TALLER
METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE C AUSAS Y RE REC OME MENDA NDAC C IO IONE NES S DE LOS HALLAZGOS DE UNA AUDITORÍA
DOC DO C ENTE: DIOF DIOFANTE AC EVEDO C arac aracas, as, 20 2011
Objetivo
Aplicar los instrumentos metodológicos para ident ide ntif ific ica ar C AUSAS y REC OME MEND NDA AC IO IONE NES S que contribuyan a la mejora del contenido de un Informe de Auditoría e incrementen las posibilidades de cambio de las condiciones dell de de des sempe mpeñ ño de un una in ins stit itu uc ión públi públic c a.
¿Qué es un INFO INFORME DE AUDITORÍA ÍA??
Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias, a través de medidas correctivas y preventivas.
Nivel de Calidad y Cantidad a. ¿Fué claramente redactado? b. ¿La cantidad de contenido es apropiada? c. ¿Se cumple con las especificaciones de calidad establecidas? d. ¿Es factible con el Informe de Auditoría ejercer modificación de condiciones de desempeño existentes? e. ¿Existe posibilidad de que la ciudadanía se vea afectada positivamente con las RECOMENDACIONES acordadas?
¿Dónde están los elementos del DESARROLLO DE HALLAZGOS y EVALUACIÓN DE INDICADORES?
S O G Z A L L A H
Condición
Nivel de Gestión y Resultados alcanzado
Criterio
Nivel de Gestión y Resultados deseado, esperado o planificado
Causa
Factores influyentes de la variación de la Gestión y/o los Resultados
Efecto
Impacto de la variación expresado en la CONDICIÓN en una determinada unidad de medida
Recomendación
Acciones preventivas, correctivas y creativas para rescatar un valor requerido por el CRITERIO
CAUSA
¿Qué es una CAUSA?
Es un factor influyente en una desviación a un criterio de desempeño existente en una o más unidades de análisis de la organización,
considerada
como
elemento explicativo de las oportunidades de cambio de una condición a ser revertida.
Clasificación de CAUSAS
Externas
Internas
ESTRUCTURA DE REDACCIÓN DE “CAUSA RAÍZ” 1. Indicación de una disfunción a. Bajo nivel de… b. Alto nivel de… c. Presencia de… d. Carencia de… e. Inexistencia de… 2. Sustantivo de un verbo a. …contratación… b. …devoluciones… c. …cálculo… d. …integración… e. …inspecciones…
ESTRUCTURA DE REDACCIÓN DE “CAUSA RAÍZ” 3. Cuantificación de la disfunción a. …en un 20.3%... b. …6 de 8 unidades habitacionales c. …4 proyectos tipo “a”por cada 1 proyecto tipo “b” d. …a un costo promedio de Bs. 86.000,oo… 4. Contextualización de la disfunción a. …proyecto de construcción Uribante-Caparo… b. …en el Estado Monagas… c. …en 5 de 8 dependencias del Ministerio… 5. Delimitación del tiempo en el que se localiza la causa a. …entre los meses Enero-julio del año en curso b. …durante todo el año 2010… c. …la primera semana de los primeros 6 meses del año
Ejemplos de CAUSAS a. Ausencia de Sistema de Control Interno b. Inexistencia de Sistema de Inventarios c. Debilidades del Sistema de Información d. Inobservancia al cumplimiento de las normas de calidad e. Carencia de integración entre el nivel supervisoriosupervisado f. Ausencia de seguimiento a la ejecución del proyecto “A” g. Bajo nivel de ejecución presupuestaria h. Bajo nivel de contratación de recursos humanos para la ejecución oportuna del proyecto de construcción
…un ejemplo demostrativo de la redacción de una CAUSA RAÍZ…
h. (1) Bajo nivel de (2) contratación de recursos humanos (3) de un 46.5% en la ejecución oportuna del (4) proyecto de construcción Uribante-Caparo (5) entre los meses Enero-Julio del año 2010.
Tono de las ideas escritas
…hay que estar conciente del tono c on el que se redactará una idea en un Informe de Auditoría • Por ejemplo, “el control apropiado no se puede alcanzar a menos que se lleven a cabo las conciliaciones” • Versus “Si se ejecutan las conciliaciones, se podrá alcanzar un control apropiado”
INSTRUMENTOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS
Diagrama ¿Por qué? ¿Por qué? 1. ¿Qué es? 2. ¿Por qué usarlo? 3. ¿Cuándo utilizarlo? 4. ¿Cómo utilizarlo?
Diagrama ¿Por qué? ¿Por qué? 2. Valor del desvío: 1. Indicador ¿Por qué? ¿Por qué?
X=
Indicadores correctamente establecidos Indicadores requeridos
¿Por qué? ¿Por qué?
Inobservancia a la normativa legal existente en materia de seguimiento, control y evaluación, así como estándares aplicables al diseño de sistemas de información automatizados
Inexistencia de indicadores de ec onomía, rendimiento, efec tivida d, eficienc ia, resultados correctamente estructurados
¿Por qué? ¿Por qué? Carencia de patrones de referenc ia
¿Por qué? ¿Por qué? Ausenc ia de relac ión sistémica entre los indicadores existentes
¿Por qué? ¿Por qué? Falta de correspondencia entre elemento de medición del plan y sus indicadores
¿Por qué? ¿Por qué? Falta de confiabilida d de las fuentes de información
3. Condición
¿Por qué? ¿Por qué?
Falta de habilidades metodológicas para formular indicadores de gestión y resultados Bajo nivel de apoyo del nivel estratégico para establecer indicadores de gestión y resultados. ¿Por qué? ¿Por qué? Presencia de metas de cargas de trabajo, en ausencia de indicadores de servicios y resultados Presencia de metas de cargas de trabajo, en ausencia de indicadores de servicios y resultados ¿Por qué? ¿Por qué? Inexistencia de aplicación de modelo conceptual para generar indicadores de gestión y resultados Ausencia de análisis e interpretación de indicadores de gestión y resultados (razonamiento) para la evaluación ¿Por qué? ¿Por qué? Presencia de ambigüedad de los aspectos sujetos a medición, lo que determina la formulación de indicadores errados. Carencia de atención a la formulación de indicadores en el mismo acto de planificación. ¿Por qué? ¿Por qué? Presencia de reajustes de metas cuando éstas no son cumplidas, para generar efecto deslumbramiento Ausencia de acumulación de valores numéricos, así como de normas y procedimientos de cuantificación y cálculo.
¿Cumple esta CAUSA con las Especificaciones de Calidad anteriormente acordadas? Ausencia de INDICADORES de Agotamiento de Espacio Agrícola así como de Acumulación de Hectáreas Aprobadas por la Gerencia de Créditos Agrícolas, lo que señala debilidades del sistema y del proceso de seguimiento, control y evaluación en la gestión agrícola a nivel nacional. ¿Qué le falta?
…Texto con CAUSAS sin cumplimiento de ESPECIFICACIONES DE CALIDAD
c. Debilidades del Sistema de Información
Selección de CAUSAS-Informe de Auditoría Causa 1
Causa 2
Causa 3
Causa 4
Diagrama ¿Por qué? ¿Por qué? 2. Valor del desvío: 1. Indicador
3. Condición ¿Por qué? ¿Por qu é? ¿Por qué? ¿Por qu é?
X =
¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué?
¿Por qué? ¿Por qué?
Inobservancia a la normativa legal existente en materia de seguimiento, control y evaluación, así como estándares aplicables al diseño de sistemas de información automatizados
¿Por qué? ¿Por qu é?
¿Por qué? ¿Por qué?
¿Por qué? ¿Por qu é?
¿Por qué? ¿Por qué?
¿Por qué? ¿Por qu é?
¿Por qué? ¿Por qu é?
Lista de Chequeo para Evaluación de CAUSAS Criterio
Grados de Apreciación 1
a. Concreción de su formulación
BAJO
b. Oportunidad para el Cambio
BAJO
c. Asociada a la Misión Institucional
BAJO
d. Vinculada a la satisfacción de la ciudadanía
BAJO
e. Vinculación al riesgo institucional
BAJO
1 1 1 1 1
f. Influencia la administración de los recursos financieros BAJO 1
g. Sensible al nivel estratégico de la organización
BAJO
h. Finalidad básica de la unidad de análisis auditada
BAJO
i. Asociado al incumplimiento de una norma legal
BAJO
1 1 1
j. Asociado al incumplimiento de una norma técnica
BAJO
k. Determinante en el funcionamiento de un sistema
BAJO
l. Determinante en la ejecución de un proceso
BAJO
ll. Asociada a un enfoque gerencial
BAJO
1 1 1
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
2
3
4
5 ALTA
Selección de CAUSAS con Diagrama ¿Por qué? ¿Por qué? Causa 1 Puntaje ______
Causa 2 Puntaje ______
Causa 3 Puntaje ______
Causa 4 Puntaje ______
RECOMENDACIÓN
Diagrama ¿Cómo? ¿Cómo?
1. ¿Qué es? 2. ¿Por qué usarlo? 3. ¿Cuándo utilizarlo? 4. ¿Cómo utilizarlo?
¿Qué es una RECOMENDACIÓN?
Es una medida que a juicio del auditor permitirá a la organización lograr más eficaz, económica y eficientemente sus objetivos, solucionando
sus
actuales
problemas,
previendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen. Se establecen para superar la CONDICIÓN y CAUSAS de los problemas identificados.
Clasificación de RECOMENDACIONES
1. Económicas
Externas
2. Físicas 3. Cronológicas 4. Intangibles
Internas
ESTRUCTURA DE REDACCIÓN DE “RECOMENDACIONES” 1. Indicación de un verbo de conducta observable a. Diseñar… b. Asignar… c. Incorporar… d. Implementar… e. Aplicar… 2. Objeto sobre el que recae la acción a. …proceso… b. …sistema… c. …recursos financieros… d. …enfoques… e. …instrumentos…
ESTRUCTURA DE REDACCIÓN DE “RECOMENDACIONES” 3. Modificación de una condición (CAUSAS) a. …con la finalidad de que... b. …para que… c. …en función de… d. …con el objeto de… 4. Modificación de la CONSECUENCIA a. …que permita el aprovechamiento de recursos… b. …que impacte en mejor orientación a la ciudadanía… c. …que eleve el grado de satisfacción de los trabajadores 5. Cuantificación de la CONSECUENCIA contenida en el HALLAZGO de Auditoría a. …en un 58%… b. …en la totalidad de las dependencias del ente… c. …en 7 de 8 proyectos de construcción…
ESTRUCTURA DE REDACCIÓN DE “RECOMENDACIONES”
6. Responsable de acatar la RECOMENDACIÓN a. Esta recomendación será responsabilidad de la Gerencia de Contrataciones del Ministerio “y”. b. Esta recomendación será responsabilidad del Viceministro de Comercio Exterior, así como del Comisionado Ministerial para las Relaciones de Comercio con Países de la Región.
Ejemplos de RECOMENDACIONES a. Emitir y reportar oportunamente la información de la ejecución del avance financiero de las actividades y proyectos, para que la Oficina de Planificación y Presupuesto cumpla con la evaluación a la ejecución presupuestaria oportunamente. b. En la designación del personal de confianza de la entidad se debe tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado en el cuadro de asignación de personal y presupuesto analítico del personal y la normativa vigente. c. Coordinar la realización inmediata de un inventario físico integral de bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en estado obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los hubiere. d. Diseñar sistema de seguimiento, control y evaluación de obras menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento oportuno de éstas, en razón de la normativa vigente y las de tipo técnico referida a la aprobación, ejecución y liquidación de los proyectos de inversión.
¿Esta RECOMENDACIÓN cumple con las Especificaciones de Calidad anteriormente establecidas? Diseñar sistema de seguimiento, control y evaluación para robustecer el proceso gerencial que permita el otorgamiento de créditos agrícolas bajo criterios éticos y en estricto cumplimiento a normativa legal existente. ¿Qué le falta?
…RECOMENDACIONES con cumplimiento de ESPECIFICACIONES DE CALIDAD a. Institucionalizar los Indicadores de Agotamiento de Espacio Agrícola, así como de Hectáreas para la Siembra, Cultivo y Cosecha de acuerdo al valor acumulado por cada uno de los créditos agrícolas otorgados. Se recomienda que estos indicadores se agreguen al sistema de seguimiento, control y evaluación actualmente implementado. b. Rediseñar un sistema automatizado de información del sistema de seguimiento, control y evaluación de la Gerencia de Créditos Agrícolas, de tal manera que tanto el indicador de Agotamiento de Espacio Agrícola por Entidad Federal y a nivel nacional, así como el Indicador de Acumulación de Hectáreas Agotadas procesen cifras numéricas, que permitan a la organización asignar créditos agrícolas de manera transparente.
Selección de Recomendaciones-Informe de Auditoría Recomendación 1
Recomendación 2
Recomendación 3
Recomendación 4
Diagrama ¿Cómo? ¿Cómo? 2. Valor del desvío: 1. Indicador ¿Cómo? ¿Cómo?
X=
Indicadores correctamente establecidos Indicadores requeridos
¿Cómo? ¿Cómo? Ejercer cumplimiento de la normativa legal en materia de seguimiento, control y evaluación que permita conocer el cumplimiento de proyectos, planes y políticas públicas desde una perspectiva operativa y estratégica.
Desarrollar matriz de estructura de indicadores de gestión y resultados de acuerdo a los criterios de gestión reflejados en la normativa legal. ¿Cómo? ¿Cómo? Diseñar Lista de Chequeo para acordar calidad de estructura de indicadores de gestión y resultados ¿Cómo? ¿Cómo? Acordar con el nivel estratégico los tipos de patrones de referencia para verificar cumplimientos
¿Cómo? ¿Cómo? Diseñar Manual de Normas y Procedimientos para establecer objetivos y metas operativas y estratégicas con criterios de medición ¿Cómo? ¿Cómo? Institucionalizar planes de medición “tomados de la mano”de los planes operativos y estratégicos
3. Condición
¿Cómo? ¿Cómo?
Seleccionar cada tipo de indicador de gestión y resultados de ac uerdo a los criterios reflejados en diversos instrumentos legales, en secuencia lógica Separar los indicadores operativos de los de índole estratégico, para su comparación con el contenido de los planes con igual denominación Acordar con las unidades correspondientes las características que debe tener cada uno de los indicadores acordados, y complementar con la teoría existente en la materia Hacer saber al nivel estratégico la cantidad y características de los indicadores acordados, para establecer compromiso y responsabilidad de implementación del sistema Identificar las finalidades reflejadas en proyectos, políticas públicas y lineamientos del Estado, para ser convertidas en patrones de referencia. Seleccionar metas, valores internacionales y estándares que respondan a la correcta evaluación del desempeño del ente público Racionalizar normas y procedimientos de acuerdo a la normativa legal que rija la gramática del establecimiento de objetivos y metas, así como las operaciones de cálculo Definir cada uno de los criterios de gestión y resultados en forma sistémica que permita la rendición de cuentas en cualquiera de sus modalidades Establecer responsabilidad en la gestión de datos e información, así como de los tomadores de decisión para cada uno de los indicadores de gestión y resultados Reflejar niveles de responsabilidad en reportes, informes y memoria y cuenta mediante las firmas correspondientes
Diagrama ¿Cómo? ¿Cómo? 2. Valor del desvío: 1. Indicador
X=
3. Condición ¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
¿Cómo? ¿Cómo?
Lista de Chequeo de Evaluación de RECOMENDACIONES Criterio a. Costo de la Recomendación b. Tiempo de Espera para Generar Cambios c. Vinculación con la Misión d. Repercusión en Gestión Interna e. Repercusión en Gestión Externa f. Control sobre una o más CAUSAS g. Repercusión en el largo plazo h. Dificultad para Erradicar la Causa i. Factible políticamente j. Factible legalmente
Grados de Apreciación 1 2 3 4 BAJO 5 ALTO 1 2 3 4 BAJO 5
ALTO
1 2 3 4 ALTA 5 1 2 3 4 ALTA 5 BAJA BAJA
1 1 BAJA 1 BAJA 1 ALTO 1 BAJA BAJA
2 2 2 2 2
3 3 3 3 3
4 ALTA 5 4 ALTA 5 4 ALTA 5 4 BAJO 5 4 ALTA 5
1 2 3 4 ALTA 5
BAJA
Selección de Recomendaciones Recomendación 1 Puntaje ______
Recomendación 2 Puntaje ______
Recomendación 3 Puntaje ______
Recomendación 4 Puntaje ______
