Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini
Menggambarkan pendekatan holistik dan analisis untuk memecahkan masalah yang kompleks Pendekatan sistem terdiri dari 3 bagian antara lain: ◦
◦
◦
melihat hal-hal sebagai sistem interaksi komponen yang bekerja dalam lingkungan untuk memenuhi beberapa tujuan. Digunakan untuk memahami memahami hubungan hubungan proyek dengan keseluruhan organisasi. jalan penyelesaian masalah yang diharuskan untuk menggambarkan tujuan sistem, pemisahan bagianbagiannya, kemudian mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah, kesempatan, paksaan dan kebutuhan menyebut bisnis, teknologi, dan masalah organisasi sebelum membuat perubahan pada sistem
Aspek yang berdampak pada kemajuan bisnis, misalnya : biaya, investor, pengaruh terhadap lingkungan bisnis masa sekarang ataupun masa yang akan datang
Aspek organisasi, misalnya : kepengurusan proyek, keberlangsungan proyek, siapa saja yang terpengaruh terpengaruh oleh proyek tersebut
Aspek Teknologi informasi, misalnya : penggunaan TI, manfaat TI, penggunaan komponen hardware atau software
Struktural SDM Simbolis
Menekankan pada struktur organisasi Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung jawabnya Sangat rasional dan berfokus pada koordinasi dan pengendalian
Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok
Berfokus pada makna Makna dari peristiwa dalam organisasi lebih penting dari pada apa yang benar-benar terjadi Erat kaitannya dengan budaya organisasi tersebut
Struktur organisasi fungsional Struktur organisasi proyek Struktur organisasi matriks
Manajer dari setiap fungsional memiliki staf dengan keahlian khusus seperti bagian rekayasa, manufaktur, IT, SDM, dan manajer tersebut harus memberikan laporan pada CEO
Yang memberikan laporan pada CEO adalah manajer program, bukan manajer fungsional
Merepresentasi gabungan antara struktur organisasi proyek dan struktur organisasi fungsional. Setiap orang harus memberikan laporan pada manajer fungsional dan satu/lebih manajer proyek. Setiap manajer proyek memiliki staf dengan beraneka keahlian fungsional.
Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah t ingkah laku bersama yang menjadi karakteristik fungsi organisasi Karakteristik budaya organisasi yang menguntungkan proyek adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap rasa kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang mantap dan mengakomodasi perubahan. Banyak ahli percaya bahwa penyebab masalah banyak perusahaan 'tidak struktur atau staf, tetapi budaya.
Harus dikelola dengan baik karena sebuah organisasi memiliki sumber daya yang terbatas dan sumber daya ini akan digunakan bersama oleh top management, manajer fungsional dan manajer proyek lainnya
“
”
Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek. Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder. Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting
Mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase, kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi organisasi akan mengendalikan dan menyetujui menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase Fase-fase dalam tiap proyek/industri proyek/industri bisa berlainan, namun secara umum fase proyek terdiri dari : Konsep Apa yang dikerjakan Perkembangan Pelaksanaan Hasil Dorongan Dengan memahami siklus kehidupan proyek, manajer proyek dan organisasi diharapkan dapat mengendalikan proyek dan mengaitkan proyek dengan kegiatan operasional organisasi dengan tepat, dalam rangka menjaga kinerja organisasi
Dilakukan secara Level biaya dan sumber daya yang dibutuhkan di awal rendah, memuncak dan menurun di akhir Proyek Level ketidakpastian dan resiko paling tinggi di awal proyek Keterlibatan stakeholder untuk menentukan produk akhir dari proyek paling besar di awal proyek, berkaitan dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek
Pada fase awal dari siklus hidup proyek: ◦ ◦ ◦
Di tengah fase siklus hidup proyek: ◦ ◦
Kebutuhan sumber daya biasanya terendah. Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi. Stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi proyek. Kepastian menyelesaikan proyek meningkat. Lebih banyak sumber daya yang diperlukan.
Pada tahap akhir dari siklus hidup proyek: ◦
◦
Fokusnya adalah untuk memastikan bahwa persyaratan proyek terpenuhi. Sponsor menyetujui penyelesaian proyek.
Sebuah proyek yang berhasil harus melewati setiap fase proyek dalam rangka untuk melanjutkan ke fase yang berikutnya. Manajemen review, juga disebut harus terjadi setelah setiap tahap untuk mengevaluasi kemajuan proyek, kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan organisasi.
Proyek TI sangat beraneka ragam berkaitan dengan ukurannya, kompleksitasnya, produk yang dihasilkan, wilayah aplikasi dan kebutuhan sumber daya. Anggota tim proyek TI seringkali memiliki latar belakang dan keahlian Proyek TI harus terus berjuang dengan kemajuan teknologi TI yang berkembang dengan pesat, jadi harus ada orang yang ahli di bidang tertentu di bidang TI
Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap TI, maka akan sulit bagi sebuah proyek TI untuk berhasil. Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek TI. Menugaskan orang non-TI untuk proyek-proyek TI juga mendorong mendorong komitmen yang yang lebih
Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini
Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok
Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek. Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder. Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting
Manajer proyek perlu mengambil pendekatan sistem ketika bekerja pada proyek. Organisasi memiliki empat frame yang berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolis. Struktur dan budaya organisasi memiliki implikasi yang kuat bagi manajer proyek. Proyek yang berhasil harus melewati setiap tahapan siklus kehidupan proyek. Manajer proyek perlu mempertimbangkan beberapa faktor karena konteks yang unik dari proyek teknologi informasi.
