TATA CARA PEMBUATAN ARSIP ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2010
Dalam pembuatan arsip elektronik terdapat beberapa langkah, seperti membuat table, relationship, quary dan form. Berikut akan dijelaskan lebih dalam mengenai langkah-langkah pembuatan arsip elektronik dengan menggunakan sisitem Microsoft access 2010. Membuat Tabel Didalam pembuatan arsip elektronik menggunakan Microsoft access 2010 pada satu sub subjek membutuhkan dua tabel untuk menghubungkan keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Table 1 Terdapat beberapa tata cara dalam membuat Table 1, antara lain sebagai berikut: 1.
Ketik field-field dengan nama: nomor, nama perusahaan, nama penandatangan, perihal, nomor file, kode lokasi penyimpanan, isi ringkas, tanggal dan picture. Catatan: untuk nama field yang menggunakan lebih dari satu suku kata maka tidak dipisahkan dengan spasi atau boleh dipisahkan tetapi dengan menggunakan tanda (_).
2.
Setelah selesai mengetik nama field tersebut, maka langkah selanjutnya adalah menentukan Data Type nya. Untuk data type nomor menggunakan number, nama perusahaan, nama penandatangan, perihal, nomor file, kode lokasi penyimpanan, dan isi ringkas menggunakan data type text, data type tanggal menggunakan date/time dan untuk picture dapat menggunakan data type ole object atau attachment. Jika semua data type telah diisi maka simpanlah fieldfield tersebut dengan nama Table 1 Kepegawaian (untuk sub subjek kepegawaian).
Catatan:
OLE Object digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya hanya satu lembar atau tanpa lampiran.
Attachment digunakan untuk memasukkan gambar surat yang jumlahnya lebih dari satu lembar dan jika terdapat lampiran-lampiran pada surat tersebut.
3.
Pada Table 1 tidak dimasukkan data apapun atau tabel dikosongkan, sehingga saat membuka table ini hanya berisi nama-nama field-nya saja. Seperti pada gambar berikut:
Table 2 Jika tabel 1 telah selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat Table 2. Dalam membuat Table 2 ini terdapat langkah-langkahnya, antara lain sebagai berikut:
1. Ketik field-field dengan nama fielf seperti pada table 1 dan tentukan pula jenis data typenya 2. Langkah selanjutnya adalah beri Primary Key pada nama field “Nomor” untuk mengunci field tersebut, yang berguna pada saat pencarian data yang akan dilakukan. Catatan: beri Primary Key ini pada nama field yang tidak terdapat data yang sama. 3. Setelah selesai mengetik nama-nama field dan menentukan jenis datanya, maka simpanlah field-field tersebut dengan nama Table 2 Kepegawaian. 4. Langkah selanjutnya, buka table 2 tersebut dengan cara mengklik view datasheet kemudian isi data sesuai dengan arsip yang akan dimasukkan satu per satu ke dalam masing-masing nama field. 5. Pada field Picture terdapat dua jenis data yang berbeda, yaitu OLE Object dan Attachment. Untuk memasukkan gambar dengan menggunakan jenis data OLE Object terdapat 5 langkah, sedangkan untuk memasukkan gambar dengan menggunakan jenis data Attachment terdapat 6 langkah, sebagai berikut: OLE Object Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai berikut: 1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan klik Insert Object. Maka akan tampil gambar seperti dibawah ini:
2. Pada tampilan di atas terdapat dua pilihan (di sebelah kiri), yakni Create New dan Create from file.
Create New digunakan jika Anda ingin membuat
gambar baru, sedangkan Create from file digunakan jika gambar yang akan dimasukkan sudah terdapat didalam folder komputer Anda, tetapi jangan lupa untuk menentukan Object Type dari gambar tersebut. Pilih salah satu dari pilihan tersebut. 3.
Jika Anda memilih Create from file, maka langkah selanjutnya adalah dengan meng-klik Browse yang terdapat disamping Create from file. Setelah itu, akan muncul folder-folder dari komputer Anda, dan carilah folder yang berisi gambar-gambar yang akan Anda masukkan. Selanjutnya, double click pada folder gambar yang Anda maksud, lalu pilih gambar yang akan Anda masukkan, dan tekan open,
4. Setelah Anda meng-klik open tersebut, tunggu beberapa detik dan kolom picture Anda akan terisi tulisan Package secara otomatis.
5. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar dibawah ini: 6. Setelah semua kolom picture tersebut selesai dimasukkan gambargambarnya, maka langkah selanjutnya adalah simpan data-data tersebut dengan menekan tombol Ctrl + S atau meng-klik lambang, atau dengan meng-klik Office Button dan pilih Save. Attachment Langkah-langkah untuk memasukkan gambar dengan jenis data ini, sebagai berikut: 1. Klik kanan pada kolom yang tersedia di field Picture, kemudian pilih dan klik manafe attachment. 2. Setelah itu, maka akan muncul tampilan gambar seperti di bawah ini lalu pilih add.
3. Selanjutnya akan muncul gambar seperti dibawah ini lalu silakan cari gambar arsip yang sesuai dengan data-data arsip yang telah diisi sebelumnya.
4. Jika pada saat menggunakan ole object kita tidak dapat menambahkan gambar lebih dari satu maka untuk data type attachment kita dapat menginput lebih dari satu gambar dengan cara mengklik “add” untuk penambahan gambar. Contohnya seperti gambar dibawah ini.
5. J i k a : 6. i :
setiap
7. Setelah semua gambar yang akan diinput selesai maka pilih Ok dan secara otomatis layar akan beruba seperti dibawah ini:
8. Lakukan langkah-langkah diatas untuk mengisi setiap kolom picture sesuai dengan data-data yang Anda masukkan, seperti yang tampak pada gambar dibawah ini:
Setelah semua data selesai diinput, maka langkah selanjutnya simpan tabel tersebut.
Membuat Relationships
Terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat Relationship, antara lain sebagai berikut: Langkah pertama yang harus dilakukan dalam membuat Relationships adalah dengan menutup (meng-close) semua table-table yang telah dibuat sebelumnya (Table 1 dan Table 2). Setelah kedua table tersebut ditutup, maka langkah selanjutnya adalah dengan meng-klik Database Tools pada menu. Lalu, Pilih dan klik Relationships. Maka akan muncul gambar seperti yang dibawah ini:
Tampilkan Table 1 dan Table 2 yang telah dibuat sebelumnya dengan cara double click pada Table-table tersebut atau dengan meng-klik Add. Jika kedua table telah ditampilkan, maka klik close.
Setelah kedua table tersebut ditampilkan, lalu sorot nama field Nomor yang terdapat pada Table 1 pada Nomor yang terdapat pada Table 2, maka akan muncul kotak kecil sebagai berikut:
Setelah muncul kotak kecil seperti tampilan diatas, lalu pilih Enforce Refential Integrity yang terdapat pada pilihan dibawah kotak nama field, lalu klik Creat. Maka akan muncul tampilan seperti ini:
Setelah selesai, simpan relationships tersebut.
Membuat Query Dalam membuat query terdapat langkah-langkah yang perlu diperhatikan, seperti berikut ini: Klik Create pada menu, lalu pilih Query Design, maka akan
muncul
tampilan seperti berikut:
Lalu tampilkan Table 1 dan Table 2 dengan cara meng-klik Add, dan close maka akan tampak seperti gambar dibawah ini:
Setelah itu, masukkan field name dibawah ini ke dalam Query: Kolom
Nama Field
Diambil dari
Kolom 1
Nomor
Tabel 1
Kolom 2
Nama_Perusahaan
Tabel 2
Kolom 3
Nama_Penandatangan
Tabel 2
Kolom 4
Perihal
Tabel 2
Kolom 5
Nomor_File
Tabel 2
Kolom 6
Kode_Lokasi_Penyimpanan
Tabel 2
Kolom 7
Isi_Ringkasan
Tabel 2
Kolom 8
Picture
Tabel 2
Setelah selesai, lalu simpan Query tersebut dengan nama Query 1. Membuat Form Setelah pembuatan Table, Relationships, dan Query selesai, maka selanjutnya adalah pembuatan Form.
Langkah-langkah dalam pembuatan Form ini adalah sebagai
berikut: a. Klik Create pada menu, lalu pilih Form wizard, maka secara otomatis akan muncul tampilan seperti dibawah ini:
b. Setelah itu, pilih nama-nama field yang akan ditampilkan ke Form dengan cara mengklik tanda “>” yang artinya nama-nama field tersebut dimasukkan satu per satu atau “>>” untuk memasukkan semua nama field secara keseluruhan ke dalam Form. Untuk meremove nama-nama field tersebut dapat dilakukan dengan mengklik tanda “<” atau “<<”. Tanda “<” digunakan untuk meremove nama-nama field satu per satu, sedangkan tanda “<<” digunakan untuk meremove semua nama field secara keseluruhan. c. Setelah selesai, lalu klik next, dan akan muncul tampilan seperti dibawah ini:
d. Lalu pilih layout Columnar dan klik next, maka akan muncul tampilan berikut:
e. Jika semua langkah tersebut telah dilakukan, maka langkah terakhir adalah dengan memberi judul Form tersebut pada kotak kecil yang terdapat di atas pada Form Wizard, klik modify the form’s design, Lalu klik finish, maka Form telah selesai dibuat. dan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:
f. Setelah pembuatan form selesai, maka Anda dapat mengeditnya sesuai dengan kreativitas Anda dengan cara meng-klik kanan pada field yang akan Anda edit. Lalu pilih fill/back color untuk warna background field dan pilih fornt untuk mengubah warna fornt pada field tersebut. Contohnya seperti gambar berikut:
g. Setelah selesai mengedit form, maka langkah selanjutnya yaitu dengan cara meng-klik view untuk melihat hasilnya
h. Jika Anda ingin melihat arsip lainnya Anda tinggal memasukkan nomor urut dari arsip tersebut dalam field nomor, atau dengan cara mengklik tombol > pada record yang terletak pada kiri bawah computer Anda dan selanjutnya akan tampil arsip yang Anda inginkan beserta gambar dari arsip tersebut.. seperti gambar berikut:
Pada suatu perusahaan tentunya tidak hanya terdapat satu subjeck arsip, langkahlangkah yang telah dijelaskan diatas adalah
langkah-langkah dalam pembuatan arsip
elektronik menggunakan system access dengan subjek kepegawaian dan untuk pembuatan subjek lainnya seperti humas, keuangan, pemasaran, peralatan dan perlengkapan anda bisa mengikuti langkah-langkah seperti diatas hanya saja nama table harus disesuaikan dengan subjek dari arsip tersebut.
