KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DI DALAM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi
DOSEN MATA KULIAH: MURAHARTAWATY, ST., MT.
DISUSUN OLEH: MUHAMAD MULYA FUADI AGISNA 116102113
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN REKAYASA INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TELKOM NOVEMBER, 2013
This page intentionally left blank.
Daftar Isi 1.
Pendahuluan .............................................................................................................. 2
2.
Tinjauan Pustaka ....................................................................................................... 3 2.1
Pengantar Manajemen Komunikasi Proyek ....................................................... 3
2.2
Sistem Komunikasi ............................................................................................ 4
2.3
Tipe Komunikasi................................................................................................ 6
2.4
Media Komunikasi ............................................................................................. 6
2.5
Tipe Perusahaan ................................................................................................. 8
3.
Diskusi....................................................................................................................... 9
4.
Simpulan.................................................................................................................. 12
5.
Referensi.................................................................................................................. 12
1
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Abstract IT project success is determined by many factors, such as communication. Project manager who acts as a communicator, has an important role in conveying project information to the involvedstakeholders. Despite the experiences, communication skills, and strong communication style, a project manager must have a comprehensive knowledge of the project communication management. This paper describes how project managers perform their duties to achieve the effective communication throughout the project team. The obtained finding in this paper is a designed framework that can provide a structured guide for project managers to implement the effective communication in the IT projects. Keywords: IT project, project communication management, project manager, effective communication, framework.
1. Pendahuluan Komunikasi adalah kemampuan yang paling penting dimiliki oleh seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek yang baik mampu berkomunikasi di dalam proyek secara efektif. Manajer proyek menghabiskan sekitar 90% waktu kerja mereka untuk berkomunikasi di dalam proyek yang dipimpinnya (PMP, 2010). Kegiatan komunikasi yang dilakukan manajer proyek diantaranya, seperti mengkomunikasikan berita, ide, pengetahuan, masalah, risiko kepada personel lainnya ataupun stakeholder yang terlibat di dalam proyek (PMP, 2010). Selain hal tersebut, kegiatan seperti melaksanakan rapat, menerima dan membalas telepon, SMS, email, laporan, melakukan presentasi, dan aktivitas lainnya adalah juga termasuk kegiatan komunikasi yang sudah menjadi rutinitas wajib yang harus diselesaikan oleh manajer proyek. Keberhasilan suatu proyek teknologi informasi (TI) bergantung pada beberapa aspek. Aspek tersebut terdiri dari hard aspects dan soft aspects (Arthur Ahimbisibwe, 2012). Hard aspects merupakan konstruksi dasar dalam suatu pelaksanaan proyek. Pada proyek TI, hard
aspects dapat terdiri dari ruang lingkup proyek, timeline pelaksanaan proyek, anggaran biaya, sumber daya manusia yang dipekerjakan, teknologi yang dibutuhkan, dan segala hal yang berkaitan dengan komponen yang menjadi fondasi pelaksanaan proyek. Yang artinya, jika komponen tersebut tidak ada, bisa dipastikan proyek tersebut tidak bisa dijalankan. Soft aspects memainkan peran dalam bagaimana caranya agar hard aspects yang telah terpenuhi untuk dijalankannya suatu proyek, dapat berjalan sesuai dengan tujuan sehingga proyek dapat dikatakan berhasil. Soft aspects di dalam proyek TI ataupun proyek lainnya adalah tugas manajer proyek. Soft aspects membutuhkan kemampuan dan gaya manajerial yang dimiliki manajer proyek untuk mengarahkan proyek yang dipimpinnya menuju kesuksesan. Komunikasi menjadi komponen terpenting di dalam soft aspects ini. Oleh karena itu, kesuksesan dari suatu proyek memerlukan kesuksesan komunikasi di dalamnya (Herbert Remidez, 2012). Komunikasi yang mempengaruhi kesuksesan proyek TI dapat berasal dari (Kisielnicki, 2011):
2
Muhamad Mulya Fuadi Agisna
1. Lingkungan luar tim proyek, seperti user, supplier, provider, vendor, tim proyek lain, pemerintah, dsb. 2. Lingkungan dalam tim proyek itu sendiri. Pada kebanyakan penelitian mengenai manajemen komunikasi proyek, para peneliti lebih memfokuskan pada komunikasi di lingkungan luar tim proyek ketimbang di lingkungan dalam (Kisielnicki, 2011). Padahal, dua area komunikasi tersebut sama-sama memberikan pengaruh yang signifikan dalam keberhasilan proyek. Untuk memberikan gambaran terstruktur mengenai manajemen dua area komunikasi tersebut, maka diperlukan suatu kerangka kerja atau framework. Framework sistem komunikasi di dalam suatu proyek TI sangat dibutuhkan dan dapat menjadi petunjuk bagi manajer proyek dalam melaksanakan tugasnya sebagai communicator. Pada paper ini, penulis akan membahas bagaimana seorang manajer proyek TI dapat membangun komunikasi yang efektif untuk meraih kesuksesan proyek yang dipimpinnya. Dengan menggunakan metode studi literatur dari berbagai buku, jurnal, paper, dan pustaka terkait lainnya, paper ini memberikan pemaparan terstruktur mulai dari tinjauan pustaka, yang berisi teori, temuan penelitian sebelumnya, sampai pada pembahasan inti. Kemudian pada bagian akhir paper ini akan diberikan simpulan dari pembahasan yang telah dijabarkan, beserta kekurangan dan arahan untuk pengembangan penelitian ini di masa mendatang.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Pengantar Manajemen Komunikasi Proyek Manajemen komunikasi proyek berfokus pada penentuan siapa yang membutuhkan informasi apa dan kapan dibutuhkannya, kemudian dibuat perencanaan untuk menyediakan informasi tersebut. Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk menjamin pembuatan, pengumpulan, penyebaran, penyimpanan, dan penghapusan informasi proyek secara sesuai dan tepat pada waktunya (PMP, 2010). Manajemen komunikasi proyek terdiri dari empat proses utama (PMP, 2010), yaitu: 1. Communication planning. Manajer proyek perlu mengidentifikasi stakeholder terkait dan kebutuhan informasi mereka, kemudian manajer proyek perlu menentukan bagaimana cara untuk memenuhi requirement mereka. 2. Information distribution. Manajer proyek perlu menyebarkan informasi yang benar pada waktu yang tepat kepada stakeholder yang sesuai. 3. Performance reporting. Manajer proyek perlu mengandalkan pada earned value management (EVM) dan metode pengukuran performansi lainnya untuk menciptakan status laporan proyek, mengukur kinerja proyek, dan meramalkan kondisi proyek. 4. Administrative closure. Manajer proyek memerlukan dokumentasi, komunikasi, dan distribusi informasi yang rutin untuk mengakhiri suatu fase di dalam proyek atau proyek secara keseluruhan. 3
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi Keempat proses ini dilakukan secara berurutan. Manajer proyek harus mampu menerapkan proses-proses tersebut, sehingga kesuksesan komunikasi di dalam
proyek dapat tercapai. Gambar dibawah ini menjelaskan ikhtisar proses-proses beserta outputnya dalam manajemen komunikasi proyek.
1
• Communication Planning • Aktivitas: Mengidentifikasi stakeholder, merencanakan komunikasi • Output: Stakeholder register, strategi manajemen stakeholder, rencana manajemen komunikasi, update dokumen proyek
2
• Information Distribution • Aktivitas: Mendistribusikan informasi, mengatur ekspektasi stakeholder • Output: Update aset proses organisasi, change request, update rencana manajemen komunikasi, update dokumen proyek
3
4
• Performance Reporting • Aktivitas: Melaporkan performansi proyek berdasarkan pengukuran menggunakan metode tertentu • Output: Status proyek, laporan performansi proyek, ramalan kondisi proyek
• Administrative Closure • Aktivitas: Menutup fase dalam suatu proyek atau proyek keseluruhan • Output: Dokumentasi akhir proyek
Gambar 2.1 Empat Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek
2.2 Sistem Komunikasi Suatu proyek terdiri dari seorang pemimpin proyek dan beberapa anggota tim proyek. Setiap personel di dalam proyek pasti berkomunikasi satu sama lain. Keseluruhan komunikasi ini membentuk suatu jaringan yang menunjukkan seperti apa arah dan alur komunikasi yang terjadi. Pemimpin proyek atau manajer proyek bertindak sebagai communicator, yaitu orang yang tugasnya memimpin komunikasi informasi proyek ke seluruh anggota tim dan stakeholder yang terkait dengan proyek. Komunikasi antarpersonel di dalam suatu tim proyek inilah yang kemudian membentuk suatu sistem komunikasi.
Sistem komunikasi adalah suatu kumpulan jalur komunikasi seluruh personel tim yang dilakukan secara langsung dan lintas divisi. Jenis-jenis sistem komunikasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut (Kisielnicki, 2011): 1. Sistem komunikasi tradisional. Sistem komunikasi ini membentuk suatu rentang kendali dari atas ke bawah. Sistem komunikasi ini terlihat seperti suatu struktur organisasi yang tradisional, di mana seorang pemimpin akan membawahi beberapa anggotanya. Kemudian satu anggota tersebut akan membawahi beberapa anggota lainnya. Gambar dari sistem 4
Muhamad Mulya Fuadi Agisna
komunikasi tradisional dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Manajer Proyek
Ketua Tim 1
Anggota Tim 1.1
Anggota Tim 1.2
Ketua Tim 2
...
Anggota Tim 2.1
Anggota Tim 2.2
...
...
Gambar 2.2 Sistem Komunikasi Tradisional
2. Sistem komunikasi berbasis jaringan. Sistem komunikasi ini membentuk jaringan yang kompleks, di mana setiap personel di dalam tim akan melakukan komunikasi satu sama lainnya. Jalur komunikasi dari satu
Anggota Tim 1
personel ke personel lain disebut sebagai saluran komunikasi (communication channel). Gambar dari sistem komunikasi berbasis jaringan dapat dilihat seperti gambar di bawah ini:
Anggota Tim 2
Manajer Proyek
Anggota Tim N
Anggota Tim 3
Gambar 2.3 Sistem Komunikasi Berbasis Jaringan
5
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi Untuk menentukan banyaknya saluran di dalam sistem komunikasi berbasis jaringan dapat digunakan
𝐶=
formula di bawah ini (Schwalbe, 2010):
𝑁(𝑁 − 1) 2
Formula 2.1 Menentukan Jumlah Saluran Komunikasi
Keterangan: C : Banyaknya saluran komunikasi yang ada. N : Banyaknya partisipan di dalam tim proyek. Contoh perhitungan: Jika di dalam suatu tim proyek terdapat 5 personel, yaitu 1 orang manajer proyek dan 4 orang anggota tim, berapakah banyak saluran komunikasi yang ada jika ingin dibentuk sistem komunikasi berbasis jaringan? Jumlah partisipan (N) = 5 Jumlah saluran komunikasi (C) = 5(5−1) 2
= 10
2.3 Tipe Komunikasi Manajer proyek dapat menerapkan tipe komunikasi yang berbeda, tergantung pada tingkatan stakeholder yang dihadapinya. Pun setiap personel tim proyek dapat menerapkan tipe-tipe komunikasi yang berbeda. Dengan menggunakan tipe komunikasi tertentu, diharapkan efektifitas pesan komunikasi dapat diterima dengan baik. Tipe-tipe komunikasi tersebut adalah (Reid Robert Senescu, 2013): 1. Collaborating
Tipe komunikasi ini melibatkan keseluruhan individu yang terlibat di dalam suatu tim proyek yang sama dengan cara bertukar informasi satu dengan yang lainnya. Tipe ini cocok untuk digunakan manajer proyek dalam menyebarkan informasi ke ketua tim proyek dan dari ketua tim proyek ke anggota tim proyek (stakeholder internal). 2. Sharing Tipe komunikasi ini melibatkan individu dari masing-masing tim proyek yang berbeda untuk bertukar informasi satu dengan yang lainnya. Tipe ini cocok untuk digunakan untuk pertukaran informasi antar anggota yang berada pada tim yang berbeda. 3. Understanding Tipe komunikasi ini melibatkan individu dari masing-masing institusi yang berbeda untuk bertukar informasi. Tipe ini cocok untuk digunakan manajer proyek dalam berkomunikasi dengan stakeholder eksternal, misalnya pemerintahan negara, supplier, vendor, user, dsb. 2.4 Media Komunikasi Media komunikasi dibutuhkan untuk dilakukan penyebaran informasi proyek 6
Muhamad Mulya Fuadi Agisna
keseluruh stakeholder yang terkait. Media komunikasi dapat berbeda tergantung siapa yang membutuhkan informasi seperti apa dan kapan informasi tersebut dibutuhkan. Manajer proyek perlu memahami media yang sesuai dan tepat untuk digunakan tergantung tingkat kepentingan stakeholder. Media penyebaran informasi proyek berupa (PMP, 2010) (Schwalbe, 2010): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. SMS 9. Video conference 10. Website resmi proyek Untuk menentukan stakeholder mana saja yang membutuhkan informasi, siapa yang menyediakan informasi tersebut dan dengan media apa informasi tersebut diberikan, maka diperlukan suatu matriks komunikasi. Matriks komunikasi membantu manajer proyek untuk mengidentifikasi semua stakeholder terkait dengan menunjukkan dari mana asal komunikasi dan siapa penerima dari komunikasi tersebut (PMP, 2010). Berikut di bawah ini contoh dari matriks komunikasi:
Rapat proyek Dokumentasi hard-copy Database Fax E-mail Panggilan telepon Voice mail
Tabel 2.1 Contoh Matriks Komunikasi Project Manager Project Manager Project Sponsor Project Office Project Team Functional Managers
Project Sponsor x
Project Office x
Project Team x
Meeting
Meeting x
Meeting
x Meeting x Meeting x Meeting x E-mail x
Functional Managers x E-mail
x
Government Agencies x
Website
Fax
Customers
Media
Meeting x
x
Meeting
E-mail x
x
E-mail
Fax
x
x
E-mail
E-mail x
Customers E-mail x
E-mail x
Media Government Agencies
Website x Fax
Website x
x
Fax
Fax
7
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi 2.5 Tipe Perusahaan Tipe perusahaan mempengaruhi bagaimana seorang manajer proyek melakukan tugasnya sebagai communicator. Hal ini dikarenakan tipe perusahaan memberikan kriteria yang berbeda pada struktur organisasi dan proses bisnisnya. Tipe-tipe perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut (Jana Samáková, 2012): 1. Functional-oriented company. Setiap pegawai perusahaan memiliki supervisor yang jelas, dan setiap jabatan yang ada bertujuan memenuhi tanggung jawabnya. Tipe perusahaan ini berbentuk piramida kekuasaan dan tanggung jawab yang terdefinisi dengan jelas. 2. Process-oriented company.
Setiap pegawai perusahaan dikelompokkan ke dalam suatu tim. Tipe perusahaan ini mengedepankan teamwork dalam melakukan proses bisnis perusahaan. 3. Project-oriented company. Setiap pegawai perusahaan dikelompokkan ke dalam suatu tim proyek dengan jangka waktu tertentu tergantung durasi proyek. Tipe perusahaan ini memiliki strategi yang spesifik, struktur dan budaya organisasi yang spesifik dalam mengelola proyek, program, dan portofolio perusahaan. Perbandingan di antara ketiga tipe perusahaan tersebut dapat dijelaskan seperti tabel di bawah ini (Schwalbe, 2010):
Tabel 2.2 Perbandingan Tiga Tipe Perusahaan
Fokus kepentingan
Functional-oriented Company Aktivitas
Process-oriented Company Hasil
Project-oriented Company Tujuan
Kompetensi dan tanggung jawab
Untuk kegiatan operasional
Untuk proses
Untuk proyek
Orientasi
Berdasarkan akibat
Hubungan dengan bawahan
Memeriksa, menginstruksikan, hard factors
Berdasarkan penyebab Melatih, Mengajari, soft factors
Berdasarkan penyebab Melatih, Mengajari, soft factors
Manajemen
Hirarki
Lateral
Horizontal
Pengendalian manajemen
Individu
Tim
Tim
Struktur organisasi
Piramida
Horizontal
Horizontal
Komunikasi
Vertikal
Horizontal
Horizontal
Kriteria
8
Muhamad Mulya Fuadi Agisna
3. Diskusi Pada umumnya, proyek TI yang dilaksanakan di suatu perusahaan banyak mengalami kegagalan. Salah satu penyebab kritis dari kegagalan tersebut adalah komunikasi di dalam proyek. Semakin kompleks suatu proyek TI, maka akan semakin kompleks pula komunikasi proyeknya. Mengatasi masalah tersebut, manajer proyek harus menemukan solusi yang efektif untuk mencegah terjadinya kegagalan proyek karena disebabkan masalah komunikasi. Pada bagian paper ini, akan dibahas suatu kerangka kerja yang diharapkan mampu memberikan panduan terstruktur yang dapat digunakan manajer proyek untuk menerapkan komunikasi yang efektif di dalam proyek TI yang dipimpinnya. Setiap perusahaan memiliki orientasi tentang bagaimana proses bisnisnya dilakukan. Ini tentunya hal yang paling dasar dan penting untuk diketahui dan dipahami sebelum dieksekusinya proyek TI. Perusahaan yang mengimplementasikan process-orientation dan project orientation sebagai startegi perusahaannya, akan cenderung berhasil untuk merealisasikan proyeknya dengan menerapkan komunikasi yang efektif. Sehingga proyek TI yang dilakukan pada perusahaan bertipe tersebut, jika diterapkan komunikasi yang efektif akan memberikan dampak yang signifikan pada keberhasilan proyek TI. Manajer proyek yang sukses adalah manajer proyek yang sanggup mengkomunikasikan informasi status proyek dengan cara menumbuhkan hubungan yang baik di antara stakeholder, dibanding manajer proyek yang task-oriented dalam berkomunikasi. Manajer proyek TI sebaiknya adalah orang yang memiliki
communication skill dan communication style yang kuat dalam menyampaikan informasi ataupun dukungan, baik material ataupun non-material, agar dapat meningkatkan performansi, kepuasan, dan produktivitas tim proyek. Manajer proyek perlu memilih sistem komunikasi yang tepat untuk digunakan, apakah tradisional atau berbasis jaringan. Masing-masing sistem memiliki keunggulan dan kekurangan. Sistem komunikasi tradisional memiliki jumlah saluran komunikasi yang lebih sedikit dibanding sistem komunikasi berbasis jaringan. Sistem komunikasi tradisional hanya memberikan beban kepada manajer proyek untuk berkomunikasi dengan stakeholder yang memiliki prioritas tinggi saja, sehingga tidak semua stakeholder yang terlibat di dalam proyek akan berkomunikasi langsung dengan manajer proyek. Manajer proyek TI sebaiknya menggunakan sistem komunikasi berbasis jaringan. Hal ini dimaksudkan agar informasi status dan kondisi proyek dari manajer proyek dapat tersampaikan secara efektif ke semua stakeholder yang ada. Seperti yang dipaparkan pada bagian sebelumnya bahwa kesuksesan komunikasi menentukan kesuksesan proyek (Herbert Remidez, 2012). Selanjutnya, dalam menyebarkan informasi diperlukan tipe komunikasi yang tepat. Untuk stakeholder eksternal, manajer proyek TI dapat menerapkan understanding sebagai tipe komunikasinya. Sebagai contoh, manajer proyek dapat mengkomunikasikan keputusan strategis terkait teknologi yang akan digunakan kepada vendor. Untuk stakeholder internal, manajer proyek TI dapat menerapkan collaborating dengan sesama personel di dalam tim proyek, dan sharing dengan tim proyek lain. Manajer proyek TI yang berkomunikasi secara collborating dengan 9
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi personel tim dapat menumbuhkan rasa diikutsertakan dan diberdayakan bagi anggota tim, sehingga performansi dan produktivitas anggota tim dapat meningkat. Pertukaran informasi dengan tipe komunikasi sharing memberikan pengetahuan yang baru dan banyak bagi manajer proyek TI dan bagi anggota tim untuk melakukan benchmarking dengan proyek lain. Keseluruhan dari pembahasan yang telah dijelaskan di atas, digambarkan dengan kerangka kerja seperti gambar di bawah. Kerangka kerja ini merupakan ikhtisar komunikasi yang efektif yang bisa diterapkan manajer proyek dalam memimpin suatu proyek TI di perusahaan.
10
Muhamad Mulya Fuadi Agisna
Project-oriented Company
Internal Stakeholders
External Stakeholders Network-based Communication IT Project Manager
Communication Style
Communication planning
Communication Skills
Administrative closure
Successful IT Project
Information distribution
Collaborating Understanding
Performance reporting
Sharing
Gambar 3.1 Framework Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek TI 11
Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi Journal of Humanities and Social Science, 73-85.
4. Simpulan Kesuksesan komunikasi di dalam suatu proyek TI secara signifikan menentukan kesuksesan proyek TI tersebut. Seorang manajer proyek yang berperan sebagai communicator, melakukan tugasnya dalam menyampaikan informasi proyek ke seluruh stakeholder terkait baik internal maupun eksternal. Dalam melaksanakan tugasnya, manajer proyek perlu memiliki pemahaman dan pengetahuan dalam manajemen komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek menjelaskan empat proses utama bagaimana informasi di dalam proyek dibuat, disebarkan, disimpan, dan dimusnahkan. Selain itu, manajer proyek perlu memiliki pengalaman yang cukup beserta communication skills dan style yang kuat, yang mampu mempengaruhi partisipan di dalam proyek. Paper ini memiliki keterbatasan dalam penyampaian empat proses utama manajemen komunikasi proyek. Keterbatasan tersebut adalah tidak detailnya aktivitas apa saja yang dilakukan di setiap proses. Arahan untuk pengembangan penelitian selanjutnya adalah menjelaskan dengan rinci setiap aktivitas di masingmasing empat proses kunci tersebut. Selain itu, diperlukan adanya pengukuran terhadap efektifitas penerapan kerangka kerja di atas dengan kasus dunia nyata. Hal ini akan memberikan koreksi dan penyempurnaan terhadap kerangka kerja komunikasi yang efektif di dalam manajemen proyek TI.
5. Referensi
Herbert Remidez, e. a. (2012). Developing a Model for Social Media in Project Management Communications. International Journal of Business and Social Science, 33-36. Jana Samáková, e. a. (2012). Project Communication in Functions, Process, and Project-Oriented Industrial Companies. Research Papers, Faculty of Materials Science and Technology in Trnava, 120-125. Kisielnicki, J. (2011). The Communication System in Project Teams: Problems of Transfer of Knowledge and Information for the Management of IT Projects. Informing Science and Information Technology, 351-361. Professional, P. M. (n.d.). Introducing Project Communication Management. Project Management Professional. Reid
Robert Senescu, e. a. (2013). Relationships between Project Complexity and Communication. Journal of Management in Engineering, 183-197.
Schwalbe, K. (2010). Information Technology Project Management, Sixth Edition. Boston, MA: Course Technology, Cengage Learning.
Arthur Ahimbisibwe, e. a. (2012). Social Networks: Mediator of Project Communication and Perceived Project Success. International 12
