1
LAPORAN HASIL MAGANG
Sistem Administrasi Kepegawaian Kepegawaian
: Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Lokasi
Disusun Oleh : Nurlaila S. Maku Prasisca Eka Wahyuni Gobel
NIM. 531307083 NIM. 531307085
PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO APRIL 2010
2
KATA PENGANTAR
Segala puji puji syukur syukur kami kami panjatkan panjatkan kehadirat kehadirat Allah SWT
atas
rahmat dan hidayah-Ny h idayah-Nyaa karena penyusun dapat menyelesaikan Laporan ini dengan tepat waktu. Penyusun Penyusun menyusun menyusun ini sebagai syarat kelulusan Diploma III Teknik Informatika Universitas Gorontalo
Penyusun Penyusun
menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Laporan ini tidak lepas dari bantuan
semua
pihak.
Oleh
karena
itu
pada
kesempatan
ini
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan setinggitingginya kepada : 1. .Prof. Dr.Ir. Hi.Nelson Pomalingo M.Pd., Rektor Universitas Negeri Gorontalo. 2. Ibu Ir. Rawiyah Husnan, MT, Dekan Fakultas Teknik Informatika Universitas Negeri Gorontalo. 3. Bapak Moh. Hidayat koniyo, S.T, M.Kom, Ketua Jurusan Fakultas Teknik Univrsitas Gorontalo 4. Mukhlisulfatih Latief, S.Kom, MT, Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Gorontalo 5. Plt.Drs. Henry Abay, M.Si, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum
3
6. L.Ningrayati Amili S.Kom, M.Kom, Pembimbing Utama yang telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini. 7. Rampi Yusuf S.Kom, Pembimbing Pendamping yang telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini 8. Orang Tua yang selalu memberikan semangat aku untuk melangkah lebih maju. 9. Teman-teman seperjuangan seperjuangan Fakultas Fakultas Teknik
yang banyak
memberikan dukungan moril. 10. Semua pihak yang belum sempat penulis sebutkan satu-persatu yang telah dengan ikhlas turut membantu dalam Penulisan Laporan ini. Semoga dengan semua jasa dan bantuan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah. Akhirnya penulis berharap semoga laporan Laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Gorontalo,
April 2010 Penyusun
4
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL ........................ .......................................... ................................ ................................ ...........................i .........i LEMBAR PENGESAHAN PENGESAHAN ............. ........................... ................................ ............................... .............................. ................. ii KATA PENGANTAR PENGANTAR ............ ......................... ............................... ................................ ............................. ......................... .......... iii DAFTAR DAFTAR ISI ................ ........................... ............................. ................................ ................................ ............................... .................... ....... v DAFTAR DAFTAR GAMBAR GAMBAR .............. ........................... ............................... ................................ ............................. ......................... .......... vi DAFTAR DAFTAR TABEL TABEL .............. ......................... ............................. .................................. .................................. ............................ .......... vii
BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan ................ ... ........................ ................... ................... .............. ... 1 1.2 Tujuan Tujuan Magang Magang........... ......................... ................................ ............................. ............................. .................... .. 2 1.3 Manfaat Manfaat Magang Magang ........................ .......................................... ................................ .............................2 ...............2 1.4 Lokasi Lokasi Magang................. Magang............................ ............................. .................................. .............................2 .............2 1.5 Waktu dan Jadual Pelaksanaan Magang.................................3 BAB II : PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisaasi.................................................4 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi...............................................4 2.1.2 Struktur Organisasi ..........................................................9 2.1.3 Deskripsi Deskripsi Tugas dan Fungsi Fungsi Organisasi ....................... ........... ............ 11 2.1.4 2.1.4 Kegiatan Kegiatan Usaha Usaha ........................... ............................................. ............................... .................. ..... 13 2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer ....................... ............. ............. ... 14 2.2 Analisis Kinerja Sistem .................... .......... ...................... ...................... ....................... ................. .... 16 2.2.1 Pokok Permasalahan........... Permasalahan...................... ..................... ..................... ....................... ............ 18 2.2.2 2.2.2 Identifikas Identifikasii Permasalah Permasalahan an ........................ .......................................... ...................... .... 18 2.2.3 Metode dan Analisis Permasalahan Permasalahan ...................... ........... ................... ........ 19 2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Sistem Administrasi Kepegawaian. Kepegawaian. 19 2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawai Kepegawaian an ........................... ............................................. ............................ ..........20 20 2.2.3.3 2.2.3.3 Diagram Diagram Arus Data ........................... .............................................21 ..................21 2.2.3.4 2.2.3.4 Kamus Kamus Data................. Data............................... ................................ ........................... ......... 28 2.2.4 2.2.4 Laporan Laporan Hasil Hasil Analisis Analisis ........................... .......................................... ........................ ......... 44 2.3 Usulan Pengembangan Pengembangan Sistem ............... .. ........................ .................. ................... .............. 45 BAB III : PENUTUP 3.1 Kesimpulan Kesimpulan ......................... ........................................... ................................ ............................. ................... .... 48 3.2 Saran ............................ .............................................. ............................... ............................... ............................ ..........48 48 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
5
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar 1. Struktur Struktur organisasi Komisioner Komisioner Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontal Gorontalo o ......................... ........................................... ............................... .................... .......99 Gambar 2. Struktur organisasi organisasi Sekretariat Komisi Pemilihan Pemilihan .................... ............. ....... Umum Kota Gorontal Gorontalo o ......................... ........................................... ............................... .................. ..... 10 Gambar 3. Bagan Bagan Alir Sistem Administrasi Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota.......................................19 Gambar 4. Bagan Alir Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota.......................................20 Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Kota Gorontalo......... Gorontalo..................... ............ 22 Gambar 6. Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontalo......... Gorontalo..................... ............ 23 Gambar 7. DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontalo......... Gorontalo..................... ............ 24 Gambar 8. DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontalo......... Gorontalo..................... ............ 25 Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Komisi Pemilihan Umum Umum Kota Gorontalo.................... Gorontalo.............. ...... 25 Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo....... Gorontalo................... ............ 26 Gambar 11. DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontalo .................. .......... ........ 27 Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Pemilihan Umum Kota Gorontalo Gorontalo.............. .............................. ........................... ...........47 47
6
DAFTAR TABEL Halaman
Tabel 1. Jadual Pelaksanaan Magang...........................................................3 Tabel 2. Eksterna Eksternall Entity................... Entity..................................... ................................ ................................ ........................... .........21 21
7
BAB I PENDAHULUAN
1. 1 LATAR BELAKANG
Tahun 2009 merupakan momentum paling penting bagi Bangsa Indonesia karena perhelatan demokrasi terbesar lima tahunan kembali digelar. Memasuki 1998, mulai Pemilu 1999 Komisi Pemilihan Umum (KPU) merupakan lembaga yang memegang peranan penting dalam proses penyelanggaraan Pemilu yang bersifat tetap, nasional dan mandiri. Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga pemerintah memerlukan pengolahan administrasi yang efektif dan efisien yaitu berorientasi kepada tujuan, penggunaan sumber daya, dan mekanisme pengelolaan instansi pemerintah. Salah satu kegiatan administrasi instansi Komisi pemilihan Umum Kota Kota Gorontalo adalah pengolahan data data kepengawaian dalam pengolahannya KPU masih menggunakan sistem pemrosesan yang masih memiliki banyak kekurangan. Karena masih menggunakan Microsoft Excel. Berdasarkan Uraian diatas, Maka Penulis Mempelajari cara kerja Sistem yang berada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Khususnya Khususnya pada Administrasi Kepegawaian.
8
1.2.
TUJUAN MAGANG
Tujuan dilaksanakan magang adalah : a. Mengetahui dan mempelajari mempelajari sistem sistem administrasi kepegawaian kepegawaian pada Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo b. Mengajukan Usulan Pengembangan sistem Administrasi pada KPU Kota Gorontalo Gorontal o Khususnya dalam Penyusunan
dan
Penyajian Informasi Data Pegawai Pegawai 1.3.
MANFAAT MAGANG
Manfaat dilaksanakan Magang adalah : a. Memperoleh Wawasan serta Pengetahuan Pengetahuan
tentang sistem
penyajian informasi mengenai Data pegawai pada KPU Kota Gorontalo. b. Terbinanya Kerja sama mutualisme antara pihak KPU Kota Gorontalo
dengan
Universitas
Negri
Gorontalo
(UNG)
khususnya jurusan Teknik Informatika 1.4.
Lokasi Magang
Lokasi pelaksanaan magang yakni di Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Jalan Djamaludin Malik No 52 A .Kota Gorontalo Telpon (0435)826207 (0435)826207
9
1.5.
Waktu Dan Jadual Pelaksanaan Magang
Waktu Pelaksanaan Magang dilaksanakan selama 1 (satu) bulan dibulai dibulai Tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 31 Maret 2010. Adapun jadwal pelaksanaan pelaksanaan magang adalah adalah sebagai berikut : Tabel 1 : Jadwal Pelaksanaan Magang 2010 NO
URAIAN KEGIATAN
FEB 1
1 PERSIAPAN 2 PENGUM UMP PULAN DATA 3 PENGOLAHAN DATA 4 PENYUSUNAN LAPORAN
MARET 1
2
3
APRIL 4
1
2
10
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi
Sesuai pasal 15 UU Nomor 12 Tahun 2003, Pemilu diselenggarakan oleh KPU yang bersifat nasional, tetap dan mandiri. Struktur organisasi penyelenggara Pemilu sebagai mana dinyatakan dalam pasal 17 terdiri atas KPU, KPU Provinsi P rovinsi dan KPU Kabupaten/Kota, Jumlah anggota KPU Kota Gorontalo adalah 5 orang, sedangkan masa jabatan keanggotaan KPU adalah 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji anggota KPU yang bersangkutan. KPU Kota Gorontalo adalah pelaksana Pemilu di Kota Gorontalo. Penetapan anggota KPU Kota Gorontalo diusulkan oleh Walikota setelah melalui proses seleksi yang ketat serta memenuhi persyaratan sebagaimana tersebut pada pasal 18 UU Nomor 12 Tahun 2003. Untuk melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya, KPU Kota Gorontalo dalam penyelenggaraan Pemilu mempunyai sekretariat yang dipimpin oleh seorang sekretaris. Kelembagaan penyelenggaraan Pemilihan Umum di Kota Gorontalo dibentuk berdasarkan : -
Undang-Undang No. 12 Tahun 2003 tentang Pemilihan Umum
-
KEPRES No. 70 Tahun 2001 tentang Pembentukan Komisi Pemilihan Umum
11
-
KEPRES No. 67 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Keputusan Presiden No. 16 Tahun 1999 tentang pembentukan Komisi Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden No. 81 Tahun 2000. Pembentukan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
diawali dengan dilantiknya Sekretariat Perwakilan Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Rudi Iriawan, S.Sos berdasarkan Surat
Keputusan
Gubernur
Gorontalo
No.
821.2/BKD-
DIKLAT/SK/280/2003. Setelah terbentuknya Sekretariat Perwakilan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo maka Sekretariat Perwakilan mengusulkan kepada Walikota Gorontalo untuk membentuk Tim Seleksi Anggota Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo. Walikota Gorontalo dengan Surat Keputusannya No. 431 Tahun 2003 telah membentuk Tim Seleksi dengan komposisi sebagai berikut : -
Ketua merangkap anggota
: Prof. Drs. Tahir Musa
-
Wakil Ketua merangkap anggota anggota : Drs. M. Nadjamuddin
-
Anggota
: Drs. Benyamin Mahdang
-
Anggota
: Drs. Hamzah Yunus, M.Pd
-
Anggota
: Drs.Hi.Azhari BahariawanThalib BahariawanThalib
-
Sekretaris, Bukan Anggota
: Rudi Iriawan, S.Sos
12
Dalam rangka penyelenggaraan Pemilu Legislatif 2009, telah dibentuk Komisioner Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo yang juga sama prosnya dengan pembentukan KPU Provinsi Gorontalo melalui surat Keputusan atas Usulan walikota Gorontalo. Anggota KPU Kota Gorontalo ditetapkan dan disahkan oleh KTU KPU Provinsi Gorontalo melalui Surat Keputusan. Adapun kelima anggota Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo tersebut adalah sebagai berikut : 1. Prof. Drs. Tahir Musa
(Ketua)
2. Drs. M. Nadjamuddin
(Anggota)
3. Drs. Benyamin Mahdang
(Anggota)
4. Drs. Hamzah Yunus, M.Pd
(Anggota)
5. Drs.Hi.Azhari Bahariawan Thalib (Anggota) (Anggota) Untuk mendukung kerja KPU,maka dibentuk Sekretariat KPU yang merupakan Lembaga Pemerintahan. Sekretariat KPU berfungsi untuk memfasilitasi semua kegiatan Ketua dan Anggota KPU. Sekretariat Umum ini dipimpin oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum dan dilengkapi dengan Kepala Bagian dan Sub Bagian serta Staf Pemerintahan yang bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masingmasing.Sekretariat masing.Sekretariat KPU memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :
13
a. VISI Adapun Visi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara pemilihan umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel demi terciptanya demokrasi Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia. b. MISI Adapun Misi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu : 1. Membangun lembaga penyelenggara pemilihan umum yang memiliki
kompetensi,
kredibilitas
dan
kapasitas
dalam
menyelenggarakan menyelenggarakan pemilihan p emilihan umum. 2. Menyelenggarakan pemilihan umum untuk memilih Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab. 3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum yang bersih, efisien dan efektif.
14
4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan pemilihan umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. 5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita masyarakat Indonesia yang demokratis.
15
2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI ORGANISASI
Ketua H. RIZAN ADAM, S.Pd, M.HI (Divisi Hukum Dan Pengawasan)
Anggota HADI SUTRISNO, S.IP
Anggota Djarnawi Datau, S.ag
Anggota La Aba, S.pd M.pd
Anggota AROMAN BOBIHOE, SH
(Divisi Teknis Penyelenggara Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga)
(Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik)
(Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM)
(Divisi Hukum dan Pengawasan)
Gambar 1 . Struktur organisasi organisasi Komisioner Komisioner KPU
16
PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM Nomor : 6 Tahun 2008 Tanggal : 16 Juli 2008
STRUKTUR ORGANISASI SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO Plt. SEKERTARIS KPU KOTA GORONTALO Drs.Henry.Abay,M.Si
SUB BAGIAN PROGRAM DAN DATA 1. Sukardi Hamzah,S.sos
SUB BAGIAN TEKNIS PEMILU DAN HUPMAS 1. Surajudin Tuli,S.kom
SUB BAGIAN HUKUM 1. Sri Susanti A.Nasaru,SH
SUB BAGIAN UMUM 1. Chandra Yos Sapi’i,SE 2. Muchin Polin,S.kom
16
PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM Nomor : 6 Tahun 2008 Tanggal : 16 Juli 2008
STRUKTUR ORGANISASI SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO Plt. SEKERTARIS KPU KOTA GORONTALO Drs.Henry.Abay,M.Si
SUB BAGIAN PROGRAM DAN DATA 1. Sukardi Hamzah,S.sos
SUB BAGIAN TEKNIS PEMILU DAN HUPMAS 1. Surajudin Tuli,S.kom 2. Dwi Feby Hariati
SUB BAGIAN HUKUM 1. Sri Susanti A.Nasaru,SH
SUB BAGIAN UMUM 1. Chandra Yos Sapi’i,SE 2. Muchin Polin,S.kom 3. Dian Andriyani Sabihi
Gambar 2 . Struktur organisasi Sekretariat Sekretariat KPU
19
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi
Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu A. Lembaga Non Pemerintah: 1. Ketua KPU Kota Gorontalo
Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga.
19
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi
Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu A. Lembaga Non Pemerintah: 1. Ketua KPU Kota Gorontalo
Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga. 2. Divisi Teknis Penyelenggara Pemilu
Menyiapkan penyusunan rencana dan program, pengumpulan dan pengolahan data kegiatan penyelenggaraan pemilihan umum di Kota Gorontalo dan teknis penyelenggaraan pemilihan umum serta proses ferifikasi dan administrasi penggantian antar waktu. 3. Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik
Memahami pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, keamanan, tata usaha, mengkoordinir pengadaan dan pelaksanaan inventarisasi kebutuhan logistik, kebutuhan dana dan distribusi pemilu.
4. Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM
Menyiapkan bahan informasi, sosialisasi peraturan perundangundangan yang berkaitan dengan Pemilu, peningkatan pendidikan dan pengetahuan masyarakat tentang Pemilu serta pengembangan
20
sumber daya manusia dalam rangka peningkatan pelayanan informasi. 5. Divisi Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga, Pengolah Data dan Informasi
Melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai kegiatan penyelenggaraan Pemilu serta melaksanakan pelayanan publik tentang Pemilu dan hubungan antar lembaga Pemerintah dan non Pemerintah serta masyarakat. B.
Pembagian Tugas Sekretariat KPU Kota Gorontalo terdiri dari : 1. SUB BAGIAN PROGRAM
Sub Bagian Program mempunyai tugas menyiapkan penyusunan rencana, program, anggaran bersama Sub Bagian Umum, pengumpulan dan pengolahan data pemilihan umum 2.
SUB BAGIAN TEKNIS PENYELENGGARA
Sub Bagian Teknis Penyelenggara mempunya tugas menyiapkan pelaksanaan teknis 3.
SUB BAGIAN HUKUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
Sub
Bagian
Hukum
dan
hubungan
masyarakat
mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, pengkajian, dan penyelesaian sengketa hukum, penyuluhan peraturan yang berkaitan dengan pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual peserta Pemilu serta administrasi keuangan dan dana kampanye. 4.
SUB BAGIAN UMUM DAN LOGISTIK
21
Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah bahan pelaksanaan anggaran, perbendaharaan, verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, urusan rumah tangga, perlengkapan keamanan dalam, tata usaha, pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, distribusi logistik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD Presiden dan Wakil Presiden 2.1.4 Kegiatan Usaha
Adapun kegiatan usaha usaha yang dilakukan pada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu yaitu untuk membantu pemerintah
Pusat
,Provinsi dan daerah dalam mewujudkan mewujudkan Demokrasi Kedaulatan rakyat berupa pelaksanaan Pemilihan Umum, Pemilihan Kepala Daerah, serta pemilihan Presiden dan Wakil Presiden. Dalam kegiatan utamanya sebagai penyelenggara pemilu, maka Komisi Pemilihan Umum melakukan beberapa kegiatan mulai dari Pencatatan Daftar Pemilih Tetap sampai dengan Pendistribusian Logistik hingga akhir pengumuman dan pelantikan anggota terpilih hasil Pemilu.. 2.1.5
Kondisi Perangkat Sistem Komputer
Sebagian besar kegiatan yang dilakukan pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo,khususnya pengelolaan data pegawai sudah menggunakan komputer, Bagian Kepegawaian yang merupakan sentral dari kegiatan yang berkaitan dengan tugas serta fungsi
22
kesekertariatan dalam hal menunjang kelengkapan administrasi pemilu sudah menggunakan komputer yang memenuhi standar, antara lain : 1. Hardware ( Perangkat Keras) Perangkat keras yang di gunakan yaitu Komputer yang dilengkapi dengan perangkat lainnya yang mendukung kinerja dengan menggunakan spesifikasi yang sama yaitu :
-
Motherboard MSI P9658 neo-F-socket I.GA 775
-
Prosessor Intel Core 2 Duo 2.8 G.Hz
-
V-Gen memory DDR 3 .1 Gb
-
Hardisck Segeate Barakuda Barakuda 180 Gb
-
DVD-RW Samsung.
-
Casing Simbada
-
Monitor LCD
-
Keyboard dan Mouse Optic
-
Printer HP Laser Jet
-
Scaner Canon dan Speaker Active
2. Software ( Perangkat Lunak) Dengan menggunakan perangkat perangkat lunak orginal sebagai sebagai berikut : -
Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2.
-
Microsoft Office 2007
-
Corel Draw
23
-
Photoshoop CS
3. Brainware ( Operator) Untuk operator sendiri Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo memiliki 2 orang pegawai yang bertugas sebagai operator yang masing-masing berpendidikan S1, Sistem Informasi dan D3 Sistem Informasi. 2.2
ANALISIS KINERJA SISTEM
Sistem pengelolaan Administrasi pegawai di Bagian Kepegawaian KPU Kota Gorontalo adalah sebagai berikut : 1. Pegawai Baru Memasukkan Memasukkan Surat Perintah Tugas dan SK, bagi PNS 2. Bagian
Kepegawaian
Menginputnya dan
menerima
Berkas
Pegawai
dang
menghasilkan menghasilka n data KP4 ( Keluarga
Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai Pegawai ) 3. Bagian Kepegawaian Kepegawaian menerima data KP4 dan data pegawai Kontrak yang kemudian menginput data kepegaw k epegawaian. aian. 4. Bagian Kepegawaian Memasukkan Data Pegawai, Rekapitulasi Absen kebendahara untuk menentukan pembayaran Gaji, Uang Lembur,dan Uang Makan.
24
5. Berdasarkan data Pegawai dan Rekapitulasi absen bendahara melakukan Pembayaran Pembayaran Gaji dan Pembayaran Uang makan dan uang lembur.ke pegawai. 6. Bagian Tata Usaha Menerima Dokumen Data Pegawai dari kepegawaian 7. Berdasarkan data pegawai Bagian Tata Usaha Membuat struktur organisasi dan Tupoksi, beserta dokumen arsipnya 8. Bagian Tata Usaha Membuat rekapitulasi absen bulanan yang dokumennya diberikan ke bagian kepegawaian. 9. Bagian Kepegawaian Menerima Sturktur Organisasi sebagai bahan untuk pembuatan daftar tugas pokok yang kemudian di berikan kepada pegawai dan membuat arsip 10. Bagian Kepegawaian Menyusun laporan Bulanan berupa - Laporan Status Pegawai
Ur ut Kepangkatan) - DUK (Daftar Urut - Struktur Organisasi - Rekapitulasi Absen Pegawai - Laporan Pembayaran Gaji - Laporan Pembayaran Uang Lembur - Laporan Pembayaran Uang Makan
2.2.1 POKOK PERMASALAHAN
25
Pokok Permasalahan yang terjadi pada Komisi Pemilihan Umum
Kota
Gorontalo
khususnya
di
bidang
Administrasi
Kepegawaian adalah : 1. Proses pengolahan dokumen khususnya kepegawaian masih menggunakan aplikasi umum ( Ms.Word dan Ms.Excel) 2. Pencarian Data Pegawai di lakukan dengan manual sehingga memerlukan waktu relatif lama untuk menemukannya. 2.2.2 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Permasalahan yang terjadi terjadi di atas di sebabkan oleh hal-hal hal-hal sebagai berikut : 1. Pengelolaan dokumen masih menggunakan aplikasi umum disebabkan belum ada sistem yang khusus mengelola data kepegawaian 2. Penumpukan Penumpukan Berkas dan dokumen pegawai yang masih di simpan dalam map, sehingga sering terjadi kesulitan dalam mencari data pegawai yang di butuhkan
26
2.2.3 METODE DAN ANALISIS PERMASALAHAN 2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian
Mulai
Menginput Data Pegawai
Menginput Struktur Organisasi, Tupoksi & DUK
Menginput Status Pegawai
Membuat Struktur Organisasi
Menginput absen Pegawai
Membuat Laporan
1
Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Lap.Pembayaran Gaji Lap.Pembayaran UAng Lembur Lap.PEmbayaran Uang Makan
Selesai
Gambar 3 . Bagan Alir Alir Sistem Administrasi Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
27
2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota Gorontalo PEGAWAI
TATA USAHA
Mulai
Surat Perintah Tugas / SK
KEPEGAWAIAN A
Surat Perintah Tugas / SK
Menginput Data P e a wa wai
2
Data Kp4 1 Data Kp4Pegawai Data
PIMPINAN D
B
2
1
Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang Lembur Pembayaran Uang Makan
2
Data Kp4 Data Kp4 Data Pegawai Data Pegawai
Rekapitulasi Absen Absen / Bulan 2
BENDAHARA
Data Kp4
Data Pegawai
Menginput Status Data Pegawai Menginput Data Pegawai, Rekapitulasi Absen / Bln
Data Pegawai
Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi C
Selesai
A
2
1
Struktur 3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Organisasi
3
Struktur Organisasi
2
C
Pembayaran 1 Gaji Pembayaran Gaji Pembayaran Uang Pembayaran Makan Uang Makan Pembayaran uang
Pembayaran Pembayar Lembur an uang Lembur C
Menginput Struktur Organisasi & Tupoksi
c
Menginput absen Pegawai
1
Daftar Tugas Pokok & Fungsi
1
Daftar Tugas 2 Pokok & Fungsi Daftar Tugas Pokok & Fungsi
3 2 / Relapitulasi Absen Rekapitulasi Absen 1 Bulan Rekapitulasi / Bulan Absen / Bulan
C
c B
1
Pembayaran Gaji
Pembayaran Uang Makan
Pembayaran uang Lembur
Laporan : 1 Laporan : Data status Pegawai Data status Pegawai DUK DUK Struktur Organisasi Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Rekapitulasi Absen Pembayaran Pembayaran Ganji Pembayaran Uang Lembur Pembayaran Uang Makan
2
Keterangan : KP4 : Keluarga Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai DUK : Daftar Urut Kepangkatan
C D
Gambar 4 . Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian
pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
1
28
2.2.3.3 Diagram Arus Data 1. Eksternal Entity
Tabel : Eksterna E ksternall Entity Sistem Informasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo
Tabel 2 : Eksternal Entity
Eksternal Pegawai
Input - Data Pegawai PNS
Output - Tupoksi
Tata Usaha
- Struktur Organisasi - Tugas Pokok dan Fungsi - Rekapitulasi Absen
- Daftar Pegawai Pegawai - Data Pegawai
- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Bendahara
- Daftar Pegawai - Rekapitulasi Absen
Pimpinan
-
- Daftar pembayaran gaji pembayaran - Daftar Uang Lembur Pembayaran - Daftar Uang Makan - Lap.Data status Pegawai - Lap.DUK (Daftar Urut Kepangkatan) - Lap.Struktur Organisasi - Lap.Rekapitulasi Absen - Lap. Pembayaran Gaji - Lap. Pembayaran Uang Lembur - Lap. Pembayaran Makan
29
2. Diagram Konteks
a
Pegawai
Tugas Pokok dan fungsi
Daftar Pegawai
Tata Usaha
Data Pegawai
Sistem Informasi kepegawaian
Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan
b
Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
Lap. Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap.Struktur Organisasi Lap.Rekapitulasi Aben Lap. Pembayaran gaji Lap. Pembayaran Uang Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan
c.
d.
Bendahara
Daftar Pegawai Rekapitulasi Absen
Pimpinan
Gambar 5 . Diagram Konteks Konteks Sistem Administrasi Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Goron talo
30
3. Diagram Berjenjang
0 Sistem Informasi Kepegawaian Pada KPU
Level 1 1
2
3
4
Proses Pendataan
Proses Pengolahan Kepeg
Proses Pengolahan Gaji
Proses Pembuatan Laporan
Level 2 1.1p Input Data CPNS
1.2p
1.3p
2.1p
2.2p
2.3p
2.4p
3.1p
3.2p
3.2p
4.1p
4.2p
Input Data PNS
Input Data
Struktur Organisasi
TUPOKSI
DUK
Rekapitula si Absen
Pembayar an Gaji
Uang Lembur
Uang Makan
Lap. Status Peg
Laporan DUK
Peg. Kontrak
4.5p
4.6p
4.7p
Lap.Pemb Gaji
Lap.Uang Lembur
Lap. Uang Makan
Gambar 6 . Diagram Berjenjang Sistem Sistem Administrasi Kepegawaian Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
31
4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) 1) Diagram Arus Data Level 0
Data Pegawai
a
1 Proses Pendataan
Pegawai
Kp4 Pegawai Pusat
F1 Data KP4 Pegawai Pusat
KP4 PNS Daerah
F2 Data KP4 Peg. Daerah
Peg. Kontrak /Honor /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
Tugas Pokok & Fungsi
Daftar Pegawai
b
2 Proses Pengolahan Kepegawaian
Tata Usaha Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen
Peg. Kontrak /Honor KP4 PNS Daerah Kp4 Pegawai Pusat
4.3p Lap. Struktur Organisasi
4.4p Lap. Rekap Absen
31
4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) 1) Diagram Arus Data Level 0 1
Data Pegawai
a
Proses Pendataan
Pegawai
Kp4 Pegawai Pusat
F1 Data KP4 Pegawai Pusat
KP4 PNS Daerah
F2 Data KP4 Peg. Daerah
Peg. Kontrak /Honor /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
Tugas Pokok & Fungsi
Daftar Pegawai
b
2
Peg. Kontrak /Honor
Proses Pengolahan Kepegawaian
Tata Usaha
KP4 PNS Daerah Kp4 Pegawai Pusat
Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)
c
Bendahara
Struktur Organisasi
Rekapitulasi Absen Daftar Pegawai
F4 Struktur Organisasi Tugas Pokok & Fungsi
F5 Tugas Pokok & Fungsi Daftar Urut Kepangkatan
F6 Daftar Urut Kepangkatan Rekapitulasi Absen
F7 Rekapitulasi Absen
Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan Data Gaji Pegawai
3 Proses Pengolahan Gaji
F8
Data Gaji Pegawai
F9
Data Uang Lembur
F10
Data Uang Makan
Data Uang Lembur Data Uang Makan
Data Uang MAkan Data Uang Lembur
4
Data Gaji Pegawai
Proses Pembuatan Laporan
Rekapitulasi Absen Daftar Urut Kepangkatan Tugas Pokok & Fungsi Data Gaji Pegawai
Lap Data status Pegawai Lap DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap Struktur Organisasi Lap. Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan
d
Pimpinan
Gambar 7 . DAD Level 0 Sistem Administrasi Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
32
2) DAD Level 1 Proses 1 Data Pegawai Pusat
Kp4 Pegawai Pusat
Kp4 Pegawai Pusat
1.1p
F1 KP4 Pegawai Pusat
Input Data Peg. Pusat Data Pegawai Daerah
1.2p
a
Kp4 Pegawai Daerah
Input Data Peg. Daerah
Pegawai
1.3p Input Data Peg. Kontrak
Data Pegawai Kontrak
Kp4 Pegawai Daerah
F2 KP4 Pegawai Daerah
Data Pegawai Kontrak
2
Data Pegawai Kontrak
F3 Data Pegawai Kontrak/homor
Gambar 8 . DAD Level 1 Proses 1 Sistem Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum 3) DAD Level 1 Proses 2 F1 Data KP4 Pegawai Pusat F2 Data KP4 Peg. Daerah
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah
2.1p Struktur Organisasi
Peg. Kontrak /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
F4 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Tugas Pokok & Fungsi F1 Data KP4 Pegawai Pusat F2 Data KP4 Peg. Daerah F3 Data Peg. Kontrak / Honor
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah
2.2p
Tugas Pokok& Fungsi
F5 Tugas Pokok & Fungsi
Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas Pokok & Fungsi
Peg. Kontrak /Honor
4 b
Tugas Pokok & Fungsi
a
Pegawai
Tata Usaha Daftar Urut Kepangkatan F1 Data KP4 Pegawai Pusat F2 Data KP4 Peg. Daerah
Kp4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah Peg. Kontrak /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
2.3p Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Daftar Urut Kepangkatan Daftar Urut Kepangkatan
F6 Daftar Urut Kepangkatan
Rekapitulasi Absen F1 Data KP4 Pegawai Pusat F2 Data KP4 Peg. Daerah
Kp4 Pegawai Pusat
2.4p
KP4 PNS Daerah
Rekapitulasi Absen
Rekapitulasi Absen Rekapitulasi Absen
F7 Rekapitulasi Absen
Peg. Kontrak /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor Rekapitulasi Absen
c
Bendahara
Daftar Pegawai
Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Si stem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
33
4) DAD Level 1 Proses 3
3.1p Data Gaji Pegawai
Data Gaji Pegawai
Pembayar an Gaji
3.2p
c
Data Uang Lembur
3.3p Data Uang Makan
Uang Makan
data Data Gaji
F9
Data Uang Lembur
Data Uang Lembur
Uang Lembur
Bendahara
Data Gaji Pegawai F8
Data Uang Makan
Data Uang Lembur
Data Uang Makan F10
Data Uang Makan
Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
4
34
5) DAD Level 1 Proses 4 Kp4 Pegawai Pusat
F1 Data KP4 Pegawai Pusat KP4 PNS Daerah
F2 Data KP4 Peg. Daerah
Peg. Kontrak /Honor /Honor
F3 Data Peg. Kontrak / Honor
Data Struktur Organisasi
F4 Struktur Organisasi
Data DUK
F8
Data Pembayaran
F9
Data Uang Lembur
4.2p Laporan Struktur Organisasi
4.3p
Laporan Data Status Pegawai
Laporan Struktur Organisasi
Laporan DUK
Laporan DUK
F6 Daftar Urut Kepangkatan
F7 Rekapitulasi Absen
4.1p Laporan Status Pegawai
Data Rekapitulasi Absen
Data Pembayaran Gaji
4.4p Laporan Rekapitula si Absen
4.5p
Laporan Rekapitulasi Absen
d.
Pimpinan
Lap. Pembayaran Gaji
Lap.Pemb Gaji
Data Uang Lembur
4.6p Laporan Uang Lembur
Lap.Uang Lembur
Data Uang Makan F10
4.7p
Data Uang Makan
Laporan Uang Makan
Lap. Uang Makan
Gambar 11 . DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota
35
2.2.3.4 Kamus Data
1. Nama arus Data : Data Pegawai Pusat Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen dasar
Arus Data
: a – 1.1p - 2
Penjelasan
: Berisi Data Pegawai Pusat
Periode
:
Struktur Data
:
Field
Type
Size
Numeric
18
Nama
Teks
21
Tempat / Tgl Lahir
Teks
14
NIP
Jenis Kelamin
Teks
8
Agama
Teks
9
No SK
Teks
12
Tanggal SK
Teks
12
Tanggal SPMT
Teks
12
Alamat
Teks
21
2. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: a – 1.2p
Penjelasan
: Berisi Data Pegawai Daerah
Periode
:
36
Struktur Data
:
Field
Type
Size
Numeric
18
Nama
Teks
21
Tempat / Tgl Lahir
Teks
14
NIP
Jenis Kelamin
Teks
8
Agama
Teks
9
No SK
Teks
12
Tanggal SK
Teks
12
Tanggal SPMT
Teks
12
Alamat
Teks
21
3. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 1.2p – F2 - 2
Penjelasan
: Berisi Data Pegawai Daerah
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
Numeric
18
Nama
Teks
21
Tempat / Tgl Lahir
Teks
14
NIP
Agama
Jenis Kelamin
Teks Teks
8 9
37
No SK
Teks
12
Tanggal SK
Teks
12
Tanggal SPMT
Teks
12
Alamat
Teks
21
4. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: a – 1.3p
Penjelasan
: Berisi Data Pegawai Kontrak
Periode
:
Struktur Data
:
Field
Type
Size
No SK
Teks
12
Nama
Teks
21
Tempat / Tgl Lahir
Teks
14
Jenis Kelamin
Teks
8
Agama
Teks
9
Tanggal SK
Teks
12
Tanggal SPMT
Teks
12
Alamat
Teks
21
5. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 1.3p – F3 - 2
38
Penjelasan
: Berisi Data Pegawai Kontrak
Periode
:
Struktur Data
:
Field
Type
Size
Numeric
18
Nama
Teks
21
Tempat / Tgl Lahir
Teks
14
NIP
Jenis Kelamin
Teks
8
Agama
Teks
9
No SK
Teks
12
Tanggal SK
Teks
12
Tanggal SPMT
Teks
12
Alamat
Teks
21
6. Nama arus Data : Struktur Organisasi Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: b – 2.1p
Penjelasan
: Berisi Struktur Organisasi
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
Ketua KPU
Teks
12
Anggota KPU 1
Teks
12
Anggota KPU 2
Teks
12
Anggota KPU 3
Teks
12
Anggota KPU 4
Teks
12
39
Sekretaris
Teks
12
Kasubag Program
Teks
12
Kasubag Teknis
Teks
12
Kasubag Hukmas
Teks
12
Kasubag Umum dan Logistik
Teks
12
Penyelenggara
7. Nama arus Data : Struktur Organisasi Alias
:-
Bentuk data
: Variable/ field
Arus Data
: 2.1p – F4 - 4
Penjelasan
: Berisi Struktur Organisasi
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
Ketua KPU
Teks
12
Anggota KPU 1
Teks
12
Anggota KPU 2
Teks
12
Anggota KPU 3
Teks
12
Anggota KPU 4
Teks
12
Sekretaris
Teks
12
Kasubag Program
Teks
12
Kasubag Teknis
Teks
12
Penyelenggara
40
Kasubag Hukmas
Teks
12
Kasubag Umum dan Logistik
Teks
12
8. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: b – 2.2p
Penjelasan
: Berisi Data Tugas Pokok dan Fungsi
Periode
:
Struktur Data
:
Field
Type
Size
Numeric
18
Nama
Teks
21
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
6
Type
Size
NIP
9. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 2.2p – F5 – 4, 2.2p - a
Penjelasan Penjela san
: Tugas Pokok dan Fungsi
Periode
:
Struktur Data
: Field
41
NIP
Numeric
18
Nama
Teks
21
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
6
10. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: b – 2.3p
Penjelasan
: Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan Kepangkatan
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Tempat Lahir
Char
4
Tanggal Lahir
Date
4
Jenis Kelamin
Umur
Teks Chart
9 2
Jabatan
Chart
Asal Pendidikan
Teks
9
Tingkat Pendidikan
Teks
9
Numeric
4
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
6
TMT
Date
4
Kenaikan
Teks
5
Tahun Lulus
9
42
11. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan Alias
:-
Bentuk data
: Variable/ Field
Arus Data
: 2.3p – F6
Penjelasan
: Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan Kepangkatan
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Tempat Lahir
Char
4
Tanggal Lahir
Date
4
Jenis Kelamin
Umur
Teks Chart
9 2
Jabatan
Chart
Asal Pendidikan
Teks
9
Tingkat Pendidikan
Teks
9
Numeric
4
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
6
TMT
Date
4
Kenaikan
Teks
5
Tahun Lulus
12. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
9
43
Arus Data
: b – 2.4p
Penjelasan
: Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode
:
Struktur Data
: Field
No_Urut Nama
Type
Size
Numeric
2
Teks
12
Jam_ Masuk
Char
4
Jam_Pulang
Char
4
13. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 2.4p – F7, 2.4p - c
Penjelasan
: Berisi Data rekapitulasi Absen
Periode
:
Struktur Data
:
Field No_Urut Nama
Jam_ Masuk
Jam_Pulang
14. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Type
Size
Numeric
2
Teks
12 Char
4 Char
4
44
Arus Data
: c – 3.1p
Penjelasan
: Berisi Data Gaji Pegawai
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Jabatan
Teks
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
4
Jumlah
Numeric
10
7
15. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 3.1p – F8 - 4
Penjelasan
: Berisi Data Gaji Pegawai
Periode
:
Struktur Data
:
Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Jabatan
Teks
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
4
10
45
Jumlah
Numeric
7
16. Nama arus Data : Data Uang Lembur Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: c – 3.2p
Penjelasan
: Berisi Data Uang Lembur
Periode
:
Struktur Data
:
Field NIP Nama
Type
Size
Numeric
18
Teks
12
Jabatan
Tanggal
Date
4
Kegiatan
Teks
12
Chart
6
Chart
6
17. Nama arus Data : Data Uang Lembur Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 3.2p – F9 - 4
Penjelasan
: Berisi Data Uang Lembur
Periode
:
Struktur Data
: Field
NIP Nama
Jabatan
Type
Size
Numeric
18
Teks
12
46
Tanggal
Date
4
Kegiatan
Teks
12
Type
Size
Numeric
3
Teks
12
18. Nama arus Data : Data Uang Makan Alias
:-
Bentuk data
: Dokumen Dasar
Arus Data
: c – 3.3p
Penjelasan
: Berisi Data Uang Makan
Periode
:
Struktur Data
: Field
No Nama
Jumlah Hari
Chart
6
Jumlah Bulan
Chart
11
Total Hadir
Numeric Jumlah Dibayar
6 Numeric
7
19. Nama arus Data : Data Uang Makan Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 3.3p – F10 - 4
Penjelasan
: Berisi Data Uang Makan
Periode
:
Struktur Data
: Field
No
Type
Size
Numeric
3
47
Nama
Teks
12
Jumlah Hari
Chart
6
Jumlah Bulan
Chart
11
Total Hadir
Numeric Jumlah Dibayar
6 Numeric
7
20. Nama arus Data : Laporan Status Pegawai Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.1p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan Stutus Pegawai
Periode
:
Struktur Data
: Field
No_Urut Nama
Type
Size
Numeric
3
Teks
18
Jabatan Jumlah Pegawai
21. Nama arus Data : Laporan Struktur Organisasi Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.2p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan Struktu Organisasi
Periode
:
Struktur Data
:
Teks Char
10 3
48
Field
Type
Size
Ketua KPU
Teks
12
Anggota KPU 1
Teks
12
Anggota KPU 2
Teks
12
Anggota KPU 3
Teks
12
Anggota KPU 4
Teks
12
Sekretaris
Teks
12
Kasubag Program
Teks
12
Kasubag Teknis
Teks
12
Kasubag Hukmas
Teks
12
Kasubag Umum dan Logistik
Teks
12
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Tempat Lahir
Char
19
Tanggal Lahir
Date
8
Penyelenggara
22. Nama arus Data : Laporan DUK Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.3p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan DUK
Periode
:
Struktur Data
: Field
Umur
Jenis Kelamin
Teks Chart
9 7
49
Jabatan
Chart
Asal Pendidikan
Teks
12
Tingkat Pendidikan
Teks
9
Numeric
4
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
4
TMT
Date
6
Kenaikan
Teks
6
Tahun Lulus
9
23. Nama arus Data : Laporan Rekapitulasi Absen Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.4p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan Rekapitulasi Absen
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
Bulan
Teks
9
No_Urut
Char
3
Nama
Teks
12
Tanggal
Char
4
Jumlah_Hadir
24. Nama arus Data : Laporan Pembayaran Gaji Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.5p - d
Penjelasan
: Berisi Lpaoran Pembayaran Gaji
Numeric
3
50
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Jabatan
Teks
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
4
Jumlah
10
Numeric
7
25. Nama arus Data : Laporan Uang Lembur Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
Arus Data
: 4.6p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan Uang Lembur
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
NIP
Size
Numeric
Nama
Teks
Jabatan
Chart
Tanggal
Date
Kegiatan
Teks
26. Nama arus Data : Laporan Uang Makan Alias
:-
Bentuk data
: Variable / Field
51
Arus Data
: 4.7p - d
Penjelasan
: Berisi Laporan Uang Makan
Periode
:
Struktur Data
: Field
Type
Size
No
Numeric
3
NIP
Char
18
Nama
Teks
12
Jabatan
Teks
Pangkat
Chart
6
Golongan
Chart
4
Jumlah
Numeric
10
7
52
2.2.4 APORAN HASIL ANALISIS
Hasil analisis Sistem Pengelolaan data Kepegawaian di KPU Kota Gorontalo yaitu : a. Analisis Distribusi Pekerjaan
Secara keseluruhan distribusi dan pembagian pekerjaan telah dilaksanakan secara merata berdasarkan tugas dan fungsi serta tanggung jawab pegaw pe gawai ai sesuai dengan struktur organisasi b. Analisis Pengukuran Pekerjaan
Masih ada pekerjaan manual yang di lakukan dalam pengelolaan data pegawai,yaitu pencarian data-pegawai yang di perlukan. c. Analisis Kendala
Dilihat dari kendala yang di hadapi yaitu alokasi waktu yang di butuhkan dalam hal pencarian dan pengelolaan data kepegawaian relatif lama. d. Analisis Dokumen
Dokumen yang di analisis hanyalah kelengkapan data ke pegawaian dan laporan rekapitulasi absen perbulannya e. Analisis Laporan
53
Pembuatan Laporan dalam Pengelolaan data kepegawaian sudah
menggunakan
Pegawai,DUK
(Daftar
komputer,Laporan Urut
status
Kepangkatan),Struktur
organisasi, dan rekapitulasi absen. f. Analisis Teknologi
Dalam hal pelaksanaan Pengelolaan data pegawai memang sudah hampir seluruhnya di lakukan dengan menggunakan komputer tetapi dalam hal ini masih Ms.Word dan Ms.Exsel belum terdapat satu sistem yang di khususkan untuk itu.
2.3 USULAN PENGEMBANGAN SISTEM
Berdasarkan Hasil penelitian penyusun selama berada di KPU Kota Gorontalo, beberapa kendala yang di hadapi yakni dalam hal pencarian dan pendokumentasian data kepegawaian masih manual,sehingga di saat data di butuhkan memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya,sehingga efektifitas pekerjaan terhambat.
Oleh karena itu penyusun memberikan saran berupa usulan kepada pihak KPU Kota Gorontalo untuk membuat sebuah sistem Informasi kepegawaian berbasis database, yang bertujuan untuk
54
memaksimalkan khususnya
di
serta
kelancaran
bagian
dan
kepegawaian
efektifitas
itu
pekerjaan
sendiri.dalam
hal
pengelolaan data pegawai. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota Gorontalo dapat di gambarkan dalam bagan alir sistem sebagai berikut:
55
MULAI
Input data Pegawai
Input Rekapitulasi Absen Pegawai / bulan
Data Pegawai
Data KP4 Rekapitulasi Absen / Bulan
Input Status Pegawai
Pembayaran Uang Makan Pembayaran uang Lembur
Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji
Daftar Uang Makan Daftar U ang Lembur Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji
MEMBUAT LAPORAN
1
Lap.Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap. Struktur Organisasi Lap. Rekapitulasi Absen Lap. Daftar Uang Makan Lap. Daftar Uang Lembur Lap.Daftar Lap.Daftar Gaji
SELESAI
Gambar 12. Usulan Sistem S istem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo
56
BAB III PENUTUP 3.1
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan selama melaksanakan magang di KPU Kota Gorontalo khususnya di bagian Administrasi Kepegawaian maka dapat di simpulkan bahwa pengelolaan administrasi kepegawaian masih menggunakan menggunakan sistem manual, manual, dan masih menyimpan data dalam bentuk dokumen sehingga sehingga terjadi penumpukan dan kesulitan dalam pencarian data. Dan belum adanya satu sistem khusus dalam hal pengelolaan administrasi Kepegawaian. 3.2
SARAN
Berdasarkan hasil penelitian maka penyusun memberikan saran pada proses proses pengelolaan data administrasi kepegawaian yang tadinya masih di lakukan dengan cara manual dapat dimaksimalkan dengan menggunakan satu sistem yang khusus di gunakan untuk mengelola Administrasi Kepegawaian.
57
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto,1999. Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan Teori dan Prsaktek Bisnis. Yogyakarta.Andi Jurusan Teknik Informatika. 2009 Panduan Magang . Universitas Gorontalo. Gorontalo. Gorontalo Taha, Iyen Oktaviany & Tuty Sylvia Pieters. 2009. Laporan Hasil Magang : Sistem Pengadaan Alat Kesehatan (Alkes). Jurusan Teknik
Informatika. Universitas Gorontalo. Gorontalo
