Pre-entrega Anteproyecto
Iván Lillo Pérez
Seminario de Título
Instituto IACC
07-11-2017
De acuerdo a los contenidos y a lo avanzado por usted, presente la mayor cantidad de antecedentes para cada una de las s ig uientes etapas de s u anteproyecto: Pres entación de la inves tig ación Fundamentaci ón del tema Marco teóric o Problema y preg unta de la investig ación E nunciación de la hipótesi s Definición de objetivos de investig ación Metodolog ía
PRESENTACION DE LA INVESTIGACION
Los factores que puedan determinar el crecimiento de una organización son más relevantes al momento en que producen crecimiento en un corto, mediano plazo o cuando la necesidad de la organización es la segmentación geográfica y no están claramente establecidos los protocolos de funcionamiento de cada área o nivel de la organización. Lo anterior puede dar origen a conflictos que puedan intervenir en los flujos o la imagen corporativa entre algunos de los factores a estudiar. El caso ejemplo que se analizara es la Empresa Vecktrom Seguridad. Vecktrom presenta una segmentación geográfica teniendo actualmente cuatro unidades de negocio en diferentes regiones (el negocio de seguridad en este caso se concentra en el nicho minero y portuario al norte de Chile), sin embargo existe una descoordinación entre las diferentes zonas en aspectos administrativos, operativos y en la estructura organizacional (misma que tiene ciertas incongruencias entre zonas, casa matriz e independientemente entre los diferentes niveles). Además existen algunos antecedentes que particularmente aluden al departamento de Adquisiciones:
-La toma de decisiones totalmente independientes de una unidad de negocio respecto a su casa matriz que involucra estados de pago, flujos, transferencias para reposición por compras injustificadas entre algunos ejemplos. -Las áreas operativas de las unidades de negocio impide un trabajo eficaz y menos eficiente al área administrativa a nivel sucursal como de la casa matriz. -La retroalimentación deficiente entre las mismas unidades que influyen desde compras, postulaciones a licitaciones, falta o ausencia de stock en bodegas, solicitudes a destiempo e incluso riesgo de multas (sea por mandante o entidades
fiscalizadoras) por tener personal en instalaciones sin la implementación necesaria o el estado óptimo de su equipamiento.
Actualmente desde el plano administrativo del departamento de Adquisiciones no se ha logrado subsanar del todo problemáticas como las expuestas anteriormente a pesar de haber
implementado un sistema mediante la herramienta nube “Dropbox” una
planilla Excel programada para ingreso y egreso de bodega de cada sucursal o unidad de negocio.
FUNDAMENTACION DEL TEMA
Si bien solo casa Matriz cuenta con un sistema tri norma dentro de la cual encontramos la ISO 9001 (enfocada a la mejora continua), solamente se cuenta con procesos
claramente
establecidos
en
dicha
oficina
principal
por
temas
presupuestarios. Se tiene como antecedente que la inversión para abarcar todas las unidades es inmensa e involucra tiempo para establecer una cultura enfocada a la mejora. A nivel corporativo las empresas siempre tendrán problemas por solucionar, la importancia radica en cómo hacerlo, de qué punto partir, notar el problema en cuestión y analizarlo para resolverlos en el menor tiempo posible, teniendo en cuenta los riesgos e incluso peligros a los que está sujeta una organización por no velar por las soluciones no necesariamente eficiente pero mínimo eficaces. Dentro de las problemáticas de la segmentación por zona es factible considerar las compras como el centro de acción de esta empresa en cuestión, razón por la cual es indispensable estudiar los problemas-factores involucrados para optimizar no solo un departamento específico sino colaborar con la mejora a nivel corporativo.
MARCO TEORICO
Los problemas a los que se hace referencia han generado cuellos de botella partiendo desde la gestión, el resultado de la misma, factores de producción, flujos financieros, descoordinación de los diferentes niveles administrativos incluso pasando por la gerencia general. Se tiene como antecedentes y experiencia que con la finalidad de mejorar la gestión del departamento de Adquisiciones se realizó una investigación de mercado, logrando convenios con proveedores que trabajaran de manera aún más eficiente que los
proveedores críticos (Pedido, fabricación, distribución, precio y tiempos asociados además de formas de pago más cómodas a los flujos de la empresa). Se realizó un inventario-levantamiento a nivel nacional para contrastar todas las compras realizadas en un periodo respecto de lo físico y el stock existentes en las diferentes zonas. Además se logró implantar una planilla Excel la cual se ha utilizado por un periodo de 18 meses al 2017. Mediante sesiones remotas de programa Teamviewer se capacito a las diferentes sucursales con la persona encargada de las respectivas bodegas. La problemática alude a cargos que no tenían dentro de sus funciones la responsabilidad de las bodegas a nivel general, requerimientos y estos mismos no son canalizados de manera correcta, existiendo duplicidad en correos y cargos involucrados. También se logró acceder a un sistema ERP llamado Softland, programa de base de datos que permite la generación de diversos informes y documentos, ingresándose la información por cada área administrativa en el programa. Al día de hoy la herramienta principal es este software sin embargo por temas de presupuesto no se puede implementar en las unidades de negocio ubicadas al norte del país. Se detectó que la herramienta Softland considerando que por presupuesto no puede ser implementado en las oficinas al norte, se tiene que “alimentar” (en cuanto a compras) de la información contenida en las planillas Excel llamadas “Inventario zonal”.
PROBLEMA Y PREGUNTAS DE LA INVESTIGACION
Para este caso ejemplo específico el problema tiene relevancia considerando que al margen que la empresa trabaje con un sistema de gestión de calidad, como organización no se tiene claramente establecidos los alcances de cada cargo, es decir, hasta donde llega la gestión de cada uno, más aun en el caso de los nuevos cargos que han ido generándose en el transcurso del tiempo y del crecimiento de la empresa en la zona norte. Este caso es muy probable de solucionar con un porcentaje mayor que tiende al mediano y largo plazo. Se entiende que no todas las empresas tienen los mismo problemas pero el tópico tiende hacia la independencia de las sucursales, unidades de negocios u oficinas zonales entendiéndose que cada zona puede intentar gestionar de la mejor manera, otro factor problemático es la tendencia prioritaria hacia la operatividad en sus ánimos de intentar conciliar los problemas, subsanarlos para dar solución al cliente o el organismo fiscalizador si aplica.
Si lo vemos netamente desde el departamento de Adquisiciones los problemas pueden ser aún más grandes considerando el aumento en los negocios concretados dentro de los cuales encontramos mineras multinacionales. En primera instancia una posible solución a los problemas operativo-administrativos ligados con el área de compras es modificar en un lapso no mayor a 1 año el sistema de gestión de calidad inherente al departamento de Adquisiciones. La idea en principio, al ser un departamento central para la empresa es establecer políticas de funcionamiento, procesos y procedimientos que no tengan mayor complejidad evitando incurrir demasiado en la burocracia, es decir, modificar el SGI en favor de las zonas, adaptando y no favoreciendo en su totalidad la forma de gestionar de las sucursales. Lo anterior se pretende implementar apoyándose en herramientas como las ya mencionadas (Excel de inventario zonal, Softland, SGI de Adquisiciones, etc.) con apoyo de las gerencias planteando el problema y solución. En este punto las preguntas comienzan a fluir y la primera de ellas es ¿Qué se está investigando? Lo que se investiga es una forma de adaptación de las herramientas que ya están en uso (en un 60% aproximadamente) pero para lograr la eficiencia misma en un mediano plazo es establecer un nexo entre la gerencia exponiendo las debilidades que posee las áreas involucradas respecto a las gestiones que pueda generar Adquisiciones. El motivo de la investigación radica en los problemas que afectan tanto la logística como los
presupuestos
asociados
con
compras,
licitaciones,
arriendos
o
servicios
contratados o por contratar y que puede influir en los ingresos o al final de un ejercicio, las utilidades (¿Por qué se investiga?). La investigación se originó por la pérdida reciente de millones de pesos por malas gestiones operativas relacionadas al último negocio concretado con clientes del nicho de la minería.
ENUNCIACION DE LA HIPOTESIS
Los problemas de las unidades de negocio segmentadas geográficamente pueden ser solucionados al modificar los procesos ya establecidos en las unidades principales en una empresa, solamente adaptándolos a las unidades de negocio, buscando el equilibrio entre la eficiencia o eficacia ya lograda desde una unidad matriz y la potenciación de una sucursal impulsada por nuevos procesos y procedimientos expeditos para la gestión, sin mayor
burocracia y sacando provecho de todas las herramientas disponibles de cada área afectada de la unidad matriz.
DEFINICION DE OBJETIVOS DE INVESTIGACION
La investigación más allá de detectar los problemas y establecer un modo de gestionar involucrando las diferentes áreas que tengan requerimientos en la empresa es convertir este estudio en un próximo marco teórico, establecerlo como parte del historial de la empresa y pueda convertir todas las debilidades en oportunidades de mejora y las amenazas en fortalezas aportando experiencia, conocimiento y mejora continua al sistema de gestión de la empresa Vecktrom Seguridad Ltda. Los resultados se verán en el mediano y largo plazo al comparar las utilidades proporcionalmente al año o ejercicio anterior, contribuyendo en el mejor de los casos, incluso en mejores remuneraciones para los colaboradores.
METODOLOGIA
En cuanto a la metodología de esta investigación se tomara todos los antecedentes ya mencionados y se pondrá a prueba la hipótesis considerando los recursos que posee la empresa y las competencias de cada cargo involucrado, es decir, toda la empresa. Es totalmente necesario plantear a todos y cada uno de los cargos las metódicas que se pretende establecer para los requerimientos, gestiones con proveedores que en ocasiones han intervenido áreas operacionales poniendo en riesgo tanto operación como finanzas e incluso conflictos en el ámbito legal.
FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
De las primeras metódicas de trabajo se considera la canalización de los requerimientos de cada persona por área de trabajo y a su vez por zona. Se establecerá un pedido mensual que abarcara próximamente todas las solicitudes en un solo pedido que incluso tendrá antepuesto insumos o equipamiento que probablemente pueda utilizarse de acuerdo al rubro.
Se trabajara aún más con la herramienta Dropbox para las actualizaciones de entrada y salida trabajando un día de la semana la oficina zonal y otro día especificado la casa matriz actualizando dichos datos en sistema ERP. Como tercer plan de trabajo se implementara el stock estandarizado de un 25% de la dotación total de cada zona en ítems críticos como los EPP, vestuario, equipamiento crítico y otros de relevancia en caso de aumentos de dotación, instalación nueva etc.
DEFINICIÓN DE METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN Y TIPO DE INVESTIGACIÓN
Si bien es cierto el método cuantitativo no podría descartarse del todo, pero es prioritariamente necesario analizarlo desde un plano más analítico y reflexivo. Lo que podría rescatarse del método cuantitativo son las cifras involucradas en gestiones realizadas e involucradas, que además dejan al descubierto los flujos involucrados de una empresa (el tema de seminario hace referencia como ejemplo o modelo a la metódica utilizada en cada unidad de negocio, distribuidas en las zonas del norte y que forman parte de la Empresa Vecktrom Seguridad, y que, a pesar de contar con tri norma en su casa matriz, los procedimientos se realizan de diferentes maneras no siempre con los mejores resultados siempre refiriéndonos a sus sucursales). En el método cualitativo se consideraran las experiencias, situaciones, gestiones, y se pretende explicar la razón del por qué se incurre en estos “errores administrativos y operativos”. Adicionalmente, de reconocer las causas principales dentro de supuestos, es necesario indagar aún más en otros factores que bien pudieran estar jugando un rol en este tipo de problemas. Respecto a las fuentes, en primera instancia se tiene la información primaria, y para nuestro caso ejemplo, la corporativa de Vecktrom de donde podremos rescatar números, gestiones realizadas, estadísticas, incluso se tiene contemplado entrevistas de algunos cargos, documentos correspondientes al SGI corporativo y correos en algunos casos donde se avala la información a exponer como evidencia. La técnica de investigación considera como primera opción utilizar la alternativa de diseño experimental, ya que las posibles causas y consecuencias que tendrá la manipulación sobre las diversas variables serán el tópico que participara en la determinación del resultado según los grupos a analizar.
Por último, respecto al análisis de datos se pretende aplicar en cierta medida la prueba estadística con breves análisis descriptivos, donde cada pregunta tendrá su análisis. Como se mencionaba anteriormente podría eventualmente realizarse ciertas entrevistas a cargos específicos relacionados con el área administrativa como con el área operativa puesto que existe un supuesto de problemáticas de las unidades posiblemente ligadas al área más cercana a operaciones y de ello también realizar un análisis de manera de lograr presentar resultados más concretos.
Bibliografía Contenidos semana 8