Informe de Auditoria Interna
PRESENTACION:
El Informe de la Auditoria Interna constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en este se recogen todos los resultados encontrados por cada grupo auditor; este informe nace de la socialización de los hallazgos reportados y por la necesidad de comunicar a todos los actores del programa acerca del funcionamiento del proceso, las debilidades, y fortalezas del mismo y las acciones correctivas que se tomaran para mejorar y fortalecer el proceso. La Auditoría Interna se hizo guiada por los Estándares propuestos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el correcto funcionamiento del Operador en su Atención Integral a la población beneficiaria, siendo el anexo 8 el instrumento guía como fuente de verificación y las listas de chequeo realizadas por cada grupo auditor. Es importante también mencionar que para la organización de este proceso de Auditoria Interna, se desarrollaron varias reuniones, en las cuales se explicó el procedimiento de Auditoria, describiendo cada una de las actividades a desarrollar y los diferentes formatos que iban a ser utilizados y como debían ser diligenciados para tener como soporte del proceso de auditoría y poder realizar la socialización de los mismos, sumándole a esto la importancia de dichos formatos para la realización y ejecución del informe y del plan de mejora.
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tipo de falla por mínima que sea y realizar el correspondiente seguimiento a la misma, hasta concluir con su corrección, de este informe se desprenderá una serie de tareas que involucran a todo el grupo de talento humano que labora en el Programa, con el único fin de poder brindar una Atención Integral a la población beneficiaria y poder cumplir con los estándares que son la guía para que esta atención se dé. OBJETIVOS:
Informar a la coordinación, equipo de apoyo interdisciplinario, docentes y auxiliares pedagógicas acerca de los resultados obtenidos en el ejercicio de la auditoria interna y las acciones correctivas que se tomarán a partir de las falencias encontradas. Fortalecer el funcionamiento del programa basados en el reconocimiento de las debilidades con el fin de corregirlas y cuidar los aspectos positivos que se evidenciaron a fin de mantenerlos y enriquecer así el funcionamiento del programa para brindar a la población beneficiaria la pertinente atención integral.
HALLAZGOS
A continuación se presentan algunos aspectos generales de los resultados obtenidos en la Auditoría, teniendo en cuenta que se hará mención tanto de las debilidades como
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Se encuentran fichas de caracterización mal diligenciadas, con el faltante de las firmas de los psicosociales y algunas firmadas por docente o auxiliar pedagógica en el lugar que no les corresponde hacerlo. Se recuerda que es necesario hacer el cambio de la ficha de inscripción por rotación de la población Se encuentran inconvenientes en el requerimiento de las Cartas laborales donde se demuestren los ingresos de la persona. Se recomienda averiguar y remitir a los beneficiarios a las notarías y preguntar por una Declaración extraprocesal (decir que es madre soltera que ve por sus hijos) Se considera que no se ha hecho la adecuada socialización acerca de las gestiones realizadas desde la coordinación y el grupo psicosocial.
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR
Se recomienda que cada grupo de atención conozca y pueda tener copia de las cartas de gestiones o un comunicado que informa las gestiones para las carpetas Se recomienda unificar la Interpretación de los estándares, ya que se considera que el no hacerlo se presta para malas interpretaciones por el hecho de ser personas con pensamientos totalmente diferentes. Se recomienda la unificación de criterios y de trabajo entre las dos Unidades de Atención. Presentar el documento unificado para la organización de los documentos en las carpetas. Recordar las adecuaciones en los lugares de los encuentros formativos grupales
INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTANDARES:
ESTANDAR
OBSERVACIONES
ACCION CORRECTIVA (MEJORA)
Este estándar cumple parcialmente, ya que faltan las carteleras por grupo de atención donde se identifique el progreso de los niños y las niñas y la lista de asistencia de padres o cuidadores a entrega de informes.
Hacer las carteleras correspondientes a cada grupo y el formato de asistencia de padres o cuidadores.
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Socializar información de las mesas de primera infancia con docentes y auxiliares pedagógicas.
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Todos los grupos no tienen conocimiento de la asistencia de los psicosociales a las mesas de primera infancia. Falta entregar volantes informativos y conocer a fondo las rutas y protocolos
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CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE PARCIAL MENTE
Se encuentran fichas incompletas y el desconocimiento de las docentes y auxiliares pedagógicas acerca del plan de formación de familias.
Incentivar y fortalecer el conocimiento de las rutas y protocolos. Gestionar (crear) volantes informativos y entregarlos. Hacer acta de participación en la construcción del proyecto pedagógico por medio de las planeaciones y anear las f irmas. Copias de las cartas de gestión, comunicado o actas informativas
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Cumple parcialmente por la falta de conocimiento acerca del proyecto de salud Cumple de forma parcial ya que los controles no están actualizados y el cuadro está mal diseñado
para anexar en las carpetas de las docentes donde se informe de las gestiones realizadas. Realizar cuadro de control de los documentos de los niños con observaciones Socializar el proyecto en salud con grupo psicosocial, docentes y auxiliares pedagógicas. Nueva ficha de caracterización. Mejorar formato de controles prenatales. Unificar el cuadro de control y seguimiento a la asistencia del crecimiento y desarrollo. Reestructurar el formato (Viviana Izquierdo) Actualización de los documentos. Queda como compromiso que en la carpeta solo aparecerá la última copia actualizada.
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La gestión con las entidades prestadoras del servicio sobre el tema del AIEPI comunitario se encuentran a cargo de la profesional en salud del programa. Programar reunión con la
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nutricionista para crear el oficio de coordinación con el sector salud. Directorio de instituciones que ayuda a los niños y las niñas con alteraciones en el desarrollo No se presenta claridad en el Socialización de cómo manejar el formato. formato. Capacitación adaptada al contexto donde se trabaja “limpieza y desinfección”
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Falta la presentación del diagnóstico nutricional trimestral en el Comité Técnico Operativo. Falta plan de intervención individual de los niños y las niñas con malnutrición.
Proponer reunión de la nutricionista con el equipo psicosocial para recibir información acerca de estos puntos específicos.
El estándar 20 se remite al anterior ya que la mejora se refiere también a la reunión con la nutricionista. Socializar protocolo de prevención y manejo de enfermedades.
Realizar acta de validación de la construcción participativa del proyecto pedagógico.
Socializar el POAI con grupo psicosocial, docentes y auxiliares
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pedagógicas. 28 29 30 31
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Realizar las cartas laborales de las docentes que migraron de modalidad.
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Organizar actas remisorias Se establece el compromiso de que la parte del formato de evaluemos y comprometámonos la deben diligenciar los beneficiarios.
El grupo menciona tener el COPASO, pero no muestran evidencia de ello. La gestión ante la defensa civil está en proceso, en algunos grupos de atención falta señalización y plano de evacuación.
Pedir a Diana la encargada de salud ocupacional que entregue las actas de reunión del COPASO. Recordarles a docentes y auxiliares pedagógicas acerca de la importancia de la señalización y se recomienda mantener el pito en una puntilla pegado en un lugar visible y de fácil alcance.
Falta inspección visual
Realizar una inspección visual que
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verifique la no existencia de entornos peligrosos o contaminantes (estaciones de gasolina, cementerios, rellenos sanitarios, y demás) 46 47
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Formato de seguimiento del material didáctico (Trimestral) 3 fotos de las sedes administrativas
Se realizó la evaluación de todos los documentos administrativos y la coordinación los presento de forma actualizada y organizada.
En cada uno de los estándares se especifica la acción correctiva que se tomará, se pretende mejorar todas las falencias del programa desde el compromiso y la disposición de cada uno de los integrantes de este gran grupo de trabajo. El plan de mejora que tiene como objetivo dar corrección a las falencias encontradas, se compone de las tareas resultantes de la auditoria interna, cada tarea de esta lista será responsabilizada al integrante del talento humano que le competa o a quien se sienta en la capacidad de realizarla, anexo a este informe se encontrará un acta de compromiso, en la cual se especificará la tarea, el responsable y la fecha en la que se compromete a entregar su tarea.
CONCLUSIONES:
Desde la perspectiva del grupo auditor se concluye que el ejercicio fue muy pertinente e importante ya que gracias a él se pueden identificar las debilidades y fortalezas del proceso del programa y poder tomar acciones correctivas del mismo, reconociendo las falencias desde cada una de las áreas pertenecientes al programa.
Cada auditor reconoce la importancia del ejercicio, desde la obligación propia de la lectura de los documentos previos, que permitieron un mejor conocimiento y aclaración del funcionamiento del programa.
En el grupo de estudio posterior al ejercicio se pudo reconocer la perspectiva de docentes y auxiliares pedagógicas, las cuales expresan que los auditores fueron muy respetuosos, y que la actividad permitió subsanar inquietudes que se presentaban al interior de los grupos de atención y a corregir errores.
El ejercicio como tal presentó una excelente acogida por todo el talento humano del programa, fue una actividad exitosa por permitir el cumplimiento de los objetivos propuestos y cumplir las expectativas que se tenían frente a él, propiciando la creación de un plan de mejora que permita seguir buscando la eficiencia, eficacia y efectividad del programa.
ACTA DE COMPROMISO DE PLAN DE MEJORA
TAREA
RESPONSABLE
FECHA DE ENTREGA
FIRMA