MANAJEMEN LOGISTIK LOGISTIK DIREKTORAT JENDERAL LINJAMSOS TAHUN 2012
OLEH: BAGIAN UMUM SETDITJEN LINJAMSOS
Disampaikan pada : Penatausahaan Aset BMN dan Barang Persediaan di Lingkungan Ditjen Linjamsos Tahun Tahun l2012
Tata kelola Logistik barang persediaan (buffer stock)
MANAJEMEN LOGISTIK PENANGGULANGAN BENCANA (BIDANG BANTUAN SOSIAL): 1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan 2. Perencanaan 3. Pengadaan 4. Penggunaan 5. Penyaluran (Distribusi) 6. Pencatatan (Pembukuan dan Pelaporan) 7. Pengawasan 8. Penghapusan
• •
•
1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan Mengetahui Mengetahui apa yang dibutuhkan Mengetahui Mengetahui siapa yang membutuhkan, dimana dan kapan Cara penyampaian kebutuhan Dibutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui kondisi korban bencana yang ditangani No
Korban Bencana
1
Perempuan/Laki-laki
2
Ibu Hamil
3
Anak
4
Balita
5
Lanjut Usia
6
Penyandang Cacat
7
Lain-lain
Jumlah
Kebutuhan
2. PERENCANAAN 1. Perencanaan terkait dengan penanggulangan bencana. Mengetahui jumlah bantuan(logitik, peralatan), jenisnya (sandang, pangan, papan), cara penyampaian, penanggungjawab dan waktu penyampaian. 2. Perencanaan kebutuhan Koordinasi (informasi, data-data), laporan media, TRC dan Instansi Terkait 3. Perencanaan barang Pengadaan untuk 1 tahun (evaluasi berkala/triwulan dan saat terjadi bencana), Kab/Kota mendata lokasi rawan bencana (untuk kepastian jumlah kebutuhan kebutuhan barang), barang), Kab/Kota Kab/Kota berkoordinasi berkoordinasi mendapatkan mendapatkan data kependudukan, melakukan perhitungan kebutuhan barang (buffer stock), Mempertimbangkan batas kadaluarsa (selektif untuk antisipasi tempat penyimpanan)
3. PENGADAAN Pelaksanaan Pengadaan Barang sesuai Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 1. Pengadaan Barang dari Pusat •
•
Beras (DO) Mie instan (DO) apabila bufferstock di Gudang Dinsos Provinsi menipis, Kepala Logistik Provinsi dapat mengajukan ke Pusat dengan melampirkan laporan pertanggungjawaban sisa stock barang yang ada.
2. Pengadaan Barang dari Daerah •
Berkoordinasi dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan barang kebutuhan dasar yang bersifat lokal. (untuk memastikan pengadaan barang di daerah berbeda dengan yang dialokasikan dari Pusat
4. PENGUDANGAN Gudang merupakan tempat penyimpanan barang-barang bantuan sosial hasil pengadaan dan hibah masyarakat untuk disalurkan bagi korban bencana. 1. Penerimaan •
Barang pengadaan dan perlatan yang dimasukkan ke Gudang (Jumlahnya, Kondisi Barang, Yang menyerahkan dan Yang menerima)
2. Penyimpanan •
Gudang (Type/Kapasitasnya), fasilitasnya, sistem pengamanan dan keamanan keamanan gudang
•
Sistem pendistribusian (FIFO/First In First Out)
•
Terjaminnya ketersediaan barang setiap waktu
Contoh Daftar Pencatatan Gudang
Barang yg diterima
Jumlah barang
Keadaan barang
Siapa yg menyerahkan
Siapa yg menerima
Mie Instan
25 dooz
Baik s.d Mar 13
Kabid LJS Dinssos
Kades Satu (a.n. 25 KK)
Pakaian Pakaian SD
5 lusin
Baik / Lengkap
Kadinsos
Kepsek SD 007 (a.n. 60 org)
Papan
70 kubik
Baik / meranti
Petugas Petugas Gudang
Ketua RT 3/5 (a.n. 7 KK)
5. PENYALURAN Barang-barang bantuan sosial berdasarkan permintaan yang telah disetujui oleh pejabat berwenang dalam penanggulangan bencana disalurkan dengan prinsip 3T (Tepat Sasaran, Tepat Jumlah dan Tepat Waktu). 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos a. PPK membuat kesepakatan kesepakatan penyerahan penyerahan barang dengan dengan penyedia barang dalam kontrak kontrak pengadaan barang/jasa barang /jasa b. PPK memberitahukan kepada kepada Sesditjen Linjamsos tentang penerimaan barang di Gudang Bekasi Jawa Barat c. Sesditjen Linjamsos memerintahkan memerintahkan Kabag Kabag Umum dan Kepala Gudang Bekasi untuk menerima barang d. PPK memerintahkan Panitia Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Pekerjaan untuk melakukan pemeriksaan dan penerima barang dari penyedia barang di Gudang Bekasi
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos e. Panitia Penerima Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang barang setelah terlebih dahulu memeriksa barang dan mencocokkan dengan dokumen penerimaan barang disertai penandatanganan BAST barang dengan diketahui diketahui oleh Kepala Gudang Bekasi f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Pekerjaan menyerahk menyerahkan an barang barang disertai dengan dengan BAST barang kepada Kepala Gudang Bekasi, juga disampaikan satu set BAST kepada PPK g. PPK menandatangani menandatangani dokumen BAST barang barang dan disampaikan kepada kepada Penyedia Penyedia Barang serta Sesditjen Linjamsos h. Kepala Gudang memerintahkan memerintahkan Petugas Administrasi Administrasi Gudang untuk mencatat mutasi penerimaan barang pada Kartu Barang dan Buku Persediaan serta memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan menyimpan barang sesuai kelompok barang di gudang.
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 1. Prosedur Penerimaan Barang di Kemensos i. PPK menyerahkan menyerahkan BAST BAST barang kepada kepada petugas SAI SAI UAKPA UAKPA atau UAKPB UAKPB j. Petugas Petugas SAI mencatat mencatat transaksi transaksi penerimaan barang berdasarkan berdasarkan dokumen sumber sesuai prosedur dan ketentuan peraturan
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensos a. Direktur PSKBA dan/atau dan/atau Direktur PSKBS menyampaikan menyampaikan rencana rencana distribusi barang ke Provinsi (Dinas/Instansi Sosial) disertai BAST dan temusannya temusannya kepada Sesditjen Linjamsos b. Sesditjen Linjamsos memerintahkan Kabag Kabag Umum dan Kepala Gudang Gudang untuk menyiapkan pengeluaran barang sesuai degan rencana distribusi barang c. Kepala gudang menyerahk menyerahkan an barang kepada kepada Ekspedisi disertai Surat Surat Penyerahan Barang dan mencatat Mutasi Barang pada kartu Barang dan Buku Persediaan d. Ekspedisi menyerahkan menyerahkan barang kepada kepada Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi disertai dengan Surat Penyerahan Barang
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 2. Prosedur Pengeluaran Barang di Kemensos e. Pengelola Gudang dan Petugas Petugas Gudang Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi menerima barang dan memberi paraf pada Surat Penyerahan Barang dan BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi f. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatang menandatangani ani Surat Surat Penyerahan Penyerahan Barang dan BAST serta menyampaikan menyampaikan satu set kepada Ekspedisi g. Ekspedisi membawa BAST yang telah ditandatang ditandatangani ani dan menyerahkan menyerahkan kepada PPK beserta Surat Penyerahan barang dengan tembusan ke Sesditjen Linjamsos h. Sesditjen Linjamsos memerintahkan memerintahkan Kabag Umum melakukan melakukan Pencatat Pencatatan an pada Buku Persediaan per Provinsi (Dinas/Instansi Sosial)
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 3. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola Gudang agar mempersiapkan Gudang untuk menerima barang berdasarkan Surat Pemberitahuan dari Direktur terkait dilingkungan Ditjen Linjamsos Linjams os b. Pengelola Gudang dan Petugas Petugas Gudang Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi Provinsi menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumen terlebih dahulu c. Pengelola dan Petugas Petugas Gudang Gudang memparaf Surat Penyerahan Penyerahan Barang dan membuat BAST untuk disampaikan kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi d. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi menyampaikan satu satu set kepada Ekspedisi
menandatangani menandatangani
BAST
dan
e. Pengelola dan Petugas Petugas Gudang selanjutnya mencata mencata Mutasi Barang Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang serta mendokumentasikan buktibuktinya
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi a. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi meneruskan Surat Permintaan Permintaan Barang Persediaan dari Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota kepada Kepala Bidang terkait untuk ditelaah b. Kepala Bidang terkait terkait pada Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menelaah surat permohonan tersebut dan membuat surat pemberitahuan tentang hasil telaahan kepada kepada Dinas/Instansi Dinas/ Instansi Sosial Kab/Kota c. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi memberitahukan memberitahukan kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota perihal kesiapan pengambilan barang d. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada kepada Pengelola dan Petugas Gudang untuk mengeluarkan barang dan menyerahkannya kepada Petugas Petugas pengambil barang dari Dinas/ Instansi Sosial Kab/Kota Kab/Kota
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 4. Prosedur Pengeluaran Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi e. Pengelola Pengelola dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi Provinsi menyerahkan Barang kepada Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota diserta BAST f. Pengelola Pengelola dan Petugas Petugas Gudang Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi mencatat Mutasi Brang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang g. Pengelola Pengelola dan Petugas Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi Provinsi mendokumentasikan BAST
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota a. Berdasarkan Berdasarkan Surat Pemberitahuan Pemberitahuan dari Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan kepada Petugasnya untuk mengambil barang dari Gudang Provinsi b.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mengambil barang setelah terlebih dahulu memeriksa serta menandatangani Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST c. Petugas Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Kab/Kota membawa membawa barang serta BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota d.Petugas Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada Pengelola dan Petugas gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 5. Prosedur Penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota e. Pengelola Pengelola dan Petugas Gudang melakukan melakukan Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang f. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kot Kab/Kota a menandatangani menandatangani BAST BAST dan mengirimkan kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota
LANJUT LANJUTAN AN PENYALURAN PENYALURAN 5. Prosedur Pengeluaranan Barang di Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota a. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota memerintahkan memerintahkan Kepala Bidang Terkait dan Pengelola Gudang menganalisis kebutuhan barang untuk korban bencana berdasarkan data korban bencana b.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/kota mempersiapkan pengeluaran barang untuk bencana c. Kepala Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Kab/Kota memerintahkan memerintahkan petugas mengambil barang dari gudang untuk diserahkan kepada POSKO Bencana (Masyarakat Korban Bencana) d.Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota menyerahkan barang kepada petugas disertai Bukti Penyerahan Barang e. Pengelola Pengelola gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota mencatat mencatat Mutasi Barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang
6. PENCAT PENCATATAN/PEMBUKUAN AN/PEMBUKUAN DAN PELAPORA PELAPORAN N Merupakan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan yang disajikan secara lengkap (ringkas, dapat dibaca, akurat) serta profesional dan proporional. Sistem pencatatan yang handal dengan tujuan sbb: 1) Sebagai bukti pertanggungjawaba pertanggungjawaban n atas atas hal-hal yang telah dilakukan 2) Menyajikan Menyajikan data yang digunakan untuk mengidentifika mengidentifikasi si perubahan yang diinginkan, melayani permintaan dan bahan informasi 3) Sebagai Sebagai data data untuk untuk keperl keperluan uan penelit penelitian ian 4) Menyaj Menyajika ikan n data dan bahan pengembangan pengembangan dan monev 5) Sebag Sebagai ai alat alat peng pengend endali alian an
dalam dalam
membuat membuat
kebija kebijakan, kan,
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat Pasal 18 (1) Setiap Kementerian Kementerian Negara/Lembag Negara/Lembaga a wajib menyelenggarak menyelenggarakan an SAI untuk menghasilkan Laporan Keuangan Keuangan (2) SAI terdi terdiri ri dari dari SAK, SIMAKSIMAK-BMN BMN dan dan SA-BPP SA-BPP Pasal 39 (1) Setiap Unit Akuntansi Akuntansi Barang Barang melakukan melakukan inventa inventarisasi risasi atas atas BMN yang dikuasainya (2) Inventarisasi Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat ayat (1) dilaksanakan dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk Persediaan dan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP) dilaksanakan setiap tahun
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI
Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan yang dilengkapi dengan Buku Pembantu dan Kartu Barang. 1) Buku Buku Perse Persediaan diaan Gudang Gudang Bekas Bekasii Mencatat penerimaan barang, penyaluran barang ke Provinsi dan Saldo Barang di gudang bekasi 2) Ka Kartu rtu Bar Barang ang Guda Gudang ng Bekasi Bekasi Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang , menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI 3) Pemer Pemerik iksaa saan n Fisik Fisik Pers Persedi ediaan aan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab UAKPB menugaskan Tim untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Dilakukan bersama Kepala Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang yang disetujui oleh Kepala Satker (Direktur) selaku Penanggungjawab (UAKPB) 4) Lapo Lapora ran n Per Perse sedi diaa aan n Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Kepala Bagian Umum Sesditjen Linjamsos menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan dan menyampaikan kepada Direktur selaku Penanggungjawab (UAKPB) terkait sebagai bahan penyusunan Laporan Persediaan untuk penyusunan Laporan Keuangan (SAI)
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI
Rekapitulasi Saldo Persediaan juga mencakup Saldo Persediaan yang dikelola oleh: Kementerian Kementerian Sosial Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Kab/Kota Berdasarkan BAP barang persediaan dari Gudang Kementerian Sosial, Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Gudang Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Laporan Persediaan yang disusun oleh Satker Penanggungjawab UAKPB dibuat menurut: Sub kelompok barang Jumlah barang persediaan yang rusak/usang
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Kementerian Sosial RI
Rekapitulasi Saldo Persediaan didukung dengan BAP Fisik Persediaan Persediaan yang diperoleh dari: Kementerian Kementerian Sosial Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Provinsi Dinas/Instansi Dinas/Instansi Sosial Kab/Kota Kab/Kota Barang persediaan yang usang adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk operasional (bukan karena usianya, dapat disebabkan karena sudah ketinggalan teknologi atau tidak sesuai spesifikasi) Sistem Aplikasi Persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan melakukan Jurnal Penyesuaian secara otomatis selanjutnya UAKPB mengirimkan file data jurnal penyesuaian kepada UAKPA
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi
Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang. 1) Buku Buku Per Persed sedia iaan an Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu) 2) Ka Kart rtu u Bar Barang ang Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi 3) Pemer Pemerik iksaa saan n Fisik Fisik Pers Persedi ediaan aan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) 4) Lapo Lapora ran n Per Perse sedi diaa aan n Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Provinsi menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Kab/Kota
Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Pengelola Persediaan Gudang Dinsos Kab/Kota melakukan pencatatan terhadap seluruh barang pada Buku Persediaan Barang dan Kartu Barang. 1) Buku Buku Per Persed sedia iaan an Mencatat penerimaan dan penyaluran barang ke Dinsos Kab/Kota dibuat per jenis barang yang bersember dari Dit. PSKBA dan PSKBS (masing-masing dilengkapi Buku Pembantu) 2) Ka Kart rtu u Bar Barang ang Dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada tumpukan barang di gudang, menginformasikan mutasi penerimaan dan pengeluaran serta saldo barang
Pencatatan dan Pelaporan Persediaan pada Dinsos Provinsi 3) Pemer Pemerik iksaa saan n Fisik Fisik Pers Persedi ediaan aan Pada setiap akhir semester, selambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala Dinas Sosial Kab/Kota menugaskan Tim untuk melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (stock opname barang). Dilakukan bersama Pengelola/Petugas Gudang terhadap seluruh barang persediaan di gudang dan dibuat BAP Barang (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) 4) Lapo Lapora ran n Per Perse sedi diaa aan n Berdasarkan BAP Barang setiap akhir semester, Petugas Administrasi Barang Persediaan Dinsos Kab/Kota menyusun Rekapitulasi Saldo Persediaan (dibuat masing-masing yang bersumber dari Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)
Pelaporan Persediaan
1) Lapo Laporran hari harian an Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang yang terbaru pada saat keluar masuk didukung dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran selanjutnya selanjutnya diarsipkan sesuai tanggal tanggal penerimaan 2) Lapo Laporran Bul Bulan anan an Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir bersumber dari kartu barang setelah dibandingkan dengan stock opname bulanan, yang berfungsi sebagai alat kontrol Dinsos Provinsi saat merencanakan dan menyalurkan bantuan serta kondisi barang saat ini.
Pelaporan Persediaan
3) Lapo Laporran triw triwul ulan an Hasil akumulasi dari laporan bulanan dan kondisi stock opname berdasarkan data dan kondisi barang per tiga bulan 2) Laporan Laporan Semester Semester I, I, II dan Tahuna Tahunan n Merupakan pertanggungjawaban pengguna BMN sesuai SAP untuk mengetahui situasi/kondisi barang (transparan dan akuntabel) berdasarkan pencatatan dari hasil stock opname selanjutnya disajikan menjadi bahan Laporan Semester I dan II sesuai Standar Akuntansi dan Keuangan Pemerintah. 4) Lapor Laporan an Rek Rekapi apitul tulasi asi Untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan barang di Provinsi/Kab/Kota dengan dasar BAST
Pelaporan Persediaan 5) Lapor Laporan an Stoc Stock k Opna Opname me Diterbitkan berdasarkan pemeriksaan stock opname bersama Pimpiman/Atasan Langsung dan atau Pemeriksaan (Inspektorat Daerah didampingi Inspektorat Jenderal Kemensos/BPKP RI/Perwakilan) 6) Lapo Laporran Emer Emergenc gency y Merupakan laporan atas dasar kejadian berifat emergency, tibatiba/tidak terduga (berdasarkan kejadian bencana) 7) Laporan Laporan Barang Barang Rudak/Kad Rudak/Kadaluar aluarsa sa Untuk mengetahui kondisi bantuan/barang yang rusak atau kadaluarsa di gudang secara keseluruhan, dilaporkan sesuai hasil penilaian petugas gudang disertai rencana penghapusan didukung BA Penghapusan sesuai peraturan yang berlaku.
7. Pengawasan
1) Super upervi visi si Dilaksanakan dalam rangka memberi saran dan masukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam mengelola logistik, pemberian bantuan pengetahuan dan informasi guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan 2) Moni Monittorin oring g Merupakan upaya untuk mengetahui masalah yang dihadapi, identifikasi adanya penyimpangan penyimpangan dengan menggunakan instrumen yang dibuat guna mengetahui pencapaian target atas dasar hasil wawancara, kuesioner atau laporan yang dibuat sebagai bahan kebijakan manajemen maupun menjadi bahan evaluasi kinerja baik di Pusat dan Daerah
7. Pengawasan
3) Evalua luasi Merupakan kegiatan untuk menilai kinerja atas proses pelaksanaan kegiatan yang telah dirumuskan dalam rencana berdasarkan penilaian dan informasi yang diperoleh guna mendapat simpulan atas keberhasilan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, yaitu:
Apakah pelaksanaan kegiatan sesuai prosedur dan ketentuan berlaku
Apakah tata kelola dilakukan sesuai dengan kebutuhan
Apakah spesifikasi barang sesuai standar yang ditentukan
8. Penghapusan
1) Barang dan peralatan peralatan yang yang dialihkan dialihkan kepemilikannya kepemilikannya atau tidak tidak dapat digunakan/dimanfaatkan/hilang/musnah digunakan/dimanfaatkan/hilang/musnah dapat dihapuskan 2) Penghapu Penghapusan san dilakukan dilakukan dengan dengan permohona permohonan n dari pejabat pejabat yang berwenang melalui proses/mekanisme ketentuan peraturan berlaku didukung dengan BA Penghapusan 3) Barang/ban Barang/bantuan tuan yang yang sudah expired expired segera segera dimusnahk dimusnahkan, an, disaksikan oleh Kepala Dinas atau pejabat yang terkait, kepolisian dan Instansi terkait lainnya didukung BA Penghapusan 4) Barang/ban Barang/bantuan tuan yang yang sudah mendekati mendekati batas batas expire expired d 2 bln sebelum batas akhir segera disalurkan kepada eks korban bencana alam didukung dengan BAST
Koordinasi dan kerjasama Pengelolaan logistik diperlukan adanya Koordinasi dan Kerjasama antara antara beberapa pihak terkait guna tercapainya tujuan yang antara lain kesamaan persepsi, tindakan dan komitmen Kemensos RI dengan Dinas Sosial Provinsi/Kab/Kota. Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi: 1. Para Para Pihak yang bekerjasama, bekerjasama, perikatan perikatan kerjasama kerjasama yang dilakukan dilakukan antara Sesditjen Linjamsos sebagai Pihak Pertama dengan Kepala Dinas Sosial Provinsi sebagai Pihak Kedua 2. Tujuan Kerjasam Kerjasama, a, untuk tertib pengelola pengelolaan an Barang/Per Barang/Persedia sediaan an untuk tujuan strategis berjaga-jaga dalam penanggulangan bencana yang berasal dari Ditjen Linjamsos untuk untuk diserahkan diserahkan kepada Dinas Sosial Sosial Provinsi dan akan diteruskan ke Dinas Sosial Kab/Kota sebagai barang persediaan
Lanjutan Koordinasi dan kerjasama Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi: 3. Ruang Lingkup Lingkup,, meliputi meliputi penerimaan, penerimaan, penyimp penyimpanan, anan, penyal penyalur uran, an, pencatatan dan pelaporan persediaan 4. Hak dan dan Kewa Kewajia jiaban ban Piha Pihak k Pert Pertama ama a. Menerima Menerima lapor laporan an bulanan bulanan dan semester semesteran an atas pengel pengelolaan olaan barang/persediaan dari Dinas Sosial Provinsi termasuk dari Dinas Sosial Kab/Kota b. Mengalok Mengalokasik asikan an pengadaan pengadaan dan pengiriman pengiriman barang/ barang/ persediaan persediaan ke ke Dinas Sosial Provinsi hingga diterima Dinas Sosial Kab/Kota Kab/Kota c. Melaksan Melaksanaka akan n pembinaan, pembinaan, monev monev secara secara berkala berkala at atas as barang/persediaan untuk tujuan strategis/berjaga-jada dalam penanggulangan bencana
Koordinasi dan kerjasama 5. Hak dan dan Kew Kewaji ajiban ban Piha Pihak k Kedu Kedua a a. mempero memperoleh leh Barang/Pe Barang/Persed rsediaan iaan untuk tujuan tujuan strateg strategis is berjagaberjaga jaga yang berasal dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) b. Mentediak Mentediakan an tempat tempat penyimpi penyimpinan/ nan/gudan gudang g untuk Barang/ Barang/ Persediaan yang diterima dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) c. Menyedi Menyediaka akan n SDM/petug SDM/petugas as untuk menge mengelola lola barang/ barang/ persediaan persediaan mulai dari menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat dan melaporkan. d. Melaksan Melaksanaka akan n penyal penyalur uran an barang/persedia barang/persediaan an dalam rangka rangka penanggulangan bencana, secara langsung kepada masyarakat yang memerlukan atas sepengetahuan Dinas Sosial Kab/Kota
Lanjutan Koordinasi dan kerjasama e. Melaksan Melaksanaka akan n pencatat pencatatan an penerimaan penerimaan dan penyal penyalura uran n barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, ke dalam buku persediaan, kartu barang di gudang untuk setiap jenis barang berdasarkan berdasarkan sumber (Dit.PSKBA (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS) f. Memanta Memantau u pengelol pengelolaan aan barang/per barang/persedi sediaan aan yang yang terdapat terdapat pada Dinas Sosial Kab/Kota yang disalurkan dari Dinas Sosial Provinsi g. Menyusun Menyusun laporan laporan barang/per barang/persedia sediaan an setiap setiap bulan bulan kepada Setditje Setditjen n Linjamsos, selambatnya tanggal 10 di bulan berikutnya, laporan mencakup mencakup barang/persediaan Dinas Sosial Kab/Kota Kab/Kota h. Melakuk Melakukan an pemeriks pemeriksaan aan fisik fisik barang/pers barang/persedia ediaan an di gudang Dinas Dinas Sosial Provinsi dan didukung dengan BAP Fisik setiap semester dan mengumpulkan BAP Fisik yang dilakukan Dinas Sosial Kab/Kota untuk disampaikan ke Setditjen Linjamsos bersama laporan bulan Juni dan Desember
Lanjutan Koordinasi dan kerjasama 6. Pembiayaan, Pembiayaan, akibabat yang timbul timbul atas atas adanya adanya kerjasama kerjasama ini harus disepakati disepakati pembebanannya oleh Pihak Pertama Pertama dan Pihak Kedua 7. Jangk Jangka a Wak Waktu tu Kerj Kerjasa asama ma Penetapan jangka waktu kerjasama dan kesepakatan para pihak dan butir-butir perubahan perlu dibut
Lampiran 1: Buku Kas Umum
PENERIMAAN BANTUAN
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
PENGELUARAN BANTUAN
SAT
JML
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
SAT
JML
SALDO
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 2: Buku Pembantu Harian Provinsi:………….
PENERIMAAN BANTUAN
NO
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
PENGELUARAN BANTUAN
SAT
JML
NO
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
SAT
JML
SALDO
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 3: Buku Pembantu Bulanan Provinsi:…………. Bulan:……………. PENERIMAAN BANTUAN
NO
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
PENGELUARAN BANTUAN
SAT
JML
NO
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
SAT
JML
SALDO
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 5: Pembukuan Buffer Stock Provinsi:…………. Bulan:…………… Tahun:……………
NO
TGL
ASAL BANTUAN
JENIS BARANG
MERK/TYPE
JUMLAH
SATUAN
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 6: Buku Rekapitulasi Barang di Gudang Dinas Provinsi:………….
PENERIMAAN BANTUAN
NO
TGL
PENGELUARAN BANTUAN
ASAL
JENIS
MERK/T
BANTUAN
BRG
YPE
S A T
JML
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
S A T
JML
UTK KEPERLUAN
SALDO
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 7: Laporan Harian Bantuan Sosial Gudang Dinas Provinsi:…………. hari/tanggal: PENERIMAAN BANTUAN
NO
JENIS BRG
MERK/TYPE
JML MASUK
SAT
PENGELUARAN BANTUAN
PENGIRIMAN
JML KELUAR
SAT
PENERIMA
UTK KEPERLUAN
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 8: Laporan Kondisi Barang di Gudang Dinas Provinsi :……………. Bulan:……………… Tahun:……………… PENERIMAAN BANTUAN
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
PENGELUARAN BANTUAN
SAT
JML
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
SAT
JML
SALDO
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 9: Laporan Kondisi Barang di Gudang Dinas Provinsi :……………. Tahun:………………
PENERIMAAN BANTUAN
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
PENGELUARAN BANTUAN
SAT
JML
NO
TGL
ASAL
JENIS
MERK/
BANTUAN
BRG
TYPE
SAT
JML
SALDO
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
Lampiran 10: Buffer Stock Barang Provinsi:…………. Bulan:…………… Tahun:……………
NO
TGL
ASAL BANTUAN
JENIS BARANG
MERK/TYPE
JUMLAH
SATUAN
KET
………………,...............20…
Mengetahui: Ka. Dinas Sosial Provinsi …………. (………………………)
Petugas Petugas (……………………..)
UAPB::KEMENSOS RI UAPPB-E1:DIT.BSKBA UAPPB-W:INSTANSI PUSAT LAPORAN OPNAME FIFIK BARANG PERSEDIAAN POSISI PER……………..,…………..20…
KODE UAKPB : NAMA UAKPB : PEROLEHAN N0
KODE SUB-
KODE
NAMA
MERK/
SUB KELP
BRG
BRG
TYPE
HRG SAT
SAT
JML BRG
LOKASI TGL
JML HRG
KONDISI
………………,...............20…
Petugas Barang Persediaan ……………………………………….. NIP………………………………….
Serektariat Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan Sosial
