Introducción El trabajo a continuación se presenta contiene el tema “ Importancia y Necesidad de Organiza Organizació ciónn y Método” Método” en donde en la administ administraci ración ón y todos los evidentes evidentes factores ue ella acusa! "a puesto en guardia integrantes de las empresas los cuales "an buscado los medios necesarios para sistematizar! controlar y dar mayor eficiencia a su admini administra stració ción# n#
$acien $aciendo do énfasis énfasis en el origen! origen! funci funciones ones y caracte caracter%st r%stica icass de la
organización y métodos# Este trabajo fue realizado con el fin de poder ampliar los conocimientos sobre este tema! y la aplicación de la rama de la administración# &ara llevar a cabo la presente investigación se utilizaron fuentes de información! p'ginas (eb para la recopilación de los datos#
1
OBJETIVOS
GENERALES Investigar la importancia de la aplicación de organización y métodos en las empresas#
ESPECIFICOS E)plicar las ventajas y desventajas de la organización y métodos# *nalizar las caracter%sticas de la organización y métodos# • •
2
1. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE ORGANIACI!N Y METODOS 1.1. Conc"#to El avance incesante de la complejidad en la *dministración y todos los evidentes defectos ue ella acusa! "a puesto en guardia a los integrantes de lasempresas los cuales "an buscado los medios necesarios para sistematizar! controlar y dar mayor eficiencia a su administración# + es as% como "oy en d%a! en la mayor%a de las empresas "an sido creadas ,entrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo- Organización y Métodos es uno de los términos ue integran la labor general de la racionalización# .obre la /eor%a de Organización y Métodos se manifiesta ue es 01na forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades! como agrupar las tareas! como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mec'nicos con la mayor econom%a de esfuerzo y con el m')imo de eficacia en los resultados<. + por e)tensión! se llama unid&d! euipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio# Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la *dministración! cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios ue dirigen# 2a finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el m')imo de eficiencia en el financiamiento de la m'uina administrativa! y mediante la aplicación adecuada de métodos
cient%ficos
de
organización-
conseguir
econom%as
en
elcosto de
la producción y en la utilización de mano de obra! pero como regla general a
3
Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración# .e suele preguntar 3&or ué es necesario emplear un servicio especializado! si el deber de los administradores es asegurar ue las actividades sean bien organizadas y se apliuen los métodos adecuados4 + la respuesta a esta interesante interrogante es ue utilizando este servicio! los administradores aduieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos! y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda! "aciéndose totalmente
responsable
de
sus
actividades#
,ada administrador tiene
una
clara responsabilidad de asegurar ue su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo! debe trazar la forma dela organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función# 2a 8"nt&=& principal ue Organización y Métodos tiene sobre un administrador es! ue su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y ue puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener ue preocuparse de abandonar otras responsabilidades! "aciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayor%a de su información a través de personas encargadas de la actividad ue se analiza# Otra de las ventajas! es el desarrollo de las 5acultades ,r%ticas! es decir! pensar en términos de propósitos en vez de medios! a interrogar sobre lo ue se "ace y el por ué de ello# 1n buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por6 •
/ener tiempo para estudiar los problemas y buscar lassoluciones sin ninguna presión#
•
.er independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto! ser capacitado para "acer apreciaciones objetivas# 4
•
*diestramiento en técnicas especializadas ue son complementadas con la e)periencia de sus funcionarios#
•
2iberación de estrec"eses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa# /omando en cuenta ue todas las propuestas de Organización y métodos no ser'n aceptadas! es decir! ue no todas merezcan siuiera ser tomadas en cuenta# 0El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración p7blica0 8e esta manera! el término de O ( M consiste! por una parte! en conceptuar la organización como la función ue se sustenta en buscar los medios pr'cticos para distribuir las funciones en las distintas unidades org'nicas del servicio administrativo respectivo6 determinar su grado de eficiencia! su rentabilidad! as% como su facultad de adaptarse a los cambios del medio! y por otra parte! en conceptuar al método como el proceso de refle)ión abstracta ue permite enfocar y abordar el problema de la organización# *dem's! se aplica en administración p7blica con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios# 2a esencia de la relación entre Organización y métodos es ue los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados# 1na variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y! a la inversa! un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura org'nica# El método permite descubrir cu'les son las estructuras y procedimientos ideales ue deben aplicarse a la organización para "acerla eficiente y eficaz#
5
2a introducción de esta concepción al sector p7blico se "a realizado conforme "an surgido los problemas en la prestación de los servicios p7blicos# .e inició la aplicación de este concepto en las empresas p7blicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante! a pesar de ue el lucro no es su finalidad# El concepto de O ( M se utiliza bajo un enfoue pol%tico y social# + en el sector privado bajo un enfoue m's financiero y de auto9enriuecimiento! pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares# 2as unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos o2="ti8o* fundamentales6 :#
.ervir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo#
;#
*nalizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo- as% como los problemas del cambio de actitud y comportamiento! en el marco de la modernización administrativa#
1.$.
Ori%"n d" Or%&ni'&ción ( M)todo*
2a creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula! por una parte! a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y "acer m's eficiente cuyos antecedentes ue remontan a :<;:! fec"a de la aparición del Estado Me)icano y de la era moderna y por otra parte! al establecimiento del proceso de modernización administrativa ue se inicia en :=>?# 2a evolución ue "a seguido! se puede dividir en dos 7&*"* importantes6 una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación# Esta primera fase abarca el per%odo de :=:@ a :=>A! ue se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración# Este per%odo se caracteriza por la 6
confusión y el parcialismo! porue se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditor%a con funciones de mejoramiento administrativo! ya ue éstas se encargan de racionalizar el aprovec"amiento de los recursos# 2a segunda fase es! a partir de :=>?! en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas e)perimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento# 2as unidades de O ( M se legalizan en :=@: por medio de varios acuerdos6 :#
0*cuerdo por el ue se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas0
;#
0*cuerdo por el ue se dispone ue los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención ue reuiere el programa de reforma administrativa de su dependencia0
B#
0*cuerdo por medio del cual se da a conocer ue corresponde a la &residencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios0
0En los 7ltimos aCos! Organización y Métodos! no sólo se "a consolidado mediante el apoyo pol%tico y legal ue se les otorga! sino también por su funcionamiento en la pr'ctica0
1.+.
Funcion"*
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos var%a de acuerdo con el desarrollo de la organización! dentro de la ue se ubica y con las técnicas a las cuales pueden
recurrir
para
el
desarrollo
de
sus
funciones
de
an'lisis
y diagnóstico administrativo y diseCo organizacional# 02as funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración0 y se pueden destacar de la siguiente manera6 7
:#
Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia# Esta primera función implica ue efect7en varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización! la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos! su diseCo y la formulación de manuales administrativos#
;#
*decuar la organización y las funciones en la dependencia a las ue se trabaja# .eg7n esto! deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jur%dicas ue le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia#
B#
*sesorar a las unidades o departamentos de la dependencia ue lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas- coordin'ndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal#
A#
$acer actividades de promoción! investigación y divulgación# &ara promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración ue se puedan aplicar! de este modo comunicar o divulgar dic"as técnicas para ue sean aplicadas#
?#
$acer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización! donde se verifiuen todas las actividades realizadas como un an'lisis integral de finalidad! de organización! sistemas y procedimientos! a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos#
>#
8ictamen! asesoramiento e información de los trabajos ue deba realizar la organización en cada una de sus divisiones#
@#
,onocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas ue se plantean en la organización de la cual dependen#
<#
Estudio! bibliograf%a y documentación sobre temas de organización y métodos#
8
=#
Estudiar! proponer e implantar sistemas y procedimientos ue permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados#
0Despecto con las funciones ue deben desempeCar los sistemas de Organización y Métodos! se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo0
1> F&*" d" d"*&rroo inicialF *n'lisis de estructuras y funciones ,uadros de distribución del trabajo Elaboración de organogramas Elaboración de diagramas de flujo *n'lisis y descripción de puestos .e dividen en estas fases ya ue va desarroll'ndose mediante la dependencia! el mejoramiento! el comportamiento del personal y los sistemas de la organización a#
&ueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teor%a de la organización cl'sica! para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa-
elaborando
organogramas
como
cuadros de
distribución
del
trabajo! departamentalización y delegación de tareas# b#
F&*" d" D"*&rroo ?Inicio54 En este nivel de actividad recurren las técnicas m's avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teor%a moderna de la organización! as% como los sistemas y los proyectos#
c#
F&*" d" D"*&rroo ?Int"r3"di&54
d#
F&*" d" D"*&rroo ?Con*oid&ción54
Es la fase donde se "ace m's avanzado el desarrollo! recurriendo ateor%as cuantitativas con la utilización de recursos matem'ticos! operaciones! simulacros y procedimientos electrónicos de datos# 9
2a información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad org'nica de la ue se trate! se recopila! analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas! ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo m's viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos "umanos! financieros y materiales# &ara poder realizar dic"os an'lisis se deben seguir diversos pasos6 :#
,onocer el "ec"o o la situación ue se analiza#
;#
8escribir tal "ec"o o situación#
B#
8escomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos#
A#
E)aminarlo cr%ticamente y comprender cada elemento o componente del "ec"o espec%fico en estudio#
?#
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido! "aciendo comparaciones y buscando analog%as#
>#
8efinir las relaciones ue operan entre cada elemento! tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja#
@#
,lasificar
la
información
por
'reas6 objetivos!
estructura! normas y pol%ticas administrativas! funciones y operaciones! euipo y ambiente laboral# Es importante saber las caracter%sticas ue distinguen a los an'lisis de un sistema de Organización y métodos! las cuales se denotan as%6 a#
Ei3in&ción4 Es la supresión de un sistema de trabajo! la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso#
b#
Adición4 Introducir nuevos sistemas o programas#
c#
Co32in&ción4 ,ombinar el orden de las operaciones de un procedimiento ue considere los factores#
10
d#
Modi7ic&ción4 ,ambios en los procedimientos o las operaciones! modificadores en las formas! registros e informes#
e#
Si3#i7ic&ción4 Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el an'lisis de las operaciones de un procedimiento#
f#
S"ri"* d" Ti"3#o4 Interpretación de las variaciones en los vol7menes de "ec"os! costos! producción! etc#! en per%odos iguales y subdivididos en unidades "omogéneas de tiempo#
g#
Corr"&ción4 8eterminar el grado de influencia entre dos o m's variables# 1na variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido#
"#
Mu"*tr"o4 * través del uso de varios diseCos! el muestreo "ace posible las inferencias acerca de las caracter%sticas del personal#
i#
PERT
?T)cnic&
#&r&
&
R"8i*ión
(
E8&u&ción
d"
Pro%r&3&*54 2a planeación y control de un conjunto complejo de actividades! funciones y relaciones# Incluyen6 la cadena de eventos y actividades! asignación de recursos! etc# j#
Pro%r&3&ción in"&4 &ara asignar los recursos incluyendo una función objetiva! a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para aduisición! durabilidad! utilización en diversas etapas#
G#
Si3u&ción4 1sada para imitar una operación antes de su ejecución real! para as% proporcionar
datos
apro)imados
ue
permiten
tomar
decisiones!
"aciendo grupos complejos de variables# l#
T"or-&*4 E)isten! en los an'lisis de Organización y Métodos! diversas teor%as ue caracterizan a su dependencia o a las etapas por las ue est' desarroll'ndose! éstas se dividen as%6
•
2%nea de espera6 Es para determinar el n7mero óptimo de estaciones de servicio! y la mayor%a de los modelos suponen una distribución espec%fica de las llegadas y el tiempo#
11
8ecisiones6 .eleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en
•
forma probable para el desarrollo sistem'tico del an'lisis# Huegos6 Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia!
•
y aplicar en problemas de productividad "aciéndose responsables pero conociendo las reglas#
1.0.
2ic&ción d"ntro d" & "3#r"*&4
+a est' definido ue la función 7nica de Organización y Métodos corresponde a aconsejar! aunue a veces resulte inefectiva o ue goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muc"as fuentes de autoridad! dando como resultado ue la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa# Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas! de personal o de secretar%a# 2o ue se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento# 02a ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones ue se le asignen y del tipo de organismo implicado0# 2os documentos oficiales recomiendan ue el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven# .in embargo! las podemos localizar de diferentes formas! es decir! de acuerdo a las funciones ue realicen en la empresa u organismo#
&5 2ic&ción *"%6n & 7unción d" &*"*or-&4 .i se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el m')imo nivel jer'ruico o m')imo nivel de decisión! pero pueden situarse en otro nivel jer'ruico# E)isten dos casos •
En una secretar%a! donde dependa directamente del secretario! del subsecretario y de un gerente# 12
&ara ver el gr'fico seleccione la opción 08escargar0 •
En una administración descentralizada! donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general# &ara ver el gr'fico seleccione la opción 08escargar0 2a necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge! cuando un directivo reconoce ue la estructura administrativa ue dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas# *l no poder detectar personalmente las causas de dic"o desfase! decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad org'nica asesora# Dealiz'ndose mediante la recolección de una serie de datos ue le permiten conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejor%a del sistema de actuación administrativa como una fase de diseCo#
25 2ic&ción *"%6n & 7unción d" &#o(o &d3ini*tr&ti8o4 Es auella ue permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y ue agrupa las tareas de programación! presupuestos! información! administración de recursos "umanos y materiales y control# .e puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal! dependiendo de un órgano de l%nea pero con autoridad funcional sobre las unidades org'nicas de la dependencia para el caso espec%fico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos# &uedes ser una dirección general! departamento y oficina! con funciones de apoyo administrativo! au)iliadas por peueCas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las 'reas ue dada su importancia o dimensión las reuiera#
c5 2ic&ción *"%6n & 7unción d" o* #ro("cto*4 2a organización por programas o proyectos es la m's resultante del desarrollo de las relaciones "orizontales dentro las organizaciones#
13
2a organización por proyectos se caracteriza porue constituye una organización org'nico ajustable y fle)ible! identific'ndose como una estructura "orizontal diagonal# Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado! pero también puede considerarse como una vinculación entre la estructura program'tica! cuando se aplica el presupuesto por programas! cuya base son los proyectos y la organización# &ara ver el gr'fico seleccione la opción 08escargar0 0E)isten dos enfoue para administrar los proyectos de Organización y Métodos0 El primero se refiere a ue el administrador del proyecto sea asesor directo! lo ue ubica al m's alto nivel con una relación de asesor%a en el organograma# El segundo se refiere a ue el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto "asta su término y los funcionarios de l%nea conserven su autoridad lineal original# 0En el coe)isten dos flujos de autoridad6 el flujo vertical de autoridad ue emana de los distintos administradores funcionales y el flujo "orizontal de la autoridad al proyecto0
1.9.
P"r*on& d" Or%&ni'&ción ( M)todo*
El personal ue labora en Organización y Métodos se conoce como analistas# Jste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas! as% como asesorar en la implantación de las modificaciones ue proponga# El analista puede ser un técnico o profesional ue reuiere conocimientos! los cuales se agrupan en dos tipos6 •
,onocimientos /eóricos6 ,omo conocimientos de teor%a de la administración y de la organización! de sistemas y metodolog%a de la investigación#
•
,onocimientos /écnicos6 &rincipalmente ue le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseCo organizacional! an'lisis y elaboración de organogramas! diagramas de flujo y distribución de espacio# 14
El analista debe tener la capacidad de an'lisis! e)presarse con claridad! saber redactar y presentar informes! ser observadores y poder trabajar en euipo#
2os obst'culos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos6 a#
2a carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias p7blicas#
b#
2a escasez de personal calificado#
c#
2a resistencia al cambio#
$. NECESIDADES DE ORGANIACI!N Y METODOS .e "ace necesario para estudiar los problemas de estructura y funcionamiento de la administración! cumpliendo como función aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios ue dirigen# 2a necesidad principal se cubre en el momento de asegurar el m')imo de eficiencia y mediante la aplicación de métodos cient%ficos de organización#
+. OBJETIVOS DE ORGANIACI!N Y METODOS ,onceptuar la organización como la función ue se sustenta en buscar los medios pr'cticos para distribuir las funciones en las distintas unidades org'nicas del servicio administrativo respectivo# 8eterminar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada area funcional#
15
,onceptuar al método como el proceso de refle)ión ue permite enfocar y abordar el problema de las organizaciones# .ervir de vinculación entre el órgano central de administración y las dependencias en la ejecución de prioridades del mejoramiento# *nalizar los problema originados en la estructura de la organización y los problemas ue de ellos se derivan#
Concu*ion"* •
2a ventaj& principal ue Organización y Métodos tiene sobre un administrador es! ue su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y ue puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener ue preocuparse de abandonar otras responsabilidades#
•
2a organización por programas o proyectos es la m's resultante del desarrollo de las relaciones "orizontales dentro las organizaciones#
•
.obre la /eor%a de Organización y Métodos se manifiesta ue es 01na forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades! como agrupar las tareas 16
17
R"co3"nd&cion"* •
$acer buen uso de la organización y métodos para la buena aplicación en la empresa#
•
/ener el conocimiento para la aplicación de programas o proyectos dentro de las organizaciones#
•
.e debe fomentar en las empresas la aplicación de la Organización y Métodos#
18
Juicio Cr-tico 2a organización y métodos es una necesidad de gran importancia ue toda empresa o todo administrador debe de conocer para contar con una administración eficiente! tanto interna como e)terna# Es importante ue se planifiue y organice para el mejor control de las actividades a realizar as% como la delegación de las diferentes funciones dentro de la empresa# 2a falta de conocimiento de este tema se debe a ue muc"as veces no se enseCa y el estudiante de administración sale ignorando lo importante ue es para la aplicación futura en las empresas#
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Fu"nt"* d" In7or3&ción ,astro! M# ;KK=F# Organización y Métodos# Decuperado de "ttp6LL(((#monografias#comLtrabajos:BLoymLoym#s"tml Dadames *tac"o! D ;K:>F# 1nidad de Organización y Metodo# Decuperado de "ttps6LLes#scribd#comLdocLA>BA@::=L1nidad9de9Organizacion9y9metodos
