carla. Mostrar todos los registros de ventas de Antonio y Carla cuyo total de venta sea mayor o igual que $ 3.000,00 y menor o igual que $ 4.000,00. Con el Filtro Automático se puede especificar criterios especiales para cada columna, lo que es de utilidad cuando se desea obtener grupos de datos que respondan a ciertas características comunes. comunes. Muchos de los criterios de filtro especiales están en la lista de filtro, bajo la opción de filtros de texto, si la columna es de texto o en la opción filtros de número si la columna contiene dicho tipo de valores. De no ser suficientes estos tipos de filtros, se puede acceder a la opción filtro personalizado.

El filtro personalizado contiene las mismas opciones vistas en el gráfico anterior. La ventaja de este comando es que puede hacer combinaciones más amplias y generar así criterios más complejos. Esto también reforzado por el uso de * y el signo ?

Para mostrar filas que cumplan cualquiera de los criterios indicados, marcar “O” . Para mostrar filas que cumplan ambos criterios especificados, marcar “Y” .

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Filtro Avanzado.

El filtro avanzado permite usar criterios más complejos que los permitidos por filtro automático. Además el resultado de ese filtro puede colocarse en otro lugar de la hoja, dejando intacta la base de datos. Para acceder a filtro se elige Avanzadas a la derecha del botón de Filtro.

Práctico Filtro Avanzado:

2. Hacer una copia de hoja Ventas. Renombrar a la copia “ Filtro Avanzado ”. En esa hoja se pide mostrar a la derecha de la base de datos las ventas de Acolchados de 2 plazas que superen los $ 6.000,00 y las ventas de Cubre Camas de $ 5.000,00 ó más. Las condiciones a cumplir por cada fila involucran a 2 campos, pero esos dos campos deben cumplirse al mismo tiempo. Esas condiciones son totalmente independientes en cada producto. Estos criterios no serían posibles de introducir en un filtro automático. El filtro avanzado necesita los criterios a cumplir en celdas fuera de la base de datos. En las celdas O1 y P1 se introducen los nombres de los campos que se quieren filtrar e inmediatamente debajo los criterios a cumplir. Los nombres debes ser escritos tal cual figuren en la base de datos.

Al acceder a Avanzadas se solicitaran los parámetros necesarios mostrados mostrados en este cuadro. Se elije si el filtro se hace sobre la propia lista o en un lugar diferente. Luego se ingresa el rango de la lista a filtrar o parte de ella, en este caso se selecciona toda la base de datos. Ingresar el rango de criterios. Y por último donde se ubicará el resultado, siempre que al inicio se haya elegido Copiar a otro lugar . Visualice los resultados obtenidos.

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Subtotales.

La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos. Al usar los grupos de datos elegidos, Excel automáticamente automáticamente calcula los valores del subtotal y también el total general, inserta y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista. Mostrar subtotales automáticos.

Para usar subtotales automáticos, los datos deben estar organizados en columnas rotuladas, es decir que contengan algún título. Cuando se usa el comando Subtotales de menú Datos, se debe elegir:   

Los elementos para los que se desea subtotales, por ejemplo subtotales por Vendedor. Los valores de los elementos que han de resumirse, tales como la columna Total de Venta. La función resumen (por ejemplo, Suma, Promedio, etc.) que se usará con los valores.

Práctico de Subtotales

1. Hacer una copia de la hoja de cálculo Ventas y renombrar dicha hoja como Subtotales. 2. Se deberá aplicar subtotales por Nombre de Vendedor calculando el total de ventas de cada uno de ellos. Antes de insertar los subtotales automáticos, se debe agrupar las filas de los elementos cuyo subtotal se va a calcular . Es decir, se debe ordenar la lista usando como criterio él o los campos por los cuales se van a realizar los subtotales. Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando se elige una sola celda de la lista y el comando comando Subtotal de la ficha Datos. Microsoft Excel usa los rótulos de las columnas para ayudar a identificar los elementos que se desean agrupar y los valores que se desean resumir. Solo se pueden usar las funciones que se muestran en la lista desplegable. Con la función Suma por ejemplo, se puede totalizar más de un campo, solo se debe marcar la o las casillas correspondientes. Si se desea obtener más de un subtotal pero con funciones diferentes, es decir, agrupar y totalizar más de una columna pero con cálculos distintos, en el cuadro de Subtotales se debe desmarcar la opción Reemplazar subtotales actuales . En este caso previamente se debe ordenar la lista por los mismas columnas que se van a totalizar.

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Los subtotales automáticos insertan filas de subtotales y la fila Total General al final de la lista.

Usando los símbolos y niveles de esquema se logra ir de mayor a menor detalle en la lista.

Ocultar y mostrar los datos en una lista con subtotales.

Cuando se muestran los subtotales automáticos, Excel muestra los símbolos del esquema para permitir ver la organización de la lista y ocultar o mostrar los datos detallados rápidamente. rápidamente. Los símbolos de esquema muestran el estado del mismo, en relación a la visualización de la información contenida en ellos:

Indica una fila o una columna con todos los detalles expuestos. En tanto que este símbolo indica que existen detalles ocultos. Los botones

permiten manejar el esquema a través de tres o más niveles de visualización

de los datos. El nivel 1 solo visualiza el total general, el 2 incluye a los subtotales y el 3 muestra toda la b ase de datos con subtotales y total general. Pueden existir más de 3 niveles, dependiendo de cuantos campos sean totalizados en la lista. Quitar los subtotales.

Los subtotales se quitan desde el mismo cuadro donde se eligen los campos a totalizar.

3. Guardar el libro li bro Empresa.xlsx.

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Práctico Nº 7: “Tablas dinámicas” Definición y aplicaciones de una tabla dinámica.

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva, basada en una fuente de datos que puede ser una hoja de Excel como así también otro tipo de fuente de datos externa (por ejemplo una base de datos de Access). Se caracteriza por permitir resumir rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. En esta tabla se podrán girar los encabezados de fila y columna alrededor del área de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente, de allí que esta herramienta también se conoce como tablas pivotantes ó pivot. Se puede elegir entre mantener los datos “históricos” (es (es decir tal cual estaban al momento de crear la tabla dinámica) ó actualizar la tabla dinámica a medida que se actualizan los datos fuente. Como la tabla se encuentra en una hoja de cálculo, se puede integrarla en un modelo de hoja de cálculo mayor mediante el uso de fórmulas estándares. Excel fue precursor en esta herramienta, que luego se difundió en múltiples tipos de software. Hoy se pueden encontrar tablas dinámicas en software de gestión de empresas, como así también en sistemas de información con grandes volúmenes y variedad de datos (Datawarehouse) entre otros usos. Microsoft resume sus principales cualidades de esta manera: 

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.

Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados. 

Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. 



Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. 



Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Estas cualidades se comprenderán mejor al usar la herramienta.

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Caso práctico: creación de una tabla dinámica.

Con el libro Empresa.xlsx se verá un ejemplo simple de la creación y manejo de una tabla dinámica. Se debe preparar la hoja de Ventas para permitir luego obtener información agrupada (llamada también segmentada) y totalizada que se necesita mostrar. Además la tabla dinámica debe explicar claramente que está mostrando, mostrando, por ello los títulos de columnas también deben ser bastante claros.

1. Se desea visualizar el total de ventas efectuadas por cada vendedor en cada mes y en cada año. 2. Insertar tres columnas a la izquierda de la fecha de venta. Escribir como encabezados de esas columnas: Rubro, Mes de Venta, Año de Venta. 3. Obtener los datos de cada nueva columna usando la función Buscarv() para mostrar el rubro al que pertenece cada producto. Las columnas Mes y Año se completan con las función MES() y la función AÑO() para extraer de la fecha de venta cada uno de esos elementos. Verificar que tanto el mes como el año tengan formato numérico sin decimales. La creación de la tabla dinámica se hace desde la ficha Insertar. El primer ícono corresponde a tabla dinámica.

Se debe establecer la ubicación de los datos fuente y también donde se ubicará la tabla dinámica. Salvo alguna excepción que se mencione en el curso, será conveniente crear la tabla dinámica en una hoja nueva. De esta manera se visualizará mejor y se podrá reubicar los campos con más comodidad .

Excel solicita el diseño de tabla dinámica. A fin de mostrar más claramente el diseño, se muestra la pantalla en dos gráficos. Se provee la lista de campos que tiene la hoja Ventas (Gráfico A) y cuatro áreas donde se ubicarán dichos campos en función a como se quiera resumir la información (Gráfico B) .

Gráfico A

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Según lo solicitado anteriormente, los campos intervinientes se ubicarán en las áreas como se muestra en el Gráfico B. Etiquetas de Columna y de Fila son las áreas de distribución de los datos a mostrar. En este caso Mes y Nombre de Vendedor. El campo Total de Venta V enta debe ir totalizado, se coloca en ∑ de Valores. El Año de Venta se coloca en Filtro dado que sería difícil de leer todos los meses de todos los años.

Gráfico B

4. A fin de mejorar la presentación y claridad de los datos, se puede cambiar: 



 

El título de los encabezados de filas y columnas por Vendedor y Mes respectivamente. El título de los valores será reemplazado en lugar de Suma de Total de Ventas colocar colocar Total de Ventas . También se puede aplicar formato de moneda a todos los valores numéricos. Cambiar el nombre de la hoja por Primer Tabla Dinámica.

5. Cada campo permite aplicar filtros, a fin de hacer un análisis más puntual sobre ciertos datos. De esta forma se puede elegir qué Año de Venta se desea visualizar ó que vendedor auditar. También cada campo de fila y columna es ordenado automáticamente (ver como se presentan los vendedores y los meses).

Este gráfico esta recortado a fin de permitir una mejor impresión.

6. Excel provee una cinta específica de Herramientas para configurar las Tablas Dinámicas. Ahí se encuentran todos los comandos necesarios para gestionar la tabla dinámica.

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Se puede crear una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo. También se puede tener más de una tabla dinámica en una hoja de cálculo.

Pivotear campos en una tabla dinámica.

Se mencionó previamente la posibilidad de intercambiar los campos entre las diferentes áreas de la tabla dinámica. Esto se puede hacer actuando sobre las cuatro áreas vistas en el Grafico B. Pero también existe la posibilidad de mover los campos dentro de la la propia tabla dinámica. En Excel 2010 esta opción debe activarse manualmente. En Herramientas de Tabla Dinámica, en el primer grupo de comandos existe un botón de Opciones. Se despliega una lista de comandos, se debe elegir Opciones. Se muestra una amplia variedad de ítems para ajustar la tabla dinámica. Para permitir pivotear los campos se activa la ficha Mostrar. Debe activarse la opción Diseño de Tabla dinámica Clásica . Propiedades de los campos en una tabla dinámica.

Tanto la tabla dinámica como los campos mostrados y los totales obtenidos, tienen varias propiedades que se pueden alterar para una mejor utilización, o para cambiar su funcionamiento. funcionamiento. El caso más común es cuando en el área de valores se desea hacer otro cálculo diferente al de Suma. Por ejemplo si se quiere obtener cuantas ventas hizo cada vendedor.

Sobre el campo de valores calculados (llamado actualmente Total de Ventas) se hace doble clic y aparecen dos fichas. En la primera llamada Resumir valores por se puede cambiar el tipo de cálculo. Para el ejemplo mencionado, se debe cambiar la opción Suma por la de Cuenta. Además existe la posibilidad de cambiar el nombre del campo calculado y también cambiar el formato de los valores calculados en ese mismo cuadro. La otra ficha llamada Mostrar valores como permite cambiar como se muestran los datos calculados. El caso clásico de uso de esta opción es si se desean mostrar los valores como porcentajes. Como mencionamos anteriormente, Excel provee de una cinta de opciones específica para Tabla Dinámicas llamada Herramientas de tabla dinámica . Esta se activa al hacer clic sobre una tabla dinámica. Desde allí se pueden alterar muchos de los componentes y características características de las tablas dinámicas.

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Los datos de la tabla dinámica se muestran tal cual estaban al momento de crearse dicha tabla. Si la base de datos que da origen a la tabla dinámica se actualizó sea porque se agregaron, modificaron o eliminaron registros, y se desea que la tabla dinámica muestre los datos actualizados, en la ficha Datos hacer clic en el comando Actualizar Todo . Existen varias opciones de actualización que se despliegan en ese comando.

Casos Prácticos de Tablas Dinámicas.

El objetivo de estos prácticos es visualizar algunas de las opciones avanzadas de manejo de Tablas Dinámicas.

Tareas Previas Para realizar este práctico se necesita el archivo EMPRESA.xlsx preparado con todos los campos agregados a la hoja Ventas, como se hizo en el práctico anterior. En una nueva columna obtenga el nombre del mes. Esto facilitará notoriamente la comprensión de la tabla dinámica. Nombre de la columna: Nombre de Mes . De ahora en más toda mención a mes se refiere al nombre del mes. A la derecha de nombre de vendedor obtenga la zona donde se hace la venta. Nombre de la columna: Zona de Venta. Guardar el libro EMPRESA con el nombre Tablas Dinámicas de EMPRESA.xlsx . Elimine del archivo Tablas Dinámicas de EMPRESA.xlsx las siguientes hojas:    

Sábanas de Gloria Antonio y Carla Subtotales Primer Tabla Dinámica

De esta manera este libro solo tendrá aplicadas tablas dinám dinámicas icas de este práctico. pr áctico.

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Práctico 1. Objetivo: Objetivo: Mostrar el total vendido resumido resumido por Mes, por Vendedor y por Artículo, del año año 2011. Se arrastran los campos campos a las áreas correspondientes. correspondientes. En este caso se opta por colocar colocar dos campos en el área de filas y un campo en columna.

El resultado de esta tabla dinámica debe satisfacer los requerimientos del enunciado de este práctico y por sobre todas las cosas, brindar información fácil de interpretar. Por ello se deberá cambiar los nombres de los campos para una mejor interpretación. En el área de Filtro, hay que visualizar el año 2011. La hoja que contiene la nueva tabla dinámica deberá ser nombrada como “Práctico 1”. Observar atentamente: atentamente: El ordenamiento de los nombres de los Vendedores dentro de cada Mes El ordenamiento de los nombres de Productos La obtención de totales (subtotales) por Mes, por Producto y los totales generales. Se generan celdas vacías, ¿por qué sucede esto?    

Una vista parcial del resultado es la l a siguiente:

La hoja será nombrada como Práctico 1.

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Práctico 2. Objetivo: Mostrar la cantidad de operaciones de ventas y el importe total de ventas por Mes, por Vendedor y por Rubro del 2011. Además se personalizará la presentación de títulos. Se pide “Cantidad de Ventas” y “Total de Ventas” así es que, además de Suma, se debe hacer otro cálculo usando Cuenta. Para ello se arrastrará cualquier campo que no sea numérico, y automáticamente Excel supondrá que el cálculo deseado es contar. Se arrastrará el campo FECHA al área de datos. Al ser dos campos los que se resumen, Excel coloca un campo extra, llamado Valores que puede colocarse en el área de columna o de fila. Se debe recordar que el diseño de la tabla dinámica debe facilitar su lectura y comprensión, por ello en este caso será visualizado en el área de filas. Valores es Compruebe los resultados si ubicado en el área de columna. Los títulos para Suma de Total de Venta es Total Vendido y para Cuenta de FechaVenta es Cantidad de Ventas. Para los campos visualizados en filas se titulará Mes y Vendedor. Una vista parcial del resultado sería como el siguiente:


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Práctico 3. Objetivo: Mostrar en pesos y en porcentajes los importes de ventas por mes del 2011. Construir una nueva Tabla Dinámica partiendo de la hoja Ventas. El diseño será muy simple para así ver claramente claramente los resultados. Se ubicará el Mes en fila y el Total de Venta en valores. El Total de Venta a la zona de valores, Excel lo llamará Suma de Total de Venta 2 . Hacer clic sobre Suma de Total de Venta 2, elegir Configuración de campo de valor… y cambiar el título a Total de Ventas en %. Luego hacer clic en la solapa Mostrar valores como… y seleccionar % del total general. En etiquetas de fila el título es Mes y en Suma de Total de Venta el título Ventas en $. Aplicar formatos de moneda y bordes para mejorar la presentación.

El resultado final será:


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Práctico 4. Objetivo: Mostrar totales de ventas por cuatrimestre del año 2010. La base de datos informa la fecha de venta y gracias a la función Mes se pudo mostrar las Ventas mes a mes en los prácticos anteriores. Ahora es necesario mostrar las Ventas por cuatrimestre. Para ello se agruparan los meses y así se obtendrá la información información requerida. Se copiará la hoja Práctico 3 y se nombrará como Práctico 4. Tener en cuenta que en 2011 no hay ventas en Julio. Se usará el comando Agrupar y los pasos son los siguientes: Primero: Seleccionar los datos a agrupar. Como los meses a agrupar son celdas contiguas, hacer clic en Enero y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas temporal (ubicadas arriba de las teclas Ctrl) hacer clic en Abril. Si no fueran celdas contiguas, la selección se hace con Ctrl clic. Segundo: Hacer clic derecho sobre alguno de los meses seleccionados y elegir el comando Agrupar. Se formará el Grupo1 que contiene a los cuatro primeros meses. Al hacer clic en el signo menos que precede al título Grupo1, el grupo se contrae y los totales también se agrupan (se totalizan). Para mejorar la presentación, ubicarse sobre el título Grupo1 y escribir Cuatrimestre 1 como título. Tercero: Repetir la operación anterior para formar el segundo y el tercer cuatrimestre. Es resultado final se verá como la siguiente figura. También se muestra el resultado agrupado por cuatrimestre.

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Práctico 5. Objetivo: Rellenar automáticamente automáticamente las celdas en blanco con alguna leyenda personalizada. Elaborar una tabla dinámica como la siguiente:

Seleccionar el año 2010 para observar el efecto de esta herramienta. Las celdas deberán mostrar la leyenda “Sin Ventas”. Eso se logra haciendo clic derecho sobre cualquier lugar de la tabla y elegir Opciones de Tabla Dinámica. Allí se puede observar una serie de opciones, para el objetivo de este práctico, se busca el ítem Para celdas vacías, mostrar e e ingresar el texto que se quiera mostrar en las mismas. De este mismo cuadro puede ser útil desactivar la opción Autoajustar anchos de columnas al actualizar. Al dar aceptar ese texto se incorpora i ncorpora solo en celdas vacías.

Para mejorar mejorar la presentación presentación de la tabla se usaran usaran las opciones de autoformato autoformato que se encuentran en la ficha Inicio, grupo Estilos, Dar formato como tabla . Se recomienda usar un autoformato del tipo Tabla para no cambiar la distribución de los datos de la tabla dinámica. Para este ejemplo se usó el estilo de tabla dinámica medio 2. A los valores numéricos se aplica formato de moneda con dos decimales. Completar la tabla permitiendo a Excel que automáticamente aplique un color diferente a las celdas con la leyenda “Sin ventas”, ventas”, diferenciándolas de las celdas las celdas que contienen valores numéricos. Esto se hace desde la ficha Inicio, grupo Estilos, Formato Condicional .

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Práctico 6 Objetivo: Mostrar solo los tres meses de mayor venta en el año 2011.

Se desea mostrar solamente las tres ventas anuales más importantes. En este caso puede ser fácil visualizarlas, pero ¿qué ocurre en una tabla con mil productos? Para poder realizar este práctico se parte de la siguiente tabla dinámica.

La nueva hoja se llamará Práctico 6.

Al construirse una tabla dinámica, los valores de columna y de fila se ordenan alfabéticamente o numéricamente de forma ascendente. Pero ese ordenamiento puede alterarse manualmente. Un producto pueden ubicarse en otro lugar de la columna simplemente con arrastrar la celda. Esto también desplaza los valores de ese producto. De esta forma se podría mostrar como primer producto a los Toallones. También se pueden ubicar los meses en otro lugar dentro de la misma fila. En la imagen se ve a Toallones en primer lugar y como primer mes a Febrero. El ordenamiento manual se puede desactivar desde la opción “Más opciones de ordenación ” dentro de las opciones de filtro del campo Productos. Productos. Ahí se podrá elegir entre las opciones Manual , Automática Ascendente y Automática descendente. Existe un botón “más opciones” donde hay directivas de cómo ordenar el campo al actualizar la tabla dinámica.

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Volviendo a lo solicitado, mostrar las tres ventas más importantes del año , esto también se logra actuando sobre el filtro del campo Producto, dado que los totales anuales se refieren a este campo. mejores… Al abrir el filtro de Productos, acceder a Filtros de valor y y luego a los Diez mejores… Se pueden seleccionar los valores mayores o menores. En este caso se deben activar los 3 elementos superiores por el campo Suma Total de Venta.

La tabla dinámica mostrará los tres productos con mayor venta anual, no va a ordenar ni hacer un ranking, solo los muestra como resultado de un filtro sobre los productos. De todas maneras se puede aplicar un ordenamiento sobre la columna Total General si se busca un ranking de ventas. A continuación se muestra el resultado sin ordenar. Se ocultaron algunos meses meses a fin de poder mostrar mejorar la imagen en esta guía.

Guardar el archivo.

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Practico 7. Objetivo: Mostrar tablas dinámicas independientes independientes de acuerdo a filtro de datos. Se necesitan generar informes similares al anterior, es decir los tres productos más vendidos pero de los últimos tres años y considerando a cada año en tablas dinámicas independientes. Copiar la hoja Práctico 6 como Práctico 7. En la hoja Práctico 7 seleccionar en Año de venta, la opción Todas. Así se estaría mostrando los tres años agrupados en una sola tabla dinámica. El análisis año por año no sería posible. Excel puede generar tres tablas dinámicas, una por cada año. Recordar que en el año de venta se debe elegir Todas. Ubicados sobre cualquier celda de la tabla dinámica, se accede a la cinta Herramientas de tabla dinámica , en la parte superior de la pantalla. El primer icono es el de propiedades de tabla dinámica. Desplegar el botón Opciones y elegir Mostrar páginas de filtro de informes…

Aun con un solo campo en el filtro de página, se debe confirmar la operación. Dar aceptar en el cuadro y observar las hojas que ahora tiene el libro. Con este procedimiento se generaron tres tablas dinámicas, una por cada año. A cada una de esas tablas dinámicas dinámicas se las pueden trabajar independientemente independientemente una de otras.

Recordar que un libro de Excel 2010 puede tener como máximo 1024 hojas. Guardar el archivo.

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Práctico Nº 8 “Funciones para Bases de Datos” Las funciones de Base de Datos tienen el objetivo de hacer cálculos sobre una lista, tabla o base de datos en Excel. Lo que caracteriza a este grupo de funciones es que los cálculos se hacen sobre alguna columna pero admitiendo criterios que involucran a otras columnas a manera de filtros. La construcción de estas funciones es similar al filtro avanzado visto previamente, solo que en este caso, se obtiene en una celda, un resultado fruto de esa función. Las funciones base de datos comienzan todas con BD, tienen una categoría propia en la lista de funciones y tienen una sintaxis en común:

BD{nombre de función } (lista, campo, criterios) El argumento lista es la tabla/lista/base de datos que contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos se realizara el cálculo y criterios es el rango que contiene las reglas para filtrar la base de datos. Al tener sintaxis similares, una vez entendida alguna de estas funciones, el uso de las restantes no ofrece inconvenientes. No se han introducido nuevas funciones de esta categoría desde Excel 2002. La tabla siguiente enumera las funciones para base de datos disponibles. BDPROMEDIO BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDDESVEST BDDESVESTP BDDESVESTP BDSUMA BDVAR BDVARP

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Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas seleccionadas de la base de datos. Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos. Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos. Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados. Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas seleccionadas de la base de datos. Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que coinciden con los criterios especificados. Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos. Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos. Suma los números de la columna del campo de los registros registr os de la base de datos que coincidan con los criterios especificados. Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de datos. Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas seleccionadas de una base de datos.


Práctico de funciones de base de datos

En este práctico se desea obtener el total vendido por determinados vendedores y determinados productos. En el primer caso se desea obtener el total vendido de Almohadas por el vendedor Carlos y la vendedora Carla, y además el total vendido de Toallas por el vendedor Federico, todo en un solo importe.

1) 2) 3) 4)

5)

6)

7) 8)

9)

Abrir el archivo Tablas Dinámicas de Empresa .xlsx y guardarlo con el nombre Funciones de Base de Datos .xlsx Se deben borrar todas las hojas que correspondan a tablas dinámicas. En la hoja ventas se insertarán seis filas al inicio de la tabla. En ellas se colocarán los criterios. Los criterios deben tener los nombres exactos de los campos para poder identificarlos en la tabla de datos. Se sugiere copiar los títulos desde la lista de datos. Esos criterios se colocan en las celdas C1 y D1. En E1 se coloca el título “Total Vendido en $” y en E2 se ingresará la función para obtener el total solicitado. La función a usar es BdSuma. Introducir los criterios de la siguiente manera (se ocultaron columnas para facilitar la impresión del cuadro):

En la celda E2 se inserta la función =BDSUMA( A7:M937 ; M7 ; C1:D4 ) Los parámetros son: A7:M937 Es Es el rango de datos, es decir, la base de datos. M7 Es el título que identifica la columna columna sobre la que se hace hace el cálculo, en este caso caso se suma sobre el total de ventas. C1:D4 Es el rango que contiene los criterios en base a los cuales se hace el cálculo. Se puede cambiar cualquiera de los parámetros y se actualizará la celda E2 con el nuevo total. Por ejemplo si se cambia el nombre de Federico por Mara. Como se dijo previamente, todas las funciones de base de datos tienen una estructura similar. Podría en E2 cambiar solo BDSUMA por BDPROMEDIO, dejando los parámetros intactos, así se obtendría un nuevo total en este caso un promedio de ventas por vendedor y productos. Guarde el archivo.

En los criterios alfanuméricos se pueden utilizar símbolos como el * para remplazar varios caracteres, por ejemplo Carl* serviría para obtener las ventas de Carlos y Carla, sin necesidad de crear un segundo criterio. En los criterios numéricos se pueden usar operadores como

< (menor

que),

>(mayor

que), <> (distinto de) .

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Guia Excel Avanzado 2013

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