Hallazgo Caja y Bancos

1. No proporcionaron información de la cuenta bancaria del banco Banrural. En la entrevista sobre el control interno d e caja y bancos indicaron que la asociación aso ciación tiene dos cuentas de las cuales una no se proporcionó ninguna información, aun cuando se le requirió dicha información. Causa: La cuenta esta inactiva, no está a nombre de la asociación. Efecto: Por equivocación realicen transacciones con esta cuenta. Recomendación:  Actualizar sus datos, si en caso la cuenta no es utilizada, cerrar la cuenta. La junta decidirá si definitivamente se da de baja a dicha cuenta bancaria.

2. No manejan la cuenta caja chica. En la entrevista de control interno del rubro de egresos se determinó que si manejan man ejan caja chica, pero no se ven reflejadas transacciones con dicha cuenta. Causa: Todas las transacciones las majen específicamente con el banco Utilizan la cuenta caja para egresos específicos de caja chica Efecto: Descuadre en los arqueos de caja Recomendación: Establecer un monto específico para la cuenta, además de establecer también los gastos o egresos específicos y condiciones para el manejo de dicha cuenta.

3. Manejo de cuenta de bancos y efectivo unificado Las transacciones las registran en conjunto, no tiene la integración de caja y bancos con la cual no separan dichas transacciones, no se especifica si los ingresos y gastos fueron realizados en efectivo o en sistema bancario. Causa: Unifican transacciones de dinero en efectivo y bancos Insuficicia del factor tiempo para separar dichas transacciones Efecto: Descuadre en los arqueos de caja. Saldos no conciliados entre libros y los estados de cuenta. Recomendación: Separa las transacciones en efectivo de las transacciones realizadas en sistema bancario y contabilizarlas por separado para mejor comprensión entre transacciones.

4. No se realizan depósitos diariamente. Las transacciones de efectivo diarias no son d epositadas inmediatamente, ni al final de la jornada. Causa: Los depósitos se realizan en días específicos. Deciden reunir una cantidad en específico para ser depositados Depositan hasta los fines de semana Efecto: Saldos no conciliados entre libros y los estados de cuenta. Riesgo alto de robo y hurto Peligro de caer en asalto Recomendación: Registrar las transacciones efectivas diariamente y realizar los depósitos correspondientes al día, sin dejar que se acumule demasiado efectivo en caja, además de contar y recontar la cantidad a depositar

5. No se realizan Conciliaciones Bancarias Mensuales Todas las transacciones realizadas por el banco no son conciliadas mensualmente por la asociación, solo les reportan los estados de cuenta mensuales pero no determina si es la cantidad que se tiene registrada en libros. Causa: El factor tiempo les impide realizar dichas conciliaciones. Los estados de cuenta no son reportados por el banco a tiempo Efecto: Saldos de bancos no son determinados correctamente Las notas de débito y crédito no son registradas en la contabilidad de la asociación Recomendación: Solicitar a tiempo los estados de cuenta de la asociación y realizar la respectiva conciliación mensual correspondiente.

6. Transacciones no registradas al día La mayoría de las transacciones realizadas con la cuenta caja y bancos son registradas en el libro diario hasta fin de mes y sus ingresos los realizan en una sola partida.

Causa: Unifican todas las transacciones para ser registradas en una sola partida de diario El factor tiempo no les permite registrar todas sus transacciones en los días correspondientes Efecto: Las transacciones del banco si son realizadas al día por lo tanto en la contabilidad no está reflejado el mismo saldo Recomendación: Contabilizar todas las transacciones por separado y correspondientes al rubro establecido para evitar duplicidad en los registros, realizando esto diariamente.

7. Transacciones duplicadas que aumentan capital En los estados de cuenta mensuales del Banco Agro Mercantil se ve reflejado que realizan transacciones duplicadas no aumentan el saldo de bancos.

Causa: El cajero del banco duplica el número de boleta. El sistema manejado por el banco duplica el número de transacción. Efecto:  Aumento en el saldo de bancos de manera incorrecta Se crea una cuenta por pagar Recomendación: Revisión contante de todas las transacciones y confirmación con el banco del porqué de dicha transacción duplicada.