Evaluasi dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengendalian, evaluasi lebih bersifat menilai. Pengendalian akan menindaklanjuti denganlangkah perbaikan atau koreksi. Namun demikian evalausi dapat ditempatkan setelah pengendalian.
Evaluasi proyek adalah: proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah
kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek. Evaluasi Proyek
Tujuan utama evalasi adalah untuk mengungkapkan permasalahan dan membuka potensi masalah yang mungkin. da dua macam evaluasi bila dilihat dari pelaksanaan evaluasi, yakni! ". Evaluasi Evaluasi #ormatif. #ormatif. Evaluas Evaluasii yang dilaksanak dilaksanakan an di setiap setiap tahap siklus siklus proyek proyek $. Evaluasi Evaluasi %ingkas. %ingkas. Evaluasi Evaluasi yang yang dilakukan dilakukan setelah setelah proyek proyek selesai selesai untuk mendapat mendapatkan kan feedback bagi pelaksanaan hal serupa di masa yang akan datang. Hal-Hal yang Perlu Diketahui dalam Evaluasi Proyek •
%uang &ingkup 'egiatan Proyek, yakni pada bidang(bidang apa saja proyek akanberoperasi )mission statement of business*.
•
+ara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri, atauditangani juga oleh )beberapa* pihak lain
•
Evaluasi terhadap aspek(aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi faktor(faktor kunci keberhasilan proyek.
•
-arana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas(fasilitas fasilitas(fasilitas pendukung seperti jalan raya, transportasi, dan sebagainya.
•
asil kegiatan proyek tersebut serta biaya(biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil tersebut.
•
kibat(akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.
•
&angkah(langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadal masing(masing kegiatan tersebut.
Audit Proyek
udit adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap manajemen oproyek yang mencakup metodologi, prosedur, anggaran, pengeluaran dan tingkat penyelesaian. 0si laporan audit setidaknya memuat antara lain! ". -tatus proyek yang dikerjakan terkait apakah proyek telah dikerjakan sesuai jadal. $. -tatus proyek di aktu berikutnya terkait apakah diperlukan perubahan jadal dan mengapa. 1. -tatus pekerjaan yang kritikal menyangkut sejauh mana pekerjaa(pekerjaan kritikal telah dikerjakan. 2. Pengenalan %isiko terkait apa dan bagaimana potensi kerugian atau kegagalan proyek dapat terjadi. 3. 0nformasi yang bermanfaat bagi proyek lain terkait pelajaran apa yang bisa diambil hikmahnya untuk pelaksanaan proyek lain. 4. 'eterbatasan audit yang menyangkut asumsi dan batasan yang dipakai dalam mengaudit proyek sehingga mempengaruhi hasil audit. -ecara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut! ". Pendahuluan. Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek $. -tatus -ekarang. Berisi penjelasana mengenai status rpoyek saat dilakukan audit termasuk hasil pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya, jadal, kemajuan dan kualitas. 1. -tatus proyek di masa yang akan datang
2. 0su isu manajemen yang penting. Berisi penjelasan mengenai isu(isu yang berhubungan dengan pencapaian tujuan proyek yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan perhatian khusus 3. nalisis %isiko. Berisi penjelasan mengenai risiko(risiko yang ada dalam proyek serta dampaknya pada biaya, aktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko. 4. 'eterbatasan dan sumsi. Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi yang digunakan dalam mengaudit dan pembuatan laporan.
'eanggotaan tim audit biasanya meliputi akil(akil dari berbagai bagian. asil audit dilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.
Peninjauan Perkembangan Proyek (Review eeting!
5alam manajemen proyek dikenal istilah %evie 6eeting yang mirip dengan 7uality +ircle )7+*. %evie 6eeting merupakan pertemuan untuk memantau proyek yang diselenggarkan secara teratur. Tujuan dari %evie 6eeting adalah untuk ". 6engetahui masalah(masalah berkenaan dengan jadal, biaya dan penyelesaian masalah. $. 6engetahui masalah(masalah yang mungkin muncul di masa yang akan datang. 1. 6encari kesempatan untuk melakukan perbaikan performansi proyek
Pelaporan Proyek
&aporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen perusahaan. 0si laporan proyek meliputi ". %ingkasan mengenai status proyek $. Bagian(bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan. 1. Perubahan jadal atau permalan jadal dan biaya 2. 'emungkinan masalah(masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara mengatasi masalah tersebut. 3. -ituasi biaya saat ini. 4. %encana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada.
Penghentian Proyek
Proyek disebut berhenti bila pekerjaan(pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan lebih lanjut. ktivitas penghentian proyek
merupakan aktivitas yang kritikal, oleh karena itu untuk melakukannya memerlukan prosedur dan mekanisme yang jelas dan sistematis.
da beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu ". Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan perjanjian kontrak. $. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan karena adanya beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam. 1. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. 0ni bisa terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk. 8leh karena penghentian proyek merupakan tahap yang kritikal maka sebelum penghentian proyek, manajer proyek perlu melakukan tahap(tahap berikut!
. Berkaitan dengan rencana, jadal dan pemantuan aktivitas penyelesaian proyek •
6emperoleh persetujuan dari manajer fungsional tentang rencana penghentian
•
6empersiapkan dan mengkoordinasikan rencana dan jadal penghentian
•
6erencnakan untuk menugaskan kembali anggota tim proyek dan sumberdaya yang ada pada proyek yang lain
•
6emantau semua aktivitas penghentian dan penyelesaian proyek
•
6emantau pengalihan material sisa dan peralatan khusus proyek
B. Berkaitan dengan penutupan semua aktivitas
•
6enutup semua perintah kerja dan menyetujui penyelesaian semua pekerjaan yang disubkontrakkan
•
6emberitahu ke semua departemen tentang penyelesaian proyek
•
6enutup kantor proyek dan fasilitas lain yang dipakai organisasi proyek
•
6enutup buku(buku proyek
•
6emastikan penyerahan semua arsip dan catatan tentang proyek kepada manajer yang bertanggung jaab
+. Berkaitan dengan permintaan user/ pelanggan, keajiban dan aktivitas pembayaran •
6emastikan penyerahan produk akhir, produk tambahan dan penerimaan user atas produk
•
6engkomunikasikan kepad user bila semua keajiban dalam kontrak sudah terpenuhi
•
6enjamin baha semua dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan user seperti yang ditetapkan dalam kontrak sudah selesai
•
6engirim permintaan pembyaran resmi kepada user
•
6emantau pembayaran user dan mengumpulkan semua pembayaran
•
6emperoleh pengakuan formal dari user tentang sudah dipenuhinya semua keajiban.
Perpanjangan Proyek dimaksudkan untuk melanjutkan proyek yang sudah dinyatakan berhenti, namundiadakan lagi proyek baru yang berkaitan dengan proyek lama.
