MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI
Oleh A.A. Gde Agung Yana http://staff.unud.ac.id/~agungyana 1
MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI PROYEK KONSTRUKSI • Kegiatan yang hanya satu kali terjadi • Berjangka pendek • Proses mengolah Sumber daya proyek (5m)
KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI • Bersifat Unik – Tidak ada yang sama persis – Besifat sementara – Melibatkan grup pekerja yang berbeda • Dibutuhkan Sumber Daya • Organisasi
SASARAN PROYEK KONSTRUKSI (Tiga (Tiga Kendala/Triple Kendala /Triple Constrain) Dalam pencapaian tujuan telah ditentukan 3 batasan • Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan • Jadwal yang harus dipenuhi • Mutu yang harus dipenuhi
Ketiganya disebut dengan tiga kendala (triple contrain) ketiganya merupakan parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek Ketiga batasan tersebut bersifat tarik menarik, dapat digambarkan seperti gambar di bawah
SASARAN PROYEK KONSTRUKSI (Tiga (Tiga Kendala/Triple Kendala /Triple Constrain) Biaya Anggaran
Gambar 1. Sasaran Proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple constrain)
Jadwal
Mutu
Waktu
Kinerja
JENIS--JENIS PROYEK KONSTRUKSI JENIS Proyek konstruksi dapat dibedakan menjadi dua jenis kelompok bangunan : • Bangunan Gedung (rumah, kantor, pabrik dsb) Ciri-ciri dari bangunan gedung adalah : § Proyek konstruksi yang mengasilkan tempat orang bekerja atau tinggal § Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang relatif sempit § Dibutuhkan manajemen terutama untuk progressing pekerjaan
JENIS--JENIS PROYEK KONSTRUKSI JENIS • Bagunan Sipil (jalan, jembatan, bendungan, dan infrastruktur) Ciri-ciri dari bangunan sipil adalah : • Proyek konstruksi yang digunakan untuk mengendalikan alam agar berguna bagi kepentingan manusia § Dilaksanakan pada lokasi yang luas dan panjang § Manajemen diperlukan untuk memecahkan masalah
MENGAPA DIPERLUKAN MANAJEMEN PROYEK ? Karena Kebiasaan dalam Merespon tugas yang diberikan : v Melibatkan interprestasi dari berbagai profesi keahlian v Dipengaruhi loyalitas v Melihat proyek dari posisi yang sangat berbeda.
CONTOH : PERILAKU DALAM MERESPON
Anthony Walker,MSc, PhD, ARICS, Project Management in Construction, p. 16 (Original idea and sketches by Dave Taylor)
SEHINGGA DIPERLUKAN MANAJEMEN PROYEK
APAKAH MANAJEMEN PROYEK ITU ?
• The application of skill, knowledge, tools & techniques to project activities to meet project requirements. n
Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, ketrampilan, sarana dan teknik pada kegiatan proyek agar dapat memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
PMBOK ® p. 8
DISELESAIKAN MELALUI PROSES initiating, planning, executing, monitoring & controlling and closing,
PMBOK 2004 p. 40
PMBOK ® p. 8
DISELESAIKAN MELALUI PROSES Untuk memenuhi kebutuhan dan harapan yang melibatkan penyeimbangan beberapa tuntutan yakni: q Ruang Lingkup, Waktu, Biaya dan Mutu, q Stakeholders dengan kebutuhan dan harapan yang berbeda, q Kebutahan (teridentifikasi) dan Harapan (tidak teridentifikasi). PMBOK ® p. 8
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Kegiatan konstruksi adalah kegiatan yang harus melalui suatu proses yang panjang yang di dalamnya dijumpai banyak masalah yang harus diselesaikan. Adapun tahapan-tahapan proyek konstruksi • • • • •
Adanya kebutuhan (need) Studi Kelayakan (feasibility study) Membuat penjelasan yang lebih rinci (briefing) Membuat rancangan awal (preleminary design) Membuat rancangan yang lebih rinci (design development dan detail design) • Melakukan Pengadaan (procurement/tender) • Pelaksanaan (construction) • Pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance & start up)
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Adanya Kebutuhan (Need (Need)) Semua proyek konsruksi biasanya dimulai dari gagasan dibangun berdasarkan kebutuhan (Need)
Tahap Studi Kelayakan (Feasibility Study) Pada tahap ini adalah untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan Kegiatan yang dilaksanakan : • Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya • Meramalkan manfaat yang akan diperoleh • Menyusun analisis kelayakan proyek • Menganalisis dampak lingkungan yang akan terjadi
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Penjelasan (Briefing (Briefing)) Pada tahap ini pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan sehingga konsultan perencana dapat dengan tepat menafsirkan keinginan pemilik. Kegiatan yang dilaksanakan : • Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli • Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu. • Menyiapkan ruang lingkup kerja, jadwal, serta rencana pelaksanaan • Membuat sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat menggambarkan denah dan batas-batas proyek.
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Perancangan (Design (Design)) Pada tahap ini adalah melakukan perancangan (design) yang lebih mendetail sesuai dengan keinginan dari pemilik. Seperti membuat Gambar rencana, spesifikasi, rencana anggaran biaya (RAB), metoda pelaksanaan, dan sebagainya. Kegiatan yang dilaksanakan : • Mengembangkan ikthisiar proyek menjadi penyelesaian akhir • Memeriksa masalah teknis. • Meminta persetujuan akhir dari pemilik proyek
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Perancangan (Design (Design)) • Mempersiapkan : § § § §
Rancangan terinci Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal Daftar kuantitas Taksiran biaya akhir
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender Procurement/Tender)) Pada tahap ini bertujuan untuk mendapatkan kontraktor yang akan mengerjakan proyek konstruksi tersebut, atau bahkan mencari sub kontraktornya Kegiatan yang dilaksanakan : • Prakulaifikasi • Dokumen Kontrak
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Pelaksanaan (Construction (Construction)) Tujuan pada tahap ini adalah mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya, waktu yang sudah disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilaksanakan adalah merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan semua oprasional di lapangan : • Kegiatan perencanaan dan pengendalian adalah § § § §
Perencanaan Perencanaan Perencanaan Perencanaan
dan dan dan dan
pengendalian pengendalian pengendalian pengendalian
jadwal waktu pelaksanaan organisasi lapangan tenaga kerja peralatan dan material
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Kegiatan Koordinasi § Mengkoordinasikan seruh kegiatan pembangunan § Mengkoordinasi para sub kontraktor
TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK TAHAPANKONSTRUKSI Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan (Maintenance & Start Up Up)) Tujuan pada tahap ini adalah untuk menjamin agar bangunan yang telah sesuai dengan dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja sebagaimana mestinya. Kegiatan yang dilakukan adalah : • Mempersiapkan data-data pelaksanaan, baik berupa data-data selama pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as build drawing) • Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakankerusakan • Mempersiapkan petunjuk oprasional/pelaksanaan serta pedoman pemeliharaan. • Melatih staff untuk melaksanakan pemeliharaan
MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI BERDASARKAN SERAHAN/ DELIVERY Option
Project Management
O&M+D
Construction Management PHASES FS
ENG
PROC
CONSTRUCTION OPERATIONAL
CM option
consultant CMAA
Constructi on Design consultant
Commitee
CM Supervision (Indonesia, decre 18-1999) Supervision Consultant Const Contractor
& QS CM Professionals & EPC (Indonesia/Private)
Building Management
CONTOH -
MANAJEMEN PROYEK PADA PROYEK KONSTRUKSI Merencanakan Investasi Mend irikan Perumahan untuk masyarakat ekonomi menengah kebawah dalam hal ini disebut “ Proyek” yang memilik i probabilitas kesuksesan pada waktu dan nilai tertentu.
PM
IDEA & OBJECTIVE
SPONSOR
FS
Mempertimbangkan aspek teknis, ekonomis, sosial dan AMDAL
Layak?
Pendanaan
Layak DESAIN KONSTRUKSI
PM
PM
MANAJEMEN KONSTRUKSI PROFESIONAL Mengkoordinir mulai dari penetapan kelayakan, perencanaan konstruksi /panel, membuat panel, mengangkut, memasang panel dengan “ Metode yang efektif “, sesua i dengan “spesifikasi” yang diberikan dan “menjamin” ketepatan (waktu, mutu d a n b i a y a ) .
Tidak Layak : Review Idea
Membuat Perencanaan menyeluruh berdasarkan FS.
TEKNOLOGI KONSTRUKSI
Membuat Prototype Panel beton dinding rumah dengan “ i n o v a s i ”
QUANTITY SURVEYING
Menghitung, quantity, harga, persyaratan teknis dan k o n t r a k .
TENDER
Melakukan tender/pengadaan penyed ia jasa/barang.
MANAJEMEN KONSTRUKSI SUPERVISI
Mengawasi & mengkoordinir, pelaksanaan konstruksi berdasarkan dokumen kontrak.
PELAKSANAAN KONSTRUKSI
M e lak s an a k a n p ek er jaa n konstruksi berdasarkan dokumen kontrak.
PASCA KONSTRUKSI
Mengoperasikan, memelihara/ m erawat h a si l k o n st r u k s i
Menggunakan Pengetahuan, Kemampuan dan t e kn ik/ ca ra u ntu k m e m e n u h i persyratan yang ada d a r i ” I d e & objective”, dengan merencanakan suatu “inovasi”, kemudian m e l a k u k a n pamasangan, dengan mengendalikan, m e n g u j i d a n m e n j a m i n pelaksanaan sesuai rencana yang menghasilkan manfaat sesuai dengan Idea & O b j e c t i v e .
SIKLUS PROYEK DENGAN BEBERAPA KEGIATAN UTAMANYA
How does an effective Project Manager meet project requirement? By balancing competing demands among :
Cost Time Scope Quality
Risk Pito.S
PENGARUH TAHAPAN PROYEK TERHADAP BIAYA Major Influence
Rapidly Decreasing Influence
Low Influence Large
EXPENDITURE
High
EXPENDITURE INFLUENCE
Low
Small
Perform Planning
Perform Pre-Project Planning
Design and Construct Project
Facility Phases
Operation & Maintenance
PERSENTASE BIAYA YANG DIBUTUHKAN SUATU PROYEK KONSTRUKSI
3% 3%
11% Planning Design 25%
58%
Procurement Construction Startup
Source: Construction Industry Institute, Benchmarking and Metrics Data Report 2001, BMM 2001-1
PERSENTASE BIAYA SELAMA 30 TAHUN MASA LAYAN BANGUNAN
Operation & Maintenance 60% - 85%
Land Acq., Renewal/ Revitalization, & Disposal 5%-30% Source: Stewardship of Domestic Federal Facilities, 1998
Planning, Design, & Construction 5%-15%
APA MANFAAT MANAJEMEN PROYEK? Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek proyek--proyek proyek,, ‘Mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.’ .
TUJUAN DAN SASARAN MANAJEMEN PROYEK Dana yang dikeluarkan harus termanfaatkan se--efektif dan se se se--efisien mungkin. mungkin. Setiap proyek harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat, terlambat, mutu yang sesuai dan biaya yang semurah mungkin. mungkin. Tingkat kebocoran anggaran harus sese-minimal mungkin
MENGAPA PROYEK GAGAL Masalah SDM. – Kurangnya ketrampilan dan pengetahuan anggota team. – Kekurang Pengertian tentang sasaran bersama – Kurangnya pembinaan team Methodology – Belum ada prosedur yang standar atau – Penyusunan project prosedur yang tidak tepat – Tidak dipakainya project prosedur yang telah disusun dengan susah payah Funding. – Perencanaan pendanaan yang tidak sesuai
31
MENGAPA PROYEK GAGAL Keterbatasan teknologi teknologi.. – Kekurangan penguasaan basis teknologi sebagai sarana melaksanakan proyek. proyek. – Tidak diperhitungkannya keperluan teknologi untuk melaksanakan proyek pada waktu merencanakan proyek.. proyek – Kekurang mampuan dalam mengidentifikasikan sumber--sumber teknologi yang diperlukan untuk sumber menunjang pelaksanaan proyek – Belum tersedianya teknologi untuk melaksanakan proyek.. proyek Permainan Politik – Pengutamaan kepentingan pribadi dan pemanfaatan proyek untuk pemenuhan hasrat pribadi. pribadi.
32
AGAR BERHASIL sasaran harus jelas, jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang profesional anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia target waktu yang pasti tetapi realistis team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik komunikasi yang simple tetapi efektif pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi sesuatu yang tidak diharapkan. diharapkan. Kontraktor// Supplier profesional dan terpercaya Kontraktor terpercaya..
APA YANG TERJADI BILA MANAJEMEN PROYEK TIDAK DITERAPKAN Beberapa Ciri akibat bila tidak menerapkan manajemen proyek Target waktu/deadline tidak tercapai, Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi, Budget/anggaran yang dilampaui, Kemajuan proyek yang tidak jelas, Konflik di antara staf selama penugasan diproyek, Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek, Perubahan lingkup proyek yang terus menerus, Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.
INDUSTRI APA SAJA YANG MENERAPKAN MANAJEMEN PROYEK? Berdasarkan riset di luar negeri maka “key industry areas” yang terwakili didalam “The Project Management Professional Association” adalah sebagai berikut: Telekomunikasi…………………………………… 10 % Management systems……..........…………… 6% Konstruksi ……..…………………………………… 7% Information Technology (IT)………………… 10 % Sofware/computers……………………………… 11 % Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking Manufacturing, military, industry dll)…… 56 %
Corporate/Gov . Visi
MANAJEMEN PROYEK DI PERUSAHAAN /PEMERINTAHAN BERDASARKAN SERAHAN/ DELIVERY
Misi
Strategi
PROJECT XYZ
Portfolio
PM Program Support
Proy.I
Proy.2
Proy.3
TANGGAP DARURAT
REHABILITASI MENTAL
LAIN LAIN
Proy.4 REKONSTRUKSI
Proyek CM
A/E
Proy.1,2,3 Non Fisik
Note
Proc. Proy. 4 - Fisik
Spv.
Const.
QA
PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PROYEK PIHAKKONSTRUKSI Kegiatan proyek konstruksi terdapat sustu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan, dalam proses tersebut melibatkan banyak pihak, secara sistematis dapat dilihat seperti : Lembaga internal
Pemilik proyek
Tenaga kerja Badan pemerintah
Lembaga pelayanan
Konsultan perencana, supervisi, manajemen
Kontraktor utama, kontraktor khusus Manajemen Proyek
Masyarakat
Pemasok, (supplier)
Institusi keuangan
Pihak-pihak yang terlibatdalam proyek konstruksi
PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PROYEK PIHAKKONSTRUKSI
Pihak-pihak yang terlibatdalam proyek konstruksi
TERIMA KASIH
