INSTITUTO TECNOLOGICO TECNOLOGICO DE CHIHUAHUA II
Habilidades Directivas II
"a#l David Sotelo Gon$%le$ &ulia Ivet' (edre)n (edre)n *%r+ue$ *%r+ue$ 5: Comunicacin &avierUnidad Ernesto Sala$ar Cano
E!ectiva
Lic. Gustavo Sepúlveda
1. COMUNICACIÓN EFECTIVA La comunicación en las organizaciones juega un papel de gran importancia; sin embargo, al no ser efectiva y no contar con métodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos.
1.1.
Imagen Directiva y protocolo directivo
Entre los objetivos de la asesoría de imagen personal está el de «embellecer o mejorar» el aspecto externo de las personas (también de un colectivo o de una institución), pero este objetivo plantea la necesidad de adecuar la imagen externa al mensaje que la persona o empresa desea transmitir dentro del ámbito en que se desarrolle su actividad ! quién va dirigido" directivos, ejecutivos, secretarias de dirección, abogados, notarios, consultores, gerentes#
rotocolo Directivo Es $undamental manejar estratégicamente la etiqueta % el protocolo en cualquier circunstancia empresarial % responder e$ica&mente a los eventos sociales que se organi&an o a los que se asisten Esto implica no solamente ser un buen pro$esional o un ejecutivo e$iciente Este entorno es dinámico % constante por lo tanto exige no solo los conocimientos que el ejecutivo posea, también es importante prestarle atención a su $ormación e imagen personal, como $actores de éxito para pro%ectar una imagen de la marca acorde con las exigencias de la empresa 'a cultura general, la $orma de comportarse % de actuar en el entorno social % empresarial, la manera de ablar % la comunicación no verbal son vitales para la construcción de reputación, seguridad % con$ian&a or lo tanto es importante propiciar espacios de $ormación para ejecutivos que entiendan la etiqueta % el protocolo más allá de manuales % recetas, sino como tácticas claves en la construcción de marca personal % empresarial
1.! Cond"cci#n de pre$entacione$ orale$ y e$crita$ re$entacione$ orale$ 'as di$erencias entre una presentación oral adecuada % una presentación *ral pro$esional son mu% sutiles +in embargo, es relativamente $ácil llegar ! desarrollar una presentación altamente pro$esional si se le plani$ica de !ntemano se practica El objetivo de este in$ormativo es explicitar aquellos actores que conducen a una presentación e$ectiva % exitosa
A%O% A&A &EA&A& UNA &E%ENTACION O&A' 1. C'A&IFI(UE 'O% O)*ETIVO% + DETE&MINE 'O% *-.E/01*+ E+E2302*+" !l principio, es importante $ormular los objetivos 4enerales % especí$icos que pretendemos desarrollar en nuestra presentación *ral Estos objetivos debieran servir como principios organi&ativos para el 5esarrollo de la introducción, del cuerpo principal % conclusión del mensaje !. ANA'ICE 'A AUDIENCIA, !l preparar la presentación, es importante 2onsiderar la composición de la audiencia Esto signi$ica preguntarse qué es lo 6ue sabemos con respecto al p7blico receptor de nuestro mensaje, cual su el 8ivel de conocimiento sobre el tema especí$ico a tratar, cual es la actitud inicial Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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6ue ellos debieran tener con respecto al tema % qué recomendaciones debieran 2onsiderar 9se esta in$ormación para adaptar su presentación a la 2oncurrencia -. %E'ECCIONE %U% MATE&IA'E% 2onsiderando que lo que 9d presentará *ralmente puede variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener 2laro qué in$ormación incluirá:excluirá en su presentación 9na ve& que está 5ecidido, es 7til considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una de 'as áreas importantes
. O&/ANICE %U% MATE&IA'E%. 2on respecto a la organi&ación del ;aterial, es necesario determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el ;aterial seleccionado osteriormente usted debe decidir
1.!.1 Elemento$ y tecnica$ para "na pre$entaci#n e0ectiva 1 !segurar la atención % buena disposición de sus o%entes ! =acerlos sentir cómodos - determinar claramente el objetivo Elementos Esenciales de las presentaciones e$ectivas"
'a regla 12!2-. 'a presentación tiene que tener >? diapositivas 'a presentación no debe durar más de @? minutos 'a presentación no tiene que tener una $uente menor a A?
Apoyar$e en material convincente 9sar diapositivas con in$ormación necesaria
%impli0i3"e Beducir la in$ormación % poner lo importante
No lea literalmente la in0ormaci#n 'a presentación más atractiva se ace aburrida
Utili4ar la$ o5$ervacione$ +e deja a los asistentes tiempo para leer el texto % digerirlo
Elemento$ nat"rale$ Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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'a combinación de tus palabras, junto con las imágenes visuales pro%ectas, deben motivar al espectador % despertar su imaginación para que te a%uden
1.- 'a entrevi$ta 'a Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito pro$esional
/ipos de entrevista" Entrevista estructurada, Entrevista 8o estructurada, Entrevista a ro$undidad, Entrevista En$ocada, Entrevista ocali&ada
Entrevi$ta e$tr"ct"rada, 'lamada también $ormal o estandari&ada +e caracteri&a por estar rígidamente estandari&ada, se plantean idénticas preguntas % en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les o$recen ara orientar mejor la Entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas +in embargo, al utili&ar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad para $ormular preguntas independientes generadas por la interacción personal Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan" 'a in$ormación es más $ácil de procesar, simpli$icando el análisis comparativo El entrevistador no necesita está entrenado arduamente en la técnica =a% uni$ormidad en la in$ormación obtenida Entre las desventajas se tienen" Es di$ícil obtener in$ormación con$idencial +e limita la posibilidad se pro$undi&ar en un tema que emerja durante la Entrevista Entrevista no estructurada Es más $lexible % abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, pro$undidad % $ormulación se encuentran por entero en manos del entrevistador +i bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos % las variables, elabora las preguntas antes de reali&ar la entrevista, modi$ica el orden, la $orma de encau&ar las preguntas o su $ormulación para adaptarlas a las diversas situaciones % características particulares de los sujetos de estudio Entre las ventajas de este tipo de Entrevista se tienen" Es adaptable % susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas ermite pro$undi&ar en temas de interés *rienta posibles ipótesis % variables cuando se exploran áreas nuevas Entre sus desventajas se mencionan" +e requiere de ma%or tiempo Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores +e di$iculta la tabulación de los datos +e requiere muca abilidad técnica para obtener la in$ormación % ma%or conocimiento del tema Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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5entro de la Entrevista no estructurada se comentarán tres tipos de" Entrevista a pro$undidad, Entrevista en$ocada % Entrevista $ocali&ada Entrevista a ro$undidad
Entrevi$ta En0ocada, +e puede decir que la Entrevista en$ocada, es una Entrevista en pro$undidad pero especí$icamente dirigida a situaciones concretas 1a dirigida a un individuo concreto, caracteri&ado % seCalado previamente por aber tomado parte de la situación o experiencia de$inida ! di$erencia de la Entrevista a pro$undidad, la Entrevista en$ocada no revive toda la vida, sino la reconstrucción de una experiencia personal concreta 5e alguna manera el entrevistador conoce de antemano directa o indirectamente, esta situación con los elementos, procesos % estructura total de la misma % la a anali&ado sistemáticamente En base de este análisis es que se elabora la guía de preguntas
Entrevi$ta Focali4ada, Es una $orma de llevar la Entrevista en pro$undidad en $orma grupal 'a Entrevista en grupo o$rece unas oportunidades de conocimiento % de análisis que la Entrevista individual no o$rece 'a experiencia en grupo promueve un ambiente en el cual se intercambian puntos de vista, los individuos encuentran una ma%or $acilidad de re$lexión sobre el tema tratado 'a Entrevista como objetivos tiene que es e$ica& para obtener datos relevantes, para averiguar ecos, $enómenos o situaciones sociales
1.-.1T6cnica$ para cond"cir "na entrevi$ta. T6cnica de la o5$ervaci#n El entrevistador tendrá que elegir % de$inir lo que debe ser observado
T6cnica del Eco El entrevistador dirige la conversación acia sus objetivos, sin necesidad de apo%arse en preguntas cerradas
T6cnica del %ilencio 9n momento de silencio durante la entrevista puede crear tal impacto que el entrevistado, que este se vea obligado, a nivel inconsciente, a ablar para romper el silencio
T6cnica de Con0rontaci#n 'a con$rontación consiste en pedir más datos % pruebas objetivas sobre lo que sospecamos que se a exagerado o que queremos con$iar
De7ar 3"e el entrevi$tado e$ta5le4ca el &aptor. Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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2onsiste en dejar al entrevistado que tome la iniciativa para establecer una relación individual
1.-.! laneaci#n y cond"cci#n de la entrevi$ta D 5eterminar la posición que ocupa de la organi&ación el $uturo entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc (0nvestigación) D reparar las preguntas que van a plantearse, % los documentos necesarios (*rgani&ación) D ijar un límite de tiempo % preparar la agenda para la entrevista (+icología) D Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la ma%or comodidad (+icología) D =acer la cita con la debida anticipación (laneación)
Cond"cci#n de la entrevi$ta D Explicar con toda amplitud el propósito % alcance del estudio (=onestidad) D Explicar la $unción propietaria como analista % la $unción que se espera con$erir al entrevistado (0mparcialidad) D =acer preguntas especí$icas para obtener r espuestas cuantitativas (=ecos) D Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad % actitudes similares (abilidad) D Evitar el cuciceo % las $rases carentes de sentido (2laridad) D +er cortés % comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores (*bjetividad) D 2onservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones % los comentarios al margen de la cuestión D Escucar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (2omunicación)
1. Cond"cci#n de 7"nta$. 8("6 e$ "na 7"nta9 Es una acción de varias personas para tratar un asunto, ésta debe ser debidamente plane ada % tener objetivos especí$icos como pueden ser" seguimiento de pro%ectos, mejorar alg7n servicio, organi&ar una actividad, resolver problemas, etc,
C":ndo e$ nece$aria la 7"nta 2uando es indispensable suministrar o recibir in$ormación o cuando es necesario aclarar alg7n tema en particular 2uando es necesario descubrir, anali&ar o resolver alg7n problema de la organi&ación 2uando se tienen varias alternativas para resolver un problema o para atacar un pro%ecto % si se desea tomar una decisión $inal 2uando es necesario planear una serie de actividades que a%udarán a mejorar la posición de la organi&ación o resolver alg7n problema, en el corto o largo pla&o Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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Unidad 5
2uando se desea evaluar la $actibilidad de llevar a cabo unaactividad o pro%ecto 2uando se desea evaluar los resultados de una decisión, tarea pro%ecto
laneaci#n de la 7"nta. 'os elementos requeridos para la planeación de una junta son" *bjetivos !genda 'ogística 5esarrollo +eguimiento 2omo toda buena planeación, para llevar a cabo una junta se requiere primero"
De0inici#n de o57etivo$. ara reali&ar esta de$inición conviene contestarnos las siguientes preguntas" For qué convoco a esta juntaG For qué vo% a participar en esa juntaG F6ué quiero conseguir en esa juntaG +ensibili&ación sobre alg7n aspecto /ransmitir in$ormación !dquirir opiniones % sugerencias /omar una decisión !nali&ar alg7n problema 5esarrollar un plan de acción F6ué quiero conseguir una ve& que la junta a%a terminadoG
Agenda. ara que la junta sea e$ectiva se requiere incluir dentro de su planeación la elaboración de una agenda, la cual debe contener los siguientes elementos" /ítulo b) =ora de inicio % $in c) 'ugar de la junta 'a persona que tenga la contribución personal desde un punto de vista estratégico 5ebe procurarse convocar a personas de la misma posición jerárquica Becuerde que Hla duración de una reunión aumenta al cuadrado del n7mero de personas presentesI
Tema$ a tratar. Establecer el orden en que se tratarán +i se espera llegar a una decisión, intercambio de opiniones o solo compartir in$ormación de cada tema /iempo aproximado para cada uno de los temas Evitar tratar mucos temas 5istinguir lo importante de lo urgente Habilidades Directivas II 5 Comunicacin e!ectiva
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Unidad 1
TI% A&A E' MANE*O DE 'A *UNTA !ntes de iniciar una junta se recomienda" 5istribuir anticipadamente la agenda a los participantes 2on$irme su participación 1eri$ique existencia de documentos % materiales necesarios 5urante la reali&ación de la junta es recomendable que" !signe roles como moderador % secretario 0nicie las juntas a tiempo 2ontrole la duración de cada tema 1eri$ique el registro de la minuta Bespete secuencia de la agenda Begule la participación 5iscuta solo un tema a la ve& 8o deje temas inconclusos Evite las interrupciones externas Bemarque las conclusiones !segure claridad en la asignación de responsabilidades (actividades, objetivos, $ecas, etc,) /ermine a tiempo !ntes de $inali&ar la junta aga un resumen de lo tratado, de lo concluido % comuníquelo 5espués de la junta se recomienda" !segure integrar la minuta a la brevedad con los siguientes puntos" acuerdos, responsables, $ecas % compromisos 5istribu%a la minuta entre los participantes e interesados 2oncretar un plan de acción 5ar seguimiento a las acciones, de acuerdo con las $ecas acordadas
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Unidad 2
)I)'IO/&AFIA + A/INA% ;E) ttp"::esscribdcom:doc:@JKLL@LJ:;anejoDdeD.untas ttp"::MMMslidesarenet:miNeO>PL@:tcnicasDparaDmanejarDlaDentrevista ttp"::MMMeduNativoscom:preparatoria:doMnloadsD$ileD>ADdetailstml ttp"::tmlrincondelvagocom:entrevistaOAtml ttp"::MMMslidesarenet:jorgeandresmarin:comoDacerDpresentacionesDe$ectivas ttp"::abilidadesDtareablogspotmx:@?>>:>@:unidadDQtml ttp"::esscribdcom:doc:QQ>RP>?Q:2onduccionDdeDresentacionesD*ralesD%DEscritas ttp"::MMMunitecnologicaeduco:internacionali&acion:es:EscuelaS@?de S@?1erano:orta$olioS@?acadS2AS!Pmico:2ursosS@?presenciales:etiquetaD%D protocoloDdirectivoDejecutivo ttp"::MMMllimargascom:$ormacionDiejecutivapp
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Unidad 3