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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES
INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES REALIZADAS EN: SECTOR PRIVADO: ESTUDIO CONTABLE “OFICINA DE ORIENTACION COA” SECTOR PÚBLICO: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO - AZANGARO – PUNO, OFICINA DE ABASTECIMIENTOS
PRESENTADO POR: WILSON CLEMENTE MALDONADO PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE: BACHILLER EN CIENCIAS CONTABLES PUNO - PERÚ 2013
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES SECTOR PRIVADO: ESTUDIO CONTABLE “OFICINA DE ORIENTACION COA” SECTOR PÚBLICO: MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO
PRESENTADO POR: WILSON CLEMENTE MALDONADO PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE BACHILLER EN CIENCIAS CONTABLES
DECANO
:
…..………………………….…………….… M.Sc. Antonio Espillico Chique
DIRECTOR DE ESCUELA
:
…..………………………….…………….… Dr. Luis Mariaca Flores
COORDINADOR DE PRACTICAS
:
…..………………………….…………….… M.Sc. Percy Quispe Pineda
ASESOR
SECTOR PRIVADO
:
…..………………………….…………….… Dr. Edgardo
Pineda Quispe
ASESOR SECTOR PUBLICO
:
…..………………………….…………….… M.Sc. Sabino Luza
:
………………………………………….……....... Wilson Clemente Maldonado
Flores
EGRESADO
DEDICATORIA El presente informe dedico a Dios por Otorgarme la Vida. Con mucho amor a mi queridos padres, Pacifico y Gladys, que con su cariño y consejos me apoyaron en todo momento de mi vida. Y a mis hermanos Segundo y Marcial Clemente que fueron los pilares en mi formación académica universitaria.
AGRADECIMIENTO Un
especial
Universidad Facultad
agradecimiento Nacional
de
Ciencias
Administrativas, Ciencias
del
Escuela
Contables,
a
la
Altiplano,
Contables
y
Profesional por
los
conocimientos adquiridos durante mi vida universitaria, a los docentes por haberme inculcado
cada
conocimientos.
día
un
granito
de
3 ÍNDICE INDICE……………………………….………………………………..
Pág.3
RESUMEN…………………….……………………………………….
Pág.7
INTRODUCCION………………………………………………………
Pág.9
PRIMERA PARTE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES INTERMEDIAS CAPITULO I: MARCO TEORICO 1.1 Descripción de la Entidad…….…………………………
Pág. 13
1.1.1 Nombre de la Entidad……………………………
Pág. 13
1.1.2 Antecedentes…………………………………….
Pág. 13
Objetivo de la organización……..….……………….
Pág. 14
Política……………………………………….……………… Pág. 14 Misión……………………………………………………
Pág. 14
Visión……………….……………………………………
Pág. 14
Organización de “coa “……………………….…………….Pág. 15 1.1.3 Estructura Orgánica……………………………
Pág. 15
1.1.4Organigrama………………………………………
Pág. 19
1.2 Marco Conceptual……………………………….………..
Pág. 20
1.2.1 La Contabilidad…………………………………..
Pág. 20
1.2.2 Importancia de la Contabilidad………………..
Pág. 20
1.2.3 Libros de Contabilidad…………………………
Pág. 21
1.2.4 Legalización de Libros…………………………..
Pág. 23
1.2.5 Inventario…….…………………………………..
Pág. 28
1.2.6 Estados Financieros……………………...……
Pág. 31
1.2.7 Balance de Comprobación……………………..
Pág. 32
1.2.8
Balance General………………………………..
Pág. 33
1.2.9
Documentos de Compra y Venta…………….
Pág. 35
4 1.2.10 la Empresa………… ………………………….
Pág. 36
1.2.11 Elementos de la Empresa……………………..
Pág. 37
1.2.12 Sistema Tributario………………………………
Pág. 38
1.2.13 Impuesto a la Renta…..………………………..
Pág. 40
1.2.14 Impuesto General al as Ventas……………….
Pág. 40
1.2.15 Impuesto a la Promoción Municipal………….
Pág. 41
1.2.16
Programa de Declaración Telemática………. Pág. 41
1.2.17 Sistema Sol……………………………...………
Pág. 41
1.2.18 SUNAT………………….……………………….
Pág. 42
1.3 Definición de Términos Básicos…………………………
Pág. 42
CAPITULO II: REPORTE DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS……………………………………………………
Pág. 44
CAPITULO III: DISCUSION……………………………………
Pág. 45
CAPITULO IV: CONCLUSIONES……………………………..
Pág. 48
CAPITULO V: RECOMENDACIONES…………...………….
Pág. 50
CAPITULO VI: BIBLIOGRAFIA………………..………………
Pág. 52
INTRODUCCIÓN...............................................................................8 CAPITULO I....................................................................................54 MARCO TEORICO............................................................................54 1.DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD.....................................................54
1.1.MARCO LEGAL...............................................................................54 1.2.ANTECEDENTES HISTÓRICOS.....................................................54 1.3. UBICACIÓN.....................................................................................55 1.4.DATOS DE LA ENTIDAD.................................................................56 1.5.ORGANIZACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO......................................................................................57 1.6.ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO................................................................................59 1.7.ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDA.....................62 1.8. DESCRIPCION DEL AREA DE PRÁCTICAS................................63 2.MARCO TEORICO ESPECÍFICO:.....................................................65
5 EXONERACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.-...........................93 3.MARCO CONCEPTUAL..................................................................94 CAPITULO II.................................................................................100 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS..........................100 2.1PERIODO DE PRÁCTICAS..........................................................100 2.2HORARIO DE PRÁCTICAS..........................................................100 2.3MATERIALES QUE SE UTILIZA ..................................................101 2.4SOFTWARE Y DOCUMENTOS UTILIZADOS..................................101 2.5LABORES REALIZADAS.............................................................102 CAPITULO III................................................................................105 DISCUSIÓN..................................................................................105 CAPITULO IV................................................................................107 CONCLUSIONES...........................................................................107 CAPITULO V.................................................................................109 RECOMENDACIONES.....................................................................109 CAPITULO VI................................................................................111 BIBLIOGRAFÍA..............................................................................111
6
RESUMEN El presente informe está referido a las practicas realizadas adquiridas, durante el tiempo de mis practicas Pre- profesionales en una empresa privada, dedicada al asesoramiento contable, financiero, tributario y SIAF Gobiernos locales y Sector Publico, de las empresas privadas y públicas a nivel regional y nacional, las mismas que corresponden a la culminación del octavo semestre, realizados desde el 10 de marzo al 10 de julio del 2008 El desarrollo del presente informe refleja el proceso continuo de las operaciones y sus registros correspondientes, que se realizaron en el estudio contable. El presente informe contiene una detallada descripción de las actividades realizadas y observadas en dicho estudio contable por parte de mi persona. Durante el desarrollo de las Practicas Pre-Profesionales Intermedias, realizadas en el Estudio Contable “orientación COA ”, Me asignaron algunas tareas como: la verificación, selección y revisión de los documentos fuente, el registro de dichos documentos en los libros auxiliares de registro de compras, registro de ventas, libro caja ,planilla de pagos respectivamente, para luego realizarlas correspondientes declaraciones mensuales del Impuesto a la Renta, Impuesto General a la Venta, ESSALUD, entre otros tributos a través del Programa de Declaración Telemática – PDT. Por otro lado se me asigno la labor de revisar, actualizar los diferentes registros (Registro de Compras, Registro de ventas, Kardex, entre otras) para que los documentos fuente se encuentren
7 debidamente registrados, de manera que las empresas se encuentren expeditas para la presentación de los Estados Financieros. Luego de un mes de labor, se me asignaros, algunas otras labores mas, como la de elaborar el libro diario, a partir de los registros auxiliares, siempre asesorado por el Contador General, esto con el fin de elaborar el Balance General anual, que será utilizado en la declaración anual del Impuesto a la Renta. Todas las tareas que se me asignaron corresponden al manejo contable de varias empresas, cuya contabilidad está a cargo del Estudio Contable.
Al trabajar en el caso de esta empresa comercial ya que se dedica a la prestación de servicio de transporte a los lugares de LARAQUERI – PUNO – PUNO -PICHAQUANI cuenta con oficina principal en la ciudad de Puno, se pudo notar algunas deficiencias, tales como el atraso por parte del contribuyente en entregar los respectivos comprobantes de pago, provocando dificultades en la declaración y pago mensual del Impuesto a la Renta. Sin embargo gracias a la labor del contador la empresa nunca presento problemas con la SUNAT, es mas esta empresa está catalogado por la SUNAT como Principales Contribuyentes – PRICO, tampoco se retraso con los pagos respectivos. Seguidamente en la segunda parte del informe, se desarrolla las practicas realizadas
en
la
Municipalidad
Distrital
de
Asillo
en
la
Oficina
de
Abastecimientos, lo cual corresponde a las practicas finales en el Sector Publico; y así mismo se da a conocer las actividades realizas en la Área de Abastecimientos de dicha Entidad.
8
INTRODUCCIÓN
El profesional contable debe tener un amplio conocimiento doctrinal, sin embargo, estos conocimientos teóricos y doctrinales no tendrían el efecto esperado si no se complementan con la aplicación práctica de los mismos, para poder observar si efectivamente son consistentes con la realidad de nuestro país, por ello es muy importante la realización de Prácticas Pre-Profesionales.
El presente informe de prácticas, fue elaborado en concordancia con el programa curricular académico de la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas en concordancia con el artículo 6 y 7 del reglamento de Practicas Pre-Profesionales. La misma que corresponde al cuarto nivel de estudios, y en el cual se muestra la aplicación práctica de los conocimientos adquiridos hasta dicho nivel, permitiendo de esta manera, la aplicación de los temas de nuestra especialidad en el ámbito Privado.
9
Estas
Prácticas Pre-Profesionales tienen como objetivo brindar
orientación y capacitación técnica profesional especializada a los estudiantes o egresados de cualquier Universidad y el practicante ya que a su vez contrae obligaciones, deberes y derechos.
El presente informe de mis prácticas Intermedias realizadas en el Estudio contable “orientación COA”, corresponde al cuarto nivel de Estudios por un periodo de cuatro meses a partir del 01 de abril del 2008 al 26 de julio del 2008 y las Practicas Finales en la Municipalidad Distrital de Asillo en la Oficina de Abastecimientos, del 14 de marzo del 2011 al 06 de junio del 2011. El desarrollo del presente informe se basa a los conocimientos adquiridos durante el periodo de mis prácticas, que en su contenido abarca: Marco Teórico,
Reporte
de
las
Actividades
Realizadas,
Conclusiones,
Recomendaciones, Bibliografía y Anexos.
Finalmente expreso mi sincero agradecimiento al CPC. Rodolfo r. Ticona Torres, por haberme acogido como practicante en su Estudio Contable, agradezco también al Dr. Edgardo Pineda Quispe por una invalorable colaboración y orientación durante mis prácticas Intermedias, de igual modo al CPC. Sabino Luza Flores, por su invalorable colaboración y orientación durante mis prácticas Finales y a los demás docentes de la Facultad de Ciencias Contables y Administrativas quienes aportaron con
10 sus conocimientos y experiencia en mi formación profesional y en la elaboración del presente informe.
11
INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES INTERMEDIAS – SECTOR PRIVADO REALIZADO EN EL ESTUDIO CONTABLE “OFICINA DE ORIENTACION COA”
12
CAPITULO I 1. MARCO TEORICO 1.1 DESCRIPCION DE LA INSTITUCION 1.1.1
ANTECEDENTES
EL Estudio Contable “OFICINA DE ORIENTACION COA”. Inicia sus actividades un 12 de octubre de 1994 su actividad económica en la asesoría contable y tributaria en un inicio en el Departamento Puerto. y después de cuatro años se traslada al departamento de Puno El objeto del estudio contable, es llevar contabilidad de las diferentes Empresas Comerciales, Industriales, Servicios y otros de diferentes regímenes.
La empresa “E.T.Y SERVICIOS 18 DE DICIEMBRE ”, es una empresa privada con personalidad jurídica, la cual fue constituida de acuerdo a la ley general de sociedades Nº 26887, como una sociedad cerrada de Responsabilidad Limitada, con el objeto de dedicarse a la prestación de servicios de transporte , La empresa esta ubicada en Jr AGUSTO B. LEGUIA NRO 284 de la cuidad de PUNO En la actualidad, la empresa no cuenta con financiamiento de alguna entidad , solo trabaja con capital aportado por el socio, cuenta con trabajadores en la planilla, con contrato de trabajo debidamente firmado ; y con otros servicios de
13
trabajadores independientes, que se les realiza el pago mediante recibos por honorarios.
1.1.2
OBJETIVO DE LA ORGANIZACIÓN
OBJETIVO GENERAL Asumir una posición de liderazgo en el asesoramiento en materia contable y tributaria satisfaciendo las exigencias de calidad y rentabilidad de las empresas de la región y nacional. POLITICA
“OFICINA DE ORIENTACION COA ” desarrollo sus actividades de forma
responsable
manteniendo
un
buen
trato
con
sus
contribuyentes, público interno y su entorno organizacional. MISION Satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de la prestación de servicio en asesoria contable y tributaria en términos de calidad y precios competitivos. VISION Mantener el liderazgo de participación en los diferentes mercados o sectores donde participemos ofreciendo un servicio de calidad y sean las mas rentables en el mercado. 1.1.3 ESTRUCTURA ORGANICA
14
•
ORGANOS DE DIRECCION
o Gerencia •
ORGANO DE APOYO
o Oficina de Administración •
ORGANO DE LINEA
o Área de Contabilidad o Área de Tributación.
1.1.4
ORGANIZACIÓN DE “ OFICINA DE ORIENTACION COA ” a. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA •
Definición:
El
ORIENTACION
estudio COA”
Contable responsable
“OFICINA de:
DE
Planificar,
coordinar, proponer y ejecutar los procesos referidos a los sistemas de Contabilidad y tributación. •
Estructura:
El
Estudio
Contable
“COA
”
depende
directamente del Gerente General de administración en sus aspectos técnicos y administrativos. •
Atribuciones: o
Planificar,
coordinar
proponer
y
ejecutar
los
procesos referidos a los sistemas de contabilidad.
15
o
Conducir,
ejecutar
y
evaluar
los
sistemas
administrativos de contabilidad. •
•
Área Física: Características: o
01 oficina para la gerencia
o
01 ambiente de trabajo en equipo
o
02 ambiente para la integración contable.
Personal que actúa en la oficina: o
01 Contador
o
05 auxiliares
b. ORGANIZACION Y FUNCIONES: Gerente de la oficina. •
Naturaleza del trabajo: Trabajo de dirección que consiste en planificar, integrar, dirigir, organizar y controlar las actividades de la Dirección ejecutiva de la oficina.
•
Funciones: o
Funciones Generales: Planificar, integrar, dirigir, organizar y controlar el funcionamiento de la oficina.
o
Funciones Especificas: Planificación: Diseñar los planes, programas y proyectos de la dirección a su cargo. Planificar los procesos contables. Organización:
16
Ordena y distribuye los recursos existentes de acuerdo a los procesos de la dirección para conseguir el logro de los objetivos. Conforma el equipo de trabajo para la ejecución de las actividades de la Dirección ejecutiva. Dirección: Dirige la ejecución del plan de trabajo de la dirección del su cargo. Lidera el trabajo en equipo. Dirige
las
actividades
de
carácter
técnico
relacionadas con los procesos de contabilidad. Integración: Integra las comisiones en asuntos relacionados con la contabilidad.
Control: Supervisa las actividades de carácter técnico relacionados con los procesos de contabilidad. Supervisa y evalúa las actividades personales a su cargo.
17
c. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES: Auxiliar de Contabilidad. •
Naturaleza del trabajo: Trabajo que consiste en registrar la documentación contable, así como, elaborar los Estados Financieros de acuerdo a la normatividad vigente.
•
Funciones o
Funciones
Generales:
Funcionamiento
del
Ejecución
sistema
de
del
contabilidad
integrada. o
Funciones Especificas: Formular los balances, además de otros estados Financieros y reportes económicos - -financieros de las empresas a su cargo. El
registro
de
asientos,
la
documentación
sustentatoria de los ingresos y egresos, saldos de operaciones y bienes patrimoniales. Hacer los respectivos análisis de las cuentas específicas del balance.
18
ORGANIGRAMA
GERENTE GENERAL
ORGANO GENERAL DE ADMINISTRACION
AREA DE CONTABILIDAD
AREA DE TRIBUTACION
19
1.2 MARCO CONCEPTUAL 1.2.1 CONTABILIDAD
La contabilidad es una ciencia social, que tiene por objetivo controlar y administrar el patrimonio de los entes públicos o privativos. Asimismo nos da a conocer las variaciones que se dan en el patrimonio por efecto de la gestión administrativa cuyos resultados pueden ser ganancias o pérdidas que se reflejan en los estados financieros.1
1.2.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Su importancia tiene que ver con la vida económica de una nación y del mundo. Constituyen un instrumento y lenguaje de los negocios. Sino existiera la contabilidad el giro de un negocio sería un desorden total sin sentido común. Sino le fuera posible operar su real movimiento sobre todo en la actividad en que la organización contable constituye un instrumento y lenguaje de los negocios, cualquiera sea su naturaleza.
1
VILDOSO PICÓN. María Olga, “Contabilidad General y Sociedades”, Pág. 9.
20
Por medio de la contabilidad podemos conocer la ma4cha y curso de los negocios, la historia detallada de las operaciones realizadas, en cualquier época del año, y obtener el resultado de los beneficios habidos en la empresa.
FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD
•
Nos permite dar información de un hecho económico administrativo que realizan las empresas.
•
Tiene la finalidad de registrar todas las operaciones que realiza la empresa, para luego preparar periódicamente estados financieros.
•
Nos permite además como hacer la claridad del monto de las obligaciones y los derechos del comerciante o de la empresa.2
1.2.3 LIBROS DE CONTABILIDAD
Son registros especiales donde se detallan las operaciones mercantiles y administrativas, en forma cronológica y ordenada, con la finalidad de mostrar la situación de la empresa en periodos económicos.3 Importancia de los Libros de Contabilidad Porque nos permite registrar todos los movimientos operacionales de la empresa. 2 3
GIRALDO JARA, Demetrio, “Contabilidad Básica General” Pág. 19. FDEMOSTENES ROJAS. R. “ABC de la Contabilidad” Pág. 11.
21
1.
Porque nos permite obtener información en cualquier momento de acuerdo a la necesidad de la empresa.
2.
Porque nos muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.
3.
Porque nos permite conocer nuestras obligaciones, así como las que nos adeudan.
CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD Se dividen en dos partes: -
Libros principales y obligatorios Lo son porque la denomina la ley, son los libros más básicos que toda empresa debe tener al día.
-
Libros auxiliares y voluntarios Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad de la empresa, no necesitan ser legalizados, sin embargo, es necesario tenerlos al día. 4
Registro de Información Contable a los Libros Contables Es una disciplina que nos enseña el arte de registrar las diversas operaciones comerciales y administrativas en forma ordenada, clara, precisa y cronológica para una mejor prestación de los libros contables, es decir, día a día, mes a mes, etc. 4
DÍAZ MOSTO, Jorge “Biblioteca de Contabilidad y Administración” Pág. 15.
22
1.1.4 Legalización de los Libros Contables Los libros de contabilidad para que tengan valor legal tienen que ser legalizados, esta legalización
se efectúa en la primera página,
asimismo, cada una de sus paginas deben ser detalladas.
Libro Bancos Es un libro auxiliar voluntario que no necesita legalizarse, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la empresa. Su finalidad principal es controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronológica los depósitos en cuenta corriente, los cheques girados, las notas de cargo y notas de abono. Desde otro punto de vista es importante para controlas las transacciones que existen entre una empresa que tiene cuenta corriente con la entidad bancaria. Para los intereses de una empresa, mediante ese libro podemos definir informes inmediatos, así por ejemplo tener los saldos actualitos, que pueden ser deudores o acreedores.5
Libro Inventario y Balances
5
GIRALDO JARA, Demetrio “Plan Contable General Revisado” Pág. 8,9.
23
Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, su finalidad principal es demostrar la situación económica de la empresa, aquí se registran los activos, pasivos y patrimonio que cuenta la empresa. Se utiliza dos veces al año; uno al inicio de las operaciones comerciales y otro al finalizar el período económico.
Libro Diario Es un libro principal y obligatorio de foliación simple, en el que se registran todas las operaciones que la empresa realiza, durante un ejercicio económico. Es importante porque nos refleja todo el movimiento de operaciones que la empresa efectúa en forma cronológica y ordenada; día a día, mes a mes señala el calendario. Estos registros deben ser avalados por documentos que den fe a la operación o transacción comercial. Cada una de las operaciones se registran en otros libros y para pasar al libro diario en forma resumida, recibe el nombre de comercialización.
6
Libro Caja Es un libro principal en el cual registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado (efectivo o cheque) los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronológica, con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones, existen dos clases de libros caja: 6
DÍAZ MOSTO, Jorge. OP CIT Pág. 17
24
Caja Italiana
Es un libro en el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen
a
pequeños
negocios,
empresas
individuales
o
unipersonales en los que a sus movimientos operaciones efectúan en dos o tres cuentas, algunas ocasiones en mucha más, se le conoce también con el nombre de caja simple.
Caja Tabular o Americana En este libro se registran las operaciones clasificándolas por columnas, detallado el concepto de cada una de las operaciones.
Libro Mayor Es un libro principal y obligatorio de foliación doble, tiene como finalidad clasificar cada cuenta sus partidas deudoras y acreedores, con el objetivo de determinar el movimiento de cada una de las cuentas y sus respectivos saldos. 7
Libro Almacén o Kardex 7
IDEM Pág. 18, 19.
25
Es un libro donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén, vale decir aplicable en el control de mercadería, de materias primas, materias auxiliares de suministros, diversos, permitiendo determinar
la
fecha
de
adquisición,
código
unitario,
modelo,
características y principalmetne4 la cantidad de unidades valorizadas.
8
El kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock, mantener en inventario permanente, y porque el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias.
Registro de Compras Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación doble, su utilización es obligatoria en empresas comerciales, industriales y en algunas circunstancias en empresas de servicios. Su finalidad principal es la de controlar la adquisición de mercaderías y/o bienes; también para calcular el crédito fiscal del IGV. Todos los movimientos de las operaciones registradas en este libro, los origina un asiento por naturaleza y otro por transferencia en el libro diario. 9
Registro de Ventas Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación doble, la legalización se realiza en la primera página ya sea libro de reporte por computadora. 8
DEMOSTENES ROJAS. R. OP CIT Pág. 12 ORNA ORBEGOZO, Carlos; FERRER QUEA, Alejandro “Análisis y Aplicación del Sistema Uniforme de Contabilidad Para Empresas” Pág. 9. 9
26
Es
importante
porque
sirve
para
registrar
las
operaciones
transaccionales de venta de mercaderías, bienes o servicios de una empresa. Generalmente se utiliza en empresas comerciales e industriales y en segundo lugar en empresas de servicios. Su finalidad principal es determinar con exactitud las ventas realizadas y los impuestos retenidos, los descuentos, intereses y también las condiciones de venta a los clientes. A trasvés de este libro determinamos cuánto de ingresos ha tenido la empresa en meses comparativos y así comprobar las variaciones ocurridas.10
Registro de Letras por Cobrar Es un libro auxiliar obligatorio, de foliación doble, su finalidad principal es la de registrar y controlar las letras que son aceptadas por terceras personas por ventas o prestaciones de servicios. En este libro se podrá detallar por menores de las operaciones que realiza la empresa en forma cronológica, ordenada, de esta manera se podrá controlar junto con las facturas y demás comprobantes de pago, todas las operaciones que dieron origen a las transacciones operacionales.11
Registro de Letras por Pagar 10 11
IDEM IDEM
Pág. 10. Pág. 10, 11.
27
Es un libro auxiliar voluntario, de foliación doble, se llena de acuerdo al volumen de compras que realiza la empresa, su finalidad principal es para registrar y controlar las letras que aceptamos a nuestros proveedores,
detallando
minuciosamente
las
operaciones
que
realizamos en forma cronológica, ordenada y saber con exactitud la fecha de vencimiento de las letras por pagar.
1.2.5 INVENTARIO
Es la relación detalladas, ordenada, clara, concisa de cada uno de los activos y pasivo de la empresa. Esta relación se detalla en libro de inventarios y balances, con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee la empresa y también las deudas y compromisos que tiene.12
Partes del Inventario Activo Son el conjunto de bienes, valores y derechos con que cuenta la empresa, ya sea a corto plazo, se divide en dos partes: Activo Corriente Agrupa los bienes, valores y derechos que tiene la empresa en un período económico, se subdividen en: Activo circulante o disponible 12
GIRALDO JARA, Demetrio
OP
CIT
Pág. 10.
28
Agrupa los valores y dinero que la empresa puede utilizar en cualquier momento. Activo exigible Son los documentos que se tienen por cobrar. Activo realizable Agrupa las existencias de almacén y realizando una transacción se puede convertir en dinero.
Activo no Corriente Agrupa los bienes duraderos que tiene la empresa en un tiempo determinado, se subdivide en: Activo Fijo Son bienes con los cuales la empresa apertura sus actividades y que no son cambiables constantemente.13 Activo diferido Es todo anticipo que la empresa tiene para hacer beneficios con posteridad.
Pasivos
13
IDEM
Pág. 10,11.
29
Son todas las deudas, obligaciones y compromisos que tiene la empresa, contraídas con segundas y terceras personas, se divide en dos partes:
Pasivo corriente o a corto plazo Es cuando la deuda u obligación contraída se puede cancelar en un período económico.
Pasivo no corriente o a largo plazo Son las deudas, obligaciones y compromisos que tiene la empresa en más de un año, es decir cuando pasa la barrera de un período económico.
Resumen Es la parte en que se realiza comparaciones entre el total activo con el total pasivo, para determinar el capital de la empresa. Es una ecuación de equidad, consiste en balancear todos los activos con los pasivos, más el capital y otras cuentas del patrimonio.14
14
IDEM
Pág. 12.
30
Clases de Inventario •
Inventario Inicial Se realiza cuando la empresa apertura sus actividades comerciales.
•
Inventario final o de cierre Se realiza al terminar un ejercicio económico determinado así sus obligaciones, recursos y capital que posee la empresa.
•
Inventario especial Se realiza solo una parte del activo y pasivo de la empresa con la finalidad de conocer a fondo la situación.
•
Inventario hojas sueltas Es una forma de realizar la relación detalladas, dichas hojas tienen que ser realizadas para que puedan ser llenadas.15
1.2.6 ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son el producto terminado del proceso contable y constituyen una exposición de datos valuados y clasificados con criterios 15
IDEM
Pág. 13.
31
homogéneos para ser presentados finalmente en informes condensados, que le permitan a la administración, tener conocimiento del resultado de su gestión periódicamente a efecto de que se tomen las decisiones adecuadas y anticipar el futuro con mejor precisión y eficiencia.16
1.2.7 BALANCE DE COMPROBACION
Definición: Llamamos balance de comprobación a la operación de sumas y saldos; al estado en el que se consignan todas las cuentas que fueron registradas o abiertas en libro mayor con sus respectivos importes, tanto deudores como acreedores (Debe-Haber) y el saldo, esta operación tiene por objeto comprobar si la fase de los asientos del libro mayor a las primeras columnas de la hoja del Balance General se ha efectuado correctamente, por esta razón se llama balance de comprobación. Además sirve de base para la preparación del Balance General que se efectúa al fin de cada período (año), pero no constituye un elemento de control porque solo permite verificar si coincida el total de las partidas deudoras y acreedoras. El Balance de comprobación se prepara periódicamente según la necesidad e importancia de la contabilidad a fin de verificar su corrección. No es necesario llevar un libro especial para efectuar estos balances, porque puede hacerse en hoja suelta pero en forma ordenada tal y como se 16
GIRALDO JARA, Demetrio “Estados Financieros” Pág. 11
32
presentan los registros del libro mayor y debe conservarlo para presentarlo a la administración tributaria cuando se requerido.17
1.2.8 BALANCE GENERAL
Enana de los estados financieros que representa a una fecha determinada los bienes y derechos (activos), así como las obligaciones, compromisos, deudas(Pasivos) y patrimonio, para determinar la situación económica y financiera de una empresa. Es un documento que nos proporciona una información razonable de la naturaleza de los recursos económicos y financieros de los documentos probatorios fuentes. El Balance General es un cuadro resumido, claro y preciso que permite al usuario analizar e interpretar el nivel de capacidad de la empresa. También se dice que el Balance general es un examen de los hechos económicos y financieros, porque a través de los parámetros citados, se pueden hacer la toma de decisiones y orientaciones.
Partes del Balance General 17
SALVADOR CLAUDIO, Eugenio “Elementos de Contabilidad General Teoría y práctica 1er curso” Pág. 17
33
1.
Encabezamiento: Comprende la razón social, nombre del estado financiero, la unidad monetaria en que se esta trabajando; el periodo que comprende y los números de las notas que se adjunta.
2.
Cuerpo: Constituye el contenido del Balance general y está integrado por los rubros del activo, pasivo y patrimonio. Cabe indicar que las contingencias solo se deberán precisar y explicar en nota a los estados financieros.18
CAJA CHICA Se denomina así a un fondo designado para los gastos menudos y diarios en una empresa, tales como movilidad, útiles de escritorio, medicina, diarios, revistas, etc. se puede utilizar un libro contable o también son controlados en formatos especiales llamados Vouchers, conjuntamente con los libros sustentando su veracidad. Este libro es renovable, esto consiste en hacer liquidación todos los gastos ascendentes al monto determinado y luego reponer el monto fijo designado, este fondo estará a cargo del cajero o quien haga sus veces, quien deberá llevar y tener al día dicho libro.
En otras palabras, cuando el fondo fijo se agota se hará una liquidación adjuntando los respectivos comprobantes de gastos y se gira un cheque a la orden del cajero y de esta manera mantener la misma cantidad designada, este fondo debe ser celosamente cuidado en su utilización, debiendo ser
18
GIRALDO JARA, Demetrio
OP
CIT
Pág. 17.
34
gastado en los fines y propósitos de la empresa, debiendo ser arqueados por el contador, gerente o administrador en cualquier momento de manera sorpresiva.19
1.2.9 DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA
La Factura Es un documento de compra y venta que otorga el vendedor al comprador como constancia de una transacción comercial realizada. En dicho documento se hace constar en forma detallada los artículos vendidos, indicando condiciones, importe, otros, otros gastos, descuentos, IGV. Y otros. Se emitirán en las siguientes condiciones: a)
Cuando la operación se realice con sujetos del IGV que tengan derecho al crédito fiscal.
b)
Cuando el comprador o usuario a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.
c)
Cuando el sujeto del RUS. Lo solicite a fin de sustentar crédito deducible.
19
d)
En operaciones de exportación.
e)
Distribución
ORNA ORGEGOZO, Carlos; FERRER QUEA, Alejandro, 24.
OP
CIT
Pág.
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Usuario y SUNAT
: Para el cliente
Emisor
: Para el que realiza la Transacción
Boleta de Venta Es un documento de compra y venta que otorga el vendedor al comprador, como constancia de una transacción realizada. Se emitirán en las siguientes condiciones: a)
En operaciones realizadas con consumidores finales.
b)
En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Unico Simplificado.
No permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal ni podrán sustentar gasto o costo para efecto tributario, salvo en los casos que la ley lo permita.
Guía de Remisión (Obligaciones para el traslado de bienes). Las guías de remisión sustentan el traslado de bienes con ocasión de su transferencia, prestación de servicios que involucra o no transformación del bien, cesión en uso, consignación, remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros.
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1.2.10 LA EMPRESA Es la organización económica que, en las economías industriales, realiza la mayor parte de las actividades. Son organizaciones jerarquizadas, con relaciones jurídicas, y cuya dimensión depende de factores endogenos y exógenos. “Las empresas son entidades jurídicas, que realizan actividades económicas gracias a aportaciones de capital de personas”(20)
1.2.11 ELEMENTOS DE LA EMPRESA Son los recursos fundamentales que se necesitan para su empleo uso por la administración en la dirección, gestión y ejecución de todas las actividades que se realizan para la consecución de los objetivos (21) Los elementos son los siguientes: a.
Recursos Humanaos
b.
Recursos materiales
c.
Recursos financieros
FUNCIONES DE LA EMPRESA Las funciones que generalmente realizan las empresas son las siguientes: a. De comercialización b. financiera c. productividad d. social CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
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a. Empresas Industriales: Son las que se forman con la finalidad de transformar los recursos naturales e intermediarios en bienes finales que satisfagan las necesidades humanas. b. Empresas Comerciales: Son las que compran bienes para luego ofertarlas a otras empresas o a un consumidor intermediario o final. c. Empresas Extractivas: Son las que extraen o exploran los recursos que brinda la naturaleza. d. Empresas Financieras: Son las que facilitan las operaciones mercantiles mediante créditos o relaciones financieras. e. Empresas de Servicios Personales: Son las que prestan sus servicios a cambio de una retribución. LAS MEDIANAS Y PEQUENAS EMPRESAS Son aquellas que tienen menos de 20 trabajadores, y medianas las que tienen entre 20 y 500 empleados aunque, como es natural, esta definición es susceptible de variar en función de los distintos contextos económicos e históricos. Por ello, no existe una definición única de las empresas en función de su dimensión, sino que se utilizan diversos criterios diferenciadores del tamaño. (23) CARACTERISTICAS a. Administración independiente. b. Incidencia no significativa en el mercado, el área de operaciones es relativamente pequeño y principalmente local. c. Actividad no intensiva en capital d. Limitados recursos financieros.
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1.2.12 SISTEMA TRIBUTARIO Sistema significa elementalmente un “Conjunto de principios y reglas sobre una materia enlazados entre si”. Aplicando este concepto al derecho tributario, entonces entenderemos por sistema Tributario al conjunto de principios y/o reglas que rigen en un país, en relación con los tributos. El sistema tributario es la interacción de los dos componentes siguientes: Política tributaria: Conjunto de normas que establecen los tributos. Las bases imponibles y tasa impositivas. ADMINISTRACION TRIBUTARIA: Conjunto de sistemas requeridos para una adecuada recaudación y fiscalización de dichos tributos. SISTEMA TRIBUTARIO PERUANO “Para Pedro Flores Polo, no existe un Sistema Tributario Técnico y coherente. En el Perú existe un Régimen Tributario, donde el estado recauda tributos con el fin de disminuir la brecha fiscal, de modo que los ingresos mantengan un equilibrio con los egresos.(24) TRIBUTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA TRIBUTARIO PERUANO A. Tributos para el Gobierno Central: 1. Impuesto ala Renta 2. Impuesto General alas Ventas 3. Impuesto Selectivo al Consumo 4. Derechos arancelarios
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B. Tributos para los Gobiernos Locales: 1. Impuesto Predial 2. Impuesto de Alcabala 3. Impuesto al Patrimonio Vehicular. C. Tributos para otros Fines: 1. Contribuciones a la Seguridad Social. 2. Contribución al Servicio Nacional de Adiestramiento Técnico Industrial – SENATI 3. Contribución al Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción - SENCICO
1.2.13 IMPUESTO ALA RENTA. Grava las rentas que provengan del capital, del trabajo y de la aplicación conjunta de ambos factores, entendiéndose como tales a aquellos que provengan de una fuente durable y susceptible de generar ingresos periódicos. Las rentas de fuente peruana afectas al impuesto están divididas en cinco categorías, además existen un tratamiento especial para las rentas percibidas de fuente extranjera. Primera categoría, Son rentas reales (en efectivo o en especie) del arrendamiento o sub-arrendamiento, el valor de las mejoras, provenientes de los predios rústicos y urbanos o de bienes muebles.
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Segunda categoría, Son intereses por colocación de capitales, regalías, patentes, rentas vitalicias, derechos de llave y otros. Tercera categoría, Son las generadas de las actividades de comercio, industria, servicios o negocios. Cuarta categoría, Las obtenidas por el ejercicio individual de cualquier profesión, ciencia, arte u oficio. Quinta categoría, Son las obtenidas por el trabajo personal prestado en relación de dependencia. 1.2.14 IMPUESTO GENERAL ALAS VENTAS – IGV Son las que grava la ventas en el país de bienes muebles, la importación de bienes, la prestación o utilización de servicios en el país, los contratos de construcción y la primera venta de inmuebles que realicen los constructores de los mismos. Este grava el valor agregado en cada etapa de producción y circulación de bienes y servicios, permitiendo la deducción del impuesto pagado en la etapa anterior, que se denomina crédito fiscal, siendo la tasa del 17%. 1.2.15 IMPUESTO DE PROMOCION MUNICIPAL Este impuesto se aplica en los mismos supuestos y de la misma forma que el impuesto general a alas ventas, con una tas de 2%, por lo tanto, funciona como un aumento de dichos impuestos. 1.2.16 PROGRAMA DE DECLARACION TELEMATICA-PDT El Programa de Declaración Telemática, es un medio informático desarrollado por la superintendencia de Administración Tributaria – SUNAT, el cual brinda mayor seguridad y facilita la elaboración de las declaraciones, así como el
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registro de información requerida. Asimismo, facilita la comunicación con la administración Tributaria a través del uso de la tecnología informática”
1.2.17 EL SISTEMA SOL. Es un sistema mediante el cual el contribuyente puede presentar sus declaraciones juradas determinativas y efectuar el pago de tributos internos, Solicitar autorización de impresión de comprobantes de pago a través de imprentas conectadas a este sistema; Presentar la Declaración Anual de Operaciones con Terceros – DAO, para ser usuarios de este sistema, previamente deberá tramitar su código de usuario y clave de acceso respectivo.
1.2.18 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADMINSITRACION TRIBUTARIA – SUNAT Creada por Ley Nº 24829 (08/06/88) y conforme a su Ley General aprobada por Decreto Legislativo nº 501 ( 01/12/88) es una Institución Publica Descentralizada del Sector de Economía y Finazas, con personería jurídica de Derecho Publico, con patrimonio propio y autonomía funcional, económica, técnica, financiera y administrativas, tiene por finalidad administrar y aplicar los procesos de recaudación y fiscalización de los tributos internos, con excepción de las municipalidades y de aquellos otros que la Ley señale, así como promover y participar en la reglamentación de las normas tributarias.
1.3 DEFINICION DE TERMINOS
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1.3.1 CONTABILIDAD: Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son de carácter financiero. 1.3.2 ADMINISTRACION TRIBUATRIA: En nuestro país la SUNAT, es la encargada de administrar los tributos del gobierno central. 1.3.3 DEUDOR TRIBUTARIO: Es la persona obligada al cumplimiento de la presentación tributaria como contribuyente o responsable. 1.3.4 CONTRIBUCION: Acción tributaria exigida por el estado para contribuir el pago de ciertos gastos públicos. 1.3.5 CONTRIBUYENTE: Es aquella que realiza, o respecto del cual se deduce el hecho generador de la obligación tributaria. 1.3.6 DAOT: Declaración Anual de Operaciones con Tercero. Es un sistema mediante el cual las empresas comunican ala SUNAT el total de sus ventas y compras anuales, con los respectivos nombres de proveedores y clientes, para cruzar información. 1.3.7 IMPUESTO: Carga o extracción de carácter fiscal que el estado impone a los contribuyentes para obtener ingresos con que financian los denominados servicios públicos. 1.3.8 CUENTA: Es la representación de distintos valores que intervienen en la formación de una empresa los cuales están reconocidos bajo un nombre y un código, estas representan un conjunto de valores, bienes o servicios de un mismo orden.
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1.3.9 TRIBUTACION: Acción mediante el cual se cumplen con las obligaciones impositivas derivadas del sistema tributario. 1.3.10 ANALISIS: Es la separación en elementos o partes que integran un todo a fin de evaluarlas. Es la técnica que fundamenta en métodos, procedimientos y normas indicadas por la ciencia.
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CAPITULO II REPORTE DELAS ACTIVIDADES Contabilidad. Reguistro de documentos contables de la “ E.T. 18 DE DICIEMBRE SCRL ”. “SERVICAT EIRL”, “bus SRL.”, entre otras empresas del Estudio Contable OFICINA DE ORIENTACION COA “ Registro de los libros Contables Auxiliares tales como Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro caja, Arqueo de caja; tanto manual como sistemático. Levar y actualizar CAJA TABULAR de la Empresa “E.T. 18 DE DICIEMBRE SCRL”. Conciliación del Libro Auxiliar de Registro de Compras con el Kardex de la Empresa “E.T. 18 DE DICIEMBRE SCRL”.
Elaboración de las Boletas de pago y su respectivo registro en el libro de planilla de pagos de las empresas “E.T. 18 DE DICIEMBRE SCRL”. “Yersu S.A.”, “entre otras empresas del Estudio Contable “COA “ .
Apoyo para la Declaración del PDT de las Empresa “E.T.18 de diciembre SCRL”. entre otras empresas del Estudio Contable”COA “, correspondiente al periodo tributario de Noviembre 2007.
Análisis de la Cuenta 707 y 659 de la Empresa “E.T.18 de diciembre SCRL” de los periodos de enero al Noviembre del 2007
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CAPITULO III DISCUSIÓN
La empresa “E.T. 18 de diciembre SCRL.”, es una empresa privada con personalidad jurídica, la cual fue constituida de acuerdo a la ley general de sociedades Nº 26887, como una sociedad cerrada de Responsabilidad Limitada, con el objeto de dedicarse a la prestación de servicios de transporte, La empresa está ubicada en Jr. AGUSTO B. LEGUIA NRO 284 de la cuidad de puno. Fue elegido como referencia ya que es una empresa transportes
y por ello es tomada como referencia en la
presentación del presente informe, y que junto con otros contribuyentes es una de la empresas mas importantes de la Región ya que tiene buena rentabilidad, y por ende es una de las empresas con mayor aporte al fisco, además esta comprendido en el Régimen General, donde forma parte de los Principales Contribuyentes –PRICO, por ello lleva una contabilidad completa.
Primera mente, puedo decir que la empresa no cuenta con un departamento especializado en contabilidad, las únicas personas que llevan el control en la Principal y las sucursales son el personal que labora y el propietario, tanto para los registros de comprobantes de pago. Es así que cada fin de mes el gerente y el propietario llevan los documentos necesarios al estudio contable, para que sean registrados en los respectivos libros contables, posteriormente en el estudio contable se
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encargan
de
liquidar
los
respectivos
impuestos,
e
informar
al
contribuyente el monto que debe pagar, o el crédito a favor con que cuenta.
El proceso, llevado a cabo en el estudio contable, esta regido por los principios de contabilidad generalmente aceptados así como las respectivas normas y leyes tributarias.
Luego de registrar los documentos, se determinan los impuestos, para hacer las correspondientes pagos en el banco, sin embargo el gerente no conoce de los beneficios del crédito fiscal, solo se limita a pagar el monto indicado por el contador.
Sabemos que los comprobante de pago son fuente indispensable dentro del proceso contable, la ley marco de comprobantes de pago nos señala los requisitos mínimos de estos, la oportunidad de entregarlos; si embargo existen algunas dificultades y deficiencias al momento de realizar la contabilidad ya que el personal que emite los comprobantes de pago no esta lo suficiente mente capacitado en estos aspectos. Así se ha notado que no entrega boletas ni facturas a clientes que
realizan compras
menores, así mismo no verifica que los comprobantes de compras cuenten con los requisitos exigidos por la ley, desconociendo que cuando un comprobante no cuente con los requisitos mínimos, el contribuyente no podrá beneficiarse con los respectivos crédito fiscal.
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Así mismo no se lleva un control adecuado de los documentos, dentro de la empresa, ya que muchos comprobantes de compras, son extraviados, muchas veces llegan o son encontrados después de 4 meses pasados, esto trae como consecuencia la no utilización del crédito fiscal.
En los demás, aspectos tributarios, la empresa cumple con todas las formalidades que se requieren para su buen funcionamiento, tales como, pago de alquileres, pago de tributos de manera puntual, por ello es necesario una comunicación constante entre el estudio contable y el gerente , para que la gestión sea mas eficiente, y con ello para poder evitar las respectivas multas que se puedan acarrear.
Durante el transcurso de mis practicas Pre-Profesionales, Pude aplicar en forma real los conocimientos adquiridos en las aulas un universitarias, además de poner en practica las normas tributarias y demás leyes que rigen la contabilidad en nuestro país.
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CAPITULO IV
CONCLUSIONES
1. La empresa, objeto de estudio, por encontrarse en el Régimen General del Impuesto a la Renta y ser considerados como uno de los Principales Contribuyente PRICO, está obligado a llevar contabilidad completa; y este proceso contable es realizado por el Estudio Contable “ COA “ , una oficina muy independiente a la empresa. 2. La empresa no cuenta con un Plan de Negocio, Plan estratégico y operativo, de manera que no tiene ningún objetivo aparte del lucro. 3. La empresa no cuenta con un departamento especializado en contabilidad, donde se archivan los diferentes documentos contables, todo esta labor es encargado al Estudio Contable “COA ”. 4. El gerente de la empresa, encarga la teneduría de libros, formulación de los estados financieros, así como la determinación de sus impuestos, sin contar con el conocimiento de las normas tributarias y contables, desconociendo algunos beneficios. 5. El proceso de consolidación y determinación de los impuestos tributarios, se realizan de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas tributarias y contables vigentes.
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6. El personal de la empresa, gira los correspondientes comprobantes de pago, al realizar las ventas, y no cuenta con un adecuado conocimiento, sobre los comprobantes de pago, cometiendo errores garrafales en la compro y/o ventas de sus productos. Esto ocasiona la perdida de algunos beneficios.
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CAPITULO V RECOMENDACIONES 1. Se recomienda a la empresa establecer, un plan estratégico y operativo, con el fin de establecer metas a corto y largo plazo con tendencias al crecimiento. 2. En relación a la empresa en una opinión muy personal, se recomienda al contribuyente alcanzar al con mas oportunidad los documentos fuente (facturas, boletas de venta, entre otros), puesto que se puede observarse que muchos contribuyentes acuden al estudio contable, el ultimo día de vencimiento de sus obligaciones tributarias, esto dificulta la labor realizada por el contador y los auxiliares, y en entes casos presentar las declaraciones y pagos fuera de los plazos establecidos. 3. se recomienda a la empresa priorizar y tener un plan de inversión ya que al verificar sus estados financieros la empresa tiene una buen a rentabilidad financiera y debe de pensar en invertir en otras actividades. 4. S e recomienda al contribuyente, adjuntar facturas con gastos propios con giro al negocio, ya que si no son considerados, provocan reparaos futuros, por parte de la SUNAT, que muchas veces ira acompañada con auditorias y multas reparables.
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5. El gerente debe de tener algunos conocimientos necesarios para saber cuáles son sus obligaciones y beneficios te tuviese, para lo cual se sugiere al contador, explicar y orientar al contribuyente sobre los procedimientos contables y tributarios que hace la empresa. 5. Se debería habilitar un área para el manejo de los documentos fuente de la empresa llevándose un orden cronológico, lo que facilitaría la labor del contador. 6. La empresa mantiene una cierta información, en cuanto a su organización, por lo que se recomendaría a la empresa, implantar una adecuada organización, separando las diferentes funciones existentes, esto lo puede lograr a través de un Manual de Organizaciones y Funciones, donde se definan las diferentes responsabilidades que tiene cada uno de los trabajadores de la empresa.
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CAPITULO VI BIBLIOGRAFIA
GIRALDO JARA, DEMETRIO: Contabilidad Básica General, editorial FECAT, Lima 1999
DEMOSTENES ROJAS, R.: ABC de la Contabilidad 1er y 2do Curso, Lima 1997.
VILDOSO PICON, MARIA OLGA: Contabilidad General y Sociedades, PECAD, Lima 1999.
ORMA ORBEGOZO, CARLOS; FERRER QUEA, ALEJANDRO: Análisis y Aplicación del Sistema Uniforme de Contabilidad Para Empresas.
SALVADOR CLAUDIO, EUGENIO: Elementos de Contabilidad General Teoría y Practica 1er Curso, Décima Novena Edición, Editorial EDIMSSA, Lima-Perú 2000.
DIAS MOSTO, JORGE: Contabilidad y Administración, editorial de LIBROS TECNICOS, volumen 1, Lima 1998.
GIRALDO JARA, DEMETRIO: Plan Contable General Revisado Cuarta Edición, Editorial FECAT, Lima 1999
GIRALDO
JARA,
DEMETRIO:
Estados
Financieros,
Edición, Editorial SAN MARCOS, Lima-Perú 1999.
http://www.google.com.pe
3ra
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II PARTE INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES SECTOR PÚBLICO
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CAPITULO I MARCO TEORICO 1.
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO – AZANGARO – PUNO EN LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO 1.1.
MARCO LEGAL
El presente documento se sustenta en los dispositivos legales y normativas siguientes: • 1.2.
La
Ley Organica de Municipalidades nº. 27972
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Municipalidad
Distrital
de
Asillo
Departamento de Puno fue creado
Provincia
de
Azangaro
del
mediante Ley nº 27972 – Ley
Orgánica de Municipalidades, toda vez que dicha Ley define la organización democrática, descentralizada y desconcentrada de la Municipalidad conforme a la Constitución Política del Perú y a la Ley de Bases de la Descentralización. Las municipalidades son los órganos de gobierno local, que emanan de la voluntad popular, son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia
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El municipio al igual que los estados, están constituidos por tres elementos: población territorio y gobierno. “La población está ligada por lazos de vecindad, el territorio es el lugar ocupado por los vecinos y dentro de cuya área ejerce sus poderes los órganos municipales y el gobierno es el conjunto de tales órganos que realizan tareas que son propias en orden a los fines del Municipio”
Su finalidad esencial es fomentar
el desarrollo local, armónico y
sostenible, promoviendo la inversión pública y privada, el empleo y garantizar el ejercicio pleno de los derechos y la igualdad de oportunidades de sus habitantes, de acuerdo con los planes y programas locales de desarrollo. 1.3.
UBICACIÓN
El Distrito de Asillo es uno de los 15 distritos de la Provincia de Azángaro del Departamento de Puno, perteneciente a la Región Puno, Perú. Asillo tiene una superficie total de 392,38 km². Este distrito se encuentra situado al este de la Provincia de Azángaro, en la zona norte del departamento de Puno y en la parte sur del territorio peruano. Su capital Asillo se halla a una altura de 3.913 m.s.n.m. Norte: distrito de Noroeste: distrito de Antauta y distrito de Ñuñoa San Antón
Noreste: distrito de San José
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Oeste: distrito de Orurillo Suroeste distrito de Ayaviri
Este: distrito de San José Sur: distrito de Tirapata
Sureste: distrito de Azángaro
Grafico Nº 01: Distrito de Asillo 1.4.
DATOS DE LA ENTIDAD
A.- RAZÓN SOCIAL Municipalidad Distrital de Asillo B.- AUTORIDADES ALCALDE MUNICIPAL: Víctor Cutisaca Sucari REGIDORES: •
Pedro Apolinario Ccallohuanca Ccallohuanca
•
Ivar Cari Quispe
•
Benedicta Huaman Calcina
•
Rene Sucari Atamari
•
Anibal Hualla Castillo GERENCIA MUNICIPAL: Abog. Luis Antonio Condori
Romero C.- REGUISTRO UNICO DEL CONTRIBUYENTE •
RUC: 20200712146
D.- DIRECCIÓN •
DIRECCION FISCAL: Plaza de Armas Nº S/N Cercado
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1.5.
ORGANIZACIÓN DE ASILLO
LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
A) NATURALEZA La
Municipalidad
Distrital
de
Asillo
es
un
organismo
descentralizado de derecho público, con personería jurídica y autonomía política, administrativa y económica que tiene por finalidad promover y fomentar el desarrollo social, económico y ambiental de su jurisdicción a través
planes, programas y
proyectos promoviendo la inversión pública y privada orientado a generar condiciones para el desarrollo y bienestar, revalorando los Patrones culturales, garantizando los derechos humanos y la igualdad de oportunidades.
B) FINES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO •
Conservar, acrecentar y transmitir la cultura universal con sentido crítico y creativo afirmando preferentemente los valores universales.
•
Realizar investigación en humanidades, ciencia y tecnología y fomentar la creación intelectual y artística.
•
Formar humanistas, científicos y profesionales de alta calidad académica de acuerdo con las necesidades de la región y el país; desarrollar en sus miembros los valores éticos y cívicos, las
actitudes
de
responsabilidad
y
solidaridad
y
el
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conocimiento de la realidad nacional, así como la necesidad de la investigación nacional, latinoamericana y universal.
C) VISIÓN El Distrito de Asillo como gobierno local es una institución que promueve el desarrollo de las actividades sociales, culturales y productivas con el fin de mejorar las condiciones de vida de la integridad de la población, la misma que es coordinada con la población y las autoridades del distrito.
D)
MISIÓN
Distrito de Asillo es un gobierno local, que concerta con las autoridades y población en su conjunto, sus organizaciones e instituciones de base a través de las mesas de concertación y la aprobación de los presupuestos participativos, a fin de promover desarrollo en las distintas actividades, tales como el aspecto de salud, educación, y sobre todo en la producción agropecuaria que es actividad de mayor posibilidad de desarrollo.
E) OBJETIVOS ESTRATEGICOS PRIORIZADOS Los Objetivos Estratégicos de la Municipalidad Distrital de Asillo son:
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Servicios de calidad en educación y salud integral con interculturalidad, así como adecuados servicios básicos, asegurando el bienestar de la población.
Actividades económicas productivas competitivas y sostenibles con
valor agregado
para
la
seguridad
alimentaría. Actividad
turística
competitiva
y
sostenible
adecuadamente articulados a los ejes de desarrollo, corredores y circuitos.
Manejo sostenible y sustentable del ambiente, recursos naturales y la gestión de riesgos.
Gestión pública participativa, eficiente, eficaz y transparente con valores que promueve el desarrollo regional sostenible.
1.6.
ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ASILLO
De acuerdo a la Ley Orgánica de Municipalidades y su estructura funcional tiene el siguiente diseño:
Alta Dirección
Órganos de Asesoramiento
Órganos Consultivo
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Órganos de Apoyo
Órganos de Línea
ALTA DIRECCION: Comprende como una instancia de Gobierno de la Institución del Consejo Municipal, constituido por el Alcalde y Regidores. ORGANOS DE ASESORAMIENTO: En la proyección futura sé debe prever tener unidades orgánicas de Planificación, Presupuesto asimismo Asesoría Administrativa y Legal, en la actualidad cuenta con asesoría Externa Contable y Legal por situaciones de financiamiento. ORGANOS CONSULTIVOS: Comisión
de
Regidores,
cada
uno
cumple
funciones
de
fiscalizadores de acuerdo a normas legales vigentes. Comisión Vecinal, constituida por los representantes, Barriales, Comunales y Organizaciones Multisectorial, Comités de Vaso de Leche. Concejo de Coordinación Local - CCL, Consejo de Vigilancia de los Intereses de la Localidad.
ORGANOS DE APOYO:
61
La Institución edil cuenta orgánicamente en la parte Administrativa, con las áreas de Tesorería, Abastecimientos, las mismas que desarrollan sus actividades en forma manual a la fecha por tanto, en el futuro se debe prever con la implementación de un sistema de control
mecanizado
en
el
campo
financiero,
contable
y
administrativo de acuerdo al avance de la tecnología moderna y el mundo de la globalización que se vive en la actualidad. ORGANOS DE LINEA: En este nivel existe por las funciones y atribuciones que confieren la Ley y las necesidades que atender al público usuario, existen áreas de, Secretaria, Registro Civil, Limpieza Pública, Obras Públicas y Programa Vaso de Leche.
62
1.7.
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA MUNICIPALIDA CONSEJO MUNICIPAL
COMISION DE REGIDORES MESA DE CONSERTACION
ALCALDIA
JUNTA VECINAL Y
COMUNIDADES COMITÉ DE DEFENSA CIVIL COMITE MULTISECTORIAL POR LA DEFENSA DEL NI;O Y EL ADOSCENTE (COMUDENA)
SECRETARIA GENERAL
GERENCIA MUNICIPAL
RELACIONES PUBLICAS
CIRCULO MUNICIPAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
GERENCIA DE ASESORIA
GERENCIA DE ADMINISTRACION
GERENCIA TRIBUTARIA
UNIDAD DE CONTABILIDAD
UNIDAD DE RENTAS
GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE PROYECTOS
UNIDAD DE PERSONAL
GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL
GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES
UNIDAD DE REGISTRO CIVIL
UNIDAD DE P.V.L.
UNIDAD DE PRONAA
UNIDAD DE DEMUNA
GERENCIA DE SERVICIOS AGROPECUARIOS
GERENCIA DE PROMOCION TURISTICA
63
1.8. DESCRIPCION DEL AREA DE PRÁCTICAS
El área en el cual se desarrollan la Practica Pre profesional, fue en la unidad de Abastecimiento de la Municipalidad Distrital de Asillo. A) OFICINA DE ABASTECIMIENTOS : El Sistema de Abastecimientos es el conjunto interrelacionado de políticas,
objetivos,
normas,
atribuciones,
procedimientos
y
procesos técnicos orientados al flujo racional, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como de acciones especializadas, trabajo o resultados para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.
Sirve para controlar el movimiento de bienes y servicios dentro de la entidad pública a través de los Subsistemas de Abastecimiento. El área encargada del abastecimiento en La Municipalidad Distrital de ASILLO generalmente tiene jerarquía de una subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de Abastecimiento.
B) FUNCIONES DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTOS Las
principales
funciones
generales
de
las
oficinas
abastecimiento de la Municipalidades Distrital de Asillo son:
de
64 Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas de la Municipalidad, normas presupuestarias y técnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la Municipalidad. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administración y Finanzas. Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en los procesos de selección. Participar en la conformación de los Comités Especiales para las licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuantía. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios. Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las órdenes de
compra
y
de
servicios,
a
la
Gerencia
de
Administración y Finanzas. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los bienes muebles. Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
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2. MARCO TEORICO ESPECÍFICO: 2.1 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: “La administración pública es un término empleado para asignar al conjunto de órganos dependientes del poder ejecutivo que se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades pendientes a la satisfacción de las necesidades de los gobernados, estos órganos de la administración publica existen y funcionan al amparo de normas legales en las cuales estas apoyan tanto su estructura como su competencia y funcionamiento” (CHAPI CHOQUE, Pedro Pablo)
“La
administración
como
campo
del
conocimiento,
estudia
sistemáticamente una de las teorías que racionalizan, administren, protejan y distribuya adecuadamente el bien y los asuntos públicos”.
“Se entiende como público, todo bien o servicio de amplia cobertura, de Interés general (y necesario para el desarrollo integral de la sociedad en su conjunto). De este modo bajo este criterio se trata de superar el paradigma antiguo en donde la administración Pública era la forma de la ciencia Política más la administración General”. Organización a través de la cual se ejerce la acción del gobierno de acuerdo con la Ley, el presupuesto, las normas y reglamentos orientados al establecimientos de metas y objetivos
66 a la ejecución de actividades de control y evaluación de la gestión del estado” (ANACLETO GUERRERO, Víctor R.) 2.2. SECTOR PÚBLICO Es una agrupación de un conjunto de actividades económicas y sociales, cuyo objetivo es la unificación de política, es decir el conjunto de organismos que realizan las actividades empresariales del estado.
“Es el conjunto de entidades gubernamentales a través de las cuales se ejerce la función del gobierno, se realizan las actividades productivas y la prestación de servicios que el gobierno deja a su cargo”.
2.3 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS “Los sistemas administrativos sirven para formular las normas generales de aplicación
descentralizada,
coordinado
y
relacionado
estructuras
administrativas, las cuales permitan el mejor uso posible los recursos humanos, recursos económicos, financieros y materiales logrando así una mejor participación del personal” “Los sistemas administrativos son de equilibrio y apoyo. Los de equilibrio son: planificación social, Estadística nacional y los sistemas de apoyo son: presupuesto,
tesorería,
contabilidad,
personal,
nacionalización y control” (QUISPE GOMEZ, Jesús)
abastecimientos
67
ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
La administración tiene como ambiente de aplicación del sector publico nacional con su principal protagonista al POTENCIAL HUMANO encargado de poner en movimiento de toda la maquinaria administrativa del estado. La administración pública, está estrechamente vinculada a las acciones que señala la constitución del estado peruano, no desenvuelve estrictamente sus funciones en el área del poder ejecutivo, aunque desde luego, es el poder administrador por excelencia. Sin embargo, en la práctica se encuentran actividades administrativas en los otros poderes, así como en los Gobiernos Locales, Gobiernos Regionales y los Organismos Autónomos y Descentralizados. En conclusión, la administración pública ejerce sus actividades en el ámbito de los siguientes órganos del estado:
Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial Órganos Autónomos Sectores Públicos - Instituciones - Empresas Estatales Gobiernos Regionales Gobiernos Locales.
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2.4 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO: 2.4.1 CONCEPTO:
Es el conjunto de operaciones que se aseguran la racionalidad eficiencia de los procesos técnicos relacionados con el suministro de bienes y servicios en una repartición estatal. (CHAPI CHOQUE, Pedro Pablo)
2.4.2 NATURALEZA: Abarca el suministro de los campos siguientes, bienes, servicios.
2.4.3 PROCEDIMIENTOS: Normas generales del sistema de abastecimiento.
2.4.4 FINALIDAD: Asignar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficiencia de los procesos técnicos.
2.4.5 BASE LEGAL: Decreto Ley Nº 22056, que instituye el sistema de abastecimiento.
69 El responsable de esa función como de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios a las cuales se denomina usuarios. La información de abastecimiento se procesa básicamente mediante los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, mantenimiento, seguridad y distribución. Es objetivo de actualización o empleo, la información contenida en los instrumentos,
también
llamados
documentos
de
gestión
administrativas, para el Abastecimiento, entre otros lo siguientes:
Cuadro de necesidades de bienes y servicios. Presupuesto valorado de bienes o de servicios. Plan de obtención Cuadro de adquisiciones Cuadro de su ministros. Formulación de estadística de Abastecimiento. Ficha de descripción del bien. Catalogo de bienes o de servicios. Listado de proveedores Idóneos entre otros. El órgano de Abastecimiento adecuada, en cuanto sean necesarios los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por el órgano rector, o simplemente las formulara cuando no existan.
70 La dirección o quien haga sus veces, coordinara para que en los campos de su respectiva competencia provean permanentemente de información actualizada al órgano de abastecimiento, principalmente lo siguiente:
Planificación,
especialmente
sobre
orientaciones
de
política,
prioridades establecidas en los objetivos, metas y/o proyectos, etc. Presupuesto especialmente con relación a montos asignados, montos por partidas criticas, limitaciones y transferencias, etc. Racionalización, especialmente respecta a la estructura organizativa, planes de acción, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc.
2.5 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO 2.5.1 PROGRAMACION: OBJETIVO Esta etapa comprende fundamentalmente la formulación de los requerimientos de cada una de las dependencias de bienes y servicios que se van a utilizar en un periodo presupuestal de terminado. Para el cumplimiento de esta etapa se utilizan los siguientes procesos y formularios.
CUADRO DE NESECIDADES
71 Tiene como finalidad dar a conocer en forma ordenada las necesidades de diferentes artículos de las entidades distintas dependencias integrantes de cada entidad del sector público. (QUISPE GOMEZ, Jesús)
PRESUPUESTO DE ABASTECIMIENTO El objetivo principal de esta etapa es el consolidar los diferentes cuadros de necesidades de las diversas dependencias para reflejar los requerimientos de todos los programas a atender.
PRESUPUESTO DE COMPRAS Sirve para establecer la cantidad de artículos que se debe adquirir u obtener en cada dependencia solicitante en concordancia al presupuesto de cada rubro.
CUOTA DE ABASTECIMIENTO Con el objeto de facilitar el control del importe asignado de cada dependencia solicitante y su distribución parcial de acuerdo al calendario de entrega.
FINALIDAD
La programación de Abastecimiento es un proceso mediante el cual se provee en forma sistemática.
72 La satisfacción de las necesidades de bienes y servicios para el cumplimiento de las metas asignadas a las diversas dependencias. Permitir un flujo constante de aprovechamiento de bienes y dotación de servicios no personales que aseguren la continuidad de la acción pública. Operativizar las disposiciones en materia de austeridad y racionalidad para la obtención y uso de bienes y servicios no personales. Contar con información necesaria para el desarrollo de los procesos técnicos de Abastecimiento.
ALCANCE La directiva será aplicada a todas las entidades de la Administración Pública excepto empresas públicas. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Programación
de
abastecimiento
es
un
elemento
complementario del planeamiento integral de acciones que debe ejecutar cada entidad. La programación de abastecimiento abarca las necesidades de: Bienes y/o Servicios. En
la
programación
de
Abastecimiento
comparte
la
responsabilidad: Las unidades orgánicas responsables del cumplimiento de metas mediante el empleo de bienes y servicios.
73 Las unidades orgánicas encargadas de las funciones de plantación
y
presupuesto,
quienes
proporcionaran
oportunamente la información necesaria a las dependencias responsables del cumplimiento de metas para que determinen su cuantificación y financiamiento. La programación de Abastecimiento tiene las siguientes características: uniformidad, racionalidad, flexibilidad, equilibrio y periodicidad.
2.5.2 PROCESOS: OBJETIVO Selección de personas naturales o jurídicas con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o la ejecución de una obra, ejecución de actividades de apoyo
profesional
especializado
a
los
comités
especiales
y
permanentes en la conducción y ejecución de los procesos de selección en las adquisiciones de bienes, servicios y obras.
PROCESOS DE SELECCION Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administración o hachos administrativos, que tiene por objeto selección de personas naturales o jurídicas con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o la ejecución de una obra.
74
2.5.3
ADQUISICIONES
OBJETIVO Esta etapa tiene el objetivo de cumplir los procedimientos para la adquisición de artículos que la entidad necesita, en el momento oportuno y al precio de mercado más conveniente con arreglo a los dispositivos legales vigentes. La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, y para su cumplimiento se utilizan los siguientes formularios. REGISTRO DE PROVEEDORES Sirve para informar con respecto a los proveedores que suministra artículos a la entidad. SOLICITUD DE COTIZACIONES Se utiliza para la cotización de los artículos que se van a adquirir con el objeto de comparar precios, calidad y entrega mas conveniente. Esta comparación la efectué el comité de adquisiciones.
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES Tiene por finalidad consolidar las solicitudes de cotizaciones, para comparar precios, totalidad, fecha de entrega y otras características para otorgar la Buena pro otorgada.
NOTA DE ENTREGA A ALMACEN
75 Documento que sirve establecer y comprobar el ingreso de los artículos al almacén por cualquier concepto distinto de adquisición a proveedores nacionales o extranjeros.
FINALIDAD Evitar la multiplicidad de las fuerzas par un mismo propósito garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad, facilitar el control.
ACCIONES A DESARROLLAR
La dependencia que se conforme temporalmente sustituirá, y realizara adquisiciones, se responsabilizara de la actividad e información de abastecimiento en la forma y periódicos que este señala. La adquisición se origina en necesidades proporcionadas con anticipación. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se influyen y aprueban por el director superior. Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios deben centralizarse en la dependencia especializada de abastecimiento a nivel central.
76
BASE LEGAL Ley Nº 14816 y Ley Complementaria Nº 16360 Ley Orgánica del Presupuesto Nacional. Decreto Ley Nº 22056 que instituye el sistema de abastecimiento. Decreto Ley Nº 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimientos. Directiva Nº 003-79-INAP/DNA, Normas para la programación de abastecimiento, aprobado mediante Resolución Jefatura Nº 183INAP/DNA
ALCANCE La
directiva
será
aplicada
en
todas
las
entidades
de
la
Administración Pública, excepto empresas Públicas.
MECANISMO DE CONTROL El órgano de abastecimiento a nivel central y desconcentrado informará a la dirección de información del movimiento de entrada y salida de los artículos debidamente valorados en almacén. CONTROL VISIBLE DE ALMACEN BINKARD Tiene por objeto facilitar la localización y control de las unidades físicas, el movimiento (entradas y salidas) y el saldo de cada artículo almacenado.
2.5.4 ALMACENAMIENTO
77 OBJETIVO Es un proceso técnico de
abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o definitivo) a quienes se necesitan. Consta de las tareas siguientes: recepción, verificación y control de la cantidad de internamiento, registro, control y custodia.
FINALIDAD Establecer un tipo de canal para el ingreso físico de bienes adquiridos por la entidad. Extender los principios generales de almacenamiento a todos los órganos que realizan custodia temporal de bienes. Realizar mejor control de los bienes durante los periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de directa.
ACCINES A DESARROLLAR El órgano de abastecimiento a nivel central y desconcentrado contara con áreas físicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios, acceso, equipamiento y personal del almacén será planificada, atendida a las necesidades y posibilidades de la entidad.
78 Solo en el almacén del órgano de abastecimiento a nivel central o desconcentrado se realizara el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados. Aquellos bienes que no pueden ingresar físicamente por el almacén, la operación resulta antieconómica o urge utilizarlos de inmediato, se asignaran directamente a los encargados de su utilización quienes se responsabilizaran del ingreso físico. El encargado
del
almacén
analiza
los
documentos
previa
constatación. Los bienes ingresan con la guía respectiva, comprobándose los datos que contengan cantidad, numero de serie, estado, funcionamiento, etc. Los bienes que en aplicación de normas del sistema de contabilidad se consideran en activo fijo, luego del ingreso serán codificados por el almacén de abastecimiento para identificarlos individualmente.
BASE LEGAL Decreto Ley Nº 22086, que instituye el sistema de abastecimiento. Decreto Ley Nº 22867, Ley de desconcentración de acciones del sistema de abastecimiento.
MECANISMOS DE CONTROL
79 El órgano de contabilidad no registrara bienes registrados sin intervención del almacén del órgano de abastecimiento. El órgano de abastecimiento llevara un registro de todas las áreas de custodia temporal de bienes (abastecimiento). Verificar el cumplimiento de la programación de abastecimiento para permitir un flujo regular del ingreso físico de bienes.
2.5.5 DISTRIBUCION OBJETIVO La etapa de distribución tiene por objeto hacer realidad la entrega de los artículos almacenados a cada uno de las dependencias solicitantes de acuerdo a la programación establecida.
PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA) Documento de distribución que sirve para facilitar el pedido y el despacho de los artículos de cada dependencia así como la información contable de las salidas de los artículos de almacén.
INVENTARIO FISICO Tiene por finalidad constatar la veracidad de la existencia mediante el conteo, medición o peso de los artículos.
FINALIDAD
80 Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen la entidad. Proporcionar el empleo de criterio funcionalmente elaborados.
ACCIONES A DESAROLLAR EL órgano de abastecimiento implantara el tratamiento estadístico de información que genera o utilizara a efectos de tener juicio necesario para orientar la austeridad. Para orientar la austeridad el órgano de abastecimiento producirá y proporcionara instrumento e instrucciones. Para establecer mejor las pautas institucionales de austeridad del órgano de abastecimiento coordinara básicamente con los de planeación, presupuesto, racionalización y estadística. La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir eficiente y eficazmente los criterios de la entidad.
CONTABILIDAD DE ALMACENAMIENTO Se denomina a si, al conjunto de operación sustentada en los procedimientos del sistema de abastecimiento con fines específicos con fines de proveer de la información necesaria en el proceso de la administración y tratamiento de bienes y servicios del sector público mediante un proceso sistematizado, continuo y racional, en otras palabras. “viene hacer el historial económico de bienes y servicios en los canales de la institución”.
81 2.6 GESTION
DEL
PROCESO
DE
CONTRATACIONES
Y
ADQUISICIONES: 2.6.1PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES La gestión del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades es de especial importancia. La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades (en este caso las municipalidades) es que la selección del proveedor se efectuará, de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en términos legales, “proceso de selección”. Ello quiere decir que la selección del proveedor no se produce de manera libre o subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de selección que debe conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto Único Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento. Es necesario señalar que pese a que la similitud de los términos puede originar confusión, debemos diferenciar entre el proceso de adquisición o contratación y el proceso de selección. El proceso de adquisición o contratación es el conjunto ordenado y concatenado de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisición o contratación del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecución del contrato respectivo a través del cual se pactó la venta o arrendamiento del bien, la prestación del servicio o la ejecución de la obra.
82 Por su parte, el proceso de selección es el “concurso” que permite elegir, de manera objetiva, al proveedor que se encargará de vender o dar en arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. El proceso de selección se inserta en el proceso de adquisición o contratación, es una fase de él. Otras fases de dicho proceso son: la ejecución de los actos preparatorios del proceso de selección, tales como el Plan Anual, la formulación del requerimiento, el estudio o indagación
de
mercado,
la
aprobación
del
expediente
de
contratación, la designación del Comité Especial, la elaboración y aprobación de bases y demás. Asimismo, forman parte del proceso de adquisición o contratación los actos de ejecución contractual luego de la culminación del proceso de selección. Fases de los procesos de adquisición o contratación Los procesos de adquisición o contratación que realizan las entidades tienen tres grandes fases, detalladas a continuación y señaladas en el cuadro Nº 01:
Preparación de la selección
Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisición o contratación hasta la convocatoria del proceso de selección. Dentro de esta fase encontramos, además de la aprobación de la adquisición o contratación, las siguientes actuaciones de carácter administrativo: designación del comité especial, elaboración y aprobación de las bases, entre otras.
83
Selección Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de selección hasta la celebración / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el proceso de selección.
Ejecución contractual Es la fase que va desde la celebración hasta la liquidación del contrato. En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestación del servicio o la ejecución de la obra.
Cuadro
Nº
01:
Fases
del
Proceso
de
Adquisiciones
y
Contrataciones
FASES Preparación dela
Proceso de Selección
Ejecución Contractual
Selección 1.
Plan 1.
Convocatoria
Estratégico
Registro
Institucional
participantes
2.
Plan 2.
Presentación
y de 1 Celebración del contrato
de 2.
Ejecución
de
las
Operativo
consultas, absolución y prestaciones derivadas del
Institucional
aclaración de las bases
contrato
84 3.
3.
Formulación
Determinación
observaciones
de
Bases e integración de
necesidades
éstas
a
de las 3. Adicionales y reducciones
4. Presupuesto 4. Institucional
Presentación
y 4.
entrega de propuestas
Ampliaciones
o
reducciones de plazo
5. Plan Anual de
5.
Evaluación
Adquisiciones
calificación
y
propuestas
y de 5. Subcontratación
Contrataciones 6. Aprobación del expediente 6. Otorgamiento de la 6. Intervención económica de
Buena Pro
contratación 7. Designación 7. del
Citación
para
Comité Celebración
Especial
la del 7. Resolución
contrato
8. Elaboración del
Proyecto 8.
Celebración
del 8. Aplicación de penalidades
de
Bases contrato
Administrativas 9. Aprobación 9. Conformidad de entrega o de las Bases de prestación de servicio Administrativas 10. Liquidación de obra o de
85 consultoría de obra
Las instancias que tienen relación y competencias en estos procesos son:
Organismo supervisor de contrataciones del estado: OSCE Contraloría General de la República Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces. Comités especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios.
2.7 TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIÓN:
Gráfico Nº 03: Tipos de Procesos de Selección
Internaci onal
1
2 La Municipalidad ingresa al SEACE
4
3
Nacio nal
86
2.7.1 LICITACUION PÚBLICA Se convoca para la adquisición de bienes, así como para la contratación de obras, dentro de los márgenes que establecen las normas presupuestarias. La Licitación Pública para la ejecución de obras se desdoblará en: a) Licitación Pública Nacional para la ejecución de obras por empresas constituidas y con instalaciones en el país. b) Licitación Pública Internacional cuando las características técnicas de las obras requieran de participación internacional.
2.7.2 CONCURSO PUBLICO Se convoca para la contratación de servicios, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias. Este tipo de selección se aplicará, por ejemplo, para el arrendamiento de un local de propiedad de una asociación civil por un valor de doscientos cincuenta mil nuevos soles anuales o la contratación del servicio de vigilancia y seguridad por un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.
2.7.3 ADJUDICACION DIRECTA
87 Se convoca para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias. La Adjudicación Directa puede ser pública o selectiva.
La Adjudicación Directa Pública se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en las normas presupuestarias. La Adjudicación Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa por las normas presupuestarias. La Adjudicación Directa Selectiva no requiere de publicación. Se efectúa por invitación, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores. Por excepción, el Titular o la máxima autoridad administrativa de la entidad, o aquel funcionario o funcionaria en quien éstos hubieran delegado tal función, mediante documento sustenta torio, podrá exonerar al proceso de selección del requisito de presentación de tres proveedores. Esta exoneración puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la adquisición o contratación no sea posible contar con un mínimo de tres (3) proveedores y que los bienes, servicios o ejecución de obras a adquirir o contratar
88 estén destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se realiza el proceso. A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las convocatorias respectivas serán notificadas a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Microempresa: PROMPYME, la que se encargará de difundirlas entre
las pequeñas y
microempresas.
2.7.4 ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA Se convoca para: a) la adquisición o contratación de bienes, servicios u obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones corresponda.
públicas Las
o
concursos
adjudicaciones
de
públicos,
según
menor
cuantía
destinadas a la adquisición de bienes y servicios así como a la contratación de obras, serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 96 del Reglamento. b) los procesos declarados desiertos; y c) la contratación de expertos independientes para que integren los Comités Especiales.
Cuadro Nº 02: Tipos de Procesos de Selección y sus Objetos de Contrato
89 Licitaciones Públicas
Concursos Públicos
Objeto del Contrato
Objeto del Contrato
• Adquisición de bienes
• Arrendamiento de bienes
• Ejecución de obras
• Contratación de servicios •
Contratación
de
servicios
de
consultoría Adjudicación Directa Pública
Adjudicación Directa Selectiva
Objeto del Contrato
Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento • Adquisición y arrendamiento de de bienes
bienes
• Contratación de servicios
• Contratación de servicios
• Contratación de servicios de • consultoría • Ejecución de obras
Contratación
de
servicios
de
consultorías • Ejecución de obras
Adjudicación de Menor Cuantía Objeto del Contrato • Adquisición y arrendamiento de bienes, contratación de servicios, contratación de servicios de consultoría de obra, ejecución de obras
90
El valor referencial para las Licitaciones Públicas, Concurso Público y Adjudicación Directa se determina según lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto. Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, deben concordarse dichas Leyes con lo señalado en el Texto Único Ordenado -TUO- de la Ley y su Reglamento.
2.8 REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES Para ser postor en procesos de selección que se realizan bajo la Ley de Contrataciones del Estado se requiere estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores, denominado RNP, y no estar sancionado e impedido para contratar con el Estado. El OSCE es la única Entidad encargada de desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores, el mismo que está compuesto de: El Capítulo de Proveedores de Bienes: A quienes se acredita con información suficiente acerca de la naturaleza y objeto de sus actividades, habilitándolos para ser postores en los procesos de adquisición y suministro de bienes.
El Capítulo de Proveedores de Servicios: A quienes se acredita con información suficiente acerca de la naturaleza y objeto de sus actividades, habilitándolos para ser
91 postores en los procesos de contratación de servicios en general y servicios de consultoría distinto de obras.
El Capítulo de Consultores de Obras: A quienes se acredita con información suficiente acerca la naturaleza y objeto de sus actividades, asignándoles especialidades, que los habilita para ser postores en los procesos de contratación de consultoría de obras. El Capítulo de Ejecutores de Obras: A quienes se acredita con información suficiente acerca de su naturaleza y objeto de sus actividades, asignándoles una capacidad máxima de contratación, que los habilita para ser postores en los procesos de contratación de ejecución de obras. El Capítulo de Inhabilitados para Contratar con el Estado: Que reúne la información relativa a las personas naturales o jurídicas sancionadas administrativamente por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en adelante el Tribunal, con inhabilitación temporal o definitiva en su derecho a participar en procesos de selección y a contratar con el Estado. 2.9 MODALIDAD DE COMPRA COMPRAS CORPORATIVAS Mediante las compras corporativas las Entidades se agrupan para adquirir o contratar bienes y servicios de manera conjunta, realizando un único proceso de selección, con el objetivo de reducir los costos de transacción y aprovechar las ventajas de la economía
92 de escala, obteniendo bienes y servicios con valor agregado, produciéndose de esta manera un mejor aprovechamiento de los recursos del Estado y facilitando la estandarización de bienes y servicios. CONVENIO MARCO El Convenio Marco es la modalidad por
la cual CONSUCODE
selecciona a los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el Catálogo a fin de ser adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades. SUBASTA INVERSA La Subasta Inversa es la modalidad de selección por la cual una Entidad realiza la adquisición de bienes comunes y la contratación de servicios comunes a través de una oferta pública y en la cual, el postor ganador será aquel que ofrezca el menor precio o costo en igualdad de circunstancias comerciales y de servicio. Esta modalidad de selección puede realizarse de manera presencial o electrónica. Subasta Inversa Presencial La Subasta Inversa Presencial se realiza en acto público por medio de propuestas de precios o de costos escritos y lances verbales. Subasta Inversa Electrónica La Subasta Inversa Electrónica o Virtual se realiza a través de la utilización de recursos de tecnología de la
93 información,
de
acuerdo
a
los
procedimientos
que
establezca la reglamentación específica.
EXONERACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.Están exoneradas de los procesos de selección de adquisiciones y contrataciones que se realicen: Entre entidades del sector público Para contratar servicios públicos sujetos a tarifas únicas En situación de emergencia o desabastecimiento inminente Con carácter de secreto militar o de orden interno Cuando exista proveedor único.
2.10 SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA (SIAF) El SIAF, es una base de datos que busca asociar la Ejecución del Presupuesto Anual; registrar las operaciones de Gasto e Ingresos Públicos, integrando la información de los procesos presupuestarios, financieros y contables y mejorar la gestión de las Finanzas Públicas. El SIAF es un sistema con muchos beneficios para el Ministerio de Economía y Finanzas y por ahora, complicaciones para las Unidades Ejecutoras. Para ello, se debe formular una programación muy detallada de nuestras actividades Económicas – Financieras, dando especial énfasis a los aspectos logísticos. Por ningún motivo se debe comprometer los recursos del Poder Judicial sin la autorización de la Gerencia General.
94 Finalmente, algunas de las atribuciones de los Presidentes de Corte, que en materia administrativa tienen como: verificar que los Magistrados y personal de las Salas Superiores y Juzgados, cumplan las disposiciones administrativas fijadas por el Presidente de la Corte Superior, informar a la Gerencia General sobre la evaluación del funcionamiento administrativo de los órganos que conforman su Distrito Judicial, dictar la política de gestión de recursos económicos, administrativos y financieros y las medidas necesarias destinadas a que las dependencias del Distrito Judicial funcionen con eficiencia.
3. MARCO CONCEPTUAL.
ADMINISTRACION GENERAL Comprende las acciones permanentes de carácter administrativo orientado a garantizar el apoyo necesario para la gestión institucional. ADMINISTRACION PÚBLICA Organización a través de la cual se ejerce la función de gobierno y se desarrollan los procesos productivos de bienes servicios que el gobierno decide tomar o mantener a su cargo. ABASTECIMIENTOS EL abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos
materiales
(denominados
bienes)
y
las
actividades
95 complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo garantizado.
ADJUDICACION Designación que hace el organismo oficial de un proveedor, luego de un proceso selectivo de propuestas (mediante concurso público, licitación, compra directa, etc.) a ese procedimiento también se le conoce con el nombre de otorgamiento de la buena pro. ADQUISICION O CONTRATACION Acciones orientadas a obtener la prioridad o cualquiera de sus atributos sobre un bien, o el acceso a la presentación de servicios o a la ejecución de obras. ADJUDICACION DIRECTA Se aplica para las adquisiciones y contratación que realice la entidad, dentro de los márgenes que establece la ley anual de presupuesto. La adjudicación directa puede ser pública o selectiva. ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTIA Se convoca para la adquisición o contratación de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las normas presupuestarias. AREA DE BIENES Comprende las operaciones relativas
a la adquisición, atención,
almacenamiento y distribución de los bienes del gobierno. ALMACEN
96 Es un área física seleccionada bajo criterios o técnicas adecuadas destinadas a la conservación y custodia de los bienes que se van ha emplear para la conducción de servicios de bienes económicos.
BIENES Artículos materiales o inmateriales que requiere una entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. CATALOGO DE BIENES Y/O SERVICIOS Documento técnico que contiene infamación sintética y clasificada de los tipos de bienes o servicios y susceptibles de ser necesarios y utilizados por el organismo para cumplir con los objetivos y metas. CONCURSO PÚBLICO Modalidad de adquisición de divulgación abierta a la libre concurrencia aplicable a los servicios no personales. OSCE. El Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado - OSCE es un organismo Publico descentralizado escrito a la Presidencia del Consejo de Ministros, con personalidad jurídica de derecho Publico, que goza de autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera, con representación judicial propia, sin perjuicio de la defensa coadyuvante del a procuraduría publica de la presidencia del consejo de ministros. Su personal está sujeto al régimen laboral de la actividad privada.
97 CONTROL DE EXISTENCIA Consiste en establecer el registro permanente de los inventarios, suministrar información del movimiento de entradas y salidas de los artículos del almacén, así como determinar las existencias de cantidades totales y unitarias. CONVOCATORIA Publicación que se efectúa tanto para la licitación como para el concurso público mediante el aviso en el diario oficial “El peruano” y el diario oficial de mayor circulación de la jurisdicción donde se hace la adquisición. CUADRO DE NECESIDADES ES la denominación del formulario que se emplea en la etapa de la formalización y seguimiento de la ejecución de la programación en el se consigna los bienes y servicios que harán de adquirirse para cada modalidad en el trimestre. DOCUMENTO FUENTE Son aquellos documentos probatorios de los actos realizados por la administración pública. FUENTE DE FINANCIAMIENTO Vienen a ser los recursos públicos que los ingresos del estado inherentes a su acción y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y tiene su clasificación. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
98 Es un documento de instrucción e información donde se exponen en detalle la estructura de la entidad, objetivos, organización, líneas de autoridad y responsabilidad. Señala los puestos y la relación que existe entre ellos, las y las actividades de los órganos de la institución. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES EL plan anual es el documento donde las entidades sujetas a la ley de contrataciones y adquisiciones del estado proveen los bienes, servicios y obras que se requerirían durante el ejercicio presupuesto y el monto del presupuesto requerido. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Y CONTRATACIONES El Plan anual es el documento donde las entidades sujetas a la ley de contrataciones y adquisiciones del estado prevén los bienes y obras que se requerirían durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA (PIA) Es el presupuesto inicial aprobado por el titular del pliego de acuerdo a los montos establecidos para la entidad por la ley de anual de presupuesto del sector público. RECURSOS PUBLICOS Son los ingresos del estado inherentes a su acción y atribución, sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento.
99 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EL reglamento de organizaciones y funciones es un instrumento de gestión que contiene disposiciones técnico – normativas que regulan y describen las funciones y la estructura organizacional. SEACE El sistema electrónico de adquisiciones y contrataciones del Estado (SEACE),
ES el sistema electrónico que permite el intercambio de
información y difusión sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas.
100
CAPITULO II DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 2.1 PERIODO DE PRÁCTICAS Las labores realizadas durante el periodo de prácticas Pre - Profesionales han sido una experiencia muy valiosa por haber adquirido conocimientos prácticos para mi formación profesional en la especialidad de Ciencias Contables. Según el reglamento vigente de la facultad de Ciencias Contables y Administrativas, el curso de Prácticas Pre-profesionales (Sector Público) tiene una duración de tres meses. Del 14 de marzo al 06 de junio del 2011 2.2 HORARIO DE PRÁCTICAS De domingo a jueves en el siguiente horario:
101
8:00 a.m. hasta 5:00 p.m.
2.3 MATERIALES QUE SE UTILIZA
Una computadora
Una impresora
Papel bond
Engrapador
Fotocopiadora –escáner
Clips
Archivadores
Fechadores
Tampón
Sello
Lapiceros
Resaltador
Etc.
2.4 SOFTWARE Y DOCUMENTOS UTILIZADOS
Microsoft Word 2007
Microsoft Excel 2007
Guía de auditoria de las Contrataciones y Adquisiciones del Estado
102
D.L. Nº 1017 “Ley de Contrataciones del Estado” y el D.S. 184 “Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado”
Manual de Auditoria Gobernamental MAGU
Normas de Auditoria Gubernamental NAGU
Otros.
2.5 LABORES REALIZADAS Durante mi permanencia en la entidad en la Área de la Unidad de Abastecimiento,
realice
labores
eminentemente
de
sistema
de
abastecimiento, haciendo posible que me familiarice con las normas del sistema de abastecimiento y documentos utilizados estrictamente en materia de abastecimientos a continuación paso a informar las actividades realizadas que son las siguientes.
2.6 ELABORACION DE ORDENES DE COMPRA Y SERVICIOS: Realizando la labor del registro de las órdenes de compra y servicios al sistema SIM-NET “Sistema de información municipal” para un buen control del registro de las órdenes de compra y servicios en la unidad de abastecimiento de la municipalidad distrital de Asillo. 2.7 ESTUDIO DE MERCADO (COTIZACIONES)
103 Es una labor que consiste en realizar las cotizaciones de todos los requerimientos que se realiza dentro de la unidad de abastecimientos por parte de los funcionarios de la entidad, de los proyectos en curso, obras q se ejecutan por parte de la municipalidad distrital de Asillo y apoyos que se realizan a favor del la comunidad distrital de Asillo. 5.3
ELABORACION
DE
BASES
PARA
PROCESOS
DE
SELECCION Elaboración de Bases y su respectiva documentación convocatorias a procesos de selección, Adjudicación de
para Menor
Cuantía. 5.4 REALIZACION DE INFORMES Preparación del informe con su respectiva documentación para su elaboración de Ordenen de Compra según fuente de Financiamiento. 5.5 ORDENAMIENTO Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Es una labor en la que consistió en clasificar por orden numérico correlativamente toda la documentación de acuerdo al mes que corresponde. 5.6 APOYO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACION DEL ESTADO “SEACE” Labor que consistió en apoyar en la elaboración de las ACTAS de buena pro, CONTRATOS de los procesos otorgados la buena pro,
104 dentro del marco legal de la Ley de contrataciones del estado (séase) y elaboración de los procesos otorgados. 5.7 APOYO
EN
LA
DIGITACION
DE
LA
INFORMACION
CONTABLE MENSUAL El resumen de todo el movimiento del almacén que es resultado de las operaciones de entrada y salida (PECOSA) correspondientes a todo un mes la cual es enviada a la unidad de contabilidad para su respectivo registro. Y otras labores inherentes que se me asigno dentro la unidad de abastecimientos. Otras labores asignadas por el jefe inmediato.
105
CAPITULO III
DISCUSIÓN
Las municipalidades aun no tienen bien establecido los planes de acción municipal o plan operativo municipal, que señale las metas a obtener, los plazos de obtención y los responsables de los mismos. El problema fundamental de la mayoría de las municipalidades es la estructura orgánica burocrática, con excesivos trámites administrativos, hecho que genera demora en la atención al público usuario. Las labores realizas durante el primer periodo de mis
prácticas pre
profesional, tiene relación con el marco legal del sistema nacional de abastecimiento y adquisiciones del estado. Durante el inicio de mis prácticas pre profesionales en la unidad de abastecimiento de la municipalidad distrital de Asillo, a un principio los
106 trabajos que realizaba eran más que todo de apoyo, colaborando con el registro y archivo y los estudios de mercado (cotizaciones), y otros relacionados al área de abastecimiento
Las labores realizadas en el segundo periodo eran distintas a la de la etapa anterior a excepción del registro y archivo de documento fuente y elaboración del registro de órdenes de compra y servicio al SIM-NET solicitud de cotizaciones. Todas las labores realizadas en esta etapa, tiene incidencia directa con lo señalado en el marco teórico conceptual tales como: con la ley del sistema nacional de abastecimientos, atribuciones del sistema de abastecimiento, sistema de bienes nacionales, y adquisiciones del estado y programa de vaso de leche.
107
CAPITULO IV
CONCLUSIONES
Al finalizar mis prácticas en la Municipalidad distrital de Asillo – Azangaro Puno, realizado en la Unidad de Abastecimiento, ha llegado a las siguientes conclusiones: PRIMERO: Desconocimiento de parte de las áreas usuarias de la entidad en aplicación de los cuadros de necesidades para realizar sus requerimientos, según el presupuesto asignado. SEGUNDO: El desconocimiento y la falta de actualización, capacitación del personal de la Unidad de Abastecimiento de las diferentes normativas sobre el sistema de abastecimiento, y personal no adecuado para la unidad, lo cual hace que se tenga falencias a la normatividades vigentes. TERCERO: Mejorar el uso de los documentos de gestión, que son instrumentos que ayuden a una correcta administración, además ayudan a
108 institucionalizar la simplificación administrativa y facilitan el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio.
CUARTO: La falta de fluidez en los tramites de los documentos de requerimientos de las áreas usuarias, por la falta de personal encargado en tales funciones lo ocasiona que los pedidos lleguen con en retraso, ocasionado que se retrase en su atención por parte de la Unidad de Abastecimiento. QUINTO: Falta de identificación institucional de algunos del personal que labora dentro de la unidad haciendo un retraso y un perjuicio institucional en la ejecución del presupuesto asignado.
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CAPITULO V
RECOMENDACIONES
PRIMERO: Coordinar e brindar información oportuna a las áreas usuarias de la entidad en aplicación de los cuadros de necesidades para realizar sus requerimientos, según el presupuesto asignado.
SEGUNDO: Brindar capacitaciones, actualizaciones al personal de la Unidad de Abastecimientos de las diferentes normativas sobre el sistema de Abastecimiento, y nominar personal idóneo y de especialidad para la
110 unidad, lo
cual evitara que se tenga falencias a la normatividades
vigentes.
TERCERO: Dar de conocer los documentos de gestión internos, que son instrumentos que ayuden a una correcta administración, además ayudan a institucionalizar la simplificación administrativa y facilitan el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio.
CUARTO: Mejorar la fluidez en los tramites de los documentos de requerimientos de las áreas usuarias, y nominar personal idóneo en tales funciones lo ocasiona que los pedidos lleguen con en retraso, ocasionando que se retrase en su atención por parte de la Unidad de Abastecimiento.
QUINTO: Inculcar identificación institucional hacia el personal que labora dentro de la Unidad haciendo evitando un retraso y un perjuicio institucional en la ejecución del presupuesto asignado.
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CAPITULO VI
BIBLIOGRAFÍA
• ALVARES PEDROZA, Alejandro (2006), Comentarios a la nueva Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Lima.
• ANACLETO GUERRERO, VÍCTOR
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• BACACORZO, Gustavo (1997), Diccionario de la Administración Publica (1ra Ed.): GRULEY, 50. • CHAPI CHOQUE, Pedro Pablo (2001). Contabilidad Gubernamental .Lima: FECAT, 23.
• QUISPE GOMEZ, Jesús (1998). Administración Pública (2da Ed.). Puno: CIMPOGRAF, 122 - 186.
• Manual de Auditoría Gubernamental, MAGU (1998): R.C. N° 152-98-CG
112 • Guía para las normas de control interno del sector público (1994), INTOSAI.
•
Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado
•
Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
ANEXOS
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