MAKALAH AUDIT KEPATUHAN AUDIT KEPATUHAN PADA INSTANSI PERGURUAN TINGGI
Dosen Pengampu: 1. Drs. Sukirman, M.Si, QIA 2. Badingatus Solikhah, S.E, M.Si, Akt, CA
Disusun oleh : 1. Vivi Ayuning Tyas
(7211415020)
2. Ela Mey Reta
(7211415091)
3. Agatha Alda Aldiana
(7211415151)
4. Risna Ade Tarantika
(7211415155)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2017
1
AUDIT KEPATUHAN PADA INSTANSI PERGURUAN TINGGI A. Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI)
Reformasi Indonesia tahun 1998 telah menghembuskan angin perubahan diberbagai sektor kehidupan berbangsa dan bernegara, salah satunya adalah lahirnya konsep otonomi dalam pelaksanaan pemerintahan yang secara perlahan mengurangi dominasi campur tangan pemerintah. Termasuk otonomi di sektor pendidikan tinggi. Kebijakan Kebij akan tersebut dituangkan dalam Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, dimana perguruan tinggi memiliki otonomi dalam mengelola mengelola pendidikan di lembaganya. Sejak saat itu kurikulum nasional/kurikulum inti, legalisasi ijazah dan ujian negara Perguruan Tinggi Swasta, sebagai bentuk pengendali mutu oleh pemerintah dihapuskan. Agar proses otonomi pendidikan tinggi tersebut berjalan dengan baik dan terarah, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi menginisiasi gagasan penjaminan mutu didalam perguruan tinggi yang dituangkan dalam buku yang berjudul Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi pada tahun 2003, saat itu kebijakan tersebut masih bersifat himbauan. Namun, demi akselerasi peningkatan mutu pendidikan tinggi di tanah air, pemerintah mewajibkan semua perguruan tinggi melaksanakan penjaminan mutu pendidikan tinggi atau istilahnya SPM Dikti seperti yang tercantum dalam Undang Undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Sebagaimana dijelaskan dalam pasal 54 ayat 6 dan 8 yang kemudian dituangkan dalam Permenristekdikti Nomor Nomor 62 62 Tahun 2016 sebagai pengganti
Permendikbud
Nomor 50 Tahun 2014, SPM Dikti adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Sedangkan, tujuannnya adalah menjamin pemenuhan standar pendidikan tinggi sehingga berkembang budaya mutu di perguruan tinggi di Indonesia. Oleh karena itu SPM Dikti mengintegrasikan tiga struktur sebagai berikut: 1. Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI) SPMI dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi. SPMI sendiri merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu perguruan tinggi secara mandiri untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelengaraan pendidikan tinggi secara bersama dan berkelanjutan. Dengan demikian setiap perguruan
2
tinggi dapat mengembangkan sendiri SPMI yang sesuai dengan visi dan misi, sejarah, nilai dasar yang menjiwai pendirian perguruan tinggi itu, jumlah program studi dan sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta budaya perguruan tinggi yang bersangkutan tanpa campur tangan pihak lain. Namun, tentu saja tetap harus
mengikuti standar nasional
pendidikan tinggi atau SN Dikti sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi sebagai pengganti Permendikbud Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. 2. Sistem Penjamin Mutu Eksternal (SPME) atau Akreditasi SPME yang dilaksanakan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi dan Lembaga Akreditasi Mandiri. Mandiri. 3. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Baik pada perguruan tinggi maupun kemenristekdikti, Meski memiliki otonomi khusus setiap perguruan tinggi wajib melaksanakan lima tahapan siklus utama SPMI, yang sesuai dengan Pasal 52 ayat 2 Undang Undang Dikti, yaitu: 1. Penetapan Standar Setiap perguruan tinggi memiliki otonomi untuk merumuskan dan menetapkan sendiri berbagai standar dikti yang secara kuantitatif dan/atau secara kualitatif melampaui standar nasional dikti. 2. Pelaksanaan Standar Setelah standar dikti ditetapkan, para akademika serta tenaga kependidikan wajib melaksanakannya agar cita-cita yang tercantum dalam standar dikti tersebut dapat tercapai. 3. Evaluasi Pelaksanaan Standar Evaluasi yang dapat dilakukan dalam bentuk monitoring, evaluasi diri serta Audit Mutu Internal (AMI) pada setiap perguruan tinggi. Hal ini penting untuk mengetahui dan mengukur sejauh mana standar dikti dilaksanakan, dipenuhi atau diwujudkan dengan benar.
3
4. Pengendalian Pelaksanaan Standar Jika standar sudah dipenuhi atau dilampaui maka langkah berikutnya menigkatkan standar dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi. Namun, jika yang terjadi sebaliknya maka langkah pengendalian dilakukan dalam bentuk tindakan korektif dan perbaikan. perbaikan. 5. Peningkatan Standar Dikti Hal ini dilakukan setelah melewati 4 tahap dalam siklus SPMI. Pelaksanaan 5 tahapan siklus SPMI ini berkaitan erat dengan standar di dalam SPMI dimana standar yang harus digunakan dalam SPMI setiap perguruan tinggi adalah standar nasional dikti dan standar dikti yang ditetapkan oleh setiap perguruan tinggi. Standar nasional dikti ditetapkan oleh menteri seperti yang dijabarkan dalam pasal 54 Undang Undang Dikti. Standar nasional dikti merupakan standar yang meliputi standar nasional pendidikan ditambah dengan standar nasional penelitian dan standar nasional pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan standar pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh masing-masing perguruan tinggi yang bersifat akademik maupun non akademik disusun agar mampu melampaui standar nasional dikti Prinsip SPMI yang sesuai dengan Undang Undang dikti dapat dirangkum sebagai berikut; 1. Otonom SPMI dikembangkan dan diimplementasikan secara mandiri oleh setiap perguruan tinggi. 2. Terstandar SPMI menggunakan standar nasional dikti yang ditetapkan oleh menteri dan standar dikti yang ditetapkan oleh setiap perguruan tinggi. 3. Akurat SPMI menggunakan data dan informasi yang akurat pada pangkalan data dikti. 4. Berencana dan Berkelanjutan SPMI harus diimplementasikan berdasarkan 5 tahapan dalam siklus SPMI yang telah dijelaskan diatas.
4
5. Terdokumentasi Seluruh tahapan dalam siklus SPMI di dokumentasikan secara sistematis. SPMI dijalankan dengan tujuan untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan tercapainya tujuan tersebut dapat diukur dengan terlaksananya visi dan misi serta pemenuhan kebutuhan pemangku kepentingan perguruan tinggi yang bersangkutan. Fungsi dari pelaksanaan SPMI tersebut adalah: 1. Meningkatkan mutu pendidikan tinggi 2. Mewujudkan visi dan misi perguruan tinggi 3. Sarana untuk memperoleh status akreditasi dan peringkat terakreditasi program studi dan perguruan tinggi tinggi 4. Memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan perguruan tinggi Dokumen SPMI dapat berbentuk buku atau dokumen lainnya, yang terdiri dari: 1. Buku/dokumen Kebijakan SPMI Dokumen ini berisi garis besar bagaimana perguruan tinggi memahami, merancang
dan
mengimplementasi
SPMI
dalam
penyelenggaraan
pendidikan tinggi sehingga terwujud budaya mutu pada perguruan tinggi tersebut. Buku/dokumen ini membahas antara lain visi, misi dan tujuan, latar belakang perguruan tinggi menjalankan SPMI, daftar dan definisi istilah dalam dokumen SPMI serta garis besar kebijakan SPMI pada perguruan tinggi, 2. Buku/dokumen Manual SPMI Yaitu sebuah dokumen yang berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah atau prosedur dalam penetapan, pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan,
serta
peningkatan
standar
dikti
secara
berkelanjutan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam implementasi SPMI baik pada unit pengelola program studi maupun pada perguruan tinggi. Buku/dokumen ini memuat antara lain tujuan dan maksud manual SPMI, luas lingkup SPMI, dan rincian yang harus dilakukan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi..
5
3. Buku/dokumen Standar SPMI Sebuah dokumen yang berisi berbagai kriteria, ukuran atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya. Buku/dokumen ini antara lain memuat indikator pencapaian standar dikti, strategi strate gi pencapaian dikti, dan pihak yang terlibat dalam pemenuhan standar dikti 4. Buku/dokumen Formulir SPMI atau Proforma SPMI Sebuah dokumen tertulis berisi kumpulan formulir, proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan standar dikti dan berfungsi untuk mencatat hal atau infomasi ketika standar dikti diimplementasikan. Implementasi SPMI adalah sebuah tindakan kongkrit setiap perguruan tinggi yang dimulai dari menyusun dan menetapkan seluruh dokumen SPMI, melaksanakan isi dokumen tersebut khususnya upaya mencapai dan melampaui standar dikti, mengevaluasi dan mengendalikan pelaksanaan standar dikti dan yang terakhir yaitu meningkatkan standar dikti. Pada akhirnya keberhasilan SPMI akan sangat bergantung dari dukungan semua pihak khususnya akademika dan tenaga kependidikan yang diharapkan memiliki kesadaran yang utuh bahwa budaya mutu adalah pola pikir, pola sikap dan pola perilaku dari semua pihak yang berkepentingan di perguruan tinggi tersebut B. Audit Mutu Internal (AMI)
Audit Mutu Internal (AMI) merupakan salah satu tahapan kegiatan dalam satu siklus SPMI (Sistem Penjamin Mutu Internal) yang dilakukan dalam upaya peningkatan mutu. AMI biasanya dilaksanakan secara periodik, yaitu dilakukan minimal sekali dalam satu tahun. Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi adalah audit mutu yang dilaksanakan secara internal oleh universitas atau perguruan tinggi. Audit mutu sendiri merupakan pengujian atau pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis dan independen. Kata sistematis disini maksudnya adalah bahwa AMI harus direncanakan, dilaksanakan dan dievaluasi melalui suatu siklus audit. Sedangkan independen, maksudnya adalah bahwa AMI harus dilakukan oleh auditor yang tidak langsung terlibat dalam kegiatan auditee. Audit mutu dilaksanakan untuk menetapkan:
6
1. Apakah kegiatan mutu dan hasil berkaitan sesuai dengan peraturan yang telah direncanakan. 2. Apakah pengaturan-pengaturan yang direncanakan diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan. 3. Kesesuaian dan ketidaksesuaian unsure-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan. Audit mutu internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana perguruan tinggi/ organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan perguruan tinggi/ organisasi yang menggunakan ISO 9001:2008 sebagai standar acuannya. Tujuan AMI diantaranya: 1. Melihat kesesuaian antara kondisi aktual dengan apa yang tertulis di dokumen. Kondisi aktual bisa berupa record/ catatan mutu ataupun observasi dengan melihat tata cara dalam melakukan tugas atau pekerjaanya, apakah sudah sesuai dengan yang tertulis dalam prosedur/ instruksi kerja. 2. Audit juga bertujuan untuk melihat potensi improvement (efektifitas dan efisiensi) dari suatu proses. 3. Audit bertujuan sebagai alat untuk memonitor implementasi sistem manajemen yang diterapkan, apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau masih perlu ditingkatkan lagi, sekaligus memetakan mana yang sudah bagus dan mana yang belum begitu bagus, sehingga dapat membuat langkah-langkah perbaikan dengan segera. C. Studi Kasus Audit Mutu Internal di Universitas Negeri Semarang
Audit Mutu Internal (AMI) bertujuan untuk menetapkan tata cara Audit Mutu Internal di lingkungan Universitas Negeri Semarang, sebagai upaya perbaikan efektivitas
sistem
manajemen
mutu,
penilaian
peluang
perbaikan
serta
peningkatan performa organisasi. Hal ini berlaku terhadap t erhadap seluruh s eluruh tahapan t ahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit hingga rincian tindak lanjut. Dengan sumber referensi: 1. ISO 9001:2008 2. Manual Mutu
7
Audit Mutu Internal adalah audit mutu yang dilakukan oleh Universitas Negeri Semarang dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian dan menilai efektivitas dari sistem manajemen mutu yang diterapkan.
Auditor adalah orang yang bertugas untuk melakukan audit.
Auditee adalah orang atau pihak (Bidang/Urusan/Unit) di Universitas Negeri Semarang yang diaudit.
Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit.
Kriteria audit adalah set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.
Bukti audit adalah rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
Temuan audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.
Tindakan Koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi.
Bukti Obyektif (Objective Evidence) adalah segala informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau peryataan fakta yang mendukung / membuktikan adanya atau kebenaran sesuatu.
Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun. Terdapat beberapa kegiatan yang menunjang pelaksanaan Audit Mutu Internal dan menjadi materi utama bahan mengaudit bagi Auditor, yaitu: 1. Penilaian kinerja dosen dalam pembelajaran, direncanakan dilaksanakan dua kali dalam setahun, yaitu di tengah dan akhir tahun. 2. Evaluasi kinerja fakultas dan program studi / jurusan, direncanakan dilaksanakan sekali dalam setahun, yaitu di akhir ta hun. 3. Pengukuran Pengukuran
kepuasan
mahasiswa,
Kepuasan
Pelanggan
mengacu (PM
pada
BPM-05)
dilaksanakan sekali dalam setahun, yaitu di akhir ta hun.
8
Prosedur ,
Mutu
direncanakan
Tiga kegiatan pada poin di atas dilaksanakan menggunakan instrumen sesuai masing-masing kegiatan. Frekuensi pelaksanaan Audit Mutu Internal ditentukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut : a. Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian. b. Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, atau teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu. c. Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya. Pemilihan Auditor dan pelaksana audit harus memperhatikan objektivitas dan independensi (tidak menjadi bagian dari unit kerja yang diaudit). Kriteria temuan Audit Mutu Internal terdiri atas: a. Ketidaksesuaian, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain yang telah ditetapkan. b. Remarks (Saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada Auditee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia, yang bertujuan untuk peningkatan kinerja. Berikut merupakan prosedur yang dilakukan: Prosedur Umum
9
Prosedur Detail
Program Audit Mutu Internal (AMI)
Persiapan Audit Mutu Internal
10
Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan dengan tujuan untuk : 1. Mengukur tingkat kesesuaian pelaksanaan prosedur mutu SMM ISO 9001:2008 pada tingkat Fakultas, Prodi dan Unit Pendukung Akademik, 2. Mengetahui pencapian sasaran mutu berbasis Renstra yang dilakukan ditingkat Fakultas, Prodi, dan Unit Pendukung, 3. Mengukur kepuasan stakeholder internal terhadap layanan Unnes (Dosen, dan tenaga kependidikan), dan 4. mengukur kinerja layanan skripsi mahasiswa. AMI tahun 2013 telah dilaksanakan Badan Penjaminan Mutu (BPM) Unnes pada tanggal 16 s/d 20 Desember 2013 dengan empat ruang lingkup audit yang meliputi: 1. Kinerja Unit Fakultas dalam Implementasi SMM ISO dan IWA 2:2007, 2. Kinerja Unit Program Studi dalam Implementasi SMM ISO dan IWA 2:2007, 3. Kinerja Unit Pendukung dalam implementasi SMM ISO dan IWA 2:2007, 4. Kinerja Kepuasan Dosen danTenaga Kependidikan terhadap Layanan Unnes,
11
5. Kepusan Mahasiswa Terhadap Kinerja Dosen dalam pembelajaran, dan 6. Kinerja Dosen dan Tenaga Kependidikan Unnes. AMI dilaksanakan secara serentak di 8 Fakultas, 47 Program Studi, LP2M, 2 Badan (BPM dan BPTIK), UPT Perpustakaan, dan 2 Biro (BAAKK dan BAUK) dilingkungan Universitas Negeri Semarang dengan melibatkan 54 orang Auditor Internal ISO. Penilaian Kinerja Unit diukur melalui implementasi Fakultas dan Program Studi terhadap prosedur mutu ISO (PM-ISO) yang telah ditetapkan yaitu terdapat PM Akademik, mulai dari Penerimaan mahasiswa baru sampai dengan wisuda dan Prosedur Mutu Non akademik. AMI ISO tahun ini merupakan audit kepatuhan (Compliance (Compliance Audit ) terhadap prosedur mutu yang telah ditetapkan dan Audit Kinerja ketercapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan masing-masing Fakultas, Prodi, dan unit pendukung. Hasil analisis laporan AMI ISO yang dilakukan berdasarkan pengumpulan data temuan audit dimasing-masing Fakultas, Program Studi, Studi, dan unit pendukung pendukung dapat dilaporkan sebagai berikut: I.
Universitas Negeri Semarang
Laporan AMI ini mengukur kinerja implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 dalam mencapaikan sasaran mutu universitas yang telah ditetapkan ditahun 2013. Dari hasil audit ada beberapa temuan kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap kinerja capaian sasaran
mutu
dibandingkan
dengan
targetnya,
dimana
temuan
ketidaksesuaian menunjukan adanya capaian yang masih dibawah target yang telah ditetapkan dan juga adanya temuan ketidakcukupan bukti atau data yang mendukung capaian kinerja sasaran mutu masing-masing indicator, secara lengkap temuan masing-masing Fakultas dapat ditunjukan dalam tabel berikut. Tabel Rekap Temuan Audit ISO tingkat Universitas
NO
1
FAKULTAS
FIP (6 prodi)
TEMUAN
TEMUAN KETIDAK-
KESESUAIAN
SESUAIAN
Jumlah
Persentase
Jumlah
Persentase
25
44.64%
31
55.36%
12
2
FBS (13 prodi)
37
66.07%
19
33.93%
3
FIS (6 prodi)
32
57.14%
24
42.86%
4
FMIPA (9 prodi)
37
66.07%
19
33.93%
5
FT
(4 prodi)
34
60.71%
22
39.29%
6
FIK (4 prodi)
18
32.14%
38
67.86%
7
FE (4 prodi)
37
66.07%
19
33.93%
8
FH (1 prodi)
39
69.64%
17
30.36%
Total
259
57.81%
189
42.19%
Sumber : Laporan AMI Tahun 2013
II.
Fakultas Ilmu Keolahragaan
Laporan AMI ini mengukur kinerja implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 dalam mencapaikan sasaran mutu yang telah ditetapkan ditahun 2013 pada tingkat Fakultas dan Program studi. Dari hasil audit ada beberapa temuan kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap kinerja capaian sasaran mutu mutu
dibandingkan dengan targetnya,
dimana temuan ketidaksesuaian menunjukan adanya capaian yang masih dibawah
target
yang
telah
ditetapkan
dan
juga
adanya
temuan
ketidakcukupan bukti atau data yang mendukung capaian kinerja sasaran mutu masing-masing indicator, secara lengkap temuan masing-masing prodi di Fakultas dapat ditunjukan dalam tabel berikut. Tabel Rekap Temuan Audit ISO tingkat FIK
NO
Prodi
TEMUAN KESESUAIAN KESESUAIAN
TEMUAN KETIDAKSESUAIAN
Jumlah
Persentase
Jumlah
Persentase
1
IKM
32
57%
24
43%
2
IKOR
25
44.64%
31
55%
13
3
PJKR
15
26.79%
41
73%
4
PKLO
26
46.43%
30
54%
5
Fakultas
18
32.14%
38
68%
116
41.43%
164
58.57%
Total
Hasil temuan audit di FIK, tentang implementasi ISO 9001:2008 Tahun 2013 antara lain: 1. Prodi Ilmu Kesehatan Masyarakat terdapat ketidaksesuaian antara lain: (a) kehadiran dosen dalam perkuliahan (b) rerata waktu penyelesaian skripsi (c) dosen berkualifikasi S3 (d) program kerjasama inernasional yang terealisasi. 2. Prodi Ilmu Keolahragaan terdapat ketidaksesuaian antara lain: (a)ketersediaan deskripsi, SAP, Silabus dan kontrak perkuliahan (b) rerata waktu penyelesaian skripsi (c) publikasi riset dalam jurnal nasionL (d) dosen berkualifikasi S3 dan guru besar (e) ruang kuliah yang memenuhi standar. 3. Prodi PJKR terdapat ketidaksesuaian antara lain: (a) kehadiran dosen dalam perkuliahan b) rerata waktu penyelesaian skripsi (c) publikasi riset dalam jurnal nasional terakreditasi d) dosen berkualifikasi S3 dan guru besar (e) jumlah kerjasama nasional maupun internasional. 4. Prodi PKLO terdapat ketidaksesuaian antara lain: (a) ketersediaan deskripsi, SAP dan Silabus (b) kehadiran dosen dalam perkuliahan (c) publikasi riset dalam jurnal nasioan maupun internasional (e) prosentase dosen berkualifikasi S3 dan guru besar.
14
DAFTAR PUSTAKA
http://sertifikat-iso.com/audit-mutu-internal-iso-9001 upm2.ipdn.ac.id Video tentang Sistem Penjamin Mutu Internal Pendidikan Tinggi (SPMI Dikti) yang diakses pada (http://m.youtube.com/atch?v=PW62gLQNQvE http://m.youtube.com/atch?v=PW62gLQNQvE))
15
