PELATIHAN SURAT-MENYURAT PADA GURU SDN WLINGI 02 KECAMATAN WLINGI
LAPORAN PROGRAM INDIVIDU Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Universitas Negeri Malang Semester Gasal 2010/2011 Desa Wlingi Kecamatan Wlingi Kabupaten Blitar
Penanggungjawab YUSUF NURYANTO NIM. 209153421736 209153421736 FIP/ PGSD
The Learning University
PROGRAM PENGEMBANGAN WILAYAH DAN KULIAH KERJA NYATA LEMBAGA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2011
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan Program Individu Kuliah Kerja Nyata (KKN) Semester Gasal 2010/2011 di SDN Purworejo 02 Kab. Blitar ini telah diperiksa dan disetujui pada tanggal …………………………….. oleh :
Mengetahui,
Korprog
Dosen Pembimbing Lapangan
Drs. Hendri Purwito, M.Si NIP
Drs. Dimyati, M.Pd NIP 19550727 198003 1 002
PELATIHAN SURAT-MENYURAT PADA GURU SDN WLINGI 02 KECAMATAN WLINGI KABUPATEN BLITAR
A. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang
Surat merupakan pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Suratmenyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar. Mengingat pentingnya surat-menyurat sebagai kegiatan pendukung dalam administrasi sekolah, maka dari itu perlu diadakan pembenahan administrasi surat-menyurat yang ada di SDN Purworejo 02 guna memperlancarkan dan menertibkan jalannya administrasi sekolah.
2. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dipaparkan sebuah rumusan masalah berupa, apakah maksud dan tujuan pengelolaan administrasi suratmenyurat di SDN Purworejo 02 Kabupaten Blitar?
3. Tujuan
Program ini disusun dengan maksud sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan surat-menyurat, sebagai landasan guna menyusun petunjuk teknis surat-menyurat, untuk menunjang tertib administrasi suratmenyurat, dengan tujuan agar pengelolaan administrasi di SDN Purworejo 02 dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
B. PELAKSANAAN PROGRAM 1. Sasaran/Peserta
Peserta program administrasi surat-menyurat ini adalah guru yang bertugas mengatur administrasi kantor di SDN Purworejo 02 2. Lokasi
Program pembenahan administrasi surat-menyurat ini dilaksanakan di SDN Purworejo 02 di Kecamatan Sanankulon Kabupaten Blitar. 3. Strategi Pelaksanaan
Program pembenahan administrasi surat-menyurat ini dilakukan melalui tahapan- tahapan sebagai berikut: a.
Tahap Observasi Tahap ini dilaksanakan dengan cara mengobservasi dan mengumpulkan data
mengenai pelaksanaan administrasi surat-menyurat di SDN Purworejo 02. b.
Tahap Koordinasi Tahap ini dilaksanaan dengan cara melakukan koordinasi kepada pihak
sekolah dan minta ijin kepada Kepala SDN Purworejo 02 Kecamatan Sanankulon Kabupaten Blitar serta berdiskusi dengan guru bagian administrasi agar program ini dapat berjalan dengan baik dan lancar. c.
Tahap Persiapan Tahap persiapan ini meliputi persiapan awal, yaitu: •
Mengamati pelaksanaan administrasi surat-menyurat di kantor sekolah.
•
Mencatat hal-hal yang diperlukan.
•
Mempersiapkan alat-alat yang akan digunakan
•
Mempersiapkan bahan yang akan dipergunakan
d.
Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut. •
Guru diberikan bimbingan mengenai administrasi surat-menyurat yang baik dan benar.
•
Guru diarahkan untuk memilah antara surat masuk dan surat keluar
•
Guru mengurutkan nomor surat dari yang terkecil sampai yang terbesar.
•
Sosialisasi penulisan nomor surat yang benar.
•
Arahan untuk mengagendakan surat masuk ataupun surat keluar.
4. Organisasi Pelaksana
Pelindung
: LPM Universitas Negeri Malang
Penasehat
:
Penanggung Jawab
: Yusuf Nuryanto (PGSD/ FIP/UM)
Anggota
: a. Krisbianto b. Dian c. Erny d. Rya
5. Dana dan Sumber Dana
a. Dana Rincian dana yang diperlukan untuk program pembenahan a dminstrasi surat-menyurat sekolah sebagai media memperlancar dan menertibkan administrasi SDN Purworejo 02 ini adalah sebagai berikut. 1. Pemasukkan Dana a.
Dana dari sekolah Rp.
65.000,00
Jumlah 2.
Rp.
65.000,00
Pengeluaran Dana
a.
Membeli 3 buku folio
Rp.
45.000,00
b.
Membeli 2 map teka
Rp.
15.000,00
c.
Membeli ATK
Rp.
Jumlah
Rp.
5.000,00 + 65.000,00
b. Sumber Dana Sumber dana dalam pelaksanaan program ini dari pihak sekolah yang telah disetujui oleh kepala sekolah.
6. Jadwal Kegiatan No 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Hari/ Tanggal Senin, 16-06-2011 Selasa, 17-06-2011 Rabu, 18-06-2011 Kamis, 19-06-2011 Jumat, 20-06-2011 Senin, 23-06-2011
Kegiatan Memperkenalkan administrasi surat-menyurat yang benar. Memperkenalkan administrasi surat-menyurat yang benar. Memilah jenis surat masuk Memilah jenis surat masuk Memilah jenis surat masuk Memilah jenis surat keluar
No 7. 8. 9. 10 . 11 . 12 . 13 . 14 . 15 . 16 . 17 . 18 . 19 . 20 . 21 . 22 . 24 . 25 . 26 . 27 . 28 . 29 . 30 . 31 .
Hari/ Tanggal Selasa, 24-06-2011 Rabu, 25-06-2011 Kamis, 26-06-2011
Kegiatan Memilah jenis surat keluar Memilah jenis surat keluar Menyiapkan buku adminstrasi surat-menyurat
Sabtu, 28-06-2011
Menyiapkan buku adminstrasi surat-menyurat
Senin, 30-06-2011
Mengurutkan nomor surat masuk secara urut
Selasa, 1-07-2011
Mengurutkan nomor surat masuk secara urut
Rabu, 2-07-2011
Mengurutkan nomor surat keluar secara urut
Kamis, 3-07-2011
Mengurutkan nomor surat keluar secara urut
Jumat, 4-07-2011
Memberikan arahan penulisan kode nomor surat keluar
Sabtu, 5-07-2011
Memberikan arahan penulisan kode nomor surat keluar
Senin, 7-07-2011
Memberikan arahan penulisan kode nomor surat keluar
Selasa, 8-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Rabu, 9-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Kamis, 10-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Jumat, 11-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Sabtu, 12-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Senin, 14-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Selasa, 15-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Rabu, 16-07-2011
Pengagendaan surat masuk
Kamis, 17-07-2011
Pengarahan terhadap penggunaan buku ekspedisi
Sabtu, 19-07-2011
Pengarahan terhadap penggunaan buku ekspedisi
Senin, 21-07-2011
Pengarahan terhadap penggunaan buku ekspedisi
Selasa, 22-07-2011
Pengagendaan surat keluar
Rabu, 23-07-2011
Pengagendaan surat keluar
No 32 . 33 . 34 . 35 . 36 .
Hari/ Tanggal
Kegiatan
Kamis, 24-07-2011
Pengagendaan surat keluar
Senin, 28-07-2011
Pengagendaan surat keluar
Selasa, 29-07-2011
Pengagendaan surat keluar
Rabu, 30-07-2011
Pengagendaan surat keluar
Kamis, 31-07-2011
Pengagendaan surat keluar
C. HASIL PELAKSANAAN PROGRAM
1. Pencapaian Hasil Hasil yang dicapai dari pembenahan administrasi surat-menyurat di SDN Purworejo 02 Kecamatan Sanankulon Kabupaten Blitar sudah terselesaikan sesuai dengan program, ini dibuktikan dengan : a. Kelengkapan administrasi surat-menyurat sekolah telah tersedia dengan baik. b. Administrasi surat-menyurat dalam mengagendakan surat masuk dan keluar telah berjalan dengan lancar. c. Pemberian nomor surat keluar telah dilakukan dengan benar.
2. Faktor Pendukung Faktor pendukung dalam program ini adalah : a. Bantuan moril maupun materiil serta rasa ingin tahu tentang cara administrasi surat-menyurat yang baik dan benar dari pihak sekolah b. Kemauan dan kerja keras para mahasiswa KKN demi terselesaikannya program ini c. Teman-teman mahasiswa yang peduli dan kompak membantu menyelesaikan program ini.
3. Faktor Penghambat Program ini sebenarnya berjalan dengan baik, namun permasalahan permasalahan kecil tetap ada, diantaranya : a.
Kurang rajinnya guru dalam mengagendakan surat masuk.
b. Kurang terbiasanya guru dalam memberikan nomor surat keluar.
D. PENUTUP
1. Kesimpulan Berdasarkan program yang telah direncanakan yaitu program administrasi surat-menyurat SDN Purworejo 02 Kecamatan Sanankulon Kabupaten Blitar dapat terselesaikan dengan baik. Dengan adanya buku-buku kelengkapan adminstrasi surat-menyurat seperti buku agenda surat dan buku ekspedisi, maka semua surat masuk dan keluar yang ada di SDN Purworejo 02 sudah tercatat dengan baik. Hal ini untuk mempermudah dalam mengecek surat masuk ataupun surat keluar yang ada di SDN Purworejo 02. Keberadaan buku-buku administrasi surat-menyurat sekarang ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh guru. 2. Saran Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peserta KKN tentang program adminstrasi surat-menyurat di SDN Purworejo 02 Kecamatan Sanankulon Kabupaten Blitar, maka saran yang dapat disampaikan : a. Teliti dan tekun dalam mengagendakan surat masuk dan surat keluar agar tertib administrasi surat-menyurat. b. Tidak lupa menggunakan buku ekspendisi saat mengantarkan surat keluar. c.
Pihak sekolah diharapkan mampu melanjutkan program-program yang sudah dijalankan mahasiswa KKN – UM 2011
LAMPIRAN:
1. Daftar Hadir Kegiatan