baik yang berasal dari masyarakat, sasaran baik itu berupa saran kritik , usulan ataupun pujian terhadap pelayanan maupun kinerja puskesmas. Umpan Balik selain bisa dipakai sebagai alat untuk memperbaiki kualitas pelayanan di Puskesmas juga dipakai sebagai ukuran untuk mengetahui sejauh mana masyarakat, sasaran mengetahui dan memahami program – program yang telah direncanakan maupun dilaksanakan oleh puskesmas Puskesmas Gunung Samarinda memperoleh umpan balik dari masyarakat sasaran melalui kotak saran yang tersedia di Puskesmas, melalui telepon, melalui media online seperti email Puskesmas Gunung Samarinda , melalui pertemuan-pertemuan lintas sektor, maupun penyampaian secara langsung kepada petugas puskesmas yang sedang melakukan kegiatan di lapangan.
I.
Tujuan umum a. Tujuan umum Untuk menciptakan kegiatan Puskesmas yang berkualitas , bermutu dan sesuai dengan harapan masyarakat b. Tujuan khusus Sebagai Pedoman petugas dalam memperoleh , membahas dan menganalisis umpan balik dari masyarakat atau sasaran Meningkatkan capaian program atau kegiatan puskesmas •
• •
II.
Bahan ealuasi dan peningkatan kinerja S!M Puskesmas
Kegiatan pokok dan rencana kegiatan a. Kegiatan Pokok Memperoleh dan mengidenti"kasi umpan balik, melakukan pembahasan dan analisis umpan balik, tindak lanjut umpan balik serta ealuasi tindak lanjut umpan balik b. Rincian Kegiatan #. Memperoleh dan mengiden"kasi umpan balik Umpan Balik dari masyarakat$ sasaran dapat diperoleh melalui kotak saran puskesmas , telepon puskesmas, melalui media online seperti email puskesmas melalui pertemuan lintas sektor maupun secara langsung menyampaikan kepada petugas puskesmas #% Umpan Balik melalui kotak saran - &otak saran terdapat di ruang tunggu pasien yang dilengkapi dengan alat tulis serta lembar keluhan, saran atau pujian. Masyarakat dapat menuliskan langsung kesan apapun yang diperoleh baik ketika mendapatkan pelayanan di puskesmas maupun ketika menerima kegiatan lapangan yang dilakukan oleh Puskesmas - Penulisan lembar keluhan atau saran atau pujian dituliskan secara lengkap termasuk identitas penulis , bagian atau unit atau petugas yang akan diberi penilaian serta isi dari saran, keluhan atau pujian.
'% Umpan Balik melalui telepon atau media online - (omor telepon yang digunakan yang digunakan untuk memperoleh umpan balik bisa melalui )*+'- ')**) telepon% atau )#/+0/*)'+ telepon atau SMS% - Untuk 1mail yang digunakan memeperoleh umpan balik bisa melalui pkmsumberrejo2yahoo.com - Penerimaan umpan balik dengan media apapun tidak dibatasi 3aktu tertentu. - Bila ada keluhan, saran atau pujian melalui telepon atau media online, yang menerima in4ormasi tersebut, 3ajib segera meneruskan kepada petugas yang ditunjuk mengelola umpan Balik. /% Umpan Balik melalui pertemuan lintas sektor dan penyampaian langsung oleh masyarakat sasaran - Umpan balik juga bisa diperoleh dari pertemuan lokmin tri3ulan, rakor, pertemuan lintas sektor lainnnya atau penyampaian langsung dari masyarakat kepada petugas puskesmas yang ada di 5okasi &egiatan - Petugas Puskesmas yang menerima in4ormasi kemudian mencatat segala umpan balikyang diterima dalam buku harian kegiatan indiidunya serta segera meneruskan umpan balik kepada petugas yang ditunjuk mengumpulkan umpan balik Puskesmas Setiap umpan Balik yang didapat dicatat dalam buku 6 Umpan Balik Puskesmas7 8ormat buku umpan balik memuat in4ormasi 9 tanggal umpan balik, nama pemberi umpan Balik, Metode pemberian Umpan Balik, :si Umpan Balik, ;anggapan Umpan Balik, dan ealuasi tindak lanjut umpan Balik &emudian dilakukan proses identi"kasi umpan balik oleh petugas yang sudah ditunjuk dengan dibantu oleh tim mutu pada setiap bulannya, untuk menentukan mana umpan balik yang akan dibahas di lokmin bulanan rutin, mana umpan balik yang diabaikan, serta mana umpan balik yang perlu mendapatkan respons segera.
'. Melakukan pembahasan dan analisis umpan Balik Pembahasan umpan balik dilakukan pada lokmin bulanan rutin atau pertemuan internal lain yang sudah disepakati bersama oleh sta< puskesmas Pengecualian dilakukan pada keadaan dimana setelah dilakukan proses identi"kasi bersama tim mutu, ternyata umpan balik tersebut perlu mendapatkan respons cepat, maka ditentukan 3aktu yang tepat untuk melakukan pertemuan sesegera mungkin bersama &epala Puskesmas, ;im Mutu serta Unit terkait, tanpa harus menunggu lokmin bulanan rutin /. ;indak 5anjut Umpan Balik =asil Pembahasan dan analisis umpan Balik akan diteruskan pada unit terkait dan din4ormasikan kembali kepada masyarakat sasaran
bisa melalui papan pengumuman di Puskesmas, maupun pemberian in4ormasi langsung kepada masyarakat sasaran pada pertemuan lintas sektor atau secara langsung melalui telepon, sms, email, atau ketika ada pelaksanaan kegiatan di masyarakat. Mekanisme &omunikasi dengan sasaran mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Puskesmas
+. 1aluasi ;indak 5anjut Umpan Balik 1aluasi tindak lanjut umpan balik dilakukan pada lokmin bulanan rutin berikutnya. >pabila masalah teratasi , maka tindak lanjut umpan balik dapat diteruskan, sementara apabila ternyata hasil tindak lanjut umpan balik tidak bisa mengatasi atau menimbulkan masalah yang baru , maka dilakukan pembahasan dan analisis ulang bersama seluruh sta< puskesmas.
III.
Cara Melaksanakan Kegiatan #. Memperoleh dan mengidenti"kasi Umpan Balik Petugas yang ditunjuk oleh Puskesmas mengumpulkan dan merekap semua saran , kritik ataupun pujian dari berbagai sumber Balik selanjutnya dicatat dalam buku 6Umpan Balik Umpan Puskesmas7 Petugas melakukan proses identi"kasi bersama tim mutu puskesmas '. Melakukan pembahasan dan analisis umpan Balik Petugas yang bertugas mengelola umpan balik berkoordinasi dengan tata usaha agar dimasukkan dalam susunan acara lokmin atau pertemuan internal rutin lainnya Petugas yang ditunjuk membacakan semua umpan balik yang masuk dilakukan pembahasan dan analisis bersama sta< &emudian Puskesmas yang lainnya /. ;indak lanjut Umpan Balik Setelah hasil analisis didapatkan dilakukan pembahasan rencana tindak lanjut Sta< trekait maupun sta< puskesmas yang lain melaksanakan tindak lanjut umpan Balik ;indak lanjut hasil analisis juga disosialisasikan kepada masyarakat sasaran +. 1aluasi ;indak 5anjut Umpan Balik Pada persiapan lokmin bulanan berikutnya, petugas pengelola umpan balik kembali berkoordinasi dengan sta< tata usaha untuk memasukkan ealuasi tindak lanjut dalam lokmin bulanan rutin !ilakukan ealuasi tindak lanjut umpan balik bulan sebelumnya ;indak lanjut diteruskan apabila memba3a perubahan yang lebih baik, dan dianalisis dan dibahan ulang apabila tindak lanjut tersebut malah mempersulit, atau menghambat program kegiatan puskesmas.
IV.
V. ( o
Sasaran Sasaran untuk memperoleh umpan balik adalah seluruh masyarakat di 3ilayah kerja puskesmas Gunung Samarinda maupun luar 3ilayah yang mengakses layanan Puskesmas Gunung Samarinda. Jadal pelaksanaan kegiatan &egiatan ?an
#
'
/ +
VI.
VII.
8e b
Ma r
')#0 >p r
Me ?u i n
?u l
>u g
Se p
@k t
(o p
')# !e ?an s
Memperoleh dan Mengidenti" kasi Umpan Balik Melakukan Pembahasan dan >nalisis Umpan Balik ;indak 5anjut Umpan Balik 1aluasi ;indak 5anjut Umpan Balik
!"aluasi pelaksanaan kegiatan 1aluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh koordinator admin pada setiap satu bulan setelah kegiatan tersebut dilaksanakan, yaitu dlam lokakarya mini rutin bulanan. 5aporan 1aluasi pelaksanaan kegiatan akan tertuang dalam notulen rapat lokmin bulan berikutnya setelah kegiatan tersebut dilaksanakan untuk menjadi bahan ealuasi bagi petugas yang ditunjuk mengelola umpan balik beserta tim mutu Puskesmas. Pencatatan dan pelaporan Semua Umpan Balik yang masuk tercatat dalam buku 6Umpan Balik Puskesmas7 Pembahasan dan analisis umpan balik serta rencana tindak lanjut umpan balik akan terdokumentasikan dalam notulen lokmin bulanan Autin. Sedangkan ealuasi tindak lanjut akan tercatat dalam notulen lokmin bulan berikutnya. 1aluasi seluruh &egiatan dilakukan oleh &epala Puskesmas setiap 0 enam % bulan sekali berbarengan saat penilaian kinerja Puskesmas.
Mengetahui, &epala Puskesmas Sumber Aejo
!rg. :da =igya3ati #0/)+#+#)/')##
(:P.
